RAMAVTAL

Ca 2011-10-01 – 2013-09-30 med option för köparen att förlänga avtalet med upp till 24 månader. Förlängning av avtalet får ske vid högst 2 tillfällen, den sammanlagda förlängningen får dock aldrig överstiga 24 månader.

1.3 Avtalsobjekt

Ramavtalet avser Trollhättans Stads behov av utskrifts- och distributionstjänster av fakturor.

1.4 Bilagor till avtalet

Bilaga 1 – Prislista [kompletteras]

1.5 Omfattning/volym

Baserat på tidigare års statistik uppskattas årsvolymen uppgå till ca:

⮚ Utskrift och distribution av fakturor ca 87 000 st

⮚ Inlagor/fripassagerare ….1-2ggr /år

⮚ Enkla försändelser

Köparen förbehåller sig rätten att avropa sitt verkliga behov av, antingen det över- eller underskrider den angivna volymen.

1.6 Språk

All muntlig och skriftlig kommunikation under avtalsperioden skall ske på det svenska språket.

2 KRAV PÅ LEVERANTÖREN

2.1 Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter

Leverantören skall vara fri från skulder för skatter och sociala avgifter.

Om leverantören inte uppfyller detta och inte kan lämna godtagbar förklaring har köparen rätt att säga upp avtalet i enlighet med punkt 4.7 i detta ramavtal.

2.2 Försäkring

Leverantören skall inneha sedvanlig företagsförsäkring och ansvarsförsäkring som är anpassad för verksamheten under hela ramavtalsperioden.

2.3 Underleverantör

XXXXXXX

3 KRAV PÅ TJÄNSTEN

3.1 Uppdragsbeskrivning

Leverantören skall kunna offerera följande: Mottagning av filer

Utföra avvikelsekontroll Utskrift av dokument Kuvertering av dokument

Ansvara för överlämning av dokument till postdistributör och tills att det når mottagaren

3.2 Tekniska förutsättningar

Köparen använder Aditros Ekonomisystem Economa. Överföring av fakturafiler sker genom TietoEnators produkt Teis. I Teis ingår tjänsten TIX vilken används för förmedling av filer.

För övrig teknisk information kontakta:

Xxxxxx Xxxxxxxxx, IT-avdelningen, på tele 0000-00 00 00

3.3 Testkörningar

Testkörningar skall kunna utföras under september månad 2011 och vara klart för att ”skarpt” läge senast 2011-09-20.

3.4 Support

Leverantören skall kunna erbjuda support enligt följande: Bemannad helgfri vardag 08:00-16:30

Alla inkommande ärenden registreras i ett ärendehanteringssystem Alla ärenden får ett ärendenummer som kopplas till kunden

3.5 Bekräftelse/rapportering

Mottagningsbekräftelse

Leverantören skall skicka en bekräftelse via e-post till köparen på att filen är mottagen och att uppdraget kommer att utföras enligt avtalets villkor.

Produktionsbekräftelse

Leverantören skall skicka en bekräftelse via e-post till köparen när uppdraget är slutfört.

Rapportering

Leverantören skall omgående rapportera till köparen vid uppkomna fel såväl vid filhantering som vid distribution till mottagare.

3.6 Papperskvalitet – Fakturor

Fakturorna skall skrivas ut på vitt A4-papper, min kvalitet 90 g/m².

Nederdelen av pappret skall utgöras av en inbetalningstalong (med perforering) för bankgiro/plusgiro. Pappret skall uppfylla kraven för miljömärkning av tex Svanen eller Bra Miljöval.

3.7 Kuvert

Kuverten skall ha avsändar- och mottagarfönster, formatet kan vara C65 alternativt C5. Kuverten skall uppfylla kraven för miljömärkning av tex Svanen eller Bra Miljöval.

3.8 Utskriftskvalitet

Utskrift görs endast på en sida (2-sidiga försändelser består således av två pappersark). Maximal felprocent (så kallade rejects) vid OCR-läsning skall högst vara 1 %.

3.9 Inlagor/fripassagerare

Det skall vara möjligt att bifoga ”fripassagerare” till försändelserna.

Fripassagerare som leverantören skall kunna hantera kan bestå av enkel 1-sids utskrift (vilken leverantören ansvarar för att trycka/skriva ut) alternativt en broschyr eller liknande som köparen framställer på egen hand och distribueras till leverantören.

3.10 Enkla försändelser

Det skall vara möjligt att sända enkla försändelser såsom vanliga brev på vanligt A4-papper (80 g/m²) där underlaget skickas via e-post till leverantören, brevmanus lämnas i Word alternativ PDF-format, adressregister lämnas i Excel-format.

3.11 Leveranstid

Försändelserna skall överlämnas till distributören senast 48 timmar från tidpunkten då datafil mottagits.

Normalt skall försändelserna distribueras med B-post.

(A-post används endast i undantagsfall efter särskild överenskommelse)

3.12 Arkivering/lagring

1 gång per år skall ett USB-minne med utskrivna/distribuerade försändelser lagrade på sändas till köparens kontaktperson.

Försändelserna skall vara sökbara utan krav på särskild programinstallation, bilder av försändelserna

skall kunna öppnas i en rad standardprogram.

3.13 Statistik

Leverantören skall kostnadsfritt efter begäran, lämna statistik över fakturerade tjänster/produkter. Statistiken skall lämnas elektroniskt i Excel-format via e-post och utformas så att det tydlig framgår avropad tjänst/produkt, volym och värde.

4 KOMMERSIELLA/AVTALSVILLKOR

4.1 Pris

Bilaga 1

4.2 Prisjusteringar

Offererade priser är fasta under hela avtalsperioden (preliminärt 2011-10-01 – 2013-09-30).

Skulle portokostnaderna förändras under perioden får motsvarande förändring göras på avtalade priser.

Vid eventuellt utnyttjande av optionen om avtalsförlängning har båda parter rätt att begära prisjustering för den aktuella förlängningsperioden, samtliga prisjusteringar skall vara motiverade och måste vara väl dokumenterad och hänvisa till förändrade råvarupriser, valutakurser och relevanta index etc.

4.3 Fakturering

Fakturering får ej ske i förskott, fakturering sker i samband med eller efter leverans. Fakturan specificeras med beställar- ID, tjänst, mängd, pris och utförandedatum.

Inga extra avgifter såsom till exempel expeditions- eller faktureringsavgifter får debiteras.

4.4 Betalningsvillkor

30 dagar netto från fakturadatum.

4.5 Dröjsmålsränta

Dröjsmålsränta vid försenad likvid utgår högst enligt räntelagens bestämmelser.

4.6 Vite vid brister i utförandet

Vite på grund av bristande utskriftskvalitet:

Leverantören är ansvarigt att betala eventuella avgifter som köparen tilldöms att betala till post, bankgiro eller annan OCR-hanteringsorganisation på grund av ”rejects” överstigande 1%.

Vite på grund av leveransförseningar:

Köparen har rätt till vite med 5000 kr per tillfälle som leverantören ej uppfyller kravet om att försändelserna skall vara överlämnade till distributören senast 48 timmar från tidpunkten då datafil mottagits.

4.7 Uppsägning av ramavtal

Köparen äger rätt att säga upp avtalet om leverantören inte uppfyller sina förpliktelser enligt avtalet och rättelse inte skett omgående sedan skriftlig erinran översänts. Avtalet kan även sägas upp om leverantören försätts i konkurs, inleder ackordsförhandlingar, inställer sina betalningar, ansöker om företagsrekonstruktion eller annars kan anses vara på obestånd, eller det framkommer att leverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet och dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömning och tilldelning av ramavtal.

Köparen har rätt att inom skälig tid kräva skadestånd som motsvarar de kostnader som köparen drabbats av på grund av uppsägningen. En eventuell uppsägning ska ske skriftligt.

4.8 Befrielsegrund (force majeure)

Part befrias från sina åtaganden enligt avtalet om fullgörande därav förhindrats på grund av omständigheter utanför dess kontroll som de skäligen inte kunde ha räknat med vid avtalets tecknande och vars följder denne inte skäligen kunnat undvika eller övervinna. Såsom sådana omständigheter skall anses krig, krigsliknande tillstånd, avtalsenlig arbetskonflikt, eldsvåda, beslut av regering eller myndighet.

Den part som avser åberopa denna befrielsegrund skall omedelbart skriftligen underrätta motparten. Så snart den åberopade omständigheten upphört skall parten underrätta motparten samt omedelbart återuppta uppdraget i avtalad omfattning.

4.9 Tolkning av avtalshandlingar

Avtalshandlingarna kompletterar varandra och är, om det skulle visa sig vara motsägelsefulla, gällande i den nedanstående uppräknade ordningen:

1. Skriftliga (av båda parter undertecknade) ändringar och tillägg till det kommande ramavtalet

2. Kommande ramavtal

3. Anbudsförfrågan

4.10 Tvist

Tvist mellan parterna med anledning av ingånget ramavtal löses i första hand i samförstånd mellan parterna. Kan överenskommelse inte uppnås avgöras tvisten enligt svensk lag vid allmän domstol närmast köparens hemort.

4.11 Överlåtelse av avtal

Leverantören har inte tillåtelse att överlåta avtalet till annan part utan köparens skriftliga medgivande.

5 GODKÄNNANDE AV AVTAL

5.1 Avtalsexemplar

Avtalet är upprättat i två likalydande exemplar, varav parterna erhåller var sitt exemplar

5.2 Undertecknande

Avtalet är gällande då båda parter har undertecknat avtalet.

Köparen:

Leverantören:

Trollhättans Stad

Gärdhemsvägen 9

461 83 TROLLHÄTTAN

Org Nr: 212000-1546

Xxxxxxxx XX

Xxxxxxx XX

XXX XX XXXXXXXXX Org Nr: XXXXXX-XXXX

Namnteckning

Namnförtydligande

Datum

Document Metadata

Table of Contents

RAMAVTAL

Document Metadata