BİRİNCİ BÖLÜM
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1- (1) -Bu yönergenin amacı, İzmir Tınaztepe Üniversitesi ön lisans, lisans ve lisansüstü programlara kayıtlı öğrencilerin ders dışı zamanlarını değerlendirmek ve onların sosyal gereksinimlerini karşılamak üzere oluşturacakları eğitim, sağlık, spor, sosyal, sanatsal, bilimsel ve kültürel amaçlı öğrenci topluluklarının kuruluş ve işleyişine ilişkin usul ve esasları belirlemektir.
Kapsam
MADDE 2- (1)- Bu yönergede belirtilen hükümler, İzmir Tınaztepe Üniversitesine kayıtlı ön lisans, lisans ve lisansüstü öğrencilerin kuracakları veya üye olacakları bütün öğrenci topluluklarını kapsar.
Dayanak
MADDE 3- (1) Bu yönerge, 2547 sayılı kanunun 47. maddesi ve 03.02.1984 tarih ve 18301 sayılı Resmî Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Yükseköğretim Kurumları, Mediko-Sosyal Sağlık, Kültür ve Spor İşleri Dairesi Uygulama Yönetmeliğine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 3- (1) Bu yönergede yer alan:
a) Üniversite: İzmir Tınaztepe Üniversitesini,
b) Rektör: İzmir Tınaztepe Üniversitesi Rektörünü,
c) Senato: İzmir Tınaztepe Üniversitesi Senatosunu,
ç) Mütevelli Heyet: İzmir Tınaztepe Üniversitesi Mütevelli Heyetini, d) (Mülga: SK-12/10/2021-15/02)
e) (Değişik: SK-12/10/2021-15/02) Sağlık, Kültür ve Spor Birimi: Toplulukların
çalışmalarında rehberlik yapmak, üst yönetimle ilişkilerinin koordinasyonunda yardımcı olmak ve etkinliklerinin devamlılığını sağlayan birimi,
f) Topluluklar: İzmir Tınaztepe Üniversitesi öğrencilerinin madde 1'de belirtilen amaca uygun olarak kurduğu öğrenci topluluklarını,
g) Akademik Danışman: Toplulukların etkinlikleri gerçekleştirilmesi esnasında bilgi, ilgi ve deneyimleriyle kulübe katkıda bulunarak gönüllü çalışan Akademik personeli,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Topluluklar Kuruluş, Etkinlikler Topluluklar eşgüdüm kurulu
MADDE 4- (1) (Mülga: SK-12/10/2021-15/02)
Kuruluş
MADDE 5- (1) (Değişik: SK-06/07/2022-06/04) Bir öğrenci topluluğunun kurulabilmesi için en az 2 farklı bölüm/ programlardan olmak üzere en az 20 öğrencinin kurucu üye olarak Rektörlüğe resmi dilekçe ile başvurmaları gerekir. Bir öğrenci en fazla iki topluluğa kurucu üye olabilir, tek topluluğa başkanlık yapabilir. Topluluk kurmak isteyen öğrenciler yönetim ve çalışma esasları ile o yıla ilişkin etkinlik planını hazırlayarak sunarlar. Belirlenen evraklar tamamlanarak Sağlık, Kültür ve Spor Birimi tarafından kontrol edilir ve Rektörlük Makamına onay için sunulur. Onaylanan topluluk faaliyetlerine başlayabilir.
(2) (Ek: SK-06/07/2022-06/04) Her öğrenci topluluğuna, İzmir Tınaztepe Üniversitesi akademik personelinden birinin danışman olması önerilir. Danışmanların Rektörlüğe kuruluş başvurusu sırasında bildirilmesi gerekir. Danışman en fazla bir öğrenci topluluğuna danışmanlık yapabilir.
(3) (Mülga: SK-06/07/2022-06/04)
(4) (Ek: SK-06/07/2022-06/04) Topluluk kurulumu başvurularında, bölüm/program adıyla topluluk kurulmaz. Benzer uğraş alanlarında faaliyet gösteren ve benzer amaçları olan toplulukların açılması durumu, Sağlık, Kültür ve Spor Birimi tarafından değerlendirilir.
(5) (Değişik: SK-06/07/2022-06/04) Topluluk başvuruları her akademik yılın başlangıç tarihinden itibaren iki hafta içerisinde tamamlanır. Bu tarihten sonra yapılan başvurular bir sonraki akademik yıl için değerlendirilir.
(6) (Değişik: SK-12/10/2021-15/02) Herhangi bir sebeple kapatılan/faaliyetleri durdurulan topluluk, 2 Akademik Yıl süresince tekrar kurulamaz.
(7) Faaliyeti durdurulan yönetici tekrar herhangi bir topluluk yönetiminde görev alamaz.
(8) Bir akademik yıl süresince aşağıdaki şartları yerine getirmiş olan topluluklar takip eden Akademik yılda varlıklarını devam ettirirler;
a) Kuruluş amaç ve hedeflerine uygun en az 2 etkinlik düzenlemiş olmak.
b) (Değişik: SK-06/07/2022-06/04) Her akademik yıl için güz ve bahar yarıyılında birer kez olmak üzere en az 2 Yönetim Kurulu toplantısı yapmış olmak.
c) Üye sayısı en az 20 olmak.
Topluluk etkinlikleri
MADDE 6- (1) Topluluklar amaç ve faaliyetlerini saptarken aşağıdaki ölçütleri göz önünde bulundurmak zorundadır.
a) Topluluklar öğrencilerin ders dışı sosyal, kültürel, entelektüel ve spor faaliyetlerine katılarak ilgi, bilgi ve yeteneklerinin geliştirilmesini ve bu yolla akademik ortama katkıyı amaçlar.
b) Topluluklar üniversitenin ilkelerine, ortamına ve disiplinine uygun olmayan faaliyetlerde bulunamazlar.
c) Topluluklar özelliklerine göre üyelerinde belli bir yeteneği öngörebilirler ancak yeteneği olmasa da konuya ilgi duyan öğrencilerin katılabilecekleri etkinlikler de düzenleyerek bu üyeleri de çalışma programlarına dahil ederler.
ç) Toplulukların kendi çalışma kapsamına giren faaliyetlerde bulunması esastır. Bunun dışında topluluklar arasında anlaşma sağlanarak ortak faaliyetler yürütülebilir. Ancak, Sosyal Sorumluluk Projeleri niteliğindeki faaliyetleri tüm topluluklar gerçekleştirebilir.
d) (Değişik: SK-12/10/2021-15/02) Topluluklar üniversite içinde ya da dışında gerçekleştirmek istedikleri her türlü faaliyet için, “İZTÜ Öğrenci Toplulukları Etkinlik Düzenleme ve Talep Formu” nu doldurarak Sağlık Kültür ve Spor Birimine, etkinlik tarihinden en az 10 gün önceden teslim etmek zorundadırlar. Aksi takdirde etkinlik talepleri değerlendirmeye alınmayacaktır. Sağlık Kültür ve Spor Birimi her bir etkinlik ile ilgili Rektörlük makamından onay almak zorundadırlar. Faaliyetleri gereği üyelerinin katılacağı yarışma, konferans, kongre, vs. gibi toplantıları Topluluk Yönetim Kurulu gün, yer ve katılması istenen üye listesiyle birlikte en az 10 gün önce Sağlık, Kültür ve Spor Birimine sunulur.
Üyelik ve üyelikten ayrılma
MADDE 7-(1) Topluluklar üyelikle ilgili maddeleri saptarken aşağıdaki ilkelere uymak zorundadırlar;
a) İzmir Tınaztepe Üniversitesi'nin tüm öğrencileri topluluk üyesi olabilirler. Her toplulukta her sınıftan üye alınması önerilir.
b) Topluluklar yönetim kurulunun kararı ve Rektörlük makamının onayı ile üyelerinden etkinlik ve ihtiyaçların karşılanmasında kullanılmak üzere aidat talep edebilirler. Aidatlar, öğrencilerden makbuz karşılığında alınarak Mali İşler Birimi kontrolünde ilgili topluluğun hesabına yatırılmak şartı ile toplanır. Topluluklar bu aidatları daha sonra etkinlikleri ve ihtiyaçları doğrultusunda kullanabilirler.
c) Topluluklar için, her yarıyıl başında Yönetim Kurullarının teklif ettiği üyelik başvuruları Genel Kurul'un 2/3 çoğunluğunun onayıyla gerçekleşir.
ç) Topluluk Yönetim Kurulları üye seçimi kriterlerinde değişiklik yapmak isterlerse değişiklik önerilerini her yarıyıl başında Genel Kurullarının onayına sunar ve tüm üyelerin 2/3 çoğunluğunun kararıyla bu kriterleri saptamış olurlar.
d) İzmir Tınaztepe Üniversitesi öğretim elemanları, mezunları ve personeli, Genel Kurul'un salt çoğunluğunun onayıyla kulübe fahri üye olabilir ve çalışmalara katılabilirler. Ancak seçme ve seçilme hakları yoktur.
e) İzmir Tınaztepe Üniversitesi camiası dışında kalan kişiler topluluklara üye olamazlar. Ancak Üniversite dışından gelen çalıştırıcı, eğitmen gibi görevli kişiler Rektörlük makamının onayıyla çalışmalara katılabilirler.
f) Yükseköğretim Kurulu Öğrenci Disiplin Yönetmeliği uyarınca “Uzaklaştırma” cezası almış olan öğrenciler Topluluklarda o akademik yıl aktif görev alamazlar.
g) Topluluklar için, üyelikten çıkarma Topluluk Yönetim Kurulunun teklifi ve Genel Kurulun 2/3 çoğunluğunun onayı ile olur.
ğ) Topluluk üyeliği, üyenin yazılı isteğini Yönetim Kurulu’na iletmesi ile son bulur.
h) Toplulukların amaçlarına aykırı davrananlar, kişisel çıkarlarına göre kullanmak ve yönetmek isteyen üyeler ile öğrencilik sıfatının gerektirdiği itibar ve güven duygusunu sarsacak nitelikte davranışlarda bulunanlar Topluluk Genel Kurulu kararı ile üyelikten çıkarılır.
Organlar ve seçim
MADDE 8- (1) (Değişik: SK-12/10/2021-15/02) Topluluklar organlarını kendileri belirler. Her toplulukta kurulların oluşturulması ve bu kurulların görevlerini yerine getirmeleri esastır.
(2) Genel Kurul:
a) Topluluk Genel Kurulu o topluluğun üyelerinden oluşur.
b) Yönetim ve Xxxxxxx Xxxxxxxxx yedekleriyle birlikte her akademik yıl başlangıcında, o akademik xxxxx Xxxxx Kurulunca seçilir.
c) (Değişik: SK-06/07/2022-06/04) Her Topluluk Genel Kurul üyelerinin 2/3 çoğunluğuyla "Çalışma Esasları"ndan değişiklik yapmaya karar verebilir. Bu değişiklikler topluluğun önerisi ile Sağlık, Kültür ve Spor Biriminin alacağı Rektörlük onayıyla gerçekleşir. ç) Genel Kurul İzmir Tınaztepe Üniversitesi'nde tam zamanlı olarak görev yapan bir
öğretim elemanını danışman olarak önerir ve Rektörlüğün onayı ile danışman göreve başlar.
d) Genel Kurul, Yönetim Kurulu'nun belirlediği tarihlerde, her öğretim yılında, en az bir kez Topluluk danışmanının da katılımıyla toplanır. Toplantıda alınan kararlar, Topluluk karar defterine yazılarak yönetim kurulunca imzalanır. e) Genel Kurul'un karar alabilmesi için üyelerinin salt çoğunluğunun toplantıda hazır bulunması gerekmektedir.
f) (Değişik: SK-06/07/2022-06/04) Her Topluluk, Genel Kurulu'nun diğer görev ve karar yöntemlerini, hazırlayacağı "Çalışma Esasları"nı belirtir, Sağlık, Kültür ve Spor Biriminin aracılığı ile Rektörlük makamının onayına sunar.
(3) Yönetim Kurulu:
a) Yönetim Kurulları her akademik yıl başlangıcında, Genel Kurul tarafından seçilen bir başkan ve yardımcısı, 1 Genel Sekreter, bir yazman, bir sayman ve 2 üye ile birlikte toplam 7 kişiden oluşur. Yönetim Kurulu üye sayısı, genel kurul kararı ile artırılabilir.
b) Yönetim Kurulları, çalışmalarının en iyi şekilde yürütülmesinden, "Çalışma Esasları"nın uygulanmasından, toplulukların mali gelir ve giderlerinin hesabından, demirbaş eşyalarının korunmasından, Topluluk üyelerine ve Rektörlük makamına karşı sorumludurlar.
c) Yönetim Kurulları toplulukların faaliyetleri için gerekli çalışma gruplarını oluşturur. ç) (Değişik: SK-06/07/2022-06/04) Yönetim Kurulları, toplulukların Üniversite içinde
ve dışındaki faaliyetlerini, dış haberleşmelerini, Sağlık, Kültür ve Spor Birimine bildirerek Rektörlük onayını almak zorundadırlar.
d) Yönetim Kurulları 7. maddede açıklanan Topluluk evraklarını, çalışma esaslarını ve faaliyet raporlarını, faaliyet programı gibi evraklarını, Rektörlük makamının belirlediği tarihlerde ve gerekli durumlarda, Malî İşler Xxxxxx’xxx görevlendireceği bir elemanın denetimine sunmakla yükümlüdür.
e) Topluluk danışmanı, Yönetim Kurulu'nun tabii üyesidir, ancak oy kullanamaz.
f) Yönetim Kurulu; Genel Kurul üyelerinin 2/3 çoğunluğunun oylarıyla görevden alınabilir.
g) (Değişik: SK-06/07/2022-06/04) Yönetim Kurulu'nun diğer görevlerini ve karar yöntemlerini her Topluluk hazırlayacağı Çalışma Esaslarında belirterek Sağlık, Kültür ve Spor Birimi aracılığı ile Rektörlük makamının onayına sunar.
ğ) Yönetim Kurulu’nda ya da başka bir toplulukta görev alan bir üye diğer öğrenci toplulukları yönetiminde görev alabilir.
(4) Denetim Kurulu:
a) Denetim Kurulu; Yönetim Kurulu üyesi olmayan Genel Kurul tarafından seçilmiş iki asil, bir yedek üyeden oluşur.
b) (Değişik: SK-06/07/2022-06/04) Denetim Kurulu'nun görevi, Topluluk evraklarını, muhasebe defterlerini ve demirbaş eşya durumunu incelemektir. Masrafların Yönetim Kurulu'nun kararına dayanıp dayanmadığını ve satın alınan demirbaş eşyanın Rektörlük makamına bildirerek kayda geçirilip geçilmediğini kontrol eder. Gerektiğinde Yönetim Kurulu'nu uyararak Sağlık, Kültür ve Spor Birimi aracılığıyla Rektörlük makamına rapor verir.
Evraklar
MADDE 9- (1) Aşağıdaki evrakların her Topluluk bünyesinde bulunması ve gerektiğinde Rektörlük makamı ile Mali İşler Birimi'ne gösterilmesi zorunludur.
(2) (Değişik: SK-06/07/2022-06/04) Her Akademik yıl içerisinde, belirlenen bir tarih aralığında, Rektörlük makamı ve Malî İşler Xxxxxx tarafından Topluluk defter ve belgelerine yönelik denetleme yapılmaktadır. Denetleme sonrasında eksikliği tespit edilen defter ve belgeleri 1 ay içerisinde güncelleyerek ibraz etmeyen toplulukların faaliyetleri durdurulur.
a) (Değişik: SK-06/07/2022-06/04) Güncel Topluluk Yönetim ve Denetim Kurulu Listeleri; her akademik yıl başlangıcında güncel Topluluk başkanı ve yönetim kurulu listelerinin ilk 2 ay içerisinde Sağlık, Kültür ve Spor Birimine teslim edilmesi gerekmektedir. Yıl içerisinde yönetim kurulunda görev değişiklikleri olur ise listeler güncellenerek tekrar sunulmalıdır.
b) Üye Kayıt Defteri veya listesi: Bu defterde veya listede üyelerin isimleri, sınıf ve bölümleri, iletişim bilgileri varsa fotoğraflarını içeren bilgiler bulunur. Öğrenci tahsilâtları, Mali İşler Birimi tarafından kaşelenmiş, numaralandırılmış tahsilât makbuzları ile kayda geçer. Bu bilgiler güncel halde tutulur ve yapılacak denetimlerde görevlilere sunulur.
c) Karar Defterleri; Genel Kurul ve Yönetim Kurulu'nda alınan kararlar bu defterlerde kayda geçirilir ve yönetim kurulunca imzalanır.
ç) Muhasebe-İşletme Defteri: Gelir gider durumunu gösteren muhasebe kayıtları Topluluk Yönetim Kurulu sorumluluğundaki Muhasebe-İşletme Defterinde bulunur.
d) (Değişik: SK-06/07/2022-06/04) Tahsilat ve Ödeme Belgeleri: Muhasebe defterinde kaydı tutulan tüm tahsilat ve ödemelerin belgelenmiş olması zorunludur. Mali İşler Birimi kaşelenmiş tahsilat makbuzlarının ve başka faturalarla makbuzların, yılda bir kez olmak üzere Rektörlük makamının Sağlık, Kültür ve Spor Birimi ile Mali İşler Birimi’nden görevlendireceği kişiler tarafından yapılacak denetimlerde eksiksiz olarak sunulması gerekmektedir.
e) (Değişik: SK-12/10/2021-15/02) Üniversite tarafından Topluluğun kullanımına sunulmuş demirbaş eşyanın listesi ve defteri: Bu listeyi Rektörlük hazırlar ve zimmet mukabilinde Kulübe teslim eder. Yönetim Kurulu bu eşyalardan Rektörlük makamına karşı sorumludur. Yeni satın alınan demirbaş eşyalar en geç 15 gün içinde Sağlık, Kültür ve Spor Birimine bildirilir ve ardından demirbaş listesine ve defterine eklenir.
Mali esaslar
MADDE 10- (1) (Değişik: SK-06/07/2022-06/04 Topluluklar, gelecek akademik yıl için faaliyet planlarını ve tahmini bütçelerini Sağlık, Kültür ve Spor Biriminin belirlediği tarihe kadar Rektörlük makamına sunarlar.
MADDE 11- (1) Toplulukların gelirleri, Üniversite tarafından kendilerine tahsis edilen bütçe, kendi girişimleriyle temin ettikleri sponsorluklar ve düzenledikleri etkinlikler için etkinliklerine katılanlardan sağladıkları katılım ücretleri veya aidatlardan oluşur.
(2) (Değişik: SK-12/10/2021-15/02) Gelir ve giderlerle ilgili her türlü işlem, Topluluk tarafından ibraz edilen belgeleri incelemesinden sonra Sağlık, Kültür ve Spor Biriminin onayını takiben Mali İşler Xxxxxx’xxx verdiği talimat ile yapılır. Topluluklar bu belgeleri muhafaza etmek zorundadırlar.
(3) Sponsorluk Gelirleri: Bir Topluluk ile bir kurum veya kuruluş arasında imzalanan sponsorluk sözleşmesinde belirtilen tutar Katma Değer Vergisini de içerir ve ilgili kurum veya kuruluş tarafından, Topluluk Sponsorluk Ortak hesabına yatırılır. Sponsorluk gelirlerinin, söz konusu etkinlik dışında veya amacına uygun olmayacak şekilde kullanılamaz.
MADDE 12- (1) Bir Topluluk tarafından elde edilen tüm gelirler Öğrenci Topluluklarının işletme defterine makbuzlarıyla işlenerek kayıt altına alınır. Toplulukların yaptığı faaliyetlerle ilgili ödemeler, gelir ve giderler makbuzlarıyla birlikte işletme defterinde bulunmak zorundadır.
Disiplin hükümleri ve yaptırımlar
MADDE 13- (1) Aşağıdaki disiplin hükümleri ve yaptırımlar, belirtilen durumlarda tüm topluluklar için geçerli olacaktır.
a) Topluluk kullanımına sunulmuş demirbaş eşyaların her öğretim yılı sonunda Üniversiteye tesliminde herhangi bir hasar ya da eksik tespit edilmesi halinde, hasarlı ya da eksik demirbaş eşyalar, Topluluk Yönetim Kurulu üyeleri tarafından tazmin edilir.
b) (Değişik: SK-12/10/2021-15/02) Her Akademik Yıl içerisinde 1 kez olmak üzere, Sağlık, Kültür ve Spor Birimi ile Üniversite Mali İşler Xxxxxx’xxx görevlendireceği birer eleman tarafından yapılacak denetimler sonucunda, Topluluk muhasebe defterinde karşılıkları
belgelenmediği anlaşılan tüm ödemeler, Topluluk Yönetim Kurulu üyeleri tarafından tazmin edilir ve Topluluk faaliyetleri durdurulur.
c) (Değişik: SK-12/10/2021-15/02) Yazılı olarak Sağlık, Kültür ve Spor Birimine bildirilmemiş ve onay alınmadan Üniversite içinde ya da dışında gerçekleştirilmiş Topluluk faaliyetlerinin, onaylatılmadan bastırılmış görsellerin (broşür, kitapçık, afiş vs..) tespit edilmesi halinde, izinsiz faaliyette bulunan Topluluk faaliyeti durdurulabilir, bütçelerinde kesinti yapılabilir ya da Topluluk kapatılabilir.
Topluluk eğitmenleri
Madde 14-(1) Yapılacak faaliyetlerinde eğitmene ihtiyaç duyan Topluluklar için Rektörlük makamının onayı ile eğitmen görevlendirilir. Eğitmenlik/Antrenörlük belgesi şartı aranır.
(2) Rektörlük makamının izni olmaksızın topluluk çalışmalarına 2 ay üst üste katılım göstermeyen Topluluk eğitmenine üniversite bünyesinde tekrar görev verilmez. Eğitmenin görevi Topluluk üyelerinin 2/3’sinin kararı ile sonlandırılabilir.