Ägardirektiv för Ljungby kommuns aktiebolag
(2023)
KS2021-0254
Ägardirektiv för Ljungby kommuns aktiebolag
Ljungby Holding AB, Ljungbybostäder AB, Ljungby Energi AB, Ljungby Energinät AB
Antagna av kommunfullmäktige 2023-05-22 Antagna av kommunfullmäktige 2022-01-24 Fastställd av bolagens årsstämmor, 2020-05-26 Antagna av kommunfullmäktige 2020-02-24
1. Syfte
Syftet med ägardirektivet är att:
- klargöra Ljungby kommuns motiv för att bedriva vissa delar av verksamheten i aktiebolagsform
- klargöra de olika juridiska enheternas roller såväl mellan kommunfullmäktige och dess aktiebolag, som inom kommunkoncernen dvs. kommunen i sin helhet inklusive dess aktiebolag
- skapa förutsättningar för styrning av aktiebolagen och ett samarbete som gagnar kommunkoncernen som helhet.
2. Ägaridé
Ljungby kommun har valt att bedriva huvuddelen av den verksamhet som finansieras genom intäkter från affärsmässig verksamhet, taxor och avgifter i aktiebolagsform. Aktiebolagen har att förhålla sig till två, ibland motstridiga, och ibland överensstämmande, grundprinciper vid bedrivandet av sin verksamhet. Utifrån särskilda bestämmelser ska viss kommunal verksamhet som bedrivs genom privaträttsliga subjekt bedrivas på affärsmässiga grunder (för allmännyttiga kommunala bostadsaktiebolag enligt affärsmässiga principer), samtidigt som kommunens aktiebolag har skapats utifrån ett allmännyttigt syfte. Ljungby kommun som ägare ställer därför krav på sina aktiebolag, att med affärsmässiga grunder eller principer i beaktande, även se till sitt allmännyttiga ändamål. Detta helhetstänkande ska genomsyra planeringen och bedrivandet av verksamheten såvida detta inte uppenbarligen står i strid mot kraven på affärsmässiga grunder eller principer.
Ekonomiska mål och utgångspunkter i övrigt preciseras i de särskilda ägardirektiven för vart och ett av de kommunala aktiebolagen. Detta uttrycks framför allt i termer av krav på avkastning, utdelning och soliditet.
3. Föremål och ändamål för bolagets verksamhet
Av bolagsordningen framgår föremål och ändamål för respektive bolags verksamhet.
4. Definition
Med kommunkoncernen avses i detta direktiv kommunen och dess helägda aktiebolag. Ägardirektivet med bilagor gäller för respektive bolag inom kommunkoncernen:
- Ljungby Holding AB, (org. nr: 556613-9720), Moderbolag
- Ljungbybostäder AB, (org. nr: 556053-8711), Dotterbolag
- Ljungby Energi AB, (org. nr: 556192-4332), Dotterbolag
- Ljungby Energinät AB, (org. nr: 556082-3998), Dotterbolag till Ljungby Energi AB
5. Ägaren
5.1 Ägaransvar enligt kommunallagen
Kommunfullmäktige har det yttersta ägaransvaret för kommunens aktiebolag. Enligt bestämmelserna i kommunallagen, 10 kap. 3§, har kommunfullmäktige särskilda åligganden avseende bolagen.
Enligt 10 kap. 3§ ska kommunfullmäktige:
- fastställa det kommunala ändamålet med verksamhet i bolagsform
- se till att det fastställda kommunala ändamålet och de kommunala befogenheterna som utgör ram för verksamheten anges i bolagsordningen,
- utse samtliga styrelseledamöter
- se till att kommunfullmäktige får ta ställning i frågor som är av principiell beskaffenhet eller av större vikt innan bolagen fattar beslut,
- utse minst en lekmannarevisor, och
- se till att bolaget ger allmänheten insyn i den verksamhet som genom avtal lämnas över till privata utförare
Kommunfullmäktige ska också:
- utse ägarrepresentant till årsstämmorna och instruktion till ombuden.
Kommunfullmäktige ska godkänna bolagsordningar och ägardirektiv, som därefter ska fastställas på respektive bolags årsstämma.
Kommunstyrelsen utövar kommunens ledningsfunktion över bolagen i enlighet med vad som anges i kommunstyrelsens reglemente. Kommunstyrelsen svarar även för samordning av kommunkoncernens verksamhet.
5.2 Ägarens uppsikt enligt kommunallagen
Kommunstyrelsen har enligt 6 kap. 1§ kommunallagen, uppsiktsplikt över de kommunala aktiebolagen. Utifrån uppsiktsplikten skall styrelsen uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Kommunstyrelsen skall också hos fullmäktige,
övriga nämnder, kommunala bolag och andra myndigheter ”göra de framställningar som behövs”.
Kommunstyrelsen har rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Till kommunstyrelsen ska bolaget lämna den information om verksamheten som kommunstyrelsen begär. Den närmare omfattningen av informationen fastställs i samråd med bolagets styrelse.
Bolagen erinras om att kommunstyrelsen enligt 6 kap. 9§ varje år i beslut ska pröva om den verksamhet som bolagen bedrivit under föregående år har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Om kommunstyrelsen finner att så inte varit fallet ska den lämna förslag till fullmäktige om nödvändiga åtgärder.
Det är bolagens uppgift att till kommunstyrelsen rapportera händelser av väsentlig betydelse för bolagets verksamhet och/eller ekonomi.
Moderbolaget och dotterbolagen ska så snart de färdigställts översända följande handlingar till kommunstyrelsen:
- protokoll från stämma
- protokoll från styrelsesammanträde
- bolagets årsredovisning samt löpande ekonomisk redovisning under året
- revisionsberättelse och granskningsrapport
- övriga handlingar av vikt för kommunstyrelsen.
Kommunledningsförvaltningen biträder kommunstyrelsen i dess utövande av ägarfunktionen.
Ägarsamråd mellan bolagen och ägaren sker minst två gånger per år och vid den tidpunkt som ägaren fastställer. Vid ägarsamråden deltar ledamöterna i kommunstyrelsens arbetsutskott som ägarrepresentanter. Vid ägarsamråden deltar bolagens styrelseordförande, viceordförande och verkställande direktör som bolagsrepresentanter.
6. Bolagets roll
Bolagen står i sin verksamhet under kommunstyrelsens uppsikt. Det ankommer på bolagens styrelse och i förekommande fall verkställande direktör att följa av kommunfullmäktige utfärdade direktiv för verksamheten om de ej står i strid mot tvingande bestämmelser i aktiebolagslagen eller annan lag eller författning.
Förutom genom lag och författning regleras bolagens verksamhet och bolagens förhållande till kommunen genom:
- bolagsordning
- gemensamt ägardirektiv och särskilt ägardirektiv för respektive bolag
- förekommande avtal mellan kommunen och respektive bolag
- antagna styrdokument för Ljungby kommun.
Samtliga beslutade styrdokument ska vara implementerade i bolagens verksamheter. Tillkommande styrdokument ska kontinuerligt implementeras i bolagens verksamhet.
Bolaget ska drivas på affärsmässiga grunder/principer och ta hänsyn till de kommunala ändamålen med verksamheten och de kommunalrättsliga principer som framgår av bolagsordning och ägardirektiv för respektive bolag. Bolaget ska även se till att allmänheten får insyn i sådan verksamhet som genom avtal lämnas över till privata utförare.
Bolaget ansvarar för att säkerställa att verksamheten i bolagen bedrivs på ett sätt som främjar långsiktigt hållbar utveckling, såväl ekonomisk, social som miljömässig samt ett effektivt resursutnyttjande.
Bolaget och kommunen ska i samråd söka lösningar som tillgodoser kommunkoncernens samlade intressen.
6.1 Styrelsen
Bolagets styrelse utses av kommunfullmäktige i Ljungby kommun. Styrelsen för Ljungby Holding AB hämtas bland kommunstyrelsens ledamöter för en tid av fyra år från den ordinarie årsstämma som följer närmast efter det att allmänna val till kommunfullmäktige har ägt rum.
6.2 Utbildning
Samtliga ledamöter och ersättare ska vid varje ny mandatperiod få ändamålsenlig utbildning för styrelseuppdraget.
6.3 Verkställande direktör
Styrelsen för Ljungby Holding AB utser verkställande direktör för Ljungby Holding AB.
Styrelse för övriga bolag inom kommunkoncernen utser verkställande direktör i bolaget efter samråd med ordförande i Ljungby Holding AB.
Bolagets styrelse upprättar en skriftlig instruktion till verkställande direktör som innehåller riktlinjer och direktiv för hur den operativa verksamheten ska ledas.
Beslut angående lön och annan ekonomisk ersättning och övriga anställningsvillkor för verkställande direktör ska föregås av samråd med styrelseordföranden i Ljungby Holding AB.
6.4 Organisation
Bolaget ska utforma sin organisation så att de bästa förutsättningarna för bolagets ändamål och mål skapas.
6.5 Arbetsordning för bolagets styrelse
Styrelsen ska årligen upprätta en arbetsordning för styrelsearbetet.
6.6 Ersättares inträde
Samma ordning som gäller för kommunstyrelsen och nämnderna ska gälla avseende ersättares inträde och deltagande i bolagsstyrelsen enligt beslut av kommunfullmäktige. Samma tystnadsplikt gäller för ersättare som för ordinarie ledamot.
6.7 Arvoden
Kommunfullmäktige fastställer grunderna för arvode och andra ersättningar som ska betalas till ordföranden, övriga styrelseledamöter, ersättare och till lekmannarevisorer.
7. Ekonomi- och verksamhetsstyrning
Generellt gäller målsättningen att bolagen ska uppfylla det kommunala ändamålet genom att ha en balanserad ekonomisk utveckling.
Bolagens styrelse ska:
- arbeta i enlighet med de övergripande mål och inriktningar som kommunfullmäktige fattat beslut om
- årligen tillhandahålla Ljungby Holding AB det underlag som begärs för att upprätta en sammanställd årsredovisning enligt lagen om kommunal bokföring och redovisning
- utan dröjsmål rapportera händelser av väsentlig betydelse för bolagets verksamhet och/eller ekonomi till kommunstyrelsen
- översända protokoll från stämma och protokoll från styrelsesammanträde till kommunstyrelsen
- i övrigt tillhandahålla handlingar av vikt för kommunstyrelsen när kommunstyrelsen så önskar eller bolagets styrelse finner det nödvändigt
- följa den av moderbolaget antagna finanspolicyn för Ljungby Holding-koncernen.
7.1 Särskilda ägardirektiv avseende ekonomiska mål och avkastningskrav
I bilagorna tillhörande detta ägardirektiv anges ekonomiska mål och krav i övrigt för respektive bolag.
Bilaga 1. Särskilt ägardirektiv för Ljungby Holding AB
Bilaga 2. Särskilt ägardirektiv för Ljungby Energi AB och Ljungby Energinät AB Bilaga 3. Särskilt ägardirektiv för Ljungbybostäder AB
8. Inhämtande av kommunfullmäktiges godkännande
Bolagen ska inhämta kommunfullmäktiges godkännande innan bolagen fattar beslut om:
- förvärv och försäljning av aktier och andelar i annat företag
- bildande, avveckling eller fusion av dotterbolag (om bolagsbildande, -försäljning, eller - förvärv sker i samband med en fastighetsaffär behövs inget särskilt godkännande av kommunfullmäktige)
- planer eller åtgärder som gäller förändrad inriktning av bolagets verksamhet
- startandet av verksamhet inom nytt affärsområde eller nedläggning av befintlig verksamhet
- kapitaltillskott till företag
- frivillig likvidation av företag
- försäljning eller förvärv av företag, del av företag eller företagets rörelse eller nedläggning av befintligt sådant
- större investeringar, löpande investeringar, förvärv och försäljning av fast egendom i de fall värdet överstiger 60 miljoner kronor
- övriga frågor som är av principiell karaktär eller av större vikt.
9. Samordning
Största möjliga samordning inom kommunkoncernen ska eftersträvas särskilt inom områden som upphandlingar, finansiering, administration, kompetensutveckling och energibesparingsprojekt.
9.1 Personalpolitik
Personalpolitiken ska vara lika inom kommunkoncernen vilket innebär att styrdokument i form av policys och verksamhetsplaner, samt andra övergripande beslut inom personalområdet som antagits av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen, ska gälla även för bolagen. Endast i de fall beslut och styrdokument står i direkt strid mot gällande bestämmelser för bolagen kan undantag göras.
10. Revision
Kommunens revisorer granskar hur kommunstyrelsen fullgör sitt uppdrag vad avser de kommunala aktiebolagen. En samordning mellan kommunens och de kommunala bolagens revision ska eftersträvas. Detta sker genom att aktiebolagens lekmannarevisorer utses från kretsen av kommunens revisorer.
Utöver vad som följer av aktiebolagslagen skall bolagens lekmannarevisorer granska styrelsens redovisning av hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det kommunala ändamålet för bolagets verksamhet liksom huruvida verksamheten bedrivits i enlighet med de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten. Lekmannarevisorerna ska snarast uppmärksamma kommunstyrelsen på om bolaget brister i något av dessa avseenden.
Uttalande om resultatet av granskningen ska lämnas i granskningsrapport till kommunstyrelsen.
11. Förvaltningsberättelsen
Bolagens styrelser ska årligen i sin förvaltningsberättelse, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det i bolagsordningen och dessa direktiv angivna syftet.
Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för kommunstyrelsens uppsikt och beslut enligt 6 kap. 1§ kommunallagen.
12. Sekretess och behandling av personuppgifter
Föreligger på grund av lagstadgad sekretess hinder mot att överlämna viss uppgift till ägaren får uppgiften uteslutas. Bolaget ska i så fall uppge att strykning/utelämnande skett.
Bolagen är personuppgiftsansvariga för den behandling av personuppgifter de vidtar i sin verksamhet och förfogar över. Behandling av personuppgifter ska ske i enlighet med gällande lagstiftning och styrdokument.
13. Krisberedskap och totalförsvar
Kommunens bolag har skyldighet att ingå i kommunens organisation för extraordinära händelser och att vidta de åtgärder som följer av krisledningsplanen, samt aktivt medverka i kommunens
krisberedskapsplanering och upprätta en plan för extraordinära händelser, revidera planerna under varje mandatperiod och se till att planen bygger på en risk- och sårbarhetsanalys för verksamhetsområdet.
Kommunens bolag ska även beakta sitt ansvar inom totalförsvarsområdet och vara delaktiga i kommunens arbete med krigsorganisation.
Bilaga 1. Särskilt ägardirektiv för Ljungby Holding AB
1. Syfte
Syftet med ett särskilt ägardirektiv för Ljungby Holding AB är att utveckla och tydliggöra ägaridén med bolaget samt de ekonomiska krav ägaren ställer på bolaget.
2. Ägaridé och ändamål
Ljungby Holding AB ska övergripande samordna de kommunala bolagens verksamheter genom att äga och förvalta aktier och andelar i kommunala företag inom Ljungby kommun.
Bolagets ändamål är att samordna ägaransvaret för de kommunala företagen inom Ljungby kommun i syfte att uppnå ett optimalt resursutnyttjande.
Bolaget ska säkerställa att möjligheterna till resultatutjämning inom koncernen utnyttjas på ett ekonomiskt rationellt sätt till största möjliga nytta för kommunen.
Bolaget ska utgöra en plattform för ökad samverkan inom kommunkoncernen.
3. Vision och verksamhetsmål
Ljungby Holding AB ska verka för att alla bolag i kommunkoncernen samarbetar i syfte att gagna kommunnyttan, minska kostnader och effektivisera verksamheten.
4. Ekonomiska krav
Soliditeten i Ljungby Holding AB, såväl i moderbolaget som i koncernen som helhet, ska uppgå till minst 20 %.
De koncernbidrag som årligen erhålls från dotterbolagen ska först och främst användas för att betala räntor på Ljungby Holding AB:s lån och därefter i huvudsak för amorteringar på dessa lån. Syftet är att minska lånekostnaderna och skapa utrymme för framtida investeringar inom dotterbolagen.
Koncernbidragen ska inte regelmässigt användas för att finansiera driften av kommunens löpande verksamhet.
Ljungby Holding AB ska ha en ekonomisk ställning som medger utveckling av verksamheten i koncernens dotterbolag utan ägartillskott.
Ljungby Holding AB ska under varje mandatperiod anta en finanspolicy för koncernen vilken i huvudsak ska följa Ljungby kommuns finanspolicy.
5. Uppföljning
Verksamhetsmål och ekonomiska krav följs upp och redovisas i samband med årsredovisningen.
Bilaga 2. Särskilt ägardirektiv för Ljungby Energi AB inklusive dotterbolaget Ljungby Energinät AB
1. Syfte
Syftet med ett särskilt ägardirektiv för Ljungby Energi AB och dotterbolaget Ljungby Energinät AB är att utveckla och tydliggöra ägaridén med bolaget samt de ekonomiska mål och krav ägaren ställer på bolaget.
2. Ägaridé
Ljungby Energi AB med dotterbolaget Ljungby Energinät AB ska med utgångspunkt i Ägardirektivet tillgodose kundernas behov av konkurrenskraftiga och miljövänliga energilösningar samt uppkopplingsmöjlighet till snabbt och säkert bredband.
Ljungby energikoncern ska på ett effektivt och affärsmässigt sätt medverka till att utveckla kommunen som attraktiv och efterfrågad etablerings- och bostadsort för industrier och privatpersoner genom att tillhandahålla uthålligt låga och konkurrenskraftiga priser för fjärrvärme, el- och fibernät. Syftet med bolagets verksamhet är även att genom hög tillgänglighet och god produktivitet verka för hög kundnytta.
Med principen om affärsmässiga grunder i beaktande, ska Ljungby Energi AB och Ljungby Energinät AB även se till nyttan för hela kommunkoncernen. Med förankring i kommunens vision och fokusområden ska Ljungby Energi AB medverka och bidra till utvecklingen av Ljungby kommun som en attraktiv och efterfrågad kommun att leva, bo och driva företag i. Bolagen ska anlägga ett långsiktigt perspektiv vid bedömning av affärsmässigheten i olika projekt
3. Övergripande mål
Ljungby Energi AB ska med hänsyn till social, ekonomisk och ekologisk hållbarhet producera och sälja fjärrvärme, el och bredband som ger Ljungby en konkurrensfördel som kommun att bo och verka i. Bolaget ska även verka för en gynnsam utveckling av vätgas i kommunen samt bidra till Ljungby kommuns klimat- och energimål, vilket bl.a. innefattar kraftigt reducerade utsläpp av växthusgaser och en ökad produktion av förnybar energi. Bolaget kan, i egen regi, äga lokala produktionsanläggningar för förnybar energi. Vidare ska bolaget stimulera energieffektivisering och utbyggnaden av miljövänlig energiproduktion.
3.1 Verksamhetsmål
År 2025 bör 98 procent av alla hushåll och företag i Ljungby kommun ha tillgång till 1 Gbit/s, eller fiber i absoluta närheten.
Ljungby Energi AB ska även arbeta för:
- Nöjda kunder
- Hög tillgänglighet
- Uthålligt låga priser
- God lönsamhet
- Miljövänliga energilösningar
- Lokal förankring.
4. Ekonomiska krav
Soliditeten i Ljungby Energi AB inklusive dotterbolaget Ljungby Energinät AB ska uppgå till minst 40
%.
Ljungby Energi AB inklusive dotterbolaget Ljungby Energinät AB ska ha en årlig avkastning på minst 10 % av bolagets justerade egna kapital.
Ljungby Energi AB ska årligen lämna ett koncernbidrag till Ljungby Holding AB motsvarande räntekostnaden för Ljungby Holding AB samt ytterligare 10 miljoner kronor.
Ljungby Energi AB och Ljungby Energinät AB ska ha en ekonomisk ställning som medger utveckling utan ägartillskott.
5. Uppföljning
Ljungby Energi AB ska redovisa en ekonomisk avstämning med kommunstyrelsen varje tertial. Verksamhetsmått följs upp och redovisas i samband med årsredovisningen.
Bilaga 3. Särskilt ägardirektiv för Ljungbybostäder AB
1. Syfte
Syftet med ett särskilt ägardirektiv för Ljungbybostäder AB är att utveckla och tydliggöra ägaridén med bolaget samt de ekonomiska mål och krav ägaren ställer på bolaget.
2. Ägaridé
Ljungbybostäder AB ska med utgångspunkt i ägardirektivet, kommunens vision och beslutade fokusområden medverka och bidra till utvecklingen av Ljungby kommun som en attraktiv och efterfrågad kommun att leva och bo i. Bolaget ska ha ett varierat utbud av hyresrätter och kan som komplement bygga eller tillhandahålla även bostadsrätter, ägarlägenheter och småhus. Bolaget kan även tillhandahålla lokaler för kommunal verksamhet och kommersiella lokaler. Ljungbybostäder AB ska anlägga ett långsiktigt perspektiv vid bedömningen av affärsmässigheten i olika projekt.
3. Övergripande mål
Ljungbybostäder AB ska:
- över tid verka för att det finns tillräckligt med bostäder i Ljungby kommun så att det råder en god balans mellan utbud och efterfrågan
- med hyresrätt upplåta bostäder med anpassning till grupper eller enskilda personer med särskilda behov
- långsiktigt utöka sitt bostadsbestånd till 25% av det totala flerbostadshusbeståndet i kommunen.
3.1 Verksamhetsmål
Ljungbybostäder AB ska:
- under förutsättning att behovet finns, bygga minst 120 bostäder inom kommunen per mandatperiod
- årligen pröva och redovisa möjligheten för byggnation på landsbygden
- motverka segregation och bidra till en god social gemenskap, integration och mångfald i bostadsområden och kommundelar.
Ljungbybostäder ska även:
- eftersträva god tillgänglighet i nuvarande och framtida bostäder och bostadsområden
- verka för en bra miljö genom att tillhandahålla sunda och energisnåla hus samt en bra och framsynt avfallshantering
- ha en positiv hållning i frågor som gäller medinflytande och självförvaltning för hyresgäster
- medverka och ta initiativ i frågor som rör brottsförebyggande åtgärder.
4. Ekonomiska krav
Soliditeten i Ljungbybostäder AB bör uppgå till minst 20%.
Ljungbybostäder AB ska varje år lämna koncernbidrag till Ljungby Holding AB med ett belopp motsvarande genomsnittlig statslåneränta under föregående år plus en (1) procentenhet, räknat på insatt aktiekapital.
Den årliga avkastningen ska uppgå till minst 5 % av bolagets justerade egna kapital. Avkastningen kan, om Ljungbybostäder AB så bedömer, istället användas till att göra nödvändiga nerskrivningar och/eller investeringar.
Ljungbybostäder AB ska ha en ekonomisk ställning som medger utveckling utan ägartillskott.
5. Uppföljning
Ljungbybostäder AB ska redovisa en ekonomisk avstämning med kommunstyrelsen varje tertial. Verksamhetsmått följs upp och redovisas i samband med årsredovisningen.