Contract
XR10A0T ubriknivå A B C D | A =Verksamhetsområde, B-C= Processgrupp/huvudprocess, D= Handlingstyp | Registreras | Gallras/ Bevaras | Berörd förvaltning | Förvaringsplats (verksamhetssystem, närarkiv, mellanarkiv) | Till slutarkiv (antal år efter avsl. ärende) | Anmärkning | |||
10 | KULTUR OCH FRITID | |||||||||
10 | 1 | Kulturverksamhet | Även samarbete mellan kulturinstitutioner. Till exempel ABM- samarbete och liknande | |||||||
10 | 1 | 1 | Övergripande kulturfrågor | |||||||
Kulturstrategi för barn och unga | Registreras | Se anmärkning | KULF, BIF, VOF | Se 1.3.1 Styrande dokument | ||||||
10 | 1 | 2 | Programverksamhet | |||||||
Affischer och programblad | Registreras | Se anmärkning | KULF | Se 3.4.1 Ge kommuninformation | ||||||
Arrangörskontrakt | Registreras | Se anmärkning | KULF | Se 2.6.4 Förvalta avtal. T.ex. med nöjeskonsulter mfl. Kan gallras 2 år efter upphörd giltighet | ||||||
Ersättning till föredragshållare och liknande | Registreras | Se anmärkning | KULF | Se 2.4 Ekonomiadminstration | ||||||
Ersättning till enskilda uppdragstagare utan F-skattsedel | Registreras | Se anmärkning | KULF | Se 2.4 Ekonomiadminstration | ||||||
10 | 1 | 3 | Barn- och ungdomskulturell verksamhet | |||||||
10 | 1 | 4 | Offentlig konstnärlig gestalltning | |||||||
Underlag/utredning | Registreras | Bevaras | KULF | Lex | 10 år | |||||
Tävling - annons | Registreras | Se anmärkning | KULF | Se 3.4.1 Ge kommuninformation | ||||||
Tävlingsbidrag | Registreras | Se anmärkning | KULF | Lex | 10 år | Bevara om original, annars gallras eller återsänds till konstnär vid inakualitet. | ||||
Förslag på konstnärer | Registreras | Bevaras | KULF | Lex | 10 år | Extern konsult | ||||
Skisser | Registreras | Se anmärkning | KULF | Lex | 10 år | Uppdrag åt en eller flera att inkomma med skisser. Bevara om original, annars gallras eller återsänds till konstnär vid inakualitet | ||||
Mötesanteckningar - beslut | Registreras | Se anmärkning | KULF | Se 1.5.6 Forum för samråd och samverkansgrupper | ||||||
Avtal/kontrakt/uppdrag | Registreras | Se anmärkning | KULF | Se 2.6.4 Förvalta avtal. | ||||||
Slutbesiktningsprotokoll | Registreras | Bevaras | KULF | Lex | 10 år | |||||
Underhållsplan | Registreras | Bevaras | KULF | Lex | 10 år | |||||
Invigningsprogram | Registreras | Bevaras | KULF | Lex | 10 år | |||||
Fotodokumentation | Registreras | Bevaras | KULF | Lex | 10 år | |||||
Konstregister | Registreras | Bevaras | KULF | Lex | 10 år | Foton, värdering, placering och returnering m.m. | ||||
Informationsblad | Registreras | Bevaras | KULF | Lex | 10 år | Nya konstinköp ställs ut | ||||
10 | 1 | 5 | Producera böcker, filmer | |||||||
Egenproducerade böcker | Registreras | Se anmärkning | KULF | Lex | 10 år | Se 3.4.1, 1 exemplar av varje bevaras i kronologisk ordning | ||||
Egenproducerade filmer | Registreras | Se anmärkning | KULF | Lex | 10 år | Se 3.4.1, 1 exemplar av varje bevaras i kronologisk ordning | ||||
10 | 2 | Bibliotek | ||||||||
10 | 2 | 1 | Driva biblioteksverksamhet | |||||||
10 | 2 | 2 | Hantera media | Förvärv och förvaltning av biblioteksmaterial. Katrineholms bibliotek är anslutet till Libris, den nationella bibliotekskatalogen | ||||||
Förteckningar över nyförvärv | Registreras | Bevaras | KULF | Koha | Gäller samtlig media. Årlig sammanställning bevaras | |||||
Förteckning över tidskrifter och dagstidningar | Registreras | Bevaras | KULF | Koha/Närarkiv pärm | ||||||
Förteckning över prenumerationer av databaser | Registreras | Bevaras | KULF | Sharepoint | ||||||
10 | 2 | 3 | Låna ut biblioteksmaterial | |||||||
Beståndsregister över all media som lånas ut | Registreras | Bevaras | KULF | Koha | Avdidentifierad förteckning på utlån per person samt per bok. Detta gäller även referenslitteratur. Kontinuerliga uttag bevaras. Frekvens diskuteras med Sydarkivera. | |||||
Registrering av lån per låntagare | Registreras | Gallras vid återlämnande | KULF | Koha | ||||||
Register över låntagare | Registreras | Gallras vid inaktualitet | KULF | Koha | Ligger normalt kvar i lånesystemet tills man byter verksamhetssystem. Gallras per automatik efter en viss tid inaktualitet | |||||
Avtal/förbindelse med låntagare angående lånekort | Gallras 2 år efter upphörd giltighet | KULF | ||||||||
10 | 2 | 4 | Ambulerande biblioteksverksamhet | |||||||
Hållplatsstatistik | Se anmärkning | KULF | Koha | Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet | ||||||
10 | 2 | 5 | Audiovisuell verksamhet, taltidning | |||||||
10 | 2 | 6 | Förmedla information och kunskap | |||||||
Bokning av publika datorer | Registreras | Gallras efter 1 år | KULF | Netloan | ||||||
10 | 3 | Konsthall och Museer | ||||||||
10 | 3 | 1 | Driva konsthall och museum | |||||||
Års- och verksamhetsberättelser | Se anmärkning | KULF | Institutionens egna. Se 1.4.1 Mål- och ekonomistyrning | |||||||
Besöksstatistik | Se anmärkning | KULF | Bevaras . Om det inte ingår i verksamhetsberättelse eller liknande då kan den gallras. Se även 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet | |||||||
Affischer och programblad | Se anmärkning | KULF | Se 3.4.1 Ge kommuninformation | |||||||
Pressklipp | Registreras | Bevaras | KULF | Lex | 10 år | |||||
Gästböcker | Registreras | Bevaras | KULF | Lex | 10 år | |||||
Verksamhets- och utställningsplan | Registreras | Se anmärkning | KULF | Lex | 10 år | Se 1.3.1 Styrande dokument | ||||
10 | 3 | 2 | Museipedagogisk verksamhet | |||||||
10 | 3 | 3 | Samlingar | Bevaras | Förvaltning av föremåls- och fotosamlingar, konst. Dokumentation av samlingar. Accession, klassificering, katalogisering | |||||
Skrivelser om gåvor, donationer och depositioner till institutionen | Registreras | Bevaras | KULF | Lex | 10 år | |||||
Förteckningar och register över samlingarna/föremålen | Registreras | Bevaras | KULF | Lex | 10 år | |||||
10 | 3 | 4 | Utställningar | |||||||
Ansökan om utställning | Gallras vid inaktualitet | KULF | Vintersalong | |||||||
Antagna till utställning | Registreras | Bevaras | KULF | Lex | 10 år | Vintersalong | ||||
Utställningskontrakt | Registreras | Bevaras | KULF | Lex | 10 år | |||||
Pristlista | Registreras | Bevaras | KULF | Lex | 10 år | Konst | ||||
Information om utställare/konstnär | Registreras | Bevaras | KULF | Lex | 10 år | |||||
Sammanställning av utställning | Registreras | Bevaras | KULF | Lex | 10 år | |||||
10 | 4 | Enskilda arkiv | Privata, inte kommunala arkiv. Vissa kommuner hanterar även sådana arkiv | |||||||
10 | 4 | 1 | Ta emot och återlämna enskilda arkiv | |||||||
Depositionsavtal | Se anmärkning | KULF | Lex | 10 år | Se 2.6.4 Förvalta avtal. | |||||
Gåvoavtal | Se anmärkning | KULF | Lex | 10 år | Se 2.6.4 Förvalta avtal. | |||||
10 | 4 | 2 | Vårda och förvara enskilda arkiv | |||||||
Gallring av enskilda arkiv (tex företagsarkiv) | Registreras | Bevaras | KULF | Lex | 10 år | |||||
10 | 4 | 3 | Lämna ut uppgifter ur enskilda arkiv | |||||||
10 | 4 | 4 | Tillgängliggöra enskilda arkiv | |||||||
10 | 5 | Musik- och teater | ||||||||
10 | 5 | 1 | Teater | Kan ske i samarbete med andra organisationer | ||||||
10 | 5 | 2 | Musik | Kan ske i samarbete med andra organisationer | ||||||
10 | 6 | Kulturskola och Teknikskola | Avseer kulturskola samt KomTek | |||||||
10 | 6 | 1 | Anta och placera | |||||||
Ansökan | Registreras | Gallras vid inakatualitet | BIF | Verksamhetssystem kulturskola | ||||||
Antagningsbelsut | Registreras | Gallras vid inakatualitet | BIF | Verksamhetssystem kulturskola | Årligt uttag | |||||
Elevregister | Registreras | Gallras vid inakatualitet | BIF | Verksamhetssystem kulturskola | Årligt uttag | |||||
Ensemblelistor/grupplistor | Registreras | Gallras vid inakatualitet | BIF | Verksamhetssystem kulturskola | ||||||
Föräldramedgivande om publicering av foto | Registreras | Gallras vid inaktualitet | BIF | Verksamhetssystem kulturskola | ||||||
10 | 6 | 2 | Planera utbildning | |||||||
Scheman | Registreras | Gallras vid inaktualitet | BIF | Verksamhetssystem kulturskola | ||||||
10 | 6 | 3 | Följa upp utbildning |
Mötesanteckningar | Registreras | Bevaras | BIF | Lärplattform | ||||||
Statistik | Registreras | Se anmärkning | BIF | Verksamhetssystem kulturskola | Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet | |||||
Enkäter | Se anmärkning | BIF | Förvaras i pärm | Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet | ||||||
Sammanställning av enkät | Registreras | Bevaras | BIF | Förvaras i pärm | ||||||
10 | 6 | 4 | Närvaro | |||||||
Närvarolista | Närvarolista | Registreras V | Gallras vid inakatualitet | BIF | ||||||
10 | 6 | 5 | Undervisning | |||||||
Dokumentation om programverksamhet | Registreras | Bevaras | BIF | LEX | 10 år | |||||
Inspelningar från evenemang | Registreras | Bevaras | BIF | Í analogt arkiv | 10 år | |||||
Arrangörskontrakt | Registreras | Gallras 2 år efter upphörd giltighet | BIF | LEX | ||||||
10 | 6 | 6 | Läromedel | |||||||
Egenproducerad | Registreras | Bevaras | BIF | Förvaras i pärm | 10 år | |||||
10 | 7 | Fritid | ||||||||
10 | 7 | 1 | Fritidsgårdar och aktivitetshus | Även andra träffpunkter för ungdomar t.ex. caféer | ||||||
Dokumentation om evenemang och aktiviteter | Registreras | Bevaras | KULF, BIF | Lex | 10 år | |||||
Besöksstatistik | Se anmärkning | KULF, BIF | Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet | |||||||
Avstängning | Registreras | Bevaras | BIF | Lex | 10 år | |||||
Anmälningar | Se anmärkning | KULF, BIF | Se 5.5.7 Anmäla till polis | |||||||
10 | 7 | 2 | Lägerverksamhet | |||||||
Bokning | Registreras | Gallras vid inaktualitet | STF | Interbook GO | ||||||
Dokumentation | Registreras | Gallras vid inaktualitet | STF | Excell, Interbook GO | ||||||
Lag förteckning | Registreras | Gallras vid inaktualitet | STF | Excell | Ej personlig, intstruktioner och rutiner, säkerhet | |||||
Samtycke | se anmärkning | Se 1.12 Dataskydd | ||||||||
10 | 8 | Rekreationsområden | ||||||||
10 | 8 | 1 | Motionsspår, skidspår etc. | |||||||
10 | 8 | 2 | Bad- och båtplatser | |||||||
Uthyrning båtplatser | Registreras | Gallras vid inaktualitet | STF | Interbook GO | ||||||
10 | 8 | 3 | Utegym, skateboardparker och liknande | |||||||
10 | 9 | Idrottsanläggningar och arenor | ||||||||
10 | 9 | 1 | Idrottsanläggningar | Idrottsplatser, idrottshallar, badhus, ishall | ||||||
Ritningar och entrprenadkontrakt och andra handlingar om anläggningarna | Registreras | Bevaras | Om de inte finns bevarade på annat håll i kommunen | |||||||
Förteckningar/register över anläggningar och av de anläggningar som hyrs ut | Registreras | Gallras | STF | Interbook GO | Årligt uttag | |||||
Bilddokumentation över egna anläggningar | Bevaras | |||||||||
Statistik över uthyrningsverksamheten och besök | Registreras | Se anmärkning | STF | Interbook GO | Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet | |||||
Meddelande till abonnenter | Gallras vid inaktualitet | |||||||||
Bokningsscheman | Registreras | Gallras 2 år efter avslutad säsong | STF | Interbook GO | ||||||
Prislista | Registreras | Bevaras | STF | LEX | ||||||
Schema och plan för skolsim | Registreras | Gallras efter 2 år | BIF | Excell | BIF äger schema, STF tillgång | |||||
Plan för aktiviteter | Registreras | Gallras vid inaktualitet | STF | Excell, Smart Book | Privat simskola, vuxensim, och lovaktiviteter. | |||||
Uppföljning av aktiviteter | Registreras | Gallras vid inaktualitet | STF | Excell, Smart Book | Privat simskola, vuxensim, och lovaktiviteter. | |||||
Närvarolistor över deltagare i simundervisning | Registreras | Gallras efter 2 år | STF | Excell, Smart Book | ||||||
Nyckelkvittenser | Registreras | Gallras vid inaktualitet | STF | Duveholmshallen, pärm | ||||||
Miljöledningspärm, kemikalieinven, vattenprov | Registreras | Bevaras | STF | Kemrisk | Pärm, arbetsledare, kontinuerlig uppdatering | |||||
10 | 9 | 2 | Arenor | |||||||
10 | 10 | Föreningsstöd och utmärkelser |
10 | 10 | 1 | Registrera föreningar | |||||||
Ansökan till föreningsregistret | Registreras | Bevaras | STF | LEX | 10 år | |||||
Beslut om föreningsregistrering | Registreras | Bevaras | STF | LEX | 10 år | |||||
10 | 10 | 2 | Stöd till föreningar | |||||||
Bidragsansökningar | Registreras | Gallras efter 5 år | KULF, STF, VOF, KLF, SOCF | Interbook GO | 10 år | Aktivitetsbidrag, ledarskapsutvecklingsbidrag, investeringsbidrag x.x. | ||||
Xxxxxxxxxxxxxxx över bidragsansökningar | Registreras | Bevaras | KULF, STF, VOF, KLF, SOCF | Lex | 10 år | |||||
Beslut | Registreras | Bevaras | KULF, STF, VOF, KLF, SOCF | Lex | 10 år | |||||
Års- och verksamhetsberättelser från föreningar | Registreras | Bevaras | KULF, STF, VOF, KLF, SOCF | Lex | 10 år | |||||
Redovisning | Registreras | Bevaras | KULF, STF, VOF, KLF, SOCF | Lex | 10 år | Avser redovisning vid investering | ||||
10 | 10 | 3 | Stöd till evenemang och projekt | |||||||
Projektansökningar | Registreras | Bevaras | KULF, STF, VOF, KLF | Lex | 10 år | Utvecklingsprojekt, m.m. | ||||
Projektbeskrivning | Registreras | Bevaras | KULF, STF, VOF, KLF | Lex | 10 år | |||||
Beslut | Registreras | Bevaras | KULF, STF, VOF, KLF | Lex | 10 år | |||||
Redovisning av projektmedel | Registreras | Bevaras | KULF, STF, VOF, KLF | Lex | 10 år | |||||
Sammanställning redovisade aktiviteter | Registreras | Bevaras | KULF, STF, VOF, KLF | Lex | 10 år | |||||
10 | 11 | Kulturmiljövård | ||||||||
10 | 11 | 1 | Inventera och planera kulturmiljöer | |||||||
Kulturmiljöprogram | Se anmärkning | Se 1.3.1 Styrande dokument | ||||||||
Kulturmiljöutredningar | Registreras | Bevaras | Lex | 10 år | ||||||
10 | 11 | 2 | Presentera kulturmiljöer |