BİLECİK ŞEYH EDEBALİ ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENİM/STAJ HAREKETLİLİĞİ ÖĞRENCİ AYDINLATMA METNİ
Veri Sorumlusu Hakkında
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na (bundan böyle “KVK Kanunu” olarak ifade edilecektir) göre Bilecik Xxxx Xxxxxxx Üniversitesi (bundan böyle “BŞEÜ” ya da ‘’ÜNİVERSİTE’’ olarak ifade edilecektir) sizinle ilgili kişisel verileri işlemesi sebebiyle veri sorumlusudur.
İlgili kişi olarak sizlerin ilgili kişi sıfatıyla kişisel verilerinizi aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz. Kanunun Aydınlatma Yükümlülüğünü düzenleyen 10'uncu maddesine göre veri sorumlularının, kişisel verilerini işledikleri gerçek kişileri bazı konularda bilgilendirmekle yükümlü olmaları nedeniyle sizleri kişisel veri işleme sürecimiz ile ilgili olarak bilgilendirmek isteriz.
İşlenen Kişisel Verileriniz, Hukuki Sebepleri ve İşlenme Amaçları
İşlemeye konu Kişisel Verileriniz;
Uluslararası İlişkiler Ofis Koordinatörlüğü;
Xxxxxxx Xxxen Öğrenci Öğrenim/ Staj Hareketliliği Başvuru Süreci (Ad/Soyad, Doğum Tarihi, Cinsiyet, İmza, Öğrenci Numarası, Enstitü/Fakülte/Meslek Yüksekokulu/Yüksekokul Bilgisi, Bölüm Bilgisi, Sınıf/Dönem Bilgisi, Not Ortalaması, Daha Önce Erasmus Programına Katılıp Katılmadığı Bilgisi, Yabancı Dil Sınav Sonuç Belgesi Bilgileri, Transkript Belgesi Bilgileri (Ders Adı, Ders Notu, Okul Adı), Adres, Telefon Numarası, E-Posta Adresi)
Xxxxxxx Xxxen Öğrenci Öğrenim/Staj Hareketliliği Kabul Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Doğum Tarihi, Cinsiyet, İmza, Vize ve Pasaport Fotokopisi Bilgileri (Pasaport Numarası, Düzenlenme/Geçerlilik Tarihi), Adres Bilgisi, Telefon Numarası, E-posta Adresi, Uyruk, Özel Bakıma İhtiyacının Olup Olmadığı Bilgisi, Kayıt Numarası, Öğrencinin Üniversitesi, Fakülte/Enstitü Bilgisi, Bölüm Bilgisi, Öğrenci Numarası, Ders Alan Kodu, Nihai alacağı derece veya yeterlilik ünvanı, Daha önce okuduğu yıl sayısı, Öğrenim/Staj başlangıç-Bitiş Ayı, ECTS (AKTS) Kullanımı ve Kredi Bilgisi, Misafir olunan ülkedeki Dil, Öğrencinin son Genel Not Ortalaması, Dil Seviyesi, Dil Hazırlığı Okuyup Okumadığı Bilgisi, Dil Programına (EYDK) Başlangıç-Bitiş Tarihi, Öğrencinin staj yapacağı ülke, Öğrencinin Misafir olacağı Kurum, Staj Bilgileri (Kurum Adı, Sektör Türü, Staj Programı, Edinilen Bilgi ve beceriler), Birleştirilmiş staj Olup Olmadığı Bilgisi, Staj Süresi, Kısa dönemli staj süresi Bilgisi, Öğrenim / Staj Başlangıç-Bitiş Tarihi, Öğrenim Kademesi Bilgileri , Erasmus Mundus Öğrencisi Olup Olmadığı Bilgisi, Daha önce Erasmus Programından Faydalanıp Faydalanmadığı Bilgisi, Kayıtlı Olduğu Bölüm Adı/Kodu, Tamamlanan Yükseköğrenim Yılı Sayısı, Hareketlilik Türü (Öğrenim/Staj), Eğitim/Öğretim Düzeyi, Gönderen Üniversite Adı, Karşılayan Üniversite Adı, Transkript Belgesi Bilgileri(Ders Adı, Ders Notu, Okul Adı), Öğrenci Katılımcı Rapor Formu Bilgileri, Varış Teyit Mektubu Bilgileri, Öğrenim Protokolü Bilgileri, Öğrenim Anlaşması Bilgileri, Erasmus Öğrenim Hareketliliği Öğrenci Taahhütnamesi Bilgileri, Erasmus Yükseköğretim Öğrenci Öğrenim ve/veya Staj Hareketliliği Sözleşme Bilgileri, Seyahat Sağlık Sigortası Fotokopisi Bilgileri, Kabul Mektubu Fotokopisi Bilgileri, Hibe Türü Bilgisi, Alacağı Toplam Hibe Tutarı, Mali Desteğin Ödeneceği Banka Hesabı Bilgileri (Banka Adı, Şube Adı, Hesap Numarası, IBAN Numarası, İsteğe Bağlı Kliring/Bic/Swift Numarası), Banka Hesap Cüzdanı Fotokopisi Bilgileri, Toplam Hibe, İlk/Son Ödeme Bilgisi)
Xxxxxxx Xxxen Öğrenci Öğrenim/Staj Hareketliliği Süreci (Ad/Soyad, Doğum Tarihi/Yeri, Cinsiyet, Anne/Baba Adı, Pasaport Numarası, İmza, Adres Bilgisi, E-Posta Adresi, Telefon Numarası, Fotoğraf, Uyruk, Eğitim/Staj Yapılacak Fakülte/Bölüm, Şuan Çalıştığı Program Bilgisi (Lisans/Yüksek Lisans/Doktora), Mevcut Fakülte/Bölüm Bilgisi, Eğitim Süresi Bilgileri (Tam Akademik Yıl/Güz Dönemi/Bahar Dönemi), Hareketlilik Başlangıç-Bitiş Tarihi, Referans/Aday Mektubu Bilgileri, Transkript Belgesi Bilgileri(Ders Adı, Ders Notu, Okul Adı), Öğrenim Sözleşmesi Bilgileri)
Mevlana Öğrenim Hareketliliği Giden Öğrenci Başvuru ve Kabul Süreci (Ad/Soyad, TCKN/Yabancı Uyruklu Numarası, Doğum Tarihi/Yeri, Cinsiyet, Uyruk, Akademik Yıl, Dönem, Öğrenim Durum Bilgileri (Lisans/Ön Lisans/Yüksek Lisans/Doktora), Öğrenci Numarası, Devam Edilen Diploma Derecesi, Öğrencinin Kurumu/Fakülte/Bölüm/Program/Sınıf Bilgileri, Genel Not Ortalaması, Gidilecek Yükseköğretim Kurum Adı/Eğitim Dili/Ülkesi, Fakülte/Enstitü/Bölüm Bilgileri, E-Posta Adresi, Telefon Numarası, Adres Bilgisi, İngilizce Transkript Bilgileri, Ders Kredi Toplamı, Dil Sınavı Sonuç Bilgileri (Dil Türü/ Seviyesi), İmza, Toplam Burs Bilgisi, Öğrenim Başlangıç/Bitiş Tarihi, Öğrenim Kademesi, Daha Önce Mevlana Değişim Programına Katılıp Katılmadığı Bilgisi, Fotoğraf, Gidilen Üniversite Alınacak Dersler, Banka Hesap Bilgileri (Banka Adı/Şubesi/Hesap Numarası), Kimlik Fotokopisi (Ön Yüz)/Pasaport Fotokopisi Bilgileri, Gidilen Üniversite Hakkında Yapılan Anket, Değerlendirme ve Karşılaştığı Problemlerin Bilgileri, Misafir Olduğunuz Kuruma Ödeme Yapıp Yapmadığı Bilgisi, Ne kadar ücret Ödediği Bilgisi, Tez Konusu, Xxx Xxxxxx ile Yaptığı Çalışmalar(Araştırmalar/Yayınlar/Deneyler/Projeler), Tez Konusu İle İlgili Katıldığı Dersler, Gidilen Kurumdaki Danışmanın, Öğrencinin Tez Çalışmaları Hakkındaki Görüşleri, Alttan Ders Durumu Bilgisi)
Mevlana Öğrenim Hareketliliği Gelen Öğrenci Başvuru ve Kabul Süreci (Ad/Soyad, TCKN/Yabancı Uyruklu Numarası , Doğum Tarihi/Yeri, Cinsiyet, İmza, Kimlik Fotokopisi (Ön Yüz)/Pasaport Fotokopisi Bilgileri, Uyruk, Akademik Yıl Bilgisi, Dönem, Öğrenim Durumu (Lisans/Ön Lisans/Yüksek Lisans/Doktora), Devam Edilen Diploma Derecesi, Öğrencinin Kurumu/Fakülte/Bölüm/Program/Sınıf Bilgileri, Genel Not Ortalaması, Gidilecek Yükseköğretim Kurum Adı/Eğitim Dili/Ülkesi, Fakülte/Enstitü/Bölüm Bilgileri, İngilizce Transkript Bilgileri, Ders Kredi Toplamı, Dil Sınavı Sonuç Bilgileri (Dil Seviyesi), Toplam Burs, Öğrenim Başlangıç/Bitiş Tarihi, Öğrenim Kademesi, Daha Önce Mevlana Değişim Programına Katılıp Katılmadığı Bilgisi, Gidilen Üniversite Alınacak Dersler, Gidilen Üniversite Hakkında Yapılan Anket, Değerlendirme ve Karşılaştığınız Problemlerin Bilgileri, Tez Konusu, Tez Konusu ile Yaptığı Çalışmalar(Araştırmalar/Yayınlar/Deneyler/Projeler), Tez Konusu İle İlgili Katıldığı Dersler, Gidilen Kurumdaki Danışmanın Öğrencinin Tez Çalışmaları Hakkındaki Görüşleri, Alttan Ders Durum Bilgisi, Öğrenci Numarası, E-Posta, Telefon Numarası, Adres Bilgisi, Fotoğraf, Banka Hesap Bilgileri (Banka Adı/Şubesi/Hesap Numarası), Misafir Olduğu Kuruma Ödeme Yapıp Yapmadığı Bilgisi (Varsa Ne Kadar Ücret Ödediği Bilgisi))
Xxxxxxx öğrenim hareketliliği kapsamında; yurtdışı değişim programlarına başvuruların alınması ve değerlendirilmesi; yabancı dil seviyesinin yeterliliğin tespiti ve belgelendirilmesi; vize başvurusu ve ikametgâh izni için gerekli evrakların hazırlanması ve sunulması; İlgili konsolosluğa öğrencinin kendisi tarafından sunulmak üzere gönderen kurum yazısı düzenlenmesi ve öğrenciye teslim edilmesi; Katılım belgesi, derslere devam sertifikası, geliş gidiş onay belgesi, kabul mektubunu gibi belgelerin düzenlenmesi ve teslim edilmesi; Yurtdışı değişim programları kapsamında üniversitemize gelen öğrencilerin kayıt işlemleri ve öğrenim süresi boyunca eğitim öğretim mevzuatı kapsamında gerçekleştirilecek işlemlerinin yürütülmesi; Rehberlik ve psikolojik danışmanlık süreçlerinin yürütülmesi; Hibe ödemeleriyle ilgili süreçlerin planlanması, raporlanması, takip edilmesi ve ödemelerin gerçekleştirilmesi; Yükseköğretim Kanunu ve ilgili ikincil mevzuatlar uyarınca eğitim-öğretim faaliyetinin gerçekleştirilebilmesi için öğrencilik statüsü ile ilgili süreçlerin planlanması ve icra edilmesi; Öğrencilerle iletişim süreçlerinin yürütülmesi ve bilgilendirme/duyuru yapılabilmesi; Üniversite bünyesindeki ilgili akademik birim/bölümlerde öğrenim gören olan öğrencilerin hak ve yükümlülüklerinin korunması ve yerine getirilmesinin sağlanması; İş sağlığı ve güvenliği çerçevesinde hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve gerekli tedbirlerin alınması; Tüm üniversite paydaşlarının can ve mal güvenliğinin korunması veya bu kapsamdaki kurallara uyum sağlanması da dâhil olmak üzere; yasal yükümlülüklerin, yargı organlarının veya yetkili idari kuruluşların istediği gerekliliklerin veya taleplerinin yerine getirilmesi, öğrenci bilgi sistemi ve xxx.xxxxxxx.xxx.xx internet sitesi gibi kullanılan sistemler aracılığıyla toplanan kullanıcı internet erişim izleri/loglarının kaydedilmesi ve hukuki önlemler alınarak bu amaçların gerçekleştirilmesi için bilgi işlem altyapılarına aktarılması, elektronik veya fiziki ortamlarda yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve arşivlenmesi; Sınav başarı durumlarının değerlendirilmesi ve süreçlerinin yürütülmesi; Öğrencilerin talep ve şikayetlerinin alınması ve değerlendirilmesi; Acil durumlarda yakınlara haber verilmesi; Üniversitemizin yurtdışı değişim programlarının tanıtımının yapılması; Talep edilen belgelerin üniversitemize zamanında teslim edilmemesi ya da öğrencinin borçlu olduğunun anlaşılması halinde ödenen hibelerin 6183 sayılı Amme Alacakları Kanunu esasına göre Bilecik Xxxx Xxxxxxx Üniversitesi tarafından tahsil edilmesi amaçlarıyla 6698 sayılı Kanun’un 5/2-ç)“Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması”, e)‘’Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması’’, f) “İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” maddelerinde ve Özel nitelikli kişisel verileriniz için KVK Kanunu’nun 6/2. Maddesinde kapsamında xxxx xxxx vermeniz kaydıyla belirtilen kişisel veri işleme şartları dahilinde işlenecektir.
3- Kişisel Verilerinizin Aktarılması
Kişisel verilerin aktarılmasına örnek olarak toplanan kişisel verilerin depolama amacıyla yurtiçinde bulunan bir sunucuya depolanması yahut ilgili eğitim öğretim faaliyetleri kapsamında gerçekleşen bir ihtilafa dayalı olarak bir idari ya da cezai soruşturma başlatılması yahut dava açılması halinde ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına gönderilmesi gösterilebilir. Bu çerçevede talep edilmesi halinde kanunlarda belirtilen kamu kurumlarına (Bakanlıklar ve Cumhurbaşkanlığı kurulları, Türkiye Ulusal Ajansı, Avrupa Komisyonu Mobility Tool başta olmak ve bunlarla sınırlı olmamak üzere kamu kurum ve kuruluşları) kanunda öngörülen amaç ve sınırlamalar dâhilinde kişisel verilerinizi aktarabiliriz.
Kişisel verileriniz;
Söz konusu kişisel veriler hukuki uyuşmazlıkların giderilmesi, yargısal süreçlerin yürütülebilmesi veya takibinin sağlanması yahut kanuni ya da hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi amacıyla veya ilgili mevzuatlar gereği adli makamlar yetkili resmi kurum ve kuruluşlar ile kanunen yetkilendirilmiş özel kişiler ile veya ilgili kolluk kuvvetlerine veya hukuksal süreçlerimizi yürüten anlaşmalı olduğumuz avukatlarımıza,
İlgili program kapsamında talep edilen belgelerin yurtdışında bulunan ve iş birliği yapılan üniversiteye,
Acil durum bilgisini ilgili kişinin yakınlarına
aktarılabilecektir.
Önemle belirtmek isteriz ki ilgili işleme ve aktarma faaliyetleri gerçekleştirilirken, kişisel verilerin güvenlik ve gizliliğinin sağlanması amacıyla teknik imkânların izin verdiği makul ölçüdeki idari ve teknik tedbirler almaktayız.
4- Kişisel Verilerin Elde Edilme Yöntemleri
Kişisel verileriniz, xxxxxxx@xxxxxxx.xxx.xx uzantılı mail adresine mail atılması, evrak sunulması, xxx.xxxxxxx.xxx.xx internet sitesi, üniversite ya da üniversitenin uluslararası ilişkiler ofis koordinatörlüğü çalışanlarının kurumsal e-posta adreslerine gelen matbu formlar ile elektronik posta gönderilmesi yahut üniversitenin bilişim sistemleri üzerinden yazışma yapılması gibi otomatik ya da kısmen otomatik olan veya otomatik olmayan yöntemlerle toplanacaktır.
5-İlgili Kişi Olarak KVK Kanunu’nun 11. Maddesinde Sayılan Haklarınız Nelerdir?
Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi aşağıda belirttiğimiz yöntemlerden dilediğinizi tercih ederek Kurumumuza iletmeniz durumunda Kurum talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde talebinizi ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Üniversitemiz tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Kişisel verisi işlenen kişi olarak, Kanunun ilgili kişinin haklarını düzenleyen 11. maddesinde (kişisel veri işlemeyi öğrenme, işlemeyle ilgili bilgi talep etme, işlemenin amaca uygunluğunu öğrenme, aktarım yapılan kişileri bilme, eksik veya yanlış işlemelerin düzeltilmesini isteme, silme veya yok edilmesini isteme, otomatik tüm işlemlerin üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, analize itiraz etme, zararın giderilmesini talep etme) haklarınız bulunmaktadır.
Kanun’un 11. maddesinde sıralanan haklarınıza yönelik başvurularınızı kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile bu haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi xxx.xxxxxxx.xxx.xx internet adresinde yer alan Veri İlgilisi Başvuru Formunu doldurarak, formun imzalı bir nüshasını ‘Bilecik Xxxx Xxxxxxx Üniversitesi, Pelitözü Mah. Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Bulvarı No: 27 11230 Merkez/BİLECİK’ adresine (İletişim Numarası 0 228 214 11 11) kimliğinizi tespit edici belgelerle bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla ya da xxxx@xxxxxxx.xxx.xx e-posta adresine elektronik posta yoluyla veya KVK Kanunu’nda belirtilen diğer yöntemlerle gönderebilir veya ilgili formu xxxx@xx00.xxx.xx adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz. Başvuru yolu, yöntemleri ve başvurunun içeriği ile ilgili olarak daha fazla bilgi almak için xxx.xxxxxxx.xxx.xx internet adresimizde yer alan ‘’KVK Mevzuat Uyarınca İlgili Kişinin Haklarının Kullandırılması’’ metnini inceleyebilirsiniz.
KVK Kanunu kapsamında “Veri Sorumlusu” sıfatıyla bildiririz.
Bilecik Xxxx Xxxxxxx Üniversitesi
Adres: Xxxxxxxx Xxx. Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xx: 00 00000 Xxxxxx/XXXXXXX
Faks: x00 000 000 00 00
E-Posta: xxxx@xxxxxxx.xxx.xx
|
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Mevzuatı Uyarınca Öğrenim/Staj Hareketliliği Öğrenci Aydınlatma Metnini Okudum ve Anladım. |
|
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Mevzuatı Uyarınca Öğrenim/Staj Hareketliliği Öğrenci Aydınlatma Metninde açıklanmış olan kısımlardan aşağıda belirttiğim hususlarda tarafıma daha detaylı açıklama yapılmasını talep ediyorum. Taleplerinizi buraya yazınız:
|
İlgili Kişi |
||
Adı Soyadı |
: |
|
Tarih |
: |
|
İmza |
: |
|
Sayfa 4 / 4 Form No :