Vetenskapsrådets generella villkor för beviljade medel till forskning och forskningsstödjande verksamhet

Vetenskapsrådets generella villkor för beviljade medel till forskning och forskningsstödjande verksamhet

Villkoren har fastställts av Vetenskapsrådet den 18 december 2023. Villkoren gäller för beviljade medel som har beslutats från och med den 1 januari 2024. Villkoren ska tillämpas om inte annat följer av beslutet att bevilja medel eller av särskilda villkor. Vid konflikt mellan de generella villkoren och särskilda villkor som har meddelats för ett beslut har de särskilda villkoren företräde

Definitioner

I dessa villkor används följande begrepp med nedan angiven betydelse.

Medelsförvaltare

En juridisk person som är godkänd av Vetenskapsrådet som mottagare av beviljade medel.

Sökande

En fysisk person (projektledare) eller juridisk person som har ansökt om medel hos Vetenskapsrådet och som ansvarar för att planera och genomföra verksamhet enligt beviljad ansökan.

Verksamhet

Den forskning eller forskningsstödjande verksamhet som omfattas av Vetenskapsrådets beslut att bevilja medel.

Villkor

Dessa generella villkor samt de särskilda villkor som följer av beslut eller utlysningstext.

1. Om Vetenskapsrådets beslut och villkor

1.1 Godkännande av villkor

Vetenskapsrådets beslut att bevilja medel gäller under förutsättning att medelsförvaltare och sökande godkänner villkor enligt rådets anvisningar.

1.2 Ansvar för att uppfylla villkor

Medelsförvaltare och sökande ansvarar för att uppfylla villkor. Om medelsförvaltare även är sökande ansvarar denne för att uppfylla villkor i båda dessa egenskaper.

1.3 Villkors giltighetstid

Villkor gäller från och med godkännandet till och med den dag då slutlig återrapportering har kommit in till Vetenskapsrådet eller, i förekommande fall, oförbrukade medel har återbetalats och ärendet har avslutats.

1.4 Ändrade förutsättningar för Vetenskapsrådets medelsfördelning

Vetenskapsrådet kan komma att ändra beslutet att bevilja medel om rådet inte anvisas statliga medel i den omfattning som beslutet har grundat sig på eller om förutsättningarna för rådets medelsfördelning ändras på annat sätt.

2. Genomförande

2.1 Genomförande i enlighet med beslut och villkor

Medelsförvaltare och sökande ansvarar för att verksamhet genomförs i enlighet med Vetenskapsrådets beslut och villkor.

2.2 Genomförande i enlighet med gällande rätt

Medelsförvaltare och sökande ansvarar för att verksamhet genomförs i enlighet med gällande rätt.

2.3 Genomförande i enlighet med ansökan

Sökande är ansvarig för verksamhet så som denna har beskrivits i ansökan till Vetenskapsrådet. I ansvaret ingår att planera och genomföra verksamhet i huvudsaklig överenstämmelse med ingiven ansökan och plan för genomförandet. Nödvändiga förändringar av genomförandet är tillåtna under förutsättning att de inte på ett väsentligt sätt påverkar verksamhet enligt vad som angetts i ansökan och är förenliga med tillämpliga villkor. Andra förändringar av genomförandet kräver Vetenskapsrådets godkännande.

2.4 Vetenskapligt ansvar

Om verksamhet innefattar forskning är sökande vetenskapligt ansvarig för genomförande av forskningen med avseende på objekt och metod. Som vetenskapligt ansvarig svarar sökande för att forskningen genomförs i överenstämmelse med ansökan och forskningsplan i enlighet med vad som anges i avsnitt 2.3.

Som vetenskapligt ansvarig ska sökande även

• säkerställa att forskningen genomförs i enlighet med god forskningssed,

• säkerställa att de tillstånd och godkännanden som krävs finns innan forskningen påbörjas. Det kan bland annat vara fråga om tillstånd från Läkemedelsverket eller godkännande från Etikprövningsmyndigheten eller djurförsöksetisk nämnd,

• lämna in vetenskaplig återrapportering enligt Vetenskapsrådets anvisningar och

• publicera resultaten av forskningen enligt Vetenskapsrådets anvisningar och villkor (se avsnitt 3.1).

2.5 Organisatoriskt ansvar

Medelsförvaltare ansvarar för att det finns en ändamålsenlig organisation för genomförande av verksamhet.

I ansvaret ingår att

• i egenskap av arbetsgivare se till att berörd personal kan disponera sin arbetstid i den utsträckning som krävs för att verksamhet ska kunna genomföras i överensstämmelse med beviljad ansökan, vilket även inkluderar publicering av resultat,

• säkerställa att berörd personal får tillgång till lokaler, utrustning och andra resurser som krävs för genomförande av verksamhet, och

• säkerställa att de tillstånd och godkännanden som krävs finns innan verksamhet påbörjas.

Om verksamhet innefattar forskning har medelsförvaltare även ett ansvar för att

• forskningen genomförs enligt god forskningssed,

• forskningen inte har kommersiella bindningar som påverkar dess objektivitet, oberoende eller öppenhet, och

• att en datahanteringsplan upprättas innan forskningen påbörjas och att planen underhålls och följs.

2.6 Återrapportering om genomförande

Xxxxxxx ansvarar för att lämna återrapportering om genomförande av verksamhet enligt Vetenskapsrådets anvisningar.

2.7 Anställningsförhållande

Om sökande är en fysisk person ska denne vara anställd hos den medelsförvaltare som anges i beslutet om att bevilja medel eller annan godkänd medelsförvaltare som efter ansökan om byte har godkänts av Vetenskapsrådet. Anställningen ska innehas vid utbetalningsperiodens början och sedan bestå under hela utbetalningsperioden och ytterligare dispositionstid.

Undantag från kravet att vara anställd hos medelsförvaltare kan efter Vetenskapsrådets godkännande medges för sökande som är anställd vid en svensk region men där verksamhet bedrivs vid en annan medelsförvaltare, eller i annat fall om Vetenskapsrådet efter ansökan medger undantag.

2.8 Utrustning

Medelsförvaltare ska vara ägare av utrustning och andra inventarier som anskaffats till verksamhet. Utrustningen ska disponeras för verksamhet så länge den pågår.

2.9 Ändrade förutsättningar för genomförande

Medelsförvaltare och sökande ska utan dröjsmål underrätta Vetenskapsrådet om sådana omständig- heter som innebär att verksamhet inte kan genomföras inom dispositionstiden enligt vad som följer av ansökan, beslut eller villkor. Detsamma gäller om utrustning, för vars inköp medel har beviljats, inte kan anskaffas. Medelsförvaltare ska i en sådan situation redovisa hur verksamhet påverkas av att utrustningen inte kunnat anskaffas.

2.10 Byte av medelsförvaltare

Om verksamhet inte längre kan genomföras vid medelsförvaltare på grund av ändrade förhållanden kan Vetenskapsrådet, efter ansökan från medelsförvaltare och sökande, pröva frågan om byte av medelsförvaltare. Motsvarande gäller om en projektledare kommer övergå till anställning hos en annan godkänd medelsförvaltare. Ansökan om byte av medelsförvaltare ska ske i samråd med berörda medelsförvaltare.

2.11 Byte av projektledare

Om verksamhet inte längre kan genomföras på grund av ändrade förhållanden för en projektledare kan Vetenskapsrådet efter ansökan godkänna byte av projektledare. Vetenskapsrådets beslut ska om möjligt föregås av samråd med projektledare.

2.12 Annan finansiering

En förutsättning för Vetenskapsrådets beslut är att medelsförvaltare eller sökande inte redan har eller kommer ta emot annan finansiering för samma kostnader och ändamål.

Om annan finansiering beviljas för samma kostnader och ändamål, ska medelsförvaltare och sökande utan dröjsmål underrätta Vetenskapsrådet om detta. Av underrättelsen ska det framgå hur den totala finansieringen för ändamålet ser ut och hur förutsättningarna för den ansökan som ligger till grund för Vetenskapsrådets beslut påverkats, samt i vilken utsträckning annan finansiering kan påverka genomförandet av verksamhet. Underrättelsen ska även beskriva eventuell påverkan på analys, tolkning eller redovisning av resultat liksom vem som kommer att förfoga över dessa.

Vetenskapsrådet kan ändra ett beslut att bevilja medel baserat på information om annan finansiering.

3. Publicering och spridning av resultat samt information

3.1 Publicering av resultat

Sökande ansvarar för att resultat av verksamhet publiceras i enlighet med Vetenskapsrådets anvisningar. Skyldigheten att publicera resultat gäller endast i den utsträckning publicering kan ske i enlighet med gällande rätt.

Resultat av forskning ska publiceras i vetenskapliga tidskrifter och böcker med nationell och internationell räckvidd eller göras tillgängliga på annat motsvarande sätt. Avtal med kommersiell aktör eller annan intressent får inte inskränka möjligheten att publicera resultat av forskning som genomförts med medel från Vetenskapsrådet. Ett sådant avtal får inte fördröja publiceringen i mer än två månader. Om syftet är att möjliggöra en ansökan om patent grundat, helt eller delvis, på ovan avsedda forskningsresultat får en fördröjning dock uppgå till högst fyra månader.

Publicering av forskningsresultat i vetenskapliga publikationer ska göras i enlighet med Vetenskapsrådets riktlinjer för publicering med öppen tillgång (open access).

Xxxxxxx ansvarar även för att forskningsresultat av allmänt intresse sprids till mottagare utanför vetenskapssamhället.

3.2 Uppgifter om Vetenskapsrådets finansiering

Sökande ansvarar för att det vid publicering och annan spridning av resultat anges att verksamhet har genomförts med beviljade medel från Vetenskapsrådet. Vid publicering av vetenskapliga originalartiklar ska namnet Vetenskapsrådet samt diarienumret för ansökan till Vetenskapsrådet anges under rubriken Acknowledgements eller motsvarande.

3.3 Vetenskapsrådets rätt att sprida uppgifter

Vetenskapsrådet får mångfaldiga och sprida hela eller delar av rapporter från verksamhet som har getts in till rådet samt även i övrigt tillgängliggöra information om verksamhet.

4. Utbetalning och användning av medlen

4.1 Utbetalning och dispositionsrätt

Utbetalning av medel sker till medelsförvaltare. Medelsförvaltare ansvarar för att ta emot och förvalta medlen.

Av beslutet att bevilja medel framgår under vilken period medlen kommer att betalas ut (utbetalnings- perioden). Om inte annat anges i beslutet får medlen disponeras i ytterligare ett år efter utbetalningsperiodens utgång.

Om särskilda skäl föreligger kan, efter ansökan, förlängning av rätten att disponera utbetalade medel beviljas.

En sådan ansökan ska lämnas in av sökande, och i tillämpliga fall godkännas av medelsförvaltare, i Vetenskapsrådets ansökningssystem efter utbetalningsperiodens utgång, men senast 60 kalenderdagar innan dispositionstidens utgång.

4.2 Användning av medlen

Beviljade medel ska användas för kostnader för att genomföra verksamhet i enlighet med villkoren och i huvudsak på det sätt som har angetts i ansökan, dock med de justeringar som kan komma att krävas om medlen understiger sökt belopp eller bidragsperiod. För betydande ändring av medlens användning, krävs Vetenskapsrådets godkännande. Med betydande ändring avses att ett kostnadsslag förändras med mer än 25 % av det totalt beviljade beloppet, och innebär en förändring som uppgår till minst 500 000 kr, avseende det totalt beviljade beloppet. En framställan om ändring av medlens användning ska göras av medelsförvaltare och sökande i samband med att behov av ändring uppstår.

Medlen omfattar direkta kostnader och indirekta kostnader som en andel av de direkta kostnaderna utifrån den av medelsförvaltare beslutade basen.

Beviljade medel får endast användas för årliga avskrivningskostnader för utrustning under den tid då medlen får disponeras

Medel får transfereras till av Vetenskapsrådet godkända medelsförvaltare eller annan juridisk person där verksamhet genomförs enligt ansökan. Transfererade medel ska användas och rapporteras enligt samma villkor som gäller för de beviljade medlen i övrigt.

De beviljade medlen får inte användas

• till stipendium,

• för kostnader som inte är direkt relaterade till att genomföra verksamhet, som den beskrivs i ansökan,

• till att samfinansiera projekt som finansieras av bidrag från andra forskningsfinansiärer eller

• i ekonomisk verksamhet hos medelsförvaltare eller annan som medel har transfererats till.

5. Ekonomisk återrapportering och redovisning

5.1 Årlig ekonomisk återrapportering

Medelsförvaltare ska lämna in årlig ekonomisk återrapportering till Vetenskapsrådet. Återrapporteringen ska lämnas enligt Vetenskapsrådets anvisningar.

Vetenskapsrådet godkänner inte kostnader som inte är direkt relaterade till genomförandet av verksamhet som den beskrivs i ansökan.

5.2 Slutlig ekonomisk återrapportering

Medelsförvaltare ska lämna slutlig ekonomisk återrapportering senast tre månader efter dispositionstidens utgång. Återrapporteringen ska lämnas enligt Vetenskapsrådets anvisningar. Vetenskapsrådet kan besluta att den ekonomiska återrapporteringen ska lämnas vid annan tidpunkt.

Vetenskapsrådet godkänner inte kostnader som inte är direkt relaterade till genomförandet av verksamhet som den beskrivs i ansökan.

5.3 Slutlig ekonomisk återrapportering om medel inte längre betalas ut eller verksamhet avslutas i förtid

Om Vetenskapsrådet beslutar att medel inte längre ska betalas ut eller om verksamhet avslutas i förtid, ska medelsförvaltare lämna slutlig ekonomisk återrapportering och återbetala oförbrukade medel till Vetenskapsrådet inom 30 dagar. Tidpunkten räknas från den dag verksamhet avslutades i förtid eller den dag Vetenskapsrådet beslutade att avbryta utbetalningen av medel. Vetenskapsrådet kan besluta att den ekonomiska återrapporteringen ska lämnas vid annan tidpunkt.

5.4 Slutlig ekonomisk återrapportering efter byte av medelsförvaltare

Om Vetenskapsrådet beslutat om att godkänna byte av medelsförvaltare ska frånträdande medelsförvaltare lämna slutlig ekonomisk återrapportering och återbetala oförbrukade medel till Vetenskapsrådet inom 30 dagar räknat från Vetenskapsrådets beslut.

5.5 Återbetalning av oförbrukade medel

Oförbrukade medel som redovisas i den slutliga ekonomiska återrapporteringen ska återbetalas till Vetenskapsrådet inom 30 dagar från att den slutliga ekonomiska återrapporteringen skickats in via Vetenskapsrådets ansökningssystem.

Oförbrukade medel motsvarande maximalt ett halvt prisbasbelopp för det år då slutrapportering skickas in får behållas under förutsättning att de kan användas för ändamål liknande det som de beviljade medlen avsåg. Om oförbrukade medel överstiger ett halvt prisbasbelopp ska de återbetalas i sin helhet.

6. Uppföljning och revision

6.1 Tillhandahållande av uppgifter vid uppföljning m.m.

Medelsförvaltare och sökande ska tillhandahålla sådana uppgifter som Vetenskapsrådet efterfrågar i samband med uppföljning och utvärdering av verksamhet, såväl under pågående som efter avslutad utbetalningsperiod.

Redogörelser och rapporter avseende den verksamhet som Vetenskapsrådet finansierar ska lämnas enligt den ordning som anges i beslutet om beviljade medel, eller när Vetenskapsrådet begär det.

6.2 Revision

Vetenskapsrådet eller av rådet utsedd revisor eller motsvarande har rätt att granska den bokföring och redovisning som avser verksamhet som beviljats medel av Vetenskapsrådet. Medelsförvaltare ska för detta ändamål ge den som ska genomföra revisionen fullständig insyn, bland annat genom att tillhandahålla kopior av samtliga verifikationer avseende utgifter och inkomster som hänför sig till verksamhet.

7. Åtgärder om villkor inte uppfylls

7.1 Begäran om att villkor uppfylls och åtgärdsplan

Om medelsförvaltare eller sökande åsidosätter eller på annat sätt inte uppfyller villkor, och bristen inte enkelt kan avhjälpas, kan Vetenskapsrådet begära att rättelse vidtas inom viss tid. Vetenskapsrådet kan även begära att medelsförvaltare eller sökande kommer in med en åtgärdsplan som beskriver när och hur villkoren kommer att uppfyllas. Vetenskapsrådet prövar om åtgärdsplanen kan godkännas eller om medel inte längre ska betalas ut.

7.2 Beslut om att medel inte längre ska betalas ut

Vetenskapsrådet kan besluta att medel helt eller delvis inte längre ska betalas ut om

• det saknas förutsättningar för att genomföra verksamhet i enlighet med ansökan, beslut eller villkor,

• medlen inte har använts i enlighet med villkor,

• sökande eller medelsförvaltare, genom att lämna oriktiga uppgifter eller på något annat sätt, har orsakat att medlen beviljats felaktigt eller med för högt belopp,

• medlen av något annat skäl har beviljats felaktigt eller med för högt belopp och medelsförvaltare eller sökande borde ha insett detta,

• sökande, eller annan person som medverkar i genomförande av verksamhet, har gjort sig skyldig till oredlighet i forskning enligt lagen (2019:504) om ansvar för god forskningssed och prövning av oredlighet i forskning, eller på annat sätt inte har följt god forskningssed,

• sökande, i eller i anslutning till forskning, genom handlande eller på annat sätt visat sig olämplig som mottagare av medel från Vetenskapsrådet,

• fortsatt finansiering inte är förenlig med Sveriges utrikes-, säkerhets- eller försvarspolitiska intressen, eller

• villkor på annat sätt än som nämnts ovan inte är uppfyllt och bristen inte enkelt kan avhjälpas.