Innehåll
Arkivbeskrivning & dokument- hanteringsplan Omvårdnadsnämnden
Beslutad av omvårdnadsnämnden 21 mars 1996, § 36. Dnr OVN10/0096
Innehåll
Arkivbeskrivning för omvårdnadsnämnden 2
Dokumenthanteringsplan för omvårdnadsförvaltningen 4
Personakter enligt SoL, Socialtjänstlagen 6
Personakter enligt LSS, Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade 7
Samordnad vårdplanering Skaraborg 15
Handlingar rörande Bostadsanpassningsbidrag 21
Handlingar rörande Kommunalt bostadstillägg för handikappade, KBH 24
Bilaga 1. Organisationsskiss över omvårdnadsförvaltningen 25
Dokumenttyp: Plan
Dokumentet gäller för: Vård- och omsorgsnämnden
Diarienummer: OVN10/0096
Reviderad: OVN 2010 § 74, OVN 2013 § 103
Giltighetstid: Till dess att nytt beslut tas
Tidpunkt för aktualitetsprövning: En gång per mandatperiod
Dokumentansvarig: SC SVO
Arkivbeskrivning för omvårdnadsnämnden
Nämndens verksamhetsområde:
Omvårdnadsnämnden (OVN) ska fullgöra kommunens uppgifter inom socialtjänsten och vad som i lag sägs om socialnämnd beträffande omsorg om äldre människor och människor med fysiska funktionshinder. Nämnden är vidare ansvarig för insatser enligt Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Nämnden utövar också ledningen av den kommunala hälso- och sjukvården inom sin verksamhet. Nämnden beslutar om försörjningsstöd enligt socialtjänstlagen till personer vid äldreboende genom nedsättning av mat- och elavgift. Nämnden svarar också för handläggning och beslut i ärenden rörande bostadsanpassningsbidrag.
Omvårdnadsnämnden skall besluta i frågor som rör nämndens förvaltnings-organisation inom de riktlinjer som fullmäktige fastställt och i frågor som den enligt lag eller författning skall handha.
Förvaltningsorganisationen framgår av organisationsskiss, bilaga 1.
Lagar och regler som styr verksamheten:
Socialtjänstlag, hälso- och sjukvårdslag, patientdatalag, LSS (lag om stöd och service till vissa funktionshindrade), kommunallag, förvaltningslag, offentlighets- och sekretesslag, arkivlag, tryckfrihetsförordning m fl.
Handlingar/arkiv som verksamheten avsätter: Se dokumenthanteringsplan Inskränkningar i tillgängligheten: Enligt offentlighets- och sekretesslagen Gallringsregler: Se dokumenthanteringsplan
Arkivansvarig: Förvaltningschef
Arkivredogörare: Registrator/assistent och nämndsekreterare Personuppgiftsansvarig: Omvårdnadsnämnden Personuppgiftsombud: Xxxxx Xxxxxxx, KoS
Dokumenthanteringsplan för omvårdnadsförvaltningen
Enligt kommunens arkivreglemente skall en dokumenthanteringsplan finnas för varje verksamhet i kommunen. Planen har två syften:
• Fungera som hjälpmedel för dokumenthantering och arkivvård inom förvaltningen.
• Ge information till allmänheten om vilka handlingstyper som förvaras.
Bevarande och gallring
I dokumenthanteringsplanen anges vilka handlingar som skall bevaras och vilka som gallras. Att en handling gallras innebär att handlingen förstörs.
Myndigheternas arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser
• rätten att ta del av allmänna handlingar
• behovet av information för rättskipningen och förvaltningen och
• forskningens behov
För varje handling som skall gallras anges en gallringsfrist, dvs den tid som skall gå innan gallringen får verkställas. Om en gallringsfrist anges till t ex 2 år, innebär det att två hela kalenderår efter det år då handlingen tillkom, måste ha gått innan man gallrar. Att en handling får gallras vid inaktualitet innebär att den kan gallras när den har förlorat sin betydelse för förvaltningen.
Bestämmelserna om bevarande och gallring gäller oavsett om handlingarna finns på papper eller är lagrade med hjälp av ADB. För digitala handlingar är det naturligtvis viktigt att säkerhetsrutinerna fungerar och att en back-up regelbundet görs, så att viktig information inte riskerar att gå förlorad.
Registrering av allmänna handlingar
Huvudregeln enligt offentlighets- och sekretesslagen är att allmänna handlingar utan dröjsmål skall registreras. Som allmän handling räknas alla handlingar som förvaras hos myndigheten, oavsett om de har inkommit eller upprättats inom förvaltningen. Reglerna om registrering gäller alla handlingar som förvaras inom omvårdnadsförvaltningen, undantag är arbetsmaterial.
Offentlighets- och sekretessförordningen tillåter att man gör vissa undantag från registreringen. Om man håller handlingarna så väl ordnade att det utan svårighet går att avgöra vad som har kommit in eller upprättats behöver de inte registreras. De handlingsserier som omvårdnadsförvaltningen väljer att inte diarieföra skall istället vara upptagna i denna dokumenthanteringsplan.
Diariet och dokumenthanteringsplanen skall alltså tillsammans ge en fullständig bild av vilka handlingstyper/ärenden som förvaras inom omvårdnadsförvaltningen.
Hemliga handlingar skall alltid registreras. Det enda undantaget från denna bestämmelse gäller handlingarna i socialtjänstens personakter och i patientjournaler. Korrespondens som rör enskilda kunder behöver alltså inte registreras om den förvaras i personakten/patientjournalen.
Skrivmaterial
Enligt arkivlagen och kommunens arkivreglemente skall handlingar som skall bevaras vara framställda med arkivbeständigt skrivmaterial. Papper av kvaliteten Svensk Arkiv samt färgband, pennor, skrivare etc som är godkända av Sveriges Provnings- och Forskningsinstitut.
Planen skall alltid vara aktuell
Det är viktigt att dokumenthanteringsplanen alltid är aktuell. Den skall därför regelbundet ses över och vid behov kompletteras. Om ändringar behöver göras kontakta arkivansvarig eller arkivredogörare vid omvårdnadsförvaltningen.
Personakter enligt SoL, Socialtjänstlagen
Personakten utgör grunden för all dokumentation i ett enskilt ärende. Bevarande och gallring av handlingar som tillhör en personakt regleras av Socialtjänstlagen 12 kap 1-2 §§ samt 7 kap 2 § Socialtjänstförordningen.
Akterna skall hållas skilda från personakter enligt LSS och patientjournaler. Det mesta i den sociala dokumentationen kommer på sikt finnas datoriserat.
Utförandeanteckningar skrivna på papper ska föras in i den datoriserade journalen.
Handlingar i pappersform, t ex genomförandeplaner ska då ärendet avslutas, tillföras personakt och arkiveras.
Handlingar som SKALL BEVARAS
Handling | Anmärkning |
Personakter för personer födda den 5:e, 15:e och 25:e varje månad. | Akterna lämnas 5 år efter sista anteckningen till arkivredogöraren för vidarebefordran till centralarkivet. Korrespondens av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär får gallras efter 2 år. |
Handlingar som skall gallras | |
Handling | Anmärkning |
Personakter rörande personer födda övriga datum än de ovan angivna. | Skall gallras 5 år efter sista anteckning. Korrespondens av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär får gallras efter 2 år. Observera att gallringen är tvingande. |
*Gallringsbara handlingar som innehåller sekretessbelagd information skall tuggas i dokumentförstörare av respektive ansvarig handläggare.
Arkivering
Akter/journaler som ska arkiveras sänds till omvårdnadsförvaltningen i stadshuset. Detta ska göras en gång varje år i perioden januari-februari. Varje akt ska vara omsluten av aktomslag (=ett vikt A4- ark duger fint) där personnumret tydligt skrivs högst upp i höger hörn. När akterna kommer in sorteras de i personnummerordning, läggs i arkivkartonger med en förteckning, sedan överlämnas de av arkivredogörare eller arkivansvarig mot kvitto till Centralarkivet. Angivna bestämmelser för bevarande och gallring gäller även när ärendebladet förs med hjälp av ADB. Ärendeblad skall tas ut på arkivbeständigt papper och läggas i akten i samband med arkiveringen. Ärendeblad som skall gallras raderas bort i databasen 5 år efter sista anteckning.
När elektronisk arkivering är möjlig bevaras handlingarna digitalt.
Akterna skall hållas skilda från personakter enligt XxX och patientjournaler.
Handlingar som SKALL BEVARAS
Handling | Anmärkning |
Personakter enligt LSS, som avslutas före 1 juli 2005. | Överlämnas till arkivredogöraren vid inaktualitet för vidare befordran till centralarkivet. |
Personakter enligt LSS som avslutas efter 1 juli 2005 för personer födda den 5:e, 15:e och 25:e varje månad. | Överlämnas till arkivredogörarna vid inaktualitet för vidare befordran till centralarkivet. |
Handlingar som kommit in eller upprättats i samband med att en insats lämnas enligt 9 § 8 får inte gallras med stöd av bestämmelserna i 21 c § enligt Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (SFS 1993:387)
Handlingar som skall gallras
Handling | Anmärkning |
Personakter enligt LSS, som avslutas efter 1 juli 2005 och rörande personer födda övriga datum än de ovan angivna. | Skall gallras 5 år efter sista anteckning. |
*Gallringsbara handlingar som innehåller sekretessbelagd information skall tuggas i dokumentförstörare av respektive ansvarig handläggare.
Arkivering
Akter/journaler som ska arkiveras sänds till omvårdnadsförvaltningen i stadshuset. Detta ska göras en gång varje år i perioden januari-februari. Varje akt ska vara omsluten av aktomslag (=ett vikt A4- ark duger fint) där personnumret tydligt skrivs högst upp i höger hörn. När akterna kommer in sorteras de i personnummerordning, läggs i arkivkartonger med en förteckning, sedan överlämnas de av arkivredogörare eller arkivansvarig mot kvitto till Centralarkivet. Angivna bestämmelser för bevarande och gallring gäller även när ärendebladet förs med hjälp av ADB. Ärendeblad skall tas ut på arkivbeständigt papper och läggas i akten i samband med arkiveringen. Ärendeblad som skall gallras raderas bort i databasen 5 år efter sista anteckning.
När elektronisk arkivering är möjlig bevaras handlingarna digitalt.
Bevarande och gallring av patientjournal regleras av patientdatalagen med tillhörande föreskrifter samt arkivlagen och riksarkivets allmänna råd om arkivvård och gallring.
Sveriges kommuner och landsting (SKL) har gett ut rekommendationer om bevarande av patientjournaler.
Patientjournalerna skall hållas skilda från personakter enligt SoL och LSS.
Handlingar som SKALL BEVARAS
Handling | Anmärkning |
Handlingar tillhörande patientjournaler, med nedan angivna undantag. | Akterna lämnas 10 år efter sista anteckning till arkivredogöraren för vidarebefordran till centralarkivet. |
Handlingar som skall gallras | |
Handling | Anmärkning |
Signeringslistor för överlämnande av läkemedel (läkemedel – kontroll). | Gallras 10 år efter sista anteckning. |
*Handlingar som ska gallras tuggas i dokumentförstörare av ansvarig handläggare på respektive arbetsplats.
Förvaring
På varje arbetsplats skall det finnas arkivskåp för förvaring av pappersjournaler, t ex remisser, slussblanketter, epikriser, signeringslistor, apodos - ordinationskort, träningsprogram, journalkopior från annan vårdgivare. Journalerna skall förvaras per patient. Patientens namn och personnummer skall finnas på samtliga journalhandlingar.
Under pågående arbete får journaler finnas utanför arkivskåpet. Journalerna måste då hanteras och förvaras på ett sådant sätt att de inte kommer ”under obehörigas ögon”. Berörda enheter skall ha rutiner och arbetssätt så att förvaring av journaler på arbetsplatserna sker på ett säkert sätt.
Arkivering
Journaler som ska arkiveras sänds till omvårdnadsförvaltningens arkivredogörare. Detta görs en gång varje år under perioden januari-februari. Varje journal ska vara omsluten av ett aktomslag (=ett vikt A4-ark) där personnumret tydligt skrivs högst upp i höger hörn. När journalerna kommer till arkivredogöraren sorteras de i personnummerordning och läggs i arkivkartonger med en förteckning över vilka journaler som finns i arkivkartongen. Därefter överlämnas de av arkivredogöraren mot kvitto till centralarkivet.
Bestämmelserna om bevarande och gallring gäller även journalhandlingar som förs med hjälp av ADB (datoriserad patientjournal) eller annat medium. Arkivredogöraren tar ut de journalhandlingar som arkiveras på arkivbeständigt papper och läggs tillsammans med övriga journalhandlingar i samband med arkiveringen.
Journaler som arkiveras raderas bort från den datoriserade patientjournalen av omvårdnadsförvaltningens systemansvarige. När elektronisk arkivering är möjlig bevaras handlingarna digitalt.
Handling Beskrivning Till kommunarkiv Gallring Anmärkning
Omvårdnadsnämndens protokoll | 5 år | Bevaras | |
Omvårdnadsnämndens arbetsutskotts- protokoll (beredningssammanträde) | 5 år | Bevaras | |
Föredragningslista/kallelse till sammanträden | 2 år | ||
Kommunala Pensionärsrådets protokoll | 5 år | Bevaras | Mandatperiod |
Kommunala Pensionärsrådets arbetsutskotts protokoll | 5 år | Bevaras | |
Råd för funktionshinderfrågor protokoll | 5 år | Bevaras | |
Råd för funktionshinderfrågor arbetsutskotts protokoll | 5 år | Bevaras |
Handling Beskrivning Till kommunarkiv Gallring Anmärkning
Centrala samverkansgruppens protokoll (MBL) | 5 år | Bevaras | |
Delegationsbeslut | 5 år | Bevaras | Förvaras i pärm efter anmälan |
Minnesanteckningar från ledningsgrupp | Vid inaktualitet | ||
Minnesanteckningar från arbetsgrupp | Vid inaktualitet | ||
Diarieakter | 10 år | Bevaras | Aktskåp |
Söklistor till diarium | 10 år | Xxxxxxx | Xxxxxxxxxxxxxxx |
Handling Beskrivning Till kommunarkiv Gallring Anmärkning
Xxxx från anhöriga | Diarieföres, förvaras i akt, kopia till personakten | |
Ansökan om statsbidrag inkl. EU-medel | Kopia | Diarieföres, förvaras i akt |
Avtal | Diarieföres, förvaras i akt | |
Tillstånd | Diarieföres, förvaras i akt | |
Sekretessbevis, förtroendevalda | Diarieföres, förvaras i akt | |
Domar | Kopia | Personakt/diarieakt |
Xxx Xxxxx, Xxx Xxxxx | Xxxxxxxxxxx, förvaras i akt |
Handling Beskrivning Till kommunarkiv Gallring Anmärkning
Inkommande och utgående korrespondens | Diarieföres, förvaras i akt | ||
Inkommande och utgående information | Vid inaktualitet | ||
Inbjudan till kurser och konferenser | Vid inaktualitet | ||
Underlag för arvodesutbetalning till förtroendevalda | Original | 10 år | |
Lista – lönetransaktion till förtroendevalda | Original | 5 år | TROMAN dataprogram |
Verksamhetsstatistik | Diarieföres, förvaras i akt | ||
Informationsmaterial, egenproducerat | Vid inaktualitet | Egna broschyrer och trycksaker Aktuellt exemplar finns på Internen |
Handling Beskrivning Till kommunarkiv Gallring Anmärkning
Cookiefiler, historikfiler och e- maillistor | Gallras vid inaktualitet. Cookiefil: information om vilka webbsidor som en användare besökt. Historikfil: adressuppgifter över de hemsidor som en användare besökt. E-maillista: en förteckning över inkommande och utgående post. |
In- och utgående handlingar via elektronisk brevlåda * allmänna och offentliga * allmänna och hemliga | Handlingen skall tas ut på papper och registreras. Därefter kan den elektroniska handlingen gallras. Hemliga Handlingar skall inte lagras i någon handläggares elektroniska brevlåda utan omgående tas ut på papper och registreras. Därefter skall den elektroniska handlingen gallras. |
E-postuppgifter av tillfällig karaktär, reklam och allmän information, allmänna handlingar som är offentliga | Gallras vid inaktualitet. Gäller även uppgifter som finns på server. |
Handling Beskrivning Till kommunarkiv Gallring Anmärkning
Samordnad vårdplanering Skaraborg
Inskrivningsmeddelande Kallelse till vårdplanering Gemensam vårdplanering Utskrivningsmeddelande | Arkiveras i ”Klara” digitalt |
Alla verifikationshandlingar vid transaktioner, budget och redovisning | 10 år |
Avgiftsbeslut inkl. inkomstförfrågan | 10 år |
Beslut om jämkning | Enligt regler för personakter |
Handling Beskrivning Till kommunarkiv Gallring Anmärkning
Budget och årsplaner, sammanställning | Diarieföres, förvaras i akt | ||
Dagjournal hemsjukvård, dagvård, LSS-verksamhet | Vid inaktualitet | ||
Debiteringslista | 10 år | ||
Inköpsanmodan | Kopia | 2 år | |
Insättningskvitto för förskotts- och växelkassa | 2 år | Förvaras på respektive enhet |
Handling Beskrivning Till kommunarkiv Gallring Anmärkning
Kvittenslista preliminärbokförda fakturor | Vid inaktualitet | ||
Rekvisitioner | Kopia | 2 år | |
Restlängd | Vid inaktualitet | ||
Resultatprognoser | Diarieföres, förvaras i akt | ||
Slagremsa, kassaapparat | 2 år | Förvaras på resp. enhet | |
Transaktionsrapporter (rättning av debitering) | Kopia | Vid inaktualitet | Original ekonomikontoret |
Verifikationer till handkassan | Original ekonomikontoret | ||
Årsredovisning | Diarieföres, förvaras i akt |
Handling Beskrivning Till kommunarkiv Gallring Anmärkning
Ansökningshandlingar | Ansökningar från den person som anställts läggs i personalakt på PE | |
Anställningsavtal förordnande | Xxxxxxx i personalakt på PE Beslut för timanställda förvaras i WINLAS | |
Anmälan om arbetsskada (kopia) | Original till försäkringskassan Kopia respektive enhetschef Xxxxx den anställde och skyddsombud | |
Ansökan om utbildning/fackligt uppdrag | 2 år | PE |
Begäran om kontant ers. för semesterdagar | 2 år | PE |
Handling Beskrivning Till kommunarkiv Gallring Anmärkning
Entledigande | PE i akt | |
Förskjuten arbetstid | 2 år | PE |
Handlingar rörande disciplinär åtgärd | Diarieföres, Offentlighet- och sekretesslagen, kopia PE i akt | |
Rehabilitering | Respektive enhetschef | |
Pensionering av individuella skäl | PE | |
Ledighetsansökan | 2 år | PE |
Lunchkuponger, beställningslista för | 2 år | PE |
Läkarintyg inkomna i samband med sjukdom | Vid inaktualitet | Ska inte behållas, enbart visas upp och förstöras under kontroll (tuggas) |
Handling Beskrivning Till kommunarkiv Gallring Anmärkning
Lönebeslut | Xxxxxxx i personalakt på PE Beslut för timanställda förvaras i pärm på PE | |
Personalakt | Bevaras | Personalakt upprättas och bevaras av PE |
Reseräkning och körjournal | 2 år | Förvaras tillsammans med tjänstgöringsrapporter på PE |
Sjukanmälan/närståendevård/tillf. FP | 2 år | PE |
Anmälan av sjukledighet till Försäkringskassan | Vid inaktualitet | Resp. sjukanmälningsmottagare |
Tjänstgöringsbetyg/intyg | 1 år | Kopia bevaras av respektive enhetschef samt PE i akt |
Tjänstgöringsrapport | 2 år | PE |
Vikariatsförordnande | Personalakt PE | |
Övriga tillägg och avdrag | 2 år | PE |
Handling Beskrivning Till kommunarkiv Gallring Anmärkning
Handlingar rörande Bostadsanpassningsbidrag
Ansökan | Förvaras i pärm, fastighetsbeteckning | 10 år | Skannas till Castor |
Intyg | Förvaras i pärm, fastighetsbeteckning | 10 år | Skannas till Castor |
Ritningar | Förvaras i pärm, fastighetsbeteckning | 10 år | Skannas till Castor |
Beställning/upphandling | Förvaras i pärm, fastighetsbeteckning | 10 år | Skannas till Castor |
Beslut | Förvaras i pärm, fastighetsbeteckning | 10 år | Skapas i Castor |
Externa fakturor | Förvaras i pärm, fastighetsbeteckning | 2 år | Överförs digitalt till Castor |
Internfakturor | Förvaras i pärm, fastighetsbeteckning | 2 år | Skannas till Castor |
Handling Beskrivning Till kommunarkiv Gallring Anmärkning
Protokoll över beslut om bostadsanpassningsbidrag och återställningsbidrag | Förvaras i pärm i kronologisk ordning | 11 år | Pärm 2 år, närarkiv 10 år. Därefter till Centralarkiv |
Överklagan | Förvaras i pärm, fastighetsbeteckning | 10 år | Skannas till Castor och gallras efter 10 år |
Länsrättens beslut | Förvaras i pärm, fastighetsbeteckning | 10 år | Skannas till Castor och gallras efter 10 år |
Intyg om bostadsanpassningsbidrag | Förvaras i patientjournalen, Omvårdnadsförvaltningen |
Handling Beskrivning Till kommunarkiv Gallring Anmärkning
Kundregister, personer med larm | Gallras vid inaktualitet. Finns som datauppgift samt i pappersform. |
Larmkvittenser | Till personakt vid inaktualitet. |
Nyckelkvittenser | Till personakt vid inaktualitet. |
Handling Beskrivning Till kommunarkiv Gallring Anmärkning
Handlingar rörande Kommunalt bostadstillägg för handikappade, KBH
Handlingar som SKALL BEVARAS | |
Beslut/delegationsbeslut, original | |
Handlingar som får gallras | |
Ansökningar om bidrag, med bilagda brev om handikapp | Gallras efter 2 år |
Beräkningar/utredningar | Gallras efter 2 år |
Listor för utbetalning | Gallras efter 2 år |