Arbetsordningen gäller från konstituerande styrelsemöte till konstituerande styrelsemöte.
Arbetsordningen gäller från konstituerande styrelsemöte till konstituerande styrelsemöte.
§ 1
Bolagets verksamhet
Ånge Fastighets & Industri AB (ÅFA) ska enligt gällande bolagsordning och ägardirektiv ha till föremål för sin verksamhet att producera, distribuera och försälja energi, att bedriva industriell verksamhet med anknytning till energirörelsen, att äga och förvalta fast egendom inom det egna verksamhetsområdet samt att bedriva annan med nämnda ändamål förenlig verksamhet.
§ 2
Styrelsens uppgift
Styrelsen ansvarar för bolagets organisation och förvaltning av bolagets angelägenheter.
Styrelsens ansvar för bolagets verksamhet enligt Aktiebolagslagen (ABL) begränsas ej genom denna arbetsordning.
§ 3
Bolagsstämma
Kallelse till bolagsstämma ska utsändas tidigast fyra och senast två veckor (mötesdag inräknad) före sammanträdesdag, ordförande är kallande.
Styrelseledamöter kan närvara vid bolagsstämma. Följande dagordning ska tillämpas vid bolagsstämma;
1. Bolagsstämmans öppnande
2. Val av ordförande och sekreterare vid bolagsstämman
3. Upprättande och godkännande av röstlängd
4. Val av 1 eller 2 justerare
5. Godkännande av dagordning
6. Fråga om (Prövning av om) bolagsstämman blivit behörigen sammankallad
7. Framläggande av årsredovisningen, revisionsberättelsen och lekmannarevisors granskningsrapport.
Beslut om
a) fastställande av resultat och balansräkningen
b) dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen
8. Ansvarsfrihet för styrelsen och verkställande direktören
9. Fastställande av arvoden åt styrelsen
10. Fastställande av årsarvode för ordförande och vice ordförande
11. Fastställande av styrelseledamöter och suppleant
12. Fastställande av arbetstagarrepresentanter och deras suppleant
13. Fastställande av lekmannarevisor och dennes suppleant
14. Xxx av revisor och dennes suppleant
15. Fastställande av årsarvode för lekmannarevisor
16. Fastställande av Ägardirektiv
17. Fastställande av Bolagsordning
18. Annat ärende som ankommer på bolagsstämman
19. Bolagsstämmans avslutande
§ 4
Revision
Revisor ska kallas till bokslutssammanträde där revisor har rätt till egen punkt på dagordning.
Lekmannarevisor ska bjudas in till styrelsesammanträden där långsiktiga handlingsplaner och /eller strategier behandlas.
Lekmannarevisor ska granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig.
VD ska föredra/informera styrelsen om alla skriftliga påpekanden som revisor avger. Revisors anmärkningar ska behandlas inom 4 veckor efter anmärkningars ankomstdag.
§ 5
Konstituerande styrelsesammanträde
Kallelse till konstituerande styrelsesammanträde ska utsändas i samband med kallelse till bolagsstämma eller till första sammanträdet efter bolagsstämman.
Följande dagordning ska tillämpas vid konstituerande styrelsesammanträde;
1. Sammanträdets öppnande
2. Val av justerare och sekreterare vid sammanträdet
3. Xxx av sekreterare för kommande mandatår
4. Val av styrelsens beredningsgrupp
5. Val av firmatecknare
6. Fastställande av arbetsordning för styrelsen
7. Fastställande av vd-instruktion
8. Övriga frågor
9. Sammanträdets avslutande
§ 6
Dagordning för styrelsesammanträden
Styrelsesammanträden hålls 4 gånger per år eller vid behov.
Stående punkter:
Kontroll av jäv/intressekonflikt, Ekonomirapport,
Vd-rapport (personal/organisation, avvikande händelser och åtgärder) Ärendeuppföljning
Övriga frågor
§ 7
Övriga återkommande ärenden - Årshjul
Ånge Fastighets & Industri AB följer Ånge kommuns styrprocess samt regler för internkontroll enligt årshjul där det är applicerbart.
Januari/mars
Styrelsen ska godkänna årsredovisning och skicka vidare till kommunen senast 15 mars.
Styrelsen ska godkänna rapport avseende finansverksamhet, enligt finanspolicy, och skicka vidare till kommunen senast 15 mars.
Maj/Juni
Styrelsen godkänner Tertialrapport 1 och skickar vidare till kommunen senast 15 maj.
Styrelsen ska godkänna rapport avseende finansverksamhet, enligt finanspolicy, och skicka vidare till kommunen senast 15 maj.
Fastställa verksamhetsplan för följande år senast 15 maj. Fastställa budget för följande år senast 15 maj.
Bolagsstämma, dagordning enligt arbetsordningen. Konstituerande möte, dagordning enligt arbetsordningen.
Genomgång av ägardirektivets, bolagsordningens och arbetsordningens innehåll.
September
Styrelsen ska godkänna Delårsrapport per den 31 augusti och skicka vidare till kommunen senast 30 september.
Styrelsen ska godkänna rapport avseende finansverksamhet, enligt finanspolicy, och skicka vidare till kommunen senast 30 september.
November
Utvärdering av vd och vd:s arbete. Utvärdering av verksamheten.
Utvärdering av styrelsens arbete. Internkontrollplan för kommande år.
§ 8
Kallelse till sammanträden, sammanträdesnärvaro
Ordförande ansvarar för kallelse till styrelsesammanträde.
Kallelse och material för beslutsärenden ska till ordinarie styrelseledamot och suppleant vara utsänd minst 7 kalenderdagar (mötesdagen inräknad) före sammanträdesdag. Kallelsen publiceras på Ånge kommuns webbsida, mötesportalen.
Vid ordinarie och/eller extra styrelsesammanträden deltar ledamöterna personligen på plats. Ordförande kan besluta att mötet sker på distans, i enighet med gällande regler för kommunen. Ordförande kan bevilja enskilda ledamöter att delta på distans, i enighet med gällande regler för kommunen.
I de undantagsfall styrelseledamot påkallar brådskande styrelsesammanträden utan särskild kallelsetid godkännes närvaro även på distans.
Ledamots frånvaro vid ordinarie och/eller extra styrelsesammanträden ska anmälas till ordförande minst 3 dagar (mötesdagen inräknad) före sammanträdesdag.
Suppleant har rätt att närvara och yttra sig vid styrelsesammanträde även om denne ej ersätter ledamot.
§ 9
Extra sammanträden
Enskild styrelseledamot har möjlighet att kalla till extra styrelsesammanträde när så behövs. Kallelse och ärendeunderlag ska utsändas minst 7 kalenderdagar (mötesdagen inräknad) före sammanträdesdag.
I undantagsfall vid brådskande ärende har styrelseledamot behörighet att sammankalla extra styrelsesammanträde utan särskild kallelsetid.
§ 10
Protokoll
Vid alla förekommande protokollförda styrelsesammanträden ska protokollet följa Ånge kommuns mall för protokoll.
Styrelseledamot har rätt att få avvikande mening noterad i protokoll. Justeringsdatum ska fastställas vid sittande styrelsesammanträde.
Protokoll ska publiceras på Ånge kommuns webbsidan. Originalprotokoll ska förvaras av kommunen.
§ 11
Beslutsordning, jäv
Ordinarie och/eller extra styrelsesammanträden ska ledas av ordförande eller vice ordförande. Vid dess frånvaro leder den mest seniora ledamoten sammanträdet.
Styrelsen är beslutsför om mer än hälften av hela antalet styrelseledamöter är närvarande. Om ordinarie styrelseledamot ej kan närvara och det finns en bemyndigad suppleant tillsatt, och därmed uppnå kravet om antal närvarande ledamöter, ska styrelsen anses vara beslutsför.
Som styrelsens beslut gäller den mening för vilken vid sammanträdet mer än hälften av de närvarande röstar eller vid lika röstedelar den mening som biträdes av ordförande.
Ledamot av styrelsen eller vd får ej närvara vid handläggning av fråga rörande avtal mellan ledamot och bolaget. Ej heller får ledamot närvara vid handläggning av fråga om avtal mellan bolaget och tredje part, om ledamoten i frågan har väsentligt intresse, som kan vara stridande mot bolagets.
§ 12
Arbetsgrupp
Styrelsen ska kunna inom sig tillsätta särskilda, mer eller mindre tillfälliga arbetsgrupper för att utreda eller diskutera olika frågor.
I arbetsgruppen bör ordförande, enskilda styrelseledamöter, vd samt 1 st arbetstagarledamot ingå.
§ 13
Sekretess
Vid externa kontakter talar endast ordförande och vd för bolaget. Sekretessavtal ska tecknas av samtliga i styrelsen.
Arbetstagarledamöter äger endast rätt att informera respektive facklig organisations ledning.
§ 14
Verkställande direktör
Tillsättande/avskedande av vd samt bearbetning av vd:s löneförmån ska behandlas vid beslutsfört styrelsesammanträde.
Vd är föredragande vid styrelsesammanträde samt har rätt att biträdas av honom utsedd person/er. Vd har rätt att närvara och yttra sig vid styrelsesammanträde.
Denna arbetsordning är fastställd av styrelsen i Ånge Fastighets & Industri AB, 2021-xx-xx, § xx.