INFORMATION OM PERSONUPPGIFTSHANTERING FÖR ANSTÄLLDA
INFORMATION OM PERSONUPPGIFTSHANTERING FÖR ANSTÄLLDA
ALLMÄN INFORMATION
Det här är vår, RestaurangAssistans i Skandinavien AB, xxx.xx. 556554–5828 (”RestaurangAssistans”), redogörelse för hur vi behandlar personuppgifter som rör våra anställda. Vi är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter vi inhämtar rörande den anställde. Att vi är personuppgiftsansvarig betyder att vi bestämmer syftena och medlen för behandlingen av personuppgifter under tillämpliga dataskyddslagar och förordningar.
Under anställningen behöver vi behandla personuppgifter om den anställde. Personuppgifter är all sådan information som för sig självt eller i förening med andra uppgifter kan användas för att identifiera en nu levande person. För att kunna ingå ett anställningsavtal med oss måste vissa personuppgifter lämnas, så att vi kan upprätta ett anställningsavtal med den anställde och för att arbetsuppgifter ska kunna genomföras av den anställde.
PERSONUPPGIFTER SOM BEHANDLAS AV RESTAURANGASSISTANS
• Individuella uppgifter: För- och efternamn, nationalitet, foto, personnummer
• Kontaktuppgifter: adress, e-postadress, telefonnummer (inklusive mobilnummer)
• Organisatoriska uppgifter: anställningsnummer, befattningsbeskrivning, roll, arbetsplats, affärsenhet, avdelning
• Uppgifter om ersättning och förmåner: lön, lönerevision, skatteavdrag, pensionsuppgifter, bankkontouppgifter
• Uppgifter om anställningen: anställningsavtal, ansökningar eller andra formulär avseende exempelvis föräldraledighet, datum för anställningens ingående och upphörande
• Tidrapporter: arbetstider, arbetade timmar, semester, frånvaro (föräldraledighet, sjukfrånvaro, m.m.)
• Prestations- och utvärderingsuppgifter: utvärderingar, bedömningar och i förekommande fall anteckningar om uppförande på arbetsplatsen
• Kompetensuppgifter: anteckningar/register om utbildning och träningsaktiviteter
• Uppgifter om hälsa och säkerhet: uppgifter om sjukskrivningar, rehabiliteringsplaner, arbetsrelaterade tillbud, hälsoundersökningar
• IT-relaterade uppgifter: användar-ID, inloggningsuppgifter, och även data och loggar av din användning av IT-utrustning, program eller tjänster
Det uppmärksammas särskilt att uppgifter om vissa aspekter av hälso- och säkerhetsuppgifter är så kallade känsliga personuppgifter under tillämpliga dataskyddslagar, och att dessa ska hanteras med särskild omsorg. Det uppmärksammas särskilt att känsliga personuppgifter enbart får behandlas när
en rättslig förpliktelse ålägger detta, när det är godkänt enligt kollektivavtal, eller med uttryckligt samtycke från den som personuppgifterna avser.
Vi kan också behandla vissa personuppgifter (namn och kontaktuppgifter) avseende personer som den anställde har uppgivit som personer som ska kontaktas av oss i fall av en olycka eller liknande.
SYFTEN MED PERSONUPPGIFTSBEHANDLING
Våra syften med att behandla personuppgifter som rör den anställde är följande:
• att kunna fullgöra anställningsavtalet gentemot den anställde;
• att kunna utföra aktiviteter inom företagets verksamhetsområde, såsom upprättande av dokument, kommunicera med andra parter, m.m.;
• att kunna ha ett intranät för informationsdelning inom bolaget;
• administrera löner, pension och andra förmåner och ersättningar till våra anställda;
• fullgöra våra skyldigheter enligt lag om medbestämmande i arbetslivet, samt andra fackliga angelägenheter;
• erbjuda sjukförsäkring till våra anställda;
• värna om säkerheten på arbetsplatsen genom att använda inpasseringskontroller;
• värna om IT-säkerheten inom företaget genom att hantera medarbetarnas inloggningsuppgifter, mailkonton, samt lagra de anställdas webtrafik centralt i företagets brandvägg;
• möjliggöra för överlämning av arbetsuppgifter efter anställningens upphörande genom att lagra och vid behov tillgå medarbetarnas epostkonton; samt
• att kunna kontakta en anhörig till en anställd om denne är med om en olycka eller liknande.
LAGLIGA GRUNDER FÖR BEHANDLING
Den huvudsakliga lagliga grunden för vår behandling av personuppgifter rörande de anställda, för ovan nämnda syften, är att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter som arbetsgivare som vi har åtagit oss i och med anställningsavtalet.
Därutöver har vi rättsliga förpliktelser som är kopplade till att vi är arbetsgivare, såsom att vi måste spara bokföringsmaterial eller upprätta rehabiliteringsplaner för anställda som behöver det.
Slutligen grundar vi också viss personuppgiftsbehandling på intresseavvägning mellan våra berättigade intressen och det eventuella intrånget i de anställdas fri- och rättigheter som vårt berättigade intresse kan utgöra.
Personuppgiftsbehandlingen som grundar sig på en intresseavvägning enligt ovan är kopplad till vår användning av vårt intranät, samt när personuppgifter förekommer i arbetsdokument och andra liknande former (ibland även kallat för ”ostrukturerade data”). Vårt berättigade intresse i detta avseende är att ha en effektiv kommunikation och för att kunna driva den dagliga verksamheten
inom bolaget. Enligt vår bedömning är sådan personuppgiftsbehandling gängse bruk i arbetslivet och praktiskt svår att undvika med mindre än till en stor kostnad och stor effektivitetsförlust, samt att behandlingen inte innebär ett avsevärt intrång i någon fri- eller rättighet för de anställda.
MOTTAGARE AV PERSONUPPGIFTER
Eftersom att vi köper in tjänster från andra företag för att kunna uppnå våra syften enligt ovan, så överför vi personuppgifter som rör våra anställda till andra parter. Dessa utgörs av:
- mottagare som sköter löner och ersättningar till anställda; HOGIA
- mottagare som erbjuder försäkrings- och pensionstjänster; FORA, Försäkringskassan, Collectum
- företag som vi har affärsförbindelser med, som är mottagare av arbetsdokument och annan ostrukturerade data; Intelliplan, InSurvey
Alla mottagare finns inom EU och det europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
LAGRINGSTID
Personuppgifter som rör den anställde lagras under tiden för anställningen. Efter anställningens upphörande kan vissa personuppgifter behöva sparas på grund av rättsliga förpliktelser (såsom bokföringslagen), eller för att fortsätta att fullgöra avtal med den anställde (såsom att betala ut pension).
I övrigt gallras personuppgifter efter anställningens upphörande, i den utsträckning detta är möjligt att göra, i ljuset av ovan beskrivna syften.
DEN ANSTÄLLDES RÄTTIGHETER
Alla har en rätt få bekräftat om personuppgifter om dem behandlas av oss, samt att få information om behandlingen och tillgång till personuppgifterna, inklusive en kopia av dem.
Alla kan invända mot vår behandling av personuppgifter.
Alla har en rätt att få personuppgifter om dem raderade, att få felaktiga personuppgifter om dem rättade, och att begränsa behandlingen av personuppgifter om dem i den mån detta ej påverkar.
Alla har rätt till dataportabilitet, vilket innebär att man i vissa fall har en rätt att få ut personuppgifter om sig själv i ett vanligen använt format, eller få detta skickat till en annan personuppgiftsansvarig enligt anvisning.
Alla har en rätt att inte bli föremål för ett beslut som enbart grundas på automatiserad behandling.
Notera dock att vi inte alltid kommer att ha en skyldighet att tillgodose förfrågningar avseende radering och begränsning, invändningar, eller dataportabilitet. Bedömningar av dessa rättigheter och våra rättsliga förpliktelser kommer att göras i varje enskilt fall.
RÄTT ATT LÄMNA IN KLAGOMÅL TILL EN TILLSYNSMYNDIGHET
Den som anser att behandlingen av personuppgifter som avser denne strider mot den allmänna dataskyddsförordningen kan lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet.
KONTAKTUPPGIFTER
Frågor och förfrågningar om rättigheterna som beskrivits ovan kan göras till; Xxxxxxx Xxxxx
00-00 00 00
Xxxxxxx.xxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Xxxxxxxx Xxxxxxx 00-00 00 00
Xxxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Vårt dataskyddsombud kan kontaktas här; Xxxxxxx Xxxxx
00-00 00 00