AVROPSVÄGLEDNING
AVROPSVÄGLEDNING
Digitala enheter för arbetsplats och skola 2019
Innehåll
2 Syfte och mål med upphandlingen 3
4.4 Leverantörer på ramavtalet 7
5.2 Förnyad konkurrensutsättning 10
6.1 Priser vid dynamisk rangordning 14
6.2 Priser vid förnyad konkurrensutsättning 15
7.1 Produkter och tillvalstjänster som avropas genom dynamisk rangordning 15
7.2 Produkter och tjänster som avropas genom förnyad konkurrensutsättning 16
7.3 Ändring/avbeställning och felaktig leverans 16
10 Rekonditionerade produkter 17
11 Leverantörernas arbetssätt 18
13 Övriga villkor och dokument 18
15 Bilageförteckning för avropsstöd 19
1 Inledning
Detta avropsstöd är framtaget för avropsberättigade myndigheter i syfte att underlätta vid avrop från ramavtalet. Vid frågor kontakta Adda Inköpscentral (nedan inköpscentralen) via e-post xxxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xx eller tel. 00-000 000 00.
Inköpscentralen har genomfört en samordnad ramavtalsupphandling avseende Digitala enheter för arbetsplats och skola 2019.
Ramavtalet omfattar de 1116 upphandlande myndigheter som uppräknas i bilagan Avropsberättigade parter Digitala enheter för arbetsplats och skola 2019. Att vara avropsberättigad innebär en möjlighet att avropa från tecknade ramavtal, dock ingen skyldighet.
Avropande myndigheter är fria att utforma sina avrop hur de vill så länge dessa inte strider mot ramavtalets villkor eller mot lagen (2016:1145) om offentlig upphandling, LOU.
Tänk på!
Börja med att kontrollera att ni är avropsberättigad, du kan se det på ramavtalets hemsida. Känner du dig tillräckligt säker på avtalets omfattning och vill direkt börja utforma din avropsförfrågan kan du börja läsa avsnitt 5 Avrop från ramavtalet.
2 Syfte och mål med upphandlingen
Kommuner och regioner har ett stort behov av digitala enheter till sina medarbetare och skolornas elever. Digitaliseringen driver på detta behovet och framförallt inom skola förväntas antalet digitala enheter öka snabbt.
Syftet med upphandlingen var att få till ett användbart ramavtal som täcker en stor del av kommuner och regioners behov av digitala enheter för arbetsplats och skola. Xxxxxxxxxx ska förenkla och vara ett stöd i arbetet att möta målen i Agenda 2030 och de nationella miljömålen.
För att ramavtalet ska vara enkelt att använda, men flexibelt nog för att täcka de upphandlande myndigheternas skiftande behov så finns det två sätt att avropa på.
Ramavtalet ska erbjuda ett uppdaterat, men begränsat sortiment, av digitala enheter som den upphandlande myndigheter kan, via en dynamisk rangordning, snabbt och enkelt beställa för att tillgodose ett mindre och brådskande behov. Sortimentet ska till största delen bestå av miljömärkta digitala enheter.
I de fall den upphandlande myndigheten behöver göra ett större avrop eller att behovet inte täcks av produkterna i sortimentet för dynamisk rangordning kan de göra en förnyad konkurrensutsättning. Vid en förnyad konkurrensutsättning preciserar den upphandlande myndigheten sina behov och i sina avropssvar har leverantörerna möjlighet att erbjuda produkter och produktnära tjänster från hela sitt utbud.
Målet har varit att teckna ramavtal med leverantörer som kan erbjuda ett brett, hållbart och prisvärt utbud av digitala enheter och produktnära tjänster med hög kvalitet till de upphandlande myndigheterna.
3 Definitioner
Digital enhet - Med digital enhet avses en produkt som omfattas av ramavtalets
följande produktområden: Bärbara datorer, Tunna klienter, Stationära datorer, All-in-One datorer, Surfplattor, Smartphones och övriga telefoner, Bildskärmar, och Wearables.
Produkter - Med produkter avses samtliga typer av produkter som omfattas av ramavtalet.
Produktnära tjänster - Med produktnära tjänster avses de tjänster som kan avropas inom ramavtalets samtliga tjänsteområden.
Produktområden - Med produktområden avses upphandlingens nio produktområden: Bärbara datorer, Tunna klienter, Stationära datorer, All-in-One datorer, Surfplattor, Smartphones och övriga telefoner, Bildskärmar, Wearables, samt Tillbehör.
Tillvalsprodukt - Med tillvalsprodukt avses ett tillbehör som är knutet till en specifik digital enhet somkan avropas i sortimentet för dynamisk rangordning.
Tillvalstjänst - Med tillvalstjänst avses en produktnära tjänst som är knuten till en specifik digitalenhet som kan avropas i sortimentet för dynamisk rangordning.
Tjänsteområden - Med tjänsteområden avses upphandlingens sex tjänsteområden: Preparation, Leverans och installation, Service- och support, Datasäkert och cirkulärt återtag av digitala enheter, Utbildning och rådgivning, samt Digital enhet som tjänst.
Varumärkesägare - Med varumärkesägare avses en juridisk person som marknadsför, har producentansvar för samt lämnar garanti för produkten.
4 Omfattning
Upphandlingen omfattar digitala enheter för arbetsplats och skola samt produktnära tjänster.
4.1 Produktområden
Ramavtalet omfattar produkter inom nedanstående produktområden. Produktområdena syftar till att beskriva inom vilka områden som produkter kommer att avropas.
Leverantörerna ska kunna tillhandahålla produkter inom samtliga produktområden.
4.1.1 Bärbara datorer
Produktområdet omfattar alla typer av bärbara datorer som exempelvis traditionella laptops, 2-in- 1s, chromebooks och ultrabooks.
4.1.2 Tunna klienter
Produktområdet omfattar alla typer av tunna klienter. En tunn klient kan både vara stationär eller bärbar.
4.1.3 Stationära datorer
Produktområdet omfattar alla typer av stationära datorer som exempelvis towerdator och minidator/SFF (Small form factor).
4.1.4 All-in-One datorer
4.1.5 Surfplattor
Produktområdet omfattar alla typer av läs- och surfplattor.
4.1.6 Smartphones och övriga telefoner
Produktområdet omfattar alla typer smartphones, mobiltelefoner och fasta telefoner.
4.1.7 Bildskärmar
4.1.8 Wearables
Produktområdet omfattar alla typer av wearables som exempelvis smarta klockor, smarta glasögon och aktivitetsarmband.
4.1.9 Tillbehör
Produktområdet omfattar alla typer av tillbehör, inklusive nödvändiga drivrutiner, som exempelvis:
• CPU, fläkt, minne, moderkort, grafikkort, kabinett, hårddisk, batterier, dockningsstationer, Bluetooth, WLAN, ethernet, modem, kablage och kablar, monteringsfästen, fodral och väskor,
minneskort, laddare, hållare och monteringstillbehör, skydd av bildyta, reservdelar och verktyg för
reparation, USB-minne etc.
• Inmatningsenheter - Mus, tangentbord, aktiva pennor, ergonomiska tillbehör etc.
• Multimedia – Spelkonsoler, mikrofon, webbkamera, högtalare, hörlurar, headset, etc.
• Säkerhet - Kortläsare, fingeravtrycksläsare, s.k. bruslådor och skydd mot avlyssning, sekretessglas, skydd av bildyta, skydd mot ljusreflektion, larmfunktion, låsanordningar etc.
Tänk på!
Att avtalet även ger möjlighet att avropa rekonditionerade produkter vid en förnyad konkurrensutsättning. Detta ska i så fall anges i avropsförfrågan. Alla ramavtalsleverantörer kan tillhandahålla rekonditionerade produkter inom samtliga produktområden. För mer information om krav på rekonditionerade produkter, se avsnitt 10 Rekonditionerade produkter.
4.2 Tjänsteområden
Upphandlingen omfattar produktnära tjänster inom nedanstående tjänsteområden. Tjänsteområdena syftar till att beskriva inom vilka områden produktnära tjänster kommer att avropas.
Leverantörerna ska minst kunna tillhandahålla de tjänster som anges under respektive tjänsteområde nedan.
4.2.1 Preparation
Med preparationstjänster avses exempelvis imagehantering, konfiguration och anpassning av hårdvara/programvara, applicering av skyddsfilm och stöldskyddsmärkning samt enrollmenttjänster.
Preparationstjänster genomförs innan leverans.
4.2.2 Leverans
Med leverans och installationstjänster avses exempelvis lagerhållning, avemballering samt omhändertagande och miljöåtervinning av överblivet emballage, konfiguration och anpassning på plats, tilläggsinstallationer och uppdateringar av komponenter m.m. avseende avropade produkter.
4.2.3 Service och support
Med service och support avses exempelvis utökad support, serviceavtal, underhåll, extra garantier, allriskförsäkring, felsökning och reparation, spårning och distansradering samt asset management (enhetshantering i form av MDM (Mobile Device Management), EMM (Enterprise Mobility Management) och UEM (Unified Endpoint Management) etc.).
4.2.4 Datasäkert och cirkulärt återtag av digitala enheter
Med datasäkert och cirkulärt återtag av digitala enheter avses insamling av uttjänta digitala enheter för rekonditionering/avyttring eller återvinning.
4.2.5 Utbildning och rådgivning
Med utbildning och rådgivning avses exempelvis:
• produkt och teknikrådgivning,
• rådgivning rörande informationssäkerhet och IT-säkerhet,
• utbildning avseende användandet av den digitala enheten,
• introduktion och pedagogiskt stöd för elever och pedagoger vid avrop av elevdatorer, samt
• inspirationsseminarier.
4.2.6 Digital enhet som tjänst
Med digital enhet som tjänst avses en kombination av digitala enheter, programvaror, tillbehör och tjänster som levereras tillsammans till en periodiserad kostnad, där kund betalar för nyttjanderätten.
4.3 Avtalsperiod
Ramavtalet gäller under fyra år, 2021-11-01 till 2025-10-31. Från det att ramavtalet har löpt i 18 månader, kan inköpscentralen när som helst säga upp ramavtalet med sex månaders uppsägningstid. När ramavtalet löpt i fyra år löper det ut utan föregående uppsägning.
4.4 Leverantörer på ramavtalet
Följande sex ramavtalsleverantörer har tilldelats ramavtal:
Ramavtalsleverantör | Xxx.xx |
Advania Sverige AB | 556214-9996 |
Atea Sverige AB | 556448-0282 |
Bmore IT AB | 556778-9325 |
Dustin Sverige AB | 556666-1012 |
Foxway Education AB | 556746-4440 |
Real Time Solutions AB | 556691-3942 |
4.5 Underleverantörer
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ansvarar för åtgärder, arbeten och leveranser från underleverantörer på samma sätt som för sitt eget arbete.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx får endast anlita de underleverantörer som skriftligen godkänts av inköpscentralen. Godkända underleverantörer redovisas i bilaga 03 till ramavtalet på respektive leverantörs avtalssida hos inköpscentralen.
Ett tillägg eller ett byte av en underleverantör i ramavtalet får endast ske efter att inköpscentralen har godkänt detta skriftligen.
Med underleverantörer avses sådan leverantör som träder i ramavtalsleverantörens ställe för att utföra hela eller delar av uppdraget/leveransen men inte sådana leverantörer som levererar diverse varor och tjänster till ramavtalsleverantören.
Observera att bolag som ingår i samma koncern som ramavtalsleverantören är att betrakta som underleverantör till ramavtalsleverantören om bolagen har olika organisationsnummer.
Rätten att ta emot avropsförfrågningar eller lämna avropssvar kan inte delegeras av ramavtalsleverantören till underleverantör eller annan leverantör.
5 Avrop från ramavtalet
Tänk på!
Kontrollera först att din organisation är avropsberättigad. Vem som har rätt att avropa från ramavtalet framgår av bilagan Avropsberättigade parter Digitala enheter för arbetsplats och skola 2019. Du kan även söka på ramavtalets hemsida.
Därefter ska en avropsanmälan göras på inköpscentralens webbsida. Saknar du inloggning till Mina sidor, kontakta inköpscentralen, e-post: xxxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xx eller tel. 00-000 000 00.
Avrop från ramavtalet sker genom en s.k. kombinerad avropsordning (se 7 kap. 7 § LOU), vilket innebär att den upphandlande myndigheten kan avropa enligt en dynamisk rangordning eller genomföra en förnyad konkurrensutsättning. Förutsättningarna för när den upphandlande myndigheten ska använda respektive avropsförfarande anges nedan.
5.1 Dynamisk rangordning
Avrop enligt dynamisk rangordning tillämpas endast för avrop som omfattar de produkter och tjänster som framgår av det vid var tid gällande sortimentet i bilagan Avropsverktyg för dynamisk rangordning.
I ramavtalsupphandlingen har leverantörerna fått offerera ett begränsat sortiment, av digitala enheter som den upphandlande myndigheter kan, via en dynamisk rangordning, snabbt och enkelt beställa för att tillgodose ett mindre och brådskande behov. Sortimentet består till största delen av miljömärkta digitala enheter och alla digitala enheter kommer också från varumärkesägare som uppfyller kraven i bilaga 08 -Sustainability certification from brand owner i förfrågningsunderlaget. dvs. krav gällande uppförandekod, ansvarsfullt utvunna mineraler, hållbara leveranskedjor, arbetstagares rättigheter, substitution av miljö- och hälsofarliga ämnen, miljöledningssystem och redovisning av klimatpåverkan.
Sortimentet omfattar bärbara datorer, surfplattor, bildskärmar, tillvalsprodukter och tillvalstjänster samt ett urval av tillbehör. För att hålla sortimentet aktuellt ges leverantörerna möjlighet att uppdatera delar av det var nionde månad under avtalsperioden. Nedan redovisas datum för sortimentsuppdateringar under avtalsperioden:
▪ 1:a uppdatering, 1 mars 20022
▪ 2:a uppdatering, 1 december 2022
▪ 3:e uppdatering, 1 september 2023
▪ 4:e uppdatering, 3 juni 2024
▪ 5:e uppdatering, 3 mars 2025
För att se aktuellt sortiment för dynamisk rangordning, se bilaga Översikt – Sortiment för dynamisk rangordning.
Den upphandlande myndigheten kan avropa enligt den dynamiska rangordningen när avropet avser produkter som ska levereras inom maximalt sex månader från avropstillfället och när avropet avser maximalt 100 st digitala enheter. Tillvalsprodukter, tillvalstjänster och tillbehör får tillkomma.
Vid avrop som inte inkluderar några digitala enheter gäller en begränsning på totalt 100 st tillvalsprodukter, tillvalstjänster och tillbehör.
Om förutsättningarna ovan inte är uppfyllda ska avrop ske genom förnyad konkurrensutsättning.
5.1.1 Avrop genom dynamisk rangordning
Vid avrop enligt dynamisk rangordning används bilagan Avropsverktyg för dynamisk rangordning. Ni hittar avropsverktyget under fliken Stöddokument på ramavtalets webbsida.
Avrop enligt en dynamisk rangordning innebär att den upphandlande myndigheten i första hand kontaktar den leverantör som har lägst totalpris på beställningen av digitala enheter, tillvalsprodukter, tillbehör och tillvalstjänster inklusive eventuella optioner enligt den upphandlande myndighetens behov. Den upphandlande myndigheten identifierar således de digitala enheter, tillvalsprodukter, tillvalstjänster och tillbehör vars specifikationer möter organisationens behov och som finns i sortimentet. Den upphandlande myndighetens behov kan vara kopplat till:
• Kompatibilitet med befintlig IT-miljö och infrastruktur
Exempelvis behov av ett visst operativsystem eller typ av port på den digitala enheten för att säkerställa kompatibilitet med befintlig infrastruktur.
• Systemkrav utifrån användningsområdet
Exempelvis behov av bättre processorprestanda eller ett större internminne för att den digitala enheten ska fungera tillfredställande utifrån verksamhetens/användarens programvara och behov.
• Miljömärkta digitala enheter
Exempelvis behov av att den digitala enheten är miljömärkt för att följa den upphandlande myndighetens miljömål.
Den upphandlande myndigheten ska kunna motivera sitt behov och valet av leverantör på begäran.
Leverantörernas sammanlagda pris räknas ihop för leverans av det som den upphandlande myndigheten har behov av enligt avropet. Den leverantör som kan leverera enligt avropet till lägst totalpris får beställningen. Rangordningen är således dynamisk eftersom det är behovet i varje avrop som styr vilken leverantör som erhåller affären, dvs. olika leverantörer kan ha lägst totalpris vid olika avrop.
I avropsverktyget anger den upphandlande myndigheten sitt behov. Behovet kan anges utifrån följande parametrar:
Bärbara datorer (grupp A) | Bärbara datorer (grupp B) | Surfplattor | Bildskärmar |
Skärmstorlek (tum) | Skärmstorlek (tum) | Skärmstorlek (tum) | Skärmstorlek (tum) |
Upplösning | Upplösning | Upplösning | Upplösning |
Processor | Processor | Lagringsutrymme | Antal färger |
Internminne (GB) | Internminne (GB) | Kommunikation Bluetooth | Ljusstyrka |
Hårddisk | Hårddisk | Kommunikation WLAN | Portar Display |
Portar USB | Portar USB | Batteritid | Portar HDMI |
Portar USB C | Portar USB C | Operativsystem | Portar USB |
Portar HDMI/Display | Kommunikation WLAN | Miljömärkning | Låsskydd |
Kommunikation WLAN | Kommunikation Bluetooth | Energiprestanda | |
Kommunikation Bluetooth | Batteritid (tim) | ||
Batteritid (tim) | Energiprestanda | ||
Energiprestanda | Låsskydd | ||
Låsskydd | Operativsystem | ||
Operativsystem |
När den upphandlande myndigheten har angett sitt behov av digitala enheter, tillvalsprodukter, tillvalstjänster och tillbehör räknar avropsverktyget ut vilken leverantör som kan tillhandahålla efterfrågat behov till lägst totalpris. Om flera leverantörer har samma lägsta pris på ett avrop enligt
den dynamiska rangordningen kommer den leverantör som fick högst mervärde i ramavtalsupphandlingens utvärdering att vinna.
Den upphandlande myndigheten skickar därefter en skriftlig beställning (ifyllt Avropsverktyg för dynamisk rangordning, information om avropande myndighet, leveransadress, leveransdatum, etc.) till den vinnande leverantören och en kopia till inköpscentralen (xx0000@xxxx.xx).
Leverantören är skyldig att besvara avropet inom två arbetsdagar. Om den först tillfrågade leverantören inte har återkommit med avropssvar inom två arbetsdagar får den upphandlande myndigheten vända sig till nästa leverantör i rangordningen. Leverantören ska acceptera beställningen/signera kontraktet och leverera enligt avropet.
Tänk på!
Om den först tillfrågade leverantören inte har återkommit med avropssvar inom två arbetsdagar och den upphandlande myndigheten vänder sig till nästa leverantör i rangordningen, bör det kommuniceras till den först tillfrågade leverantören för att undvika eventuella missförstånd.
Möjlighet att frångå rangordning
Om den upphandlande myndighetens behov täcks av de digitala enheterna, tillvalsprodukterna, tillvalstjänsterna och tillbehören i det gällande sortimentet, avropar den upphandlande myndigheten från den leverantör som kan tillhandahålla behovet till lägst totalpris. Den upphandlande myndigheten får dock frångå rangordningen, och skicka avropsförfrågan till en annan leverantör än den som är rangordnad på första plats utifrån lägst totalpris, om något av följande skäl föreligger:
1. om den först tillfrågade leverantören har godtagbara skäl att avböja avrop enligt punkt 5.7.1 i ramavtalet,
2. om avropet avser en ersättningsanskaffning som beror på att den upphandlande myndigheten tidigare hävt eller sagt upp ett kontrakt och detta berott på leverantören som har lägst totalpris, eller
3. om avropet avser tillvalsprodukter till redan avropad digital enhet.
5.1.2 Övriga krav och villkor
De generella kraven framgår av kravspecifikationen i avsnitt 3.2 i ramavtalsupphandlingens upphandlingsdokument.
De särskilda kraven som gäller vid dynamisk rangordning framgår av kravspecifikationen i avsnitt 3.3 i ramavtalsupphandlingens upphandlingsdokument.
Kontraktsvillkoren gäller för samtliga avrop som sker genom dynamisk rangordning.
5.2 Förnyad konkurrensutsättning
Den upphandlande myndigheten ska avropa genom förnyad konkurrensutsättning om den upphandlande myndigheten:
• har behov av produkter, tillbehör eller tjänster som inte omfattas av det vid var tid gällande sortimentet för dynamisk rangordning, men som ändå omfattas av ramavtalsupphandlingen i enlighet med avsnitt 3 i ramavtalsupphandlingens upphandlingsdokument,
• har behov av att göra anpassningar av digitala enheter, tillbehör, tillvalsprodukter och tillvalstjänster som specificerats i den dynamiska rangordningen,
• har ett större behov än 100 st digitala enheter, eller
• har ett behov av leverans senare än sex månader från avropstillfället.
Tänk på!
Att innan en avropsförfrågan skickas till ramavtalsleverantörerna bör en analys göras av vilka behov som finns. Syftet med behovsanalysen är att den upphandlande myndigheten ska få kännedom om sitt nuläge och önskat läge. Denna kunskap underlättar kravställningen i avropsförfrågan. Det är viktigt att de produkter och tjänster som efterfrågas specificeras så noggrant som möjligt för att underlätta för leverantörerna att lämna anbud.
I syfte att bättre förstå marknaden och leverantörernas utbud kan exempelvis en s.k. RFI (Request For Information) genomföras. En RFI kan t.ex. innehålla frågor om produkter och tjänster inom ett specifikt område eller utifrån en specifik kravbild som ramavtalets leverantörer kan leverera. Efter en genomförd RFI finns ingen förpliktelse för den upphandlande myndigheten att gå vidare med ett avrop.
En RFI bör innehålla:
• En kortfattad beskrivning av bakgrund
• Ett begränsat antal specifika frågor
• Ett sista svarsdatum
RFI skickas till alla leverantörer på ramavtalet. Till stöd för det finns en sändlista, se bilagan Sändlista vid förnyad konkurrensutsättning.
5.2.1 Avrop genom förnyad konkurrensutsättning
Förfarandet innebär att den upphandlande myndigheten skickar en skriftlig avropsförfrågan till samtliga leverantörer för att på nytt lämna ett avropssvar i enlighet med de villkor som anges i ramavtalet. Detta görs för att avgöra vilken leverantör som bäst kan tillhandahålla efterfrågat behov utifrån de villkor som angetts i avropsförfrågan. Kontaktuppgifter till samtliga leverantörer hittar ni i bilagan Sändlista vid förnyad konkurrensutsättning. Avropsförfrågan ska även skickas till inköpscentralen (xx0000@xxxx.xx).
Fastställda villkor i ramavtalet kan inte omförhandlas i den förnyade konkurrensutsättningen och inte heller kan krav som ställts i ramavtalet ändras eller bytas ut. Om det är nödvändigt får dock villkoren preciseras och vid behov kompletteras. Det är då fråga om att komplettera eller förfina villkoren i ramavtalet för att fånga upp särskilda omständigheter som behöver uppfyllas för att kunna fullgöra ett enskilt kontrakt.
Vid avrop enligt förnyad konkurrensutsättning kan den upphandlande myndigheten precisera och ställa krav på produkter och produktnära tjänster utifrån upphandlingsdokumentet i ramavtalsupphandlingen (avsnitt 3 Kravspecifikation), Allmänna kontraktsvillkor och Kravkatalogen.
I kravkatalogen anges de krav som den upphandlande myndigheten kan ställa vid avrop med förnyad konkurrensutsättning, utöver de krav som återfinns i upphandlingsunderlaget. Den upphandlande myndigheten kan precisera samtliga punkter i kravkatalogen och tillämpa dem både som krav och utvärderingskriterier utifrån sitt behov. Den upphandlande myndigheten väljer även hur krav och utvärderingskriterier ska verifieras, exempelvis genom referenstagning för utbildare, tekniska specifikationer för produkter och certifieringsintyg.
5.2.1.1 Tilldelningskriterier vid förnyad konkurrensutsättning
Vid avrop med förnyad konkurrensutsättning kan följande kriterier för tilldelning av kontrakt komma att användas: pris, kvalitet och hållbarhet.
Med tilldelningskriteriet pris avses exempelvis:
• Pris per styck
• Pris per timme
• Månads-/kvartalsavgift/periodiserad kostnad
• Takpris
• Påslag på inköpspriser
• Rabattsats mot prislista
• Fast pris
Med tilldelningskriteriet kvalitet avses exempelvis:
• Utförande för arbetsplats som tjänst
• Xxxxxxx och resurser för pedagogiska tjänster
• Kompetens och erfarenhet
• Kundnöjdhet
• Leveranstid
Med tilldelningskriteriet hållbarhet avses exempelvis:
• Miljömärkta produkter
• Förlängd livslängd hos uppladdningsbara batterier för bärbara enheter
• Innehåll av återvunnet eller förnybart material i produkten
• Klimatberäknade produkter
• Halogenfria material i produkterna, inklusive kretskort och kabelisolering
• Hållbarhetsprovning för bärbara enheter, exempelvis falltest, stöttålighet, temperaturtålighet eller smuts- och vattenskydd.
• Produkternas energiprestanda
• Hållbarhetsintyg från varumärkesägare
• Hållbara transporter
Den upphandlande myndigheten har möjlighet att i avropsförfrågan begära hur kravuppfyllnaden i avropet ska bevisas. Detta kan exempelvis göras genom anbudspresentationer, produkttester, intervjuer och referenstagning.
Hur utvärdering av avropssvar går till specificeras närmare i avropsförfrågan.
I avropsförfrågan ska en skälig tidsfrist för att lämna avropssvar anges. Denna tidsfrist fastställs med hänsyn till avropsförfrågans komplexitet samt den tid som behövs för att lämna avropssvar.
Avropssvar inkomna efter angiven tidsfrist beaktas inte. Avropssvaren ska vara skriftliga och innehållet omfattas av sekretess fram till det att beslut fattats om val av leverantör.
Ange alltid hur avropssvar ska lämnas (t.ex. genom e-post eller elektroniskt upphandlingsverktyg).
5.2.1.3 Frågor och svar under anbudstiden
Då frågor och förtydliganden kan behöva hanteras för att leverantörerna ska kunna lämna avropssvar måste den upphandlande myndigheten ange hur frågor ska hanteras i sin avropsförfrågan (t.ex. genom att ange en e-postadress för frågor eller via elektroniskt upphandlingsverktyg). Av likabehandlingsskäl ska svar på frågor som ställts till den upphandlande myndigheten skickas till alla ramavtalsleverantörer.
Anbuden från ramavtalsleverantören öppnas först efter tidsfristen för inlämnandet har gått ut. Den upphandlande myndigheten utvärderar de inkomna anbuden utifrån de i avropet beskrivna tilldelningskriterierna.
Den upphandlande myndigheten ska meddela de leverantörer som lämnat avropssvar om beslut som fattats om val av leverantör.
Avropet avslutas och regleras genom att skriftligt kontrakt upprättas och undertecknas av leverantören och den upphandlande myndigheten.
Den upphandlande myndigheten kan välja om den vill tillämpa s.k. frivillig avtalsspärr vid den förnyade konkurrensutsättningen. Innebörden av den frivilliga avtalsspärren är att den upphandlande myndigheten inte tecknar kontrakt förrän efter 10 kalenderdagar efter fattat tilldelningsbeslut. Tilldelningsbeslutet kan under de 10 dagarna överprövas. Avtalsspärrens första dag är dagen efter att tilldelningsbeslutet meddelats och sista dag får inte vara helgdag/röd dag – då blir sista dag nästföljande vardag. Om ingen överprövning inkommer till Förvaltningsrätten tecknas kontrakt därefter. Blir tilldelningsbeslutet överprövat följer det den vanliga rättsliga processen för det. Om den upphandlande myndigheten tillämpar den frivilliga avtalsspärren kan kontraktets giltighet inte överprövas efter de 10 dagarna. I de fall den upphandlande myndigheten väljer att inte tillämpa frivillig avtalsspärr kan kontraktets giltighet överprövas i sex månader.
5.2.2 Övriga krav och villkor
De generella kraven framgår av kravspecifikationen i avsnitt 3.2 i ramavtalsupphandlingens upphandlingsdokument.
De särskilda kraven som gäller vid förnyad konkurrensutsättning framgår av kravspecifikationen i avsnitt 3.4 i ramavtalsupphandlingens upphandlingsdokumentet.
De allmänna kontraktsvillkoren tillämpas för samtliga avrop som sker genom förnyad konkurrensutsättning.
Tänk på!
Leverantören är skyldig att acceptera ett avrop som upphandlande myndighet genomför enligt ramavtalets dynamiska rangordning och att lämna avropssvar i samband med förnyad konkurrensutsättning. Leverantören behöver emellertid inte acceptera avrop eller lämna anbud om den har godtagbara skäl. Som godtagbara skäl för att inte acceptera avrop som upphandlande myndighet genomför enligt ramavtalets dynamiska rangordning räknas att leverantören är föremål för omständigheter enligt punkt 14 i ramavtalet. Som godtagbara skäl för att inte lämna avropssvar vid en förnyad konkurrensutsättning räknas att leverantören p.g.a. andra åtaganden inte förfogar över tillräckliga resurser då avropet genomförs, att leverantören är förhindrad att lämna ett konkurrenskraftigt avropssvar utifrån hur avropsförfrågan är utformad eller att leverantören är föremål för omständigheter enligt 14. Om leverantören inte avser acceptera avrop eller lämna avropssvar ska leverantören snarast och skriftligen meddela den upphandlande myndigheten skälen för detta.
En upphandlande myndighet får undanta en leverantör från att lämna avropssvar vid två av dess kommande avrop från ramavtalet om den upphandlande myndigheten tidigare avropat från ramavtalet och leverantören
• vid minst två tillfällen i följd har avböjt att acceptera avrop från den upphandlande myndigheten och inte har haft godtagbara skäl enligt 5.7.1, eller
• vid minst två tillfällen har avstått från att lämna meddelande enligt 5.7.1 till den upphandlande myndigheten.
En upphandlande myndighet som har hävt ett kontrakt som grundar sig på ramavtalet med en leverantör har rätt att undanta den aktuella leverantören vid kommande förnyade konkurrensutsättningar från ramavtalet.
Rätten att ta emot avropsförfrågningar kan inte delegeras av leverantören till underleverantör eller annan leverantör.
6 Priser
6.1 Priser vid dynamisk rangordning
Vid avrop som sker genom dynamisk rangordning gäller de priser som leverantörerna har offererat för aktuellt sortiment i Avropsverktyg för dynamisk rangordning.
Priserna innefattar samtliga kostnader som krävs för att leverera efterfrågade produkter och tjänster. Det betyder att inga ytterligare kostnader får tillkomma så som leveranskostnader och administrativa kostnader. Leverantören har dock rätt att ta ut en administrationsavgift på 75 kr vid avrop som understiger 300 kr.
6.2 Priser vid förnyad konkurrensutsättning
Priser vid förnyad konkurrensutsättning lämnas enligt den upphandlande myndighetens instruktion.
Priser som lämnas vid en förnyad konkurrensutsättning innefattar samtliga kostnader som krävs för att leverera efterfrågade produkter och tjänster. Det betyder att inga ytterligare kostnader får tillkomma så som leveranskostnader, administrativa kostnader, sedvanliga produkter, utrustning och förbrukningsartiklar som behövs för tjänstens genomförande, eventuella resekostnader, logi, restid till och från den upphandlande myndigheten samt traktamente, om inte den upphandlande myndigheten uttryckligen anger något annat.
Tänk på!
Om produkter som ingår i leverantörens sortiment i den dynamiska rangordningen offereras i leverantörens avropssvar vid en förnyad konkurrensutsättning utgör priserna i den dynamiska rangordningen takpriser. Det betyder att leverantören får offerera ett lägre pris än takpriset för dessa produkter i sitt avropssvar, men inte ett högre pris.
6.3 Prisjustering
Priserna för de produkter och tjänster som avropas genom dynamisk rangordning är fasta i kontraktet.
Prisjustering för de produkter och tjänster som avropas genom förnyad konkurrensutsättning regleras i de allmänna kontraktsvillkoren under punkterna 8.2, 8.3 och 8.5. Dessa villkor är generella regleringar som gäller om inget annat anges i kontraktet, dvs. den upphandlande myndigheten kan avvika från dem och reglera prisjusteringar på annat sätt i kontraktet.
6.4 Leasing
Vid förnyad konkurrensutsättning kan den upphandlande myndigheten välja att köpa produkter eller använda sig av operationell leasing.
Vid operationell leasing äger inte den upphandlande myndigheten produkterna. Leverantören ansvarar för service och underhåll av produkterna samt att de är försäkrade.
För mer information om leasing, se avsnitt 3.4.5 i ramavtalsupphandlingens upphandlingsdokument.
7 Leveransvillkor
7.1 Produkter och tillvalstjänster som avropas genom dynamisk rangordning Leveranstiden för produkter och tillvalstjänster ska inte överstiga femton (15) arbetsdagar från och med beställning från den upphandlande myndigheten.
Leveranstiden för produkter som omfattar tillvalstjänsten stöldskyddsmärkning ska inte överstiga arton (18) arbetsdagar från och med beställning från den upphandlande myndigheten.
Leveranstiden för produkter som omfattar tillvalstjänsten imagehantering ska inte överstiga arton
(18) arbetsdagar från och med att leverantören tillhandahållit image från den upphandlande myndigheten.
Observera att leveranskontroll ska vara genomförd innan avtalad leveransdag. Det betyder att produkter (inkl. eventuella tillvalstjänster) ska vara på plats hos den upphandlande myndigheten minst 5 arbetsdagar innan avtalad leveransdag.
7.2 Produkter och tjänster som avropas genom förnyad konkurrensutsättning Om inget annat överenskommits mellan leverantören och den upphandlande myndigheten ska leverans ske inom trettiofem (35) arbetsdagar från dagen för den upphandlande myndighetens beställning.
Observera att leveranskontroll ska vara genomförd innan avtalad leveransdag. Det betyder att produkter och produktnära tjänster ska vara på plats hos den upphandlande myndigheten minst fem
(5) arbetsdagar innan avtalad leveransdag.
Tänk på!
Miljöhänsyn ska tas gällande leveranser på så sätt att det alternativ med minst negativ miljöpåverkan ska användas, exempelvis ska flygtransporter i normalfallet undvikas till förmån för tåg.
Om den upphandlande myndigheten väljer att ha kortare leveranstider kan det påverka leverantörernas möjligheter att använda hållbara transporter.
7.3 Ändring/avbeställning och felaktig leverans
Den upphandlande myndigheten har rätt att avbeställa eller ändra i en beställning helt eller delvis till och med en (1) arbetsdag efter den dag den upphandlande myndigheten har mottagit en orderbekräftelse från leverantören. Leverantören får inte ta ut ändrings- eller avbeställningsavgifter eller annan kompensation med anledning av sådan ändring/avbeställning.
Leverans av produkter som den upphandlande myndigheten inte har beställt ska kunna returneras till leverantören kostnadsfritt. Den upphandlande myndigheten ska inom tio (10) arbetsdagar från det att man mottagit felleveransen uppmärksamma leverantören på felet och leverantören ska därefter så snabbt som möjligt hämta de felaktigt levererade produkterna.
8 Garanti
Leverantörerna ska utan extra kostnad lämna minst tre (3) års garanti (3 år efter effektiv leveransdag) för offererade produkter inom produktområdena Bärbara datorer, Tunna klienter, Stationära datorer, All-in- One datorer, Bildskärmar, inklusive till dessa inkluderade tillbehör. För
offererade produkter inom produktområdena Surfplattor, Smartphones och övriga telefoner, Wearables samt Tillbehör gäller motsvarande ett (1) års garanti.
Garantier ska täcka användning 24 timmar per dygn, 7 dagar i veckan på arbetsplatsen, i hemmet, skolan och samtliga övriga platser där produkten används.
Kraven på garanti gäller inte för rekonditionerade produkter. Krav på garanti för sådana produkter ska preciseras vid den förnyade konkurrensutsättningen.
För mer information om garantivillkoren, se avsnitt 3.2.3 i ramavtalsupphandlingens upphandlingsdokument.
9 Digital enhet som tjänst
Inköpscentralen har i samverkan med ramavtalsleverantörerna tagit fram ett särskilt avropsstöd runt Digital enhet som tjänst. Avropsstödet beskriver lite mer vad Digital enhet som tjänst är, vilka frågor den upphandlande myndigheten bör ställa sig inför avrop och vilken information som behöver finnas med i avropsförförfrågan för att ramavtalsleverantörerna ska kunna lämna ett konkurrenskraftigt anbud.
För mer information, se bilaga Avropsstöd - Digital enhet som tjänst.
10 Rekonditionerade produkter
Den upphandlande myndigheten kan vid förnyad konkurrensutsättning välja att avropa rekonditionerade produkter.
Om inget annat anges av den upphandlande myndigheten i samband med avrop ska minst följande gälla för rekonditionerade produkter:
• Produkten ska vara funktionstestad, fullständigt rengjord invändigt och utvändigt, ha genomgått rekonditioneringsåtgärder, vara fabriksåterställd och installerad med uppgraderingar etc.
• Produkten ska vara anpassade för svenska förhållanden och den svenska marknaden.
• Funktionaliteten och kvaliteten ska vara lämpade för professionell och/eller pedagogisk verksamhet. Produkten ska ha en hög grad av användarvänlighet och vara identifierbar som sådan produkt som kunder i offentlig sektor vanligtvis köper vad gäller funktionalitet och kvalitet.
• Produkten ska inte ha synliga skador såsom sprickor.
• Produkten ska omfattas av minst ett års garanti och batterier tre månaders garanti.
I Kravkatalogen framgår det vilka typer av krav den upphandlande myndigheten kan ställa på rekonditionerade produkter vid en förnyad konkurrensutsättning.
11 Leverantörernas arbetssätt
I ramavtalsupphandlingen (upphandlingsdokument, avsnitt 4.6) utvärderades anbudsgivarnas arbetssätt inom fyra områden:
• Mottagande och besvarande av avropsförfrågningar
• Leverans av digitala enheter till skola och pedagogiska tjänster
• Utveckling av ett hållbart sortiment
• Utvecklings- och anpassningsförmåga
Det som anbudsgivaren utlovat i sina arbetsbeskrivningar gäller som krav för den framtida leverantören. Det innebär att leverantören ska arbeta på detta sätt under ramavtalsperioden om den upphandlande myndigheten inte anger något annat vid avrop.
Med anledning av att leverantörerna begärt sekretess för sina arbetsbeskrivningar publiceras dem inte publikt i avropsstödet. Av avsnitt 2.6.1 i ramavtalsupphandlingens upphandlingsdokument framgår det dock att vid avrop från ramavtalet utgör anbudet i ramavtalsupphandlingen avtalshandling mellan den upphandlande myndigheten och leverantören. För de upphandlande myndigheter som avropar från ramavtalet finns därför möjlighet att ta del av hela leverantörens anbud inklusive sådana uppgifter som leverantören begärt sekretess för. Eventuell begäran om sekretess i anbudet kommer att vidarebefordras till den upphandlande myndigheten och ingå i myndighetens sekretessbedömning enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL.
Begäran skickas till inköpscentralen, e-post: xx0000@xxxx.xx
12 Personuppgifter
Om leverantören behandlar personuppgifter för den upphandlande myndighetens ska din organisation teckna s.k. Personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal). Dataskyddsförordningen (även kallad GDPR) har skärpt kraven på personuppgiftsbehandling vilket även tydliggjorts i domar i EU- domstolen som innebär att den som är personuppgiftsansvarig har ett långtgående ansvar för att behandlingen sker korrekt, säkert och med laglig grund.
För mer information om Dataskyddsförordningen, se i första hand Integritetsskyddsmyndighetens (tidigare Datainspektionen) information om Dataskyddsförordningen.
Med fördel kan SKRs stödmaterial användas, bl.a. mall för PUB-avtal. Om inte mallen används kan SKRs checklista för PUB-avtal användas.
13 Övriga villkor och dokument
För övriga avtalsvillkor gällande t.ex. brott mot kontrakt, hållbarhetskrav, reservdelar och servicemanualer, datasäkert och cirkulärt återtag av digitala enheter, ansvar och ansvarsbegränsningar, m.m. se villkoren i ramavtalet, Kontraktsvillkoren och De allmänna kontraktsvillkoren samt kravspecifikationen i ramavtalsupphandlingens upphandlingsdokumentet (avsnitt 3).
Under fliken Leverantörer på ramavtalets webbsida hittar du information om ramavtalsleverantören tillsammans med fullständiga ramavtalsvillkor och samtliga upphandlingsdokument.
Övrigt avropsstöd hittar du under fliken Stöddokument på ramavtalets webbsida.
14 Uppföljning
Inköpscentralen jobbar aktivt med att följa upp ingångna ramavtal samt att inköpscentralen och upphandlande myndigheter erhåller utlovad kvalitet. Om leverantören inte lever upp till sina åtaganden kan de sanktioner som anges i ramavtalet komma att tillämpas.
De leverantörer som inköpscentralen har ingått ramavtal är införstådda med detta och ska medverka vid inköpscentralens uppföljning.
Om en leverantör inte uppfyller sina åtaganden enligt ramavtalet eller missköter sig på annat sätt är det viktigt att den upphandlande myndigheten tar kontakt med inköpscentralen och informera oss om detta.
Kontaktperson för inköpscentralen är Xxxxx Xxxxxx (Kategoriansvarig IT-produkter och tjänster). Tel: 00-000 00 00 E-post: xxxxx.xxxxxx@xxxx.xx
15 Bilageförteckning för avropsstöd
▪ Avropsvägledning (detta dokument)
▪ Avropsverktyg för dynamisk rangordning
▪ Översikt - Sortiment för dynamisk rangordning
▪ Avropsstöd – Digital enhet som tjänst
▪ Kontraktsvillkor
▪ Allmänna kontraktsvillkor
▪ Kravkatalog
▪ Sändlista vid förnyad konkurrensutsättning