INFORMATION OM BEHANDLING AV DINA PERSONUPPGIFTER
INFORMATION OM BEHANDLING AV DINA PERSONUPPGIFTER
Introduktion
Det här dokument syftar till att ge dig information om hur Stockholms Stadsmission behandlar dina personuppgifter när du önskar bli volontär eller är volontär på Stockholms Stadsmission.
Stockholms Stadsmission är en ideell förening utan vinstsyfte som arbetar för ett mänskligare samhälle för alla genom att bedriva social omsorg, arbetsintegration och utbildning. Stockholms Stadsmission är en idéburen, självständig aktör som arbetar fristående från stat, kommun och kyrka.
I Stockholms Stadsmissions uppdrag ingår att engagera stockholmarna för en mänskligare stad. I detta syfte har Stockholms Stadsmission en engagemangsavdelning som ansvarar för rekrytering, utbildning och samordning av volontärer. Stockholms Stadsmission har också volontäransvarig som arbetsleder volontärer på enhetsnivå.
Stockholms Stadsmission (org. nr 802003-1954), med adress Box 35, 131 06 Nacka, mejladress xxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx och telefonnummer 00-000 000 00, är personuppgiftsansvarig för de uppgifter som du ger oss enligt EU:s dataskyddsförordning (GDPR).
Stockholms Stadsmission respekterar din integritet och värnar om dina personuppgifter. All behandling av personuppgifter sker i enlighet med tillämplig lagstiftning.
1. Behandling av personuppgifter
1.1 Vilka personuppgifter behandlas?
Stockholms Stadsmission behandlar enbart personuppgifter som du lämnar till oss eller personuppgifter som volontäransvarig i den enhet du verkar i, alternativt en av våra volontärsamordnare på engagemangsavdelning har fört in i vår engagemangsportalen, Mobilise. Mobilise är IT system som används av Stockholms Stadsmissions engagemangsavdelning för att administrera och hantera volontärers arbete inom föreningen.
Uppgifter om dig som läggs in av volontäransvarig/volontärsamordnare kan du alltid ta del av genom att be om ett registerutdrag till vår engagemangsavdelning (xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx). Du kan även när som helst radera din profil och all persondata som lagras i Mobilise via GDPR knappen som du hittar under din profil i Mobilise.
Personuppgifter som behandlas om du önskar bli volontär
De personuppgifter som Stockholms Stadsmission behandlar när du önskar bli volontär hos oss:
• Ditt namn
• Ditt efternamn
• Din mejladress
• Datumet du deltog i Stockholms Stadsmissions volontärsutbildning om du önskar betänketid innan du tecknar ett volontäravtal med oss.
Dessa uppgifter insamlas vid följande tillfällen:
Anmälan till infoträff
Infoträff är det första steget till volontärskap. Under infoträffen får du information om vad det innebär att vara volontär på Stockholms Stadsmission och om vilken värdegrund organisationen står för. Vid anmälan till infoträff behandlar vi för- och efternamn samt mejladress. Uppgifterna registreras och behandlas i det digitala anmälningsverktyget Esmaker.
Anmälan till volontärutbildning
Efter deltagande i en infoträff måste du delta i en volontärutbildning för att bli volontär hos oss. När du anmäler dig till volontärutbildningen behandlar vi din för- och efternamn samt mejladress. Uppgifterna registreras och behandlas i det digitala anmälningsverktyget Esmaker.
I samband med volontärutbildning och om du väljer att bli volontär tecknar du ett volontäravtal med oss. Om du önskar betänketid och känner dig inte redo att skriva på ett avtal i direkt anslutning till utbildning kommer vi fortsätta behandla dina personuppgifter under högst en månad. Uppgifterna behandlas då i en Excel-fil som sparas under engagemangsavdelnings teamsgrupp.
Personuppgifter som behandlas när du är volontär
De personuppgifter som Stockholms Stadsmission behandlar när du har blivit volontär hos oss är:
• Ditt namn
• Ditt efternamn
• Ditt födelsedatum
• Den pronomen du önskar används för att identifiera dig
• Ditt postnummer
• Din mejladress
• Ditt telefonnummer
• Din underskrift
• Det datumet då du tecknade ett volontäravtal med oss
• Uppgifter om att du har deltagit i en volontärsutbildning
• Uppgifter om antal arbetade timmar per månad och i vilken verksamhet du har utfört dessa (verksamhetsplacering)
• Om du arbetar/har arbetat i en verksamhet som tar emot barn, att du har visat upp ett utdrag ur belastningsregistret.
Stockholms Stadsmission kan även behandla följande personuppgifter om du väljer att lämna dessa till oss:
• Uppgifter om allergier eller behov av särskilda anpassningar
• Uppgifter om dina språkfärdigheter
• Uppgifter om att du har eller inte har B-körkort
• Uppgifter om särskilda kompetenser (exempelvis, händiga uppdrag, IT/data kompetenser…)
• Uppgifter om önskade arbetstider
• Uppgifter om att du är anställd på Stockholms Stadsmission
• Uppgifter om att du önskar blir/är medlem på Stockholms Stadsmission samt uppgifter om att du samtycker till utskick av medlemsnyhetsbrev och/eller till utskick av medlemstidning. Om du samtycker till utskick av medlemstidning kommer vi även behandla dina adressuppgifter
• Uppgifter om att du samtycker till utskick av volontärbrev och/eller information om volontärskap och volontärsengagemang
• Uppgifter om att du samtycker till utskick av volontärenkät. Dessa uppgifter insamlas vid följande aktiviteter: Avtalsundertecknande
Om du väljer att bli volontär hos oss i anslutning till volontärutbildning eller efter betänketid skriver du på ett volontäravtal. De personuppgifter som behandlas i avtalet är:
• Ditt namn
• Ditt efternamn
• Din mejladress
• Ditt telefonnummer
• Din underskrift
• Det datumet då du tecknade avtalet.
Avtalet undertecknas på papper, skannas för att sen lagras under en privat kanal i engagemangsavdelnings teamsgrupp. Kanalen är enbart tillgänglig till volontärsamordnare på engagemangsavdelning.
Registrering i Mobilise
Efter att avtalet signerats är nästa steg att du registrerar dig i Mobilise, Stockholms Stadsmissions engagemangsportalen. I engagemangsportalen kan du ta del av ditt arbetsschema och tillgängliga volontäruppdrag. Där skapar du även en profil och har möjlighet att ange kompetenser och önskemål kopplade till volontäruppdrag. De personuppgifter som behandlas är:
• Ditt namn
• Ditt efternamn
• Ditt födelsedatum
• Den pronomen du önskar används för att identifiera dig
• Ditt postnummer
• Din mejladress
• Ditt telefonnummer
• Uppgifter om att du har deltagit i en volontärutbildning (tilldelas automatiskt vid profilskapande).
Utöver dessa uppgifter kan vi även behandla följande uppgifter om du frivilligt registrera en eller flera av dessa i Mobilise:
• Uppgifter om dina språkfärdigheter
• Uppgifter om att du har eller inte har B-körkort
• Uppgifter om särskilda kompetenser (exempelvis, händiga uppdrag, IT/data kompetenser…)
• Uppgifter om önskade arbetstider
• Uppgifter om att du är anställd på Stockholms Stadsmission.
Slutligen kan du även välja att ange uppgifter om allergier eller behov av särskilda anpassningar. I detta fall kommer vi även behöva ditt samtycke för att kunna behandla dessa uppgifter då de klassas som känsliga personuppgifter. Dessa uppgifter lägger du i Mobilise vid första inloggning efter registrering.
Medlemskap i Stockholms Stadsmissions förening, medlemsbrev och medlemstidning
I samband med registrering i Mobilise får du möjlighet att bli medlem i Stockholms Stadsmissions förening och samtycka till utskick av medlemsbrev och medlemstidning. Medlemsbrev skickas via det digitala marknadsföringsverktyg Apsis. Medlemstidning skickas till din postadress. De personuppgifter som behandlas är:
• Ditt namn
• Ditt efternamn
• Din mejladress
• Uppgifter om ditt medlemskap i Stockholms Stadsmissions förening
• Din mejladress används även till utskick av medlemsbrev om du samtycker till detta
• Din postadress om du samtycker till utskick av medlemstidning.
Utskick av volontärbrev och övriga information om volontärskap och volontärevenemang
Vidare kan du samtycka till utskick av volontärbrev och övriga information om volontärskap och volontärengagemang i samband med din registrering i Mobilise. Volontärbrev skickas via det digitala marknadsföringsverktyget Apsis. Information om volontärskap och volontärevenemang skickas via Mobilise till din mejladress.
• Din mejladress.
Volontärenkät
Slutligen kan du även samtycka till utskick av volontärenkät i samband med registrering i Mobilise. Volontärenkät skickas en gång per år och syftar till att utvärdera hur Stockholms Stadsmissions volontärer upplever sitt volontärskap samt identifiera förbättringsområde. Volontärenkät skickas via det digitala enkätverktyget Ezmaker och är anonym.
• Din mejladress.
Samordning av volontärskap och matchning av volontärer
Efter registrering i Mobilise kan du börja ta del av tillgängliga volontäruppdrag och, när du har anmält dig till ett regelbundet uppdrag, ta del av ditt arbetsschema. I Mobilise framgår även vilken/a verksamhet du verkar i och vilka arbetspass du har utfört under de senaste 12 månaderna. Volontärsamordnare kan även matcha dig mot uppdrag/verksamhet och föreslå olika uppdrag utifrån de informationerna som är registrerade i Mobilise. De personuppgifter som behandlas för matchning av volontärer är:
• Ditt namn
• Ditt efternamn
• Din mejladress
• Uppgifter om dina språkfärdigheter
• Uppgifter om att du har eller inte har B-körkort
• Uppgifter om särskilda kompetenser som du har (kan hjärt- och lungräddning, händiga uppdrag, IT/data kompetenser…).
• Uppgifter om önskade arbetstider
• Uppgifter om verksamhetsplacering
• Uppgifter om tidigare genomfört/da volontäruppdrag där volontärsamordnare har tilldelad dig en särskild kompetens.
Statistikföring
Vissa av dina personuppgifter som samlas in i Mobilise används även för att ta fram statistik. Statistiken i sig är anonymiserad. Statistiken avser antal volontärer och antal arbetade timmar under en månad per verksamhet samt inom hela förening. Vidare tas även fram statistik som redovisar för den geografiska fördelningen av volontärer inom Stockholms län. Statistiken används i organisationens årsredovisning/effektrapport, budgetarbete och verksamhetsplanering, samt i opinionsbildnings-, kommunikations-, rekryterings - och marknadsföringssyfte.
De personuppgifter som behandlas är:
• Din mejladress (identifierare i Mobilise)
• Uppgifter om antal arbetade timmar under en månad och i vilken verksamhet du har utfört dessa (verksamhetsplacering)
• Ditt postnummer.
Tillgodose registrerades rättigheter
För att tillgodose dina rättigheter (se nedan) kan vi behöva behandla följande personuppgifter om dig:
• Ditt namn
• Ditt efternamn
• Din mejladress.
1.2 För vilka ändamål behandlas personuppgifterna? Dina personuppgifter behandlas för följande ändamål. Anmälan till infoträff
När du anmäler dig till infoträff behandlas dina personuppgifter för att kunna kontakta dig och skicka kompletterande information inför infoträffen samt för att kunna anordna träffen på ett tillfredställande och säkert sätt.
Anmälan till volontärutbildning
När du anmäler dig till en volontärutbildning behandlas dina personuppgifter för att kunna kontakta dig och skicka kompletterande information inför utbildningstillfället samt för att kunna anordna träffen på ett tillfredställande och säkert sätt.
Vidare kan dina personuppgifter behandlas längre om du önskar betänketid innan du skriver på ett volontäravtal. Ändamålet med fortsatt behandling av personuppgifter är att kontrollera att alla som skriver ett volontäravtal har gått en volontärutbildning då det är ett krav organisation ställer på alla som vill bli volontär hos oss.
Avtalsundertecknande
När du skriver under avtalet behandlar vi dina personuppgifter för att upprätta ett skriftligt volontäravtal.
Registrering i Mobilise
När du registrerar dig i Mobilise behandlas personuppgifterna för att du ska kunna hitta ett lämpligt volontäruppdrag hos oss och för att du ska kunna dela relevanta informationer med oss om dina kompetenser och önskemål kopplade till ditt volontäruppdrag. Vidare har du möjligheten vid registrering att även dela med oss eventuella särskilda behov du har så att vi kan säkerställa att du kan utföra ditt volontäruppdrag hos oss på ett säkert sätt. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke till behandling av uppgifter om allergier och särskilda behov genom att avboka samtyckesrutan under din profil i Mobilise.
Medlemskap i Stockholms Stadsmissions förening, medlemsbrev och medlemstidning
Om du önskar bli medlem hos Stockholms stadsmission och samtycker till utskick av medlemsbrev och/eller medlemstidning behandlar vi dina personuppgifter för att kunna skicka dessa utskick till dig. Du kan närsomhelst återkalla ditt samtycke genom att mejla vår engagemangsavdelning (xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx), alternativt genom att trycka på avprenumerationsknappen som du hittar längst ner i mejlutskicket. Vid avprenumeration behåller Stockholms Stadsmission din mejladress och telefonnummer i en så kallad spärrlista som gallras ett år efter att din avprenumeration har registrerats. Spärrlistan används för att säkerställa att du inte får några utskick från Stockholms Stadsmission under tiden som du
finns med i spärrlistan. Du har också rätt att bli raderad från spärrlistan, om du önskar det. Läs mer om dina rättigheter i avsnitt 2.
Utskick av volontärbrev och övriga information om volontärskap och volontärevenemang
Om du samtycker till att vi skickar till dig volontärbrev och/eller övriga information om volontärskap och volontärevenemang kommer vi behandla dina personuppgifter för att kunna skicka dessa utskick till dig. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke genom att mejla vår engagemangsavdelning (xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx), alternativt genom att trycka på avprenumerationsknappen som du hittar längst ner i mejlutskicket. Vid avprenumeration behåller Stockholms Stadsmission din mejladress och telefonnummer i en så kallad spärrlista som gallras ett år efter att din avprenumeration har registrerats.
Spärrlistan används för att säkerställa att du inte får några utskick från Stockholms Stadsmission under tiden som du finns med i spärrlistan. Du har också rätt att bli raderad från spärrlistan, om du önskar det. Läs mer om dina rättigheter i avsnitt 2.
Volontärenkät
Om du samtycker till att vi skickar till dig vår årliga volontärenkät kommer vi behandla dina personuppgifter för att kunna skicka enkäten till dig. Syftet med enkäten är att utvärdera hur Stockholms Stadsmissions volontärer upplever sitt volontärskap samt identifiera förbättringsområde. Du kan närsomhelst återkalla ditt samtycke genom att mejla vår engagemangsavdelning (xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx), alternativt genom att på avprenumerationsknappen som du hittar längst ner i mejlutskicket. Vid avprenumeration behåller Stockholms Stadsmission din mejladress och telefonnummer i en så kallad spärrlista som gallras ett år efter att din avprenumeration har registrerats. Spärrlistan används för att säkerställa att du inte får några utskick från Stockholms Stadsmission under tiden som du finns med i spärrlistan. Du har också rätt att bli raderad från spärrlistan, om du önskar det.
Läs mer om dina rättigheter i avsnitt 2.
Samordning av volontärskap och matchning av volontärer
Personuppgifterna behandlas för att kunna matcha dig mot lämpliga uppdrag/verksamheter och för operativ planering av volontärstyrkan. Vidare behandlas personuppgifter för att du ska kunna ta del av information och schema avseende de uppdrag du har anmält dig till.
Statistikföring
Vi behandlar dina personuppgifter för att föra statistik om geografisk fördelning av organisationens volontärstyrka så att vi kan rikta rekryteringsinsatser mot de områdena där få stockholmare verkar engagera sig i våra verksamheter. Vidare behandlar vi personuppgifter för att kunna ta fram anonymiserade statistik om antal aktiva volontärer samt antal arbetade volontärstimmar per månad och per år. Statistiken används i organisationens årsredovisning/effektrapport, budgetarbete och verksamhetsplanering, samt i opinionsbildnings-, kommunikations-, rekryterings- och marknadsföringssyfte.
Tillgodose registrerades rättigheter
Om du begär att få dina rättigheter som registrerad tillgodosedda kan vi behöva behandla kontaktuppgifter om dig i syfte att kunna kontakt dig med den information du önskar få, samt återkoppla till dig när åtgärd har tagits.
1.3 Vilken är den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter?
Avtal som rättslig grund
Vår personuppgiftsbehandling sker huvudsakligen med stöd av art. 6.1 (b) GDPR (Avtal). Personuppgiftsbehandlingar kan ske med stöd av denna grund om de är nödvändiga för att kunna ingå och efterleva ett avtal. Vi har bedömt att följande personuppgiftsbehandlingar är nödvändiga för att ingå och fullfölja avtalet mellan Stockholms Stadsmission och dig som volontär:
Anmälan till volontärutbildning
• Ditt namn
• Ditt efternamn
• Din mejladress
• Det datumet du deltog i volontärutbildning om du önskar betänketid innan du skriver på ett volontäravtal med oss.
Avtalsundertecknande
• Ditt namn
• Ditt efternamn
• Din mejladress
• Ditt telefonnummer
• Din underskrift
• Det datumet då du tecknade avtalet.
Registrering i Mobilise
• Ditt namn
• Ditt efternamn
• Ditt födelsedatum
• Den pronomen du önskar används för att identifiera dig
• Din mejladress
• Ditt telefonnummer
• Uppgifter om att du har deltagit i en volontärsutbildning hos oss
• Uppgifter om dina språkfärdigheter
• Uppgifter om att du har eller inte har B-körkort
• Uppgifter om särskilda kompetenser (exempelvis, händiga uppdrag, IT/data kompetenser…).
• Uppgifter om önskade arbetstider
• Uppgifter om att du är anställd på Stockholms Stadsmission
• Uppgifter om att du har deltagit i en volontärutbildning (tilldelas automatiskt vid profilskapande).
Samordning av volontärskap och matchning av volontärer
• Ditt namn
• Ditt efternamn
• Din mejladress
• Uppgifter om dina språkfärdigheter
• Uppgifter om att du har eller inte har B-körkort
• Uppgifter om särskilda kompetenser som du har (kan hjärt- och lungräddning, händiga uppdrag, IT/data kompetenser…).
• Uppgifter om önskade arbetstider
• Uppgifter om verksamhetsplacering
• Uppgifter om tidigare genomfört/da volontäruppdrag där volontärsamordnare har tilldelad dig en särskild kompetens.
Berättigat intresse som rättslig grund
Vi behandlar även vissa personuppgifter med stöd av art. 6.1 (f) (GDPR) (Berättigat intresse) som rättslig grund. Artikeln tillåter att Stockholms Stadsmission behandlar personuppgifter med stöd i vårt berättigade intresse om detta intresse väger tyngre än eventuella motstående intressen. De personuppgifter som behandlas med stöd av denna grund är:
Anmälan till infoträff
• Ditt namn
• Ditt efternamn
• Din mejladress.
Behandling av dessa personuppgifter baseras på Stockholms Stadsmissions berättigade intresse av att kunna planera och på ett säkert sätt genomföra informationsträffen utifrån hur många som kommer, samt för att kunna kontakta dig vid behov om träffen exempelvis skulle ställas in eller flyttas.
Statistikföring:
• Din mejladress (identifierare i Mobilise)
• Uppgifter om antal arbetade timmar under ett år och i vilken/a verksamhet/er du har utfört dessa (verksamhetsplacering).
• Ditt postnummer.
Behandling av dessa personuppgifter baseras på Stockholms Stadsmissions berättigade intresse av ta fram statistiken som används i organisationens årsredovisning/effektrapport, budgetarbete
och verksamhetsplanering, samt i opinionsbildnings-, kommunikations- och marknadsföringssyfte.
Stockholms Stadsmission har genomfört en intresseavvägning och bedömt att organisationens berättigade intressen för behandlingen, väger tyngre än den registrerades intresse av att inte få sina uppgifter behandlade. Vill du veta mer om hur Stockholms Stadsmission har gjort denna bedömning genom en s.k. intresseavvägning är du alltid välkommen att kontakta Stockholms Stadsmission på xxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx.
Samtycke som rättslig grund
Vi använder oss av art. 6.1 (a) GDPR (Samtycke) som rättslig grund för vissa behandlingar. Artikeln tillåter Stockholms Stadsmission att behandla dina personuppgifter med ditt samtycke. Behandlingarna som använder denna grund för sin behandling är:
Medlemskap i Stockholms Stadsmissions förening, medlemsbrev och medlemstidning
• Ditt namn
• Ditt efternamn
• Din mejladress
• Uppgifter om ditt medlemskap i Stockholms Stadsmissions förening.
• Din mejladress används även till utskick av medlemsbrev om du samtycker till detta
• Din postadress om du samtycker till utskick av medlemstidning.
Utskick av volontärbrev och övriga information om volontärskap och volontärevenemang
• Din mejladress.
Volontärenkät
• Din mejladress.
Du kan närsomhelst återkalla ditt samtycke genom att mejla vår engagemangsavdelning (xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx), alternativt och när det gäller mejlutskick, genom att trycka på avprenumerationsknappen som du hittar längst ner i mejlutskicket. Vid avprenumeration behåller Stockholms Stadsmission din mejladress och telefonnummer i en så kallad spärrlista som gallras ett år efter att din avprenumeration har registrerats.
Spärrlistan används för att säkerställa att du inte får några utskick från Stockholms Stadsmission under tiden som du finns med i spärrlistan. Du har också rätt att bli raderad från spärrlistan, om du önskar det. Läs mer om dina rättigheter i avsnitt 2.
Registrering i Mobilise
Vi kan även komma att behandla känsliga personuppgifter om dig om du väljer att ange uppgifter om allergier och särskilda behov vid registrering i Mobilise. Den behandlingen görs med stöd i art. 9.2 (a) GDPR (Samtycke).
Du kan när som helst återkalla ditt samtycke genom att avboka samtyckesrutan avseende den behandlingen under din profil i Mobilise.
Rättslig förpliktelse som rättslig grund
Den personuppgiftbehandling som kan förekomma när du utkräver någon av dina rättigheter i punkt 3 grundas på art. 6.1 (c) GDPR
1.4 Hur länge sparas personuppgifterna?
Anmälan till infoträffen
Personuppgifterna som behandlas för anmälan till infoträff gallras efter infoträffen, senast en vecka efter.
Anmälan till volontärutbildning
Personuppgifterna som behandlas för anmälan till volontärutbildning gallras efter volontärutbildning, senast en vecka efter om du tecknar på ett volontäravtal i direkt anslutning till volontärutbildning. Om du önskar betänketid innan du skriver på ett volontäravtal kommer vi radera dina uppgifter senast en månad efter utbildningstillfälle.
Avtalsundertecknandet
Avtalet sparas under hela volontärtiden. Avtalet gallras högst 7 månader efter att volontären senast var aktiv eller senast en vecka efter att volontären har meddelat att den önskar avslutat sitt uppdrag alternativt att uppdraget har blivit avslutat av Stockholms Stadsmission.
Registrering i Mobilise
Personuppgifterna i Mobilise sparas under hela volontärtiden. Uppgifterna gallras senast 7 månader efter att volontären senast var aktiv eller senast en vecka efter att volontären har meddelat att den önskar avslutat sitt uppdrag alternativt att uppdraget har blivit avslutat av Stockholms Stadsmission.
Medlemskap i Stockholms Stadsmissions förening, medlemsbrev och medlemstidning
För att skicka medlemsbrev hämtas en lista från Mobilise med mejladress till de som samtyckts till att ta emot medlemsbrev. Denna lista laddas upp i det digitala marknadsföringsverktyget Apsis som skickar ut medlemsbrev. Listan som hämtas från Mobilise gallras direkt i samband med att den laddas upp i Apsis. Efter att medlemsbrev skickats ut i Apsis gallras uppgifterna även där.
För att skicka medlemstidning hämtas en lista från Mobilise med namn, efternamn och postadress. Denna lista gallras efter postutskick.
Uppgifterna som lagras i Mobilise gallras senast 7 månader efter volontärens sista aktivitet alternativt, senast en vecka efter att volontären har avslutat sitt uppdrag eller blivit avslutat, eller när volontären återkallar sitt samtycke till utsckick.
Utskick av volontärbrev och övriga information om volontärskap och volontärevenemang
För att skicka volontärbrev hämtas en lista från Mobilise med mejladress till de som samtyckts till att ta emot dessa. Denna lista laddas upp i Apsis som skickar ut brevet. Listan som hämtas från Mobilise gallras direkt i samband med att den laddas upp i Apsis. Efter att medlemsbrev skickats ut i Apsis gallras uppgifterna även där.
När det gäller utskick av övriga information om volontärskap och volontärevenemang skickas detta via Mobilise utskickfunktion. Uppgifterna som lagras i Mobilise gallras senast 7 månader efter volontärens sista aktivitet alternativt, senast en vecka efter att volontären har avslutat sitt uppdrag eller blivit avslutat, eller när volontären återkallar sitt samtycke till att motta information.
Samordning av volontärskap och matchning av volontärer
Personuppgifter som behandlas i samband med samordning och matchning av volontärer lagras i Mobilise och gallras senast 7 månader efter volontärens sista aktivitet alternativt, senast en vecka efter att volontären har avslutat sitt uppdrag eller blivit avslutat.
Statistikföring
Personuppgifter som ligger till grund för framtagandet av statistik lagras i Mobilise och gallras senast 7 månader efter volontärens sista aktivitet alternativt, senast en vecka efter att volontären har avslutat sitt uppdrag eller blivit avslutat.
Volontärenkäten
För att kunna skicka ut enkäten behöver en lista dras ut från Mobilise. Denna lista laddas sedan upp i det digitala enkätverktyget Esmaker som skickar en länk till volontärers mejladress där volontärerna kan besvara enkäten. Listan som laddas ned från Mobilise gallras direkt i samband dess uppladdande i Esmaker. Personuppgifterna i Esmaker gallras så fort enkäten är klar. Personuppgifterna som lagras i Mobilise gallras senast 7 månader efter volontärens sista aktivitet alternativt, senast en vecka efter att volontären har avslutat sitt uppdrag eller blivit avslutat, alternativt när volontären återkallar sitt samtycke till att utskick av volontärenkät.
Tillgodose den registrerades rättigheter
Personuppgifter som sparas när du begär att vi vidtar en åtgärd inom ramen för rättigheterna kopplat till punkt 3 och i de fall vi inte har möjlighet att åtgärda din begäran direkt, raderas när du har fått återkoppling om din begäran. Vanligtvis sker detta inom 1 månad. Vid komplexa ärenden där din begäran är omfattande kan dina personuppgifter sparas i max 3 månader.
1.5 Vem har tillgång till dina personuppgifter?
Stockholms Stadsmission har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot förlust och obehörig åtkomst. Volontärpersonuppgifter behandlas och lagras huvudsakligen i engagemangsportalen,
Mobilise. Mobilise är ett GDPR säker IT system med servrar i Norge som är framtagen för hantering av volontärverksamhet. Personuppgifter som lagras i Mobilise är enbart tillgängliga till volontärsamordnare på engagemangsavdelning och volontäransvarig i den/de enheten/erna du är verksam i. Alla användare har ett personligt konto som är lösenordskyddad. Vidare har några anställda hos IT-förvaltaren av Mobilise tillgång till uppgifter utom lösenord då de behöver kunna vara i systemet för att genomföra uppdateringar och ändringar.
I Esmaker behandlas även dina personuppgifter när du anmäler dig till en infoträff eller till en volontärutbildning eller när vi skickar vår årliga volontärenkät till dig. Esmaker är ett GDPR säker IT system med servrar i Sverige. Systemet är framtaget för hantering av enkäter, nyhetsbrev och digitala anmälan. Enbart volontärsamordnare på engagemangsavdelning har tillgång till anmälningsformulär och utskickslistor. Användare av XxXxxxx har ett personligt konto som är lösenordskyddat. IT-förvaltare av EsMaker kan också ta del av uppgifter som lagras i EsMaker om användaren tillåter detta under ramen för ett supportärende.
Slutligen kan även dina personuppgifter behandlas under en privat kanal i engagemangsavdelnings teamsgrupp. Kanalen är enbart tillgänglig till volontärsamordnare på engagemangsavdelning. Server där Stockholms Stadsmission Microsoft data lagras ligger i Sverige.
2. Vilka är dina rättigheter?
Stockholms Stadsmission är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. Det innebär att Stockholms Stadsmission är ansvariga för att dina personuppgifter behandlas korrekt och i enlighet med tillämplig lagstiftning. Du utövar dina rättigheter genom att kontakta organisationen via mejl (xxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx ) eller via telefonnummer 00-000 000 00 och lämna en begäran kostnadsfritt. Det finns inga särskilda formkrav för hur en begäran ska se ut, och du kan göra det både muntligt och skriftligt, men Stockholms Stadsmission kan komma att behöva verifiera din identitet.
Stockholms Stadsmission är skyldiga att hantera en begäran i enlighet med dina rättigheter utan dröjsmål, och senast inom en månad. Om ärendet är komplext har Stockholms Stadsmission rätt att förlänga tidsfristen till max tre månader totalt. Om du har invändningar eller klagomål angående Stockholms Stadsmissions personuppgiftsbehandling kan du kontakta Integritetsskyddsmyndigheten (xxx@xxx.xx). Läs mer om dina rättigheter nedan.
• Rätten till tillgång: Du har rätt att veta vilka personuppgifter vi behandlar om dig, för vilka syften personuppgifterna behandlas och vem vi delar personuppgifter med. Du har även rätt att få tillgång till personuppgifterna och begära en kopia av de personuppgifter som behandlas.
• Rätten till rättelse: Om du märker att vi har felaktiga eller ofullständiga personuppgifter om dig, kan du alltid begära att vi rättar eller kompletterar dessa personuppgifter.
• Rätten till radering och begränsning: kan du begära att vi raderar dina personuppgifter eller att vi begränsar vår behandling under en viss tid (t.ex. om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för ändamålet). Vänligen notera att radering eller begränsning av dina personuppgifter kan resultera i att du inte längre kan ta del av verksamhetens tjänster och erbjudanden.
• Rätten att invända: Du har rätt att invända mot den behandling som vi utför baserat på vårt berättigade intresse.
• Rätten till dataportabilitet: I de fall vi baserar behandlingen på ditt samtycke har du också rätt att få dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och få dessa överförda till en annan personuppgiftsansvarig.
• Återkallelse av samtycke: Om du har givit ditt samtycke för behandlingen av dina personuppgifter har du alltid möjlighet att återkalla ditt samtycke genom att kontakta oss med hjälp av kontaktinformationen ovan. Återkallelsen av ditt samtycke påverkar inte behandling som sker med stöd av annan rättlig grund.
3. Ändringar
Om Stockholms Stadsmission genomför några ändringar avseende behandlingen av dina personuppgifter kommer Stockholms Stadsmission att informera dig om detta genom att tillhandahålla en uppdaterad version av detta dokument i på Stockholms Stadsmissions hemsida. Om du har uppgett dina kontaktuppgifter kommer Stockholms Stadsmission också att mejla dig om Stockholms Stadsmission genomför ändringar avseende personuppgiftsbehandlingen.
4. Tabell över behandlingar
Behandling | Vilka personuppgifter behandlas? | För vilket ändamål behandlas personuppgifte rna? | Vilken är den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter? | Hur länge sparas personuppgifterna? |
Anmälan till infoträff | • Namn • Efternamn • Mejladress | Informera om och anordna träffen. | Art. 6.1 (f) (Berättigad intresse) | Gallras efter infoträffen, senast en vecka efter. |
Anmälan till volontärutbildni ng | • Namn • Efternamn • Mejladress *Datumet du har deltagit i volontärutbilning om du önskar betänketid innan du skriver på avtal. | Informera och anordna. *uppfylla avtalskrav | art. 6.1 (b) GDPR (Avtal) | Gallras efter volontärutbildning, senast en vecka efter om du inte vill ha betänketid innan du skriver på avtal. Om du önskar betänketid gallras uppgifterna senast en månad efter utbildningstillfälle. |
Avtalsunder- tecknande | • Namn • Efternamn • Mejladress • Telefonnumm er • Underskrift • Datum | Upprätta avtal | Art. 6.1 (b) GDPR (Avtal) | Gallras 7 månader efter att du senast har varit aktiv alternativt senast en vecka efter att du har avslutat ditt uppdrag eller blivit avslutat. |
Registrering i Mobilise | • Namn • Efternamn • Födelsedatum • Val av personliga pronomen • Mejladress • Telefonnumm er • Deltagande i volontärutbild ning (automatisk tilldelning) Xxxxxxxxxx: • Språkfärdighe ter • B-körkort | Hitta ett lämpligt uppdrag, förmedla önskemål och kompetenser, säkerställa säkerheten, efterleva avtal | art. 6.1 (b) GDPR (Avtal) *art 9.2 (a) GDPR (Samtycke) | Gallras 7 månader efter att du senast har varit aktiv alternativt senast en vecka efter att du har avslutat ditt uppdrag eller blivit avslutat. |
• Särskilda kompetenser • Önskade arbetstider • Anställning på Stockholms Stadsmission • *Uppgifter om allergier • *Uppgifter om särskilda behov | ||||
Medlemskap i Stockholms Stadsmissions förening, medlemsbrev och medlemstidning | • Namn • Efternamn • Mejladress • Uppgifter om medlemskap Medlemsbrev: • Mejladress Medlemstidning: • Postadress | Bli medlem och få information om föreningen och medlemskap | Art. 6.1 (a) GDPR (Samtycke) | Gallras 7 månader efter att volontären senast varit aktiv alternativt senast en vecka efter att du har avslutat ditt uppdrag eller blivit avslutat. |
Utskick av volontärbrev och övriga information om volontärskap och volontärengage mang | • Mejladress | Informera volontärer om händelser i förening eller händelser som påverkar deras volontärskap samt informera om möjliga utbildningar och aktiviteter för volontärer. | Art. 6.1 (a) GDPR (Samtycke) | Listan som hämtas från Mobilise gallras direkt i samband med att den laddas upp i Apsis. Efter att informationen och nyhetsbreven skickats ut i Apsis gallras uppgifterna även där. Uppgifterna som hämtas från Mobilise gallras 7 månader efter din sista aktivitet alternativt senast en vecka efter att du har avslutat ditt uppdrag eller blivit avslutat. |
Volontärenkät | • Mejladress | Kunna skicka ut volontärenkät i syfte att förbättra engagemangsav delnings arbete och volontärskapet inom föreningen. | Art. 6.1 (a) GDPR (Samtycke) | Listan som laddas ned från Mobilise gallras direkt i samband dess uppladdande i Esmaker. Personuppgifterna i Esmaker gallras så fort enkäten är klar. Personuppgifterna från Mobilise gallras 7 månader efter din sista aktivitet alternativt senast en vecka efter |
att du har avslutat ditt uppdrag eller blivit avslutat. | ||||
Samordning av volontärskap och matchning av volontärer | • Namn • Efternamn Xxxxxxxxxx: • Språkfärdighe ter • B-körkort • Särskilda kompetenser • Önskade arbetstider • Verksamhetsp lacering • Tilldelat särskild kompetens | Kunna matcha och samordna volontärer | art. 6.1 (b) GDPR (Avtal) | Gallras 7 månader efter att du senast varit aktiv alternativt senast en vecka efter att du har avslutat ditt uppdrag eller blivit avslutat. |
Statistikföring | • Mejladress • Postnummer • Uppgifter om antal arbetade timmar under ett år och i vilken/a verksamhet/e r du har utfört dessa (verksamhets placering). | Statistiken används i organisationens årsredovisning/ effektrapport, budgetarbete och verksamhetspla nering, samt i opinionsbildnin gs-, kommunikation s- och marknadsföring ssyfte. | Art. 6.1 (f) (GDPR) (Berättigat intresse) | Gallras 7 månader efter att du senast varit aktiv alternativt senast en vecka efter att du har avslutat ditt uppdrag eller blivit avslutat. |
Tillgodose registrerades rättigheter | • Namn • Telefonnumm er • Mejladress | Säkerställa att den registrerade få sina rättigheter tillgodosedda | Art. 6.1 (c) GDPR (Rättslig förpliktelse) | Raderas när du har fått återkoppling om din begäran. Vanligtvis sker detta inom 1 månad. Vid komplexa ärenden där din begäran är omfattande kan dina personuppgifter sparas i max 3 månader. |