SABANCI ÜNİVERSİTESİ PAZARLAMA İLETİŞİMİ TEKNİK ŞARTNAMESİ
XXXXXXX ÜNİVERSİTESİ PAZARLAMA İLETİŞİMİ TEKNİK ŞARTNAMESİ
Madde 1. Amaç ve konu:
İhalenin konusu; Xxxxxxx Üniversitesi’nin kurum ve marka hedeflerine paralel olarak gerçekleştirilecek entegre iletişim faaliyetleri kapsamında AJANS tarafından verilecek hizmetlerin alınması
Madde 2. Ön koşullar
3.1 İstenen hizmetleri hem dijital / online hem offline sunacak bilgi, deneyime sahip minimum 10 (on) yıl deneyimli ekibe sahip olmak,
3.2 ATL- Above The Line - Çizgi Üstü (online offline tüm reklamlar: tasarım, slogan, görseller, kampanya kurguları, internet, sosyal medya, web sitesi, tv, radyo, basılı medya, outdoor reklam kreatif işleri vb) ve BTL – Below The Line - Çizgi Altı (promosyon, katalog, bülten, newsletter, stand, flyer, mekan giydirme, broşür vb ) hizmet verecek bilgi, ekip ve deneyime sahip olmak ve bu konularda örnekler sunmak ve markalama
3.3 Eğitim sektöründe deneyim sahibi olarak, daha önceden yapılmış örnekler sunmak, ancak ihale sonuçlandığında sektörde aktif olarak Xxxxxxx Üniversitesi dışında başka bir üniversite ile çalışmıyor olmak,
3.4 Kendi ekibinde Kreatif Direktör, Stratejik Direktör ve dijital ekibi olması ve ekipteki kişilerin özet özgeçmişlerinin sunulması, hizmet verecek kişiler arasında strateji takımında min. 3 kişinin iyi derecede İngilizce (İngilizce eğitim veren bir kurum mezunu veya dışardan uluslararası geçerli bir belge sahip olmalı) biliyor olması
3.5 Ajans hizmetlerinde yapılan çalışmaları yurt dışı mecralar için İngilizce olarak oluşturabilecek donanıma ve yetkinliğe sahip olması
3.6 Xxxxxxx Üniversitesi ile direkt çalışacak ekipte minimum 6 (altı) kişi bulunması,
3.7 Xxxxxxx Üniversitesi’ne bire birde özel hizmet veren metin yazarı, art direktör, dijitalci ve müşteri temsilcisi olması ve bu yapı ile Üniversite’nin her türlü ihtiyacına anında cevap verebilir ve aksiyon alabilir nitelikte bir hizmet anlayışı olması
3.8 Xxxxxxx Üniversitesi’ne hizmet veren marka ekibinin mesai saatleri içinde ve hafta sonu mesai saatleri içinde erişilebilir olması. Ayrıca 1 kişinin acil durumlar için hafta sonu ve mesai saatleri dışında da acil durumlarda ulaşılabilir olması.
Madde 3. İşin Tanımı ve Yüklenicinin Sorumlulukları
4.1 Xxxxxxx Üniversitesi’nin ve üniversitenin kurum ve marka hedefleri paralelinde Pazarlama Tanıtım ve Kurumsal İletişim Stratejilerinin hazırlanması ve buna yönelik tüm kreatif uygulamalarının gerçekleştirilmesi,
4.2 Üniversite’nin Marka ve Kurum Kimliğinin etkin kullanımı,
4.3 Üniversitenin paydaşları ile (iç-dış) paydaş deneyimi kurgulanması,
4.4 Üniversite’nin ürün/hizmetleri ile bunlara dair pazarları analiz etmek ve bu analizler doğrultusunda etkin iletişim stratejileri oluşturmak. Yurt dışından ve farklı bölgelerden örnek benchmark çalışması yapmak
4.5 Üniversite’nin entegre iletişim stratejisi doğrultusunda çeşitli mecralar (film, radyo, TV, ilan, outdoor, basılı malzemeler, vb) için fikirler üretmek ve Üniversite’nin onayı doğrultusunda bu fikirlerden çıkan tasarımları bütçe dahilinde uygulamak.
Üniversite’nin Yönetici Geliştirme Birimi (EDU)’nun aylık hizmet kapsamındaki bu tür talepleri ayrıca yönetilecektir. Bu talepler; “Key Visual” tasarımı ve mecra uyarlamaları, Outdoor tasarım uygulamaları, kampanya POP tasarımları, basılı materyaller tasarımları (insert / katalog / broşür), pazarlama ve satış için üretilecek sunum, mailing vb çalışmaların da tasarımlarını kapsamaktadır.
Ayrıca; Yönetici Geliştirme Birimi (EDU)’nun Facebook, Twitter, Instagram ve Youtube mecralarındaki hesap yönetimi ile Tezsiz Yüksek Lisans programları için hazırlanacak Sosyal Medya ve dijital içerik projelerinin yönetimi kapsamında aşağıdaki hizmetleri de sağlayacaktır;
• İçerik planlama ve takvim oluşturma
• Moderasyon
• İçerik tasarımı
• Reklam yönetimi
• Kampanya / proje geliştirme
• Raporlama
• Monitoring / dijital medya takip
Sosyal medya kapsamında üretilecek statik içerik sayısı aylık 20 adet, kampanya üretimi ve BTL çalışmalarda aylık 1 adet kampanya slogan ve KV önerisi ve 5 mecra uyarlaması çalışmaları ile beklenmektedir.
Madde 4. Beklenen Hizmetler
Yukarıda belirtilen prensipler doğrultusunda, AJANS’tan beklenen hizmetler aşağıda yer almaktadır;
5.1 Xxxxxxx Üniversitesi kurum ve marka hedefleri çerçevesinde yıllık pazarlama ve kurumsal iletişim stratejilerinin belirlenmesi
5.2 Yıllık entegre iletişim planının oluşturulması,
5.3 Xxxxxxx Üniversitesi ve merkezlerine, her ay 3 (üç) adet Web sitesi sayfasından sosyal medya bannerına vb tüm set,tüm mecralarda iç iletişim duyuruları dahil full set kampanya tasarımlarının hazır edilmesi, 15 (onbeş) iletişim tasarım çalışması (poster, sosyal medya postu, web sitesi görsel içeriği, video, fotoğraf çekimi ,gif vb) yapılması, verilen işlerin brief verilen çerçevede tamamlanamaması durumunda aylık sözleşme bedelinin %10 (yüzdeon)’u oranında cezai işlem uygulanacaktır
5.4 Sektör ve sektör dışı yeni nesil iletişim uygulamalarının ve trendlerin düzenli raporlanması ve kapsamlı benchmark raporlarının kurumla düzenli olarak paylaşılması,
5.5 Talep edilen işlerin AJANS’a brief ulaştıktan sonra (film çekimi vb uzun süre gerektiren prodüksiyon işleri hariç) maksimum 2 (iki) gün içinde tamamlanmış olarak Xxxxxxx
Üniversitesi’ne iletilmesi gerekmektedir, belirlenen süre içinde teslim edilmemesi durumunda günlük, aylık sözleşme bedelinin %10 (yüzdeon)’u oranında cezai işlem uygulanacaktır
5.6 Müşteri temsilcisi, Art Direktör ve Strateji Uzmanı seviyesinde online haftalık toplantı yapılması ve bu toplantıların haftada 2 (iki) gerçekleşmesi, toplantı tutanaklarının her toplantı sonunda paylaşılması ve verilen işlerin takibi için bir sistem oluşturularak, her toplantı öncesinde ve bitiminde bu sistem üzerinden değişimlerin takip edilmesi
5.7 Paydaşlar özelinde kurum hedeflerine paralel verilecek mesajların ve yer alacağı mecraların belirlenmesi ve önceliklendirilmesi,
5.8 Markanın ses tonu, tasarım dili, uygulama ve içerik yaklaşımının güncellenmesi,
5.9 Xxxxxxx Üniversitesi tarafından gerek duyulduğunda, planlanan zaman çerçevesinde markanın kurumsal kimliğinin güncellenmesi,
5.10 Marka konumlandırmasının analizi ve geliştirilip güncel tutulması için gerekli iletişim planının kurgulanması,
5.11 Tüm paydaşlar ve yıllık iletişim planı çerçevesinde tüm BTL (Below The Line – Çizgi Altı) tasarım işlerinin ve kreatiflerin hazırlanması, dış üretim gerektiren uygulamalarda gerekli görüldüğü durumlarda üretimin takibi,
5.12 Tüm ATL (Above The Line – Çizgi Üstü) tanıtım içeriklerinin ve kreatif işlerin hazırlanması ve ilgili mecralara göre düzenlenmesi,
5.13 Baskı işlerinde baskı öncesi prova baskı malzemesinin full kontrolü (renk ayrımı, metin, baskı ve görsel kalitesi) ve baskı teslimlerinin hatasız sürdürülmesi
5.14 İletişim stratejileri ve kurum hedefleri çerçevesinde ihtiyaç duyulan dijital, online ve/veya offline marka tanıtım içeriklerinin hazırlanması,
5.15 Etkinlik, yeni nesil tanıtım araçları kurguları, yaratıcı ve öncü uygulama önerileri hazırlanması ve kurumla paylaşılması. Kabul edilen öneriler üzerinden ilgili yayın süreçlerinin takibi,
5.16 Kurum iç iletişim mecralarıyla ilgili uygulamalar ve yönlendirmeler (web sitesi, sosyal medya hesapları, GazeteSu vb.),
5.17 Xxxxxxx Üniversitesi kurum kimliğine uygun farklı paydaşlar boyutunda aidiyet duygusunu yaratacak proje önerileri geliştirilmesi ve iç & dış iletişim kanallarında kullanıcı deneyimi yaratılması,
5.18 İletişim ve tanıtım çalışmalarının hem Türkçe hem de İngilizce kurgulanması ve tanıtım ve iletişim çalışmalarının bu şekilde oluşturulması
5.19 Xxxxxxx Üniversitesi kurum kültürü ve hedeflerine uyumlu dış kurumlar ve markalarla işbirliği platformlarının oluşturulması, doğabilecek fırsatların takibi ve kuruma sunulması,
5.20 İlgili AJANS’dan yukarıda belirtilen hizmetler Xxxxxxx Üniversitesi ana markası ve EDU için beklenmekte olup, ana çatı altında yer alan diğer ilgili paydaşlara da (tüm birimler, merkezler, forumlar) bu hizmetlerin uyarlanması ve ilgili yönlendirmelerin sağlanması gerekmektedir.
NOT: Xxxxxxx Üniversitesi’ne dair tüm bilgi ve uygulama detaylarına web sitemizden ulaşabilirsiniz. xxx.xxxxxxxxxxx.xxx