Anbudsbegäran IT-samordningskonsult
Anbudsbegäran |
IT-samordningskonsult |
Innehåll
1 UPPHANDLINGSDOKUMENTENS INNEHÅLL 1
1.1 Beskrivning av uppdraget 1
1.6 Kontaktperson under anbudstiden 2
1.7 Planerad tidplan för upphandlingen 2
3 KRAV PÅ DEN EKONOMISKA AKTÖREN (KVALIFIKATIONSKRAV) 3
3.2 Den ekonomiska aktören och eventuella underleverantörer 3
3.4 Ekonomisk och finansiell situation 4
3.5 Teknisk prestationsförmåga och yrkesmässiga kvalifikationer 5
3.9 Konsultkompetens för denna upphandling 6
4 REGLER FÖR UPPHANDLING OCH ANBUD 7
4.4 Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud) 8
4.5 Den ekonomiska aktörens kontaktuppgifter 8
4.6 Oklarheter avseende anbudsförfrågan och komplettering av anbudsförfrågan 8
4.8 Tilldelningsbesked (delgivning av beslut) 9
4.9 Avslutad upphandling och tecknande av avtal 9
4.10 Allmänna handlingars offentlighet och sekretess 9
4.11 Hänvisningar till standarder 10
4.14 Fas 1: Utvärdering av den enskilda konsultens meritförteckning 11
4.15 Fas 2: Utvärdering av intervju 11
4.16 Sammanräkning och resultat 12
1 Upphandlingsdokumentens innehåll
Upphandlingsdokumenten består förutom detta dokument även av följande bilagor: Bilaga1 Avtalsförslag
Den ekonomiska aktören ansvarar för att denne erhåller ett fullständigt anbudsunderlag.
1.1 Beskrivning av uppdraget
Ålands landskapsregering har för avsikt att upphandla konsulttjänster avseende programledning för IT-samordning.
Uppdraget syftar till att stötta förverkligandet av landskapsregeringens (LR) vision för Åland
2.0 och den Digitala agenda för Åland där en samordning av IT-funktionen via Åda Ab samt affärsmässig förvaltningsstyrning från myndigheterna är framgångsfaktorer. Målbilden är att det offentliga Åland samarbetar inom IT-investeringar, utveckling, upphandling, drift, support, kompetens och affärsmässig förvaltning för generisk och myndighetsgemensam IT.
Denna samverkan gör att förvaltningens resurser kommer hela offentliga sektorn till del. Genom att det offentliga Åland samlar kraft, specialistkompetens, IT och ledning hos den gemensamt ägda IT-leverantören kan myndigheternas ledning och
medarbetare koncentrera sin tid och kompetens till kärnverksamheten och när IT-stöd krävs fokusera på att vara beställare, med unik kompetens om den egna verksamhetens behov.
Parallellt med samordningen byggs den gemensamma plattformen som ger medborgarna ökad närhet och en offentlig service som är både enklare och tryggare.
1.2 Avtalsperiod
Avtalet ska vara i kraft i fyra år 2018–2021 räknat från dagen då avtalet tecknats. Exakta datum fastställs vid avtalstecknandet.
1.3 Upphandlingens värde
Upphandlingens värde beräknas understiga EU:s tröskelvärde. Den upphandlande enheten garanterar ingen specifik volym, utan den ekonomiska aktören åtar sig att leverera mot det faktiska behov som uppstår.
1.4 Annonsering
Upphandlingen annonseras samma dag i lokaltidningarna och på landskapsregeringens webbplats: xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx där anbudsförfrågan inkl. bilagor finns att hämta elektroniskt.
1.5 Upphandlande enhet
Upphandlande myndighet är Ålands landskapsregering, FO-nummer 0145076-7.
1.6 Kontaktperson under anbudstiden
Namn: Xxxxxx Xxxxxx
E-post: xxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx
1.7 Planerad tidplan för upphandlingen
2018 | Aktivitet |
28.3.2018 | Annonsering av upphandlingen |
4.4.2018 | Sista dag att ställa frågor |
5.4.2018 | Sista dag för svar från landskapsregeringen |
12.4.2018 kl 15.00 | Sista dag att lämna anbud |
2 Anbudets innehåll
Meritförteckning med redogörelse över utbildning, erfarenhet och språkkunskaper för samtliga centrala personer ska bifogas anbudet. Centrala personer är huvudansvarig konsult samt dennes ev. ersättare.
Samtliga personer som kommer att ha direktkontakt med den upphandlande enheten ska
behärska svenska språket i tal och skrift.
2.1 Prisuppgifter
Prisuppgifter för efterfrågade tjänster ska anges.
Prisuppgifter ska anges i EUR per timme exklusive mervärdesskatt.
I angivna priser ska ingå samtliga kostnader för uppdraget, exklusive resekostnader. Dagtraktamente utbetalas inte.
Den upphandlande enheten betalar inga övriga extra kostnader eller avgifter.
Väljer den ekonomiska aktören att ange priser inom ett intervall, kommer det högsta priset i intervallet vara det som används vid utvärderingen.
3 Krav på den ekonomiska aktören (kvalifikationskrav)
3.1 Språk
I och med att landskapet Åland är enspråkigt svenskt ska leverantören och leverantörens personal utföra de tjänster som omfattas av detta upphandlingsdokument på svenska.
3.2 Den ekonomiska aktören och eventuella underleverantörer
En ekonomisk aktör har rätt att anlita underleverantörer för att fullgöra sina åtaganden. Användandet av underleverantör begränsar inte den ekonomiska aktörens ansvar som huvudman för fullgörande av kontraktet.
Om den ekonomiska aktören anlitar underleverantör, ska anbudet innehålla uppgifter om respektive underleverantör, FO-/organisationsnummer samt vilken del av åtagandet som ska fullgöras av respektive underleverantör.
3.3 Uteslutningsgrunder
Ekonomiska aktörer utesluts från upphandlingen om den ekonomiska aktören eller dess underleverantör, begått något av de nedan angivna brotten, till exempel bestickning, bedrägeri eller penningtvätt.
Detta innebär att ekonomiska aktörer kan uteslutas från upphandlingen om den eller dess underleverantörer:
• är försatt i konkurs eller blir upplöst eller har avbrutit sin affärsverksamhet eller har skulder som har reglerats genom ett fastställt ackord, ett saneringsprogram eller genom något annat motsvarande program som grundar sig på lagstiftningen,
• är föremål för försättande i konkurs eller upplösning eller för något annat förfarande som avses i 1 punkten,
• genom en lagakraftvunnen dom har dömts för en lagstridig handling i anslutning till sin yrkesutövning,
• i sin yrkesverksamhet har gjort sig skyldig till en allvarlig förseelse, som kan styrkas av landskapsregeringen,
• har åsidosatt sin skyldighet att betala skatter eller socialförsäkringsavgifter i Finland eller i etableringslandet, eller
• har lämnat väsentligt oriktiga uppgifter då den lämnat landskapsregeringen uppgifter eller försummat att lämna de uppgifter som krävs.
Den ekonomiska aktören ska intyga att den ekonomiska aktören inklusive eventuella underleverantörer inte är föremål för någon omständighet.
3.4 Ekonomisk och finansiell situation
Den ekonomiska aktören ska ha en sådan ekonomisk och finansiell situation att denne klarar av att fullgöra uppdraget.
Den ekonomiska aktören ska vara registrerad i tillämpliga företagsregister.
1. På begäran bifoga en utredning som visar huruvida den ekonomiska aktören är införd i förskottsuppbördsregistret och arbetsgivarregistret samt i registret över mervärdesskattskyldiga eller motsvarande från annat land, samt
2. Ett handelsregisterutdrag eller motsvarande från annat land.
Den ekonomiska aktören ska ha betalt sina skatter och socialförsäkringsavgifter, eller en uppgjord betalningsplan angående obetalda sådan.
3. På begäran bifoga till ett intyg över betalda skatter från skattemyndigheten i leverantörens registrerade hemort eller ett intyg över skatteskuld eller en utredning om att en betalningsplan angående skatteskulden har gjorts upp samt
4. Ett intyg över tecknande av pensionsförsäkringar samt över betalning av pensionsförsäkringsavgifter eller en utredning om att betalningsplan har gjorts upp.
Den ekonomiska aktören ska vid utförande av uppdraget följa tillämpliga arbetsrättsliga bestämmelser.
5. På begäran bifoga en utredning om vilket kollektivavtal som ska tillämpas på arbetet eller om de centrala anställningsvillkoren för personalen.
För utländska företag ska motsvarande ovanstående uppgifter bevisas.
Uppgifterna på intygen/utredningarna ovan ska inte vara äldre än sex månader räknat från sista dag att lämna anbud.
Om någon av uppgifterna uppräknade ovan är onödig eller omöjlig att få ska detta kunna motiveras.
3.5 Teknisk prestationsförmåga och yrkesmässiga kvalifikationer
Bifoga en kortfattad beskrivning av den ekonomiska aktörens (företags-/organisationsform, branscherfarenhet, verksamhet, erfarenhet av liknande uppdrag, omsättning, bemanning, kompetensutveckling etc.) samt redovisa en väl utvecklad verksamhetsidé kring föremålet för denna upphandling.
3.6 Miljöarbete
Den ekonomiska aktören bör ha ett aktivt miljöarbete som innehåller miljöpolicy och miljömål. Den ekonomiska aktören bör redogöra för sitt miljöarbete.
3.7 Kvalitetsarbete
Den ekonomiska aktören bör ha ett aktivt arbete för kvalitetsäkringsåtgärder. Redogör för den ekonomiska aktörens arbete med detta.
3.8 Kompetensnivå
Nivåbeskrivningarna är profilbeskrivningar på en övergripande nivå. Vid klassning av en individs kompetens måste kriterierna för nivåbeskrivningarna uppfyllas. Kompetensnivåerna utgör miniminivåer. Arbete i arbetsförhållande anses likvärdigt med erfarenhet som konsult.
En konsult som uppfyller en högre nivå får också lämna anbud på lägre nivåer.
Nivå 1 (lämnas upplysningsvis, upphandlingen omfattar inte nivå 1) Kunskap – nyss genomförd utbildning inom aktuellt område Erfarenhet – kortare arbetserfarenhet
Ledning – kräver arbetsledning
Självständighet – kan självständigt utföra enklare uppgifter
Nivå 2 (lämnas upplysningsvis, upphandlingen omfattar inte nivå 2) Kunskap – har utbildning inom området, viss svårighetsgrad
Erfarenhet – 1–3 år verksam inom aktuellt område, har deltagit i eller utfört ett flertal liknande uppdrag
Ledning – kräver arbetsledning
Självständighet – kan självständigt utföra avgränsade arbetsuppgifter
Nivå 3 (lämnas upplysningsvis, upphandlingen omfattar inte nivå 3) Kunskap – hög kompetens inom området
Erfarenhet – 4–8 år verksam inom aktuellt område, är förebild för andra konsulter på lägre nivå. Har befunnit sig på nivå 2 under minst 2 år.
Ledning – tar ansvar för delområde, kan leda en mindre grupp Självständighet – kan arbeta självständigt
Nivå 4 (anbudsgivare som uppnår nivå 4 kan lämna anbud)
Kunskap – hög generalistkompetens, eller mycket hög kompetens inom området
Erfarenhet – har deltagit i stora uppdrag inom aktuellt område och genomfört uppdrag med mycket hög kvalitet.
Nivån uppnås normalt tidigast efter 9–12 år som verksam inom aktuellt område. Har befunnit sig på nivå 3 under minst 2 år.
Ledning – tar huvudansvar för ledning av större grupp Självständighet – mycket stor
Nivå 5 (anbudsgivare som uppnår nivå 5 kan lämna anbud)
Kunskap – kompetens av högsta rang inom aktuellt område, uppfattas som expert/guru på marknaden.
Erfarenhet – (som 4) men har befunnit sig på nivå 4 under minst 3 år Ledning – har stor vana och erfarenhet att verka i ledande befattning Självständighet – mycket stor
3.9 Konsultkompetens för denna upphandling
Xxxxx beskrivs den konsultkompetens som önskas upphandlas samt vilken kompetensnivå enligt beskrivningen i 4.9 som efterfrågas. Den ekonomiska aktören ska offerera en huvudkonsult och minst ytterligare en konsult med förmåga att vid behov stötta eller ersätta huvudkonsulten.
4.11 Projektledare förändringsprocess IT
Rollen innebär att leda och ansvara för arbete i eller utveckling av en eller flera förändringsprocesser. Konsulten förväntas ha god kunskap och erfarenhet av metoder runt processkartläggning, processutveckling och förändringsarbete speciellt inom IT samt
utveckling av affärer och tjänster. Konsulten ska ha erfarenhet av att driva strategiska kunddialoger och att översätta dessa till konkreta kundavtal och leveranser. Konsulten ska ha erfarenhet av att leda verksamhetskritiska transitionsprojekt i nära samverkan med kund.
Rollen kräver erfarenhet och god kännedom om den upphandlande myndighetens verksamhet och vilka krav som ställs på denna. Kompetensnivån ska vara minst på nivå 4.
4 Regler för upphandling och anbud
4.1 Upphandlingsform
Denna upphandling omfattar tjänster och genomförs som en öppen upphandling enligt Ålands landskapsregerings beslut (ÅFS 2015:52) gällande vissa upphandlingar.
Upphandlingen genomförs i form av ett öppet förfarande resulterande i ett ramavtal. Upphandlingsformen medger inte förhandling. Anbud kommer därmed att antas utan föregående förhandling, varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligt denna anbudsförfrågan följs och att bästa villkor/pris lämnas i anbudet.
4.2 Inlämning av anbud
Sista inlämningsdag och klockslag ska vara den 12.4 2018 kl. 15.00 finsk tid. Anbud som lämnats in för sent beaktas inte, oavsett orsak.
Anbudet ska sändas i slutet kuvert till:
Ålands landskapsregering PB 1060
22 111 Mariehamn
eller lämnas in till registratorn vid Ålands landskapsregering på Xxxxxxxxxxx 00 x Xxxxxxxxx. Anbud kan också sändas in via xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx. Märk kuvertet eller e-posten med texten ”Anbud – IT-samordning”. Anbud per fax accepteras inte. Anbudet ska vara giltigt minst tre månader efter sista inlämningsdag. Om en besvärsprocess inleds förlängs anbudets giltighetstid automatiskt i enlighet med resultatet av domstolens beslut.
Anbudshandlingar lämnas på den ekonomiska aktörens ansvar.
4.3 Formkrav på anbud
På anbud ställs följande formkrav:
• Anbudet ska lämnas skriftligt i ett exemplar, undertecknat av behörig företrädare för den ekonomiska aktören.
• En ev. censurerad version av anbudet
• Kopia på anbudet bör även lämnas i elektronisk form på datamedium ifall anbudet lämnas i pappersform. Filerna ska vara läsbara i MS Office-, PDF- eller motsvarande format.
• Anbudets språk ska vara svenska (inklusive alla bilagor)
• Hänvisningar till webbsidor godtas inte som anbudssvar.
Förekommer i detta upphandlingsdokumenten och i bilagorna mot varandra stridande uppgifter gäller texten i upphandlingsdokumentet före bilagorna.
Den ekonomiska aktören måste själv kontrollera att alla frågor är besvarade och att alla efterfrågade dokument är bifogade.
Möjligheterna att efter anbudstidens utgång inhämta eller lämna kompletterande uppgifter är begränsade. Detta innebär att ekonomiska aktörer inte kan avvakta med att lämna svar, till exempel genom att hänvisa till att frågan önskas behandlas muntligt. Anbud som inte är komplett riskerar att uteslutas.
4.4 Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud)
Ekonomiska aktörer ska basera sitt anbud på de förutsättningar som anges i denna anbudsbegäran. Inga reservationer eller alternativa anbud (så kallade sidoanbud) accepteras.
4.5 Den ekonomiska aktörens kontaktuppgifter
Den ekonomiska aktörens kontaktuppgifter ska anges i anbudet.
4.6 Oklarheter avseende anbudsförfrågan och komplettering av anbudsförfrågan
Alla förfrågningar som rör anbudshandlingarna ska skickas per e-post till kontaktpersonen för upphandlingen.
För att säkerställa att samtliga anbudsgivare får samma information, publicerar den upphandlande enheten alla frågor och svar gällande anbudshandlingarna på: xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx
De ekonomiska aktörerna ansvarar för att hålla sig uppdaterade med de eventuella frågor och svar som publiceras angående upphandlingen.
Eventuella frågor med anledning av upphandlingsdokumenten ska ställas senast den 4.4 2018. Svar och andra kompletterande upplysningar lämnas kontinuerligt, dock senast den 5.4 2018. Innan anbud lämnas uppmanas den ekonomiska aktören att kontrollera ifall nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit.
Om den ekonomiska aktören upplever krav i upphandlingsdokumentet som otydligt, orimligt, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende är det viktigt att kontakta den upphandlande enheten, xxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx , på ett så tidigt stadium som möjligt för att undvika missförstånd.
Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av den upphandlande myndigheten under anbudstiden är bindande för både den upphandlande enheten och ekonomiska aktörer.
4.7 Ersättning för anbud
Ersättning för att upprätta anbud och delta i anbudsprocessen utgår inte. Kostnader för att delta i eventuell intervju ersätts inte.
4.8 Tilldelningsbesked (delgivning av beslut)
Samtliga ekonomiska aktörer kommer att erhålla meddelande om beslut. Meddelandet skickas per post eller e-post i enlighet med leverantörens uppgifter. En rättelse- och besvärsanvisning bifogas delgivningen.
4.9 Avslutad upphandling och tecknande av avtal
Den upphandlande enheten får som huvudregel inte ingå avtal förrän 30 dagar har gått från det att tilldelningsbeslutet skickats till anbudsgivarna (s.k. väntetid). Om anbudsgivarna delges per post utökas väntetiden med ytterligare 7 dagar.
Ett bindande avtal förutsätter att ett skriftligt avtal har upprättats vilket är undertecknat av behöriga företrädare för såväl leverantören som den upphandlande enheten.
4.10 Allmänna handlingars offentlighet och sekretess
Alla inlämnade anbud behandlas i enlighet med bestämmelserna i landskapslag (ÅFS 1977:72) om allmänna handlingars offentlighet. Inkomna anbud är inte offentliga förrän upphandlingsavtalet ingåtts eller om upphandlingen avbryts utan att ny upphandling genomförs.
Om anbudsgivare anser att uppgift(er) i anbud bör beläggas med sekretess ska utförlig motivering ges i anbudet. Den ekonomiska aktören ska även lämna in en censurerad version av anbudet. I annat fall förutsätts att anledning till sekretess saknas. Sekretessprövning kan inte göras i förväg och garantier kan därför inte lämnas. Generellt sett är möjligheterna att sekretessbelägga anbud starkt begränsade sedan upphandlingen avslutats. Detta gäller särskilt uppgifter i anbud som rör utvärderingskriterierna, vilket också omfattar priserna.
4.11 Hänvisningar till standarder
Om det i denna anbudsförfrågan förekommer någon hänvisning till standarder, varumärken, patent, produkttyp, ursprung, specifik metod eller produktion, avses härmed att den hänvisningen följs av orden "eller likvärdig”
4.12 Bedömning av anbud
Anbudsutvärderingen sker i tre steg:
1. Kvalificering av den ekonomiska aktören. Den ekonomiska aktörens lämplighet, erfarenhet, organisation och ekonomi prövas samt eventuell grund för uteslutning kontrolleras.
2. Kontroll av att alla "ska-krav" uppfyllts. Samtliga ”ska” är ”ska-krav”.
3. Utvärdering (tilldelning av kontrakt). Den ekonomiska aktören ska utse en huvudsaklig projektledare som kommer att utvärderas. Ett anbud som i någon av utvärderingsgrunderna får 0 euro mervärdesavdrag kommer att förkastas.
En anbudsgivare som inte klarar ett steg i processen går inte vidare till nästa steg.
4.13 Utvärdering av anbud
Det totalekonomiskt mest fördelaktiga anbudet enligt utvärderingskriterierna kommer att antas:
Formel: Anbudets timpris (€/h) minus mervärdesavdrag (€) = utvärderingspris
Exempel: Anbudsgivare A offererar 100€/h och får mervärdesavdrag för meritförteckning (50€). Anbudsgivare A:s utvärderingspris blir (100€ - 50€) = 50€
Utvärderingen är uppdelad i två faser. Fas 1: Utvärdering erfarenhet Fas 2: Intervju
4.14 Fas 1: Utvärdering av den enskilda konsultens meritförteckning
50 euro mervärdesavdrag kommer att tilldelas om konsulten uppfyller samtliga följande bör- krav:
• Har dokumenterat mycket stor erfarenhet av att leda utvecklingsprojekt där man möter kundbehov med it-relaterade tjänster
• Har stor erfarenhet av utifrån ekonomiska ramar och kundbehov driva strategiska beslut och riskhantering
• Har genomfört flera dokumenterade relevanta förändringsarbeten hos en it- tjänsteleverantör
• Har dokumenterad erfarenhet av arbete inom eller åt offentlig sektor på Åland de senaste fem åren
15 euro mervärdesavdrag kommer att tilldelas om den huvudsakliga utredaren uppfyller samtliga följande bör-krav:
• Har erfarenhet av att leda utvecklingsprojekt där man möter kundbehov med it- relaterade tjänster
• Har erfarenhet av utifrån ekonomiska ramar och kundbehov driva strategiska beslut och riskhantering
• Har genomfört dokumenterade relevanta förändringsarbeten hos en it-tjänsteleverantör
• Har dokumenterad erfarenhet av arbete inom eller åt offentlig sektor på Åland de senaste tio åren
0 euro mervärdesavdrag kommer att tilldelas om den/de namngivna utredarna inte uppfyller ovanstående
4.15 Fas 2: Utvärdering av intervju
Endast ifall det finns anbudsgivare som efter den första fasen i utvärderingen ännu har möjlighet att vinna upphandlingen kommer de att kallas till självstyrelsegården i Mariehamn för en intervju. Alternativt kan intervjun ske med elektroniska medel såsom videokonferens.
Vid intervjun kommer särskild vikt att läggas på följande punkter:
• Struktur – konsultens förberedelse samt förmåga till strukturerade svar på frågor
• Sakkunskap angående IT-processer och förändringsarbete
• Ledarskap – visat förmåga att få medarbetare att arbeta mot ett gemensamt mål
• Kommunikation - förmåga att uttrycka sig muntligt och tydligt
Poängsättningen sker enligt följande:
70 euro mervärdesavdrag Utmärkta kunskaper samt verbal kommunikationsförmåga. Utmärkt struktur samt tydlighet och ett mycket gott bemötande. Helhetsbedömningen är mycket god.
20 euro mervärdesavdrag Goda kunskaper samt verbal kommunikationsförmåga. God struktur samt tydlighet och ett gott bemötande. Helhetsbedömningen är god.
0 euro mervärdesavdrag nöjaktiga kunskaper samt verbal kommunikationsförmåga. Helhetsbedömningen är adekvat.
4.16 Sammanräkning och resultat
Det anbud som erhåller lägst utvärderingspris antas.
Den upphandlande enheten väljer de ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden med iakttagande av de kriterier för valet av anbud och de jämförelsegrunder som angetts i denna anbudsförfrågan.
4.17 Accept
Anbudsgivaren accepterar avtalsvillkoren | |||
JA | |||
NEJ | |||
Anbudsgivaren försäkrar att samtliga ska-krav i anbudsbegäran uppfylls | |||
JA | |||
NEJ | |||
Pris per timme | €/h | ||
Anbudsgivare | |||
Kontaktperson | |||
Adress | |||
Telefon | |||
E-post | |||
Datum och underskrift | |||