Contract
1. AMAÇ ve KAPSAM
1.1. Bu talimatın amacı Yeşilırmak Elektrik Dağıtım A.Ş. bünyesinde faaliyet gösteren birimlerin hizmet üretiminin devamlılığını sağlamak için, yurt içinden ve yurt dışından tedarik edilecek olan gerekli tüm malzeme ve hizmetlerin belirlenmiş kurallar çerçevesinde satın alma-satma ve sözleşme sürecini anlatmaktır.
1.2. İş bu Satın Alma-Satma Talimatı 10 Şubat 2013 tarih ve 2013/01 sayılı YK Kararı ve 25 Mayıs 2016 tarih ve 29722 sayılı resmi gazetede yayımlanan Elektrik Dağıtım Şirketlerinin Satın Alma-Satma ve İhale prosedürlerinin hazırlanması ve uygulanması Yönetmeliği ( Yönetmelik ) ile belirlenen Satın Alma İşlemlerine İlişkin Usul ve Esaslara uygun olarak hazırlanmıştır.
1.3. Bu talimatta, yönetmeliğe aykırı veya açıkça ifade edilmeyen bir hükmün bulunması halinde Yönetmelik ve ilgili mevzuat hükümleri geçerlidir.
2.SATIN ALMA-SATMA TEMEL İLKELERİ
Satın alma-satma işlemlerinde şeffaflık, rekabete açıklık, eşit muamele, güvenilirlik, ticari gizlilik ve kaynakların verimli kullanılması kurallarına uyulur,
Piyasa kalite ve fiyat yönünden sürekli izlenir,
Rekabet olanaklarından faydalanılır. En az 3 firmadan teklif alınır. Satın alınacak-satılacak malzeme ve hizmetin özelliği gereği teklif veren firma sayısı kısıtlı ise mevcut teklifler üzerinden değerlendirme yapılır,
İhtiyaçlar hizmeti aksatmayacak şekilde zamanında ve uygun şartlarla karşılanır,
Mal ve hizmet tedarikçileriyle şirketin saygınlığını koruyucu şekilde karşılıklı güvene dayanan düzenli ilişkiler tesis edilmesi amaçlanır,
İstenilen standartlara uygun olan ve çalışılan tedarikçi firmalara ait veri tabanı düzenlenir ve güncellenir,
Satın alma-satma ve ihale prosedürleri YEDAŞ internet ana sayfasında kolaylıkla ulaşılacak şekilde süresiz olarak yayımlanır,
Açık ihale ve davetiye usulü ihalelerde teklifler kapalı zarf yöntemi ile ya da mevzuata uygun şekilde elektronik ortamda alınır.
İktisadî ve teknik bütünlüğü bulunan işler parçalara bölünerek ihale edilemez.
3. SATIN ALMA-SATMA UYGULAMALARI
3.1. Satın alma-satma sürecinin başlangıcından sözleşmenin imzalanmasına kadar olan işlemlerin yürütülmesinden ve kontrol edilmesinden Satın Alma ve Lojistik Müdürlüğü sorumludur.
3.2. Malzeme/Hizmet alımına ilişkin iş tanımının, teknik ve mali yeterlik koşullarının ve değerlendirme kriterlerinin, keşif listesinin ve muhammen bedelin hazırlanması ile satın alma sonrasında geçici kabul, kesin kabul işlemleri de dahil olmak üzere sözleşmenin amir hükümlerinin yürütülmesinden, satın almayı talep eden Koordinatörlük ( ‘’İlgili Koordinatörlük’’ ) sorumludur.
3.3. Talep sahibi birim, satın alma talebini oluşturmadan önce ihtiyacı olan malzemenin şirket bünyesindeki depoların herhangi birinde mevcut olup olmadığını SAP üzerinden kontrol eder. Stoklarda yeterli miktarda bulunması durumunda sistem üzerinden yaptığı talep doğrultusunda Satın Alma ve Lojistik Müdürlüğü koordinasyonunda depodan malzeme teslim edilir.
3.4.Talep edilen malzeme stoklarda bulunmadığı takdirde satın alma süreci bu talimat doğrultusunda yürütülür.
4.SATIN ALMA KAPSAMINA GİREN MALZEMELER VE HİZMETLER
Yatırım bütçesinden satın alınacak malzemeler (dağıtım tesisi malzemeleri, teknolojik alt yapılar, demirbaş niteliğindeki satın almalar, vb.)
İşletme bütçesinden satın alınacak malzemeler ( işletme ve ofis sarf malzemeleri, vb.)
Her türlü hizmet alımları.
5.SATIN ALMA PLANI VE BÜTÇE ONAY SÜRECİ
5.1. Genel Müdürlük tarafından, satın alma-satma faaliyetlerinde kullanılacak tip sözleşmeler hazırlanır ve Holding Hukuk Müşavirliği (“HHM”) nin görüşü alınır. Satın alma-satma faaliyetlerinde Onaylanmış Tip Sözleşmeler kullanılır. Sözleşmelerde tadilat yapılması gereken durumlarda HHM’nin görüşü alınır.
5.2. Yıllık satın alma planı, bütçe ile birlikte Yönetim Kurulu (‘’YK’’) na sunulur ve bütün satın almalar onaylanan satın alma planına uygun yapılır. Satın alma planında yer almayan, ancak yapılması zorunluluk arz eden bütün satın almalar; 1.000.000 TL’nin üstünde ise Yönetim Kurulu Başkanının,
1.000.000 TL’nin altında ise Genel Müdür onayı ile bu satın alma talimatına uygun gerçekleştirilir.
5.3. Keşif tutarı 1.000.000 TL’nin üzerinde olan alımlara ilişkin ihalede kullanılacak olan sözleşme örneği ile birlikte iş tanımı, yeterlik koşulları ve değerlendirme kriterleri, keşif listesi ve muhammen bedel, Genel Müdür veya Yönetim Kurulu onayına sunulur. Bu aşamada ön yeterlilik alabileceği ve teklif verebileceği düşünülen şirketler hakkında ön bilgi de Genel Müdür veya Yönetim Kurulu bilgisine sunulur.
5.4. Ancak, sel, deprem, yangın, olağan üstü asayiş olayları ve benzeri durumlarda, sorunun hızlı çözülmesi ve en yüksek kalitede kesintisiz elektrik enerjisi sağlanması için gerekli olacak tüm alımlar doğrudan Genel müdür onayı ile yapılır. Bu gibi durumlarda şirket görev bölgesinde hali hazırda iş yapmakta olan tedarikçilerden doğrudan hizmet alımı gerçekleştirilebilir. Bu tür alımlar yapıldıktan sonra 1 hafta içinde gerekçeleri ile beraber raporlanarak yönetim kurulu başkanının onayına sunulur.
5.5. Yatırım ve/veya işletme bütçesinden satın alınacak malzeme/hizmet için ilgili koordinatörlük tarafından bütçe (satın alma planına uygunluk) onayı alınmak üzere malzemenin/hizmetin nitelik ve keşifleri hazırlanır. Harcamanın hangi bütçe kaleminden karşılanacağı Elektrik Piyasası ve Müşteriler Koordinatörü tarafından belirlenerek bu doğrultuda bütçe onayı için Mali İşler Koordinatörlüğüne sunulur. Mali İşler Koordinatörlüğünün onayından sonra, ilgili koordinatörlük satın alma talebini Genel Müdür onayını alarak Satın Alma ve Lojistik Müdürlüğüne iletir.
5.6. Elektrik Piyasası ve Müşteriler Koordinatörü harcamanın hangi kalemden yapılacağını belirlerken yatırım/işletme bütçesi tahsis edilmiş ilgili koordinatörlük dışında benzer nitelikte malzeme/hizmet alımı yapılması gerekmesi halinde alımı yapacak koordinatörlük ile bütçe sahibi koordinatörlük arasında bütçe teyidi yapar.
6.SATIN ALMA LİMİTLERİ
Genel Müdür’ün doğrudan onayı ile yapılan satın alma işlemlerinin limiti tek seferde en fazla
500.000 TL olmak koşuluyla, yıllık toplam 3.000.000 TL’dir.
İl Koordinatörlükleri, İdari İşler Müdürlüğü ve Satın Alma ve Lojistik Müdürlüğünün yukarıda belirtilen kapsamda doğrudan temin limiti 2.000 TL dir.
İl Koordinatörlerinin yatırım niteliği taşımayan sarf malzeme ve hizmet alımı için aylık harcama tavanı 50.000 TL’dir.
İl Koordinatörlükleri tarafından gerçekleştirilen 2.000 – 50.000 TL arasındaki yatırım niteliği taşımayan sarf malzeme ve hizmet satın alımlarında teklifler, İl Koordinatörlüğü bünyesinde oluşturulan komisyonda değerlendirilir. Söz konusu komisyon; Müşteri Teknik Hizmetler Müdürü, İşletme ve Yatırımlar Müdürü ile Yönetim Destek Hizmetleri Şefinden oluşur. Xxxxx, Xx Xxxxxxxxxxxx tarafından imzalanarak onaylanmak üzere Genel Müdürlük ilgili Koordinatörlüğüne gönderilir.
İdari İşler Müdürlüğü’nün yatırım niteliği taşımayan genel ihtiyaç alımları için aylık harcama tavanı 50.000 TL’ dir,
Satın Alma ve Lojistik Müdürlüğü’nün yatırım niteliği taşımayan genel ihtiyaç alımları için aylık harcama tavanı 50.000 TL‘dir,
Şirket diğer birimlerinin satın alma yetkisi yoktur.
Yatırım niteliği taşıyan malzeme alımları ve tutarı 50,000 TL’yi aşan hizmet alımları için, Genel Müdürlük Satın Alma ve Lojistik Müdürlüğü tarafından EPDK talimatları doğrultusunda 8. Madde uyarınca ihale süreci başlatılır ve yürütülür.
Genel Müdürlük Satın Alma ve Lojistik Müdürlüğü tarafından gerçekleştirilen satın alma-satma işlemlerinde kararlar ihale komisyonunda oy birliği ile alınır. İhale komisyonunda İlgili Birim Müdürü, Satın Alma ve Lojistik Müdürü, Mali İşler Koordinatörü ve İlgili Birim Koordinatörü bulunur.
7.SATIN ALMA-SATMA USULLERİ
Üst limite kadar olan tüm işlerde açık ihale usulü kullanılır. Üst limit tutarı 2016 yılı için en fazla
20.000.000 TL’dir. Bu tutar, her yıl haziran ayı TÜFE artış oranı ile güncellenir.
Varlık tabanının güvence altına alınması kapsamındaki sigorta poliçesi alımlarında limite bakılmaksızın açık ihale yapılır.
Yaklaşık maliyeti 1.000.000 TL’ye kadar olan işler davetiye usulü ile ihale edilebilir.
Aşağıda belirtilen durumlarda ihale süreci beklenmeden doğrudan temin usulü ile satın alma yapılabilir.
✓ İhtiyacın sadece gerçek veya tüzel, tek kişi tarafından karşılanabileceğinin tespit edilmesi,
✓ Tek bir gerçek veya tüzel kişinin ihtiyaç ile ilgili özel bir hakka sahip olması,
✓ Mevcut mal, ekipman, teknoloji veya hizmetlerle uyumun ve standardizasyonunun sağlanması için ihtiyaç duyulan yedek parça, malzeme veya hizmetin ilk alım yapılanın dışında başka gerçek veya tüzel kişiden temin edilememesi,
✓ Doğal afetler, salgın hastalıklar, can ve mal kaybı tehlikesi gibi ani ve beklenmeyen veya elektrik dağıtım şirketleri tarafından önceden öngörülemeyen olayların ortaya çıkması üzerine alımın yapılmasının zorunlu olması.
Aşağıda belirtilen alımlar kapsam dışı alım usulüyle yapılabilir.
✓ Gayrimenkul satın alma ve kiralama ile elektrik, su, doğal gaz, telefon, toplantı organizasyonu, eğitim, konaklama, ulaşım, sağlık giderleri, reklam gibi mal ve hizmet alımları,
✓ Ar-Ge projeleri kapsamında yapılacak hizmet alımları,
✓ İktisadî ve teknik bütünlük dikkate alınarak 50.000 TL’nin altında maliyeti olan yapım, mal ve hizmet alımı işleri.
8.İHALE SÜRECİ
8.1. Kapsam dışı alımlar hariç, ihaleye ilişkin duyuru ile ihale arasında en az 7 iş günü olmalıdır.
8.2. Kapsam dışı alımlar hariç, ihale duyurusu Şirket web sitesinden ve en az bir yerel gazetede ilan vermek suretiyle yapılır ve en yüksek katılımın sağlanması için gerekli yöntemlere (şirket kayıtlarında bilgileri bulunan potansiyel katılımcılara e-mail vb. yollarla davet yapılması gibi) başvurulur. İnternet üzerinde yayımlanan ilanlar bağımsız haber ajansları ile belgelendirilir.
8.3. İhale dokümanları; ihale konusu işle ilgili tüm bilgileri içerecek şekilde hazırlanır.
8.4. İhale dosyasında yeterlik şartları ve değerlendirme kriterleri açık bir şekilde belirtilir.
8.5. Teklifler, ekonomik, mali, mesleki ve teknik yeterlik ile geçici teminat mektubu bilgilerini içeren dosya, ticari teklifi içeren dosya olarak iki ayrı kapalı zarf içerisinde alınır.
8.6. Yapılacak olan ihalelerde, gelen tekliflerin üçten az olması durumunda ihale iptal edilerek süreç yenilenir. Tekrar edilen ihalede bu maddede belirtilen teklif sayısı şartı aranmaz.
8.7. Teklifler ihale ilanında belirtilen isteyen isteklilerin de katılabileceği zamanda ve yerde tutanakla açılır..
8.8. Tekliflerin kapalı zarf ile alındığı ihalelerde, teklif sahiplerine ilişkin bilgiler ve ihaleye verilen teklif tutarları, ihaleye teklif veren tüm isteklilerin e-posta adreslerine en geç ihale son teklif verme tarihinden sonraki ilk iş günü içerisinde gönderilir.
8.9. Tekliflerin kapalı zarfla alındığı satın almalarda-satmalarda, yükleniciler ile yapılacak olan ve mali niteliği olan her türlü yazışma kapalı zarf ile yapılır ve zarflar ihale komisyonundan en az 3 kişi huzurunda açılır.
8.10. Alım ihalelerinde yapılan tekliflerin açılmasından sonra açık eksiltme, satım ihalelerinde yapılan tekliflerin açılmasından sonra ise açık arttırma yapılır.
8.11. İhalelerin değerlendirilmesi en az 3 (üç) kişiden oluşan komisyon marifetiyle yapılır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkanı ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır.
8.12. Ekonomik açıdan en avantajlı teklif, teklif fiyatına veya teklif fiyatının yanı sıra, işletme ve bakım maliyeti, verimlilik, kalite ve teknik üstünlükler gibi fiyat dışı unsurlar da dikkate alınarak belirlenebilir.
8.13. Komisyon yeterlik koşulları ve mali teklifi en uygun, mümkünse en az üç firma ile müzakereler yaparak müzakereler sonrası oluşan en iyi teklifi veren tedarikçiyi belirleyebilir.
8.14. İhaleye itiraz süresi, bildirimlerin yapılması gereken süre, sözleşmeye davet süresi ve benzeri tüm sürelerin her biri asgari 7 (yedi) iş gününden az olamaz.
8.15. İhale sürecine ilişkin değerlendirme ve rapor Genel Müdür’ün onayına sunulur.
8.16. Genel Müdür’ün ihale sonucunu onaylaması halinde, 1.000.000 TL nin üzerindeki alımların- satımların değerlendirmeleri ve raporları, yüklenici ile yapılacak sözleşme ile birlikte YK Başkanı’na sunulmak üzere HHM’ye gönderilir.
8.17. HHM, YK Başkanı’nın onayını müteakip, yüklenici ile sözleşme işlemlerine başlanılması için XXXXX’x bilgi verir.
8.18. XXXXX, Yükleniciyi sözleşmeye davet eder. Yüklenici sözleşmede istenen belgeleri tamamlayarak XXXXX ile mal/hizmet alımı-satımı sözleşmesini imzalar.
8.19. Kapsam dışı alımlar hariç, tüm alım ve satım ihale kararları, ihaleyi kazanan istekli bilgileri ve sözleşme bedeli bilgileri erişim sınırı olmaksızın YEDAŞ internet ana sayfasından ulaşılacak şekilde süresiz yayımlanır.
8.20. İhaleye teklif veren isteklilerin üzerine sözleşme bırakılmaması veya kısa liste (‘’Onaylı Tedarikçi Listesi’’) ye başvuran adayların yeterli görülmemesi halinde sözleşme bırakılmama veya yeterli görülmeme gerekçeleri istekli veya adaya itiraz süresi içerisinde bildirilir. Onaylı Tedarikçi Listesinden çıkartılanlara da Onaylı Tedarikçi Listesinden çıkarılma gerekçeleri bildirilir. Aynı şekilde ihalenin sonucu da tüm isteklilere bildirilecektir. Yapılan tüm bildirimlerin anlaşılır ve açık bir şekilde yazılı olarak (İmza karşılığı elden, İadeli taahhütlü mektupla, Elektronik posta) yapılması esastır.
8.21. Sözleşme bedeli, sözleşme süresi içerisinde ve koşullarında %25(Yüzde Yirmi Beş) oranında artırılıp, %25(Yüzde Yirmi Beş) oranında azaltılabilir. Sözleşmelerde yapılacak değişikliklerde Genel Müdürün yazılı onayı alınır.
8.22. Bedeli 1.000.000 TL’nin altında olan sözleşmeler Genel müdür imzasıyla doğrudan yürürlüğe girer, 1.000.000 TL’nin üzerindeki sözleşmeler ise YK Başkanı’nın imzasından sonra yürürlüğe girer.
8.23. Bedeli 100.000 TL nin altında olan mal ve hizmet alımları-satımları için sözleşme düzenlenmeyebilir.
8.24. Satın alma-satma işlemi tamamlandıktan ve mal veya hizmet temini gerçekleştikten sonra ilgili birim bir değerlendirme formu doldurarak dosyayı kapatır. Değerlendirme formunda satın alma-satma işlemine konu mal veya hizmetin kalitesi, tedarikçi performansı vb. hususlarda puanlama yapılır.
8.25. İşin yapılması talebinin oluşturulmasından ihalenin tamamlanmasına kadar geçen süre zarfındaki proje, yaklaşık maliyet, ihale ilanı, davetiyeler, zeyilnameler, teknik şartnameler, idari şartnameler, özel teknik şartnameler, ihale değerlendirme evrakları, ihale kararları, sözleşme taslağı ve sözleşme ile benzeri tüm bilgi ve belgeler ihale dosyasında muhafaza edilir.
9. KAYITLAR ve REFERANS
Tedarikçi Değerlendirme Talimatı
Satın Alma-Satma Sözleşmesi Talimatı Geçici ve Kesin Kabul Talimatı
Ambar Malzeme Giriş – Çıkış ve Kontrol Talimatı SAP Satın Alma-Satma Kayıtları
Malzeme Talep Formu