Contract
1 Allmänna kontraktsvillkor
1.1 Parter
Kund:
Xxx.xx 212000-0571
Vetlanda kommun 574 80 Vetlanda
Leverantör:
Organisationsnummer Företagsnamn
Adress Postadress
1.2 Kontaktpersoner
Kontaktpersoner för Vetlanda kommun är Xxxx Xxxxxxxxxxx , Upphandlare Tfn: 0383-97128 , E-post: xxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx och
Xxxx Xxxxxxxx, Xxxxxxxx, Tfn: 0383-972 50, E-post: xxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxx.xx och
Xxxxx Xxx Xxxxxxxx, Områdeschef, Tfn: 0383-972 42, E-post: xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxx.xx Kontaktperson för Företagsnamn är /Anges vid kontraktsskrivningen/
Tfn: , E-post:
Övriga kontaktpersoner och ev. kompletterande uppgifter kommer att meddelas vid kontraktskrivningen.
1.3 Kontraktshandlingar
Handlingarna kompletterar varandra. Förekommer mot varandra stridande uppgifter i handlingarna gäller de sinsemellan i följande ordning. Inga andra handlingar än detta avtal med bilagor gäller.
• A. Skriftliga ändringar och tillägg
• B. Detta ramavtal
• C. Förfrågningsunderlag daterat 2013-02-13
• D. Leverantörens eventuella förtydliganden och kompletteringar
• E. Leverantörens anbud daterat
1.4 Kontraktsföremålet och option
1.4.1 Avtalade varor
Avtalet omfattar leverans av Färskt bröd (limpor, frallor, vetebröd och konditorivaror) för successiva uttag av Kunden under avtalstiden. Bröd ska vara dagsfärskt, med undantag för de brödsorter som kräver en viss mognad, och får ej ha varit fryst.
Kvaliteten på produkterna ska uppfylla ställda krav i förfrågningsunderlaget och de angivna kraven vid respektive position i bilaga Utvärderingsmodell.
Det åligger anbudslämnaren att levererade produkter uppfyller ställda krav under hela avtalstiden.
Kvantiteter angivna i bilaga Utvärderingsmodell grundas på tillgänglig statistik för föregående års förbrukning samt uppskattad volym. Kundens behov kan variera och kvantiteterna således över- eller underskridas. Kunden kan inte garantera att uttagsvolymen kommer att bli densamma under avtalstiden.
1.5 Avtalstid
Beräknad avtalsstart är tidigast 1 maj 2013. Avtalstid gäller från och med datum då båda parter undertecknat avtalet och två år framåt med möjlighet till två års förlängning, med oförändrade villkor.
Kunden ska senast 6 månader före avtalstidens slut meddela Leverantören om förlängningsmöjligheten ska nyttjas.
1.6 Ändringar och tillägg till kontraktet
Part äger rätt att aktualisera förändringar i avtalet.
Förändringar i avtalet kan endast göras om behöriga företrädare för parterna skriftligt överenskommit därom.
2 Kommersiella villkor
2.1 Priser
Priser i SEK exkl moms enligt Leverantörens anbud. Xxxx tillkommer enligt gällande lag. Priserna inkluderar frakt, emballage, ev. miljöavgifter och samtliga åtaganden enligt detta avtal.
Vid eventuella kampanjerbjudanden eller liknande, dvs. då en produkt tillfälligt erbjuds till ett lägre pris, ska det lägre priset debiteras.
2.2 Prisjustering
Offererade priser är fasta minst t.o.m. 2013-09-01.
Därefter accepteras prisjusteringar första måndagen i september, november, februari och maj under avtalstiden.
Prisjusteringar efter fastprisperiodens utgång ska aviseras till angiven kontaktperson hos Xxxxxx (meddelas vid kontraktskrivningen) minst 30 dagar innan de är avsedda att träda i kraft.
Leverantören ska kunna visa på faktiska kostnadsförändringar och tillsammans med prisaviseringen tillhandahålla underlag som styrker begärd justering. Begärda prisjusteringar kan endast uttas efter godkännande av Xxxxxx. Kunden meddelar om den aviserade prisjusteringen accepteras senast 7 dagar innan prisjusteringstillfället. Artiklar med onormalt hög prisutveckling riskerar att uteslutas från avtalet.
Retroaktiva prisjusteringar godkänns ej.
2.3 Prislista
Leverantören ska under hela avtalstiden tillhandahålla och distribuera aktuella prislistor etc. direkt till samtliga beställande enheter i första hand i lämpligt digitalt format (t ex word, excel, pdf etc för intern publicering på intranät) annars i pappersformat. Önskvärt är att prislistor efter genomförda prisändringar skickas i Pricat 2,0, Mashieformat eller Excelformat.
2.4 Beställning
Kunden kommer under 2013 att införa ett beställningssystem. Varugruppen livsmedel inkl. färskt bröd kommer att införas i beställningssystemet under denna avtalstid. Beställningar ska kunna ske till Leverantören via Kundens beställningssystem (Agresso).
Tills dess att beställningssystemet är infört accepteras beställningar via telefon, fax, e-post och/eller webbaserad funktion på Leverantörens hemsida.
Beställning ska kunna lämnas senast kl. 14.00 dag 1 för leverans dag 2.
Vid beställning via beställningssystem och/eller webbutik ska anbudsvaror kunna särskiljas från övriga varor som köps på rabattsats. Anbudsvaror ska vara markerade med A, asterisk, annan färg eller på annat sätt vara särskiljda från övriga produkter.
Den leverantör som ej kan erbjuda webbutik ska kunna redovisa anbudsvaror tydligt separerade från övrig prislista och varor som köps på rabattsats visas var för sig.
Personal med kundkontakt ska kunna tala, läsa och skriva svenska flytande. All dokumentation ska vara på svenska.
2.4.1 Beställningsbekräftelse
Beställningsbekräftelse ska tillhandahållas i anslutning till beställning.
2.4.2 Innehållsförteckning
Innehållsförteckning för levererade produkter ska framgå på förpackning eller på vid leveransen medföljande dokument.
2.4.3 Följesedel
Följesedel ska medfölja varje leverans och vara märkt med varumottagare och leveransadress. På följesedeln ska det framgå artikelnummer, produktnamn/artikelbenämning, levererad volym/antal av respektive produkt och eventuella restnoterade produkter.
I det fall Leverantör inte kan leverera beställd produkt ska en orsak anges på följesedeln som anger varför beställd produkt ej kan levereras.
2.5 Beställningsvaror
Offererade anbudsvaror bör i så liten utsträckning som möjligt vara beställningsvaror. Med beställningsvaror avses varor som inte omgående kan levereras utan måste beställas ett antal dagar före leverans.
2.6 Ersättningsvaror
I de fall det upptäcks att beställd vara saknas och ej kan levereras, ska Leverantören leverera en så likvärdig vara som möligt som beställd vara.
2.7 Leveransadresser
Samtliga leveransadresser med uppgifter om leveransfrekvens framgår av bilaga Leveransadresser. Förteckningen är baserad på hur verksamheten ser ut 2012. Antalet leveransadresser kan komma att förändras under avtalstiden.
Leverantören förbinder sig att distribuera till samtliga önskade leveransställen.
2.8 Leveransvillkor
Samtliga transporter/leveranser, förpackningar och märkning ska följa Livsmedelslagstiftningen. Leverans ska ske fritt levererat till anvisad plats vid respektive leveransadress.
Minimiordergräns för leverans accepteras ej.
Palleverans får ej förekomma. Kostnader för emballage/förpackning ska ingå i offererat pris. Debiteringar och krediteringar för vagnhantering accepteras ej.
Produkterna ska levereras i rena och täta backar och vara väl täckta alternativt levereras i engångskartonger.
Leverantören bekostar retur av felaktig leverans om den är orsakad av Leverantören.
Vid leverans ska särskild försiktighet iakttas så att olyckor ej inträffar på skolgårdar etc. Alla fordon som körs in på skolområden etc under skoltid bör vara utrustade med backsignal.
För leveransbestämmelser som inte ovan specificerats gäller ALOS 05.
2.9 Leveranstider
Leverans till skolor och cafeterior ska ske måndag-fredag senast kl. 07.00. Leverans till övriga enheter ska ske måndag-fredag senast kl. 10.00.
Tidpunkter för leveranser sker i överenskommelse med inköpsansvarig på respektive leveransadress, enligt ovanstående.
Vid leveransförsening ska Leverantören så fort som möjligt kontakta Kunden och meddela ny beräknad leveranstid. Drabbas Xxxxxx av merkostnader för felaktiga eller försenade leveranser ska Kunden kompenseras för detta.
2.9.1 Emballage
Kostnad för emballage ska ingå i offererat pris. Emballaget ska vara helt, rent, torrt och utan främmande lukt samt ge ett lämpligt skydd. Backar ska vara täckta.
Består förpackningarna av flera material bör dessa kunna separeras från varandra.
2.10 Reklamationer/Felaktig leverans
Om en vara avviker från avtalade kvalitetskrav ska Kunden omgående reklamera felet. Kunden behöver inte betala för varor som inte beställts eller inte uppfyller avtalade kvalitetskrav.
Vid felaktig leverans ska Leverantören så snart han får meddelande av Xxxxxx/beställaren föreslå en lösning som inte medför någon merkostnad för Kunden. Med felaktig leverans avses även brist i leverans.
Reklamationer och eventuella transportskador ska bekostas av Leverantören. I övrigt gäller ALOS 05.
2.11 Faktura
2.11.1 Elektronisk faktura
Kunden arbetar med att öka effektiviteten i fakturahanteringen. Ett steg i detta arbete är att ta emot elektroniska fakturor. Nya lösningar på marknaden har medfört att kostnaden för att kunna skicka elektroniska fakturor är liten och investeringar behöver oftast inte göras i nya affärssystem. Kunden kan även erbjuda Leverantören stöd vid införande av elektroniska fakturor.
Leverantören förbinder sig att inom 6 månader från avtalsstart skicka elektronisk faktura till Kunden i ett format som denne kan ta emot (se bilaga ´Elektronisk faktura´).
Leverantören ska leverera elektroniska fakturor till av Kunden anvisad tjänsteleverantör. Leverantören svarar för ev. kostnader för att fakturan ska komma i rätt format till Kundens tjänsteleverantör. Kunden står för kostnader för transport av fakturan från sin tjänsteleverantör samt för integrering i befintligt fakturahanteringssystem.
Fakturan ska vara specificerad där produkt, volym, pris/enhet, totalpris och leveransdatum framgår. Leverantörens organisationsnummer och uppgifter gällande F-skattebevis ska alltid vara angivet på fakturan. Xxxxxx är redovisningsskyldig för mervärdesskatt. Mervärdesskatten ska därför alltid anges separat på fakturan, både med belopp och procentsats.
Vid eventuella felaktigheter reklameras fakturan för åtgärd.
Om Leverantören under avtalstiden ändrar faktureringssystem eller plus-/bankgironummer, adress eller telefon/telefax ska detta omgående meddelas Vetlanda kommun, Upphandlingsavdelningen, 574 80 Vetlanda.
2.11.2 Pappersfaktura
Tills dess att elektronisk fakturering är införd enligt ovan accepteras faktura i pappersformat med utförlig specifikation utskriven på fakturan. I annat fall ska följesedel med specifikation av köpta produkter, volym etc. bifogas fakturan. Kunden skannar fakturor med teckentolkning.
Referensangivelse ska framgå på fakturans första sida.
Fakturan utställs på och sändes i ett (1) exemplar per kundnummer till respektive beställande enhet. Beställare och ZZ-referens ska tydligt anges på varje faktura.
Vid eventuella felaktigheter reklameras fakturan för åtgärd.
Som fakturadatum räknas det datum när fakturan ankommer Kunden.
Fakturaadress vid pappersfaktura:
Vetlanda kommun
´Avdelning´ och ´ZZ-Referens´ (såvida detta inte finns i annat fält) Box 293
574 23 Vetlanda
2.12 Betalningsvillkor
Korrekta fakturor betalas efter godkänd leverans och 30 dagar efter det att fakturan har kommit Kunden tillhanda. Om förfallodagen infaller på lördag eller helgdag erlägger Kunden betalning på närmast följande bankdag.
I det fall fakturan överlämnas till finansbolag ska villkoren i avtalet med Leverantören gälla även för dem.
Administrativa avgifter såsom expeditions- och faktureringsavgifter eller andra liknande avgifter accepteras inte.
Kundens ambition är att alltid betala korrekta fakturor i rätt tid. I det fall dröjsmålsränta ändå blir aktuell godtar Kunden endast detta på räntefaktura samt i enlighet med svensk räntelagstiftning.
3 Produktinformation
Produktinformation som ej framgår av detta avtal ska, om Kunden så begär, lämnas av Leverantören. Eventuella kataloger och broschyrmaterial tillhandahålls i önskat antal utan kostnad för Xxxxxx. Produktprover ska kunna erhållas vid behov utan kostnad för Kunden.
3.1 Produktförändringar
Produktförändringar gällande de produkter som återfinns på bilaga Utvärderingsmodell ska alltid skriftligen aviseras till Xxxxxxx kontaktperson i god tid före förändringen träder i kraft.
Då en vara utgår ur sortimentet ska en ersättningsvara presenteras i samband med meddelandet om förändringen. Detta för att möjliggöra produkt- och kvalitetskontroll innan
varan godkänns/accepteras. Ersättningsvaran ska vara så lik anbudsvaran som möjligt i kvalitet och pris.
Ersättningsprodukt får inte kvalitets- eller funktionsmässigt understiga ursprungsprodukten.
Leverantören får inte byta ut/ändra någon produkt utan att angiven kontaktperson hos Kunden godkänt ändringen.
3.2 Tilläggsanbud
Under hela avtalstiden ska utöver ovan nämnda produktförändringar även andra varor kunna tillföras som anbudsprodukter. I första hand ska detta ske i anslutning till de prisändringstillfällen som blir aktuella.
Prissättning av dessa produkter ska ske utifrån samma beräkningsgrund och med samma marginal som för de anbudsprodukter som ursprungligen offererats.
Presentation av nya produkter önskas ske i organiserad form. Däremellan undanbedes oplanerade besök av säljare. Former för dessa produktpresentationstillfällen (minimässor, studiebesök etc.) samordnas mellan Leverantör och de kontaktpersoner hos Kunden som ansvarar för produktsortimentet som också är de personer som avgör vilka produkter som ska tillföras till anbudsprislistan.
4 Ansvar
Leverantören ska ansvara för att gällande lagar inom arbetsrätten följs och att arbetsmiljölagen upprätthålls. I de fall särskild behörighet erfordras för utförande av arbete har Leverantören ansvar för att giltigt behörighetsbevis finns och kan uppvisas om Xxxxxx så begär.
Leverantören ansvarar för att levererade produkter uppfyller gällande lagar och regler på området.
4.1 Underleverantör
Leverantören är även ansvarig för av denne anlitade underleverantörer på samma sätt som för den egna verksamheten.
4.2 Ansvar vid fel eller brister
Fel i leverans enligt ALOS 05. Vid felaktiga leveranser som beror på Leverantören svarar denne för samtliga kostnader.
4.3 Ansvarsförsäkring
Leverantören ska hålla Kunden skadeslös för all den skada som kan åsamkas Kunden på grund av Leverantören. Detta innefattar även Kundens anställda, uppdragstagare och annan tredje man. Leverantören är skyldig att under avtalstiden vidmakthålla ansvarsförsäkring som täcker person- och sakskada.
Leverantören ansvarar för samtliga skador som kan uppkomma på grund av Leverantörens uppdrag. Leverantören förbinder sig att teckna och under hela avtalstiden vidmakthålla erforderligt försäkringsskydd för sitt åtagande.
Leverantören ska på begäran kunna tillställa Xxxxxx bevis om försäkringsskydd.
4.4 Förpackningsåtervinning
Det förutsätts att Leverantör är ansluten till REPA och att samtliga förpackningar omfattas av fungerande återvinning. Om så inte är fallet förutsätts det att Leverantör i anbudet beskriver hur återtagande av förpackningar ska ske.
5 Force majeure
Enligt ALOS 05.
6 Skadestånd och viten
Skadestånd enligt köplagen.
Om Leverantören inte infört elektronisk faktura enligt villkoren i 2.13.1 eller att elektronisk faktura inte fungerar på ett korrekt sätt kommer Kunden att debitera Leverantören ett engångsbelopp med 10 000 SEK exkl. moms. Därefter kommer ett belopp om 2 500 SEK exkl. moms per vecka att faktureras i maximalt 4 veckor. Fungerar inte elektronisk faktura tillfredsställande efter denna period kan avtalet komma att hävas.
7 Hävning
Xxxxxx parten äger rätt att häva detta avtal, med en uppsägningstid på 3 månader, om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina förpliktelser enligt avtalet och inte inom rimlig tid, trots skriftligt påpekande, vidtagit godtagbar rättelse.
Hävning skall vara skriftlig för att äga giltighet.
Kan inte överenskommelse om prisändring träffas mellan parterna i enlighet med vad som angivits under 2.2 Prisjustering äger parterna rätt att häva avtalet med 6 månaders uppsägningstid utan någon kompensation till motparten.
Kunden har rätt att med omedelbar verkan häva avtalet helt eller delvis om Leverantören efter avtals ingående:
• Gör sig skyldig till avtalsbrott genom att brista i sina åtaganden enligt detta avtal eller i åtaganden uppställda i andra handlingar eller överenskommelser som utgör en del av avtalet mellan parterna.
• Försatts i konkurs, likvidation, tvångsförvaltning, ackord eller tills vidare inställt sina betalningar eller erhållit näringsförbud.
• Blivit föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande.
• Dömts för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom.
• Gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen.
• Inte fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatter.
• Det kommer till Xxxxxxx kännedom att Leverantören är dömd för brott som anges i LOU 10 kap. 1§.
Kunden har också rätt att med omedelbar verkan häva avtalet helt eller delvis om Leverantören före eller efter avtals tecknande underlåtit att lämna uppgifter om företaget som är av väsentlig betydelse för avtalets tillkomst och/eller dess fortsatta giltighet. Hävning av avtalet ska ske skriftligen. Om hävning sker enligt denna bestämmelse har Kunden rätt till ersättning för eventuellt skadestånd som utgivits till tredje man samt för de faktiska kostnader som föranleds av ett nytt upphandlingsförfarande.
7.1 Tvist
Om tvist uppstår inom ramen för detta avtal ska den i första hand lösas av parterna. I andra hand ska tvist hänskjutas till svensk allmän domstol på Kundens hemort och avgöras enligt svensk rätt.
8 Villkor för samarbete
Parterna ska fortlöpande hålla varandra informerade om förhållanden som i något avseende kan påverka vad som här avtalats.
All information från Leverantören som sänds till respektive enhet ska även distribueras till Vetlanda kommun, Upphandlingsavdelningen, 574 80 Vetlanda eller till xxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx. All dokumentation ska vara på svenska.
8.1 Statistik
Leverantören ska två gånger per år (januari och juli) kostnadsfritt lämna statistik i digital form, t ex Microsoft Excel, eller likvärdigt format över vad som levererats under föregående kalenderhalvår. Statistiken skall innehålla uppgifter enligt nedan:
• vilka produkter som försålts (anbudsvaror markerade)
• försäljningsvolym i kg eller st/produkt
• försäljningsvolym SEK/produkt
• totalförsäljning per leveransadress och totalt för Kunden
Statistiken ska skickas till xxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx
Kunden ska utöver ovanstående på begäran kunna erhålla statistik kostnadsfritt avseende helår.
8.2 Uppföljning
Avstämning/uppföljning tillsammans med Leverantören är önskvärd till en till två gånger per år. Under första avtalsåret kan eventuellt fler tillfällen bli aktuella.
8.3 Utbildning
Leverantören ska vid behov kostnadsfritt genomföra produktinformation/utbildning för berörd personal. Utbildningen ska vara förlagd i Vetlanda.
I samband med avtalsstart ska introduktion/produktpresentation genomföras för samtlig berörd personal, t ex kick-off. Vid detta tillfälle ska leveranstider, prislistor, kataloger och broschyrer vara klara.
8.4 Överlåtelse av rättigheter och skyldigheter
Leverantören får inte, vare sig helt eller delvis, överlåta eller pantsätta sina rättigheter och skyldigheter i detta avtal på annan fysisk eller juridisk person utan Kundens skriftliga medgivande.
Detta avtal är upprättat i två (2) likalydande exemplar, varav parterna erhållit var sitt.