SÖZLEŞMEDE DEĞİŞİKLİK SÜRECİ. Proje sahibi kurumların sorumluluk ve yükümlülükleri, KA107 hibe sözleşmesi ve eklerinde belirtilmektedir. Bu kapsamda, söz konusu kurumların, başvuru formunda taahhüt ettikleri hususları proje eklerinde verilen rakamlara sadık kalarak gerçekleştirmeleri beklenmektedir. Dolayısı ile hibe sözleşmesi ve ekleri proje sahipleri için bağlayıcıdır. Bununla birlikte, program kurallarına aykırı olmamak ve projenin özüne sadık kalmak koşulu ile sözleşmede bazı değişikliklere gidilebilmesi mümkündür. Söz konusu değişiklikler 2 ayrı kategoride incelenebilmektedir:
SÖZLEŞMEDE DEĞİŞİKLİK SÜRECİ. Proje sahibi kurumların sorumluluk ve yükümlülükleri KA107 hibe sözleşmesi ve eklerinde belirtilmektedir. Bu kapsamda, söz konusu kurumların, başvuru formunda taahhüt ettikleri hususları proje eklerinde verilen rakamlara sadık kalarak gerçekleştirmeleri beklenmektedir. Dolayısı ile hibe sözleşmesi ve ekleri proje sahipleri için bağlayıcıdır. Bununla birlikte, program kurallarına aykırı olmamak koşulu ile sözleşmede bazı değişikliklere gidilebilmesi mümkündür. Merkezin bilgilendirilmesine gerek olmadan yapılabilecek değişiklikler hibe sözleşmesine ait Madde I.14’de belirtilmiştir. Söz konusu değişikliklerin dışındaki her türlü değişiklik için Merkezin resmi yazı ile bilgilendirilmesi ve akabinde ilgili talebin Merkez tarafından onaylanması gerekmektedir. Bu değişiklik taleplerinden bazıları için fiilen ek sözleşme yapılması gerekmemekte, Merkezin e-postayla veya belirleyeceği başka bir yöntemle değişikliğe onay vermesi değişikliğin yürürlüğe girmesi için yeterli olabilmektedir. Sözleşmede değişiklik yapılmasına ihtiyaç duyulması halinde, talebin yasal temsilci/proje koordinatörü imzalı bir üst yazı ile Merkeze iletilmesi gerekmektedir. Bütçe aktarımı gerektiren talepler ile hesap numarası değişikliği talebinin yasal temsilci imzası ile Merkezimize iletilmesi gerekirken, diğer taleplerin proje koordinatörü imzası ile iletilmesi yeterli olacaktır. Proje koordinatörü tarafından talep edilebilecek değişiklikler için imzalı yazının taranarak, e-posta ile Merkeze iletilmesi yeterlidir. Yasal temsilci tarafından talep edilebilecek değişiklikler için yazının aslının posta ile Merkeze iletilmesi gerekmektedir. Hangi tür değişiklik talebi yapılacak olursa olsun, resmi yazı ile: • Talebin net şekilde izah edilmesi • Talebin gerekçesinin mutlaka belirtilmesi • Talebin projenin öngörülen hedeflerine uygunluğu hakkında bilgi verilmesi gerekmektedir. Sözleşmede yapılacak değişiklik taleplerinin en geç faaliyet bitim tarihinden 1 ay öncesinde Merkezimize ulaşmış olması gerekmektedir. Zamanında yapılmamış bir değişiklik talebi nihai rapor değerlendirme sürecinde bazı faaliyetlerin geçersiz değerlendirilmesi ile sonuçlanabilecektir. Sözleşmede değişiklik yapılmasını talep eden resmi yazının Merkeze ulaşmasını takiben, projenin hedefleri ve program kuralları ile çelişmeyen talepler için ek sözleşme/resmi kabul yazısı düzenlenerek değişiklikler kayıt altına alınır. Proje sahibinin değişiklik talebine ulusal ajans tarafından verilen yanıtı ya da ek sözleşmeyi, proje dosyası içe...