SAYISALLAŞTIRMA PROJESİ HİZMET ALIMI TEKNİK ŞARTNAMESİ
SAYISALLAŞTIRMA PROJESİ HİZMET ALIMI TEKNİK ŞARTNAMESİ
1. İŞİN KONUSU
Bu proje Konak Belediyesi İmar ve Şehircilik Müdürlüğüne ait imar arşivindeki tüm klasör ve dosyaların sayısal arşive dönüştürülmesi kapsamında; fiziki arşiv dosyalarının ayrıştırılması, belgelerin ve projelerin barkodlanması, tasnif edilmesi, fiziki düzenlemenin yapılması, taranması ve AYS yazılımının temin edilmesi, taranan dosyaların AYS sistemine indekslenerek aktarılması, fiziksel arşiv yer numaralama sisteminin belirlenerek dosya, klasör ve rafların etiketlenmesi, adreslenmesi ve yerleştirilmesi işidir.
2. KAPSAM
Bu şartname aşağıdaki kalemleri kapsamaktadır;
- AYS yazılım lisansı temini, kurulumu ve eğitim hizmeti;
- 5.500.000 sayfa A3/A4 boyutunda evrakların sayısallaştırma hizmeti;
- 750.000 metre A2, A1 ve A0 ebatlarındaki projelerin sayısallaştırılması
- Sayısallaştırılan klasörlerin ve dosyaların indekslenmesi
3. AMAÇ
Bu proje; kapsam dâhilinde bulunan fiziki ortamdaki belge ve dosyaların AYS yazılım sistemi ile elektronik ortamda, güvenli ve sistematik bir şekilde yönetilmesini, evraklara hızlı ve güvenli ulaşımının sağlanmasını, bunlardan bilgi ihtiyacını karşılamada fiziki belgeye bağımlılığı azaltmayı amaçlar.
4. TANIMLAR
İDARE: KONAK BELEDİYESİ
İSTEKLİ: İhaleye katılan firmalar
YÜKLENİCİ: Proje kapsamındaki ihale hizmetlerinin yürütülmesi uhdesinde bulunan firma SDP: Standart Dosya Planı: 25 Mart 2005 tarihli ve “Standart Dosya Planı” konulu, 25766 sayılı Resmi Gazetede yayınlanmış olan, 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesinde bahsi geçen dosyalama planlarında kullanılması gereken numaralar.
TS 13298: 16 Temmuz 2008 tarihli ve “Elektronik Belge Standartları” konulu, 26938 sayılı Resmi Gazetede yayınlanmış olan, 2008/16 sayılı Başbakanlık Genelgesinde bahsedilen Türk Standartlar Enstitüsü Elektronik Belge Standardı
İNDEKS BİLGİLERİ: Dijital evrakın arama bulma işlevleri için kullanılan üst verileridir. Fiziki ve e-arşiv Arşiv faaliyetlerinde bir dosyayı tanımlayan bilgilerdir.(Personel özlük bilgileri, dosya adı, SDP Kodu, işlem yılı, birimi, dosya üzerinde yapılacak işlem, vb.)
PROGRAM: Tarama, İndeksleme, Kalite kontrol ve belge sorgulama işlemlerini ve Klasör/dosyalara ait niteleme bilgilerinin ilişkilendirilmesi, geri getirim araçlarının hazırlanması ve hizmete sunulmasını sağlayan yazılımlardır.
AYS: Arşiv Yönetim Sistemi Yazılımı
ARŞİV MATERYALİ: Dosya-Klasör-Kutu-Ciltli Defter-Kaset-CD/DVD, vb.
DOSYA: Bir konu, olay, hadise, faaliyet ve vaka ile alakalı evraklar bütünlüğüdür.(Dosya bir gömlekten oluşacağı gibi birden fazla klasörden de oluşabilir.)
KLASÖR: Çoklu evrakı daha düzenli tutabilmek veya birden fazla dosyayı bir arada tutmak amacıyla kullanılan saklama aracıdır.
BELGE: Kurum arşivimizde bulunan resim, yazı, film, fotoğraf, harita, plan, proje vb. her ebattaki (A0, X0, X0, X0, X0, X0, X0, X0 vs.) vesikanın kâğıt, bez, dijital vb. ortamda saklanan verilerdir.
GÖMLEK: 50 adet A4 sayfasını geçmeyen bir konu, olay, hadise, faaliyet, vaka ile alakalı dosya saklama aracıdır.
ATAMA BİLGİLERİ: Bir dosyanın niteleme alanlarından sonra dosyaya sonradan verilen erişim kolaylığı sağlayan bilgilerdir.(Referans no, Arşiv no, kutu no, dizi no, dolap no, raf no, bulunduğu yer vb.)
ZİMMET BİLGİLERİ: Arşiv kayıtlarına giren dosyaların, hizmete sunumu sırasında (veriliş tarihi, iade tarihi, teslim alan kişi, teslim eden kişi, vb. ) takibi amacıyla kaydedilen bilgilerdir.
ETİKET: Üzerinde barkod ve indeks bilgilerinin bulunduğu, tanımlanan ebat ve nitelikteki tanımlama aracıdır.
5. GİRİŞ
5.1.Genel Hükümler
5.1.1 Sözleşmenin imzalanmasından sonra idare tarafından İş Yeri Teslimi yapılacaktır. İş yeri teslimini takiben15 gün içinde işe başlanacaktır. İşin süresi 240 gün olacaktır.
5.1.2 Yüklenici, ISO 9001 standart belgesine sahip olacaktır. Standart belgesi teklif dosyasında teslim edilecektir.
5.1.3 Bu teknik şartname kapsamında tanımı yapılan proje birim fiyat esasına dayalı olup sözleşme ve ekleri çerçevesinde, teslim müddeti içerisinde şartname hükümlerine uygun olarak teslim edilecektir.
5.1.4 İdare tarafından bu şartname kapsamında yapılacak işler için sorumlu personel belirlenecek olup; tüm işlerin denetimi/takibi sürdürülmesi vb. işler bu görevlilerce yürütülecektir.
5.1.5 İş süresince belirli periyotlarla idarenin belirleyeceği gün ve saatte yapılan çalışmaları yüklenicinin hazırladığı faaliyet raporu üzerinden değerlendirmek ve sonraki işleri planlamak üzere idare tarafından belirlenen sorumlular ve yüklenici toplanacaktır. Alınan kararlar ihaleyi yapan birimin amirine sunulacak, onaylandıktan sonra dosyasına kaldırılacaktır.
5.1.6 Yüklenicinin atadığı proje sorumlusu (veya yedeği) ve idarenin görevlendirdiği personelden oluşan kontrol heyeti, gerekirse taraflardan birinin talebi üzerine olağanüstü olarak da toplanabilecektir.
5.1.7 Arşiv Sayısallaştırma başlığı altında bulunan maddelere göre tarama ve tüm ilgili işlemler için gerekli donanım (tarayıcı, bilgisayar, barkod okuyucu, barkod,etiket vb.) ihtiyaçlar yüklenici tarafından sağlanacaktır.
5.1.8 Yüklenici işbu teknik şartname kapsamında yer alan belge sayısallaştırma işlerini gerçekleştirebilmek için, ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemine eşdeğer şekilde Bilgi Belge Güvenliğini sağlayacak ortamı (yer teslimi yapıldıktan) yer tesliminden sonra 15 iş günü içerisinde kurmalıdır (Kartlı giriş çıkış, Kamera sistemi)
5.1.9 Sayısallaştırma işlemi İdare’nin göstereceği/tahsis edeceği uygun metrekaredeki yerde ve/veya yerlerde yapılacaktır. Sayılaştırma süreci kapsamında ihtiyaç duyulacak tüm malzeme temini yüklenici tarafından karşılanacaktır. Sayısallaştırma yapılacak yerin krokisi ekte sunulmuştur.(EK-2)
5.1.10 Yüklenici proje kapsamında yer alan işleri zamanında yerine getirmek için (eleman artırımı, yedekleme, stoklama vb.) gereken tüm önlemleri alacaktır.
5.2. Proje Kapsamında Yüklenici Tarafından Görevlendirilecek Personel
5.2.1 Proje ekibinde çalışacak olan her bir personeli için diploma, iş tecrübelerini gösteren öz geçmişini varsa sertifikalarını ve eğitim katılım belgelerini işe başlamadan önce İDARE’ ye teslim edecektir.
5.2.2 Proje ekibinde değişiklik yapılmak istenirse, teklif edilen personel değiştirilecek kişinin özelliklerine eşit ya da üstün olacaktır.
5.2.3 Yüklenici işin yürütülmesi sırasında belirtilen süreler ve şartları yerine getirmek için gerek duyulması halinde aşağıda nitelikleri sayılan personel dışında ek personel görevlendirecektir.
5.2.4 İdarenin çalışmalar sırasında uygun olmadığını düşündüğü personelin değiştirilmesini talep etme yetkisi vardır.
5.2.5 Yüklenici, bu talep yazılı olarak iletildikten 1 hafta sonra yine en az aynı özelliklere sahip olan yeni bir personel görevlendirmekle yükümlüdür.
6. PROJE EKİBİ
Yüklenici ihale konusu işi yerine getirebilmek için aşağıda sayı ve nitelikleri belirtilen teknik personeli görevlendirecektir. Bu personel dışında veri girişi, tarama, indeksleme, veri akıllandırma (tamamlama, eşleştirme, doğrulama) vb. diğer işler için gerekli sayı ve nitelikte personeli belirleyip görevlendirecektir.
6.1 Proje Yöneticisi
Yüklenici aşağıdaki nitelikleri sağlayan uzman yönetici bulundurmakla yükümlüdür. Firma ilgili hizmeti alanında uzman proje yöneticisi ile verecektir. Proje Yöneticisi aynı zamanda Proje Yürütme Kurulunda Yükleniciyi temsil eden iki üyeden biri olacaktır. Proje Yöneticisi Üniversitelerin Belge-Bilgi Yönetimi, Arşivcilik, Kütüphanecilik, Dokümantasyon ve Enformasyon, Mühendislik, Bilgisayar Programcılığı veya Teknik birimler (Fizik vs.) bölümlerinden birinden mezun ve en az 3 yıl iş deneyimine sahip olacaktır.
6.2 Yazılım Geliştirme Uzmanı
Projenin entegrasyon, uyarlama ve yazılım işlerinden sorumlu olacak ve servis büro yazılımları ile idarede çalışan programlar arasındaki veri alışverişini gerçekleştirecektir. Üniversitelerin Bilgisayar Mühendisliği veya Bilgisayar Programcılığı bölümlerinden birinden mezun ve en az 3 yıl iş deneyimine sahip olmalıdır. Projede aktif olarak bulunmayacak belirli periyotlarda toplantılara katılım sağlayacaktır.
6.3 Nitelikli – Uzman Personel
YÜKLENİCİ, aşağıdaki nitelikleri sağlayan personelleri bulundurmakla yükümlüdür. Firma ilgili hizmeti alanında uzman veya ön yeterlilik eğitimleri tamamlanan personelle verecektir. Bunun yanında belge tasnif, tarama, indeksleme/niteleme, belge toplama, arşiv ve servis büro kalite kontrol istasyonların başında uzman personel çalışacaktır. Uzman personelin çalıştığı istasyonların başında takım lideri mantığında nitelikli personel bulunduracaktır. Nitelikli personel üniversitelerin Bilgi ve Belge Yönetimi, Arşivcilik, Kütüphanecilik, Dokümantasyon ve Enformasyon bölümlerinin herhangi birinden mezun veya Milli Eğitim Bakanlığı onaylı Bilgi ve Belge Yönetimi kursu mezunu olması ve en az 3 yıl iş deneyimine sahip olmalıdır.
7. SERVİS BÜRO HİZMETİ
Servis Büro hizmet ile KONAK BELEDİYESİ arşivlerinde yer alan belgelerin; Teslim Tesellüm ve barkodlama, taramaya hazırlık, tasnif sonrası taranması, indekslenmesi, veri eşleştirme yapılması, OCR işleminden geçirilmesi ve AYS’ ye aktarılması, tarama işlemi tamamlanan evrakların idarenin göstereceği düzen içerisinde yıpranmış dosya/klasörlerinin yenilenerek ve klasör sırt etiketlerinin yapıştırılarak fiziki arşivdeki yerlerine yerleştirilmesi hedeflenmektedir.
7.1 Teslim Tesellüm ve Barkodlama
7.1.1 YÜKLENİCİ, Servis Büro işlemi görecek arşiv malzemelerini xxxxxxx ile XXXXX’ den teslim alacaktır.
7.1.2 Servis Büroda işlemi biten dosyalar yine xxxxxxx ile İDARE’ ye teslim edilecektir.
7.1.3 Evrak teslim tutanaklarında teslimat numarası, teslimat tarihi, arşiv malzemesinin dökümü, teslim eden ve alan bilgisi yer alacaktır.
7.1.4 Zimmet işlemleri resmi tatil günleri dışında çalışma saatleri içerisinde yapılacaktır. Xxxxxx ile teslim alma/verme süresi resmi tatil günlerine veya çalışma saatleri dışına rastladığı durumlarda takip eden ilk mesai günü çalışma saati başlangıcında zimmet işlemleri yapılabilecektir. 3 (üç) günden uzun süreli resmi tatillerde önceden haber vermek kaydı ile YÜKLENİCİ’nin talebi üzerine resmi tatil süresince zimmet işlemlerinin yapılabilmesi için İDARE tarafından gerekli tedbirler alınacaktır. Tutanağın 2 kopya çıktısı alınarak, bir kopyası YÜKLENİCİ’ de bir kopyası da İDARE’ de saklanacaktır.
7.1.5 YÜKLENİCİ tarafından teslim alınan dosya/klasör/arşiv malzemesi üzerine yapıştırılmak üzere “benzersiz numaralar” içeren kare kod barkod (2-D) üretilip klasör üzerine yapıştırılacaktır ve bu işlem sırasında hatayı minimuma indirmek için gerekli önlemler alınacaktır.
7.2 Ön Hazırlık (Tasnif )
7.2.1 YÜKLENİCİ, teslim aldığı arşiv malzemeleri içerisinde yer alan, her türlü doküman, belge ve çıktılarda önce varsa, zımba, ataç, tel vb. birleştirme malzemelerini evraka zarar vermeyecek şekilde ayrılacak ve evrak sırası korunacaktır.
7.2.2 Arşiv malzemeleri içerisindeki belgeler, tasnif edilerek taranacak ve tarama sırasına uygun olarak ve belge grup yapısı korunarak zımba, ataç, delgeç eski düzenleri bozulmayacak şekilde yerlerine yerleştirilecektir.
7.2.3 Ciltli veya spiralli belgeler açılıp tarandıktan sonra eski hali korunacak şekilde yeniden ciltlenip veya spirallenip yerlerine yerleştirilecektir.
7.2.4 Katlanmış veya buruşuk vaziyette olan evraklar düzeltilecek, yırtık sayfalar şeffaf bant ile bantlanacak, yerleri değişmeyecek ve bozulmayacak şekilde taramaya hazır hale getirilecektir.
7.2.5 YÜKLENİCİ, hasarlı ve yıpranmış durumdaki evrakların fazla olduğunu iddia ederek ek bir ödeme talep edemez. Teklif öncesi evrakların yerinde görülerek durumların tespit edilmiş olması YÜKLENİCİ’ nin yükümlülüğündedir. Sağlıklı teklif çalışması yapılabilmesi için İDARE istekliye analiz çalışmaları yapmasına onay verecektir.
7.2.6 Evrakların hiçbir şekilde taranamayacak durumda olması, taranan dokümanın okunamaması durumunda, işin başında kontrol amaçlı idarece görevlendirilen personelle birlikte durum tutanağa bağlanacaktır. Tutanağa bağlanmış dokümanlar Hakediş sayısına dahil edilecektir.
7.2.7 YÜKLENİCİ taranacak evrakları ön incelemeden geçirecek ve hassas, zorlu, yıpranmış, kirlenmiş evrakları tespit edecektir. Tespit edilen bu belgeler gerekmesi halinde bilgi kaybına neden olmaması ve evraklara zarar verilmemesi açısından uygun tarayıcılar
kullanılacaktır.
7.2.8 Taranacak arşiv malzemesi fiziksel halinde yapışık ya da ilişkili olduğu için ayrılamıyor ise YÜKLENİCİ işi durdurmadan kenara ayıracak ve kontrol amaçlı idarece görevlendirilen personelle birlikte tutanak altına alınacaktır. Çok ince yapılı, karbon kağıt, pelür kağıt
niteliğinde bulunan evrakların aslına zarar vermeden taranabilmesi için belge grup sırası bozulmadan scanner tarzında camlı zemin tarayıcılar üzerine yerleştirilip taranarak sisteme aktarımı sağlanmalıdır.
7.3 Tarama
7.3.1 YÜKLENİCİ, arşiv malzemelerinin niteliklerine uygun olarak, ihtiyaç duyulan farklı tarayıcılarda (A0/A3/A4) taranarak arşivleyecektir. Betonarme hesapları taranmayacaktır.
7.3.2 Tüm arşiv malzemeleri, içeriğindeki bilginin güvenliği sağlanacak şekilde tarama işlemine tabi tutulacaktır.
7.3.3 Tüm arşiv malzemeleri, fiziki hali üzerindeki mevcut hiçbir bilgi kaybedilmeyecek, belgenin aslına zarar verilmeden tarama işlemi yapılacaktır. Tarandıktan sonra belgelerin görüntüsü, orijinal belge görüntü kalitesinden düşük olmayacak, görüntü iyileştirme teknikleri kullanılacaktır.
7.3.4 Evraklar, içinde bulunduğu arşiv malzemelerinin etiket bilgilerindeki, barkod numarası ile ilişkilendirilerek taranacaktır.
7.3.5 YÜKLENİCİ tarafından tarayıcıların rutin bakım ve temizliği yapılacaktır.
7.3.6 Taranacak arşiv malzemelerinin orijinali üzerinden tarama işlemi yapılacak, yeniden fotokopi çekilerek fotokopi üzerinden tarama yapılmayacaktır.
7.3.7 Tüm arşiv malzemeleri, en az 300 DPI optik çözünürlükte, siyah-beyaz görüntü kalitesinde taranacak.Yapı Ruhsat ve Yapı Kullanma belgeleri renkli, en az 300 DPI optik çözünürlükte taranacaktır. Gerçekte daha düşük bir optik çözünürlük ile algılanan piksellerin arasına, ara değerleme (enterpolasyon) yöntemi ile hesaplanan, ilave piksellerin yerleştirilmesi sonucu, istenilen DPI çözünürlüğe erişilmesi İDARE tarafından kabul edilmeyecektir.
7.3.8 Tarama işleminden geçmiş belgeler OCR işleminden geçirilerek PDF formatında asıl kopyalar üretilecektir.
7.3.9 Tüm arşiv malzemelerinin asıl ve kullanım kopyaları her sayfa için ayrı ayrı üretilecek olması durumunda dahi dosya bütünlüğü içerisinde tutulacaktır.
7.3.10 YÜKLENİCİ, tarama işlemlerinde kullanmış olduğu yöntem, teknik ve araçlar için İDARE’ den bir ek ücret talep etmeyecektir.
7.3.11 Taranmış tüm arşiv malzemeleri, içerisinde bulunduğu dosya/klasör bilgileri ile ilişkilendirilerek sayısallaştırılacaktır.
7.3.12 Kullanılacak tarayıcılar, yüksek performanslı evrak işlemeye müsait olmalı; görüntü iyileştirme, görüntü temizleme özellikleri olmalıdır.
7.3.13 Görüntü iyileştirme teknolojilerinden yararlanılacak, taranmış evrakın ekrandaki okunurluğu sağlanacak, evrak üzerindeki bilgi korunacak ve bilgi kaybı olmayacaktır.
7.3.14 Arşiv malzemelerinin tekrar taranmasına ihtiyaç duyulmayacak şekilde görüntü iyileştirmesi yapılmalıdır.
7.3.15 Tarama sırasında arşiv malzemelerinin çift yaprak geçmesi teknolojik olarak engellenecektir.
7.3.16 Çift taraflı arşiv malzemelerinin iki yüzü de taranacaktır. Taranan boş ve tekrarlı sayfalar için ücret ödenmeyecektir.
7.3.17 Arşiv malzemelerinin sayısallaştırılmış hallerinden yetkiler dâhilinde basılı çıktı, ekran çıktısı alınabilir ve sayısal kopyalar başka depolama ünitelerine aktarılabilir, herhangi bir lisanslı yazılım ihtiyacı gerektirmeden açılabilir olmalıdır.
7.4 Arşiv Malzemesinin Yerine Yerleştirilmesi
7.4.1 Tarama işlemleri tamamlanmış arşiv malzemeleri, tarama sırasına uygun olarak, yer değiştirmeden, birden fazla zımbalama işlemi yapmadan, delgeç kullanmadan tekrar kendi dosyalarına takılacaktır. Klasör sırt etiket şablonu idare tarafından yükleniciye verilecektir.
7.4.2 YÜKLENİCİ, işlemi biten arşiv malzemelerini zimmetle İDARE’ ye teslim edecektir.
7.4.3 Yıpranmış klasör veya gömlek dosyaların değişimi YÜKLENİCİ tarafından yapılacak olup gerekli miktarda malzeme temini İDARE tarafından sağlanacaktır.
7.5 (Niteleme, Veri Eşleştirme, İndeksleme, Doküman Yönetim ve Görüntüleme Sistemine Aktarım)
Görüntü belgelerine, veri tabanından bağımsız olarak, üst veri (meta data) bilgilerinden erişilebilmesi için, belgenin, tarama sonrası kaydedilmesi esnasında Ek:1 de ki veriler üst veri bilgi alanlarına yazılacaktır.
8 AYS YAZILIMI
8.1 Genel Özellikler
8.1.1 Kullanıcıların kurum içinden ve kurum dışarısından sisteme erişimlerinde Konak Belediyesi Bilgi İşlem Müdürlüğü yetkilendirmeleri ayrı ya da birlikte kontrol edilebilmeli ve kısıtlanabilmelidir. Kurum dışından girişler güvenlik nedeniyle sadece kullanıcı adı ve şifre ile olacak şekilde düzenlenebilmelidir.
8.1.2 AYS farklı gizlilik statüsündeki belgeleri ilgili gizlilik derecesine uygun bir şekilde saklayabilecek ve yönetebilecektir.
8.1.3 Uygulama, web tabanlı olmalı ve Internet/Intranet üzerinden bütün web tarayıcılar kullanılarak sisteme erişilebilmelidir.
8.1.4 Uygulamanın ayrıca Windows istemcisi de bulunmalıdır.
8.1.5 İdarece veritabanı değişikliğine gidildiğinde, AYS ürünü gerekli bağlantı desteğini sağlayabilmelidir. Bir başka deyişle, uygulama veritabanı bağımsız çalışabilmelidir. Bu amaçla uygulama asgari MS SQL Server, Oracle, PosGre SQL, MySQL gibi veritabanı yönetim sistemlerinin herhangi biriyle çalışabilmelidir. İstekli MS SQL Server ve Oracle sistemlerinin her birinden en az birer adet olmak üzere teklif ettiği AYS yazılımının çalıştığı yerlerin referans listesini teklif dosyasında sunacaktır.
8.1.6 Türkiye Cumhuriyeti Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığı’nın On Birinci Kalkınma Planını göz önünde bulundurularak sunucu ve istemci tarafında herhangi bir işletim sistemi değişikliğine gidilmesi durumunda yeni sistemi de destekleyebilmelidir.
8.1.7 Uygulama, İdare bünyesinde kullanılan ve ileride kullanılabilecek olan diğer uygulama ve yazılımlarla web servislerle veri alışverişi yapabilmelidir. Yüklenici, Xxxxx tarafından istenecek bu servislere herhangi bir ek ücret talep etmeyecektir.
8.1.8 Uygulama çok katmanlı açık mimariye sahip olmalı, MS Windows Server 2008 ve üzeri sistemlerde kusursuz çalışabilmelidir.
8.1.9 Sistem, Kurum’un AD/LDAP altyapısını kullanacaktır. Kullanıcılar sisteme Kurum kullanıcı adı ve şifreleri ile giriş yapabileceklerdir.
8.1.10 İdarenin talebi üzerine yönetim bilgi sistemi ve ebys yazılımları ile entegrasyon için gerekli web servisleri sağlanacaktır.
8.1.11 Uygulamada A0 boyutunda projeler tif olarak tarandığında hızlıca açılabilmeli, döndürme, büyütme gibi işlemlere tabi tutulabilmelidir.
8.1.12 Uygulamanın web görüntüleyicisi asgari tif, pdf, jpg, png, doc, xls, ppt, dwg formatlarını desteklemeli ve bu formatların dokümanlarını ilgili uygulama programı istemcide yüklü olmasa da görüntüleyebilmelidir.
8.1.13 Arşiv uygulamasının web arayüzünde, mimari projelerde süreç içinde yapılan değişikliklerin takibi yapılabilmelidir. İki mimari proje arasındaki farklar (tadilat/revizyon) farklı renklerde gösterilebilmelidir. Arşiv uygulaması mimari projeleri karşılaştırırken dwg ve tif dosyalarını desteklemelidir. Karşılaştırma yapılırken arşiv uygulamasında Autocad vb. hiçbir ilave cad programı ya da eklentisi kullanılmamalıdır.
8.1.14 Uygulama, modüler yapıda olmalı, yeni modüllerin sistemle bütünleştirilmesi kolayca sağlanabilmelidir.
8.1.15 Uygulama, Doküman Yönetim ve İş Akışı Sistemi olarak genişleyebilir ya da farklı uygulamalarla entegre olabilir yapıda tasarlanmalıdır.
8.1.16 Uygulama, uygulama içerisinden doküman havuzuna yetkisiz erişimi engellemeli, kullanıcı bazlı belge erişimi sağlanmalıdır.
8.1.17 Tüm kullanıcılar için, tüm fonksiyonları yerine getirebilen tam kullanıcı lisansı verilmelidir.
8.1.18 Tüm kullanıcılar için, web tarayıcı dışında hiçbir programa veya lisansa ihtiyaç duymadan, boyuttan bağımsız olarak tüm evraklar yazılımın kendi bileşenleri ile görüntülenebilmelidir.
8.1.19 Uygulama, tüm fonksiyonlarda bütün formatlarda (herhangi boyut, herhangi dpi, renkli, gri tonlu, renksiz, sıkıştırılmış, vektörel, bitmap, pdf vb.) dosyalar ile çalışabilmelidir.
8.1.20 Uygulama, İdare’de kullanılmakta olan TCP/IP alt yapısı ile uyumlu olmalıdır,
8.1.21 Uygulama, arşiv yönetimini tek noktadan yönetebilir bir yapıda ve bütünleşik bir platform olmalı, tüm parçaları birbiriyle entegre çalışabilmelidir.
8.1.22 Sistemde çalışacak tüm kullanıcılar aynı anda çalışabilmeli, her türlü işlemi hiçbir engel ile karşılaşmadan yapabilmelidir.
8.1.23 Ekranlar, raporlar ve uyarı/hata mesajları tamamıyla Türkçe olmalıdır. Uygulama sade, kullanımı kolay, standart görünümde olmalıdır. Her ekranda o ekrana ait Türkçe yardım olanağı sağlanmalıdır. Kullanıcı ara yüzü, tüm yazılım için tek tip olmalı ve işlemleri yerine getirmek için olabildiğince aynı tuşlar kullanılmalıdır. Yapılan her işlemle ilgili durum bilgisi kullanıcıya aktarılmalıdır.
8.1.24 Uygulama kullanım ve sistem yönetimine yönelik kullanım kılavuzu ve yardım ekranları Türkçe olmalı ve yazılım içerisinde ilgili ekranlardan kullanıcıya sunulmalıdır.
8.1.25 Uygulama Türkçe karakterler ile sorunsuz çalışabilmeli, tüm sorgulama, sıralama ve kayıt işlemleri Türkçe alfabeye göre yapılabilmelidir.
8.1.26 Bilgi girişi yapılmış olan bütün alanlardan sorgulama işlemi yapılabilmelidir.
8.1.27 Arayüzde kullanıcıların yaptığı tüm işlemlerin geçmişleri kaydedilebilmeli (loglanabilmeli) ve tutulan loglar sorgulanabilmelidir.
8.1.28 Uygulama hiyerarşik yapıya uygun olmalı ve birim, kullanıcı ve rol tabanlı yapıyı desteklemelidir. Yazılım sistem dahilinde yapılan tüm işlemlerin kaydını tutmalı ve İdarece yetkilendirilen kişiler tarafından bu kayıtların raporu alınabilmelidir.
8.1.29 Uygulamada evrakın durumu(görülme, xxxxxxxx alınma gibi) ile ilgili rapor alınabilmelidir.
8.1.30 Uygulama birden fazla doküman kayıt merkezinin tanımlanabilmesine, etkileşimli fakat birbirinden bağımsız çalışabilmesine olanak sağlamalıdır. Yetkili kullanıcılar tarafından
hangi tip dokümanların hangi doküman kayıt merkezinde kullanılabileceği tanımlanabilmelidir.
8.1.31 Uygulama içerisinde hiçbir doküman fiziksel (dosya sistemi) olarak silinememelidir.
8.1.32 Doküman sınıfları ve bu dokümanlar için kullanılacak veri tabanı özel alan sayısında bir sınırlama bulunmamalıdır. Gerekli güncellemeler sistem yöneticileri tarafından kolaylıkla gerçekleştirilebilmelidir. Bu fonksiyon, programlama bilgisi gerektirmemeli, sistem yönetimi modülü aracılığıyla ilgili tanımlamalar kolayca gerçekleştirilebilmelidir.
8.1.33 Yetkili kullanıcılar tarafından web ara yüzünde kullanılan standart ekranlar görüntülenebilmeli ve ekranların genel yapısı bozulmadan üzerinde değişiklikler yapılabilmelidir.
8.1.34 Sistem içinde Kurum hiyerarşisini, organizasyon şemasını tanımlayabilecek bir alt yapı olmalı; yetkili kullanıcılar tarafından tanımlanabilmeli, ilgili modüllerde tanımlanmış bu bilgiler indeks bilgisi olarak kullanılabilmelidir.
8.1.35 Sistem tarafından İndeks bilgilerinin (Kullanıcı, tarama saati vb bilgiler) kayıtları tutulmalı ve rapor alınabilmelidir.
8.1.36 Projeler proje adına göre indekslenecektir.
8.1.37 İsteklinin teklif edeceği yazılımlar tek bir platform üzerinde birlikte çalışmalıdır, ayrı ayrı önerilen yazılımlar dikkate alınmayacaktır.
8.1.38 Teklif edilen sistemin IOS ve Android Cihazlar için mobil uygulaması bulunacaktır.
8.1.39 Uygulama idare tarafından verilen indeks alanlarını içeren belgelerin taranmadığı bilgisini verebilmelidir.
8.2 Tarama Özellikleri
8.2.1 Tarama yazılımı deste bazlı taramayı desteklemelidir. Gelen belgelerin ilgisine göre topluca taranarak ve indekslenerek sistemde yönetilebilmesi sağlanmalıdır.
8.2.2 Tarama yazılım deste tabanlı indeks alanı oluşturabilmelidir. Belgelerin ortak indeks alanları sadece bir kere girilerek tüm desteye sistem tarafından otomatik olarak uygulanmalıdır. Girilecek belge türleri ve ilgili alanlar idare tarafından ek belge olarak verilecektir (Ek1)
8.2.3 Tarama yazılımında, ayıraç tipi deste tabanlı tanımlanabilmelidir. Belgelerin topluca taranması durumunda evrakların sistem tarafından ayrıştırılabilmesi sağlanmalıdır.
8.2.4 Önceden tanımlı özel ayıraç sayfası kullanılarak evrakların ayrıştırılması sağlanabilmelidir.
8.2.5 Tarama yazılım, sabit sayfa ile belge ayrıştırmayı desteklemelidir.
8.2.6 Tarama yazılımı, ayrıştırılması unutulan evrakın yeniden taranmaya ihtiyaç duyulmadan bölünebilmesini sağlamalıdır.
8.2.7 Tarama yazılımı, evrak içinde taranan sayfanın yeniden tarama yapılmadan kendi yerine taşınabilmesini sağlamalıdır.
8.2.8 Tarama yazılımı, deste tarama işleminin askıya alınabilmesine imkan sağlamalıdır. Xxxxma işlemi durdurulup sonra tekrar başladığında destede kaldığı yerden devam edilebilmelidir.
8.2.9 Tarama yazılımı, farklı ayarla taranan belirli sayfanın belge içinde değiştirilebilmesine imkan sağlamalıdır.
8.2.10 Tarama yazılımı aşağıda belirtilen görüntü iyileştirme yeteneklerine sahip olmalıdır:
• Görüntü temizleme, yarıçapı belirli bir sayıdan küçük olan noktaların otomatik olarak kaldırılması
• Çizgi Kaldırma (Yatay - Dikey)
• Otomatik Yönlendirme
• Siyah çerçeve kaldırma
• Boş sayfaları silme
8.2.11 Tarama yazılımı ara yüzünde otomatik kağıt boyutu algılama ve bu şekilde çalışma sağlanmalıdır, Tarama yazılımı TWAIN sürücüleri desteklemelidir.
8.2.12 Tarayıcı ara yüzünde tarama programı haricinde tarayıcının kendi ara yüzünün kullanılabilmesi de mümkün olmalıdır.
8.2.13 Otomatik karakter tanımlamada Türkçe metin tanıma özelliğine sahip OCR teknolojisi kullanılacaktır. Teklif edilecek OCR motoru, gelişmiş algoritmalar sayesinde yüksek derecede tanıma oranına, en az %98 Türkçe tanıma desteğine ve OCR başarısını arttırmak amacıyla Türkçe sözlük kullanımına sahip olmalı, Türkçe harflerde sorun yaşanmamalıdır.
8.2.14 OCR hizmeti sınırsız tarama kapasiteli ve lisans bedeli olmaksızın sunulmalıdır.
8.2.15 Tarama uygulaması farklı tarama ayarlarının saklanmasına ve yüklenmesine imkan verebilmelidir.
8.2.16 Tarama uygulaması taranan sayfa üzerinde büyütme, küçültme ve döndürme vb. özelliklere sahip olmalıdır.
8.3 Yazılım Özellikleri - Modüller
8.3.1 Tüm birim ve müdürlük arşivi kullanıcıları kendi birim veya müdürlüklerine ait klasör ve dosya kaydı yapabilmelidirler.
8.3.2 Kayıt girilecek olan minimum zorunlu alanlar Xxxxx tarafından belirlenecektir. Sistemin test aşamasında İdare tarafından belirlenmiş olan veri giriş alanları sistemin kullanılacağı birimler için web arayüzünde tanımlanacaktır. Sistemde yeni veri giriş alanların tanımlanması konusunda herhangi bir sınırlama bulunmamalıdır. Yeni veri giriş alanları sistem arayüzünde yetkili kullanıcılar tarafından belirlenirken veritabanı tarafında ayrıca bir ayar yapılmasına gerek kalmamalıdır.
8.3.3 Sistem yöneticisi sisteme yeni bir veri giriş alanı eklediğinde veri giriş alanlarına girilecek olan veri türleri (Integer, Text, Date vb..,) ayarlarını arayüzden yapabilmelidir.
8.3.4 Ana kayıt - detay kayıt girişi olmalıdır. Ana kayıtlar dosya ve klasör bilgileri iken, detay kayıtlar ise dosya ve klasörle içerisinde bulunan belgelerin indeks bilgileridir. Veri giriş işlemi esnasında ana kayıt girişi tamamlandıktan sonra kullanıcı gerekirse detay kayıtları sisteme girebilecektir. Sisteme girilen detay kayıtlar sistem tarafından ana kayıta bağlı olarak tutulacak ve raporlanabilecektir.
8.3.5 Yazılım, belgenin birim arşivinde ve kurum arşivinde saklanma sürelerini süresiz olarak girmelidir. Kullanıcı sistem üzerinde herhangi bir işlem yaparken ara vermek zorunda kaldığında işlemi bırakıp daha sonra kaldığı yerden işleme devam edebilmelidir.
8.3.6 Xxxx Xxxxxxxxx fiziki dosya yeri (lokasyon) ve isimleri belirlenebilmelidir.
8.3.7 Yetkili kullanıcılar, hatalı girilen kayıtlarda eksik bilgi varsa doldurabilmeli, düzeltme yapabilmelidir.
8.3.8 Arşive ait lokasyon bilgileri yetkili kullanıcılar tarafından doldurulabilmelidir.
8.3.9 Sistem dinamik bir arayüz tasarımına sahip olmalıdır.
8.3.10 Sistemde veri giriş alanlarına zorunluluk kontrolü gerekmektedir. Zorunlu alana değer girilmediğinde sistem Türkçe uyarı vermelidir.
8.3.13 Değer girme işlemi sırasında kullanıcının hata yapabileceği türdeki alanlar için seçmeli listeler kullanılmalıdır. Otomasyon, mümkün olduğunca, hatalı veri girişlerinde, kullanıcıya zaman kazandırmak İçin otomatik seçenekler sunup bu yolla kullanıcının hatayı düzeltmesine yardımcı olmalıdır.
8.3.14 Kullanıcıların bir tuş ile erişebilecekleri detaylı yardım menüleri bulunmalıdır.
8.3.15 Sistem kullanırken klavye komutlarını kullanabilmelidir. Klavye komutlarının Windows komutları ile uyumuna dikkat edilecektir.
8.3.16 Alanlar ve programlar arasında veri kopyalama, yapıştırma (Kes-Kopyala-Yapıştır) gibi Windows komutlarını kullanabilmelidir.
8.3.17 Sisteme kayıt girişi esnasında, kullanıcının istediği bütün alanlarda açılabilir menüler oluşturmalı, kullanıcı bu menüleri kullanarak hızlı bir şekilde giriş yapma imkânına sahip olmalıdır.
8.3.18 Sisteme girilen bütün alanlarda istenilen şekilde sıralama yapılabilmelidir. Bu sıralama şekli büyükten küçüğe, küçükten büyüğe yapılabilmelidir.
8.3.19 İndekslemede yer alan her bilgiye, harf bazında bile olsa ulaşabilmeli, sorgulama işlemleri yapılabilmelidir.
8.3.20 Sistemde veri giriş alanları hem form görünümünde hem de “data grid” görünümünde görüntülenebilmelidir. Veriler, “data grid” şeklinde görüntülendiğinde veri sütunları Excel özelliğindeki gibi sürükle bırak yöntemi ile sağa veya sola doğru sıralanabilmelidir.
8.3.21 Klasör sırtı, barkod ve kutu numaralarını basma işleminin yapılacağı bir etiketleme ve etiket tasarımının yapılabileceği etiketleme modülü olmalıdır.
8.3.22 Sistemde klasör için ve arşiv kutusu için etiket modülü bulunmalıdır.
8.3.23 Sistemin etiket tasarlama sihirbazının dinamik ve kullanıcının tasarımına elverişli olması gerekmektedir. Sistem içerisinde yapılan etiket tasarım şablonları kayıt edilmeli ve etiket basma işlemi esnasında sistemden çağrılarak istenilen şablonla etiket basılabilmelidir.
8.3.24 Sistemin barkod desteği olması gerekir. Barkod formatı olarak Code 39, EAN 13, Code 128 vb. desteklemelidir. Barkod numarası için de sistem içerisinde bir alan bulunmalı ve barkod okuma cihazı ile okutulan barkod numarasını sistem içerisindeki data ile eşleştirerek istenilen kayıta erişme imkanı vermelidir.
8.3.25 Sistemde raporlama modülü bulunmalıdır; Raporlama menüsü aracılığı ile:
Raporlama menüsü aracılığı ile sistemdeki belge türleri bazında, kullanıcı performans raporu için kullanıcıların veri giriş sayıları vb. içerikleri içeren tarih bazlı raporlar alınabilmelidir.Raporlama menüsü yardımı ile yapılan tüm işlemlerin raporlarına erişmek mümkün olmalı, tüm işlemlerin “log”ları tutulmalıdır.
8.3.26 Raporların tamamı için görüntüleme şeklini değiştirmek mümkün olmalıdır. İstenilen bilgilere göre sıralama yapılabilmelidir.
8.3.27 Tüm raporlarda istenilen kriter(üst veri, indeks alanları vb dahil.) yazıldıktan sonra bulunan rapor görüntüsünde görüntüleme şeklini değiştirmek mümkün olmalıdır.
8.3.28 İdare tarafından girilmiş tüm üst veriler, içerik, tarih, konu, ada, parsel, sicil gibi bilgilerle arşivde arama ve sorgu yapılabilmeli, raporlanabilmeli ve bunun çıktıları alınabilmelidir.
8.3.29 Xxxxx & İade İşlemleri sonucunda ödünçte olan belgeler, iade alınmış belgeler, iadesi geciken belgeler listelenebilmelidir. Dosya, klasör ve belgelerin alınıp verilmesini takip edebilmek amacıyla bir zimmet/ödünç takip modülü bulunmalıdır; Ödünç için arama ve rezervasyon, ödünç alınan belgelerin takibi için “Ödünç/Zimmet Takip Menüleri” bulunmalıdır.
8.3.30 İmha işlemleri sonucunda imha edilmiş kayıtlarla ilgili gerekli raporların alınmasının yanı sıra önümüzdeki yıllarda imha edilecek olan kayıtlarla ilgili raporlamalar da alınabilmelidir.
8.3.31 Kullanıcıların yaptığı tüm işlemlere ait performans belirleme işlemi takip edilebilmelidir.
8.3.32 Genel rapor sistemi sayesinde, yapılan tüm işlemler seçilebilmeli ve sıralı olarak rapor alınabilmelidir.
8.3.33 İstatistik olarak ödünç ve iade toplamları ve gecikmeler tablosu hazırlanabilmeli ve bu işlemler ile ilgili listeler de alınabilmelidir.
8.3.34 Yetkili kullanıcılar; her türlü istatistiği yazılımdan alabilmelidir. Örneğin: sistemde bir yıl içerisinde kaç adet dosya ve belge var, en fazla hangi birime ait dosya mevcut, hangi
makineden kaç kayıt girilmiş vb. gibi istatistikler alabilmelidir.
8.3.35 İstatistikleri hem sayısal hem de grafiksel olarak gösterebilmelidir.
8.3.36 Bütün ekran ve çıktılar için sayfa ön izlemesi yapabilmelidir.
8.3.37 Sistemden veriler ile ilgili raporlamalar alınmak istendiğinde bu verilerin Kurum Standart Dosya Planı konu ve kodları, dataları ile birlikte raporlanmalıdır.
8.3.38 Programın bütün modüllerinde kayıt giren, silen ve değiştirme yapan kullanıcının adı, kayıt girme, silme ve değiştirme zamanı tutulabilmelidir. İstendiğinde kayıt giriş, silme ve değiştirme istatistikleri de alınabilmelidir.
8.3.39 Ödünç istemek veya görüntülemek için kayıtlara ulaşmak isteyen kullanıcı tüm kriterlerden sorgulama yapabilmelidir.
8.3.40 Kullanıcılar, yetkileri dahilinde evrak ve dosya kayıtlarını görüntüleyebilmeli ve ödünç olarak isteyebilmelidir. Kullanıcı yetki ve etkisi dışındaki belgeleri görememeli ve ödünç isteyememelidir.
8.3.41 Alınan belge ve dosyaların iadesi için sistemde tarih belirtilmeli, iadesi yapılmayan dosya veya evrak ile ilgili alan kullanıcıya e-posta yoluyla ve sistem mesajları ile uyarı iletilmelidir.
8.3.42 Bu modül hem evrak bazında hem de evrakları içeren klasör bazında çalışabilmelidir.
8.3.43 Kullanıcı ile arşiv görevlisi arasında belge geliş gidişini düzenleyen; Xxxxx görevlisi tarafından verildi,
Kullanıcı tarafından teslim alındı, Kullanıcı tarafından iade edildi,
Arşiv Görevlisi tarafından iade aldım şeklinde elektronik mutabakat ekranı olmalıdır. İş akış ekranı grafiksel olarak da görüntülenebilmelidir.
8.3.44 Kurumda kullanılan barkod numaralarının sistemde varlığı kontrol edilebilmelidir. Daha önce basılmış bir barkod tekrar basılmamalıdır. Eksik numaralar raporlanabilmelidir.
8.3.45 Kurumda kullanılan (ileride kullanılabilecek) arşiv kutularının Ölçüleri sistemde tanımlanabilmeli; buna bağlı olarak raflarda adreslenmiş kutuların sayıları ve arşiv raf kapasitesi (Dolu, boş raflar) sistem üzerinden ölçülebilmelidir.
8.3.46 Kullanılan barkodların basım standartları belirlenebilmelidir. En, boy, yazım şekli, printer ısı ayarı vb. tüm parametrik tanımlamalar yapılabilmeli ve daha önce oluşturulan standartlara ulaşıp onların güncellenmesi mümkün olmalıdır.
8.3.47 Sistemde yetkilendirme ve güvenlik modülü bulunmalıdır;
8.3.48 Uygulama yazılımında bilgi güvenliği ön planda tutulmalı, yetkisiz kişilerin uygulama içinden veya dışından tablo/dosyalardaki bilgilere erişimi engellenmelidir. Uygulama içinde çalışma, daima menüler aracılığı ile olmalı, kullanıcı hiçbir şekilde uygulamanın sağladığı komutların dışına çıkarak işlem yapmamalıdır.
8.3.49 Yetkilendirmeler sistem yöneticisinin kontrolü altında olmalıdır. Yetkilendirme menüsünden istenildiği kadar rol tanımlanabilmelidir.
8.3.50 Silme - Güncelleme - Onaylama gibi yetkilendirmeler ve menü bazlı yetkilendirmeler çoklu tanımlanabilmelidir.
8.3.51 Sistemde, veri girişi, kayıtları görme, rapor alma, zimmet-ödünç takibi, etiket baskısı alma, sil, değiştir gibi yetkilendirmeler yapılabilmelidir.
8.3.52 İdare tarafından belirlenecek olan yetkili kullanıcılar, birim ekleme, silme, güncelleme, aktif / pasif etme işlemleri yapılabilmelidir.
8.3.53 Sistem yöneticisi tarafından kullanıcı girişi, sorgulama / güncelleme işlemleri yapılabilmelidir.
8.3.54 Kullanıcının yetki ve rollerinin ve bu yetki ve rollerle hangi verilere, hangi modüllere erişebildiğinin görüntülenebileceği bir arayüz olacaktır.
8.3.55 Kayıt giriş ve güncelleme ekranlarından alt barkod oluşturmak, detay kayıt girmek, her tür
görüntü, belge, Word, Excel, pdf vb. dosya eklemek mümkün olmalıdır.
8.3.56 İndeks alanlarından herhangi bir alana “zorunlu alan kuralı” getirildiğinde sistem bu alanlara veri girişlerinin yapılıp yapılmadığını denetlemelidir. Veri girişi yapılmadığında sistem Türkçe olarak uyarı mesajı vermeli ve kayıt yapılmasına izin vermemelidir.
8.3.57 Evrak indeksi tamamlanan dosya veya klasörler için sistemden “dizi pusulası” basılabilmelidir. Dizi pusulası her bir klasör veya dosya içerisindeki evrakın sıralı indeks listesidir. Dizi pusulası örneği ihale sonrası yükleniciye İdare tarafından verilecektir.
8.3.58 Dosya, klasör ve evrak indeksi tamamlandıktan sonra bu kayıtlara kullanıcı tarafından arşiv adres bilgileri girilecektir. Bu işlem için sistemde depo adı, blok adı, raf no, kutu no, arşiv no gibi alanlar indeksli olarak bulunmalıdır.
8.3.59 Adresleme işlemi tamamlandıktan sonra dosya ve klasörler için etiket basma işlemi yapılabilmelidir. Etiket basma işlemi için yeni eklenen kayıtlar sistemden çağırılacak ve etiket rapor görüntüsü ön izlemesi oluşturulduktan sonra etiketler basılacaktır. Dosya Sırt Etiket şablonu İdare tarafından yükleniciye ek belge olarak verilecektir.(EK-3)
8.4 Yönetim Sistemi
8.4.1 Uygulama, artan güncel ihtiyaçlar doğrultusunda yetkili kullanıcılar tarafından çalışma anında yapılacak tasarım ve diğer çalışmalarla geliştirilebilir, güncellenebilir ve genişleyebilir yapıda tasarlanmalıdır.
8.4.2 AYS yazılımında kullanıcı tanımlı alanlar, formlar, evrak türleri, klasörler AYS sistem yönetimi ekranlarındaki grafik ara yüz (GUI) kullanılarak oluşturulabilecektir.
8.4.3 Uygulama içerisinde yapılacak geliştirme, güncelleme ve değiştirme işlemleri yetki dahilindeki kullanıcılar tarafından, programlama bilgisi gerektirmeden yapılabilmelidir.
8.4.4 Arşiv yazılım sisteminde bulunan belgelerin aslı üzerinde değişiklik yapılabilmesi kesinlikle engellenmelidir.
8.4.5 Uygulama, doküman bazlı yetkilendirmeyi desteklemelidir. Bu yetkiler; arama sonuçlarında listeleme, görüntüleme, elektronik posta ile gönderme gibi güvenlik kriterlerini içermelidir.
8.4.6 Uygulama dokümana kolay erişimi sağlayacak yapıda olmalıdır. Uygulama, en az indeks bilgilerinden arama, içerik arama (Full Text) , indeks + içerik arama ve mantıksal operatörler (ve veya yakınında vs.) yardımıyla gelişmiş arama olmak üzere farklı arama yöntemleriyle dokümanlara erişilebilmesini desteklemelidir.
8.4.7 Seçilen bir arşiv dokümanına ek dosya kaydetme özelliği bulunmalıdır. İstenildiği takdirde ek olarak kaydedilen dosyalar yazılım tarafından görüntülenebilmelidir.
8.4.8 Kullanıcılar tarafından sisteme eklenen metin içerikli dosyaların içeriğinden arama yapılabilmelidir.
8.4.9 Kullanıcılar tarafından sisteme eklenen dokümanların, doküman sınıfı bazında değiştirilip değiştirilemeyeceği sistem yöneticileri tarafından belirlenebilmelidir.
8.4.10 Evraklar, kullanıcı isteklerine göre klasör yapısında kategorize edilebilmeli, her kullanıcı yetki seviyesine göre bu dokümanlara kendi oluşturduğu sanal klasörlerden erişebilmelidir ve yetkileri dahilinde bu klasörlere ilgili dokümanları ekleyebilmeli ve yetkilendirerek çalışma alanları oluşturabilmelidir.
8.5 Eğitim
8.5.1 Yüklenici tarafından Sistem Yöneticisi Eğitimi ve Kullanıcı Eğitimi olmak üzere 2 farklı eğitim verilecektir.
8.5.2 Sistem Yöneticisi Eğitimi; İdarenin belirlediği sayıda kurum personeline, Kurum
bünyesinde İdare ile ortak belirlenecek tarihlerde ve plan çerçevesinde ez az bir gün eğitim verilecektir.
8.5.3 Kullanıcı eğitimleri, sistemi kullanacak tüm personele Kurum bünyesinde İdare ile ortak belirlenecek tarihlerde ve plan çerçevesinde en az 5 gün verilecektir.
8.5.4 İdare gerek gördüğü takdirde eğitmenin değiştirilmesini ve herhangi bir ücret alınmadan eğitimin tekrarlanmasını talep edebilir. Eğitimler için kurumdan herhangi bir ek ücret talep edilmeyecektir.
8.6 Aktarım ve Diğer Hizmetler
8.6.1 Yüklenici, Kurum’un mevcuttaki dijital arşiv verilerinin tamamını, birim arşiv yapısını Kurum’a göre uyarlayıp tesis ettikten sonra veri kaybı olmayacak ve verilerde bozulma olmayacak şekilde yeni sisteme aktaracaktır.
8.6.2 Yüklenici, aktarım ve diğer işlemler gerçekleştikten sonra en az mevcuttaki performans ve fonksiyonalitenin sağlanmasını garanti edecektir.
8.6.3 Kurum’un yeni arşiv yönetim sistemine uyum sağlayabilmesi için mevcut dijital veriler tek bir buton kullanılarak bir ya da birden fazla sayfanın indeks seçiminin yapılarak kaydedilmesi sağlanabilmelidir.
8.7 Garanti ve Destek
8.7.1 Bu ihaleye teklif edilen yazılımlar l (bir) yıl süre ile garanti kapsamındadır.
8.7.2 YÜKLENİCİ’nin, garanti süresi boyunca teslim ettiği tüm yazılımlar İDARE’ye hiçbir maliyet getirmeksizin 12 ay garantiye sahip olmalıdır. Garanti süresi boyunca, analiz, tasarım ve kodlama hatalarından kaynaklanan performans ve işleyiş sorunları ücretsiz olarak giderilecektir.
8.7.3 YÜKLENİCİ teklif edilen yazılım güncellemelerini garanti süresi boyunca ücretsiz olarak yapacaktır.
8.7.4 Garanti süresi içerisinde mevzuat değişiklikleri, iş süreçlerinin değiştirilmesi ve İDARE’nin teşkilat yapısında ve birimlerinde olabilecek düzenlemeler neticesinde ihtiyaç duyulabilecek ve yazılım ile ilgili uygulamanın genel mimarisini etkilemeyecek tarzda olan yenilikler İDARE tarafından YÜKLENİCİ’ye iletilecek ve YÜKLENİCİ, İDARE ile birlikte belirlenen makul bir süre içinde ek bir bedel talep etmeden bu değişiklikleri yapacaktır.
8.7.5 Yüklenici Proje tamamlanmasını müteakip garanti süresi boyunca çıkabilecek teknik aksaklıklarla ilgili İDARE tarafından gelecek olan çağrılara destek verecektir.
9 UYGUNLUK VE KALİTE KONTROL
9.1 İlk hak edişin onaylanmasını mütakip taranan evraklar kullanılmaya başlanacak ve ilk hak ediş onay tarihine kadar eğitimler tamamlanmış olacaktır.
9.2 Arşiv malzemelerinin bütünlüğü korunmuş şekilde tam olarak sayısallaştırıldığı kontrol edilecektir.
9.3 Sayısallaştırılmış her belge için aşağıdaki kalite kontrol ölçütlerine uygunluk kontrol edilecektir:
• Görüntü ebadı orijinal belge ebadıyla uyuşup uyuşmadığı,
• Teknik Şartnamede belirtilen çözünürlükte taranıp taranmadığı,
• Taranmış evrakın görüntü kalitesi ve okunurluğu orijinal belgeye yakın olup olmadığı,
• Evrak üzerindeki bilginin korunup korunmadığı, bilgi kaybının olup olmadığı,
• Çıkarılan zımbaların aynı yerinden zımbalandığı ve daha önceki delgeç yerlerinden dosyalanıp dosyalanmadığı, evrakların tarama ve fiziki düzenleme esnasında her hangi bir zarar oluşup oluşmadığı,
• Görüntü yönün doğruluğu,
• Boş sayfaların silinip silinmediği,
9.4 YÜKLENİCİ, İdare personelinin günlük olarak yapacağı kalite kontrollerde 9. madde de belirtilen standartlarda kalite kontrol uygunluğundan geçmeyenleri tekrar sayısallaştıracaktır. Görüntü yönü doğru olmayanları düzeltecektir.
9.5 Kontrol aşamasında mükerrer taranan arşiv malzemesi tespit edilmesi halinde silinecek ve İdarenin AYS sistemine aktarılmayacaktır. Hakedişler mükerrer tarama içermeyecektir.
10 RAPORLAMA, HAKEDİŞ VE İŞ TESLİMİ
10.1 YÜKLENİCİ, iş bitiminde tüm proje safhalarının ayrıntılarını içeren bitiş raporu hazırlayarak geçici kabul için İDARE’ ye sunacaktır.1 yıllık garanti süresi dolduktan sonra YÜKLENİCİ kesin kabul için İDARE’ ye başvuracaktır.
10.2 İdare yapılacak işlerin doğruluğu ve kontrolünü sağlamak amacıyla 3 kişilik kontrol komisyonu kurulacaktır. Ödemeler, kurulacak komisyon tarafından her ayın sonunda düzenlenecek hak edişe istinaden aylık yapılacaktır
10.3 Her ayın sonunda işbu teknik şartnamenin (muayene kabul tutanağındaki kabul tutarları) kabullerin toplamı ile birim fiyat teklif cetvelindeki ilgili birim fiyat çarpılarak sayısallaştırma hizmeti aylık hakediş belgesi düzenlenecektir.
10.4 Kontrol komisyonun ilk ay kontrolünde teknik şartnamenin 8.1.13 maddesindeki istenen teknik özelliklerin yazılımda kullanılıp kullanılmadığı kontrol edilecek, istenen şartların sağlanamadığının tespiti halinde hak ediş ödenmeyeceği gibi,en az 10 gün süreli yazılı ihtar çekilecek,bu ihtara rağmen şartların sağlanamaması halinde sözleşme fesh edilecektir.
11 GÜVENLİK
11.1 İdare ile Yüklenici arasındaki tüm klasör/dosya ve belge transferi tutanakla yapılacaktır.
11.2 YÜKLENİCİ, çalışma yapılan alanda elektrik yükünü arttıracak ya da mevcut elektrik sistemini tehlikeye sokacak cihazlar bulundurmayacaktır.
11.3 İDARE’ nin teslim ettiği çalışma alanında, yönetici bilgisayarı hariç YÜKLENİCİ’ nin servis büro hizmeti için kullanacağı tüm bilgisayarların internet erişimi engellenecektir. Bilgisayarlar üzerinde herhangi bir CD/DVD sürücüsü bulunmayacak, USB portları
(klavye, mouse, tarayıcı, yazıcı ve karekod okuyucu kullanımı hariç) veri transferine kapatılacaktır.
11.4 Yüklenici tüm proje süresince elemanların çalışmalarını bu şartnamede yazılı koşulların yerine getirilmesi açısından denetleyecek, güvenilirliğin sağlanmasına özellikle dikkat edecek, İdarece konulmuş ve tüm personel tarafından uyulan kurallara ve çalışma saatlerine uyulmasını sağlayacaktır.
11.5 Servis Büro hizmeti süresi boyunca hiç bir belge üzerinde silme, ilave vs. belge içeriğini değiştirecek herhangi bir işlem yapılmayacak, sayfalar eksiltilmeyecek klasör/dosyaların ve belgelerin orijinalliği korunacaktır.
11.6 YÜKLENİCİ ve projede görevlendirdiği personeli; bu işten edindiği ve kullandığı tüm bilgileri üçüncü şahıslara her ne surette olursa olsun açıklayamayacaklar ve veremeyeceklerdir. Projede görev alacak personel işe başlamadan önce gizlilik taahhütnamesi imzalayacaktır.
EK-1
İMAR ARŞİVİ BELGE TÜRLERİ VE SDP KODLARI | ||||
Sıra No | Grup Belge Türleri | SDP Kodları | SDP Konusu | İndeks Verisi |
1 | HAKEDİŞLER (%10- %100) | 115.07.01 | YAPI DENETİM KURULUŞU | 5 Adet (Mahalle/Ada/Parsel/Grup Belge Türü/SDP Kodu) |
2 | KUDEB | 115.06 | YENİLEME ALANI VE SİT ALANLARI | 5 Adet (Mahalle/Ada/Parsel/Grup Belge Türü/SDP Kodu) |
3 | YAPI RUHSAT | 115.02.04 | YAPI RUHSATI | 5 Adet (Mahalle/Ada/Parsel/Grup Belge Türü/SDP Kodu) |
4 | MAHKEME YAZILARI | 641.03 | ADLİ DAVALAR | 5 Adet (Mahalle/Ada/Parsel/Grup Belge Türü/SDP Kodu) |
5 | YAPI KULLANMA | 115.02.08 | YAPI KULLANMA İZNİ(İSKAN RUHSATI) | 5 Adet (Mahalle/Ada/Parsel/Grup Belge Türü/SDP Kodu) |
6 | YAZIŞMALAR | 115.99 | İMAR VE ŞEHİRCİLİK İŞLERİ DİĞER | 5 Adet (Mahalle/Ada/Parsel/Grup Belge Türü/SDP Kodu) |
7 | İMAR DURUMU | 115.02.01 | İMAR DURUMU BELGESİ | 5 Adet (Mahalle/Ada/Parsel/Grup Belge Türü/SDP Kodu) |
8 | YAPI KONTROL | 115.02.11 | KAÇAK VE RUHSATA AYKIRI YAPILAR | 5 Adet (Mahalle/Ada/Parsel/Grup Belge Türü/SDP Kodu) |
9 | PROJELER (Mimari, Tesisat, Elektrik, Asansör Projesi) | 115.05.01 | XXXX XXXXX, PLAN VE PROJE | 5 Adet (Mahalle/Ada/Parsel/Grup Belge Türü/SDP Kodu) |
EK-2
EK-3
Klasör Sırt Etiket Şablonu
Kurum Adı / Logo
Birimin adı DETSİS No.
Dosya Kodu
(Standart Dosya Planı)
İmar ve Şehircilik
İşleri
Dosyanın Konusu
Özel Kod(Mahalle- Ada-Parsel)
BİNA NO
T.C.
KONAK BELEDİYESİ
İMAR MÜDÜRLÜĞÜ
115
*…………+