DATUM:
DATUM:
Förfrågan leverantörsavtal Motala Expo
Förfrågningsunderlag avseende byggnation av företagsmässa Motala Expo 2023
Uppdragsgivare
Tillväxt Motala AB, Xxxxxxxxxxxxxx 00, 000 00 Xxxxxx
Uppdrag
I samverkan med Tillväxt Motala AB arrangera företagsmässa Motala Expo 2023 i Vätternrundan Arena. Motala Expo arrangeras för fjortonde året och 2023 infaller företagsmässan 17-18 mars.
Tillväxt Motala AB står formellt som arrangör för mässan och kontrakterad leverantör bistår på Tillväxt Motala AB:s uppdrag med idéer, praktiska arrangemang och evenemangssamordning kring företagsmässan.
FÖRETAGSMÄSSA MOTALA EXPO 17-18 MARS 2023
Uppdragstagarens ansvar:
- Planering, presentation och byggnation av Motala Expo. Detta inkluderar matta (ca. 3 000 kvadratmeter), monterväggar och annan nödvändig monterutrustning samt tillgång till 220 V el i varje monter ink. montering och demontering av detta material. Offert räknas på 120 montrar á 3x2 meter. Samt ett fåtal större sidomontrar för företag med stora produkter (tex bilar).
- Dra vatten och el till cafét. 3-fas 32 A ström med elcentral/strömfördelare.
- Dra vatten till kaffet vid inlastporten samt 3-fas 16A ström.
- Täcka hoppgropen med tillgängligt material
- Tillhandahållande av överenskommen scen inklusive backdrop (ca 4x6 meter), ljud, ljussättning samt filmduk och videoprojektor.
- Tillhandahålla bord och stolar till mässans cafédel med sittplatser för 200 personer samt 10 ståbord.
- Ställa fram 30 stolar framför scenen under ”Årets gäst”
- Tillhandahålla välkomstdisk samt garderobslösning för 300 inhängningar med brickor
- Tillhandahålla sopcontainrar 2 stycken samt utkörning och hämtning av dessa
- Tillhandahålla rejäla papperskorgar, 25 stycken
- Bygga bort höjdskillnaden på ett par dm vid den inre entré (framför monter Y14)
- Lägga matta, 2 meter bred, från entrén in till mässhallen för att förhindra halkolyckor
- Beställning och avtal med eventuella underleverantörer till mässarrangemanget. Undantaget leverantörer av marknadsförings- och restaurangtjänster som uppdragsgivaren själv ansvarar för.
- Tillsammans med uppdragsgivaren kommunicera med lokaluthyraren kring praktiska frågor. Ansvar för larm och nycklar ligger på leverantör.
- Presentation av aktuell planering för uppdragsgivaren enligt dennes önskemål.
- Praktiska arrangemang kring eventuella prisceremonier tillsammans med uppdragsgivaren.
- Nödvändiga bevaknings- och säkerhetsarrangemang och avstämning med räddningstjänsten enl. överenskommelse med uppdragsgivaren.
- Grovstädning av lokalen mellan mässdagarna och efter genomförd mässa (dammsugning av matta mellan dagarna)
- Fungera som kontakt mot utställare vad gäller montrar och andra tekniska frågeställningar.
- Fungera som kontakt och samarbetspartner till av arrangören avtalad krögare och After Work- arrangör.
- Finnas tillgänglig på plats under mässdagarna för service mot arrangör och utställare.
- Delta i planeringsmöte inför Motala Expo, ca 5 möten.
Uppdragsgivarens (Tillväxt Motala AB) ansvar:
- Projektledning av evenemanget
- Inbjudan till utställare.
- Marknadsföring av arrangemanget.
- Mottagning av utställarbokningar.
- Fakturering av mässdeltagare.
- Prissättning av mässdeltagande.
- Planering av mässans scenprogram.
- Planering av arrangemang kring eventuella prisutdelningar
- Bokning av lokaltider för uppmontering, arrangemanget och demontering i överenskommelse mellan parterna.
- Tillhandahållande av speaker till båda mässdagarna.
Underleverantörer
Överenskommelser i detta avtal gällande aktuellt projekt gäller i samma grad för av leverantören anlitad underleverantör. Det åligger uppdragstagaren att underrätta aktuell underleverantör om överenskommelser enligt detta avtal. Vi ser gärna lokala underleverantörer.
Försäkringar
Uppdragstagaren och av denne anlitad underleverantör ansvarar själva i förhållande till berörd part för de eventuella skador, förlust av egendom som kan uppkomma i samband med byggande av mässan, genomförandetiden och demonterande av mässutrustningen.
Leveranstid
Gemensamt planeringsarbete och genomförande med uppdragsgivaren och eventuella samarbetspartners/underleverantörer under perioden 2022-10-01 – 2023-03-31.
Motala Expo 2023 ska genomföras fredagen den 17/3 samt lördagen den 18/3.
Avtalstid
1 år med start 2022-10-01, med option för beställaren att förlänga avtalet med ytterligare 1 år. Beställaren kommer att meddela leverantören om optionen kommer att utnyttjas senast 1 månad innan avtalets utgång.
Krav på leverantör
Leverantören skall vara registrerad i aktiebolags, handels- eller föreningsregistret eller motsvarande register, som förs i ett land där leverantören är etablerad. Registreringsbevis skall vid efterfrågan kunna uppvisas.
Övrigt
Leverantörer kommer att erbjudas partnerskap till Motala Expo vilket innebär exponering av företaget i all marknadsföring inför och under genomförande. Detta mot en viss ekonomisk investering.
Offerter skickas senast den 30 augusti 2022 till: xxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx
Offerten ska innehålla totalkostnad för ovan inklusive eventuella resor, frakt osv. Offerten anges exklusive moms.
Leverantörerna ombeds också via någon form av dokumentation påvisa att man har genomfört liknande uppdrag tidigare.
I samband med faktureringen av kostnaden ska uppdragstagaren specificera sina olika kostnadsposter för uppdragsgivaren enligt överenskommelse med denne.
Val av leverantör
Beslut kring val av leverantör görs av Tillväxt Motala AB baserat på samtliga inkomna offerter. Enligt bolagets policy så strävar vi efter att prioritera våra medlemsföretag.
Kontaktperson
Uppdragsgivarens kontaktman: Xxxxxxx Xxxxxxx Telefon: 000-00 00 000