Avropsvägledning
Avropsvägledning
Järnhandelsvaror inklusive skyddsutrustning 2018
Innehåll
4. ANTAGNA LEVERANTÖRER PER ANBUDSOMRÅDE 4
5.1 BESTÄLLNING VIA E-HANDEL/WEBBUTIK 4
5.1.1 UPPSTART E-HANDEL OCH WEBBUTIK 4
5.1.2 BESTÄLLNING VIA E-HANDEL/WEBBUTIK 5
6. BESTÄLLNING VIA FYSISK BUTIK 5
6.1.1 SÅ BESTÄLLER DU GENOM RANGORDNING I FYSISK BUTIK – STEG FÖR STEG 5
6.1.2 BESTÄLLNING I FYSISK BUTIK 5
6.1.3 BESTÄLLNING VIA FYSISK BUTIK 6
7.1. VID KÖP AV VAROR I FYSISK BUTIK 6
8. ÖVRIGA TJÄNSTER - KONSIGNATIONSLAGER 6
10. LEVERANSTIDER & FRAKTKOSTNAD 7
11. FAKTURERING OCH FÖRFALLOTID 8
12. SKI´s KUNDSUPPORT FÖR RAMAVTAL 8
1. INLEDNING
Denna avropsvägledning är framtagen för avropsberättigade kunder i syfte att underlätta vid avrop från ramavtalet Järnhandelsvaror inklusive skyddsutrustning 2018. Avropande myndigheter och enheter är fria att utforma sina avrop hur de vill, så länge dessa inte strider mot ramavtalets villkor eller mot Lagen om offentlig upphandling (LOU).
2. ALLMÄNT OM RAMAVTALET
Ramavtalet Järnhandelsvaror inklusive skyddsutrustning 2018 ingår i huvudkategorin Fastighetsnära varor och tjänster och ska tillgodose UMs behov av järnhandelsvaror inklusive skyddsutrustning.
Ramavtalet inkluderar två olika anbudsområden:
Ett anbudsområde utgörs av:
1. E-handel och webbutik (ett anbudsområde för hela Sverige)
2. Fysisk butik per kommun (totalt 290 kommuner)
Upphandlingen omfattar järnhandelsvaror inklusive skyddsutrustning med följande tjugo (20) produktgrupper enligt nedan. Alla artiklar som leverantören har i sitt sortiment av järnhandelsvaror ska ingå i ramavtalet. Det innebär att UM ska kunna avropa alla artiklar som tillhör någon av de ovannämnda produktgrupperna. Det finns möjlighet att begränsa sortimentet av produktgrupp(er) om man redan har eget ramavtal där de ingår.
1) El. Exempel på artiklar som ingår i denna produktgrupp är batteri, belysning och elsladd.
2) Fastighet. Exempel på artiklar som ingår i denna produktgrupp är hyllplan, termometer och väggskena.
3) Fästteknik. Exempel på artiklar som ingår i denna produktgrupp är bricka, slangklämma och skruv.
4) Förbrukning. Exempel på artiklar som ingår i denna produktgrupp är elementpensel, sopsäck och toalettpapper.
5) Förnödenhet. Exempel på artiklar som ingår i denna produktgrupp är avfallspåse, tejp och golvskydd.
6) Kem. Exempel på artiklar som ingår i denna produktgrupp är handdesinfektion, smörjmedel och universalolja.
7) Lyft. Exempel på artiklar som ingår i denna produktgrupp är rundsling, rundslingkrok och spännband.
8) Lyftteknik. Exempel på artiklar som ingår i denna produktgrupp är bärsele.
9) Lås. Exempel på artiklar som ingår i denna produktgrupp är hänglås och nyckelkedja.
10) Märk. Exempel på artiklar som ingår i denna produktgrupp är märkpenna.
11) Mät. Exempel på artiklar som ingår i denna produktgrupp är meterstock, måttband och vattenpass.
12) Redskap. Exempel på artiklar som ingår i denna produktgrupp är blåslampa, högtryckstvätt och stege.
13) Rengöring. Exempel på artiklar som ingår i denna produktgrupp är dammsugare, dammsugarpåse och duschspruta.
14) Sanitet. Exempel på artiklar som ingår i denna produktgrupp är duschdraperi, duschslang och duschstång.
15) Skyddsutrustning. Exempel på artiklar som ingår i denna produktgrupp är brandsläckare, halvmask och hörselkåpor.
16) Svets. Exempel på artiklar som ingår i denna produktgrupp är brännartång, svetselektrod och svets.
17) Tillbehör verktyg. Exempel på artiklar som ingår i denna produktgrupp är kapskiva, lastsurrning
och verktygsväska.
18) Verkstad. Exempel på artiklar som ingår i denna produktgrupp är fatpall.
19) Verktyg. Exempel på artiklar som ingår i denna produktgrupp är avrundningsfräs, bitssats och borr.
20) Övrigt. Exempel på artikel som ingår i denna produktgrupp är gran i plast.
3. GEOGRAFISKA OMRÅDEN
De geografiska områdena i denna upphandling omfattar Sveriges län enligt nedan:
Anbudsområde 1 E-handel och webbutik
1) Avser ramavtal för hela Sverige, det vill säga ett (1) nationellt område. UM får i samråd med Ahlsell komma överens om man vill använda Ahlsells fullskaliga e-handelslösning eller webbutik beroende på UM:s behov.
Anbudsområde 2 Fysisk butik
1) Se separat bilaga ”Sammanställning fysisk butik”.
4. ANTAGNA LEVERANTÖRER PER ANBUDSOMRÅDE
Anbudsområde 1 E-handel och webbutik är Ahlsell Sverige AB.
Anbudsområde 2 Fysisk butik – se bilaga ”Sammanställning fysisk butik”. Upp till tre butiker har antagits per kommun. För regionerna gäller att beställare får handla i fysisk butik i den kommun där de har sin verksamhet, så t.ex. Södertälje sjukhus får handla enligt den rangordning som gäller för Södertälje kommun.
5. AVROPSFÖRFARANDE
Vem som har rätt att avropa från ramavtalen framgår av ramavtalsbilaga 01 ”Avropsberättigade parter”. Avrop från ramavtal för anbudsområde 1 kan ske genom E-handel och webbutik.
Avrop från ramavtal för anbudsområde 2 kan ske genom rangordning.
5.1 BESTÄLLNING VIA E-HANDEL/WEBBUTIK
5.1.1 UPPSTART E-HANDEL OCH WEBBUTIK
Underlag har tagits fram, som ska fyllas i av beställare och skickas till Ahlsell inför uppstart av e-handel.
Information finns också om Ahlsell i dokumentet ”Leverantörsuppgift Ahlsell”. Inför uppstart av e-handel kan beställare göra anpassningar av artikelsortimentet gentemot beställarens övriga avtal.
5.1.2 BESTÄLLNING VIA E-HANDEL/WEBBUTIK
För att starta upp e-handel, kontakta och skicka underlag till xxx@xxxxxxx.xx.
För uppgifter som ska lämnas, fyll i dokument ”E-handel beställarens uppgifter”.
6. BESTÄLLNING VIA FYSISK BUTIK
6.1.1 SÅ BESTÄLLER DU GENOM RANGORDNING I FYSISK BUTIK – STEG FÖR STEG
1. Börja med att specificera dina behov och krav på det du ska köpa från ramavtalet.
2. Använd ramavtalets stöddokument som vägledning vid ditt avrop. Rangordningen kan vara uppdelad på geografiskt område, delområde eller båda två. Säkerställ att du vet vad som gäller för just detta avtal.
3. Ramavtalsleverantörerna är listade i ordningen 1, 2, 3 och nedåt, se gällande rangordning bland stöddokumenten. Du kontaktar alltid den leverantör som står som rangordnad etta först. På ramavtalssidan hittar du kontaktuppgifter både till den som tar emot löpande beställningar och avtalsansvarig.
4. Notera att flera ramavtal bara har en leverantör antagen per geografiskt område, delområde eller båda. Om så är fallet, bortse från punkt 3 och 5.
5. Gå vidare i rangordningen vid behov. Återkopplar inte rangordnad etta inom tiden som är uppgiven i ramavtalet får du gå vidare i rangordningen. Det gäller också om leverantören ger svaret att man inte kan leverera enligt avtalsvillkoren.
6. Därefter tecknar du kontrakt med den som står som avtalsansvarig hos ramavtalsleverantören, kontraktet ska alltid följa ramavtalet.
6.1.2 BESTÄLLNING I FYSISK BUTIK
Avrop ska kunna ske skriftligt till leverantören via post, e-post eller kundtjänst.
Leverantören ska skicka orderbekräftelse till UM via post, e-post, eller kundtjänst inom två (2) arbetstimmar från avropet.
Orderbekräftelsen ska innehålla information om beräknad leveranstid med angivet leveransdatum. Avropet avslutas och regleras genom att skriftligt kontrakt upprättas.
UM ska vid beställning av produkter alltid vända sig till leverantören. Leverantören ska även ansvara för orderhantering och fakturering och inte hänvisa UM till underleverantör eller annan samarbetspart.
Rangordning
Som huvudregel sker avrop enligt rangordning, dvs. avrop ska göras hos leverantören som blivit antagen på första plats i rangordningen. Om den leverantör som är antagen på första plats i rangordningen inte kan leverera samtliga eller huvudparten av de efterfrågade varorna ingående i ett
avrop inom tidsfristerna i p. 4.15.1, har den upphandlande myndigheten rätt att genomföra avropet hos den leverantör som är antagen på andra plats i rangordningen. Om inte heller den leverantören kan erbjuda leverans av samtliga eller huvudparten av de efterfrågade varorna ingående i avropet inom tidsfristerna i 4.15.1, har den upphandlande myndigheten rätt att genomföra avropet hos den leverantör som är antagen på tredje plats i rangordningen.
Punkt 4.15.1 Lagervaror ska kunna avhämtas vid avropstillfället eller senast inom två (2) arbetsdagar efter avrop. Kravet gäller inte beställningsvara/specialvaror där längre tid kan accepteras. Vara ska anses vara försenad när utlovad och överenskommen leveranstid ej uppfylls.
Miljöhänsyn: Avsteg från rangordningen kan även göras av miljöhänsyn, då rangordningen medför betydande mertransporter för den upphandlande myndigheten.
6.1.3 BESTÄLLNING VIA FYSISK BUTIK
Vid beställning och inköp i fysisk butik gäller följande:
– Sortiment: Lagerhållning av vanligast förekommande artiklar.
– Beställning: Möjlighet att i butik beställa ej lagerhållna produkter för leverans till butik eller direkt till UM.
– Avhämtning: Lagervaror ska kunna avhämtas vid avropstillfället eller senast inom två (2) arbetsdagar efter avrop. Kravet gäller inte beställningsvara/specialvaror där längre tid kan accepteras.
Vara ska anses vara försenad när utlovad och överenskommen leveranstid ej uppfylls.
7. PRIS
Varor från den öppna varukorgen (nettoprislistan) betalas enligt priserna i leverantörens anbud, ”Bilaga 3 Nettoprislista”.
Om leverantören på leveransdagen bedriver kampanjer eller dylikt avseende en viss vara, dvs. en offererad vara som tillfälligt erbjuds marknaden till lägre pris än enligt leverantörens anbud, ska den upphandlande myndigheten automatiskt erhålla det lägre priset.
7.1. VID KÖP AV VAROR I FYSISK BUTIK
Vid köp av varor som inte ingår i den öppna varukorgen (nettoprislistan), gäller ordinarie butikspriser förutsatt att sådana varor kan anses vara järnhandelsvaror och skyddsutrustning som ryms i ramavtalets omfattning.
8. ÖVRIGA TJÄNSTER - KONSIGNATIONSLAGER
Leverantören bör kunna tillhandahålla konsignationslager till för UM fördelaktiga villkor. Följande leverantörer erbjuder konsignationslager: Ahlsell Sverige AB, Bröderna Wijklunds Järnhandel AB, Bygg- och Industrigross Norden AB, Djurbergs Järnhandel Aktiebolag, TOOLS Sverige AB. Följande leverantörer erbjuder inte konsignationslager: Swedol AB.
Lagret ska vara avskilt från andra av UM lagerhållna varor, i av UM anvisad lokal. Varorna ska förvaras på sådant sätt att onormal inkurans eller värdeminskning inte uppstår. Uttag ur lager sker enligt principen "First Expiry Date - First Out" (FEFO) alternativt first in first out beroende på
produktens hållbarhet.
Endast hela förpackningar såsom de levererats från leverantören får tas ut. Verkställt uttag meddelas leverantören, som fyller på lagret upp till den nivå som överenskommits och fakturerar för de varor som tagits ut från lagret. UM skall snarast rapportera verkställda uttag till leverantören. UM uppger artikelnummer samt antal förbrukade enheter och leverera varor upp till den nivå som överenskommits mellan leverantören och UM. Förbrukningen skall därefter faktureras av leverantören.
Leverantören inventerar lagret minst 1 gång per år tillsammans med för UM ansvarig
personal. Leverantören ansvarar att utgångsdatum inte överskrids. Eventuellt utbyte av vara i samband med detta sker utan kostnad för UM. Leverantören äger dock rätt att utan föregående avisering inspektera lagret. Skulle det då framkomma att varor saknas eller är inkuranta äger leverantören rätt att fakturera UM för dessa varor.
UM förbinder sig att inneha försäkring, som täcker skada på grund av brand, vatten, skadegörelse, etc.
UM kan när som helst säga upp avtalet med 1 månads uppsägningstid. Leverantören återtar lagret utan kostnad för UM, vid obruten förpackning.
9. KUNDTJÄNST
Leverantören ska tillhandahålla en bemannad kundtjänst som är tillgänglig minst mellan klockan
07.00 och 16.00 (svensk tid) varje helgfri vardag. UM ska kunna nå Kundtjänst via telefon enligt ordinarie samtalstaxa (Sverigesamtal) och via e-post.
Om kundtjänst kontaktas via e-post ska leverantören återkoppla till UM senast påföljande vardag.
10. LEVERANSTIDER & FRAKTKOSTNAD
För anbudsområde 1 E-handel och webbutik: Lagervaror ska kunna levereras inom två (2) arbetsdagar efter avrop. I Norrbottens- och Västerbottens län accepteras tre (3) arbetsdagars leveranstid efter beställning.
Beställningsvaror ska kunna levereras inom fem (5) arbetsdagar i samtliga län. Kravet gäller inte specialvaror där längre tid kan accepteras efter överenskommelse med UM. Med beställningsvara avses vara som är av standardkaraktär men som leverantör valt att inte ha i ha i lager under hela säsongen.
Exempel på en beställningsvara kan vara snöskyffel.
Med specialvara avses vara som anpassas specifikt för UM. Exempel på specialvara är beställd skylt med text angiven av UM.
För anbudsområde 2 Fysisk butik: Lagervaror ska kunna avhämtas vid avropstillfället eller senast inom två (2) arbetsdagar efter avrop.
Kravet gäller inte beställningsvara/specialvaror där längre tid kan accepteras.
Vara ska anses vara försenad när utlovad och överenskommen leveranstid ej uppfylls.
Expressleveranser
UM ska ha möjlighet att få varor levererade dagen efter beställning om beställning görs före klockan
16.00. Leverantören kan ta ut ett expresstillägg som är den faktiska kostnaden för leveransen. Kostnaden för tillägget ska framgå vid beställningen.
Faktisk leveranstid
Faktisk leveranstid ska anges i orderbekräftelse.
Löpande leveranser
UM som inte väljer att få leverans på fasta leveransdagar betalar faktisk fraktkostnad för beställningar som understiger 300 SEK. För större beställningar ska leveranser vara fraktfria. Högsta acceptabla leveranstid är tre arbetsdagar.
Fasta leveransdagar
UM kan välja att få leverans på fasta leveransdagar (två dagar per vecka) fraktfritt. Veckodagar för leverans beslutas i samråd mellan leverantören och UM. Leverantören ska acceptera att leveranser sker under ordinarie arbetstid på helgfria vardagar, fredag som leveransdag ska enbart förekomma på UMs begäran. För UM som har fasta leveransdagar ska beställningar gjorda senast tre dagar före överenskommen leveransdag ingå i leveransen.
Minskad belastning på miljö
I syfte att minska belastning på miljön och minska hantering av gods ska leverantören bidra till en hållbar och funktionell hantering av leveranser. UM ska kunna välja alternativet samordnad varudistribution.
11. FAKTURERING OCH FÖRFALLOTID
Fakturering ska ske elektroniskt. Leverantören ska senast vid ramavtalets ikraftträdande kunna sända elektronisk faktura till de upphandlande myndigheterna enligt något eller flera av följande alternativ:
a) PEPPOL BIS Billing 3.o;
b) Svefaktura;
c) SFTI fulltextfaktura
12. SKI´s KUNDSUPPORT FÖR RAMAVTAL
Vid eventuella frågor finns det möjlighet att kontakta SKI´s Kundsupport via nedan angivna kontaktuppgifter: