TOTBİD

TOTBİD

Türk Ortopedi ve Travmatoloji Birliği Derneği

31. ULUSAL TÜRK ORTOPEDİ VE TRAVMATOLOJİ KONGRESİ (2021)

TEKLİF ŞARTNAMESİ

1. KONU

Bu şartname esas olarak 2021 yılında düzenlenecek olan 31. Ulusal Türk Ortopedi ve Travmatoloji Kongresi organizasyonu ile ilgilidir. Ancak her aday firma bu kongre için teklif vermekle, TOTBİD tarafından talep edilirse, 2022 yılında düzenlenecek olan 32. Ulusal Türk Ortopedi ve Travmatoloji Kongresi organizasyonunu da yapmayı kabul etmiş sayılır. Bu durumda 2022 yılında düzenlenecek olan 32. Ulusal Türk Ortopedi ve Travmatoloji Kongresi için de bu şartname (8 no’lu özel şartlar bölümünde belirtilen kurallar dahilinde olmak üzere) geçerli olacaktır.

Ulusal Türk Ortopedi ve Travmatoloji Kongresi içinde tek yıllarda Ulusal Ortopedi Hemşireliği Kongresi ve çift yıllarda Fizyoterapi – Ortopedi Ortak Sempozyumu da yer alacaktır. Kongre içinde ayrıca TOTBİD Yönetim Kurulu’nun uygun görmesi durumunda bir salonda 1 ya da 2 gün süreli “Türkçe Konuşulan Ülkeler Ortopedi ve Travmatoloji Buluşması” gerçekleştirilebilir.

Kongre organizasyonu için teklif veren her firma bu şartnamede belirtilen tüm kuralları kabul etmiş sayılacak ve sonradan itiraz etme hakkı olmayacaktır.

2. TANIMLAR VE TARAFLAR

İş: 2021 yılında yapılacak olan 31. Ulusal Türk Ortopedi ve Travmatoloji Kongresi’nin ve bu kongre ile birlikte ortak

bütçeyle, aynı kongre merkezinde ve ayrı salonlarda gerçekleştirilecek olan10. Ulusal Ortopedi Hemşireliği Kongresi’nin

a) Ön hazırlık, b) Operasyon, c) Hesap kapatma çalışmalarının tümüdür ve “KONGRE” olarak anılacaktır.

TOTBİD tarafından talep edildiği takdirde aynı şartlarla yüklenici firma tarafından 2022 yılında organizasyonu gerçekleştirilecek olan 32. Ulusal Türk Ortopedi ve Travmatoloji Kongresi ile birlikte de “Ortopedi Hemşireliği Kongresi” yerine Fizyoterapi – Ortopedi Ortak Sempozyumu yapılacaktır.

İşveren: Türk Ortopedi ve Travmatoloji Birliği Derneği olup, kısaca “TOTBİD” olarak anılacaktır. Yukarıda adı geçen kongrenin organizasyonu ve gerçekleştirilmesi hususundaki mali yükümlülükleri dernek adına TOTBİD İktisadi İşletmesi yerine getirecektir ve bundan sonra adı “İŞLETME” olarak geçecektir. TOTBİD adına kongreyi düzenleyecek olan kurul TOTBİD Başkanı ve Kongre Başkanı’nın da aralarında bulunduğu 7 kişilik Kongre Düzenleme Kurulu’dur, bundan böyle “KDK” olarak geçecektir.

Yüklenici Firma: Şartnameye konu olan işi üstlenmek üzere TOTBİD tarafından seçilecek firma ya da firmalar grubudur

ve kısaca “FİRMA” olarak anılacaktır.

Kongre yeri: Her aday firma en az iki kongre yeri için teklif verecektir.

Kongre hazırlık süreci esnasında kongre yeri ile ilgili olarak ortaya çıkabilecek önemli sorunlar nedeniyle hem TOTBİD, hem de FİRMA’nın onayıyla kongre yeri değiştirilebilecek ve bu durumda yeni bir ihale yapılması gerekmeyecektir. Bu değişikliklere aday firmaların itiraz hakkı olmayacaktır. Böyle bir durumda bu sorunların neler olduğu FİRMA tarafından

ayrıntılı olarak belgelenerek, bu konuda bir rapor hazırlanacak ve TOTBİD’e teslim edilecektir. Kongre yerindeki muhtemel değişikliğe bağlı ortaya çıkabilecek yeni durumda TOTBİD ve FİRMA’nın onayıyla sözleşmede revizyon yapılabilecektir, bu revizyonun gerekçelerini açıklayan rapor TOTBİD Yönetim Kurulu tarafından TOTBİD arşivine teslim edilecektir.

Kongre tarihi: 19 - 24 Ekim 2021 veya 26 Ekim – 31 Ekim 2021

Her aday firmanın bu iki tarih seçeneğinden en az biri için mutlaka teklif vermesi zorunludur. Aday firmalar ayrıca 2021 Ekim ayı içinde olmak üzere başka tarih seçenekleri de sunabilecektir. TOTBİD daha sonra gerekli görmesi durumunda kongre tarihlerinde değişiklik yapma hakkına sahiptir. Aday firmaların buna itiraz etme hakkı olmayacaktır. Sözleşme imzalandıktan sonra gerekebilecek tarih değişiklikleri için FİRMA’nın da onayı şarttır.

	Ulusal Türk Ortopedi ve Travmatoloji Kongresi (7 salon)	Ulusal Ortopedi Hemşireliği Kongresi (1 salon)
	Check-in ve kayıt	Check-in ve kayıt (08:00 – 24:00) Açılış Töreni ve Kokteyl (Ortak) (17:30 – 20:00)
	(08:00 – 24:00)
	Ortopedi ve Travmatoloji Dernekleri Yönetim Kurulları Ortak
	Toplantısı (1 Salonda yaklaşık 200 kişi)
1. Gün	(08:00 – 17:00)
(Salı)
	TOTEK Meclisi
	(14:00 – 17:00)
	Açılış Töreni ve Kokteyl
	(17:30 – 20:00)
	Bilimsel Program
2. Gün	(08:00 – 18:30)	Bilimsel Program
(Çarşamba)	Gece oturumları	(08:00 – 18:30)
	(21:00 -23:00)
	Bilimsel Program
	(08:00 – 12:30)
	TOTBİD Genel Kurulu
3. Gün	(14:00 – 18:30)	Bilimsel Program
(Perşembe)	Asistanlar için bilgi yenileme kursu	(08:00 – 18:30)
	(14:00 – 18:30)
	Gece oturumları
	(21:00 -23:00)
	Bilimsel Program
4. Gün	(08:00 – 18:30)	Bilimsel Program
(Cuma)	Gece oturumları	(08:00 – 18:30)
	(21:00 -23:00)
	Bilimsel Program
5. Gün	(08:00 – 18:30)	Bilimsel Program
(Cumartesi)	Kapanış ve Ödül Töreni	(08:00 – 18:30)
	(21:00 – 23:00)
6. Gün (Pazar)	AOTT Toplantısı (1 Salonda) (08:00 -12:00) Sabah check-out	Sabah check-out

Beklenen katılımcı sayısı: 2000’in üzerindedir.

2019 yılında Belek Antalya’da Titanic Kongre Merkezi’nde gerçekleştirilen kongreye 0000’xx xxxxx, 00’xx xxxxxxx, 00’si fizyoterapist olmak üzere toplam 1779 katılım olmuştur. 2018 yılında Belek Antalya’da Sueno Deluxe Otel’de yapılan kongreye 1268’i hekim, 4’ü hemşire, 46’sı fizyoterapist toplamda 1536 katılım olmuştur.

2017 yılında Belek Antalya’da Sueno Deluxe Otel’de yapılan kongreye 1483’ü hekim, 69’u hemşire, 28’i fizyoterapist olmak üzere toplam 1940 katılım olmuştur. 2016 yılında 1471’i hekim, 40’ı hemşire, 55’i i fizyoterapist olmak üzere toplam 1913 katılım, 2015 yılında Belek Antalya’da Titanic Kongre Merkezi’nde gerçekleştirilen kongreye 1698’i hekim, 168’i hemşire, 22’si fizyoterapist olmak üzere toplam 2402; 2014 yılında aynı kongre merkezinde gerçekleştirilen kongreye 1658’i ortopedist olmak üzere toplam 2550 katılım olmuştur.

00 Xxxx – 0 Kasım 2013 tarihlerinde Antalya’da yapılan kongreye (23. Ulusal Türk Ortopedi ve Travmatoloji Kongresi, VI. Ulusal Ortopedi Hemşireliği Kongresi) 1.704 hekim, 217 hemşire, 21 fizyoterapist, 109 refakatçı, 12 davetli veya dernek çalışanı, 504 ilaç firması ya da tıbbi malzeme firması çalışanı olmak üzere toplam 2.567 katılım olmuştur. 31 Ekim – 5 Kasım 2011 tarihleri arasında Antalya’da gerçekleştirilen kongreye (22. Ulusal Türk Ortopedi ve Travmatoloji Kongresi,

V. Ulusal Ortopedi Hemşireliği Kongresi ve I. Fizyoterapi - Ortopedi Ortak Sempozyumu) katılanların sayısı 1631 hekim, 164 hemşire, 55 fizyoterapist, 99 refakatçı, davetli veya dernek çalışanı, 602 ilaç firması ya da tıbbi malzeme firması çalışanı olmak üzere toplam 2551’dir. 2009 yılında Çeşme’de yapılan bir önceki kongredeki katılımcı sayısı 1394’ü hekim, 135’i hemşire olmak üzere toplamda 1900’ün üzerindedir.

Beklenen birim stand sayısı: 125’in üzerindedir.

Stand sayısı 2019 yılında Belek Antalya’da Titanic Kongre Merkezi’nde gerçekleştirilen son kongrede 94 stand, 2018 yılında Xxxxxxx’xx Xxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx’xxx 00 xxxxx, Xxxxxxx’da Belek Sueno Deluxe Kongre Merkezi’nde 2017’de gerçekleştirilen kongrede 128 stand, 2016 yılında 142 stand, 0000’xx 000, 0000’xx 000, Xxxxxxx’da Susesi Kongre Merkezi’nde 2013’de gerçekleştirilen kongrede 173, Xxxxxxx’xx 0000’xx Xxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxx’nde gerçekleştirilen kongrede 000, Xxxxx’de Sheraton Otel Kongre Merkezi’nde 2009’da yapılan ulusal kongrede ise 118 birim olmuştur.

Beklenen uydu sempozyum sayısı: 2-3 tanedir.

2019 yılında Belek Antalya’da Titanic Kongre Merkezi’nde gerçekleştirilen son kongrede 3, 2018 yılında yapılan kongrede 1, 2017 yılında yapılan kongrede 1, 2016 yılında 3, 2015’de 2, 0000’xx xxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxx 0, Xxxxxxx’da Susesi Kongre Merkezi’’nde 2013’de gerçekleştirilen kongrede 1, Xxxxxxx’xx 0000’xx Xxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxx’nde gerçekleştirilen kongrede 4, Çeşme’de Sheraton Otel Kongre Merkezi’nde 2009’da yapılan ulusal kongrede ise 7 uydu sempozyumu gerçekleştirilmiştir.

(Stand ücretleri ve diğer sponsorluk kalemleri ile ilgili bilgi TOTBİD Ofis’ten alınabilir.) Kongrede kullanılacak salon sayısı:

Oturumlar için (Minimum kapasiteleri biri 700, ikisi 350, ikisi 200 ve üçü 100 kişi olmak üzere) 8 salon.

Dernek ve şubelerin kullanımı için en az 4 adet 15-20 kişilik toplantı salonu

Xxxxxx yaklaşık 200 posterin sergilenebileceği genişlikte poster salonları (ya da eşdeğeri e-poster sunum olanakları) Ayrıca 170 - 180 stand için yeterli genişlikte sergi alanları

Kongre duyurularının gönderileceği kişi sayısı: yaklaşık 4500 hekim, 800 hemşire ve 400 fizyoterapisttir.

Şartnamedeki parasal değerler: Bu şartnamede ifade edilen tüm parasal değerler “belirtilen miktar + KDV” olarak kabul edilecektir, örneğin 100.000 TL denildiğinde, kastedilen 100.000 TL + KDV’dir.

3. İHALE SÜRECİ

İhale koşullarını içeren bu şartname 31 Xxxx 2020 Cuma günü TOTBİD internet sayfasından ilan edilmiştir.

Aday firmaların, tekliflerini şartnamede belirtilen tüm belgeleri içeren dosyalar ile 12 Şubat 2020 Çarşamba günü saat 17:00’ye kadar TOTBİD Merkezine ulaştırmaları gerekmektedir. Teklif veren aday firma sayısı 3’ten az ise ihale iptal edilerek tekrarlanacaktır.

Aday firmaların dosyaları TOTBİD Yönetim Kurulu tarafından değerlendirilecektir. TOTBİD Yönetim Kurulu, bu değerlendirme esnasında en yüksek ve en düşük teklifleri veren iki aday firmayı tekliflerinin diğerleri ile çok uyumsuz olması durumunda eleme hakkına sahiptir. TOTBİD Yönetim Kurulu yapacağı değerlendirme sonucunda en uygun bulduğu firmaları görüşmeye çağırmak üzere belirleyecektir. Bu firmaların isimleri 13 Şubat 2020 Perşembe günü TOTBİD internet sitesinden ilan edilecek ve yetkilileri 16 Şubat 2020 Pazar günü saat 13:00’de Ankara’ya TOTBİD Merkezi’ne davet edileceklerdir. TOTBİD Yönetim Kurulu üyelerinin yer alacağı ve KONGRE’yi düzenleyecek olan FİRMA’nın saptanması için yapılacak bu toplantıda aday firmalar sırayla çağrılarak görüşülecektir. Görüşmeler esnasında her aday firma 1-3 yetkili ile temsil edilebilir. Ancak bu kişiler arasında tam yetkili bir firma temsilcisinin mutlaka bulunması gereklidir.

Görüşmelerin sonrasında TOTBİD Yönetim Kurulu tarafından kongreyi düzenleyecek FİRMA’nın aynı gün saptanarak açıklanması öngörülmektedir. Ancak TOTBİD Yönetim Kurulu gerek görürse hukuksal ve mali açılardan daha geniş bir değerlendirme yapabilmek amacıyla sonucun açıklanmasını 21 Şubat 2020 Cuma günü mesai saati bitimine kadar erteleyebilir. TOTBİD Yönetim Kurulu firma seçimini yaparken en düşük teklifi veren firmayı seçmek zorunda değildir. TOTBİD Yönetim Kurulu’nun ayrıca aday firmalardan hiçbirinin teklifini kabul etmeyip, ihaleyi iptal ederek yeni bir ihale süreci başlatma yetkisi de vardır. Aday firmalar ihale sonucuna ya da iptaline itiraz edemeyeceklerdir.

TOTBİD Yönetim Kurulu tarafından daha ileri bir tarih açıklanmazsa, seçilecek FİRMA, 9 Mart 2020 Pazartesi günü mesai saati bitimine kadar sözleşme imzalamayı kabul etmiş sayılacaktır. FİRMA sözleşmeyi zamanında imzalamaması halinde İŞLETME’ye 660.000 TL ceza ödemeyi ya da bu bedelin Geçici Teminat Mektubunun paraya çevrilmesi yoluyla tahsil edilmesini kabul etmiş sayılacaktır. Bu durumda TOTBİD uygun teklif vermiş diğer bir aday firmayı çağırabileceği gibi yeni bir ihale de düzenleyebilir.

Sözleşme imzalanırken İhaleyi kazanan FİRMA’ya önce 660.000 TL geçici teminat mektubu iade edilecek ve yerine

1.650.000 (birmilyonaltıyüzellibin) TL’lik ve 25 Şubat 2022 Cuma gününe kadar geçerli kayıtsız, şartsız kesin teminat mektubu alınacaktır. Bu Kesin Teminat Mektubu, kongrenin gerçekleştirilememesi durumunda ya da hesap kapama esnasında anlaşmazlık çıkması durumunda kullanılmak üzere kongre hesabı kapanana kadar TOTBİD tarafından muhafaza edilecektir. İhalede elenen diğer aday firmalar, geçici teminat mektuplarını 10 gün içinde imza karşılığında TOTBİD merkezinden alacaklar ya da firmanın yazılı talebi üzerine karşı ödemeli olarak kargo ile gönderilecektir.

4. İHALEYE KATILACAK ADAY FİRMALARDAN İSTENECEK BELGELER

a. Zorunlu olanlar

1. İhaleye katılacak olan firmaların hazırladıkları dosyaların değerlendirmeye alınması için Türk Ortopedi ve Travmatoloji Birliği Derneği İktisadi İşletmesi’nin Garanti Bankası Gaziosmanpaşa Şubesi’ndeki 324 / 6297387 no’lu hesabına (IBAN: XX00 0000 0000 0000 0000 0000 00) 2.500 TL ödendiğine dair dekont ile başvuruda bulunmaları gerekmektedir. Bu dekontu içermeyen dosyalar değerlendirmeye alınmayacaktır. İhaleyi kazanamayan firmalara bu ücretin iadesi söz konusu olmayacaktır.

2. Firma yetkilileri tarafından imzalanmış teklif mektubu ve doldurulmuş teklif formları

3. Firma imza sirküleri

4. İşbu şartnamede bulunan tüm maddeleri ve DERNEĞİN ihaleyi diledigi FİRMA’ya vermek veya iptal etmekte serbest oldugunu kabul ettigini belirtir, imza sirkülerinde belirtilen kişilerce imzalanmış ve üzerinde FİRMA kaşesi bulunan taahhütname

5. Geçerli A grubu seyahat Acentesi belgesi (Kaç yıllık olduğu da dikkate alınacaktır)

6. TÜRSAB (Türkiye Seyahat Acentaları Birliği) üyelik belgesi

7. 660.000 (altıyüzaltmışbin) TL’lik geçici teminat mektubu

8. Firma ile ilgili broşürler

9. Firmanın, son 3 yıl içinde 1.000 kişi ve üzeri katılımlı kongre ve toplantıları organize ettiğine dair referans listesi (özellikle tıp alanında ve şartnamede belirtilen şekilde çok sayıda paralel salonlu toplantılar tercih sebebidir)

10. Firmanın, ihaleyi kazandığı takdirde, belirlenen süre içinde sözleşme yapmaktan vazgeçmesi/sözleşmeyi imzalamaktan imtina etmesi durumunda, 660.000 TL ceza ödemeyi ya da bu bedelin Geçici Teminat Mektubunun paraya çevrilmesi yoluyla tahsil edilmesini kabul ettigine dair, yetkili kişi tarafından imzalanmış ve üzerinde firma kaşesi bulunan taahhütname

11. Son üç yıllık vergi dönemine ait bilanço ve kar - zarar tablosu (Vergi dairesinden veya yeminli mali müşavir onaylı)

12. Ödenmiş sermayesinin miktarını belirten Ticaret Odası belgeleri

b. Tercih sebebi olabilecekler

a. IATA (International Air Transport Association) üyelik belgesi

b. IAPCO (International Association of Professional Congress Organization) üyelik belgesi

c. ICCA (International Convention and Congress Association) üyelik belgesi

d. ISO 9001 Kalite Belgesi

5. KONGRE GELİR VE GİDERLERİNİN PAYLAŞIMI VE FİRMA SEÇİM ÖLÇÜTLERİ

a. TOTBİD tarafından belirlenecek olan kongre kayıt ücretlerinin tamamı İŞLETME hesabına yatacak ve bu gelirlerden FİRMA’ya herhangi bir pay verilmeyecektir. Kayıt ücretlerini belirleme yetkisi TOTBİD’e aittir.

b. Kongre sponsorluk gelirlerinin tümü İŞLETME hesabına yatacaktır. FİRMA, stand, konukevi, uydu sempozyum, workshop, su sebili, oda anahtarı ve basılı materyallerde reklam kalemlerinden elde edilecek olan sponsorluk gelirlerinin en az 4.000.000 (dörtmilyon) TL olmasını garanti edecektir. Bu kalemlere ait sponsorluk gelirlerinin belirtilen miktarın altında kalması durumunda FİRMA aradaki farkı İŞLETME’ye ödemeyi taahhüt edecektir. (Örneğin 3.000.000 TL gelir elde edilmesi durumunda aradaki fark olan 1.000.000 TL kongrenin bittiği tarihten itibaren 10 gün içinde İŞLETME’ye FİRMA tarafından ödenecektir.) Belirtilen kalemlerle ilgili sponsorluk gelirlerinin 4.000.000 TL’yi aşması durumunda ise, bu miktarın üzerinde kalan kısmın %90’ı İŞLETME’ye, %10’u FİRMA’ya ait olacaktır. (Örneğin 5.000.000 TL gelir elde edilmesi durumunda 4.000.000 TL tamamıyla İŞLETME’nin olacak, kalan 1.000.000 TL ise 900.000 TL İŞLETME’ye, 100.000 TL FİRMA’ya verilecek şekilde paylaşılacaktır.)

Bu hesaplamada bahsedilen sponsorluk gelirleri içinde sponsor firmaların katılımcılar için sağlayacağı kayıt, konaklama ve yol masrafları ile ilgili destekler yer almayacaktır. Kastedilen sponsorluk gelirleri -yukarıda belirtildiği gibi- sadece stand, konukevi, uydu sempozyum, workshop, su sebili, oda anahtarı ve basılı materyallerdeki veya mobil uygulama gibi dijital ortamlardaki reklam kalemlerinden elde edilecek olanlardır. FİRMA bunların dışında yeni sponsorluk kalemleri önerebilecektir. Bu yeni sponsorluk kalemleri TOTBİD tarafından kabul edildiği taktirde, bunlardan elde edilecek gelir tümüyle FİRMA’ya bırakılacaktır.

Tüm sponsorluk gelirleri İŞLETME hesabına yatacağından sponsorluk gelirlerinden FİRMA’ya aktarılacak kısım (stand, konukevi, uydu sempozyum, workshop, su sebili, oda anahtarı, basılı materyallerdeki veya mobil uygulama gibi dijital ortamlardaki reklam kalemlerinden elde edilecek gelirlerin 4.000.000 TL üzerindeki kısmından sözleşmeye göre FİRMA’ya aktarılacak olan orana karşılık gelen miktarı + FİRMA tarafından önerilen ve TOTBİD tarafından kabul edilmiş diğer sponsorluk kalemlerinden elde edilen gelirin tamamı) kongre hesap kapama tarihinde İŞLETME tarafından FİRMA hesabına yatırılacaktır.

Dinleyici ve/veya konuşmacı olmak üzere kongreye katılan doktor, hemşire ve fizyoterapist toplam sayısının 1300’ün altında olması ya da satılan birim stand sayısının 100’un altında kalması durumunda, kongre hesap kapama döneminde garanti sponsorluk geliri miktarı FİRMA’nın teklifi ve TOTBİD’in onayıyla 4.000.000 TL’den

3.700.000 TL’ye kadar indirilebilir ve bunun üzerinde kalan miktar daha önce FİRMA tarafından önerilen ve sözleşmede yazılan oranda paylaştırılır. 300.000 TL’yi aşamayacak olan bu indirimin yapılıp yapılmayacağı ve yapılırsa ne kadar olacağı konusundaki karar tümüyle TOTBİD’e aittir.

c. FİRMA’yı belirlemede etkili olacak ikinci önemli ölçüt ise otel ve kongre merkezi için teklif edecekleri günlük oda fiyatları ve günlük dış katılım ücretleri olacaktır. Asistan hekimler için diğer katılımcılara göre daha düşük ücretlendirme yapılması da firma seçiminde göz önünde bulundurulabilecektir. Oda fiyatı olarak verilen teklifin neyi içerdiği (sadece oda, oda-kahvaltı, yarım pansiyon, tam pansiyon, herşey dahil vs şeklinde) açıkça belirtilecektir. Oda fiyatlarının günlük ya da birden fazla günü içeren değişik paketler halinde ilan edilmesi yetkisi TOTBİD’e aittir. FİRMA buna uymak zorundadır. Aday firmalar belirtilen şehirlerdeki olası kongre mekanları ve otelleri için fiyat tekliflerini hazırladıkları dosya içinde TOTBİD’e iletecektir. TOTBİD, oteller ile ilgili

(avans ya da no-show nedeniyle ceza vs dahil olmak üzere) hiçbir ödemeye karışmayacaktır. FİRMA, her katılımcıya otel imkanı sunmayı taahhüt edecek ve kongre bitiminde kongre otellerinde kalan katılımcıların otel ödemelerini ayrıntılı olarak (Hangi otelde kaç gece konaklama yapıldığı bilgileriyle) İŞLETME’ye iletecektir.

Kongre süresince gerçekleştirilecek gece oturumları ile ilgili olarak; aynı gün için dış katılım ücreti ödemiş olan dış katılımcılar da dahil olmak üzere kongre otellerinde kalan hiçbir katılımcı, refakatçı ya da davetli konuktan ayrıca bir dış katılım ücreti alınmayacaktır. Bu oturumlarla ilgili olarak otel tarafından talep edilebilecek ek ücretler, belirtilen tüm katılımcılar için, FİRMA tarafından sağlanacaktır.

TOTBİD, firma tarafından teklif edilen otel ücretlerini (günlük oda fiyatı ve günlük dış katılım ücreti) daha yüksek ilan etme ve bu şekilde ekstra dernek geliri elde etme hakkına sahiptir. Firmanın buna itiraz hakkı olmayacaktır.

d. Aday firmalar tarafından işbu şartnamede belirtilen minimum gereklilikler yanında TOTBİD ve kongre katılımcıları yararına ek teklifler sunulabilir. FİRMA’yı belirlemedeki üçüncü ölçüt olarak değerlendirilecek olan bu teklifler kabul edildiği takdirde sözleşmede yer alacağından bütçesiyle birlikte ayrıntılı olarak açıklanmalıdır.

e. FİRMA’yı belirlemedeki dördüncü ölçüt, aday firmaların sahip oldukları belgeler, bu belgelere dayanarak hesaplanacak mali durumları ile ilgili indeksler ve daha önce düzenledikleri kongreler ile ilgili referansları ve TOTBİD’in bunlarla ilgili yaptığı araştırma sonuçları olacaktır.

f. Kongre giderlerinin nasıl paylaşılacağı aşağıda açıklandığı şekilde olacak ve FİRMA buna itiraz edemeyecektir.

GİDER PAYLAŞIMI

TOTBİD ve FİRMA tarafından karşılanacak giderler aşağıda ayrıntılı olarak belirtilmiştir. FİRMA, İŞLETME’ye fatura etse de etmese de bu kongre ile ilgili yapacağı her hizmet veya mal alımını bu kongre için düzenlenmiş ayrı faturalar şeklinde belgelemek ve İŞLETME’ye asıllarını ya da kopyalarını iletmek zorundadır. Bu kongre için yapılmış olan harcamaların başka organizasyonlar için yapılanlarla birlikte ortak faturalar olarak belgelenmesi kabul edilmeyecektir. TOTBİD’in karşılayacağı ve FİRMA aracılığıyla gerçekleştirilen tüm harcamalar ile ilgili belgeler ayrıca sunulacaktır.

TOTBİD’İN KARŞILAYACAĞI (YA DA KARŞILANMASINDAN SORUMLU OLACAĞI) GİDERLER

Aşağıda belirtilen kalemlere ait kongre giderleri, İŞLETME tarafından ya da kongreye katkı sağlayan diğer dernekler tarafından karşılanacaktır. Bu giderlerle ilgili hizmet ve mal alımlarından TOTBİD’in uygun gördükleri, FİRMA tarafından ya da aracılığıyla yapılacak ya da gerçekleştirilecek ve İŞLETME’ye ya da TOTBİD’in belirteceği dernek veya kurumlara üzerine kar eklenmeksizin fatura edilecektir. TOTBİD uygun gördüğü harcama kalemlerini FİRMA’nın aracılığı olmaksızın da gerçekleştirebilecektir.

1. Açılış kokteylinde canlı müzik ya da gösteri yer alması durumunda bunları gerçekleştirecek sanatçıların ücretleri

(Açılış kokteyli ile ilgili diğer masrafların tümü “FİRMA’nın karşılayacağı giderler” bölümünde 22. madde de belirtildiği şekilde FİRMA tarafından karşılanacaktır.)

2. (Yapılırsa) GALA Yemeği ile ilgili giderler

3. Kongre paket programı içinde bulunmayan ve KDK onayıyla gerçekleştirilecek “FİRMA’nın karşılayacağı giderler” bölümünde yer alanlar dışındaki tüm ekstra kahvaltı ve yemek bedelleri

4. “FİRMA’nın karşılayacağı giderler” bölümünde 9 no’lu maddede belirtilen sayının üzerindeki davetli

konuşmacı ya da davetlilerin otel ve ulaşım giderleri

5. En iyi sözlü ve poster bildirilere verilecek ödüller

6. Yapılırsa Sosyal programlar başlıklı 7 no’lu maddede açıklanan giderler

FİRMA’NIN KARŞILAYACAĞI GİDERLER

Aşağıda belirtilen hususlardaki tüm giderler FİRMA tarafından herhangi bir bedel talep edilmeksizin karşılanacak ve TOTBİD’e, İŞLETME’ye veya kongreye katkıda bulunan diğer derneklere (ya da iktisadi işletmelerine) fatura edilemeyecektir. FİRMA; TOTBİD, İŞLETME veya kongreye katkıda bulunan diğer dernekler için ücretsiz olacak bu hususlarla ilgili olarak hizmet alacağı durumlarda (transfer firmalarından, simültane tercüme hizmeti veren firmalardan vb) alacağı fiyat tekliflerini TOTBİD ile paylaşmak zorundadır. TOTBİD’in, piyasa raiç bedellerinin çok dışında teklif veren ve referansları yeterli olmayan firmalardan alınacak hizmetleri kabul etmeme hakkı vardır. Ayrıca FİRMA, bu harcamaların tümünün ayrıntılı dökümünü ve faturalarının kopyalarını TOTBİD’e iletmek zorundadır.

1. Kongre merkezine ait tüm giderler (kira, personel giderleri, hizmet bedelleri vb)

2. FİRMA personeli ve kongrede görev yapacak her türlü teknik personelin KONGRE sürecindeki tüm giderleri

(ücretler, sigorta, ulaşım, yemek ve konaklama giderleri vb)

3. Kongrede çalışacak tüm geçici elemanların (hostes, teknik personel vs) her türlü (eğitim, üniforma, harcırah, ulaşım, ücret, sigorta, yemek, konaklama vb) masrafları.

a. FİRMA, kongre öncesi hazırlık günü ya da günlerinde en az 35, kongre günlerinde ise her gün için en az 65 geçici çalışan temin etmek ve bunlarla ilgili isim, görev ve çalıştıkları günleri gösterir liste ile bu elemanlar için yapılan harcamaların dökümünü TOTBİD’e iletmek zorundadır.

b. FİRMA, KONGRE’de çalıştırdığı geçici olanlar da dahil olmak üzere tüm elemanların SGK kayıtlarının eksiksiz olmasından sorumludur.

c. FİRMA’nın KONGRE’de çalıştıracağı sürekli ve geçici tüm elemanlar ile ilgili her türlü yasal sorumluluk FİRMA’ya aittir. Bu personelin kusur ve ihmalleriyle verebilecekleri veya uğrayabilecekleri tüm işkazaları, 3. kişilere verecekleri zararlar, personelin yaratacağı her türlü zarar ve ziyan ile personele ilişkin her türlü vergi, SGK pirimi, sigorta ve yasal yükümlülüklerden sadece FİRMA sorumlu olacaktır.

4. Kongreye katılacak tüm doktor, hemşire ve fizyoterapistler ile refakatçı ve davetlilerin havaalanı ile oteller ve oteller ile havaalanı arasındaki transferleri FİRMA tarafından kongre süresince hergün (kongre başlangıcından bir gün önceyi ve bitiş tarihinden bir gün sonrayı da kapsamak üzere) maksimum bekleme süresi 20 dakikayı geçmeyecek şekilde sağlanacaktır. Bununla ilgili tüm giderler (araç kiralama, sürücü, yakıt ve sigorta ücretleri dahil olmak üzere) FİRMA tarafından karşılanacaktır.

TOTBİD tarafından talep edildiği takdirde katılımcı ya da konukların sayıları 80’i aşmayacak kadarına iki yönlü

olarak özel transfer sağlanacaktır.

5. Kongre merkezine mesafesi 500 metrenin üzerinde olan oteller ile kongre merkezi arasında kongre süresince hergün (sabah, öğleden önceki kahve arası, öğle yemeği, öğleden sonraki kahve arası, akşam yemeği ve gece oturumları dahil olmak üzere) en az 25 kez gerçekleştirilecek iki yönlü tüm transfer giderleri (araç kiralama, sürücü, yakıt ve sigorta ücretleri dahil olmak üzere)

6. Kongre internet sayfasının oluşturulması ve 23 Kasım 2020’den başlayarak kongre hesap kapama tarihine kadar sürekli ve aksaksız çalışması ile ilgili tüm harcamalar

7. Kongre bildiri özet kitabı ile ilgili tüm giderler

Kongre özet kitabı Acta Orthopaedica Traumatologica Turcica (AOTT) dergisinin supplementi olarak basılacaktır. Derginin standartlarının değişmemesi için dizgi ve baskı işlemleri dergi ile anlaşmalı firmalara yaptırılmak zorundadır. Fiyatlandırma derginin ilgili firmalarla bu hizmetler için yapılmış olan sözleşmelerine uygun olacaktır. FİRMA basılan bildiri özet kitaplarının İstanbul’dan kongre merkezine nakli ile ilgili tüm masrafları da üstlenecektir.

8. Kongreye bildiri özeti gönderimi, değerlendirilmesi ve sonuçların yazarlara bildirilmesi süreci ile ilgili tüm

masraflar

9. Aşağıda belirtilen katılımcıların şehirlerarası (yurtdışından gelecek konuklar için ayrıca uluslararası) ulaşım,

konaklama ve havaalanı - otel / otel - havaalanı transfer giderleri:

a. TOTBİD önceki başkanları

b. TOTBİD Yönetim Kurulu üyeleri

c. Kongre Onursal Başkanı

d. KDK üyeleri

e. TOTEK, TOAK ve TOTBİD-AGUH Konseyi başkanları

f. TOTBİD Şubelerinin başkanları

g. TOTBİD Omurga Çalışma Grubu Başkanı

h. TOTBİD Ofis Personeli (6 kişi)

i. Kongreye davet edilecek -oturum başkanı ya da konuşmacı olmayan- yerli konuklar (Toplam sayısı 5’i aşmayacak şekilde)

j. Davetli yabancı ya da yurtdışında yaşayan Türk konuşmacılar (toplamı 12’yi aşmayacak şekilde 5’i uzak ülkelerden (ABD, Kanada, Çin, Avusturalya vb), 7’si Avrupa’dan ya da benzer uzaklıktaki ülkelerden olmak üzere

(Bu konukların havayolu şirketleri ve uçak bileti kategorileri KDK tarafından belirlenecek ve FİRMA’nın itiraz hakkı olmayacaktır.)

k. Ortopedi ve travmatoloji uzmanı olmayan davetli yerli konuşmacılar (Toplamı 20’yi aşmayacak şekilde)

l. Hemşirelik kongresi başkan (ya da eşbaşkanları) ve sekreterleri

m. Fizyoterapi-Ortopedi Ortak Sempozyumu başkan(ya da eşbaşkanları) ve sekreterleri

n. TOTBİD Denetleme Kurulu Başkanı ya da denetleme kurulundan bir üye

10. Kongrenin yapıldığı ilden gelecek katılımcılardan ve kongre otellerinde kalmayan konuşmacı ve oturum başkanlarından dış katılım ücreti alınmayacak, bu giderler FİRMA tarafından karşılanacaktır.

11. TOTBİD tarafından talep edildiği takdirde kongre programında yer alan konuşmacı ve oturum başkanları için kayıt tarihlerine bakılmaksızın erken konaklama ücreti uygulanacaktır.

12. Katılımcılardan öğle yemekleri için kaldıkları otellere gitmeleri istenmeyecek, tüm katılımcılar öğle yemeklerini kongre merkezinin bulunduğu otelde ve o otelde kalanlarla eşit olanaklarla yiyeceklerdir. Kongre bir otele ait kongre merkezinde değil de ayrı bir kongre merkezinde yapılırsa, ya da kongre oteli herşey dahil kategoride değilse, tüm katılımcılara ücretsiz öğle yemeği ve günde iki kez kahve-arası ikramı (içecek + kuru pasta) sağlamak FİRMA’nın sorumluluğundadır.

13. Yabancı konuklara ve refakatçılarına (sayısı 40’ı aşmayacak şekilde) kongrenin düzenlendiği il ve çevresindeki günlük tanıtım turu ve sosyal programın ulaşım, rehber ve öğle yemeği dahil tüm giderleri

14. TTB kredilendirmesi ile ilgili olarak TTB’ye yapılacak ödemeler

15. Sayısı üçü aşmayacak sponsorluk toplantıları ile ilgili tüm giderler (TOTBİD Yönetim Kurulu ve KDK üyeleri ile TOTBİD ofis çalışanlarından 2 kişinin ulaşım ve konaklama masrafları dahil olmak üzere)

16. Kongre DVD’si için yapılacak çekimlerle (görüntü ve ses kayıtlarının yapılması, bunların sunularda kullanılan slaytlarla ve filmlerle senkronizasyonunun sağlanması) ve sonrasında master DVD hazırlanması ve bunun katılımcı sayısı kadar çoğaltılması ve katılımcılara gönderilmesi için yapılacak tüm harcamalar

KDK bu sunuların DVD olarak dağıtılması yerine webcast olarak hazırlanarak TOTBİD internet sayfasına yüklenmesini isteyebilir. Sunuların DVD ve webcast gibi ortamlarda yer alması ile ilgili olarak konuşmacılardan yazılı izin alınması, bu belgelerin saklanması ve kongre sonrasında TOTBİD’e orijinal belgelerin ve 2’şer adet kopyalarının ayrı dosyalar halinde iletilmesi FİRMA’nın sorumluluğundadır.

17. Oturum ve konuşmacı değerlendirme formlarının hazırlanması, çoğaltılması ve değerlendirilmesi ile ilgili tüm giderler (Kongre öncesinde FİRMA adresine teslim edilecek olan bu formların kongre merkezine ulaştırılması, her oturumda uygun formların bulundurulması, dağıtılması, doldurulmuş formların toplanması, depolanıp güvenli bir şekilde muhafaza edilmesi ve değerlendirileceği yere gönderilmek üzere FİRMA merkezine ulaştırılarak alınıncaya kadar saklanması FİRMA’nın sorumluluğunda olacaktır.)

18. Tüm basılı malzemelere (Katılım belgeleri, duyurular, Özet kitabı, Program kitabı, Yönlendirmeler, vb) ait, (gerekenler için) postalama masrafları da dahil olmak üzere, her türlü giderler (Postalama KDK’nın onayı ile PTT ya da eşdeğer fiyat kategorisindeki kargo şirketleri ile yapılacaktır)

19. Kongre duyuruları, program kitabı, yaka kartları ve cep programları ile ilgili tüm giderler.

Duyurularda ve program kitabında A4 ebatında 160 gr mat kuşe kağıtlar kullanılacak ve 4 renk olarak basılacaktır. (İlk ve gerek görülürse ikinci duyuru yaklaşık sayfa sayısı 16, son duyuru yaklaşık sayfa sayısı 48’dir) Kongre esnasında dağıtılacak Ulusal Türk Ortopedi ve Travmatoloji Kongresi ve Ulusal Ortopedi Hemşireliği Kongresi program kitapları da aynı özelliklerde ve toplam olarak yaklaşık 150 sayfadır. Diğer haberleşme

giderleri (bilimsel programla, davetlerle ilgili yazışmalar, sponsor firmalarla yazışmalar, telefon görüşmeleri, fax haberleşmeleri ile kongre öncesinde ve esnasında talep edilecek toplu SMS mesajları vb.)

20. Kayıt masası ile ilgili tüm masraflar

21. Yaklaşık 1000 kişilik açılış kokteylinin ikram ve müzik yayını dahil tüm giderleri (Programda canlı müzik ya da canlı performans yer alırsa sadece bununla ilgili olarak sanatçılara ödenecek ücretler İŞLETME tarafından karşılanacaktır) Açılış kokteyli ile ilgili firmanın katlanacağı giderler, işveren tarafından istenirse farklı bir gecede kullanılmak üzere kullanılabilir.

22. TOTBİD standı ile ilgili harcamalar, TOTBİD Eşgüdüm Kurulu’nda yer alan dernekler ve şubeler için yeterli büyüklükte örtülü masalar

23. İlanların, programın vb. duyurulabilmesi için fuayeye ve KDK’nın gerekli göreceği yerlere yeterli sayıda yerleştirilecek ekranlar (LCD, plazma vs) ile ilgili tüm masraflar.

24. 3000 adet kongre çantası (FİRMA KDK’nın seçimi için en az 3 farklı tipte örnek çanta sunmak zorundadır)

25. TTB formlarının çoğaltılması, bunların dağıtılması, toplanması güvenli bir şekilde muhafazası ve değerlendirilerek TTB’ye raporlanması ile ilgili giderler (TTB tarafından farklı bir kredilendirme sistemine geçilmesi durumunda bunun uygulanması için gerekli personel desteği her salon için FİRMA tarafından sağlanacaktır.)

26. Kongre düzenleme kurulunun, TOTBİD Merkez Ofis çalışanlarının ve kongre çalışanlarının kongre hazırlığı aşamasında erken giriş nedeniyle oluşacak tüm ekstra konaklama, transfer, kahvaltı ve yemek bedelleri

27. Kongre düzenleme kurulu üyelerinin ve/veya TOTBİD İdari ve Mali Direktörünün kongre merkezini incelemek için yapacakları sayısı üçü aşmayacak seyahatlerinin tüm giderleri (uçak bileti, transferler, yemek bedelleri, vb) Bu incelemelere firmanın kongreyi düzenlemekle görevlendirdiği koordinatörü de katılacaktır, bu görevlinin ya da bu gezilere katılan diğer FİRMA elemanlarının tüm ücretleri ve giderleri FİRMA tarafından karşılanacaktır.

28. KDK’nın belirleyeceği bir ilde ya da Ankara’da dernek merkezinde yapılacak olan Kongre Bilimsel Kurulu toplantılarının tüm masrafları (Kongre hazırlık sürecinde yaklaşık 8 Bilimsel Kurul Toplantısı yapılacaktır. Yaklaşık 25 kişilik katılımla gerçekleşen toplantılar için 7-8 kişinin başka illerden toplantı yapılacak şehre ulaşımları ve havaalanı transferi dahil olmak üzere tüm masraflar FİRMA tarafından karşılanacaktır.)

29. Kongre esnasında kongre salonlarında, poster ve sergi alanlarında ve genel alanlarda derneğin talep ettiği zamanlarda yüksek çözünürlüklü toplam 1000 adet fotoğrafın çekimi ve bunların dijital ortamda (eksternal hard diskte) 2 kopya olarak hazırlanarak en geç bir ay içinde TOTBİD’e iletilmesi

30. Kongre esnasında düzenlenecek olan TOTBİD Seçimli Genel Kurulu, TOTEK Seçimli Genel Kurulu, TOAK Seçimli Genel Kurulu ve TOTBİD Asistan-ve Genç Uzman Hekimler Konseyi Seçimli Genel Kurulu ile ilgili olarak yapılacak tüm masraflar (sadece genel kurul için gelen üyelerin dış katılımı, salon hazırlığı, oy sandıkları ve oy pusulalarının hazırlanması, sandık görevlilerinin otel restaurantına gidememeleri durumunda oluşabilecek yiyecek giderleri vs)

31. Kongre süresince tüm salonlarda webcast uygulaması için ses ve görüntü kayıtlarının yapılması ve bunların kongre sonrasında en geç 45 gün içinde TOTBİD web sayfasından kalıcı olarak yayınlanacak şekilde hazırlanması (konuşmacılardan yazılı onay alınması dahil olmak üzere) ile ilgili personel ulaşım, konaklama ve transferleri ve hizmet bedelleri dahil tüm giderler

32. Oturum ve konuşmacı değerlendirme formlarının hazırlanması, çoğaltılması, kongre esnasında uygun salonlarda doldurulmak üzere verilecek kurşun kalemlerle birlikte bulundurulması, dağıtılması, toplanması, muhafaza edilmesi, değerlendirilmesi ve TOTBİD’e raporlanması ile ilgili (her türlü personel ve hizmet giderleri dahil olmak üzere) tüm giderler

KDK bu değerlendirmelerin formlarla birlikte ya da sadece mobil uygulama üzerinden yapılabilmesini de talep

edebilir. Bununla ilgili tüm masraflar da FİRMA tarafından karşılanacaktır.

33. Oturum salonları ile ilgili her türlü hazırlık ve teknik ekipman giderler

Her salonda bulunması gerekenler:

a. Kapı, sahne ve salon dekorları. Kongerede salon isimleri KDK tarafından belirlenecek ve kongre merkezinin orijinal salon isimleri kullanılmayacaktır. Bu nedenle hazırlanacak kapı dekorları ile ilgili tüm masraflar FİRMA’ya aittir.

b. Her salonun kapısında salon içindeki izleyici sayısını takip için kullanılacak RFID sistemi ve ilgili teknik donanım. Yaka kartlarında RFID tarafından otomatik sayım yapılmasına olanak sağlayacak chip bulunacak ve bununla ilgili tüm masraflar da FİRMA’ya ait olacaktır.

c. Kürsü (Kürsü önünde konuşmacı isminin elektronik olarak görüntülenmesi sağlanacaktır)

d. Perde: Büyük salonlarda yan yana ikili görüntü sağlanacak şekilde ve 3X4 metre ebadında en az iki adet perde olacaktır. Diğer salonlarda aynı ebatlarda birer adet perde olacaktır.

e. Zaman sayacı: Hem konuşmacı hem de oturum başkanının kürsüsünde kalan zamanı gösteren dijital saat bulunacaktır. Konuşmacı kürsüsündeki saat ayrıca salon tarafından da görülecek şekilde olacaktır. Konuşma süresinin son bir dakikasına girildiğinde ve bittiğinde sahnede ve/veya PPT sunumuda ekranda görülecek ve KDK tarafından belirlenecek görsel ve/veya sesli uyarılar da sağlanmak zorundadır.

f. Ses Ekipmanları: KDK tarafından gerekli görülürse kongre merkezinin sistemi dışında ayrıca kurulacaktır.

g. Monitör: Konuşmacı kürsüsünde 1 monitör olacak, ayrıca panelistler için hazırlanan masada oturum başkanları ve panelistler için yeterli sayıda monitör bulunacaktır.

h. Data Projektör: Küçük salonlarda bir adet, büyük salonlarda her iki perde için birer adet ve KDK tarafından gerekli görülürse konuşmacı görüntüsü için ayrıca 1 adet data projektör olacaktır.

i. Mikrofon (kablolu ve kablosuz): Kürsü dışında panelistlerin masasında oturum başkanları ve konuşmacılar için yeterli sayıda mikrofon olacaktır. Salondaki katılımcılar için salon büyüklüğüne göre2-4 sabit mikrofon dışında yeterli sayıda kablosuz mikrofon olacaktır

j. Laser pointer: Yeterli sayıda sağlanacaktır.

k. Kumanda masası, monitör TV ve video: Her salonda bulunacaktır.

l. UPS (Kesintisiz Güç Kaynağı): Yeterli kapasitede sağlanacaktır.

34. Kongre boyunca hergün en az üç salonda ve en az 300’er uzaktan kumanda cihazı içeren keypad olanağı ve bunların sonuçlarının daha sonra ayrıntılı olarak analizi ve raporlanması ile ilgili tüm giderler (Söz konusu raporlar kongre bitiş tarihinden itibaren en geç 1 ay içinde TOTBİD’e iletilecektir)

35. Kongre boyunca her gün 2 salonda sürekli İngilizce – Türkçe ve Türkçe – İngilizce simültane tercüme hizmetleri ve bununla ile ilgili teknik masa ile en az 500 kulaklık. Ayrıca tercümanların ücretleri ile ulaşım, konaklama ve yemek giderleri de dahil olmak üzere tüm harcamaları FİRMA tarafından karşılanacaktır.

36. Sunu kontrol odasında bulunacak en az 8 bilgisayar ve yeterli personel de dahil olmak üzere bu oda ile ilgili tüm

masraflar

37. Kayıt günü dahil olmak üzere kongre kapanış gününe kadar her akşam en fazla 40 kişi (yabancı ve davetli konuşmacılar vb) için kongre otellerindeki a la carte restaurantlarda verilecek yemeklerin tüm giderleri

38. Kongre günleri içinde iki kez kongre ana otelinde ya da TOTBİD tarafından istendiği takdirde diğer kongre otellerinden birinde düzenlenecek 40 kişilik özel kahvaltı giderleri

39. Bağlantılı uçuşlarla yurtdışından gelecek ve kongre öncesi ya da sonrasında başka şehirde stop-over yapacak tüm yabancı konukların ilgili şehirlerdeki otel-havaalanı ve havaalanı-otel transferleri (Toplam 12 konuşmacı ve refakatçilerini aşmayacak şekilde)

40. 25 Xxxx 2021 tarihinden başlayarak 1 yıl süreyle aktif olacak kongre mobil uygulaması ile ilgili tüm giderler (Bu mobil uygulamada push notification desteklenmelidir, dinamik veri tabanına sahip olmalıdır, üyelere ulaştırılabilecek görseller ve medya dosyaları için ayrı bir bölüm içermelidir, detaylı arama aracı ve harita aracı içermelidir)

41. Kongre kayıt gününde tüm gün boyunca gerçekleştirilecek olan yaklaşık 150-200 katılımlı toplantı (TOTBİD Eşgüdüm Kurulu’nda yer alan tüm dernek ve şubelerin ortak yönetim kurulları toplantısı) için salon, ses düzeni ve projeksiyon olanaklarının sağlanması. Bu toplantının katılımcılarının otele bir gün önceden giriş yapmalarının, konaklamalarının ve transferlerinin ücretsiz sağlanması

42. TOTBİD tarafından kongreye taşınması istenecek ve toplamı 50 tonu aşmayacak dernek malzemesi ve kitaplarının Türkiye içinden kongre merkezine ve kongre merkezinden derneğin belirlediği yerlere tüm nakliye ve depolama masrafları

43. Kongrenin check-out gününde tek salonda gerçekleştirilecek (yaklaşık 200 katılımlı) yarım günlük toplantının (AOTT Toplantısı) salon ücreti, teknik ve ikram ile ilgili giderleri

44. TOTBİD (İŞLETME) ve FİRMA arasında imzalanacak KONGRE ile ilgili sözleşmenin damga vergilerinin tamamı (Firma yasal süresi içerisinde beyan edip, ödeme belgesini işverene teslim edecektir)

6. BİLİMSEL PROGRAM

FİRMA, bilimsel programın oluşturulması aşamalarında, Kongre Bilimsel Kurulu ve KDK toplantılarını KDK’nın belirleyeceği yerlerde organize edecek, bu toplantılar ile ilgili olarak bir hizmet bedeli ve personel ücreti ya da gideri talep etmeyecektir.

FİRMA, bilimsel programın oluşturulması aşamalarında Kongre Bilimsel Kurulu ve KDK tarafından yapılması gereken duyuruların veya gerekli diğer haberleşmenin talebe göre posta, e-posta fax ve SMS ile gerçekleştirilmesini sağlamakla ve bu kurulların toplantılarını organize etmekle yükümlüdür.

7. SOSYAL PROGRAM

FİRMA, KDK tarafından belirlenecek ve sosyal programda yer alacak olan spor turnuvaları, sergiler ve yarışma gibi etkinlikler için kayıt ve organizasyon desteğini sağlayacak, ancak bunun için bir ücret talep etmeyecektir. Bu aktiviteler ile ilgili kullanılması gereken mekanlara (ekstra salon ya da spor sahası gibi) ait ücretler FİRMA tarafından ödenecek ve üzerine kar eklenmeksizin İŞLETME’ye fatura edilecektir.

Kongre sosyal programında yer alacak olan turlar ve ücretleri FİRMA tarafından KDK’nın da onayı alınarak belirlenecek ve tüm gelirleri FİRMA’nın olacaktır.

8. ÖZEL ŞARTLAR

a. TOTBİD, yeni bir ihale yapmaksızın 2021 yılında düzenlenecek olan 31. Ulusal Türk Ortopedi ve Travmatoloji Kongresi için yapılan bu ihaleyi kazanan firmadan, ayrıca 2022 yılı Ekim ya da Kasım ayları içinde düzenlenecek olan 32. Ulusal Türk Ortopedi ve Travmatoloji Kongresi’ni de düzenlemek üzere bir sözleşme imzalamasını isteyebilir. 2021 Kongresi ihalesine katılan her firma, TOTBİD tarafından talep edildiği takdirde bu sözleşmeyi 2022 kongresini de düzenlemek üzere aşağıdaki şartlarla yenilemek zorunda olduğunu kabul eder.

b. FİRMA’dan, 2022 kongresi için yeni bir sözleşme imzalaması istenirse TOTBİD’e sponsorluk gelirlerinin

4.000.000 TL’nin üzerindeki bölümüne yönelik olarak 2022 kongresi için teklif edeceği paylaşım oranını da teklif formundaki uygun bölümde belirtmek zorundadır. Bu orana dair 2021 ve 2022 yılları için farklı teklifler istenmesinin nedeni 2021 kongresinin (içinde genel kurul için ayrı bir gün olmayacağı için) bir gün kısa olmasına ve Hemşirelik Kongresi yerine Ortopedi – Fizyoterapi Ortak Buluşması’nı içerecek olmasına bağlı farklılıktır. Her teklifteki otel fiyatları 2022 için de geçerli olacaktır. (Firmalar 2022 için daha farklı otel fiyatları önereceklerse not bölümünde bunu belirteceklerdir.)

c. 2021 yılı kongresinin hesap kapama mutabakatı 17 Aralık 2021 gününe kadar gerçekleştirilecek olup; hesap kapamada sağlanacak mutabakat ile belirlenen tutarlar en geç 24 Aralık 2021 tarihine kadar ödenecektir. FİRMA sözleşme imzalanmadan önce TOTBİD’e 25 Şubat 2022 tarihine kadar geçerli 1.650.000 TL’lİk kayıtsız, şartsız bir kesin teminat mektubu verecektir.

2022 yılı kongresi hesap kapama döneminin sonu 16 Aralık 2022 günü mesai saati bitimidir. Firma, TOTBİD YK tarafından istenmesi durumunda bu taahhüdü nedeniyle TOTBİD’e 1.650.000 TL’lİk ve 24 Şubat 2023 tarihine kadar geçerli kayıtsız, şartsız ikinci bir kesin teminat mektubunu da 2022 sözleşmesinin imzalanması esnasında vermek zorundadır. Bu ikinci kesin teminat mektubu, 2022 kongresi için yapılacak yeni sözleşme imzalanırken bu kongre için verilmesi gereken kesin teminat mektubu yerine geçecektir. FİRMA 8.b’de belirtildiği gibi uygun bir teklif vermemesi ya da sözleşme imzalamaktan imtina etmesi durumunda 1.650.000 TL ceza ödemeyi ve bunun da 24 Şubat 2023 tarihine kadar geçerliliği olan kesin teminat mektubunun paraya çevrilmesi yoluyla tahsil edilmesini kabul eder. TOTBİD tarafından, 2023 kongresinin FİRMA tarafından düzenlenmesi istenmeyip, yeni bir ihale yapılması durumunda ise FİRMA buna itiraz edemeyecek ve bu ikinci teminat mektubu yeni ihalenin ilan edildiği tarihte FİRMA’ya iade edilecektir.

d. FİRMA, KONGRE kayıtlarını ve dökümanlarını en az 5 yıl saklamakla yükümlüdür ve TOTBİD’in haberi ve izni olmadan başka şahıs ve kurumlarla paylaşamayacaktır.

e. FİRMA, sözleşme/sözleşmeler imzalanırken; sözleşmenin kurulması ve ifasının gerekli kılması nedeniyle elde edeceği tüm kişisel verilerin 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu, 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ismen belirtilmeyen ancak yürürlükte bulunan birincil ve/veya ikincil mevzuat çerçevesinde korunmasına yönelik yükümlülüklerine ilişkin gerekli taahhütleri vermeyi, ilgili sözleşmeleri imzalamayı kabul ve taahhüt etmektedir.

f. FİRMA, KONGRE’nin (hazırlık, gerçekleşme ve sonrası da dahil olmak üzere) tüm süreçleri ile doğrudan veya dolaylı ilgili bulunan ve kendisine iletilen tüm bilgi ve belgeleri, hangi özel ve tüzel kişiden geldiğine bakılmaksızın TOTBİD ile derhal paylaşmayı kabul ve taahhüt etmektedir.

9. İMZALANACAK SÖZLEŞMENİN FESHİ

Yasanın ön gördüğü mücbir nedenler dışında FİRMA, TOTBİD’e karşı yükümlülüklerini yerine getirmek zorundadır. FİRMA bu şartnamede ve imzalanacak sözleşmede belirtilen/belirtilecek olan yükümlülüklerinden herhangi birini yerine getirmediği takdirde TOTBİD bunu bir ihtar yazısı ile bildirecektir. Yükümlülük verilecek makul süre ( en fazla iki hafta) içinde yerine getirilmediği takdirde TOTBİD, sözleşmeyi tek taraflı olarak feshederek kongrenin organizasyonunu bir başka firmaya verebilir. FİRMA’nın kusur/ihmal/kastıyla fesih yapılması durumunda, FİRMA 1.650.000 TL ceza ödemeyi ve bunun da 2021 kongresi için verdiği kesin teminat mektubunun paraya çevrilmesi yoluyla tahsil edilmesini kabul eder. Bu durumda, vermiş olduğu 1.650.000 TL’lik 24 Şubat 2023 tarihli ikinci kesin teminat mektubu FİRMA’ya iade edilecektir ancak fesih tarihine kadar yapmış olduğu harcamaları için hiçbir ödeme yapılmayacaktır.

İmzalanacak sözleşmede belirtilecek maddeler çerçevesinde, taraflar arasında doğacak ihtilaflar halinde, taraflar Ankara Mahkemelerinin yetkili olduğunu şimdiden kabul edeceklerdir.

10. EK MADDELER

KDK ile yeterli bir iletişimin sağlanabilmesi ve kongre organizasyon işlerinin düzenli bir şekilde yürütülebilmesi FİRMA’nın sorumluluğundadır. Bu amaçla gerekmesi durumunda Ankara’da daimi bir ofis hizmete açması TOTBİD tarafından istenebilir. Bu durumda FİRMA bu isteği karşılamak zorundadır.

Kongre bitiminde geride kalan çanta, kongre kitabı, kongre CD ya da DVD’si, broşürler veya benzeri malzemeler ile

belgeler TOTBİD’e teslim edilecektir.

Sözleşme hükümleri çerçevesinde FİRMA’nın üstlenmiş bulunduğu iş ve hizmetlerin yerine getirilmesi, öncesi ve sonrasında; bu edimlere bağlı ya da bu edimlerin ifası nedeniyle veya üçüncü kişilere verilebilecek maddi ve cismani zararlardan dolayı mevzuat çerçevesinde doğmuş/doğabilecek her türlü yasal ve cezai sorumluluk münhasıran firmaya ait olacaktır.

FİRMA’nın veya KDK’nın onay vermediği kişi veya firmalar kongre merkezinde ve otellerde KONGRE ile ilgili herhangi bir

iş yapamazlar.

11. TEKLİF MEKTUBU ÖRNEĞİ

Türk Ortopedi ve Travmatoloji Birliği Derneği Başkanlığına,

Derneğinizin sorumluluğunda düzenlenecek olan 31. Ulusal Türk Ortopedi ve Travmatoloji Kongresi’ne ilişkin olarak hazırlanmış ve günü derneğiniz internet sayfasında ilan edilmiş olan şartname ve ekini okuduk ve inceledik.

Firma olarak kongreyi bu şartnamede talep edilen koşullarla yapmayı kabul ve taahhüt ederiz.

Yönetiminizin kendisine sunulan tekliflerden tamamını veya bir kısmını kabul edip etmemekte veya ihaleyi dilediği firmaya vermekte serbest olduğunu ve bu işe ilişkin sözleşmenin ancak verilen tekliflerin teknik ve mali unsurlarının tamamı üzerinde karşılıklı anlaşma sağlandıktan sonra yapılabileceğini kabul ve taahhüt ettiğimizi bilgilerinize sunarız.

Firmamız   adet kongre merkezi için    adet farklı teklif vermiştir. Doldurulmuş ve kaşelenip imzalanmış teklif formları ektedir.

Tarih:

Firma Adı: Firma Kaşe:

Yetkili İsmi ve İmzası:

Yasal Adres:

12. TEKLİF FORMU

Firma her kongre merkezi için o merkezle birlikte kullanılacak olan kongre otellerinin bilgilerini de içeren ayrı bir teklif formu dolduracaktır.

Teklif formu şartnamenin sonunda mevcuttur, ayrıca aday firmaların bilgisayar ortamında daha rahat hazırlayabilmeleri için word belgesi olarak da TOTBİD internet sayfasına konulmuştur.

Her teklif formu iki sayfadır. Arkalı – önlü tek yaprak halinde basılacaktır. Tüm teklif formları ve teklif mektubu firma yetkilisi tarafından imzalanacak ve firma kaşesini de içerecektir.

Her aday firma bir kongre merkezi için, birden fazla teklif (farklı tarihler için) verebilir. Aynı şehirdeki birden fazla kongre merkezi için ayrı teklifler verilebilir.

Firma teklif mektubunda kaç teklif verdiğini belirtecektir. Teklif mektubu ve doldurulmuş teklif formları ayrı bir zarf içinde dosyaya yerleştirecektir.