Contract
I. BELGELENDİRME PROGRAMININ TARİFİ
1. Giriş
Kurum ve kuruluşların TÜRK LOYDU’na ISO 3834 Metalik Malzemelerin Ergitme Kaynağı için Kalite Şartları Standardı’na, EN 15085-2 Demiryolu Uygulamaları-Demiryolu Araçları ve Bileşenlerinin Kaynağı-Bölüm 2: Kaynak İmalatçılarının Kalite Özellikleri ve Belgelendirilmesi Standardı’na göre belgelendirmesi amacı ile nasıl başvuracağı, belgelendirme gereksinim ve aşamaları ile belgenin düzenlenmesi ve yürütülmesi ile ilgili esasları düzenler.
TÜRK LOYDU, kuruluşlara belirtilen kapsamlarda TS EN ISO/IEC 17065 Uygunluk değerlendirmesi- Ürün, proses ve hizmet belgelendirmesi yapan kuruluşlar için şartlar standardına uygun olarak belgelendirme hizmeti vermektedir.
Mevcut prosedürlere göre, ISO 3834 Metalik Malzemelerin Ergitme Kaynağı için Kalite Şartları Standardı, EN 15085-2 Demiryolu Uygulamaları-Demiryolu Araçları ve Bileşenlerinin Kaynağı-Bölüm 2: Kaynak İmalatçılarının Kalite Özellikleri ve Belgelendirilmesi Standardı gereklerine tam olarak uygunluğu teyit edilen kuruluşlar TÜRK LOYDU tarafından belgelendirilir.
Bu program, hizmet teklifi ekinde başvuru sahibine gönderilir ve sözleşme aşamasında karşılıklı olarak imza altına alınır.
2. Geçerlilik
TÜRK LOYDU Ürün Belgelendirme prosedürleri, hizmet talebi alınmasından, ürün belgesi düzenleme ve ürün belgesi geçerlilik süresi olan 3 (üç) yıl boyunca her aşamada esas alınan standart bazında geçerlidir.
3. Ürün Belgelendirme Prosedürü
3.1 Belgelendirme Hazırlığı
3.1.1 Başvuru
Belgelendirme için tüm başvurular yazılı olacaktır. Talep ISO 3834 Kaynaklı İmalat Yeterlilik Belgelendirmesi ile ilgili ise kuruluştan KİY-01 Teklif Talep Formunu, Demiryolu Araçları ve Bileşenleri İmalatçılarının Belgelendirilmesi ile ilgili ise kuruluştan END 405 EN 15085-2 standardına göre Demiryolu Araçları ve Bileşenleri İmalatçılarının Belgelendirilmesi Başvuru Formunu kuruluştan doldurarak TL’ye iletmesi talep edilir . Başvuru aşamasında, başvuru formunda talep edilen aşağıdaki bilgiler kuruluş tarafından iletilmiş olmalıdır. Sertifikasyon seviyesine bağlı olarak gereklilikler değişebilir.
ISO 3834 Belgelendirme kapsamında:
- Belgelendirme talep edilen standart
- Belgelendirme tarihçesi (Belgelendirme, yeniden belgelendirme, değişiklik, transfer)
- Kuruluş adı, tesis/ tesisler adresi, iletişim bilgileri
- Kaynak koordinasyon personeli/ eş haklara sahip vekili/ yedek vekili bilgileri
- Belgelendirme kapsamı (üretilen ürünler)
- Üretim tesisi durumu (m2)
- Yıllık üretim kapasitesi
- Onaylı PQR sayısı
- Üretim türü (seri/ tekil)
- Kaynak sonrası ısıl işlem kullanımı
- Kullanılan standart ve spesifikasyonlar
Form No: KA04-03/16.12.2015
- Varsa dış kaynaklı süreçler
- Kaynatılan ana malzeme ve kalınlık aralığı
- Kaynaklı prosesler ve ilişkili prosesler
- Çalışan sayısı
Elektronik kopyadır. Basılmış hali kontrolsüz kopyadır.
- Vardiya bilgisi
- Başka kuruluştan belgeli ise belge türü, belgelendiren kuruluş, düzenleme ve geçerlilik tarihleri
- Danışmanlık hizmeti alındı ise, kuruluşun adı
EN 15085 Belgelendirme kapsamında:
- Belgelendirme tarihçesi (Belgelendirme, yeniden belgelendirme, değişiklik, transfer)
- Sertifikasyon seviyesi
- Kaynak performans sınıfı
- Kaynak muayene sınıfı
- Kuruluş adı, tesis/ tesisler adresi, iletişim bilgileri
- Uygulama Alanı (Kapsam, Ürün bilgisi)
- Xxx xxxxxxx
- Yıllık üretim kapasitesi
- Onaylı PQR sayısı
- Varsa dış kaynaklı süreçler
- Çalışan sayısı
- Vardiya bilgisi
- Başka kuruluştan belgeli ise belge türü, belgelendiren kuruluş, düzenleme ve geçerlilik tarihleri
- Danışmanlık hizmeti alındı ise, kuruluşun adı
- Organizasyon şeması
- Ürün teknik çizimi ve planı
- Kaynak koordinasyon personellerinin mesleğini ve niteliklerini gösteren kanıtların (sertifikaların kopyaları) yanı sıra daha önceki mesleklerini/ görevlerini gösteren bir tablo
- Kaynak koordinasyon personeli/ 1. vekilin/ diğer vekilin bilgileri
- Kaynakçı/lar ve kaynak operatörü/leri listesi
- Kaynak Prosedürleri (PQR-WPS) tablosu
Başvurular, END 323 Talep Değerlendirme Formu ile değerlendirilir. Başvuru sahibinden gelen bilgiler, talep kapsamı, finansal risk, hizmet verilecek yerin uygunluğu vb. değerlendirilerek kayıt altına alınır. Değerlendirme sonucu olumlu olduğu takdirde başvuru sahibinden gelen bilgiler esas alınarak başvuru sahibine teklif verilir.
3.1.2 Başvurunun reddi
TL, başvuru sahibi kuruluşun yasa dışı faaliyetlerin içerisinde olması, belgelendirme/ürün şartları ile ilgili tekrarlanan uygunsuzluklara sahip bir geçmişi bulunması veya müşteri ile ilgili benzer durumlar gibi esasa yönelik veya kanıtlanmış sebepler olması durumunda başvuruyu veya belgelendirme sözleşmesinin devamını reddeder. Bu durum başvuru sahibine yazılı olarak (taahhütlü mektup veya eşdeğer usullerle) bildirilir.
3.1.3 Sözleşme yapılması
Form No: KA04-03/16.12.2015
Gerçekleştirilecek ürün belgelendirme hizmeti için madde 3.1.1’de belirtilen formlar alındıktan sonra, verilecek hizmetin kapsamının açık bir şekilde belirtildiği hizmet teklifi hazırlanarak ekleriyle birlikte başvuru sahibine gönderilir ve başvuru sahibi tarafından onaylanarak sözleşme niteliği kazanır. Kuruluşa teklif ile beraber END 404 Hizmet Genel Şartları, ÜBK-05 ISO 3834 ve EN 15085 Standardına göre Ürün Belgelendirme Programı ve ÜBK 02 Ürün Belgesi İşareti ve Belge Kullanımı Kuralları gönderilir. Sözleşme aşamasında karşılıklı olarak imza altına alınır. Teklif, başvuru sahibi tarafından onaylandığı takdirde sözleşme niteliği kazanır. Sözleşme aşamasında Ticaret/Esnaf Odası Sicil Kaydı, başvuru sahibi kuruluşu temsil ve ilzama yetkili olan kişinin / kişilerin imza sirküleri (Noter tasdikli) talep edilir ve iş dosyasına eklenir.
Elektronik kopyadır. Basılmış hali kontrolsüz kopyadır.
Denetimleri gerçekleştirmek üzere ilgili standart, prosedür ve kapsamda yer alan istekleri karşılayacak nitelikte ve yeter sayıda denetçi görevlendirilmesi yapılır. Ekip lideri, denetimi denetim süresine uygun olarak tek başına gerçekleştirebilir.
3.2 Denetim Aşamaları ve Gerçekleştirilmesi
3.2.1 Kaynak koordinasyon personeli/personellerinin yetkinliklerinin incelenmesi
Kaynak koordinatörü için belirlenen yeterlilikler ISO 14731 Kaynak Koordinasyonu-Görevler ve Sorumluklar standardına uygunluk aranmaktadır.
Denetim ekibinde bulunan uzman tarafından, kuruluşun Kaynak Koordinasyon Personeli/Personelleri ile “Profesyonel Teknik Görüşme” süreci uygulanır ve kayıt altına alınır.
- Müşterinin spesifikasyonunu içeren sözleşme veya sözleşmelerin incelenmesi
- Kaynak prosedürlerinin seçimi/geliştirilmesi
- Kaynak sıralamaları
- NDT ve ısıl işlem
- Personelin onaylamaları
- İzlenebilirlik
- Kalite kontrol ve kabul
- Taşeronlaştırma (Fason İşçilik)
3.2.2 Denetimler
Denetimin gerçekleştirilmesi aşağıdaki aşamalardan oluşur:
- Açılış toplantısı
- Saha turu
- Denetim
- Denetim Ekibi toplantısı, rapor ve eklerinin yazımı
- Kapanış toplantısı
Denetime firma yönetimi ve ilgili kuruluş temsilcilerinin katılımı ile gerçekleştirilen resmi bir açılış toplantısı ile başlanır. Toplantı görevli ekip liderinin başkanlığında gerçekleştirilir.
3.2.2.1 Ön denetim
Kuruluşla anlaşmaya varıldıktan sonra, gerekirse veya kuruluş tarafından talep edilirse başvurunun genel durumunu kontrol etmek için ön denetleme yapılabilir. Harcanan süre bir adam-günden az olmamak üzere firma ile mutabakat sağlanarak tespit edilir.
Denetim sırasında kaynak koordinasyon personeli/personellerinin yetkinlikleri değerlendirilir. Denetimde uygunsuzluk tespit edilmesi halinde denetim raporu ile kayıt altına alınır.
Varsa uygunsuzlukların giderilmesi için altı ay süre verilir. Bu süre zarfında ilgili uygunsuzluğun giderilmesi için gerekli düzeltici faaliyetlerin yapılmış olduğunun müşteri tarafından teyit edilmesi gerekmektedir.
3.2.2.2 Belgelendirme denetimi
Başvuru kabulünün teyidinden sonra TÜRK LOYDU, başvuru sahibi ile ISO 3834 ve EN 15085 Standardına göre Ürün Belgelendirme Programı’na uygun olarak ilk değerlendirme ile ilgili düzenlemeleri yapacaktır.
ISO 3834 kaynaklı imalat yapan işletmeler için hazırlanmış bir kalite güvence sistemidir.
Belgelendirmeye esas standart olarak müşteri kalite şartlarının farklı seviyelerini belirleyen üç bölümden birini (ISO 3834-2, ISO 3834-3 ve ISO 3834-4) aşağıdaki kriterleri esas alarak seçmelidir:
Form No: KA04-03/16.12.2015
- Güvenlik açısından kritik mamullerin kapsam ve önemi,
- İmalatın karmaşıklığı,
- İmal edilen mamullerin aralığı,
- Farklı malzemelerin kullanım aralığı,
- Oluşabilecek metalurjik problemlerin kapsamı,
- Kaçıklık, çarpılma veya kaynak kusurları gibi mamul performansını etkileyecek imalat kusurlarının kapsamı.
EN 15085 belgelendirmesinde esas alınan standart EN 15085-2’dir. EN 15085-2 standardı belgelendirme düzeylerinin yanı sıra üreticileri kaynak gereksinimlerini tanımlayan ve kaynak üreticilerinin tanınma prosedürlerini açıklamaktadır.
Raylı araçlar, bileşenler ve alt aksamları üzerinde kaynak çalışmaları yürüten kaynak üreticileri için kalite gereksinimleri, ISO 3834 standart serisi tarafından belirlenir. Bu konuda standartta belirtilen sertifikasyon düzeyine bağlı olarak ISO 3834-2, ISO 3834-3 veya ISO 3834-4 seçilir.
Kaynak koordinatörü için belirlenen yeterlilikler ISO 14731 Kaynak Koordinasyonu-Görevler ve Sorumluklar standardına uygunluk aranmaktadır.
EN 15085 belgelendirmesinde kaynak performans sınıfına bağlı olarak belirlenen dört tip sertifika seviyesinden hangisinin firmanın imalatına uygun olduğu kontrol edilerek bu doğrultuda denetim gerçekleştirilir.
ISO 3834 Kaynaklı İmalat Yeterlilik denetimi sırasında KİY 05 Denetim Kontrol Listesi, EN 15085-2 Demiryolu Araçları ve Bileşenleri İmalatçılarının Belgelendirilmesi denetiminde END 406 EN 15085-2 Demiryolu Araçları ve Bileşenlerinin Kaynağı Sertifikalandırma Doğrulama Kontrol Listesi kullanılır. Kuruluş, denetim sırasında, sistemin en az üç aydan beri tamamen işlevsel durumda olduğunu ve sistem ve ilgili belgelendirilmiş prosedürlerin etkili bir biçimde uygulandığını göstermek zorundadır. Belgelendirmeye tabi ürünler için, standardın şartlarını karşılayan ve devam ettiren bir sistem kurmak, uygulamak ve etkinliğini göstermek zorundadır.
Form No: KA04-03/16.12.2015
ISO 3834 Belgelendirme kapsamında kuruluş tarafından uyulması gereken şartlar:
ISO 3834-2 | ISO 3834-3 | ISO 3834-4 | |
Şartların Gözden Geçirilmesi | Gözden geçirme gereklidir. | ||
Kayıt gereklidir. | Kayıt gerekebilir. | Kayıt gerekmez. | |
Teknik İnceleme | Gözden geçirme gereklidir. | ||
Kayıt gereklidir. | Kayıt gerekebilir. | Kayıt gerekmez. | |
Alt Yükleniciler | Ürün, hizmet ve/veya faaliyetleri için bir üretici gibi davranmakla birlikte, kalite için son sorumluluk üreticiye aittir. | ||
Kaynakçılar ve kaynak operatörleri | Vasıflandırma gereklidir. | ||
Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx Personeli/Personelleri | Gereklidir. | Özel şart yoktur. | |
Xxxxxxx ve Deney Personeli | Vasıflandırma gereklidir. | ||
İmalat ve Test Teçhizatları | Koruyucu elbiseler ve güvenlik teçhizatı ile birlikte, hazırlık, proses uygulama, test, sevk, kaldırma faaliyetleri için gerektiği şekilde uygun ve mevcut olmalıdır. | ||
Teçhizatın Bakımı | Bakım ve ürün uygunluğunu sağlamak için gerekir. | Özel şart yoktur. | |
Dokümante edilmiş planlar ve kayıtlar gerekir. | Kayıtlar tavsiye edilir. | ||
Teçhizatın Tanıtımı | Liste gerekir. | Özel şart yoktur. | |
İmalat Planlanması | Gereklidir. | Özel şart yoktur. | |
Dokümante edilmiş planlar ve kayıtlar gereklidir. | Dokümante edilmiş planlar ve kayıtlar tavsiye edilir. | ||
Kaynak Prosedürü Şartnameleri | Gerekir. | Özel şart yoktur. | |
Xxxxxx Prosedürünün Onayı | Gerekir. | Özel şart yoktur. | |
Sarf Malzemelerin Parti Testi | Gerektiğinde | Özel şart yoktur. | |
Kaynak Sarf Malzemelerinin Depolanması ve Kullanımı | Tedarikçi tavsiyelerine uygun olarak bir prosedür gerekir. | Tedarikçi tavsiyelerine uygun olarak | |
Ana Malzemenin Depolanması | Çevre etkisinden koruma gerekir. Depolama sırasında tanıtım işaretleri mevcut olmalıdır. | Özel şart yoktur. | |
Kaynak Sonrası Isıl İşlem | Ürün standardı veya şartnamelere uygun olarak şartları yerine getirerek doğrulama | Özel şart yoktur. | |
Prosedür, kayıt ve ürün kayıtlarının izlenebilirliği gereklidir. | Prosedür ve kayıt gereklidir. | ||
Kaynak Öncesi, Esnası ve Sonrası Kontrol ve Testler | Gereklidir. | Gerektiğinde | |
Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyetler | Kontrol önlemleri uygulanır. Tamir ve/veya düzeltmeler için prosedürler gerekir. | Kontrol önlemleri uygulanır. | |
Ölçme, Muayene Ve Deney Teçhizatının Kalibrasyonu veGeçerlilik Süresi | Gereklidir. | Gerektiğinde | Özel şart yoktur. |
Proses Sırasında Tanımlama | Gerektiğinde | Özel şart yoktur. | |
İzlenebilirlik | Gerektiğinde | Özel şart yoktur. | |
Kalite Kayıtları | Gerektiğinde | ||
Form No: KA04-03/16.12.2015
EN 15085-2 Belgelendirme kapsamında kuruluş tarafından uyulması gereken şartlar:
Sertifikasyon Seviyesi | Seviye CL 1 | Seviye CL 2 | Seviye CL 3 | |
Aktivite Çeşidi | ||||
Üreticinin uygunluk beyanı (EN 15085-2 madde 6’ya göre) | P, M, D, S a | Gerekli | Gerekli | Gerekli |
Kaynak performans sınıfları (CP) (EN 15085-3'e göre) | P, M, D, S a | Hepsi | XX X0, XX X0, XX X0 ve CP D b | CP C2 ve CP C3 düşük güvenlik kategorisine sahip ve CP D b |
Kalite gerekleri b | P, M, D, S a | EN ISO 3834-2 | EN ISO 3834-3 | EN ISO 3834-4 |
EN ISO 14554-1 | EN ISO 14554-2 | EN ISO 14554-2 | ||
Sorumlu kaynak koordinatörü, asgari seviye | P, D a | Seviye A | Seviye B | Seviye C |
S a | Seviye B | Seviye C | Seviye C c | |
M a | Seviye A d | Seviye B | Seviye C | |
Sorumlu kaynak koordinatörü 1. vekili için minimum seviye | D, S a | Gerekli Değil | Gerekli Değil | Gerekli Değil |
P a | Seviye A | Seviye C | Gerekli Değil | |
M a | Seviye A c | Seviye C | Gerekli Değil | |
P a (Küçük Üretici) (bkz. EN 15085-2 Ek C) | Seviye C | Kaynak konusunda teknik bilgi ve deneyime sahip kaynakçı | Gerekli Değil | |
M a (Küçük Üretici) (bkz. EN 15085-2 Ek C) | Seviye C c | Kaynak konusunda teknik bilgi ve deneyime sahip kaynakçı | Gerekli Değil | |
Diğer vekil için minimum seviye | D,S a | Gerekli Değil | Gerekli Değil | Gerekli Değil |
P, M a | Kaynak faaliyetlerini ve olası değişiklikleri yapabilecek yeterli sayıda Seviye C | Kaynak faaliyetlerini ve olası değişiklikleri yapabilecek yeterli sayıda Seviye C | Gerekli Değil | |
Kaynakçılar ve operatörler | P, M a | Kaynakçılar veya kaynak operatörleri EN 15085-4'e göre kalifiye olacaktır. | ||
Deney Personeli | P, M, S a | Kaynak kalite testleri için test personeli EN 15085-5'e göre kalifiye olacaktır. | ||
Kaynak Talimatı | P, M a | EN 15085-4'e göre kaynak prosedürü spesifikasyonu (WPS) ve / veya kaynak prosedürü yeterlilik kaydı (WPQR). | ||
a EN 15085-2 Tablo 2’ye bakınız. b EN 15085-3 Çizelge 2’ye bakınız. c Kaynak imalatçısının (M = bakım) birden fazla sahaya sahip olması durumunda, kaynak koordinasyon faaliyetleri aşağıdaki gibi yönetilebilir: - Tüm sahalardaki kaynak faaliyetlerini yönetmek için bir seviye A sorumlu kaynak koordinatörü; - Bir seviye A kaynak koordinatörü yardımcısı; - Her sahada bir seviye B kaynak koordinatörü yardımcısı. “Küçük” saha olması durumunda (Ek C'ye bakınız) bir seviye C kaynak koordinatörü yardımcısı; - Gerekirse diğer C seviyesi yardımcıları kaynak koordinatörleri. d Yalnızca CP C2 ve CP C3 kaynak performans sınıfları için gereklidir. | ||||
Form No: KA04-03/16.12.2015
3.2.2.3 Periyodik denetimler
Belgelendirilmesi yapılmış bir sistemin uygunluğunun devamını kontrol etmek amacıyla 3 yıllık belge geçerlilik sürecinde ilgili standarda uygun olarak 2 defa periyodik denetim gerçekleştirilecektir. 1.
periyodik denetim belgenin verildiği tarihten sonra 9-15 ay içinde, 2. periyodik denetim 21-27 ay içinde gerçekleştirilir.
Periyodik denetim faaliyetinde TÜRK LOYDU tarafından ilgili belgelendirmeye uygulanabilen şartlara uygun olarak yapılabilmesine imkan sağlayan prosedür ve dokümanlar kullanılacak ve periyodik denetim faaliyeti dokümante edilecektir.
Periyodik denetim aşağıda sıralanan konuları içermelidir.
- Prosedür, talimat gibi dokümanlarının gözden geçirilmesi,
- Önceki denetimlerde tespit edilen uygunsuzlukların kontrol edilmesi,
- Düzeltici ve tekrarını önleyici faaliyetler,
- İmalat prosesinde değişiklik yapılan bölümlerin kontrol edilmesi,
- Ürün Belgesi ve belge işaret ya da logosunun kullanımı,
- Standardın belirlenen maddelerinin kontrolü.
Periyodik denetim programında yer almayan, ürün prosesinin ve standardın diğer maddeleri Ürün Belgesi geçerlilik süresi zarfında periyodik denetimlerde mutlaka en az bir kez olmak üzere denetlenir.
TÜRK LOYDU, başvuru sahibinden, TS EN ISO/IEC 17065 standardına göre ürüne, sistemine yönelik değişikliklerden herhangi birinin yapılması istendiğinde bu durumdan kendisini haberdar etmesini ister.. TÜRK LOYDU, bildirilen bu değişikliklerin daha başka araştırmaları gerektirip gerektirmediğini tayin edecek ve böyle bir araştırma gerekli olduğunda bu değişikliklerin sonucunda elde edilen ürünlerin piyasaya sürülmesine TÜRK LOYDU tarafından üreticiye uygun bilgisi verilinceye kadar izin verilmeyecektir. Kuruluş değişikliklerle ilgili TÜRK LOYDU’na bilgi vermez ve denetim sırasında tespit edilir ise, uygunsuzluk açılarak takibi yapılır.
3.2.2.4 Yeniden belgelendirme denetimleri
Belge geçerlilik süresi olan 3 (üç) yılın sonunda belgenin yeniden düzenlenebilmesi, kuruluşun ilgili standardın gereklerini uygun ve etkin olarak sürdürmekte olduğunun ve sürekliliğini sağlandığının garanti altına alınması ile mümkündür. Kuruluşun belge geçerlilik süresinin dolmasından 3 ay önce TÜRK LOYDU’na yeniden belgelendirme denetimi için talepte bulunması denetimin belge geçerlilik süresi içine programlanması için gereklidir.
Kuruluşta yeniden belgelendirme denetimi ve ilk belgelendirme kapsamında olduğu gibi periyodik ve gerektiğinde takip denetimler gerçekleştirilir. Yeniden belgelendirme faaliyetleri için kuruluşa yeni teklif sunulur ve ilk belge kapsamında olduğu gibi sözleşme imzalanarak faaliyetlere başlanır.
Yeniden belgelendirme denetimi yapılmadan önce görevli ekip lideri müşteri ile görüşerek uygunsuzluklara ilişkin düzeltici faaliyetlerin gerçekleştirildiği ve sistemin tamamen dokümante edilerek uygulanmakta olduğunu doğrular. Eğer elde edilen bilgilerle tam bir doğrulama sağlanamıyorsa yeniden belgelendirme denetimi öncesi ön denetim önerilir.
Yeniden belgelendirme denetiminin yürütülmesi ve denetim sonucunda elde edilen bulgular ve uygunsuzlukların giderilmesine yönelik düzeltme ve düzeltici faaliyetlerin takibi belgelendirme denetiminde olduğu gibi işlem görür. Denetim esnasında major uygunsuzluk tespit edilmesi durumunda düzeltme ve düzeltici faaliyetlerin tamamlanması için belirlenecek sürenin belge geçerlilik süresinin dolacağı tarihten daha önce olması garanti edilmelidir.
Denetim sonucunda tespit edilen uygunsuzluklara yönelik düzeltme ve düzeltici faaliyetlerin gerçekleştirilmesinden sonra ilgili standardın gereklerine uygun olduğu doğrulanarak ilk belge düzenlemede olduğu gibi gerekli çalışmalar tamamlanarak yeni belge düzenlenir.
3.2.2.5 Transfer denetimi
Form No: KA04-03/16.12.2015
Başka bir kuruluştan mevcut ve geçerli olan bir belgenin Türk Loydu’ndan belge düzenlenmesi amacıyla yapılan denetimdir.
TL dışında yetkili bir kurumdan belge almış bir kuruluş, belgelendirme başvurusu yaparsa, TL aşağıda belirtilenleri kapsayan bir denetim gerçekleştirir:
- Doküman incelemesi, önceki belgelendirmeyi yapan yetkili kurumun hazırladığı denetim raporlarının incelemesi,
Elektronik kopyadır. Basılmış hali kontrolsüz kopyadır.
- Kuruluşun tesislerinde, kapsamı önceden verilen belgelendirmesinin uygunluğu ve geçerliliğine bağlı olan transfer denetimi.
Transfer denetimleri Akredite Kuruluşların vermiş olduğu belgeler için geçerlidir. Ancak belgeyi düzenleyen kuruluşun ticari faaliyetlerini durdurmuş olması veya yetkisinin/ akreditasyonunun askıda olması/ iptal edilmiş olması durumunda başvuran kuruluşun transfer denetiminin gerçekleştirilmesi konusunda kararı Bölüm Müdürü verir.
Transfer denetimi yapılabilmesi için belgenin halen aktif olması gerekir. Transfer başvurusu yapan kuruluşun son denetim tarihi transfer denetim tarihinden en fazla 12 ay önce gerçekleştirilmiş olmalıdır. Askıda bulunan veya iptal edilen belgeler için transfer denetimleri gerçekleştirilemez, ilk belgelendirme olarak işlem görür.
Transfer denetimlerinin gerçekleştirilmeden önce Belge geçerliliği sürmekte olan firmaya daha önceki belgelendirme kuruluşu tarafından bildirilen uygunsuzlukların kapatılmış olması gerekir.
Eğer firmaya ait belgenin yeterliliği konusunda şüpheler oluştu ve devam ediyorsa, oluşan şüphenin içeriğine bağlı olarak;
- Yeni başvuru olarak kabul edilir veya
- Tespit edilen sorunlu alanlarda denetim süresi artırılır.
Ürün Belgelendirme Komitesi kararı sonucunda firma belge almaya hak kazanırsa, düzenlenecek belgenin geçerlilik süresi, mevcut geçerli belge süresi ile sınırlıdır. Belgede diğer Akredite Kuruluş tarafından ilk belgelendirme tarihi, belgelendirme tarihi ve mevcut belge geçerlilik süresi belirtilir.
Periyodik denetim süresi müşterinin belgelendirme için uygulanan süre dikkate alınarak belirlenir.
Başka bir akredite kuruluştan mevcut ve geçerli belgesi olan kuruluşun belge geçerlilik tarihi gerçekleştirilecek denetim tarihine yakın ise; denetimin içeriği transfer ve yeniden belgelendirme denetim proseslerini içermelidir. Denetim için belirlenecek denetim tarihinin belge geçerlilik süresinin dolacağı tarihten daha önce olması sağlanmalıdır.
3.2.2.6 Takip denetim
Denetimler esnasında takip denetim gerektirecek ve doküman bazında kapatılamayacak bir uygunsuzluk tespit edilmesi halinde takip denetim gerçekleştirilir. Takip denetimleri; belgelendirme, periyodik, değişiklik (kapsam, adres, kaynak koordinasyon personeli/personelleri), transfer, olağan dışı denetim ve yeniden belgelendirme denetimleri esnasında tespit edilerek doküman bazında kapatılması mümkün olmayan ve takibine karar verilen ve Düzeltici Faaliyet İstek Formu’na aktarılan major uygunsuzlukların giderilmiş olduğunun belirlenmesi amacı ile gerçekleştirilir.
Takip denetimi; belgelendirme ve yeniden belgelendirme denetimi sonrası için, uygunsuzluğun giderildiğinin teyidinden sonraki bir ay içinde, periyodik ve değişiklik (kapsam, adres, kaynak koordinasyon personeli/personelleri) denetimi sonrası için, uygunsuzluğun giderildiğinin teyidinden sonraki iki hafta içinde gerçekleştirilir. Daha önceden tespit edilen uygunsuzluğa yönelik düzeltici faaliyetlerin gerçekleştirildiği alanlar mercek altına yatırılmak sureti ile yapılır. Denetim, uygunsuzluğun tekrarı ya da sistematik bir hataya dönüşmeyeceğinin garanti altına alınmış olduğuna dair yeterli delil elde edilinceye kadar sürdürülür. Denetçi, denetim esnasında uygunsuzluk kayıtlarını yanında bulundurarak buna ilişkin düzeltici faaliyetlerin gerçekleştirildiğini kontrol eder. Takip denetimi mümkün olduğu sürece uygunsuzlukların tespit edildiği denetimi gerçekleştiren denetçi/denetçiler tarafından gerçekleştirilir.
Form No: KA04-03/16.12.2015
Takip denetimi tamamlandıktan sonra görevlendirilen denetçi tarafından denetim bulgu ve sonuçlarını içeren Denetim/Doğrulama Raporu hazırlanır. Olağan dışı durumlarda (ulaşım, zaman, mekan zorlukları) denetim/doğrulama raporu denetimden sonra en geç 5 iş günü içerisinde müşteriye gönderilmek üzere hazırlanarak kuruluşa gönderilir. Takip denetim raporunda kapatılan uygunsuzlukların yanı sıra, varsa yeni tespit edilen uygunsuzluklar da yer alır.
Belgelendirme denetimi ve yeniden belgelendirme denetimlerinde tespit edilen uygunsuzluklarla ilgili gerçekleştirilen takip denetimde uygunsuzlukların giderildiğinin tespiti halinde, proses Belgelendirme maddesine uygun olarak devam eder.
Elektronik kopyadır. Basılmış hali kontrolsüz kopyadır.
Periyodik denetim, değişiklik (kapsam, adres, kaynak koordinasyon personeli/personelleri) denetimlerinde tespit edilen uygunsuzluklarla ilgili gerçekleştirilen takip denetim sonrası belgenin sürdürülmesi ile ilgili karar Ürün Belgelendirme Komitesi tarafından verilir.
Görevlendirilen denetim ekibi takip denetim esnasında major uygunsuzlukların kapatılmamış olduğunu tespit ederse müşteriye mevcut uygunsuzluk giderilinceye kadar belgenin askıya alınacağı veya belge düzenlenemeyeceği yazılı olarak bildirilir.
Eğer major uygunsuzluk tamamen giderilmeyip minör uygunsuzluk düzeyine indirilmiş ise minör uygunsuzluk için yeni form düzenlenir ve kapatılması için bir ay süre tanınır.
3.2.2.7 Olağandışı denetimler
Firmaya yönelik objektif deliller içeren yazılı şikayetler söz konusu olduğunda, Piyasa Gözetimi Denetimi sonrası bulguların mevcut olması, firmanın sisteminde veya organizasyonunda önemli değişikliklerin olması, belgelendirme kurallarında önemli değişikliklerin olması gibi durumlarda Bölüm Müdürü programda olmadığı halde olağandışı bir denetim gerçekleştirme kararı alabilir. Denetimde;
- Şikayet/bulgu konusu
- Önceki denetimlerin sonuçları,
- Düzeltmeler, alınan düzeltici tekrarını önleyici aksiyonlar,
- Kuruluşun sisteminde önemli değişiklikler incelenir.
Olağandışı denetimler firmanın bilgisi ve onayı dahilinde gerçekleştirilir. Firmanın denetimi kabul etmemesi halinde belgenin askıya alınacağı firmaya yazılı olarak bildirilir ve askıya alma süreci başlar. Denetim sırasında, müşteri şikayetleri ile ulaşan veriler değerlendirilir. Aykırı durum tespit edilmesi durumunda düzeltici faaliyet talep edilir ve belgenin askıya alındığı kuruluşa bildirilir. Müşteri planlanan düzeltici faaliyetleri belirlenen süre içerisinde gerçekleştirmelidir. Düzeltici faaliyetin gerçekleştirildiği teyit edildikten sonra takip denetimi gerçekleştirilir.
Görevlendirilen denetim ekibi takip denetim esnasında uygunsuzlukların kapatılmış olduğunu, gerekli aksiyonların alındığını tespit ederse, Bölüm Müdürü dahili yazı ile dosyayı Ürün Belgelendirme Komitesi’ne sunar. Belgenin devam edip etmemesi hakkındaki karar, denetim esnasında toplanan ve ilgili diğer bilgiler esas alınarak Ürün Belgelendirme Komitesi tarafından verilir.
3.2.2.8 Değişiklikler (Kapsam, adres, kaynak koordinasyon personeli/personelleri değişiklikleri)
Kuruluşun Belge içeriği ile ilgili olarak temel değişiklik yapıldığı konusunda (genişletme, daraltma, unvan değişikliği, ürün ve üretim metodunda değişiklik, adres, kaynak koordinasyon personeli/personelleri, eş haklara sahip vekili, yedek vekili değişikliği) TL’yi bilgilendirmelidir. Değişiklilere yönelik bilgi verilmemesi halinde konuyla ilgili uygunsuzluk açılarak takibi yapılır. Kapsama yeni faaliyetler eklenmesi, ürün ve üretim metodu, adres, kaynak koordinatörü/koordinatörleri değişikliği durumlarında değişiklik denetimi gerçekleştirilmelidir. Böyle durumlarda periyodik denetim tarihinde değişiklik gerekebilir. Değişiklik gerekmesi durumunda hem periyodik hem de değişiklik denetimleri birlikte gerçekleştirilir.
3.2.2.8.1 Kapsam genişletilmesi/daraltılması
Kuruluş, TS EN ISO/IEC 17065 standardında belirtilen ve üründe, imalat prosesinde veya eğer uygunsa ürünün uygunluğuna etki yapan kalite sisteminde yapılmasına yönelik değişikliklerden herhangi birinin yapılması istendiğinde bu durumla ilgili TL’yi haberdar etmelidir.
TL, bildirilen bu değişikliklerin daha başka araştırmaları gerektirip gerektirmediğini tayin eder ve böyle bir araştırma gerekli olduğunda bu değişikliklerin sonucunda elde edilen ürünlerin piyasaya sürülmesine TL tarafından müşteriye uygun bilgisi verilinceye kadar izin verilmez.
Form No: KA04-03/16.12.2015
Kapsama yeni faaliyetler eklenmesi, ürün ve üretim metodu vb. değişikliği durumlarında değişiklik denetimi gerçekleştirilmelidir. Böyle durumlarda periyodik denetim tarihinde değişiklik gerekebilir. Değişiklik gerekmesi durumunda hem periyodik hem de kapsam değişikliği denetimleri birlikte gerçekleştirilir.
Elektronik kopyadır. Basılmış hali kontrolsüz kopyadır.
Kapsam genişletilmesi durumunda, ekip lideri gerçekleştirilen denetim faaliyetleri sonucunda, Ürün Belgelendirme komitesi tarafından verilen kararın olumlu olması halinde, yeni belge numarası ile belge yenilenir ve eski belgenin iptali gerçekleştirilir. Bu durumda hizmet tarifesinde belirtilmiş belge ücreti talep edilir.
Kuruluşun, belge kapsamının bir kısmı için belgelendirme şartlarını karşılamada devamlı veya ciddi başarısızlıklar göstermesi durumunda, belgelendirme kapsamının şartları karşılanmayan kısmı dışarıda tutulacak şekilde daraltılır. Bu tip bir daraltma belgelendirme için kullanılan standardın şartlarıyla uyumlu olarak gerçekleştirilir.
Başvuru sahibinin, belge kapsamının daraltılmasını talep etmesi veya denetim sonucuna bağlı olarak kapsam daraltma durumunda, planlanan bir sonraki denetim esnasında kontrol edilmek kaydı ile doküman incelenerek Ürün Belgelendirme Komitesi kararına göre işlem yapılır.
Ürün Belgelendirme Komitesi tarafından verilen kararın olumlu olması halinde, yeni belge numarası ile belge yenilenir ve eski belgenin iptali gerçekleştirilir. Bu durumda hizmet tarifesinde belirtilmiş olan belge ücreti talep edilir
3.2.2.8.2 Belge sahibi unvan değişikliği
Belge sahibi yeni unvana göre ticaret sicil gazetesi ve imza sirkülerini TÜRK LOYDU’na iletir. Belge sahibinin unvan değişikliği olması durumunda ürün, üretim ve fabrika üretim kontrol sistemini etkileyen bir değişiklik yok ise ilgili bilgiler esas alınarak TÜRK LOYDU kararı ile yeni belge numarası ile belge yenilenir ve eski belgenin iptali gerçekleştirilir. Bu durumda hizmet tarifesinde belirtilmiş belge ücreti talep edilir.
3.2.2.8.3 Adres değişikliği
Üretim yeri değişikliği durumunda belge sahibinin yeni üretim yerini incelemek amaçlı değişiklik denetimi gerçekleştirilir. Yapılan incelemede Fabrika Üretim Kontrolü sisteminin yeterliliğinin tespiti halinde, Ürün Belgelendirme Komitesi’nin kararı ile yeni belge numarası ile kuruluşun belgesi ve diğer evrakları yeni üretim yeri adresine göre düzenlenir ve eski belgenin iptali gerçekleştirilir. Bu durumda hizmet tarifesinde belirtilmiş belge ücreti talep edilir.
3.2.2.8.4 Kaynak koordinasyon personeli/personelleri, eş haklara sahip vekili, yedek vekili değişikliği Denetimler sırasında denetçi tarafından, kuruluşun Kaynak Koordinasyon Personeli/Personelleri ile “Profesyonel Teknik Görüşme” süreci uygulanır ve kayıt altına alınır.
Kaynak koordinasyon personeli/personelleri, eş haklara sahip vekili, yedek vekili değişikliği söz konusu olduğunda, kuruluşta değişiklik denetimi gerçekleştirilerek kaynak koordinasyon personeli/personellerinin yeterliliği incelenir. Yapılan incelemede sistemin yeterliliğinin tespiti halinde, Ürün Belgelendirme Komitesi’nin kararı ile yeni belge numarası verilerek kuruluşun belgesi ve yenilenir ve eski belgenin iptali gerçekleştirilir. Bu durumda hizmet tarifesinde belirtilmiş belge ücreti talep edilir.
3.3 Raporlama (Denetim raporunun düzenlenmesi)
Denetimin tamamlanmasından sonra ekip liderinin başkanlığında kuruluş temsilcisi ile kuruluş yöneticilerinin katılımı ile bir kapanış toplantısı düzenlenir. Kapanış toplantısının amacı, belgelendirme ile ilgili öneri de dahil olmak üzere denetim sonuçlarının sunulmasıdır.
Form No: KA04-03/16.12.2015
Denetim sonunda elde edilen bulguların kayıt altına alınması ve tespit edilen uygunsuzlukların giderilmesine yönelik olarak gerçekleştirilmek üzere Denetim Raporu yazılır ve gerçekleştirme süresinde anlaşma sağlanarak kuruluş temsilcisi (veya düzeltici faaliyetin gerçekleştirilmesinden sorumlu personel) ve ekip lideri tarafından imzalanır. Birden çok sayfadan oluşan raporların/belgelerin her bir sayfası mutlaka uygun biçimde imzalanır ya da paraflanır.
Düzeltme ve düzeltici faaliyetlerin yerine getirilmesi esnasında oluşabilecek değişiklikler form üzerinde başvuru sahibi ile anlaşma sağlanarak düzeltilebilir.
Elektronik kopyadır. Basılmış hali kontrolsüz kopyadır.
Gerçekleştirilmiş olan hizmetlere ilişkin olarak düzenlenen raporların izlenebilirliğinin sağlanması ve bunun yanı sıra kötü amaçlı kullanımının engellenmesi amacıyla aksi ilgili sözleşme ile kayıt altına alınmadığı sürece müşteri için yalnızca bir orijinal nüsha düzenlenmelidir. Yine aksi ilgili sözleşme ile belirtilerek kayıt altına alınmadığı sürece belge Türkçe olarak düzenlenecektir. Birden fazla veya İngilizce düzenlenecek raporlar için müşteri bilgisi dahilinde hizmet teklifinde belirtilmiş olan ilave bir ücret talep edilir.
Başvuru sahibi tarafından kaybedilen veya farklı nedenlerle sonradan yeniden orijinal olarak düzenlenmesi talep edilen raporlar için müşteriden gerekçeli yazılı talep alınır. Müşteri tarafından talep edilen raporlar ilgili Bölüm Müdürü’nün onayı ile TÜRK LOYDU’nda muhafaza edilen raporun fotokopisi üstüne “ASLININ AYNISIDIR” kaşesi vurularak imzalanmak sureti ile düzenlenir.
Ayrıca rapor ekinde ürün belgesi geçerlilik süresince gerçekleştirilecek periyodik denetimlerin muhtemel tarihleri yer alır.
TÜRK LOYDU tarafından hizmet konusu her türlü bilgi, belge, doküman ve rapor gizli kabul edilir ve üçüncü taraflara verilmez. Yasal nedenlerle üçüncü kişi/ kurumlara bilgi/ belge verilmesi durumunda taraflar birbirlerini bilgilendirir. Kuruluş, denetim raporunu kuruluş dışına dağıtmak isterse raporun tamamını (tüm sayfalarını) dağıtmalıdır.
Müşteriye ait denetim raporu ve belgelendirmeye esas bilgi ve belgeler Türk Akreditasyon Kurumu (TÜRKAK)/ Bakanlık personeli tarafından denetimler esnasında incelenebilecektir.
3.4 Gözden Geçirme
Ekip lideri, gerçekleştirilen denetim ve değerlendirme faaliyetleri sonucunda standart gereklerine uygun olduğunu doğruladıktan, denetimden veya varsa uygunsuzlukların kapatılmasından ve firmadan beklenen tüm dokümanların temininden sonra Teknik Yönetici’ye sunar.
Teknik Yönetici, dokümanların tam ve teknik açıdan yeterli olduğunu ve denetim ekibi tarafından sağlanan bilgilerin belgelendirme şartları ve belgelendirme kapsamına göre yeterli olduğunu gözden geçirir, doğrular.
3.5 Belgelendirme Kararı (Belgelendirme)
Belge verilip verilmemesi hakkındaki karar, denetim esnasında toplanan ve ilgili diğer bilgiler esas alınarak Ürün Belgelendirme Komitesi tarafından verilir.
Belge verilip verilmemesi hakkındaki karar, değerlendirme prosesleri esnasında toplanan ve ilgili diğer bilgiler esas alınarak TÜRK LOYDU tarafından verilecektir.
TÜRK LOYDU, belgenin verilmesi, uzatılması, askıya alınması veya geri çekilmesi için kuruluş dışından hiçbir kişi veya kuruluşu yetkilendirmeyecektir.
Belge numarası, belgelendirilmiş kuruluş bilgileri, belgelendirme tarihi, geçerlilik tarihi, belge durumu, belge tipi ve belge kapsamı TÜRK LOYDU web sitesinde duyurulur.
3.5.1 Belge içeriği
Belgeler İngilizce ve Türkçe düzenlenir, ancak kuruluşun talep etmesi durumunda, belge düzenlemesinde diğer dillerde kullanılabilir. Diğer dillerde belge talep edilmesi durumunda, Hizmet Tarifesi’nde belirtilen belge ücreti talep edilir. ISO 3834 ve EN 15085 belgelendirme faaliyetleri kapsamında her ürün ve üretim sahası/sahalarının kontrolü için tek belge düzenlenir
3.5.2 Belge ek/ekleri
Müşteriye gönderilmek üzere hazırlanan belge ve ekleri aşağıdaki dokümanlardan oluşur:
- Bir nüsha orijinal belge,
Form No: KA04-03/16.12.2015
- ÜBK-02 Ürün Belgesi İşareti ve Belge Kullanımı Kuralları.
3.5.3 Belge işareti ve belge kullanım kuralları
TL; belge düzenlediği her müşterisine TL ürün belge işareti ve akreditasyon kuruluşuna ait akreditasyon işaretinin kullanımına ilişkin kuralların yer aldığı belge işareti ve belgenin kullanımı ile ilgili olarak ÜBK-
Elektronik kopyadır. Basılmış hali kontrolsüz kopyadır.
02 Ürün Belgesi İşareti ve Belge Kullanımı Kuralları’nı ve ÜBK-05 ISO 3834 ve EN 15085 Standardına göre Ürün Belgelendirme Programı’nı iletir. Kuruluş bu kurallara uymak ve güncelliklerini TÜRK LOYDU web sayfası üzerinden takip etmek zorundadır. Belgelendirme dokümanları (denetim raporu, belge vb.) kuruluş tarafından dağıtılacak veya çoğaltılacak ise belgenin/raporun tamamını (tüm sayfalarını) dağıtmalı ve çoğaltmalıdır. Periyodik/Yeniden Belgelendirme/Değişiklik/Transfer denetimleri esnasında kuruluşun kurallara uymakta olduğu sorgulanır.
3.5.4 Belgenin kullanım ve yürütülmesi
Düzenlenen belge geçerliliğinin sürdürülmesi amacı ile aşağıdaki koşulların sağlandığından emin olunmalıdır.
- Belgelendirilen kuruluşun belgelendirme komitesi karar tarihinden itibaren üç yıl süre ile geçerliliğinin sürdürülmesi, faaliyetlerin standart gereklerine uygun olarak sürekliliğinin sağlanması ile mümkündür. Bu amaçla her yıl periyodik denetim gerçekleştirilmelidir.
- Denetimler sonucu tespit edilen uygunsuzlukların giderilmesine yönelik düzeltici ve tekrarını önleyici faaliyetler belirlenen süreler içinde tamamlanmış olmalıdır.
- Müşteri şikayetleri değerlendirilmeli ve gerekli düzeltici ve tekrarını önleyici faaliyetler zamanında gerçekleştirilmiş olmalıdır. İlgili kayıtlar TL’ye sunulmalı ve kuruluş tarafından saklanmalıdır. Aksi durumda (gerekli aksiyonların alınmaması, kayıt tutulmaması ve ilgili kayıtların TL’ye iletilmemesi) uygunsuzluk açılarak takibi yapılır.
- Belge içeriği ile ilgili olarak temel değişiklik yapıldığı konusunda (genişletme, daraltma, unvan değişikliği, ürün ve üretim metodunda değişiklik, adres, kaynak koordinasyon personeli/personelleri değişikliği) TÜRK LOYDU’nu bilgilendirmelidir. Değişiklilere yönelik bilgi verilmemesi halinde konuyla ilgili uygunsuzluk açılarak takibi yapılır.
- Belgelendirme işlemi ile ilgili tüm ödemeler yapılmış olmalıdır.
- Ürün Belgesi ve belge işareti yanlış kullanılmamalıdır.
- Yapılan kontrollerde uygun olmayan ürünlerin tespit edilmesi halinde ürünlerin piyasaya sürülmesine TÜRK LOYDU tarafından izin verilmez. Yapılan kontrol veya deney sonuçları, ürünün gerekleri yerine getirmediğini gösterirse kuruluş tarafından gereken düzeltici önlemler alınmalı, ürünler ayrılmalı ve uygun şekilde işaretlenmelidir. Uygunsuzluk giderildikten sonra kontrol veya deneyler tekrarlanmalıdır. Ürünler, kontrol veya deneyler tamamlanmadan teslim edildiyse, müşterilere bildirimde bulunmak için kuruluşun prosedürü mevcut olmalı ve kayıtları tutulmalıdır.
- Denetimler esnasında uygun olmayan ürünlerin tespit edilmesi halinde kuruluş tarafından ürünlerin ayrılması, uygunsuzlukların giderilmesi, uygunsuzlukların giderilmesinin ardından kontrollerin tekrarlanması gerekmektedir. Bu süreçte uygunsuzluğun etkileme ihtimali olan piyasada bulunan ürünlerle ilgili prosedüre uygun olarak müşteri bilgilendirilmeli ve kayıtlar tutulmalıdır.
Belge geçerlilik süresi üç yıl olup, üçüncü yılın sonunda yeniden belgelendirme gerekleri yerine getirilmelidir.
3.6 Kuruluş Tarafından Alt Yüklenici/Taşeron Hizmeti Alınması
Kuruluşun uyması gereken tüm standart gereklerine alt yükleniciler uymalı, gerekli şartları sağlamalıdır. Alt yüklenicinin yasa ve standartlarda belirtilen şartları sağlayıp sağlayamadığı ve işin gerektirdiği işlemlerin takip edilmesi kuruluşun sorumluluğundadır. İmalatçı, taşeronun kalite şartlarını sağlayabileceğini garanti etmelidir. Kuruluş tarafından alt yüklenicilerin değerlendirme ve izleme prosesleri gerçekleştirilmeli ve kayıt altına alınmalıdır.
Form No: KA04-03/16.12.2015
Bir imalatçı, alt yüklenici hizmetleri veya faaliyetleri (kaynak, muayene, tahribatlı testler, tahribatsız muayene, ısıl işlem gibi) kullanmak istediğinde, uygulama şartlarını karşılamak için gerekli bilgiyi alt yükleniciye sağlamalıdır. Alt yüklenici, imalatçı tarafından belirlenen, işle ilgili kayıtları ve dokümanları sağlamalıdır.
İmalatçı tarafından alt yükleniciye sağlanacak bilgi, şartların gözden geçirilmesinden ve teknik incelemeden elde edilen bütün ilgili veriyi kapsamalıdır. Alt yüklenici, kuruluş tarafından tüm
Elektronik kopyadır. Basılmış hali kontrolsüz kopyadır.
gereklilikler konusunda bilgilendirilmelidir. Alt yüklenicinin teknik şartlara uygunluğundan emin olmak için, ilave şartlar belirlenebilir.
Eğer alt yüklenici kuruluş tesisinde hizmet vermekte ise; alt yüklenici kuruluş prosedürlerine uygun olarak çalışmalı, kuruluş tarafından kontrol altında olmalıdır.
Kuruluş, mekanik testler için yüklenici laboratuvarını kullanacak ise, söz konusu laboratuvarlar akredite olmalı veya kuruluş bu laboratuvarların “TS EN ISO/IEC 17025: Deney ve kalibrasyon laboratuvarlarının yeterliliği için genel şartlar” standardına uygun olarak çalısıp çalısmadıklarını değerlendirmelidir. Aksi takdirde deney raporları TÜRK LOYDU tarafından kabul edilmez.
Kuruluş tahribatsız deneyler için yüklenici ile çalışmakta ise, söz konusu kuruluşlar akredite olmalı veya kuruluş bu laboratuvarların “TS EN ISO/IEC 17020: Uygunluk değerlendirmesi - Çeşitli tiplerdeki muayene kuruluşlarının işletimi için şartlar” standardına uygun olarak çalışıp çalışmadıklarını değerlendirmelidir. Aksi takdirde deney raporları TÜRK LOYDU tarafından kabul edilmez.
3.7 Uygunsuzluklar
3.7.1 Belgelendirme/Yeniden Belgelendirme denetimlerinde tespit edilen uygunsuzluklar
Denetim sırasında tespit edilen uygunsuzluklar END 264 Düzeltici Faaliyet İstek Formu kullanılarak kayıt altına alınır. Tespit edilen uygunsuzluklar kapanış toplantısında kuruluşa bildirilir. Ekip lideri ve kuruluş temsilcisi tarafından karşılıklı imzalanır.
Kuruluştan Düzeltici Faaliyet İstek Formu ile uygunsuzluğun kök nedenini, uygunsuzluğu gidermek için gerekli faaliyeti ve uygunsuzluğun tekrarını önleyici faaliyeti tarifleyerek ekip liderine denetim sonrasında ya da uygunsuzlukların sunulmasından sonra en geç 10 iş günü içerisinde TL’ye göndermesi talep edilir.
Ekip lideri, uygunsuzluğun kök nedeninin doğru olarak belirlenmiş olduğunu, formda belirtilen faaliyetin, uygunsuzluğu gidermeye ve tekrarını engellemeye yeterli olduğunu ve verilen sürelere uyduğunu kontrol ederek, doğrular ve imzalar. Ancak kuruluş tarafından tarif edilen faaliyetin uygunsuzluğun tekrarının önlenmesi için yeterli olmadığının anlaşılması durumunda ekip lideri tarafından Düzeltici Faaliyet İstek Formu yeniden gözden geçirilmek üzere, gerekçesi belirtilerek imzalanmadan müşteriye iade edilir.
Uygunsuzlukların kapatılmasına yönelik düzeltici faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için izin verilen azami süre; belgelendirme denetimleri esnasında bulunan major ve minör uygunsuzlukların giderilmesi için üç aydır.
Uygunsuzlukların kapatılmasına yönelik düzeltici faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için izin verilen azami süre; yeniden belgelendirme denetimleri esnasında bulunan major uygunsuzlukların giderilmesi için iki ay, minör uygunsuzlukların giderilmesi için bir aydır.
Belirtilen süre zarfında ilgili uygunsuzluğun giderilmesi için gerekli düzeltici faaliyetlerin yapılmış olduğunun müşteri tarafından teyit edilmesi gerekmektedir.
Yeniden belgelendirme denetiminde belirlenecek denetim tarihinin belge geçerlilik süresinin dolacağı tarihten daha önce olması sağlanmalıdır. Belge geçerlilik süresi dahilinde kuruluşla TL arasında yeniden belgelendirmeye yönelik sözleşme mevcutsa, denetim belge geçerlilik süresi dahilinde gerçekleşti ise, major uygunsuzlukların belge geçerlilik süresi dahilinde kapatılması şartıyla, uygunsuzlukların kapatılması sonrası yeni belge numarası alınarak belge düzenlenir, ilk belgelendirme tarihi belirtilerek, belge geçerlilik tarihi ilk belgelendirme tarihi döngüsü olarak sürdürülür.
Form No: KA04-03/16.12.2015
Belge geçerlilik süresi geçtikten sonra kuruluşla TL arasında yeniden belgelendirmeye yönelik sözleşme imzalandıysa veya denetim belge geçerlilik süresi dahilinde gerçekleşmedi ise veya major uygunsuzluk belge geçerlilik süresi dahilinde kapanmadı ise, varsa uygunsuzlukların kapatılması sonrası belge düzenlenir ve ilk belgelendirme tarihi belirtilmez ve yeni tarihten itibaren 3 yıl olacak şekilde geçerlilik süresi belirtilir. Tespit edilen uygunsuzlukların kapatılmaması durumunda hiçbir koşulda belge düzenlenemez.
Uygunsuzlukların doküman bazında kapatılması durumunda, uygulamaya ilişkin faaliyetler sıradaki ilk denetim esnasında ayrıca kontrol edilmelidir.
3.7.2 Periyodik/değişiklik/transfer denetimlerinde tespit edilen uygunsuzluklar
Elektronik kopyadır. Basılmış hali kontrolsüz kopyadır.
Denetim sırasında tespit edilen uygunsuzluklar END 264 Düzeltici Faaliyet İstek Formu kullanılarak kayıt altına alınır. Tespit edilen uygunsuzluklar kapanış toplantısında kuruluşa bildirilir. Denetçi ve kuruluş temsilcisi tarafından karşılıklı imzalanır.
Kuruluştan Düzeltici Faaliyet İstek Formu ile uygunsuzluğun kök nedenini, uygunsuzluğu gidermek için gerekli faaliyeti ve uygunsuzluğun tekrarını önleyici faaliyeti tarifleyerek ekip liderine denetim sonrasında ya da uygunsuzlukların sunulmasından sonra en geç 10 iş günü içerisinde TL’ye göndermesi talep edilir.
Denetçi, uygunsuzluğun kök nedeninin doğru olarak belirlenmiş olduğunu, formda belirtilen faaliyetin, uygunsuzluğu gidermeye ve tekrarını engellemeye yeterli olduğunu ve verilen sürelere uyduğunu kontrol ederek, doğrular ve imzalar. Ancak kuruluş tarafından tarif edilen faaliyetin uygunsuzluğun tekrarının önlenmesi için yeterli olmadığının anlaşılması durumunda denetçi tarafından Düzeltici Faaliyet İstek Formu yeniden gözden geçirilmek üzere, gerekçesi belirtilerek imzalanmadan müşteriye iade edilir.
Uygunsuzlukların kapatılmasına yönelik düzeltici faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için izin verilen azami süre; periyodik/değişiklik denetimleri esnasında bulunan major uygunsuzlukların giderilmesi için iki ay, minör uygunsuzlukların giderilmesi için bir aydır.
Denetim kapsamı hem yeniden belgelendirme hem de transfer denetimini içeren denetimlerde; major uygunsuzlukların belge geçerlilik süresi dahilinde kapatılması şartıyla uygunsuzlukların kapatılması sonrası yeni belge numarası alınarak belge düzenlenir, ilk belgelendirme tarihi belirtilerek, belge geçerlilik tarihi ilk belgelendirme tarihi döngüsü olarak sürdürülür.
Belirtilen süre zarfında ilgili uygunsuzluğun giderilmesi için gerekli düzeltici faaliyetlerin yapılmış olduğunun müşteri tarafından teyit edilmesi gerekmektedir. Uygunsuzlukların doküman bazında kapatılması durumunda, uygulamaya ilişkin faaliyetler sıradaki ilk denetim esnasında ayrıca kontrol edilmelidir.
Denetimler esnasında bulunarak doküman bazında kapatıldığı müşteri tarafından doğrulanan major uygunsuzlukların yapılan ilk periyodik denetim esnasında kapatılmadığı tespit edildiğinde, düzeltici faaliyet için belirlenen azami süre iki aydır. Verilen süre sonunda uygunsuzluğun hala giderilmediği tespit edilirse, görevli denetçi tarafından müşteriye belgenin askıya alınacağı yazılı olarak bildirilir.
Denetimler esnasında bulunarak doküman bazında kapatıldığı müşteri tarafından doğrulanan major uygunsuzlukların, yapılan ilk periyodik denetim esnasında tamamen giderilmediği minör uygunsuzluk düzeyine inmiş olduğu tespit edilirse minör uygunsuzluk için yeni form düzenlenir ve kapatılması için bir ay süre tanınır. Verilen süre sonunda uygunsuzluk giderilmemiş ise, müşteriye belgenin askıya alınacağı yazılı olarak bildirilir.
Denetimler esnasında bulunarak doküman bazında kapatıldığı müşteri tarafından doğrulanan minör uygunsuzlukların yapılan ilk periyodik denetim esnasında kapatılmadığı tespit edildiğinde ilgili uygunsuzluk denetçi kararı ile major uygunsuzluğa dönüştürülebilir. Bu durumda düzeltici faaliyet için belirlenen azami süre iki aydır. Verilen süre sonunda uygunsuzluğun hala giderilmediği tespit edilirse, görevli denetçi tarafından müşteriye belgenin askıya alınacağı yazılı olarak bildirilir.
Eğer major uygunsuzluk ilk defa periyodik denetim esnasında tespit edilirse, düzeltici faaliyetin gerçekleştirilmesi için müsaade edilen azami süre iki aydır. Verilen süre sonunda düzeltici faaliyetin yetersiz olduğu tespit edilirse denetçinin kararına bağlı olarak uygunsuzluk halen major düzeyinde ise belgenin askıya alınacağı firmaya yazılı olarak bildirilir ve ardından askıya alma süreci başlar.
Uygunsuzluğun tespit edildiği periyodik/değişiklik denetiminde yer alan ekip lideri, gerçekleştirilen düzeltici faaliyetin yeterli olduğunu doğrulamak amacı ile yapılan faaliyeti Düzeltici Faaliyet İstek Formu’nda tanımlar.
Form No: KA04-03/16.12.2015
Periyodik denetim, değişiklik denetimlerinde tespit edilen major ve minör uygunsuzlukların kapatılmasının ardından belgenin sürdürülmesi ile ilgili karar Ürün Belgelendirme Komitesi tarafından verilir.
Transfer denetimlerinde tespit edilen uygunsuzlukların kapatılmasının ardından belgelendirilmesi ile ilgili karar Ürün Belgelendirme Komitesi tarafından verilir. Uygunsuzluklar kapatılmadığı takdirde belge düzenlenmez.
Elektronik kopyadır. Basılmış hali kontrolsüz kopyadır.
3.8 Taşeron Kullanılması
Türk Loydu ürün belgelendirme kapsamında taahhüt ettiği hizmetlerin tamamını dahili kaynakları ile ve sözleşmeli denetçileriyle ürün belgelendirme prosedürlerine uygun olarak, taahhüt edilen süre içerisinde tarafsız, bağımsız, hizmet verilen firma ile hiçbir ticari ilişkisi veya çıkar çatışması olmadan ve gizlilik prensipleri ile mesleki ahlak kurallarına sıkı sıkıya bağlı kalarak gerçekleştirir. Türk Loydu, denetim sonuçlarının değerlendirmesi ve kararından sorumlu olup, bu sorumlulukları taşere/delege etmez.
3.9 Olağanüstü Durum ve Koşul
Olağanüstü durum ve koşul; genellikle “mücbir sebep” veya “doğal afet” olarak adlandırılan ve organizasyonun kontrolünün dışında olan bir durumdur. Örneğin; savaş, grev, isyan, siyasi istikrarsızlık, jeopolitik gerginlik, terörizm, suç, salgın (epidemik veya pandemik), sel, deprem, kötü niyetli bilgisayar korsanlığı, diğer doğal veya insan eliyle gerçekleşen felaketlerdir. Bu durum ve koşullar Türk Loydu’nun planlı denetim yapmasını engelleyebilir. Türk Loydu bu süreci yürütmek üzere bir eylem planı oluşturur. Bu eylemler sadece kalite modülleri kapsamındaki denetimler için uygulanır. Uygulanabilecek olası eylemler arasında planlanan denetimlerin ertelenmesi veya uzaktan denetim, doküman ve kayıt bazında inceleme vb. alternatif denetim tekniklerinin kullanılması yer almaktadır.
Türk Loydu, eylem sürecine karar vermeden önce "Olağanüstü Durum Değerlendirme Formu"nda belirtilen hususları gözden geçirerek, kuruluşlardan gerekli bilgileri toplar, değerlendirir ve buna göre en uygun yöntem ile süreci yönetir.
3.10 Uzaktan Denetim Yöntemi
Uzaktan denetim teknikleri, her durumda saha denetiminin sağladığı çıktıları sağlayamaz. Bu sebeple Türk Loydu’nun öncelikli yaklaşımı denetimlerin yerinde gerçekleştirmektir. Ancak, Türk Loydu yerinde denetimin uygulanabilir olmadığına karar verirse, yerinde denetim ile aynı amaca ulaşmak için uzaktan denetim tekniğini kullanabilir.
Uzaktan denetim tekniklerinin uygulanabilme seviyesine, "Olağanüstü Durum Değerlendirme Formu" ile kuruluşların risklerinin özel olarak belirlenmesi sonucu karar verilir. Uzaktan denetim seçeneği her bir durum için ayrı ayrı incelenerek değerlendirilir ve hangi durumlarda uygulanacağı kararı Türk Loydu tarafından verilir.
Uzaktan denetim, ilk belgelendirme aşamalarında tek başına uygulanmaz, sadece denetimin bir parçası olarak kullanılabilir. Periyodik ve tekrar değerlendirme denetimlerinde uzaktan denetim teknikleri uygulanabilir. Uzaktan denetim, toplam denetim süresinin belirli bir kısmını kapsar ve olağanüstü durumun ortadan kalkmasının ardından denetimin geri kalan bölümü (operasyonel) yerinde ziyaret ile tamamlanır.
Uzaktan denetim faaliyeti, Türk Loydu tarafından uygun bulunan bilgi teknolojileri ortamı kullanılarak gerçekleştirilir. Denetimde kullanılacak alt yapıya ilişkin bilgiler uzaktan denetimden önce Türk Loydu tarafından kuruluş ve denetim ekibi ile paylaşılır ve kullanılabilirliği konusunda tarafların teyitleri alınır. Kuruluştan gelen veya alınan dokümanlar Türk Loydu portalında/ dosyada muhafaza edilir. Verilerin güvenliği mevcut Türk Loydu - Kuruluş ve Türk Loydu - Denetçi sözleşmelerinde tanımlanmıştır.
Türk Loydu uzaktan denetim planlaması; normal plana ek olarak en az aşağıdakileri içerir;
- Uzaktan denetim tekniğinin bilgisi,
- Uzaktan denetim yaparken denetçinin yeri,
- Denetimin uzaktan yapılan bölümünün süresi,
- Müşteri ile anlaşılan bilgi güvenliği ana hatları.
Form No: KA04-03/16.12.2015
3.11 Xxxxxxx, İtiraz ve Başvurular
Standartlar kapsamındaki kalite yönetim sistemi belgelendirme faaliyeti ile ilgili olarak TÜRK LOYDU’na ulaşan yazılı itiraz ve şikayetler kayıt edildikten sonra değerlendirmeye alınır. TÜRK LOYDU’na akreditasyon kuruluşuyla ilgili sadece yazılı olarak ulaşan şikayetler işleme konulur.
Elektronik kopyadır. Basılmış hali kontrolsüz kopyadır.
TÜRK LOYDU’na ulaşan şikayet ve itirazların değerlendirilmesi ve sonuçlandırılmasına ilişkin bilgiler Ürün Belgelendirme Şikayet ve İtiraz Rehberi’nde mevcut olup söz konusu doküman TÜRK LOYDU web sayfasında yer almaktadır.
TÜRK LOYDU’na ulaşan tüm şikayet ve itiraz başvuruları son derece gizli olup, hiçbir durumda üçüncü taraflara bilgi verilmez. Gerek görülmesi durumunda yalnızca TÜRK LOYDU’nu akredite eden kurum tarafından görülmesine izin verilir. Yasal gerekçelerle bilgi verilmesi söz konusu olduğunda kuruluş mutlaka haberdar edilir.
II. GENEL KOŞULLAR
1. TÜRK LOYDU’nun Görev ve Sorumlulukları
1.1 TÜRK LOYDU; ürün belgelendirmesi kapsamında ulaşan her tür yazılı ve sözlü bilgiyi “Sözleşme” çerçevesinde gerçekleştirilecek faaliyetlerde kullanılmak üzere gizli muamele eder ve hiçbir koşulda anlaşmada yer almayan üçüncü taraflara göstermez. TÜRK LOYDU çalışanları, ürün belgelendirme faaliyetleri ile ilgili olarak kendilerine ulaşan kuruluşlarla ilgili her tür bilgi ve belgeyi gizli tutar ve yalnızca anlaşmada yer alan amaçlar için kullanır ve hiçbir durumda üçüncü taraflara göstermez. Ancak ürün belgelendirme faaliyetleri ile ilgili olarak TÜRK LOYDU’na ulaşan şikayet, itiraz ve başvuruların çözümlenmesi amacı ile gerektiğinde TÜRK LOYDU’nu akredite eden kuruluşa bildirilir. Bununla beraber kamuoyuna açık tutması gereken bilgilerle ilgili önceden bilgilendirir. Kuruluş tarafından kamuoyunun erişimine açık tutulanlar dışındaki bütün bilgiler gizli muamelesi görür.
1.2 TÜRK LOYDU, Ürün Denetim ve Belgelendirmesi Yapan Kuruluşları İçin Şartlar (TS EN ISO/IEC 17065) ve tarafsızlığının gereği olarak belgelendirme faaliyetlerine esas danışmanlık hizmeti vermez. Yasalar gereği üçüncü taraflara bilgi verilmesi zorunluluk olduğunda veya akreditasyon kurumu vb. başka otoriteler içinde ulaşılabilir hale getirildiğinde, kuruluş bu durumdan haberdar edilir.
1.3 TÜRK LOYDU, ISO 3834 ve/veya EN 15085-2 belgelendirme denetimini ilgili standarda uygun olarak yapma ve denetim bulgularına dayanarak, uygunluk için yeterli delil varsa ürünün belgelendirmesi veya uygunluk için yeterli delil yoksa belgelendirme yapılmamasına karar verme sorumluluğuna sahiptir. TÜRK LOYDU belgelendirme faaliyetlerinde, görevlendirdiği denetçi ve uzmanları ilgili standart ve prosedürlere uygun olarak özenle seçer. Ayrıca garanti edilmedi ise, gerçekleştirdiği faaliyetlerde hizmetin öngörülen düzeyde olmaması durumunda, TÜRK LOYDU’nun mesuliyeti daha sonraki aşamalarda sadece hizmetin yeterli personel ile telafi edilmesi ile sınırlıdır. Bu kapsamda TÜRK LOYDU’nun parasal bir yükümlülüğü mevzubahis değildir. Faaliyetlerin devamında aynı eksiklik söz konusu olduğunda kuruluşun ödemeyi azaltma ya da anlaşmayı fesih etme hakkı doğar. TÜRK LOYDU; ürün belgelendirme faaliyetleri kapsamında zarara neden olabilecek ya da sonuçlanabilecek risklere karşı
-doğrulanması kaydı ile- “Mesleki Sorumluluk Sigortası”na sahip olup, sorumluluğuna ilişkin kapsam ve limitler burada belirtilmektedir. Düzenlenen belgelerin üçüncü taraflarca tanınmaması durumunda TÜRK LOYDU’nun hiçbir sorumluluğu bulunmamaktadır.
1.4 TÜRK LOYDU’nun akreditasyonunun ilgili akreditasyon kuruluşu tarafından askıya alınması, sonlandırılması ve/veya TÜRK LOYDU’nun tek taraflı irade beyanıyla akreditasyonunu sonlandırması durumlarında belgelendirilen üründe oluşabilecek zarar, belgelendirme hizmet bedelini aşmayacak şekilde karşılanır.
2. Belge Sahibinin Görev ve Sorumlulukları
2.1 İlgili Avrupa Birliği Regülasyon, Yönetmelik ve standart/lara göre ürünü/ürünleri imal etmelidir.
Form No: KA04-03/16.12.2015
2.2 Belge Sahibi, TÜRK LOYDU’ndan almış olduğu her tür yazılı ve sözlü bilgi ve talimata uymakla yükümlüdür. Belge sahibi (üretici) imal ettiği ürünün prosesinde sürekliliğinin sağlanması amacı ile bir yönetim temsilcisi atamakla, ayrıca çalışma saatlerinde denetim ekibinin gerekli tüm alanlara girişine olanak sağlamakla ayrıca belge kapsamında yer alan ürüne ilişkin ürün standardına uymakla beraber, mevcut yasal gereksinim ya da özel isteklerin de sağlandığını garanti altına almakla yükümlüdür.
2.3 Belge sahibi, belgelendirme sürecinde TÜRK LOYDU tarafından gerçekleştirilen denetimler esnasında tüm kayıtlara (anlaşma, rapor, vb.), personele ve alanlara erişilebilir olmasını sağlayacaktır.
Elektronik kopyadır. Basılmış hali kontrolsüz kopyadır.
2.4 Belge sahibi (üretici), belgelendirildikten sonra üründe olabilecek değişikliklerden ve kalite yönetim sistemini etkileyecek organizasyonel değişikliklerden TÜRK LOYDU’nu vakit geçirmeden haberdar etmelidir. Söz konusu değişiklikler TÜRK LOYDU tarafından onaylanmadıkça ürünü piyasaya sürmeyecektir.
2.5 Belge sahibi, TÜRK LOYDU tarafından gerçekleştirilen faaliyetlere ilişkin tüm kayıtları (anlaşma, rapor, vb.) belge geçerlilik süresince saklamakla yükümlüdür. İlgili standart isteklerini karşılayan kalite yönetim sistemi dokümanlarında yapılan değişikliklerin kontrollü kopyası TÜRK LOYDU’na ulaştırılmalıdır. Yapılan değişikliklerin ürüne etkisinin değerlendirilmesi amacı ile TÜRK LOYDU gerektiğinde bedeli mukabilinde ilave denetim gerçekleştirir.
2.6 Belge sahibi; TÜRK LOYDU ürün belgelendirme sisteminde (standart prosedürler veya kurallarda) meydana gelebilecek önemli değişiklikleri kendisine bildirilen geçiş süresinde yapmalıdır. Kuruluş ayrıca belgelendirilmiş ürün ile ilgili olan bütün şikayetlerin kaydını tutacak ve bu kayıtları talep edildiğinde TÜRK LOYDU için hazır bulunduracaktır. Kuruluş tarafından bu gibi şikayetler, belgelendirilmiş ürünlerde tespit edilen ve belgelendirme için uygunluğu etkileyen hatalar için uygun önlemler alınarak, alınan önlemler dokümante edilecektir. Bununla beraber kuruluş, ürün belgelendirmede kullanılan standardın şartlarını yerine getirmeyi sürdürme konusunda ürünün imalatını etkileyen diğer hususları da TÜRK LOYDU’na gecikme olmaksızın bildirmekle yükümlüdür. Bunlar; yasal, ticari, organizasyonel yapı veya mülkiyet hakkı; irtibat adresi ve diğer lokasyonlar, belge kapsamı gibi konular olabilir. Kuruluşun bu gelişmeleri bildirmediğinin tespit edilmesi durumunda belge askıya alma süreci başlatılır.
2.7 Denetimin gerçekleştirilmesine yönelik olarak belge sahibi, tüm denetimler için belgelendirme şartlarına uyum sağlamalıdır. Ürün belgelendirme faaliyetleri için uygun düzenlemeleri yapmalı (bütün alanlara, kayıtlara ulaşımın sağlanması vb.) ve denetim ekibi dışında yer alan (akreditasyon denetçileri, vb.) kişiler için uygun tedbirleri almalıdır. Firma herhangi bir prosesi ile ilgili taşeron/alt yüklenici ile çalışmaktaysa Türk Loydu’na bildirmelidir. Türk Loydu’nun bu tesislerde de denetim yapma yetkisi vardır.
2.8 Belge sahibi askıya alınmış veya iptal edilen belgeleri vakit geçirmeden TÜRK LOYDU’na göndermekle yükümlüdür.
2.9 Belge sahibi, belge kapsamında belirtilen üründe ve üretim metodunda değişiklik, adres değişikliği, unvan değişikliği, kritik personelde değişiklik (kaynak koordinasyon personeli) mevcut ise Türk Loydu’nu bilgilendirmelidir. Türk Loydu’nun münferit denetim veya genişletilmiş periyodik denetim yapma hakkı doğar.
2.10 Kuruluş ÜBK-02 Ürün Belgesi İşareti ve Belge Kullanımı Kuralları dokümanında belirtilen kurallara uymakla yükümlüdür.
2.11 Müşteri Şikayeti vb. ile tespit edilen sistemin etkinliğini tehdit eden unsurların tespit edilmesi durumunda TÜRK LOYDU’bu bilgilendirecektir.
2.12 Kuruluş, okunaklı kalması ve hiçbir şekilde değiştirilmemesi kaydıyla belgeyi çoğaltabilir, büyütebilir veya küçültebilir.
2.13 Denetimler sırasında gerekli tüm iş sağlığı ve güvenliği önlemlerini almalıdır.
3. Belge İşareti ve Belgenin Kullanımı
TÜRK LOYDU; belge düzenlediği kuruluşa ürün belge işareti ve akreditasyon kuruluşuna ait akreditasyon işaretinin kullanımına ilişkin kuralların yer aldığı belge işareti ve belgenin kullanımı ile ilgili olarak ÜBK-02 Ürün Belgesi İşareti ve Belge Kullanımı Kuralları’nı iletir. Kuruluş bu dokümanda belirtilen kurallara uymak ve güncelliklerini TÜRK LOYDU web sayfası üzerinden takip etmekle yükümlüdür. Belgelendirme dokümanları (denetim raporu, belge vb.) kuruluş tarafından dağıtılacak veya çoğaltılacak ise raporun tamamını (tüm sayfalarını) dağıtmalı ve çoğaltmalıdır.
Form No: KA04-03/16.12.2015
Periyodik/Yeniden Belgelendirme/Değişiklik/Transfer denetimleri esnasında kuruluşun kurallara uymakta olduğu sorgulanır.
4. Belgenin Yanlış Kullanımı
Belgenin düzenlenmesinden sonra TÜRK LOYDU, belge sahibini belgenin kullanımı konusunda izlemeye alır. Bu kapsamda basın, yayın ve medyada yer alan veriler incelenir, periyodik/yeniden
belgelendirme/ değişiklik izlenir. Ayrıca müşterilerden gelen şikayetler incelenir, Belgenin yanıltıcı bir şekilde kullanıldığı, ve Ürün Belgesi İşareti ve Belge Kullanım Kuralları’na aykırı durum tespit edildiğinde derhal düzeltici faaliyet gerçekleştirilmesi talep edilir. Belirlenen süre zarfında düzeltici faaliyetlerin gerçekleştirilmemesi durumunda TÜRK LOYDU’nca aşağıda sıralanan faaliyetler uygulamaya konulur:
- İlgili akreditasyon kuruluşu ve diğer belgelendirme kuruluşlarına bilgi ve gereği için web sayfası üzerinden duyurulur, Düzenlenmiş olan belgenin iptal edildiği kamuoyuna duyurulur,
- Yasal takibat başlatılması için gerekli girişimlerde bulunulur.
5. Belgenin Askıya Alınması
5.1 Belgenin TL tarafından askıya alınması
Belge aşağıdaki koşulların oluşması durumunda belgelendirme komitesi karar tarihinden itibaren üç ayı aşmamak kaydı ile askıya alınır:
- “Sözleşme”nin iptali gerektirmeyecek ölçüde ihlal edilmesi,
- Denetimler esnasında tespit edilen ve belirlenmiş süre içerisinde giderilmemiş uygunsuzluklar bulunması,
- Denetim kapsamında yer alan ürüne ilişkin standart dışında yer alan gereksinim ya da yasal yaptırımların (örneğin; işçi sağlığı ve iş güvenliği tüzüğü gibi) yerine getirilmediğinin tespiti,
- Kuruluşun haklı gerekçelere dayalı yazılı talepte bulunması,
- ÜBK 02 Ürün Belgesi İşareti ve Belge Kullanımı Kuralları ‘na uymama,
- Ürün belgelendirme kurallarına uyulmaması,
- Firmanın olağan dışı denetimi kabul etmemesi,
- Belge ücretlerinin ödenmemesi,
- Kuruluş organizasyonunda gerçekleştirilmiş önemli değişikliklerin TÜRK LOYDU’na bildirilmemesi,
- Ürün imalatının dokümante edildiği ve denetlendiği şekilde uygulanmaması,
- TÜRK LOYDU tarafından ürün imalatına olumsuz etkileri olacağı kanaati oluşan durumların tespit edilmesi,
- Müşteri şikayeti vb. nedenlerle gerçekleştirilen olağanüstü denetimlerde tespit edilen uygunsuzlukların mevcut olması.
Form No: KA04-03/16.12.2015
Askıya alma sebebine bağlı olarak, aşağıdaki programa uyulacaktır.
Askıya almaya yol açabilecek ihbarın gönderilmesini gerektiren durum | Askıya almadan önceki ihbar süresi |
İmalatçı tarafından askıya almanın istenmesi: | Belgelendirme kuruluşu tarafından belirtilmelidir. |
Belgelendirme kuruluşunun ürünün tehlikeli olduğunu tespit etmesi: | Yok |
ÜBK 02 Ürün Belgesi İşareti ve Belge Kullanımı Kuralları ‘na uymama, Belge ve belge işaretinin yanlış kullanımı: | Yok |
Müşteri sikayeti vb. nedenlerle gerçekleştirilen olağanüstü denetimde tespit edilen uygunsuzlukların mevcut olması: | Yok |
Mevcut bir standardın emniyet dışı bir sebepten ihlal edilmesi: | Azami 60 gün |
Belgelendirme kuruluşuna ücretlerin ödenmemesi: | Azami 30 gün |
Belge verme anlaşmasının diğer hükümlerinin ihlal edilmesi: | Azami 60 gün |
Bir standardın revizyonu ile ilgili olarak yeni şartlara mecburi uygunluk: | Ürün belgelendirme programında belirtildiği şekilde |
Belgenin askıya alındığı kuruluşa yazılı (taahhütlü mektup veya eşdeğer usullerle) olarak bildirilir. Belgenin askıya alınma kararı Ürün Belgelendirme Komitesi’nce alınır. Belgenin askıya alınma süresi sona erinceye kadar, belge ve kopyalarının TL’ye iadesi şarttır.
Belge askıya alınmasında belgenin kapsamının tamamı veya bir bölümü kısmi olarak askıya alınabilir. Belgenin askıya alındığı TÜRK LOYDU web sayfasında ilan edilir. Askıda kalma süresi boyunca belgenin reklam amaçlı olarak kullanıldığının tespit edilmesi durumunda belgenin iptal edilmesi süreci başlar.
Müşteri Belgenin askıya alındığını kendi müşterilerine bildirmelidir. Müşteri planlanan düzeltici faaliyetleri belirlenen süre içerisinde gerçekleştirmelidir. Düzeltici faaliyetin gerçekleştirildiği teyit edildikten sonra takip denetimi gerçekleştirilir.
Belge işareti ve belge kullanımının denetimlerle (periyodik, değişiklik denetimi vb.) izlenmesi görevli inspektör/denetçinin sorumluluğundadır. ÜBK-02 Ürün Belge İşareti ve Belge Kullanım Kuralları’na aykırı durum tespit edilmesi durumunda düzeltici faaliyet talep edilir.
Takip denetim esnasında uygunsuzluklar tespit edilmesi ya da takip denetimin ertelenmesi durumunda, Bölüm Müdürü’nün önerisi ve Ürün Belgelendirme Komitesi’nin kararı ile askıya alma süresini bir kez daha olmak üzere en çok 3 ay daha uzatabilir. Ancak Ürün Belgesi’nin toplam askıda kalma süresi altı ayı geçemez. Askıya alma işleminin kaldırıldığı müşteriye yazılı olarak bildirilir.
5.2 Belgenin müşteri talebi ile askıya alınması
Belgenin askıya alınma talebi müşteriden geldiğinde mutlaka talep gerekçesinin TL’ye yazılı bildirimi gerekir. Karar, Ürün Belgelendirme Komitesi tarafından verilir.
Kuruluş talebi üzerine, makul gerekçeler bulunması kaydı ile ürün belgesi TÜRK LOYDU tarafından 6 ayı aşmamak üzere askıya alınabilir.
6. Belgenin Askıdan İndirilmesi
Madde 5’e göre belgesi askıya alınan kuruluşlar, askıya alma gerekçelerinin ortadan kaldırıldığını yazılı olarak TÜRK LOYDU’na bildirir. Askıya alma gerekçesinin giderildiğinin teyidi amacı ile TÜRK LOYDU tarafından kuruluşta denetim gerçekleştirilir. Askıdan indirilme kapsamında gerçekleştirilen denetimin tipi, içeriği ve süresi, belgeyi askıya alma gerekçesine bağlı olarak belirlenir. Ancak bu süre periyodik denetim süresinden az, belgelendirme denetimi süresinden fazla olamaz. Denetim sonunda uygunluğu doğrulanan kuruluşun dokümanları belgelendirme prosedürüne uygun olarak komiteye sunulur. Karar, Ürün Belgelendirme Komitesi tarafından verilir ve uygun olması durumunda belge askıdan indirilir ve belgenin askıdan indirildiği TL web sayfasında duyurulur. Askıya alınma gerekçeleri ortadan kaldırılmadığı durumda Madde 7 uygulanır.
7. Belgenin İptal Edilmesi ve Sonuçları
Belge aşağıdaki koşulların oluşması durumunda iptal edilir:
- Belge sahibinin madde 5’de belirtilen askıya alma koşullarını kabul etmemesi,
- Belge sahibinin askıya alma gerekçelerini ortadan kaldırmaması,
- Belge kapsamındaki faaliyetlerine devam etmemesi veya kuruluşun kapanması. Belgenin iptal edilmesi işlemi aşağıdaki sıra ile gerçekleştirilir:
- İptal işlemine karar verilmesi durumunda, müşteriye gerekçesi ile birlikte yazı gönderilerek, belgenin iptal edildiği, bu kapsamda Belge ve belge işaretinin kullanılmayacağı bildirilir. Kuruluşun itiraz hakları bulunmaktadır.
- Müşteriye yazı ulaştıktan sonra on iş günü içerisinde, müşterinin itiraz için başvuruda bulunması durumunda iptal işlemi durdurularak, İtirazların Değerlendirilmesi Prosedürü’ne göre işlem yapılır.
Form No: KA04-03/16.12.2015
Belgenin iptal edilmesi durumunda belge sahibinin aşağıda belirtilen yükümlülüklerini yerine getirmesi gereklidir:
- TÜRK LOYDU ürün belge ve belge işaretinin kullanımının durdurulması,
- İptal edilen Belge kapsamındaki her tür haktan vazgeçilmesi,
- Ödenmemiş belge ücretlerinin ödenmesi,
- İptal edilen belge ve kopyalarının TL’ye iadesi.
Belgenin iptalini takiben bir ay içerisinde belge sahibinin ürün belge işaretini her tür yazışma ve tanıtım materyalinden çıkarması gerekmektedir. TL, Belge iptalini web sayfasında ”belge sorgulama” seçeneğinde kamuoyuna ilan eder ve müşteriyi belgeli kuruluşlar listesinden çıkarır. Müşterinin belgenin iptal edilmesi ile ilgili gerekleri yerine getirmemesi durumunda, TL acil önlemler alır ve aşağıdakilerden uygun olanları devreye sokar:
Aksi takdirde TÜRK LOYDU;
- İlgili akreditasyon kuruluşu ile diğer belgelendirme kuruluşlarına web sayfası üzerinden duyurur,
- İlgili firmanın anlaşma kurallarını ihlal ederek illegal olarak kullandığı TL web sayfasında duyurulur. Çeşitli yayın organlarında ilgili kuruluşun belgeyi anlaşma kurallarını ihlal ederek illegal olarak kullandığını duyurur.
- İlgili firmanın belgesini anlaşma kurallarını ihlal ederek illegal olarak kullandığı TL web sayfasında duyurulur.
- Bu yüzden oluşacak maddi ve manevi zararların giderilmesi için yasal yollara başvurur,
- Belgenin kullanımının engellenmesi ve ödenmemiş belge ücretlerinin tahsil edilebilmesi için yasal yollara başvurulur.
Müşteri itiraz başvurusunun olumlu değerlendirilmesi durumunda Ürün Belgesi’nin iptali önerisi tekrar değerlendirilir. Yapılan değerlendirmede Ürün Belgesi’nin iptali yönünde objektif delil ya da deliller bulunması halinde iptal işlemi gerçekleştirilir, bulunmaması durumunda ise iptal işlemine son verilir.
Ayrıca kuruluşun belge kapsamındaki ürün imalatının durdurulması, belge kapsamındaki faaliyetlerine devam etmemesi veya kuruluşun kapanması durumunda kuruluşun belgesi iptal edilir, müşteri belgeli kuruluşlar listesinden çıkarılır ve TL web sitesi aracılığıyla kamuoyuna duyurulur.
Kuruluşun yeniden belgelendirme talebinde bulunmaması durumunda belgenin geçerliliği sona erer, müşteri belgeli kuruluşlar listesinden çıkarılır ve TÜRK LOYDU web sitesi aracılığıyla kamuya duyurulur.
8. Belgelendirmenin Verilmemesi
TL, değerlendirme sürecine ilişkin kayıtların gözden geçirilmesine dayanarak; uygunluğa ilişkin yeterli kanıt var ise belgelendirmenin verilmesi, yok ise belgelendirmenin verilmemesi veya sürdürülmemesine yönelik bir karar verir.
TL; kuruluşun, denetimde tespit edilen bulgulara yönelik gereken aksiyonları almaması durumunda da belgelendirmenin verilmemesi veya sürdürülmemesine yönelik bir karar verir.
Yukarıda tanımlanan koşulların oluşması halinde kuruluşa yazılı olarak (taahhütlü mektup veya eşdeğer usullerle) kararın nedenleri bildirilir.
9. TÜRK LOYDU Ürün Belgelendirme Sisteminde Olabilecek Değişiklikler
TÜRK LOYDU, ürün belgelendirme sisteminde (standart, prosedürler veya kurallarda) meydana gelebilecek önemli değişiklikleri, en kısa zamanda TÜRK LOYDU’ndan ürün belgeli kuruluşlara belirlenecek geçiş süresi sonunda gerekli düzenlemeleri yapmaları için duyurmakla yükümlüdür. Bu amaçla web sayfası, e-posta gibi araçlar kullanılabilir. Programlarda, kurallarda, belge işareti ve belge kullanımında meydana gelen önemli değişiklikler yürürlüğe konmadan önce paydaşların görüşleri alınarak değerlendirildikten sonra TÜRK LOYDU tarafından belgeli müşterilere web sayfası vasıtası ile duyurulur. Kuruluş belgeli olduğu süre boyunca TÜRK LOYDU web sitesinden güncel dokümanları takip etmeli ve gerekliliklere uymalıdır.
Belgelendirme programları TÜRK LOYDU Web Sitesi aracılığı ile kamuya açılmıştır. Rehberlik için web sayfasında ilgili yönetici bilgileri yer alır ve ilgili tarafların belgelendirme programı veya süreç hakkında herhangi bir bilgiye ihtiyaç duyması halinde bu yol ile bilgi edinmesi sağlanır.
Form No: KA04-03/16.12.2015
10. TÜRK LOYDU’ndan Belgeli Kuruluşların İlan Edilmesi
TÜRK LOYDU, belgeli kuruluşların bir listesini tutmakla, gerekli durumlarda revize etmekle ve istek üzerine ilgili kuruluş ve taraflara göndermekle yükümlüdür. Ayrıca Türk Loydu web sayfasında bu kuruluşların sorgulanması imkanı da vardır.
11. Dokümantasyon
TÜRK LOYDU, ISO 3834-2 ve/veya EN 15085-2 belgelendirmesi kapsamında gerçekleştirdiği faaliyetlerle ilgili olarak aşağıda belirtilen kayıtları saklamakla yükümlüdür.
Başvuru formları, hizmet teklifi ve ekleri, denetim programları, kontrol listeleri, kontrol raporları, müşteri şikayetleri, düzeltici faaliyet istek formları, itiraz ve şikayet raporları, komite kararları, belge kopyaları, denetimlerde yer alan denetçi ve uzmanlara yönelik yetkinlik kayıtları.
12. Gizlilik
TÜRK LOYDU, ürün belgelendirmesi kapsamında elde ettiği her tür belge ve bilgiye son derece gizli muamele eder ve TÜRK LOYDU’nu akredite eden kuruluş hariç hiçbir koşulda üçüncü taraflara göstermez. TÜRK LOYDU yasal gerekçeler nedeni ile üçüncü taraflara bilgi vermek durumunda kaldığında veya akreditasyon kurumu vb. diğer otoriteler içinde ulaşılabilir hale getirildiğinde ilgili kuruluşu mutlaka haberdar eder.
Türk Xxxxx adına: Başvuru sahibi adına:
Tarih: ...../...../........... Tarih: ....../...../..............
(Ad Soyad) (Ad Soyad)
Form No: KA04-03/16.12.2015
(İmza) (Unvan) (İmza) (Unvan)