Avtal om samverkan i gemensam överförmyndarnämnd

Avtal om samverkan i gemensam överförmyndarnämnd

Avtal om samverkan i gemensam överförmyndarnämnd

Lunds kommun (organisationsnummer 212000–1132) och Eslövs kommun (organisationsnummer 212000–1173) överenskommer att från och med den 1 januari 2023 för överförmyndarverksamhet inrätta en gemensam nämnd kallad Överförmyndarnämnden för Lunds och Eslövs kommuner.

Lunds kommun är värdkommun och den gemensamma nämnden ingår i Lunds kommuns organisation.

Den gemensamma nämnden benämns i detta avtal fortsättningsvis överförmyndarnämnden.

1 § Syfte med samverkan

Syftet med samverkan är att gemensamt nyttja resurser för att få en organisation som långsiktigt klarar av såväl ökad volym som skärpta lagkrav inom överförmyndarens verksamhet. Parternas gemensamma strävan är att långsiktigt kunna upprätthålla erforderlig kontinuitet, kompetens, kvalitet, rättssäkerhet och kostnadseffektivitet i den för parterna samlade verksamheten.

Syftet är att mot denna bakgrund tillförsäkra parterna en, för hela det samlade geografiska området, långsiktigt hållbar och högkvalitativ verksamhet.

2 § Uppgifter

Överförmyndarnämnden ska fullgöra de uppgifter i de samverkande kommunerna, som enligt gällande författningar åvilar överförmyndare.

Närmare föreskrifter om nämndens verksamhet och arbetsformer finns i ett särskilt reglemente för nämnden.

3 § Sammansättning

Överförmyndarnämnden ska bestå av sex ledamöter och fyra ersättare.

Kommunfullmäktige i Lunds kommun väljer tre ledamöter och två ersättare. Kommunfullmäktige i Eslövs kommun väljer tre ledamöter och två ersättare.

Kommunfullmäktige i Lunds kommun ska bland ledamöterna valda av Lunds kommun utse nämndens ordförande och bland ledamöterna valda

av Eslövs kommun utse nämndens vice ordförande, för den tid de blivit valda som ledamöter.

För ledamöter och ersättare valda i Lunds kommun ska ersättarordning antagen av Lunds kommunfullmäktige gälla och för ledamöter och ersättare valda i Eslövs kommun ska ersättarordning antagen av Eslövs kommunfullmäktige gälla.

Om ledamot är frånvarande och ingen tillgänglig ersättare finns från den kommun som valt ledamoten ska ersättare från den andra kommunen tjänstgöra enligt ersättarordning beslutad av kommunfullmäktige i den kommun som ledamoten representerar.

4 § Mandatperiod

Överförmyndarnämndens första mandatperiod börjar den 1 januari 2023 och löper därefter på fyra år.

Xxxxxxxxx och ersättare i nämnden ska väljas för en period om fyra år, räknat från och med den 1 januari året efter det år då val i hela riket av kommunfullmäktige ägt rum.

5 § Arvoden och annan ekonomisk ersättning

Respektive kommun betalar ut arvoden och annan ekonomisk ersättning till kommunens ledamöter och ersättare i nämnden enligt de ersättningsbestämmelser som gäller för den kommun ledamoten eller ersättaren företräder.

Således beslutar Lunds kommun om och betalar ersättning till nämndens ordförande och Eslövs kommun beslutar om och betalar ersättning till nämndens vice ordförande. Eslövs kommun ska följa Lunds kommuns regler för arvodering för att uppnå likabehandling av förtroendevalda i nämnden.

6 § Organisation

Xxxxx kommuns överförmyndarkontor ansvarar för beredning och verkställighet av överförmyndarnämndens beslut samt för att planera och administrera den verksamhet nämnden ansvarar för.

Kontoret ska vid förvaltning av verksamheten eftersträva en hög tillgänglighet inom hela det geografiska området.

7 § Äganderätt till egendom

Lunds kommun tillhandahåller och har äganderätt till den egendom som nyttjas i överförmyndarverksamheten. Egendomen ska vara försäkrad.

8 § Informationshantering och arkiv

Pågående ärenden ska flyttas till överförmyndarnämnden.

Kommunstyrelsen i Lunds kommun är arkivmyndighet för nämnden.

Hanteringen av de gamla överförmyndarnämndernas arkiv ska regleras genom överenskommelse mellan nämnden och respektive kommuns arkivmyndighet.

9 § Insyn i förvaltningen

De samverkande kommunerna ska ha rätt till löpande insyn i förvaltningen och den redovisning som gäller överförmyndarnämndens verksamhet.

Nämnden ska till de samverkande kommunernas kommunfullmäktige enligt föreskrift i reglementet rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är.

Nämnden ska lämna den information och de upplysningar som begärs av kommunstyrelsen i Eslövs kommun för att kommunstyrelsen ska kunna uppfylla sin uppsiktsplikt. Kommunfullmäktige i Eslövs kommun har rätt att begära upplysningar från överförmyndarnämnden. Ordförande och vice ordförande i nämnden samt de anställda inom överförmyndarenheten är skyldiga att lämna upplysningar till kommunfullmäktige och vid dess sammanträden.

10 § Verksamhetsstyrning och kommunsamråd Överförmyndarnämnden är en del av Lunds kommuns nämndorganisation och dess budget utgör en del av Lunds kommuns totala budget. Lunds kommun ska mot den bakgrunden fastställa

budgeten för nämnden i samråd med Eslövs kommun. Samrådet ska ske inom ramen för kommunsamråd enligt nedan, alltid senast under oktober månad.

Inför varje budgetprocess skall en referensgrupp träffas. Referensgruppens uppgift är att följa upp samverkansavtalets genomförande och föra budgetdialog och prioriteringsdiskussion som en förberedelse för budgetprocessens samråd. Referensgruppen ska

förbereda underlag till kommunsamrådet. I den budget för nämnden som lämnas för samråd ska verksamhetens mål, omfattning, inriktning, kvalitet och kostnader specificeras. Lunds kommuns budgetförutsättningar och anvisningar ska gälla som förutsättning.

Referensgruppen ska bestå av representanter från Lunds och Eslövs kommuner. Representanter utses av respektive kommundirektör.

Kommunsamråd ska sammankallas en gång per år, eller vid behov. Kommunstyrelsen i Lunds och Eslövs kommuner ska utse förtroendevalda som representerar kommunerna vid samrådet.

Respektive kommun ska utse maximalt tre förtroendevalda vardera. Kommunstyrelsens ordförande i Lunds kommun ska vara sammankallande. Kommunstyrelsens ordförande i Eslövs kommun har rätt att begära att det sammankallas till ett samråd. Vid samråd ska protokoll föras och Lunds kommun ska ansvara för sekreterarskapet.

11 § Kostnadsfördelning

Respektive kommun står sina kostnader för arvode och andra kostnadsersättningar till gode män, förvaltare och förmyndare som är hänförliga till respektive kommuns ansvar för överförmyndarverksamheten. Överförmyndarenheten ska för ändamålet särredovisa kostnaderna. Lunds kommun genom överförmyndarnämnden sköter utbetalningen till ställföreträdare och fakturerar Eslövs kommun utbetalt belopp. Fakturering ska ske per tertial, med undantag för slutjustering. En årsavstämning ska göras för slutjustering av kostnader, slutreglering sker senast 15 januari året efter verksamhetsåret.

Eslövs kommun ska till Lunds kommun lämna ett årligt bidrag till nämndens verksamhet. Bidraget ska utgå med viss andel av nämndens totala nettokostnad. Storleken på Eslövs kommuns andel ska motsvara andel av ärendevolymen per senaste inrapportering till Länsstyrelsen vilket sker en gång per år.

Bidraget ska betalas med 1/12 senast den 25:e i varje månad. Beräkning görs med budget som bas. Slutlig reglering av det årliga bidraget från Eslövs kommun ska för varje år ske per den 31 december. Justering görs utifrån faktiskt utfall och enligt andel av ärendevolym per senaste inrapportering till Länsstyrelsen.

För eventuella skador vållade av Lunds eller Eslövs kommun som är hänförliga till perioden före den 1 januari 2023 ska respektive kommun stå sina egna kostnader. Lunds kommun som juridisk person företräder genom verksamheten båda kommunerna och har rätt att återkräva

kostnaden för skador som är hänförliga till Eslöv enligt ovan samt för Lunds kommuns merkostnader direkt kopplade till processer för skador.

Vid inträdet i den gemensamma nämnden ska de samverkande kommunerna inte ha några ekonomiska balanser i verksamheten.

Om det i verksamheten uppstår en större avvikelse eller oförutsedd händelse som på ett mer väsentligt sätt ändrar verksamhetens kostnader ska kommunstyrelsen i Lunds kommun och Eslövs kommun underrättas.

§ 12 Omförhandling

Om det inträffar någon omständighet som väsentligt förändrar förutsättningarna för detta avtal, äger var och en av medlemmarna rätt att påkalla omförhandling av avtalet. Ändringar i avtalet ska alltid vara skriftliga och godkännas av kommunfullmäktige i Lunds och Eslövs kommun.

§ 13 Tvister

Tvist rörande tolkning och tillämpning av detta avtal ska i första hand lösas genom förhandlingar mellan parterna. Kommunstyrelsen i Lunds och Eslövs kommun ska utse förhandlingsdelegation om max två personer vardera, som senast efter en (1) månad efter en kommuns skriftliga framställan ska lämna förslag på lösning i tvistefrågan. Kan enighet trots detta inte uppnås ska tvisten avgöras av allmän domstol.

§ 14 Avtalets giltighet

Detta avtal gäller från och med den 1 januari 2023, under förutsättning att kommunfullmäktige i Lunds kommun och Eslövs kommun har godkänt avtalet genom lagakraftvunnet beslut. Avtalet gäller tills vidare och ska för upphörande skriftligen sägas upp senast två år innan en ny mandatperiod enligt § 4 i detta avtal påbörjas.

§ 15 Avveckling av den gemensamma nämnden

I det fall avtalet sägs upp enligt § 14 och den gemensamma nämnden ska avvecklas, ska överskott eller underskott samt avvecklingskostnader fördelas på samma sätt som kostnaderna för den gemensamma nämnden verksamhet, enligt 11 §.

Detta avtal har upprättats i två original varav parterna tagit var sitt.

För Lunds kommun För Eslövs kommun

Ort och datum Ort och datum

Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx Kommunstyrelsens ordförande Kommunstyrelsens ordförande