Contract
2016-06-01
SSF dnr: zA16.0048
Anbudsinbjudan – upphandling av multifunktionella kontorskopiatorer
SSF bjuder nu intresserade och kvalificerade leverantörer att inkomma med anbud gällande multifunktionell kontorskopiator.
Stiftelsen för Strategisk Forskning (SSF) finansierar excellent forskning inom naturvetenskap, teknik och medicin som bidrar till att öka Sveriges konkurrenskraft. Stiftelsen delar årligen ut ca 600 miljoner kronor till forskningsprogram och enskilda forskare och förvaltar ett kapital om ca tio miljarder kronor. Stiftelsens kansli består av 15 personer.
SSF har idag två stora multifunktionella kontorsskrivare, varav en endast skriver ut i svart/vitt. Stiftelsens handläggning genererar ca 100 000 utskrifter på svart/vit enhet och ca 80 000 utskrifter i färg, respektive 35 000 utskrifter i svart/vit på färgenhet per år. Vår bedömning är att denna volym inte kommer att öka över tid.
SSF upphandlar nu två nya enheter, varav minst en för utskrift i färg, då existerande blivit gamla. Upphandlingen kan gälla antingen köp eller hyra.
Sista dag då anbudet skall vara Stiftelsen för Strategisk Forskning tillhanda är 12 september, 2016. Anbud som inkommer efter detta datum kommer inte att beaktas.
KRAVSPECIFIKATION
Enheter skall
• Ha kopiatorfunktion enligt modern standard, A4 och A3
• Ha nätverksskrivarfunktion enligt modern standard, A4 och A3
• Ha skannerfunktion enligt modern standard, A4 och A3
• Klara av utskrifthastighet om minst 45/min i färg respektive 75/min i svart/vitt
• Klara av automatiskt dubbelsidig utskrift
• Ha stormagasin för A4
• Ha nätverksanslutning fungerande i 64-bitars Windows 10 miljö (Office 365)
• Ha skannerfunktion med personkontohantering och e-post. Det är ett mervärde om enheten kan lägga filer direkt in i vårt existerande filsystem.
• Kunna skanna till giltig arkivstandard pdf/a-1b
Box 70483, 107 26 Stockholm Besöksadress: Kungsbron 1, G7
Tel: 00-000 000 00 Fax: 00-000 000 00 E-post: xxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx
• Kunna skriva ut arkivbeständigt på papper i svart/vitt och bör kunna skriva ut arkivbeständigt i färg
• Kunna skanna med OCR till sökbara pdf- (och eventuellt Word-) dokument
• Kunna efterbehandla med häftning, hålning, sortering
• Kunna göra sadelhäftning på färgskrivare
Anbudsgivare bör beskriva övriga mervärden utöver det som specificeras ovan.
Krav på genomförande
I anbudet skall ingå ett service- och supportavtal. Ange vad detta omfattar och för vilken period samt kostnad, inklusive kostnad för förlängning. Ange inställelsetid och åtgärdstid. Längre tider ger lägre mervärde i vår bedömning. De uppgifterna ingår i vår beräkning av livscykelpris och ev. mervärden.
Pris för toner/färgpatron och häftning skall framgå i anbud eller som del av serviceavtal. Introduktionsutbildning för hela kansliet skall ingå.
Återtag av 2 st gamla maskiner (Gestetner) bör ingå.
SSF har inga preferenser om lösningen gäller hyra, köp av enheter eller betalning per utskrift. SSF kommer att ta ställning till livscykelpris under en period av 6 år, alternativt enligt realistiskt förslag från anbudsgivare.
Kommersiella villkor
Alla kostnader ska finnas specificerade i Anbudet.
Fakturering sker efter det att enheter är i drift och utbildning enligt ovan genomförd.
Anbudsinbjudan
Anbudsinbjudan annonseras på SSF:s webbsida, xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx, samt på Visma TendSign xxxx://xxx.xxxx.xxx/xx/xxxxxxxx/. Uppdateringar, frågor och svar kring upphandlingen kommer att annonseras på stiftelsens webbplats och i Visma Tendsign.
Anbud
Anbud skall vara skrivet på svenska och lämnas med post eller bud.
Anbud skall vara märkt ”Upphandling kopiatorer SSF” och sänds till stiftelsen på följande adress:
Registrator
Stiftelsen för Strategisk Forskning Box 70483
107 26 STOCKHOLM
Anbud via fax eller e-post kommer inte att accepteras.
Anbudsbedömning
Det för stiftelsen mest fördelaktiga anbudet kommer att antas. Vid utvärdering kommer följande kriterier att ligga till grund för bedömningen och tillmätas angiven vikt:
Livscykelpris: 80%
Mervärden: 20%
Mervärden kan t ex vara flexibla lösningar där framtida behov är enkla att lägga till, enkel filhantering i Windows-miljö, etc.
Anbudets giltighetstid
Anbud skall vara bindande t o m 31/12, 2016.
Övrigt
Stiftelsen lyder under offentlighets- och sekretesslagen. Beslutsprotokoll blir offentlig handling efter det att beslut har tagits. Anbudsgivare som önskar sekretess på del av anbud anger tydligt vilka delar av anbudet som anbudsgivaren anser omfattas av detta.
FRÅGOR OCH INFORMATION UNDER ANBUDSTIDEN
Under anbudstiden ställs eventuella frågor skriftligen via e-post till: xxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx, Programchef, SSF
xxxxxxxx.xxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx, Receptionist, SSF
Uppdateringar, frågor och svar kommer att offentliggöras på stiftelsens webbplats och i Visma Tendsign. Sista dag för att ställa frågor är sex dagar före anbudstidens utgång. Frågor ställda senare kommer inte att besvaras.