Upphandlingsföreskrifter
Upphandlingsföreskrifter
Beslutat av Rektor 2008-09-11.
Dessa föreskrifter avser tillämpning av universitetets upphandlingspolicy, doss 301 dnr 2232-08.
Syftet med föreskrifterna är att:
▪ säkerställa ett lagenligt upphandlingsförfarande inom Stockholms universitet
▪ förtydliga ansvarsfördelningen mellan institutionerna/motsvarande och den centrala upphandlingsfunktionen
▪ fastställa riktlinjer och beloppsgränser för direktupphandling.
Allmänt
Med upphandling menas i det följande all anskaffning av varor, tjänster och entreprenader vid Stockholms universitet, oavsett varans eller tjänstens beskaffenhet. Grundregeln är att även holdingbolag omfattas. För vidare info, kontakta den centrala upphandlingsfunktionen.
Offentlig upphandling regleras av ”Lag (2007:1091) om offentlig upphandling” (LOU). XXX xxxxxxxx såväl upphandling över som under de s k tröskelvärdena. Över tröskelvärdena gäller detaljerade bestämmelser. Dessa grundas i huvudsak på EG-direktiv medan bestämmelserna under tröskelvärdena är nationella och mer flexibla. Alla upphandlingar, oavsett värde, som inte följer lagen kan bli föremål för domstolsprövning.
Utgångspunkten för alla inköp/upphandlingar är att de ska göras med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns och att alla leverantörer ska behandlas lika. Anbudsgivare, anbudssökande och anbud ska behandlas objektivt och utan ovidkommande hänsyn. För att upprätthålla en tillfredsställande konkurrens ska myndigheten verka för att ge nya leverantörer möjlighet att delta i upphandlingar.
Ansvarsfördelning
Stockholms universitet är enligt lagens definition s.k. upphandlande myndighet. Det innebär att universitetet, dvs ytterst rektor, har det övergripande ansvaret för upphandlingsverksamheten. Det är den upphandlande myndigheten som är rättssubjekt och svarar i domstol i händelse av prövning. Detta gäller även i de fall upphandlingen sköts av en institution eller motsvarande.
För upphandlingar över tröskelvärdena och i ärenden som kan ha en vidare, principiell betydelse krävs delegationsbeslut från förvaltningschefen innan upphandlingen får påbörjas. Begäran om delegation ska beredas av den centrala upphandlingsfunktionen innan förvaltningschefen fattar beslut i frågan.
För upphandlingar under tröskelvärdena ansvarar prefekten eller motsvarande för att de sköts på ett korrekt sätt och följer LOU. Detta ansvar föreligger även om någon annan än prefekten utför de faktiska upphandlingarna. Institutionen eller motsvarande får stå för alla eventuella kostnader i samband med upphandling, överprövning och skadestånd.
På institutionen/motsvarande ska det finnas en fastställd inköps- och upphandlingsrutin i vilken det framgår hur inköp/upphandlingar ska göras samt vilka som äger rätt att göra dessa. Alla anställda ska
- vid introduktionen som nyanställd eller på annat lämpligt sätt - få information om att det finns särskilda regler för upphandling vilka finns tillgängliga i upphandlingshandboken på intranätet.
Upphandlingssamordnare
För att genomföra upphandlingar krävs särskild kompetens i upphandlingsfrågor. Prefekten eller motsvarande ska vara väl insatt i upphandlingsfrågor. Vid institutionen/motsvarande ska det finnas en upphandlingssamordnare, om särskilda skäl föreligger kan flera upphandlingssamordnare utses.
Ansvarsfördelningen mellan dessa beslutas av prefekten.
Upphandlingssamordnaren ska
• ha tillräcklig kunskap att tillse att upphandlingar och avrop genomförs enligt XXX och i enlighet med gällande regelsystem
• i förekommande fall ansvara för - själv eller tillsammans med andra vid institutionen/motsvarande - genomförandet av avrop/upphandlingar.
• vara den person som myndighetens personal i först hand ska kontakta i upphandlingsfrågor
• sprida information i ämnet inom enheten så att avrop/upphandling kan ske på ett korrekt sätt
• vara den centrala upphandlingsfunktionens kontaktperson ut mot enheten
• inkomma med korrekt statistik till den centrala upphandlingsfunktionen
• delta i universitetets nätverk för upphandling.
Prefekten/motsvarande ska anmäla namn på upphandlingssamordnare till den centrala upphandlingsfunktionen.
Central upphandlingsfunktion
Universitetet har en central upphandlingsfunktion. Den är placerad vid Tekniska avdelningen och har bl a till uppgift att:
▪ informera om gällande lagar och regler och utifrån dessa utveckla ett generellt upphandlingsstöd
▪ utarbeta policy, föreskrifter och riktlinjer inom upphandlingsområdet
▪ ansvara för uppdatering av upphandlingshandboken på universitetets intranät
▪ stödja universitetets enheter i praktiska upphandlingsfrågor
▪ i samråd med berörda funktioner inom universitetet, svara för anpassad information och utbildning
▪ expertstöd med upphandlingsjurist
▪ öka samordningen vid Stockholms universitet i frågor som berör upphandling
▪ svara för statistikfrågor enligt gällande regler
▪ samarbeta med andra universitet och högskolor i upphandlingsfrågor
Vid osäkerhet beträffande upphandlingsfrågor, ska stöd från den centrala upphandlingsfunktionen inhämtas.
Anmälningsplikt
Universitetet ska redovisa uppgifter på genomförda upphandlingar för statistikändamål. Institutionen eller motsvarande ska därför – på sätt som den centrala upphandlingsfunktionen beslutar – lämna uppgifter om samtliga avslutade upphandlingar till den centrala upphandlingsfunktionen som samlar in och sammanställer uppgifterna. Även de institutioner/motsvarande som har egna ramavtal ska redovisa en förteckning över dessa. Listan ska bl a innehålla uppgifter om antagna ramavtalsleverantörer, avtalets giltighetstid och vem som får avropa.
Beslut under upphandlingsprocessen
Prefekten eller motsvarande ska säkerställa en korrekt, formell hantering i egna upphandlingsärenden. Det innebär bl a att se till att följande beslut/dokument upprättas. Dessa ska undertecknas av prefekten eller av den som prefekten delegerat uppdraget till. De nödvändiga dokumenten är:
▪ upphandlingsplan
▪ i förekommande fall begäran om delegation, gäller för bl a upphandlingar över tröskelvärdet
▪ förfrågningsunderlag
▪ protokoll vid öppnande av anbud
▪ beslut om leverantör
▪ upphandlingsprotokoll/rapport (motsvarande skriftlig anbudsutvärdering)
▪ kontrakt (motsvarande avtal)
▪ beställning/Avrop (avser främst ramavtal)
▪ upphandlingsstatistik
Direktupphandling
Enligt XXX ska en upphandlande myndighet fastställa riktlinjer för direktupphandling. Följande gäller för Stockholms universitet, direktupphandling får ske upp till:
5 prisbasbelopp – PBB*) – för varor
8 prisbasbelopp – PBB*) – för tjänster.
Direktupphandling är en undantagsform och får endast genomföras som enstaka undantag. Skäl för direktupphandling ska dokumenteras. Även direktupphandling kan bli föremål för domstolsprövning. Direktupphandling med åberopande av synnerliga skäl är undantagna beloppsgränserna. Med synnerliga skäl avses brådska som inte kunnat förutses eller påverkas av den upphandlande myndigheten och att det medför orimliga konsekvenser att inte genomföra direktupphandling, t ex ersättningsanskaffningar efter brand, stöld, översvämning, maskinhaveri eller motsvarande. Till synnerliga skäl räknas inte brådska som orsakats av bristande planering i upphandlingsprocessen eller i verksamhetsplaneringen.
Vid direktupphandling ska konkurrensutsättning ske genom att minst tre leverantörer tillfrågas. Förfarandet ska dokumenteras. En prövning ska dock ske i varje enskilt fall huruvida det är affärsmässigt eller inte att tillämpa direktupphandling.
Direktupphandling över beloppsgränserna, eller när avropbart ramavtal finns, ska anmälas till den centrala upphandlingsfunktionen innan direktupphandlingen får påbörjas. Upphandlingsfunktionen bereder ärendet innan förvaltningschefen fattar beslut i ärendet.
Ramavtal Lokala ramavtal
Ramavtal tecknade av Stockholms universitet ska användas av alla. Detta inbegriper även ramavtal
som tecknats tillsammans med andra universitet och högskolor, t ex produktwebben. Undantaget är ramavtal inom ämnesspecifika områden som tecknats av vissa institutioner eller motsvarande.
Statliga ramavtal
Statlig inköpssamordning är en verksamhet som syftar till att staten ska kunna köpa in varor och tjänster till fördelaktigare villkor än vad myndigheterna skulle kunna få var och en för sig. De främsta verktygen är statliga ramavtal. Statliga ramavtal ska användas när inte lokala ramavtal täcker behovet.
Samordning
För att möjliggöra ett effektivt utnyttjande av resurser och åstadkomma så förmånliga villkor som möjligt bör institutionen/motsvarande eftersträva inköpssamordning vid all upphandling.
Avsteg
Eventuella avsteg från konkurrensutsättning ska alltid motiveras, dokumenteras och undertecknas av prefekt eller motsvarande. Ärendet ska beredas av den centrala upphandlingsfunktionen innan Förvaltningschefen fattar beslut i ärendet.
* Prisbasbeloppet enligt ”Lagen om allmän försäkring” (1962:381) räknas fram på grundval av ändringarna i det allmänna prisläget. Aktuellt prisbasbelopp finns tillgängligt på Statistiska centralbyråns hemsida, xxx.xxx.xx
Miljöhänsyn vid upphandling
Vid upphandling ska Stockholms universitet verka för minsta möjliga miljöpåverkan utifrån vad som är ekonomiskt rimligt och miljömässigt motiverat. All upphandling ska göras i enlighet med Stockholms universitets miljöpolicy.
Prefekt/motsvarande ansvarar för att miljökrav ställs vid upphandlingar och bedömer vilka krav som anses vara rimliga. Dessa krav ska vägas in i val av produkt/tjänst.
Antidiskrimineringsklausuler
Myndigheten ska ställa krav på antidiskriminering när det är lämpligt enligt ”Förordning (2006:260) om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingskontrakt”. Förordningens tillämpningsområde är begränsat till att omfatta kontrakt avseende tjänster och byggentreprenader i Sverige. Varukontrakt är helt undantagna från förordningens tillämpningsområde. Likaså är kontrakt avseende tjänster och byggentreprenader i utlandet undantagna.
Social hänsyn vid upphandling
Stockholms universitet ska i de fall det är rimligt ställa krav på sociala hänsyn vid val av leverantör, om det kan göras utan att några leverantörer diskrimineras. Detta kan t ex vara krav på produkter för funktionshindrade.
MBL
I samband med en upphandling är det viktigt att ta hänsyn till fackliga frågor och den informationsplikt som gäller enligt MBL.
De fackliga organisationerna ska informeras vid tjänsteupphandlingar som avser den egna verksamheten och beredas möjlighet att delta i upphandlingen.
Bisysslor
Stockholms universitets policy för bisysslor ansluter till gällande lagar och förordningar och karaktäriseras av restriktivitet. Universitetets uppdragsverksamhet och affärstransaktioner genomförs som regel med myndigheter, större organisationer och företag. Konsultuppdrag inom ramen för universitetets uppdragsverksamhet där universitetsanställda deltar, ska regleras inom den anställdes tjänst och inte med den anställdes företag. För undantag krävs alltid skriftligt tillstånd av myndigheten.