KLACKNÄSETS VÄGFÖRENING OFFERTFÖRFRÅGAN
KLACKNÄSETS VÄGFÖRENING OFFERTFÖRFRÅGAN
Översikt
Klacknäsets vägförening (KVF) förvaltar vägnätet i Björnö:1 nära Björkvik på Ingarö i Värmdö kommun.
Medlemmarna är ägare till fastighet eller därmed jämställd egendom som har del i den samfällighet som ingår i Björnö:1. Föreningen förvaltar områdets vägnät med dess underhåll och snöröjning.
I denna skrivelse kommer i fortsättningen KVF beskrivas som ”Beställaren” och en upphandlad entreprenör som ”utföraren”.
Vad ska upphandlas: Snöröjning inklusive sandning, vägnät Björnö:1 | Tidsperiod för utförande: 2024-11-01 t.o.m. 2025-04-30 (Vinter 2024) |
Referens: Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx | Kontaktuppgifter: |
Sista datum för anbudslämnande: 2024-09-15 | Bedömningsform värdeord): Lägsta timpris, geografisk närhet, samt av styrelsen bedömt kunna erbjuda bäst kvalité på utfört arbete. |
1. Anbudsbegäran
1.1 Anbudsbegäran avseende snöröjning inklusive sandning
Beställaren har ett behov av att avropa snöröjning inklusive sandning av det vägnät som ingår i fastigheten Björnö:1 (se kartbild i avsnitt 6).
1.2 Uppdragets omfattning
Utföraren ska vid uppfyllda kriterier1, snöröja och vid behov sanda ca 16 km väg som ingår i KVF:s vägnät. Nedan redovisas vilka vägar som omfattas av avtalet.
Följande vägar omfattas av anbudsbegäran
Brunskärsvägen | Drakövägen | Eriksviksvägen |
Grisselkobbsvägen | Grönövägen | Högholmsvägen |
Idalsvägen | Krokholmsvägen | Lillskärsvägen |
Lillsvängen | Logränd | Malmvägen |
Mellansvängen | Rögrundsvägen | Rönnskärsvägen |
Sandarnavägen | Sjögrundsvägen | Slingerstigen |
Stora Gränd | Tallholmsvägen | Vargstigen |
Österleden |
1 Se avsnitt 2.3. Kriterier för påbörjat arbete
1.3 Helt eller delat anbud
Beställaren godkänner delade anbudssvar. En utförare därav kan välja att endast lämna anbud på snöröjningen alternativt sandningen. Dock kommer en utförare som lämnar anbud på uppdraget i sin helhet (snöröjning inkl. sandning) att erhålla fördel vid anbudsutvärderingen.
1.4 Kompletterande uppgifter om förfrågningsunderlaget
Skriftliga frågor med anledning av detta förfrågningsunderlag ställs till beställarens referens, Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx, med fördel med e-post,
xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
1.5 Anbudsöppning
Anbudsöppning kommer ske löpande av styrelsen KVF. Anbudsöppningen är inte offentlig. Efter anbudsöppning sker granskning och prövning av de anbud som kommit in i rätt tid. Beställaren får tillåta en anbudsgivare att rätta en uppenbar
felskrivning eller felräkning eller något annat uppenbart fel i anbudsgivarens underlag.
1.6 Tilldelning
Efter avslutad anbudsvärdering fattas beslut om vilken anbudsgivare som lämnat det anbud som är mest ekonomiskt fördelaktigt för vägföreningen KVF, samt har det (enligt styrelsen) bästa förutsättningarna för att leverera en kvalitativ tjänst enligt vägföreningens behov.
Meddelande om vilken leverantör som tilldelats uppdraget, kommer skickas till samtliga anbudsgivare via den e-postadress som angivits i respektive anbudsunderlag.
1.7 Affärsavtal
Utföraren som lämnar det vinnande anbudet (meddelas av styrelsen) kommer ingå ett avtal med Klacknäsets vägförening. Ett sådant avtal sluts genom att utföraren och vägföreningens ordförande undertecknar denna offertförfrågan vid avsnitt 9, Undertecknande av avtal i denna skrivelse.
2.0 Uppdragsbeskrivning
2.1 Period för utförande
Affärsavtalet omfattar vinter 2024 (Höst -24 t.o.m. Vår -25) med en specificerad tidsperiod inom 2024-11-01 t.o.m. 2025-04-30. Inom denna tidsperiod förväntas utföraren leverera de tjänster som omfattas av affärsavtalet.
Utföraren ska inom angiven tidsperiod vid behov kunna utföra arbetet under dygnets alla timmar och under veckans alla dagar (24/7).
2.2 Resurser för åtagandet
Utföraren ska själv tillhandahålla samtliga nödvändiga maskiner/utrustning/materiel som krävs för att fullgöra sitt åtagande enligt avtalet.
Beställaren har inget ansvar för eventuella uppkomna skador på utförarens maskiner/utrustning/materiel till följd av genomfört arbete eller transport till och från arbetsplatsen.
2.3 Förväntat resultat
Beställaren förväntar sig att den leverantör (utförare) som tecknar avtal med KVF, kommer utföra uppdraget i enlighet med de kriterier2 som omfattas i
affärsavtalet/anbudsförfrågan. Utföraren förväntas efterleva den praxis och norm som finns i branschen vad gäller god sed vid bedömning av snödjup och påbörjandet av snöröjning/sandning.
Utföraren förväntas bemöta beställaren på ett lyhört, flexibelt och professionellt sätt.
2.4 Kriterier för påbörjat arbete
Avtalet mellan beställaren och utföraren bygger på ett ömsesidigt förtroende. Beställaren förväntar sig att utföraren agerar förtjänstfullt som omnämns i avsnitt 2.3.
Påbörjande av arbete (snöröjning och/eller sandning) under avtalsperioden kan ske på två sätt:
Vid snöfall
1. Utföraren gör en bedömning att snödjupet i Björkviksområdet överstiger 5 cm (läs god sed, praxis)3 efter snöfall och påbörjar snöröjning under eget initiativ. Snöfallet ska i detta läge ha upphört helt.
2. Beställaren4 begär snöröjning av KVF:s upptagningsområde som helhet eller vid enskild plats under pågående snöfall.
Vid sandning
1. Utföraren gör en bedömning att halkbekämpning med sand behöver göras efter genomförd snöröjning5 (snöfall har upphört). Vid delat anbud är det utföraren med ansvar för snöröjning som i sitt uppdrag har att meddela
utförare nr 2 när behov av halkbekämpning (läs sandning) behöver utföras.
2. Beställaren6 begär sandning av KVF:s upptagningsområde som helhet eller vid enskild plats.
2 Se avsnitt 2.4. Kriterier för påbörjat arbete
3 Se avsnitt 2.3 läs god sed vid bedömning av snödjup
4 Representant i Klacknäsets vägförenings styrelse
5 Se avsnitt 2.3–2.4 läs god sed, ömsesidigt förtroende
6 Representant i Klacknäsets vägförenings styrelse
2.4 Inställelsetid
Inställelsetiden beskriver hur snabbt beställaren vill att utföraren ska kunna vara på plats för att påbörja arbetet.
Förväntad inställelsetid beskrivs nedan:
Vid snöfall
1. Inställelsetid vid av utföraren konstaterat snödjup (5 cm eller mer)7, förväntas vara 8 timmar.
2. Inställelsetid vid av beställaren initierad snöröjning8, förväntas vara 8 timmar.
Vid sandning
1. Inställelsetid vid av utföraren konstaterat behov av sandning, förväntas vara 8 timmar.
2. Inställelsetid vid av beställaren initierad sandning, förväntas vara 8 timmar.
2.5 Särskilda uppdragsdirektiv
Utföraren ska när denne påbörjat snöröjningen för Klacknäsets vägförening (KVF), endast utföra snöröjning för KVF:s räkning. Med detta menas att en utförare ej ska kombinera uppdrag åt andra kunder samtidigt som denne utför arbete i KVF regi. Utföraren ska slutföra snöröjningen för KVF, innan denne utför snöröjning åt annan betalande kund.
3 Ansvar
3.1 Beställarens ansvar
• att den karta som bifogas i offertförfrågan är korrekt.
• att en kontaktperson i styrelsen finns tillgänglig vid eventuella frågor från den utförare som tecknar avtal med KVF.
• Att till utföraren tillhandahålla en förteckning över vilka som är behöriga beställare av arbete i KVF styrelse.
3.2 Utförarens ansvar
• att utföra sitt uppdrag enligt affärsavtalet under nämnda datumperiod.
• att genomfört arbete motsvarar det som angivits i offertförfrågan.
• att framföra maskiner på ett respektfullt, professionellt och hänsynsfullt sätt inom det berörda området.
• att ej tillfoga skador på infrastruktur som är beläget i dikesområdet (läs brunnar, (se avsnitt 5 Övrig viktig information). Skador på dessa (även oavsiktliga) som medför kostnader för reparation, kommer debiteras utföraren.
7 Se avsnitt 2.4. Kriterier för påbörjat arbete (punkt 1)
8 Se avsnitt 2.4. Kriterier för påbörjat arbete (punkt 2)
4 Krav på utförare
Utföraren ska inneha:
• F-skattsedel
• Allrisk- och ansvarsförsäkring
• Referenser från tidigare uppdrag av liknande slag
5 Övrig viktig information
Vid flera platser inom området längs vägkanten finns brunnar utplacerade. Dessa brunnar är oftast väl synliga och är av robust gjutjärn. Utföraren måste dock vara varsam när snöröjning sker runt dessa. Skador uppkomna till följd av oaktsamhet och som kräver reparation, kommer debiteras utföraren (se avsnitt 2.2 Utförarens ansvar).
Vid en plats i området (Högholmsvägen ) så förekommer ett brunnslock i direkt anslutning till vägbanan. Sådant brunnslock behöver med fördel märkas ut av utföraren.
Högholmsvägen nedan:
<.. image(En bild som visar utomhus, gräs, växt, träd Automatiskt genererad beskrivning) removed ..>
Exempel på annan brunnsplacering ses nedan:
<.. image(En bild som visar utomhus, gräs, växt, träd Automatiskt genererad beskrivning) removed ..>
En tilldelad utförande bör efter att ett avtal har upprättats, besöka KVF upptagningsområde och placera markeringar vid dessa brunnar (vägpinnar). Sådana ska tillhandahållas av utföraren.
6 Kartbilder över KVF:s tillhörande vägnät.
7 Exempelbilder från vägområdet
<.. image(En bild som visar utomhus, växt, träd, gräs Automatiskt genererad beskrivning) removed ..>
<.. image(En bild som visar utomhus, gräs, himmel, väg Automatiskt genererad beskrivning) removed ..>
8 Fakturering
Fakturering efter utfört uppdrag enligt offertförfrågan ska ställas till: Klacknäsets vägförening, c/o Xxx Xxxx Redovisning AB
Xxxxxxxxxxxxx 00, 000 00 Xxxxxx.
6. Undertecknande av avtal
Undertecknande av offertförfrågan medför att ett bindande avtal upprättas mellan beställaren (Klacknäsets vägförening) och den utförare som tilldelats uppdraget genom det vinnande anbudet.
Ett undertecknande medför att bägge parterna ska efterleva den skrivning som regleras i avsnitt
3. Ansvar under avtalstiden.
Ort och datum: | Ort och datum: |
Namnförtydligande beställare: Ordförande KVF Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx | Namnförtydligande utförare: |
Underskrift: | Underskrift: |
Sista dagen för inlämnande av anbud är 15/9 2024!