INNEHÅLLSFÖRTECKNING
Finanspolicy för Åmåls kommunkoncern
Antagen av kommunfullmäktige 2016-04-27, KF § 91
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
1.2 Finanspolicyns syfte och innehåll 2
1.4 Uppdatering av finanspolicyn 2
2 Organisation och ansvarsfördelning 2
2.2 Kommunfullmäktiges ansvar 3
2.5 Kommunala bolagens ansvar 3
3.6 Etik, xxxxx och hållbarhet 5
3.7 Utlåning till kommunala företag 5
3.8 Förvaltning av kortfristig likviditet 5
1 Inledning
Åmåls kommun (nedan kallad kommunen) skall på ett effektivt och säkert sätt förvalta de finansiella medel som kommunen förfogar över. Kommunens finansfunktion arbetar med finansiell planering och uppföljning på kort och lång sikt samt utför de operativa åtgärder som krävs för att genomföra beslutade finansiella transaktioner.
Finansfunktionen är kravställare på andra funktioner, projekt och processer som påverkar de finansiella flödena. Som exempel på detta kan nämnas kommunens rutiner kring kund- och leverantörsfakturor.
1.2 Finanspolicyns syfte och innehåll
Finanspolicyn utgör ett regelverk för medelsförvaltningen. Den gäller såväl den löpande verksamhetens finansiella verksamhet som den finansiella upplåningen och eventuella valutahanteringen. Finanspolicyn upprättas också för att möta de legala krav som ställs på kommunen. Ett väl definierat regelverk är även ett styrinstrument och ett hjälpmedel för de personer som arbetar med medelsförvaltning. Genom att ansvar, befogenheter, regler och risknivåer definieras och klarläggs, skapas förutsättningar för ett snabbt och korrekt beslutsfattande.
Finanspolicyn innehåller mål och riktlinjer inom följande områden:
- Organisation och ansvarsfördelning
- Likviditetsförvaltning
- Skuldförvaltning
För att hantera kommunens ekonomi effektivt, skall kommunen på det sätt och inom de ramar som kommunfullmäktige beslutar, samordna de finansiella frågorna för kommunkoncernen. Samordningen regleras i denna policy samt i avtal och/eller ägardirektiv. I kommunkoncernen inbegrips i detta sammanhang förutom den egna kommunala verksamheten kommunens majoritetsägda företag. Även de av bolagen helägda dotterbolagen ingår i kommunkoncernen.
1.4 Uppdatering av finanspolicyn
Finanspolicyn skall ses över årligen och uppdateras med hänsyn till aktuella förhållanden inom kommunen samt till utvecklingen på de finansiella marknaderna.
2 Organisation och ansvarsfördelning
Ansvaret för finansverksamheten inom kommunkoncernen fördelas mellan kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, ekonomichefen och bolagsföreträdare enligt nedan. Det löpande arbetet är organiserat inom kommunens ekonomiavdelning på kommunledningskontoret och inom respektive bolags ekonomiavdelning.
Kommunfullmäktige fastställer finanspolicyn och beslutar om frågor av principiell beskaffenhet såsom beloppsramar för upplåning och borgen samt övriga finansiella mål. Kommunfullmäktige fastställer även ägardirektiv.
Kommunstyrelsen ansvarar för medelsförvaltningen och verkställer kommunfullmäktiges beslut. Inom ramen för fullmäktiges delegation beslutar styrelsen om upplåning, borgen, placering av pensionsmedel samt övrig medelsplacering.
Ekonomichefen har det operativa ansvaret för kommunkoncernens finanshantering i enlighet med finanspolicyn. Det är ekonomichefens ansvar att:
- Kommunen har en väl fungerande finansfunktion
- Kommunen har tillfredställande intern kontroll
- Löpande föra strategiska diskussioner och följa utvecklingen inom finansverksamheten genom att ta del av den fortlöpande finansiella rapporteringen
- Samordna kommunens finansiella verksamhet
- Lämna information om kommunens finansiella ställning till kommunstyrelsen
- Vid överträdande av limiter besluta om korrigerande åtgärder
- Inom ramen för kommunstyrelsens delegation fatta beslut i frågor rörande upplåning och placering av medel.
De majoritetsägda kommunala företagen, och dessas dotterbolag, ska följa denna policy och beakta övriga ägardirektiv och avtal. Respektive styrelse har ett ansvar för bolagets finansiella verksamheter och risker. Policyn ska antas av respektive företagsstyrelse.
Med intern kontroll avses i detta fall administration av löpande upplånings- och placeringsavslut, handhavande av aktuell dokumentation och bokföring av aktuella affärer. Kontrollen förutsätter att det finns erforderliga system och rutiner för:
- instruktioner
- rapportering och uppföljning
- ansvarsfördelning i organisationen
- inventering av tillgångar och skulder
- redovisning
För att åstadkomma god säkerhet och effektiva rutiner i finansarbetet krävs att handläggar- respektive internkontrollfunktionerna hålls åtskilda.
Alla affärsavslut/beslut ska omedelbart dokumenteras.
Om misstanke om oegentligheter i finansverksamheten skulle uppkomma ska rapportering ske omgående till kommunstyrelsens ordförande och kommunens revisorer. Inom kommunens verksamhetsområde ansvarar ekonomichefen för rapporteringen och inom bolagens verksamhetsområden ansvarar respektive bolagsföreträdare för att rapportering sker.
3 Likviditetsförvaltning
Tillgängliga medel definieras som:
- Kassa och bank
- Ej utnyttjade kreditlöften
- Finansiella tillgångar som kan omsättas inom tre bankdagar.
Kommunen ska ha tillgångar i kassa och bank som motsvarar en betalningsberedskap om minst 30 betalningsdagar samt tillgängliga likvida medel som motsvarar en betalningsberedskap på 60 betalningsdagar Likviditetsöverskott som inte är tillfälligt, utöver den likviditet som erfordras för att upprätthålla ovanstående betalningsberedskap, ska användas för att amortera kommunens låneskuld.
För att uppnå en effektiv medelsförvaltning ska en samordnad likviditetsplanering ske. För att denna skall bli så korrekt som möjligt ska en finansieringsbudget upprättas årligen. Löpande under året ska vidare upprättas likviditetsplaner och löpande rapporteras större avvikelser i penningflödet.
Likviditetsplaneringen ska:
▪ ligga till grund för betalningsberedskap på kort och lång sikt
▪ utgöra underlag för beslut om placering av likvida medel och upplåning
Kommunens likviditet behövs för olika ändamål. Likviditetsplanen ska särskilt utvisa hur stor del som avser:
▪ kortfristiga medel som behövs för att utjämna skillnader i in- och utbetalningsströmmarna
▪ medel för långfristiga ändamål
Finansieringsbudgeten ska upprättas i samband med budgetbehandlingen och följas upp vid ordinarie rapportering. Vidare ska en likviditetsplan upprättas i samband med tertial ett och två samt i samband med årsbokslutet.
Kommunens och de kommunala företagens likvida medel och betalningsflöden ska samordnas i ett gemensamt koncernkontosystem. Förvaltningen av kontosystemet sker hos kommunens finansförvaltning som därmed också förvaltar koncernens likviditet.
Upplåning av likvida medel får endast ske hos kreditgivare, motparter, som efter kontroll kan anses som långsiktigt tillförlitliga. Långsiktigt tillförlitliga motparter skall ha tillstånd från Finansinspektionen (eller motsvarande myndighet i andra länder).
3.6 Etik, xxxxx och hållbarhet
Åmåls kommun ska vid placering av kortfristig överskottslikviditet enligt bilaga 1 ta hänsyn till följande kriterier:
• Placeringar ska göras i företag som respekterar internationella normer för mänskliga rättigheter som humanitär rätt, folkrätt och miljölagstiftning.
• Ej göra placeringar i företag som har produktion eller försäljning av krigsmaterial, pornografi eller tobaks- och alkoholvaror.
• Undvika att i största möjliga utsträckning göra placeringar i företag vars huvud- verksamhet, där mer än 50 % av omsättning, är utvinning och försäljning av fossila bränslen liksom företag vars huvudverksamhet består av tjänster till sådana bolag.
3.7 Utlåning till kommunala företag
Utlåning till kommunens företag grundar sig på de ramar och villkor som kommun- fullmäktige beslutat.
3.8 Förvaltning av kortfristig likviditet
Kortfristig likviditet ska placeras antingen på koncernkonto eller i tillåtna instrument (bilaga 1) och i godkända motparter. Placerade medel ska kunna omvandlas till likviditet genom försäljning inom tre bankdagar. All likviditetsförvaltning ska med tanke på koncernkontosystemet ske hos kommunens finansförvaltning.
4 Finansiering
Kommunfullmäktige fattar årligen beslut om ramar för kontokrediter och långfristig upplåning i form av ramar för nyupplåning och omsättning av lån som ska gälla för det kommande budgetåret.
Beslut om att ingå avtal om finansiell leasing ska fattas av kommunfullmäktige. Godkända former för upplåning framgår av bilaga 1.
Den övergripande målsättningen för kommunens skuldförvaltning är att:
- Säkerställa kommunens betalningsförmåga på kort och lång sikt
- Inom finanspolicyns ramar och riktlinjer minimera kommunens räntekostnader.
För att minska finansieringsrisken ska kapitalbindningen i låneportföljen spridas över tid enligt nedanstående normportfölj:
Kapitalbindning | < 1 år | 1-2 år | 2-3 år | 3-4 år | 4-5 år | 5-6 år | 6-7 år | 7-8 år | 8-9 år | 9-10 år |
Maximalt | 20% | 20% | 20% | 20% | 20% | 20% | 20% | 20% | 20% | 20% |
Minimalt | 0% | 0% | 0% | 0% | 0% | 0% | 0% | 0% | 0% | 0% |
För att begränsa ränterisken ska räntebindningstiden i låneportföljen spridas över tid enligt nedanstående normportfölj:
Löptid | < 1 år | 1-3 år | 3-5 år | 5-7 år | 7-10 år |
Maximalt | 50% | 25% | 25% | 25% | 25% |
Minimalt | 30% | 10% | 5% | 5% | 0% |
Medel | 40% | 15% | 15% | 15% | 12,5% |
Placering och upplåning i annan valuta än svenska kronor är inte tillåten. Betalningsflöden i utländsk valuta ska kurssäkras om de uppgår till ett motvärde motsvarande minst 1 miljon svenska kronor.
Det är inte tillåtet att använda sig av derivatinstrument.
5 Rapportering
Kommunstyrelsen ska två gånger per år, vid delårs- och årsbokslut, lämna en rapport till kommunfullmäktige avseende kommunens finansverksamhet
Rapporten ska innehålla följande uppgifter:
- Aktuell likviditetssituation
- Placeringsportföljens volym, instrument och motparter
- Skuldportföljens volym, instrument och motparter
- Skuldportföljens kapitalbindning i förhållande till normportföljen
- Skuldportföljens räntebindning i förhållande till normportföljen
- Skuldportföljens genomsnittliga räntesats
- Kommunens borgensåtagande fördelade på respektive motpart
- Eventuella avvikelser från finanspolicyns regler.
Bilaga 1
Godkända placeringsinstrument
För placering av kortfristig överlikviditet är följande instrument tillåtna:
- Räntebärande värdepapper
- Bankinlåning
Godkända upplåningsinstrument
För upplåning av kortfristig och långfristig finansiering är följande instrument tillåtna:
- Checkkredit
- Reverslån