Uppföljning av internkontrollplan 2018 - Fel pris fakturerat jämfört med avtal

Uppföljning av internkontrollplan 2018 - Fel pris fakturerat jämfört med avtal

Förskolenämnden

Innehållsförteckning

1 Inledning 3

2 Granskningar 4

2.1 Fel pris fakturerat jämfört med avtal 4

Bilagor

Bilaga 1: Granskning fakturapriser 2018 Förskolenämnden

1 Inledning

Intern kontroll är en del i Malmö stads utvecklings- och kvalitetsarbete. Lite förenklat handlar in- tern kontroll om ordning och reda. Ett av kännetecken för god intern kontroll är att det finns ändamålsenliga och väl dokumenterade system och rutiner att följa. En god intern kontroll foku- serar på att hantera de viktigaste riskerna för att målen ska uppnås. Ett annat kännetecken på god intern kontroll är att det finns rättvisande redovisning, bra information om verksamheten samt skydd mot förluster eller förstörelse av kommunens tillgångar. En god intern kontroll känneteck- nas även av att åtgärder och kontroller införs för att hantera identifierade risker. Ur riskanalysar- betet har det prioriterats ett antal risker som granskas vidare för att få bättre underlag om åtgär- der behöver sättas in. Förskoleförvaltningen rapporterar granskningsresultat löpande under året.

2 Granskningar

Risk:

2.1 Fel pris fakturerat jämfört med avtal

Beskrivning av risk

Risk för att kommunen betalar felaktigt pris på grund av bristande kontroll vilket kan leda till ekonomiska konsekvenser.

Granskning:

2.1.1 Fakturerade prisers överensstämmelse med avtal

Områden och tillhörande rutiner som ska granskas:

Granskning att fakturerat pris överensstämmer med avtal/order/prislista eller motsvarande (en- ligt 8§ i Malmö stads attestreglemente). Granskningen avser fakturerat pris (per enhet), inte huruvida rätt mängd fakturerats.

Stadskontoret tar, senast i början av 2018, fram urval av fakturor att kontrollera och anvisningar hur dokumentation av granskningen ska göras.

Syfte med granskningen:

Syftet med granskningen är att undersöka om den kontroll som ska göras enligt attestreglementet i realiteten genomförs och om det finns typer av fakturor som är särskilt svårkontrollerade.

Omfattning/avgränsning:

Granskningen omfattar samtliga nämnder, men inte bolagen, eftersom attestreglementet inte gäl- ler bolagen. Bolagen avgör själva om motsvarande granskning ska göras och svarar då själva för urval av fakturor.

Granskningsmetod:

Granskning genom jämförelse mellan urval av fakturor och avtal/order/prislista.

Resultat

Ekonomienheten har granskat de 40 fakturorna och jämfört dessa med avtal, prislista och i före- kommande fall e-handelsmodulen i Ekot. För flera av fakturorna stämmer det fakturerade priset överens med avtal, prislista eller direktupphandlat pris. I fyra fall är det mindre prisavvikelser, tre av dessa är från samma leverantör. Utöver fakturorna med avvikelser har de åtta fakturorna gäl- lande el inte kunnat stämmas av mot avtal då pris och fakturering inte kunnat jämföras.

Generellt har granskningen gått bra men förskoleförvaltningen vill lyfta fram några saker som skulle kunna göra det enklare för beställare och granskare att göra rätt.

I e-handelsmodulen i Ekot ska det endast finnas produkter som Malmö stad avtalat med leveran- tören om. Även uppdatering av prislistor hanteras centralt i staden och förskoleförvaltningen gör ingen ytterligare löpande kontroll av fakturerade priser för dessa avtal. De prislistor som finns på Komin blir ofta inaktuella då priser kan höjas av leverantören enligt avtalet under avtalsperioden.

I granskningen fann man att vissa produkter köpts från fel leverantör då produkterna fanns med i leverantörens sortiment i Ekot. Likaså fanns produkter med hos andra leverantör trots att avtal saknas.

Elavtalen är svåra att granska. Avtalat pris är bara en del av kostnaden och i jämförelse med fak- turerat pris har detta inte kunnat granskas fullt ut. Här ser förvaltningen ett behov av stöd eller central uppföljning av elavtalens överensstämmelse med fakturerade priser.

Sammanfattningsvis visar granskningen av fakturerade prisers överensstämmelse med avtal på ett godtagbart resultat. Det påvisar samtidigt svårigheten för förvaltningens medarbetare att ha till- räcklig information för att leva upp till Malmö stads attestreglemente avseende § 8: Kontroll mot avtal, taxa, bidragsregler eller beställning samt kontroll av pris och betalningsvillkor. Exempelvis på grund av felaktiga varor i sortimentet eller ej tillgängliga uppdaterade prislistor.