Samarbetsavtal

Samarbetsavtal

Mellan Ekerö kommun, xxx.xx. 212000-0050 (nedan kallad KN) och Ekerövatten AB, xxx.xx. XXXXXX-XXXX (nedan kallad EV), har denna dag träffats följande samarbetsavtal.

Bakgrund

Ekerövatten är ett dotterbolag till Roslagsvatten AB (nedan kallad RV) och har till uppgift att som huvudman sköta KN:s allmänna VA-anläggning. I RV-koncernen ingår dotterbolagen Österåkervatten AB, Vaxholmvatten AB, Knivstavatten AB, Vallentunavatten AB och Ekerövatten AB. Respektive dotterbolag beställer uppdrag av RV där personal, resurser och kompetens finns. Roslagsvattens organisation och arbetssätt framgår av bilaga 1.

Figur 1: Koncernen Roslagsvatten

Genom detta avtal önskar EV och KN att mer i detalj reglera ansvar och befogenheter när det gäller VA-verksamheten och härtill hörande verksamheter i syfte att åstadkomma ett effektivt och friktionsfritt samarbete mellan KN och EV/RV. Mot denna bakgrund har parterna kommit överens om följande.

1. Ekerövattens ansvar

EV ska via RV svara för administration samt teknisk och ekonomisk drift och utbyggnad av VA-verksamheten i KN. EV ansvarar därför för leverans av renvatten till, och omhändertagande av spillvatten och dagvatten från fastigheter inom verksamhetsområdet samt fastigheter utanför VO om avtal om anslutning finns. EV ska genom RV ha allt övrigt ansvar för den löpande driften och utbyggnad av verksamheten enligt Lagen om allmänna vattentjänster (2006:412) eller lag som ersatt denna, och som ankommer på kommunal huvudman.

2. Styrelsernas ansvar

Varje bolag inom koncernen Roslagsvatten har en av respektive bolagsstämma vald styrelse. RV:s styrelse har att besluta om företagets organisation, strategiska frågor, policies för taxor och ekonomisk redovisning och andra frågor av väsentlig art.

Dotterbolagens styrelser har att besluta om investeringar och andra väsentliga frågor för respektive kommun inom ramen för koncernens policies (en del av dessa beslut ska tas av resp. kommunfullmäktige). Styrelserepresentationen regleras i aktieägaravtalet.

3. Revision

Österåkers kommun utser och upphandlar auktoriserad revisor för koncernen. KN utser en lekmannarevisor samt en ersättare till RV och resp. dotterbolag i enlighet med aktieägaravtalet. Alla revisorer väljs av respektive bolagsstämma.

4. Ekonomiadministration

RV handlägger all ekonomiadministration för moder- och dotterbolag inom RV- koncernen. RV:s kostnader fördelas på resp. dotterbolag efter tidsskrivning.

Kostnader för RV:s ledning och vissa övergripande funktioner, såsom administration, redovisning, expertis, lokaler och övriga fasta kostnader, fördelas efter andel av koncernens omsättning.

För det fall EV/RV vid fullgörande av sina åtaganden enligt detta avtal skulle ådraga sig ansvar gentemot tredje man, skall kostnaderna till den del de kan hänföras till VA- verksamheten, påförs dotterbolaget.

KN får löpande information om EV:s och RV:s ekonomiska ställning genom KN:s representanter i styrelse för RV och dotterbolagen. Efter styrelsebehandling skall RV till KN rapportera om årsbokslut, kvartalsbokslut inkl. bokslutsprognos (senast 25:e i månaden efter rapportperiod), budget för kommande år, inkl. översiktligt för ytterligare 2 år (senast i december) och övriga ärenden som kan ha väsentligt intresse för KN.

Kapitalkostnader för EV:s verksamhet bärs i sin helhet av EV. XX ställer ut borgen för nödvändiga lån som behöver upptas för att finansiera investeringar. Borgensavgift för att täcka kostnader för risk tas ut om 0,25 %.

EV debiteras direkta kostnader för gemensam administration, IT-system samt kontorsrum av EK. Per verksamhetsår utgår ersättning för ovanstående om 100 000 kr. Ersättningens storlek utvärderas successivt.

KN ställer ut borgen för RV:s checkkredit om 5 mkr som buffert för verksamhetens löpande kostnader.

5. VA-taxa, allmänna bestämmelser och verksamhetsområde

VA-kunder i respektive kommun, inom fastställt verksamhetsområde, skall ha abonnemang direkt med resp. dotterbolag som medges rätt att av abonnenterna för sin verksamhet ta ut avgifter som motsvarar vid varje tidpunkt gällande VA-taxa i

respektive kommun. RV har hand om all administration, såsom fakturering och inkassering, av sådana VA-avgifter.

RV upprättar förslag till gemensam struktur för VA-taxa och ABVA (Allmänna Bestämmelser för brukande av allmän VA-anläggning). RV tar fram underlag för kostnadsnivåer i taxorna så att full kostnadstäckning uppnås. RV tar även fram underlag för justeringar av verksamhetsområdet när behov uppkommer.

EV föreslår VA-taxa - vilken skall fastställas så att verksamheten blir självbärande i samråd med KN. Bestämmelserna i VA-taxan och ABVA skall fastställas av kommunfullmäktige. EV får bestämma avgifternas belopp enligt beräkningsgrunder i VA-taxan. Investeringar i VA-anläggningar beslutas av EV:s styrelse enligt de bestämmelser som respektive kommunfullmäktige antagit och enligt de principer som anges i 30-33 §§ i Lag (2006:412) om allmänna vattentjänster eller sådan författning som kan komma att ersätta densamma. Verksamhetsområdet skall beslutas av kommunfullmäktige på förslag från EV/RV.

Respektive KN handlägger frågor rörande fastigheter med enskilt vatten och avlopp. RV kan biträda, efter önskemål, med råd och expertkunskap. Detta är särskilt viktigt i områden som i en framtid kan tänkas få kommunalt VA.

Omfattande arbete som utförs av RV och arbete i områden där inte kommunalt VA är aktuellt inom överskådlig tid utförs mot ersättning.

6. Kundtjänst

RV ansvarar för fakturering, enligt för varje dotterbolag fastställd taxa, kravverksamhet och information med anledning härav till alla abonnenter som har kommunalt vatten och avlopp och finns inom fastställt verksamhetsområde. Byte av vattenmätare enligt lagstadgade utesittandetider handläggs av RV. Samtliga kunder skall behandlas enligt likabehandlingsprincipen helt i enlighet med fastställd VA-taxa och ABVA.

För akuta abonnentfrågor under icke ordinarie arbetstid kan kontakt tas med RV:s beredskapsorganisation som alltid finns tillgänglig.

7. Fysisk planering

Respektive KN ansvarar för den översiktliga fysiska planeringen. RV ska följa KN:s styrdokument såsom Översiktsplan med tillhörande aktualitetsförklaringar, VA-plan och Dagvattenstrategi. RV skall medverka med underlag för vatten och avloppsplaneringen. Eftersom VA-utbyggnaden ofta är en mycket stor del av exploateringskostnaden är det viktigt att VA-synpunkterna kommer in i ett tidigt skede i samhällsbyggnadsprocessen. Upprättandet av detaljplaner görs av KN. RV skall börja medverka med underlag till VA-försörjningen och vid val av VA-lösning vid tidigt skede av detaljplaneprocessen. EV är remissinstans i planprocessen. EV:s yttrande

skall innehålla en översiktlig ekonomisk kalkyl som visar hur anläggningsavgifterna täcker investeringen i nya VA-anläggningar. Om ett detaljplaneområde visar stort underskott i VA-ekonomin kan, efter förhandling, KN av miljöskäl bekosta en del av yttre VA-anläggningar.

Det är oerhört väsentligt för totalekonomin att samarbetet mellan KN och RV/ EV fungerar på ett bra sätt. Både RV/EV och KN ansvar gemensamt för detta. Vid lämpliga tillfällen bör representanter för RV och KN träffas för att diskutera aktuella utbyggnadsprojekt. För att främja detta syfte bör samhällsbyggnadschef, teknisk chef eller motsvarande enligt KN:s önskemål adjungeras till EV:s styrelsemöten. RV:s kommunansvarige eller annan sakkunnig inom respektive område kan också adjungeras.

RV/EV ska samverka med EK:s Miljö- och Hälsoskyddskontor/Miljönämnd i frågor som rör VA-utbyggnad eller andra frågor av större vikt.

8. Projektering

RV/EV ansvarar för erforderlig projektering. Projekteringen skall ske i intimt samarbete med KN:s projektering av markanläggningar. Samordning i projekten löses i separata avtal i varje enskilt projekt.

9. Teknisk standard

RV/EV fastställer och á-jourför teknisk standard som skall gälla framåt i tiden.

10. Kartverk mm

KN tillhandahåller primär- och grundkartor enligt särskilt avtal. KN anvisar vid behov erforderliga fixpunkter. RV ansvarar för att uppdaterade ledningskartor och karta som visar aktuellt verksamhetsområde finns tillgängliga hos KN.

11. Arkiv

EV kommer att hålla med eget arkiv för sin verksamhet från tillträdesdagen. Målsättningen för arkivhanteingen är att KN ska avhända sig det befintliga VA-arkivet till EV på sikt när RV har lokaler för omhändertagandet. KN debiterar EV 30 000 kr per år för upprätthålande av befintligt arkiv.

12. Ansökningar om bygglov

RV skall beredas möjlighet att ta del av inkomna relevanta handlingar och ansökningar om bygglov för fastigheter som är belägna inom eller planeras att ingå i verksamhetsområdet för vatten och avlopp.

13. Ledningsförläggning, grävningstillstånd mm

EV har rätt till ledningsförläggning i KN:s mark utan ersättning för markupplåtelsen.

KN godkänner, efter samråd med RV, detaljerad placeringen av ledningarna. EV/RV skall ansöka om grävningstillstånd hos KN innan arbetet påbörjas. Efter arbetet avslutats skall återställning ske på EV:s bekostnad. KN skall lämna synpunkter på hur återställningen skall göras samt besiktiga och godkänna densamma. Om återställningen medför standardhöjningar och/eller andra förbättringar på markanläggningen ersätts den delen av KN.

RV är remissinstans för grävningstillstånd från andra ledningsägare.

EV/RV skall på egen bekostnad justera höjden på RV:s brunnsbetäckningar vid höjdjustering av gata/väg t.ex. på grund av beläggningsarbeten. Vid s.k. teleskopbetäckningar ansvarar väghållaren för justeringen.

Om flyttning av befintliga ledningar erfordras skall normalt den som orsakar flyttningen bekosta omläggningen inom kommunägda allmänna platser och u- områden. Om omläggningen medför standardhöjningar och/eller andra förbättringar på VA-anläggningen ersätts den delen av Dotterbolag.

RV skall vid ledningsförläggning samordna övriga ledningsnätsaktörer och intressenter såsom för el, tele, fiber, väg etc.

14. Vatten för brandsläckning

Vatten för brandsläckning ingår inte i de tjänster som abonnenterna enligt VA-lagen skall bekosta med avgifter som täcker de nödvändiga kostnaderna. Kostnaden för vatten för brandsläckning skall därför normalt bekostas av skattemedel.

15. Avledning av dagvatten

Inom detaljplanerat område skall EV/RV avleda dagvatten från tomtmark (ej inom tomtmark) och allmän platsmark genom anordningar som ingår i den allmänna VA- anläggningen om inte avledningen med större fördel kan tillgodoses på annat sätt. Omhändertagandet av dagvatten skall följa KN:s dagvattenpolicy. Anläggningen består i normalfall av täta ledningar. EV/RV täcker sina kostnader för detta genom VA-avgifterna. Anläggandet och drift och underhåll av rännstensbrunnar och liknande samt förbindelseledning från sådan anordning och till huvudledning skall åvila väghållaren. Kostnadsansvaret för dagvattenparker och liknande får avgöras för varje fall med utgångspunkt att EV/RV ansvarar för kostnader för anläggningar som ingår i den allmänna anläggningen och KN övrigt. För planområde som föreskriver LOD (lokalt omhändertagande av dagvatten) med endast en reducerad avledning till EV:s dagvattenledning skall KN vid bygglov och byggsamråd tillse att erforderliga LOD- anläggningar på tomtmark kommer till stånd.

För bebyggelseområde som inte är detaljplanerat och där dagvattenavledning saknas eller har annan huvudman än RV, har inte RV något ansvar för avledning av dagvatten.

16. Upphandling

Vid KN:s upphandling av anläggningsentreprenader skall EV/RV erbjudas att ingå med erforderlig VA-anläggning. I detta fall upprättas förfrågningsunderlag i samråd. Om möjligt skall förfrågningsunderlaget uppdelas i olika positioner så att kostnadsfördelningen är klar i dotterbolaget. Om inte detta är möjligt skall principer för uppdelning av kostnader klarläggas innan upphandling verkställes. Upphandlande part ska ges fullmakt för upphandling, för att sluta entreprenadavtal samt att vara beställare gentemot entreprenören. Om tvist med konsult och entreprenör skulle uppstå ska kommunen och RV svara solidariskt för ev. uppkomna kostnader.

KN och EV/RV erbjuder varandra att delta i tillämpliga upphandlingar av varor och tjänster.

17. Exploatering

Normalt svarar Dotterbolag för utbyggnad av allmänna VA-anläggningar.

När kommunen är byggherre för allmänna VA-anläggningar görs upphandling och genomförande av anläggningsarbetena enligt 15. ”Upphandling”. RV kontrollerar löpande VA-utbyggnaden och deltar i byggmöten. Efter godkänd slutbesiktning övergår ansvaret för VA-anläggningen till EV. Eventuella brister i anläggningen som upptäcks inom garantitiden rapporteras till KN och entreprenör.

EV betalar kostnaderna för VA-anläggningarna endera genom att entreprenören delar upp fakturorna på resp. entreprenad eller genom att KN vidarefakturerar entreprenörens fakturor. Överenskommelse om tillvägagångssätt sker i respektive projekt. Vid omfattande VA-arbeten skall i första hand uppdelade fakturor väljas. EV övertar VA-anläggningarna vid godkänd slutbesiktning. RV fakturerar anläggningsavgifter till fastighetsägarna (kan vara KN i avvaktan på försäljning).

I den ersättning som EV enligt ovan betalar till KN skall ingå kostnader för: utredning, projektering, upphandling, projekt- och byggledning, kontroll och byggande av VA- anläggningen. Kostnaden för samordnad projektering, byggledning och kontroll skall fördelas på ett skäligt sätt t.ex. efter anläggningskostnad. Om EV/RV i egen regi utför delar av ovanstående skall kostnaden reduceras i motsvarande grad. Administrativa och andra OH-kostnader skall inte ingå i underlaget utan var part tar sina kostnader för detta.

Vid exploatering genom avtal med privat byggherre/bolag som ansvarar för utbyggnad av infrastruktur och byggnader ansvarar KN för att exploateringsavtal upprättas där så är lämpligt. EV/RV skall alltid medverka från början vid upprättandet av exploateringsavtal. Vid samordnad entreprenad, där VA ingår, träffar RV och entreprenören särskilt tilläggsavtal.

Om exploatören anlägger det lokala ledningsnätet skall detta uppfylla RV:s standard så att anläggningen efter godkänd slutbesiktning kan inlemmas i den allmänna anläggningen.

18. Handläggning av miljöfrågor för kommunalt VA

RV sköter all myndighetshantering som följer av EV:s huvudmannaskap enligt gällande lagstiftning såsom exempelvis tillståndsansökan, anmälan och miljörapportering.

RV/EV ska arbeta i nära samarbete samt hålla avstämningsmöten minst en gång per år med Miljö- och Hälsoskyddskontoret/Miljönämnden.

19. Beredskap

RV ansvarar för att tillbörlig beredskap för insatser utanför ordinarie arbetstid organiseras.

Kontaktuppgifter till beredskapsorganisation i KN och RV skall hållas uppdaterad.

20. Krislägen

KN har enligt gällande lagstiftning det övergripande ansvaret för ledning i kris och beredskapssituation. KN avgör när speciell krisledningsgrupp skall inkallas.

RV skall utse särskild beredskapsansvarig som har ansvar för bolagets planering för krislägen. Om allvarliga störningar i RV:s verksamhet uppkommer skall RV rapportera detta till utsedd tjänsteman inom KN. RV skall i sådana lägen vidtaga lämpliga åtgärder så att störningen begränsas. Dessa åtgärder bör bestämmas i samråd med KN. Nödvändig information till abonnenter handläggs av RV i samråd med KN.

21. Extern kompetens

EV/RV anlitar vid behov extern kompetens som kompletterar egen kompetens inom bolaget. Detta gäller framförallt inom områdena:

• juridik

• organisationsutveckling

• teknisk spetskompetens

• teknikkompetens för att ta upp tillfälliga toppar i arbetsbelastning

• IT

22. Tilläggstjänster

RV kan efter önskemål från KN utföra tilläggstjänster som ej ingår i driften av VA- anläggningen. För sådana tilläggstjänster skall ersättning utgå efter överenskommelse.

23. Kontaktpersoner

RV utser bland sina medarbetare en ansvarig för respektive kommun för vardera inom följande områden:

• ekonomiadministration

• kundtjänst

• utredning, projektering och exploatering

• drift och underhåll

• beredskap och krislägen

KN utser bland sina medarbetare en kontaktperson mot EV/RV.

24. Avtalet

Avtalet gäller från 2014-05-01 till 2015-04-30. Därefter förlängs avtalet med ett år i sänder. Uppsägningstid är 1 år. Omförhandling får påkallas av båda parter under avtalstiden.

Detta avtal upprättas i två originalexemplar varav parterna har tagit var sitt.

Ekerö den Åkersberga den

Ekerö kommun Ekerövatten AB