BİZİM TOPTAN SATIŞ MAĞAZALARI A.Ş. ÇEVRE YÖNETİM SİSTEMİNE İLİŞKİN TEMEL ESASLAR
BİZİM TOPTAN SATIŞ MAĞAZALARI A.Ş. ÇEVRE YÖNETİM SİSTEMİNE İLİŞKİN TEMEL ESASLAR
1. Kapsam
Bizim Toptan Satış Mağazaları A.Ş. (Şirket)’de sürdürülebilirlik çalışmaları ile görevli Sürdürülebilirlik Komitesi kurulmuştur.
Bu dokümanda öncelikle birimlerde sürdürülen çevre yönetimi ile Sürdürülebilirlik Komitesi arasındaki iletişimi düzenlemek amaçlanmıştır.
Bu dokümanın bir diğer amacı ise Genel Müdürlük, mağazalar, depolar ve diğer iş ortamlarındaki Çevre Yönetim Sistemi ve benzeri diğer uygulamaların esaslı unsurları hakkında, paydaşlar tarafından kolay ve hızlı şekilde bilgi edinilmesini sağlamaktır.
2. Başvuru Dokümanları
Sürdürülebilirlik Komitesi Görev ve Çalışma Esasları, Çevre Politikası, Etik İlkeler Politikası, tedarik zinciri, kalite kontrolü, gıda güvenliği ve çevre yönetimi kapsamında alınan hizmetlere ilişkin sözleşme ve ek dokümanlar Çevre Yönetim Sistemi için başvuru dokümanlarıdır.
3. Değerlendirme
Şirketin içinde bulunduğu ve/veya sahip olduğu:
• Enerji/iklim değişikliği, hava emisyonları, su emisyonları, su kullanımı, atık oluşumu, geri dönüşüm,
• Kültürel, hukuki, sosyal, finansal, ekonomik, doğal ve rekabet şartları,
• Faaliyet, ürün, servis, stratejik yönelim,
• Tüm paydaşların veya ilgili tarafların ihtiyaç ve beklentilerini belirler, kanuni olarak karşılanması gerekenlerle gönüllü olarak kabul edilen
unsurlar esas alınarak maruz kalınabilecek ve/veya kaynağı olunabilecek risk ve fırsatlar değerlendirilir.
Sürdürülebilirlik Komitesi her bir riskin sorumlu birimini ve uzmanlık, teknik katkı ya da kaynak sağlayacak birimleri de belirler.
Sürdürülebilirlik Komitesi tarafından yapılan belirlemeler Yönetim Kurulu onayı ile son halini alır.
4. Çevre Politikası ve Liderlik
Çevre Politikası tüm paydaşların katılımı ile Sürdürülebilirlik Komitesi tarafından hazırlanır ve Yönetim Kurulu onayı ile son halini alır.
Risk sorumlusu birimler ve mağaza yöneticileri esas sorumlu olmakla birlikte, tüm çalışanlarımızdan çevre politikamızın oluşturulma sürecinde etkin ve katılımcı olmaları ve tam uyum sağlamaları beklenir.
5. Planlama
Şirket Çevre Yönetim Sistemi ile 3. madde çerçevesinde belirlenen olgu ve olayların istenmeyen etkilerini engellemeyi veya azaltmayı ve bu vasfını sürekli geliştirmek amaçlanmaktadır. Beklenmeyen ve planlanmamış olası acil durumlar da değerlendirilerek etkilerinin engellenmesi ya da azaltılması için gerekli kaynak ve süreçler belirlenir.
Düzenlemelerle belirlenmiş olunan tesis kurulum ve bakım, üretim süreçleri, hizmet ve ürün özellikleri, kaynak, taşıma, depolama, kaynak kullanımı, her tür emisyon ve her tür atık yönetimine uyum gereksinimlerine ilişkin hedef, kaynak ve süreçler belirlenir.
Risk sorumlusu birimler ve mağaza yöneticileri risk bazında hedefleri, gerekli kaynak ve süreçleri belirler. Bu belirlemeler sırasında 6. maddede belirtilen Kıdemli Müdürlüklerden ilgisine göre destek alır. Risk bazında hedefler, gerekli kaynak ve süreçler Sürdürülebilirlik Komitesi onayı ile son halini alır.
6.Destek
İnsan Kaynakları Kıdemli Müdürlüğü, Pazarlama ve Müşteri İlişkileri Kıdemli Müdürlüğü ve Kanal Geliştirme ve İş Güvenliği Kıdemli Müdürlüğü tarafından paydaşlar için çevre ve çevre yönetim sistemine ilişkin farkındalık geliştirme programları hazırlanır. Programlar Sürdürülebilirlik Komitesi’nin onayı ile uygulamaya konulur. Program sorumlusu ilgili paydaşa göre belirlenir.
Çevre Yönetim Sistemi dahilindeki risk ve fırsatlar ile ilgili farkındalık ve mesleki yeterlilik için gerekli yeteneklerin geliştirilmesine ilişkin programların uygulanması İnsan Kaynakları Kıdemli Müdürlüğü tarafından planlanır, katılımı takip edilir ve personel bazında eğitim envanteri oluşturulur.
Çevre Yönetim Temsilcisi koordinasyonunda; Çevre Politikası ve Çevre Yönetim Sisteminin iletişiminden İnsan Kaynakları Kıdemli Müdürlüğü, mağaza ürünleri tedarikçileri için Pazarlama ve Müşteri İlişkileri Kıdemli Müdürlüğü, diğer ürün ve hizmetler için ise Kanal Geliştirme ve İş Güvenliği Kıdemli Müdürlüğü sorumludur.
İletişim içerik, araç ve yöntemleri Sürdürülebilirlik Komitesinin onayına tabidir.
Süreç, prosedür, veri ve kayıtların belge halinde saklanması gereklidir, risk sorumlusu birimler belgelerin oluşturulması ve güncel halde tutulmasını da gerçekleştirir. Birimler, sürdürülebilirlik ile ilgili veri ve kayıtların bir örneğini Komiteye, Komitenin belirleyeceği şekil ve sıklıkta iletir. Politika, süreç ve prosedür gibi dokümanların çalışanlarla dijital olarak paylaşılmasını ve kolay ulaşılabilirliğini Sürdürülebilirlik Komitesi Sekretaryası ve Sekretaryası ve Çevre Yönetim Temsilcisi sağlar.
7. Uygulama
Uygulama plan ve kontrol süreçleri risk sorumlusu birimler ve mağaza yöneticileri tarafından hazırlanır, Sürdürülebilirlik Komitesi onayından sonra uygulamaya geçilir. Acil durum hazırlık ve müdahaleye ilişkin plan ve kontrol süreçleri de aynı yöntemle hazırlanır.
8. Performans Değerlendirme
İş süreçleri sırasında belirlenmiş takip, ölçümleme ve analizler düzenli olarak sorumluları tarafından gerçekleştirilir, gözlem, tespit ve veriler kayıt altına alınır.
Sözleşmeyle tedarikçi firmalara bırakılmış iş süreçlerine ilişkin takip, ölçümleme ve analiz sonucu gözlem, tespit ve veriler tedarikçiler tarafından tutulur. Tedarikçi firma ile sözleşmenin sona ermesi halinde, söz konusu kayıtların örneği dijital ortamda alınır. Sözleşmelerde buna ilişkin düzenleme yer alır. Tedarikçi firma ile sözleşmenin yürütülmesinden sorumlu birim veya mağaza yöneticisi tedarikçilerin bu hususlara uyumunu takip eder ve sonuçları kayıt altına alır.
Birimler yıllık olarak Çevre Yönetim Sistemine uyum ve konulmuş hedeflere ilişkin ilerlemeleri raporlar.
İç Kontrol Birimi Çevre Yönetim Sistemine uyumu, konulmuş hedeflerin hayata geçirilmesini denetler ve performans değerlendirme raporu hazırlar. Ek olarak, Yönetim Kuruluna arz edilmek üzere konsolide edilmiş çevre yönetim sistemi performans raporu hazırlar. Bu raporda uyumsuzluklara ve sistemin zayıf yönlerine ilişkin tedbir ve önerilere de yer verilir.
Sürdürülebilirlik Komitesi, birimler ve İç Kontrol tarafından hazırlanan performans raporlarını inceler. Sistemin etkinlik, uygunluk, geliştirme fırsatları, değişim gereksinimi, gerçekleştirilmemiş hedeflere ilişkin tedbirler ve öneriler geliştirerek sonuç niteliğinde bir görüş oluşturur ve Yönetim Kuruluna arz eder.
9. Güncelleme ve Geliştirme
Yönetim Kurulu 8. maddede belirtilen iç kontrol konsolide raporunu ve Sürdürülebilirlik Komitesi görüşünü değerlendirir.
Uyumsuzluklara ve sistemin zayıf yönlerine ilişkin tedbir ve öneriler incelenir, Çevre Yönetim Sisteminde gerçekleştirilebilecek gelişme fırsatları değerlendirilir ve kaynak gereksinimleri gözden geçirilir.
Konulmuş hedeflere ilişkin performans ve Çevre Yönetim Sisteminde geliştirme planlamaları kamuyla paylaşılır.