TÜBİTAK KAMU KURUMLARI ARAŞTIRMA VE GELİŞTİRME PROJELERİNİ DESTEKLEME PROGRAMI (1007 PROGRAMI)
TÜBİTAK KAMU KURUMLARI ARAŞTIRMA VE GELİŞTİRME PROJELERİNİ DESTEKLEME PROGRAMI (1007 PROGRAMI)
PROJE DEĞERLENDİRME YÖNERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç ve Kapsam
MADDE 1- (1) Bu Yönerge; Kamu Kurumları Araştırma ve Geliştirme Projelerini Destekleme Programı (1007 Programı) kapsamında Gruba sunulan proje önerilerinin değerlendirilmesi sürecinde uygulanacak usul ve esaslar ile bu süreçte görevlendirilen kişilerin sorumluluklarını belirlemek amacıyla düzenlenmiştir.
(2) Bu Yönerge, 1007 Programı kapsamında sunulan projelerin değerlendirme süreçlerini
kapsar.
Dayanak
MADDE 2- Bu Yönerge, TÜBİTAK Bilim Kurulu'nun 09/06/2018 tarih ve 279 sayılı toplantısında kabul edilen “1007 - Kamu Kurumları Araştırma ve Geliştirme Projelerini Destekleme Programı Usul ve Esasları’na dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 3- Bu Yönergede geçen;
a) 1007 Programı: Kamu Kurumları Araştırma ve Geliştirme Projelerini Destekleme Programını,
b) Araştırma ve Yayın Etiği Kurulu (AYEK): TÜBİTAK Araştırma ve Yayın Etiği
Kurulunu,
c) Bütçe Paneli: Bilimsel olarak yeterli bulunan projelerin bütçelerinin değerlendirilmesi
amacıyla TÜBİTAK tarafından proje konusunda uzman kişilerden oluşturulan kurulu,
ç) Detay Değerlendirme Süreci: Çok disiplinli projelerde uygulanabilecek panel değerlendirmesi sürecini,
d) Etik Kurallar Belgesi: "1007 Programı Projeleri Değerlendirmelerinde Görev Alan Panelistlerin Uymaları Gereken İlke/Etik Kurallar" ve “1007 Programı Projeleri Değerlendirmelerinde Görev Xxxx Müşteri Kurum Yetkililerinin Uymaları Gereken İlke/Etik Kurallar” isimli dokümanları,
e) Grup: İlgili Destek Programları Başkanlığının sorumlu olduğu bilimsel ve teknolojik alanlardaki araştırma, geliştirme ve yenilik faaliyetlerini teşvik edecek ve destekleyecek sistemleri geliştirmek ve uygulamak üzere kurulan birimleri,
f) Grup Koordinatörü (GK): İlgili grup yöneticisini,
g) Grup Uzmanı: Gruba sunulan proje önerilerinin değerlendirme sürecini yürütmek üzere,
GK tarafından Grup çalışanları arasından görevlendirilen kişiyi,
ğ) Grup Yürütme Kurulu (GYK): Grup faaliyetleri ile ilgili konularda görüş, öneri ve karar veren Kurulu,
h) İhtiyaç makamı (İM): Ar-Ge nitelikli ihtiyaçların doğrudan sahibi ve proje sözleşmesine uygun olarak proje çıktılarının son kullanıcısı olan kurum/kuruluşları,
ı) MADES: Mali Denetleme ve Sözleşmeler Müdürlüğünü,
i) Moderatör: Paneli yönetmek üzere görevlendirilen kişiyi,
j) Müşteri kurum/kuruluş (MK): Ar-Ge’ye dayalı çözüme ihtiyacı olan, projenin izlenmesi, denetlenmesi ve Başkanlıkla eşgüdümünün sağlanmasından TÜBİTAK ile birlikte sorumlu olan kurum/kuruluşu,
k) Panel: Projeler, burslar ve diğer destek başvurularının değerlendirilmesi amacıyla, ilgili konularda uzman kişilerden oluşturulan kurulu,
l) Panelist: Proje başvurusunu değerlendirmek üzere oluşturulan panellerde TÜBİTAK tarafından belirlenen kurallar çerçevesinde değerlendirmek üzere görevlendirilen uzmanı,
m) Proje: Bir ürün, süreç, hizmet geliştirmek ya da sonuç elde etmek için üstlenilmiş, başarı ölçütleri ve hedefleri tanımlanmış, belirli bir zaman aralığında ve belirli miktarda kaynakla gerçekleştirilen faaliyetler bütününü,
n) Proje ekibi: Proje yürütücüsü, araştırmacı, yardımcı personel ve yerine göre danışman, bursiyer vb. görevlerle projede çalışanların tümünü,
o) Proje yürütücüsü (PY): Projenin bilimsel, teknik ve idari olarak yürütülmesinden, ilgili raporların verilmesinden, harcama ve giderlerin projenin gereklerine uygunluğundan sorumlu olan kişiyi,
ö) Proje yürütücüsü kuruluş (PYK): Projelerin veya program kapsamında belirlenen faaliyetlerin fiilen yürütüldüğü kurum/kuruluşu,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Değerlendirme Yöntemi ve Panelistlerin Belirlenmesi
Değerlendirme Yöntemi
MADDE 4- (1) 1007 Programı kapsamında sunulan proje önerileri; format, 1007 Programı, mevzuatı, süreçleri, amacı ve kapsamı ile çağrı dokümanına uygunluk açısından Grup uzmanı/ları tarafından incelenir. İnceleme sırasında yapılan tespitler GYK'nın değerlendirmesine sunulur.
(2) Proje başvuruları iki aşamalı olarak alınan çağrılarda;
(a) İnceleme süreci sonunda XXX tarafından I. aşamaya geçmesi uygun bulunan proje önerileri; I. aşama panelinde,
(b) GYK tarafından II. aşamaya geçmesine karar verilen proje önerileri; II. aşama panelinde ve/veya gerekli görülmesi halinde detay değerlendirme sürecinde,
(c) II. aşamada yeterli bulunan proje önerisi/önerileri; bütçe panelinde, değerlendirilir.
Doğrudan II. aşama başvurusu alınan çağrılarda; proje önerilerinin değerlendirilmesi için yukarıdaki (b) ve (c) süreçleri uygulanır.
(3) Proje değerlendirme sürecinde PYK’lerin Ar-Ge olanak ve yeteneklerini değerlendirmek amacıyla, söz konusu kurum ve kuruluşlarda panelistlerin de katılımıyla yerinde incelemeyle Ar-Ge yeteneği değerlendirmesi yapılabilir.
(4) Panel değerlendirmeleri (bütçe paneli dahil) doğrultusunda proje önerilerinden revizyon istenebilir.
(5) Panel değerlendirmelerinin (bütçe paneli dahil) amacı, TÜBİTAK’ın proje destek kararına yönelik görüş oluşturmaktır.
(6) Panelistler panel değerlendirmesi öncesinde bireysel değerlendirme raporu hazırlar. Ancak panel aşamasında bu raporlardaki görüşleri değişebilir.
(7) Gerekli hallerde panelistler TÜBİTAK’a davet edilmeden ve/veya kuruluş yerinde ziyareti gerçekleştirilmeden, çevrimiçi bir sistem üzerinden veya video konferans/telekonferans vb. yöntemlerle de panel ve kuruluş Ar-Ge yeteneği değerlendirmesi yapılabilir.
(8) Değerlendirmede, çağrı döneminde TÜBİTAK'a sunulan bilgi ve dokümanlar dikkate
alınır.
Değerlendirme Ölçütleri
MADDE 5- (1) Proje önerileri; çağrı dokümanına uygunluk, Ar-Ge niteliği, yöntem, yapılabilirlik ve bütçenin uygunluğu ölçütleri esas alınarak değerlendirilir. Bu ölçütlerin hangi değerlendirme aşamasında kullanılacağına GYK tarafından karar verilir.
(2) GYK, çağrı dokümanında belirtilmesi koşuluyla yeni değerlendirme ölçütleri belirleyebilir.
Panelistlerin Belirlenmesi
MADDE 6- (1) Panelist adayları, grup uzmanları ve GK tarafından belirlenir. Panelist adayları oluşturulurken GYK üyelerinden aday önerileri alınabilir.
(2) Panelist adayları, panel değerlendirmesine alınacak projelerin kapsamına göre ilgili faaliyet alanlarında uzmanlığa sahip, ilgili alanlarda uzman bulunamaması durumunda bir üst faaliyet alanından kişiler arasından, proje önerisi sunan kuruluş ve/veya kişilerle çıkar ilişkisi olmaması ve Etik Kurallar Belgesinde yer alan diğer hususlar dikkate alınarak belirlenir.
(3) Panelist adayları belirlenirken, ilgili teknoloji alanına ilişkin asıl ve mümkün ise yedek adayları içeren bir liste hazırlanır.
(4) Panel değerlendirmesine katılacak panelist sayısı ve panelistlerin projelerdeki faaliyet alanlarına göre dağılımı, değerlendirilecek projelerin kapsamı ve içeriği doğrultusunda GK ve grup uzmanları tarafından belirlenir.
(5) Panelist seçiminde, -varsa- TÜBİTAK Panelist Performans Değerlendirmesi de dikkate alınır ve kurumlar arası yaygın dağılımın korunmasına özen gösterilir.
(6) Değerlendirme yapacak panelistler, daveti kabul etmeden önce ilgili sorumlulukları kabul ettiğini ve Etik Kurallar Belgesi’nde belirtilen hususlara uygunluğunu, TÜBİTAK bilgi sistemi üzerinden ve/veya imzalı belge vererek beyan eder.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Değerlendirme Aşamaları
İnceleme
MADDE 7- (1) Önerilen projelerin incelenmesi Grup uzmanları tarafından yapılır. Bu aşamada başvuru belgelerinin sunulup sunulmadığı ve 1007 Programı amacı ve kapsamı, çağrı dokümanına uygunluk açısından incelenir. Eğer II. aşama için inceleme yapılıyorsa, bu kriterlere ek olarak varsa I. aşama panel kararlarına uygunluk açısından da inceleme yapılır. İnceleme sonucunda tespitler GYK’ya sunulur.
(2) GYK değerlendirmesi sonucunda uygun olduğu tespit edilen proje önerileri panel değerlendirmesine alınır, uygun bulunmayan proje önerileri Grup tarafından iade edilir.
Panellerin Oluşturulması
MADDE 8- (1) Asıl ve yedek panelist adaylarını içeren liste oluşturulduktan sonra değerlendirilecek proje sayısı dikkate alınarak GK ve grup uzmanı tarafından panel değerlendirmesi tarihi belirlenir.
(2) Belirlenen asıl panelist adayları panel için davet edilir. Proje tarafları belgesi ve etik kurallar belgesini inceleyen veya bu dokümanların içeriği hakkında bilgilendirilen adaylardan;
a) Xxxxxx kabul edenler, panelist olxxxx görevlendirilmiş olur.
b) Proje tarafları ile çıkar ilişkisi olması, etik kurallara aykırı bir durumun bulunması, panel değerlendirmesi tarihinin uygun olmaması vb. nedenlerle daveti reddeden ve geçerli mazeretini TÜBİTAK’a bildiren adayların yerine yedek adaylar davet edilir.
(3) Panel değerlendirmesine katılamayacak olan panelist adayının mazeretini, panel değerlendirmesi tarihinden en geç 1 hafta önce Gruba bildirmesi gerekir. TÜBİTAK, bildirimde bulunmayan panelist adaylarını başka panellere çağırmama hakkına sahiptir.
(4) Panelist olarak görevlendirilen kişiler gizlilik dereceli olmayan projelere ilişkin dokümanlara erişim yetkisine sahip olur. Proje önerisi ve proje önerisi değerlendirme formu grup uzmanı tarafından panelistlere iletilir. Gizlilik dereceli projelerde proje dokümanları panel değerlendirmesi öncesinde panelistlere gönderilmez; değerlendirme proje dokümanlarının panelistler tarafından incelenmesini de kapsar.
(5) Kesinleşen panel değerlendirmesi tarihi ve değerlendirme programı -varsa- MK’ye Grup tarafından iletilen davet yazısında bildirilir. Panele katılacak MK ve İM temsilcileri imzalı Etik Kurallar Belgelerini panel öncesi Gruba teslim etmeleri durumunda proje önerilerini görebilirler.
I. Aşama Panel Değerlendirmesi
MADDE 9- (1) I. aşama panel değerlendirmesi; proje önerilerinin değerlendirilmesi, gerektiğinde puanlanması ve I. aşama panel raporunun hazırlanması aşamaları ile gizlilik dereceli projeler için proje dokümanlarının incelenmesi aşamalarından oluşur. Gerek duyulması halinde proje ekiplerinin sözlü sunum yapması istenebilir.
(2) Panelin başlatılabilmesi ve gerçekleştirilebilmesi için en az 3 panelistin katılımı zorunludur. Panelist sayısının 3’ün altına düşmesi halinde panel yapılamaz ve tarihi değiştirilir.
(3) I. aşama panel değerlendirmesine panelistler, moderatör, grup uzmanı ve -varsa- MK ve İM temsilcileri katılır.
(4) Moderatör tarafından I. aşama panel değerlendirmesine ve değerlendirmeye katılan tarafların görev ve sorumluluklarına ilişkin bilgilendirme yapılır. Bilgilendirme sonrasında, panelistler proje önerileri hakkındaki kişisel değerlendirmelerini belirlenen değerlendirme ölçütleri çerçevesinde yapar.
(5) Tüm panelistlerin önerilen proje hakkında değerlendirmeleri alınıp tartışmalar tamamlandıktan sonra bir sonraki proje önerisine geçilir. Tüm proje önerileri değerlendirildikten sonra puanlama yapılır. Panelistler arasında proje önerilerine ilişkin görüş birliği sağlanması durumunda puanlama yapılmayabilir. Her bir panelist belirlenen usullere uygun olarak proje önerilerine puan verir. Puanlama sonrasında oy pusulasının arka yüzü panelist tarafından ad, soyad yazılarak imzalanır. Panelde puanlama, kapalı oy ve xxxx xxxxx şeklinde panelistlerce yapılır. Puanlama sonucu panel puanı moderatör tarafından açıklanır. Müşteri kurum/kuruluş temsilcisi puanlamaya katılmaz.
(6) Puanlama ve panelistlerin ortak kanaatleri doğrultusunda I. aşama panel raporu hazırlanır. Panel raporunda; proje önerisinin desteklenmesi veya desteklenmemesi yönünde herhangi bir karar belirtilmez, proje önerilerinin değerlendirme ölçütlerine yönelik -varsa- eksikliklerinin neler olduğu belirtilerek öneriler yazılır.
(7) Puan tablosu ve panel raporunun panelistler, moderatör ve –varsa-MK ve İM temsilcisi tarafından imzalanmasıyla I. aşama panel değerlendirmesi sona erer.
2. Aşama Panel Değerlendirmesi
MADDE 10- (1) II. Aşama panel değerlendirmesi; panel öncesinde proje önerisi dokümanlarının incelenmesi, proje ekiplerinin sözlü sunumu, panelistlerin sorularının proje ekibince cevaplanması, proje önerilerinin değerlendirilmesi, puanlanması ve panel raporunun hazırlanması aşamalarından oluşur.
(2) Panelin başlatılabilmesi ve gerçekleştirilebilmesi için en az 3 panelistin katılımı zorunludur. Panelist sayısının 3’ün altına düşmesi halinde panel yapılamaz ve tarihi değiştirilir.
(3) Panel değerlendirmesi, iki oturumda yapılır. İlk oturuma panelistler, moderatör, grup uzmanı, proje ekibi ve -varsa- MK ve İM temsilcileri katılır. Proje ekibi panelin sadece ilk oturumuna katılır. Değerlendirilecek projelerin sayısı ve içeriğine bağlı olarak proje ekibinin II. aşama panel değerlendirmesine katılmaması konusuna GYK tarafından karar verilir.
(4) MK ve İM temsilcisi, müşteri kurum ihtiyacına ilişkin gelebilecek sorulara görüş belirtmek için panele katılır, ancak puanlamaya katılmaz.
(5) Değerlendirmenin ilk oturumunda, moderatör tarafından panel değerlendirme sürecine ve panele katılan tarafların görev ve sorumluluklarına ilişkin bilgilendirme yapılır. Moderatör ve grup uzmanınca yapılan açıklamaların ardından proje ekibi tarafından değerlendirme ölçütleri dikkate alınarak Grup tarafından bildirilen formatta sözlü sunum yapılır.
(6) Değerlendirmenin ilk oturumu panelistlerin sorularının yanıtlanması ile sona erer. Panelistler tarafından sırayla proje önerisinin daha iyi anlaşılmasına yönelik sorular sorulur ve proje ekibinin açıklayıcı bilgiler sunması beklenir.
(7) Panelde birden fazla proje önerisinin değerlendirilmesi durumunda her proje önerisi için ilk oturum tekrarlanır. Daha sonra ikinci oturuma geçilir.
(8) İkinci oturumda; panelistler proje önerileri hakkındaki kişisel değerlendirmelerini belirlenen değerlendirme ölçütleri çerçevesinde yapar. Tüm proje önerileri değerlendirildikten sonra puanlama yapılır.
(9) Her bir panelist belirlenen usullere uygun olarak proje önerilerine puan verir. Panelistin panel öncesi hazırladığı bireysel değerlendirme raporundaki görüşleri panel sırasında değişebileceğinden, gruba gönderdiği bireysel değerlendirme raporundaki görüşlerini puanlamaya yansıtması zorunlu değildir.
(10) Panelde puanlama, kapalı oy ve açık tasnif şeklinde yapılır. Puanlama sonucu panel puanı moderatör tarafından açıklanır. Müşteri kurum/kuruluş ve İhtiyaç Makamı temsilcisi puanlamaya katılmaz. Proje; proje önerisinde sunulan bilgiler, proje ekibinin sunumu, sorulara verilen cevaplar ve farklı uzmanlık alanlarındaki diğer panelistlerin görüşleri dikkate alınarak ve panelde değerlendirilen diğer projeler ile kıyaslanarak puanlanır.
(11) Puanlama sonrasında oy pusulasının arka yüzü panelist tarafından ad, soyad yazılarak imzalanır.
(12) Bütün panelistler puanlamayı tamamladıktan sonra, moderatör tarafından projenin panel puanı açıklanır.
(13) Proje önerisinin panel puanının açıklanmasından sonra, puanlama ve panelistlerin ortak kanaatleri doğrultusunda panel raporu hazırlanır. Panel raporunda; proje önerisinin desteklenmesi veya desteklenmemesi yönünde herhangi bir karar belirtilmez, proje önerisinin/önerilerinin değerlendirme ölçütlerine yönelik -varsa- eksikliklerinin neler olduğu belirtilerek, öneriler yazılır.
(14) Puan tablosu ve panel raporunun panelistler, moderatör ve –varsa- MK ve İM temsilcisi tarafından imzalanmasıyla panel değerlendirmesi sona erer.
(15) II. aşamada değerlendirilecek proje sayısına ve çağrı konusuna bağlı olarak proje önerilerinin II. aşama panel öncesinde değerlendirilmesi, önerilerin panelistler tarafından incelenmesi ve puanlanarak raporunu TÜBİTAK'a iletmesi şeklinde de yapılabilir. Bu durumda, panelistlerin raporları doğrultusunda II. aşama panele davet edilecek proje sayısına GYK'da karar verilmek suretiyle, belirli sayıda proje önerisi açık panele davet edilerek PYÖK/PYK'nın panelde sunum yapması istenebilir.
Detay Değerlendirme Süreci
MADDE 11- (1) Proje önerisinin kapsamının geniş olması ve II. Aşama Panel Değerlendirmesi ile değerlendirilmesinin yeterli olmayacağının GYK tarafından belirlenmesi durumunda, Detay Değerlendirme Süreci uygulanır.
(2) Detay Değerlendirme Süreci; proje önerisi kapsamındaki farklı disiplinler için farklı panel değerlendirmelerinin yapılması, farklı panel değerlendirmelerinde farklı değerlendirme ölçütlerinin kullanılması, PYK’lerin kabiliyetlerinin sözlü sunumlar yanında, söz konusu kurumlardaki mevcut kabiliyetlerin yerinde incelenmesi, panel puanlamalarının farklı panellerde farklı ölçeklere göre yapılması, farklı paneller için farklı veya ortak panelistlerin belirlenebilmesi, gerektiğinde dış danışman/uzman personelden görüş alınabilmesi gibi hususları kapsar.
(3) Detay Değerlendirme Süreci ile değerlendirilen proje önerileri, Madde 5'teki değerlendirme ölçütleri baz alınarak Grup tarafından odak grup süreci sonrasında belirlenen alt ölçütler bağlamında değerlendirilir.
(4) Proje önerisinin panel puanı, farklı disiplinlerdeki panel puanlarının ağırlıklı ortalaması şeklinde hesaplanır. Panel puanında hangi alt disiplin puanının hangi oranda etkili olacağı hususu detay değerlendirme süreci öncesinde GYK tarafından belirlenir.
Bütçe Paneli Değerlendirmesi
MADDE 12- (1) Bütçe paneli bu yönerge Madde 8'de yer alan hükümler doğrultusunda oluşturulur. Bütçe paneline katılacak panelistler, panelistin uzmanlık alanı ve -varsa- Panelist Performans Değerlendirmesi dikkate alınarak belirlenir.
(2) Bütçe paneli değerlendirmesi; proje önerisinde yer alan bütçe gerekçelerinin 1007 Programı mevzuatına ve proje faaliyetlerine uygunluğu açısından değerlendirilerek, proje maliyet unsurlarının belirlenmesi sürecini kapsar.
(3) Bütçe paneli değerlendirmesine alınacak projenin bütçe kalemlerine ilişkin Grup uzmanı ve MADES uzmanı tarafından ön inceleme yapılır.
(4) Bütçe paneli değerlendirmesi, iki oturumda yapılır. İlk oturuma panelistler, moderatör, - varsa- MK ve İM temsilcisi, grup uzmanı ve MADES uzmanı katılır. Değerlendirmenin ikinci oturumuna proje ekibi de katılır.
(5) İlk oturumda, panelistler bütçe gerekçelerine ilişkin görüşlerini paylaşır. Grup uzmanları ve MADES uzmanları tarafından -varsa- 1007 Programı mevzuatına uygun olmadığı tespit edilen hususlar açıklanır. Yapılan değerlendirme sonucunda uygun olan ve olmayan maliyet unsurları belirlenir.
(6) İkinci oturumda, ilk oturumda yapılan değerlendirmeler moderatör tarafından proje ekibi ile paylaşılır. Proje ekibinin açıklamaları ve panelistlerin bu açıklamalara ilişkin değerlendirmeleri doğrultusunda proje maliyet unsurları belirlenir.
(7) Proje maliyet unsurlarına ilişkin değerlendirmeleri içeren bütçe paneli raporu hazırlanarak panelistler, proje yürütücüleri, moderatör tarafından ve gerektiği durumlarda MK ve İM yetkilisi tarafından imzalanmasıyla bütçe paneli değerlendirmesi sona erer.
Ar-Ge Yeteneği Değerlendirmesi
MADDE 13- (1) Grup tarafından gerek görülmesi halinde, PYK'lerin proje konusunda Ar-Ge yeteneklerini değerlendirmek amacıyla Ar-Ge yeteneği değerlendirmesi yapılır. Söz konusu değerlendirme, TÜBİTAK tarafından belirlenen formatta hazırlanan öz değerlendirme raporu ile söz konusu kuruluşların ziyaretindeki gözlem ve izlenimlere dayanılarak yapılır. Değerlendirme; PYK’lerin Ar-Ge stratejisi ve yönetimi, teknolojik altyapı ve yönetimi, Ar-Ge insan kaynağı, Ar-Ge faaliyetleri, bilgi kaynakları ve yönetimi, xxxxx xxxxxx yönetimi konularındaki yetkinliklerinin değerlendirilmesini kapsar.
(2) Ar-Ge yeteneği değerlendirmesine katılacak panelistler, projenin panel değerlendirmesi süreçlerinde görev alan panelistler arasından belirlenir. Panel değerlendirmelerine katılanlar arasından uygun panelist belirlenememesi durumunda bu yönerge Madde 6'daki hükümler doğrultusunda yeni panelistler belirlenir.
(3) Ar-Ge yeteneği değerlendirmesine panelistler, grup uzmanları ve/veya GK katılır.
(4) Değerlendirme, proje ekibi adına PY veya görevlendirdiği bir araştırmacı tarafından değerlendirme ölçütleri dikkate alınarak yapılacak sunumu ve insan kaynağı altyapısı ile teknik altyapının görülmesine ilişkin laboratuvar, tesis veya fabrika ziyaretini, kritik donanımların yerinde görülmesini kapsar.
(5) Ar-Ge yeteneği değerlendirmesi, ziyareti yapan panelistler tarafından kurumsal Ar-Ge yeteneği değerlendirme raporunun hazırlanarak Gruba iletilmesiyle tamamlanır. Ayrıca, ziyareti yapan Grup uzmanları da kurumsal Ar-Ge yeteneği değerlendirme raporunu hazırlar.
(6) Ar-Ge yeteneği değerlendirmesi sonucunda yeterli bulunmayan kuruluşlar, GYK kararıyla projeden ayrılır, yerine yeni kuruluş ilavesi istenebilir veya proje reddedilir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Görev, Yetki ve Sorumluluklar
Panelistlerin Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 14- (1) TÜBİTAK tarafından görevlendirilen panelistler;
a) İnceledikleri projeyi/projeleri bilimsel kural ve ölçütlere uygun olarak değerlendirmekten,
b) Uzmanlık alanına girmeyen hususlar varsa o hususlarla ilgili değerlendirme yapmamaktan,
c) Değerlendirmelerini objektif olarak yapmaktan; objektif davranmayı engelleyecek durumların varlığı halinde görüş bildirmemekten,
ç) Değerlendirmelerini TÜBİTAK tarafından belirlenen formatta ve bilimsel gerekçelere dayandırarak sunmaktan,
d) Proje ekibi ile değerlendirme öncesi veya sonrasında proje önerisi hakkında herhangi bir şekilde doğrudan veya dolaylı olarak iletişime geçmemekten,
e) Halen çalışmakta oldukları kurum/kuruluşların veya bu kurum/kuruluşlarda görev yapan kişilerin taraf oldukları projelerle ilgili değerlendirme yapmamaktan,
f) Değerlendirme ile ilgili her türlü bilginin ve kendileriyle TÜBİTAK arasında yapılan yazışma ve görüşmelerin gizli olduğunu bilerek bu gizliliğe uygun davranmaktan ve bilgileri üçüncü kişilerle paylaşmamaktan,
g) Kendi uzmanlık alanındaki veya diğer alanlardaki panelistlerle bilimsel tartışmaya girmemekten,
ğ) Diğer panelistlerin değerlendirmelerini etkilemeye yönelik söylemlerden kaçınmaktan,
h) Panel değerlendirmeleri öncesinde bireysel değerlendirme raporlarını hazırlamaktan ve Gruba teslim etmekten,
ı) Kendilerine iletilen Etik Kurallar Belgesinde yer alan diğer kurallara uymaktan, sorumludur.
(2) Panel değerlendirmesi öncesinde görev, yetki ve sorumluluklarına aykırı davranışlarda bulunduğu tespit edilen kişiler, panele çağrılmaz. Panel değerlendirmesi sırasında veya sonrasında görev, yetki ve sorumluluklarına aykırı davranışlarda bulunduğu tespit edilen panelistlerin ise görevlendirmeleri iptal edilir. İptal kararı; panel değerlendirmesi sırasında moderatör görüşü doğrultusunda GK tarafından, panel değerlendirmesi sonrasında ise XXX tarafından verilir. Panelistliği iptal edilen kişiye sadece yol parası ödenir. Panelistliği iptal edilen kişinin yaptığı puanlama değerlendirme sürecinde dikkate alınmaz ve kişi XXX tarafından AYEK’e sevkedilebilir.
MK ve İM Yetkilisinin Görev, Yetki ve Sorumlulukları MADDE 15- (1) MK ve İM Yetkilisi,
a) Yapılan değerlendirmelerde, MK ihtiyacına yönelik gereken açıklamalarda bulunmak ve projeye ilişkin MK ihtiyacı doğrultusunda görüşlerini belirtmekten,
b) Uzmanlık alanına girmeyen konularda değerlendirme yapmamaktan,
c) Proje ekibiyle çıkar çatışması/çakışması olarak algılanabilecek kişisel ilişkileri varsa, durumu Gruba bildirmekten ve panele katılmamaktan,
ç) Değerlendirme ile ilgili her türlü bilginin ve kendileriyle TÜBİTAK arasında yapılan yazışma ve görüşmelerin gizli olduğunu bilerek bu gizliliğe uygun davranmaktan,
d) Kendisine iletilen Etik Kurallar Belgesinde yer alan diğer kurallara uymaktan, sorumludur.
Moderatörün Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 16- (1) Moderatör,
a) Panel ve bütçe paneli değerlendirmelerinin bu yönergeye uygun olarak TÜBİTAK adına yönetilmesinden ve sonuçlandırılmasından,
b) Panel değerlendirmelerine ilişkin genel kurallar ve değerlendirme sistematiği hakkında toplantı katılımcılarını bilgilendirmekten ve toplantının belirlenen kurallar çerçevesinde gerçekleşmesini sağlamaktan,
c) Panel değerlendirmesi sürecinde, panel raporunun ve panel puan tablosunun hazırlanarak panelistlere imzalatılmasından,
ç) Panel ile ilgili evrak ve dokümanın düzenli bir şekilde GK'ya teslim edilmesinden,
d) Panelde değerlendirilen projelere ilişkin yönlendirme yapmamaktan ve puanlamaya katılmamaktan,
e) Tüm panelistlere yeterli söz hakkı kullanmalarını sağlamaktan,
f) Değerlendirilen projenin yürütücüsü veya ekibi ile arasında çıkar çakışması/çatışması durumlarının olması halinde, panel öncesinde durumu Gruba bildirmekten,
sorumludur.
(2) Panel değerlendirmesi sırasında yetki ve sorumlulukları dışında hareket eden kişilerin değerlendirme sürecinden çıkarılması hususu moderatörün/GK'nın yetkisindedir.
Grup Uzmanının Görev, Yetki ve Sorumlulukları MADDE 17- (1) Grup Uzmanı,
a) Panel değerlendirmesinden önce panelde gerekli olan belgelerin hazırlanmasından,
b) Panel süresince panel tartışmalarına ilişkin notlar alarak değerlendirme raporunun yazımında moderatöre yardımcı olmaktan,
c) Projelerin puanlanması, değerlendirme raporu yazım ve imza sürecinde belgeleri kontrol ederek panelin eksiksiz olarak tamamlanmasını sağlamaktan,
d) Bütçe paneli sürecinde projenin sözleşme sürecine esas olacak belgelere ilişkin eksikliklerin tespit edilmesinden,
e) Yerinde ziyaret ile başvurusu değerlendirilen kurum/kuruluş için Ar-Ge yeteneği değerlendirme raporu hazırlanmasından,
sorumludur.
MADES Uzmanının Görev, Yetki ve Sorumlulukları MADDE 18- (1) MADES Uzmanı,
a) Bütçe paneli değerlendirmesine alınacak projenin bütçe kalemlerine ilişkin ön inceleme yapmaktan,
b) Bütçe paneli sürecinde görev xxxx XXXXX uzmanı, bütçe paneli öncesi ve sonrasında sözleşme sürecine esas olacak belgelere ilişkin eksikliklerin tespit edilmesinden,
sorumludur.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Panelist Performans Değerlendirmesi
MADDE 19- (1) Panelistler, görev aldıkları panel değerlendirmesi sonrasında değerlendirmede görev alan moderatör ve grup uzmanları tarafından
a) Panel değerlendirmesi öncesi hazırlık düzeyi,
b) Panel sırasında proje önerilerinin değerlendirilmesine katkı düzeyi,
c) Değerlendirme raporlarının hazırlanmasına katkı düzeyi açısından değerlendirilir. Yapılan değerlendirme panelistin daha sonraki TÜBİTAK görevlendirmelerinde dikkate alınır.