TÜRKİYE ŞİŞE VE CAM FABRİKALARI A.Ş. BİLGİLENDİRME POLİTİKASI
TÜRKİYE ŞİŞE VE CAM FABRİKALARI A.Ş. BİLGİLENDİRME POLİTİKASI
Genel Çerçeve
Türkiye Şişe ve Cam Fabrikaları A.Ş. (Şişecam), başta Sermaye Piyasası Mevzuatı olmak üzere, Türk Ticaret Kanunu ve paylarımızın işlem görmekte olduğu Borsa İstanbul A.Ş. (“BİAŞ”) mevzuatı ile ilgili her türlü finansal bilgi ile diğer açıklama ve bilgilendirmeleri, genel kabul görmüş finansal raporlama standartları ile kurumsal yönetim ilkelerini de gözeterek yerine getirir; Şişecam, bu kapsamda ayrıntılı bir bilgilendirme ve kamuyu aydınlatma politikası yürütür.
Bilgilendirme politikasının temel amacı, ticari sır kapsamı dışındaki gerekli bilgi ve açıklamaların pay sahipleri, yatırımcı lar, çalışanlar, müşteriler ve ilgili diğer taraflara zamanında, doğru, eksiksiz, anlaşılabilir, kolay ve en düşük maliyetle ulaşılabilir olarak, eşit koşullarda iletilmesinin sağlanmasıdır.
Kurumsal yönetim ilkelerinin benimsenerek uygulanması konusunda aktif bir yaklaşım içinde olan Şişecam, kamuyu aydınlatma ve bilgilendirme konusunda da ilgili mevzuat gereklerinin ve uluslararası en iyi uygulamaların hayata geçirilmesine azami gayreti göstermektedir. Şişecam bilgilendirme politikası, yukarıda yer verilen çerçevede hazırlanarak Yönetim Kurulu tarafından onaylanmış ve uygulamaya konulmuştur.
Yetki ve Sorumluluk
Bilgilendirme politikası Yönetim Kurulu tarafından oluşturulmuştur. Şişecam’da kamunun aydınlatılması ve bilgilendirme politikasının izlenmesi, gözetimi ve geliştirilmesi Yönetim Kurulu’nun yetki ve sorumluluğu altındadır.
Bilgilendirme fonksiyonunun koordinasyonu için finansal yönetim ve raporlamadan sorumlu yöneticiler ile yatırımcı ilişkiler birimi görevlendirilmişlerdir. Söz konusu yetkililer Denetimden Sorumlu Komite ve Yönetim Kurulu ile yakın iş birliği içinde bu sorumluluklarını ifa ederler.
Kamuyu Aydınlatmada Yapılan Çalışmalar ile Kullanılan Yöntem ve Araçlar
Sermaye Piyasası Mevzuatı, Türk Ticaret Kanunu ve diğer ilgili mevzuat çerçevesinde kamuyu aydınlatmada yapılan çalışmalar ile kullanılan araç ve yöntemlere aşağıda yer verilmiştir:
− Üçer aylık dönem sonlarında Sermaye Piyasası Kurulu (SPK) tarafından yayınlanan mevzuata uygun olarak konsolide bazda hazırlanan finansal raporlar ve ilgili finansal mali tablolara ilişkin dipnot ve açıklamalar ile yarı yıl ve yılsonlarında gerçekleştirilen bağımsız denetim raporu ve ara dönem Yönetim Kurulu raporu, öngörülen yasal süreler içinde Kamuyu Aydınlatma Platformu’na (KAP) iletilerek Şirketimiz (xxx.xxxxxxx.xxx) adresindeki Kurumsal İnternet Sitesinde de yayınlanır. İlgili mali tablolar Denetimden Sorumlu Komite’nin uygunluk görüşü ile Yönetim Kurulu’nun onayına sunulur ve Yönetim Kurulu’nun yetkilendirdiği şirketimizin finansal raporlamadan sorumlu yöneticileri tarafından doğruluk beyanı ile imzalanır.
Üçer aylık dönemlerde açıklanan faaliyet sonuçlarına ilişkin olarak ayrıca bir basın açıklaması yapılmak suretiyle, ilgili dönemde gerçekleşen faaliyet sonuçları ve önem arz eden diğer konular hakkında kamuoyuna bilgi verilir.
Kamuya açıklanan finansal tablolar, İngilizceye de tercüme edilerek ilgili taraflara aktarılır ve Şişecam internet sitesinde yayınlanır. Yılsonlarına ait finansal tabloların açıklanmasını takiben olağan genel kurul toplantılarının yapıldığı tarihlerde, Yönetim Kurulu Başkanı ve/veya Genel Müdür tarafından düzenlenen basın toplantılarında geçmiş xxxxx xxxxx bir değerlendirmesi yapılarak, basın mensuplarının soruları yanıtlanır.
− SPK mevzuatı kapsamında yapılması gereken özel durum açıklamaları, KAP’a süresi içinde elektronik ortamda iletilir. Özel durum açıklamaları prensip olarak finansal raporlamadan sorumlu olan ve “nitelikli elektronik sertifika” sahibi olan kişiler tarafından imzalanarak ilgili otoritelere sunulmaktadır. Özel durum açıklamalarını yapmakla sorumlu olan kişiler, Şirketi temsil ve ilzama yetkili kişilerden belirlenmektedir. Ayrıca, elektronik ortamda KAP’a gönderilen açıklamalar en geç kamuya açıklama yapıldıktan sonraki iş gününde Şirket Kurumsal İnternet Sitesinde de yayınlanır.
− Ana Sözleşme Değişikliği, Genel Kurul toplantıları, sermaye artırımı gibi durumlarda KAP’ ta, Ticaret Sicili Gazetesi vasıtasıyla gerekli ilan ve duyurular yapılmaktadır. Ayrıca, Türkçe ve İngilizce metinleri şirketimiz internet sitesinde yayınlanır.
− Yıllık faaliyet raporu, her yıl Genel Kurul toplantısından önce, gerekli bilgi ve açıklamaları içerecek şekilde Türkçe olarak hazırlanarak pay sahiplerinin incelemesine sunulmakta ve Şirketimiz Kurumsal İnternet Sitesinde yayımlanmakta, ilgili raporun basılı hali Şişecam Pay Sahipleri ile İlişkiler Birimi’nden temin edilebilmektedir. Ayrıca, yıllık faaliyet raporları genel kurul toplantılarını takiben en kısa sürede İngilizceye de tercüme edilerek ilgililere sunulmakta ve şirketimiz internet sitesinde de yayımlanmaktadır.
− Yazılı ve görsel medya vasıtasıyla gerektiğinde basın açıklamaları yapılmaktadır. Yazılı ve görsel medyaya basın açıklamaları yetkililerce yapılır.
− Gerek duyulduğunda düzenlenen tele-konferanslar ile pay sahipleri ve ilgili diğer taraflara bilgi aktarımı sağlanmaktadır. İlgili tele-konferanslar yatırımcı ilişkiler birimi tarafından koordine edilmektedir.
− Yurt içinde ve yurt dışında düzenlenen yatırımcı toplantıları ve yatırımcı ziyaretleri (road-show) ile pay sahipleri ve ilgili diğer taraflara bilgi aktarımı sağlanmaktadır. Yatırımcı ilişkiler birimi tarafından yürütülen söz konusu toplantı ve ziyaretlere olanaklar ölçüsünde, Genel Müdür, finansal yönetim ve raporlamadan sorumlu yöneticiler ile yatırımcı ilişkiler birimi yöneticileri iştirak etmektedir. Gerekli görülen hallerde bahse konu temas ekipleri daha da genişletilebilmektedir.
− Yatırımcılarla yapılan tanıtım ve bilgilendirme toplantıları ile basın toplantılarında açıklanan sunum ve raporlara, tüm piyasa katılımcılarının eşzamanlı olarak ve eşit seviyede bilgi sahibi olmalarını sağlamak amacıyla, Şirketimiz Kurumsal İnternet Sitesinde yer alan “Yatırımcı İlişkileri” bölümünde de yer verilmektedir.
− E–mail yolu ile pay sahipleri ve şirketimiz hakkında araştırma raporu düzenleyen kuruluşlara, başta finansal tablolar olmak üzere, ilgili bilgiler talep edildiğinde yatırımcı ilişkiler birimi tarafından iletilmektedir.
Yatırımcı İlişkileri Bölümü
SPK mevzuatından kaynaklanan yükümlülüklerin mevzuatla belirlenen kurallar çerçevesinde yerine getirilebilmesi ve faaliyetlerin daha etkin bir şekilde sürdürülebilmesi amacıyla, merkezi bir anlayış benimsemiş ve Topluluğumuzda buna uygun bir yapılanmaya gidilmiştir. Bu bağlamda, Şişecam ve halka açık diğer şirketlerimizin Türk Ticaret Mevzuatı ve Sermaye Piyasası Mevzuatından kaynaklanan tüm yükümlülükleri, öteden beri SPK Kurumsal Yönetim İlkeleri öngörüsü doğrultusunda, Şirketimiz Mali İşler Başkanlığı bünyesinde oluşturulan Yatırımcı İlişkileri Direktörlüğü’nün gözetim, yönlendirme ve koordinasyonu altında yerine getirilmektedir.
Şirket organlarının yanı sıra mevzuat gereği zorunlu olarak oluşturulan “Yatırımcı İlişkileri Bölümü”, başta bilgi alma ve inceleme hakkı olmak üzere pay sahipliği haklarının korunması ve kullanılmasının kolaylaştırılmasında etkin rol oynamaktadır.
Kurumsal web sitemizde Türkçe ve İngilizce formatta yer alan Yatırımcı İlişkileri bölümünde kurumsal yönetim profili kapsamın da şirketimize ilişkin oldukça ayrıntılı bilgi ve veriler yer almaktadır. İlgili internet sitesi yatırımcı ilişkiler birimi tarafından takip edilerek güncel olarak tutulmaktadır. Pay sahipleri ve ilgili diğer taraflarca e-mail, mektup, telefon gibi araçlar ile yöneltilen her türlü sorular en kısa sürede yatırımcı ilişkiler birimi koordinasyonunda cevaplandırılmaktadır.
Bu amaca yönelik olarak, pay sahipleri ile iletişimi sağlamakla görevli birim yetkilileri aşağıdaki şekilde belirlenmiştir.
Adı Soyadı | Görev Unvanı | Telefon Numarası | e-mail adresi |
Xxxxx Xxxxxxxx | Yatırımcı İlişkileri Direktörü | 0850 206 33 74 | |
Xxxxx Xxx Xxxxxxxxxx | Mali Kontrol Direktörü | 0850 206 38 22 |
Yönetim Kurulu üyesi olmayan Xxxxx Xxxxxxxx “Kurumsal Yönetim Komitesi”’nde görev almaktadır. Yatırımcı İlişkileri Bölüm sorumlularının yanı sıra, Mali İşler Başkanlığı’na bağlı olarak görev yapan Mali Kontrol Direktörü Xxxxx Xxx Xxxxxxxxxx gerek görülen ve ihtiyaç duyulan konularda Yatırımcı İlişkileri Bölümü’nde görevlendirilebilmektedir.
Bu kapsamda Yatırımcı İlişkileri Bölümü’nün sorumluluğunda yürütülen başlıca faaliyetler aşağıda özetlenmiştir:
1. Sermaye piyasaları ve yatırımcı ilişkileri faaliyetlerinin belirlenen strateji ve politikalar doğrultusunda yürütülmesi.
2. Sermaye piyasaları ve yatırımcı ilişkileri mevzuatı hakkında bilgi yönetimi faaliyetlerinin yürütülmesi.
3. Şirket değerleme modelinin tasarlanması, değer artırıcı inisiyatiflerin geliştirilmesi.
4. Grup hisse senedi performansının takip edilmesi, alım ve satım fırsatlarının tespit edilmesi.
5. Sektör ve rakip firma araştırmalarının yapılmasının sağlanması ve üst yönetime araştırma ve analiz sonuçları hakkında bilgilendirme yapılması.
6. Analist anketlerinin yapılması ve yatırımcı/analist beklentilerinin yönetilmesi.
7. Roadshow, hisse/bono konferansları gibi etkinliklerde Şişecam Grubunun temsil edilmesi.
8. Yatırımcı ve analist toplantılarına katılım sağlanması, sunum yapılması ve yatırımcı ve analist sorularının mevzuat ve Şişecam Grubu stratejilerine uygun şekilde yanıtlanmasının sağlanması.
9. Borsa İstanbul (BIST) ve Sermaye Piyasaları Kurulu (SPK) ile iletişimin Şişecam Grup adına yönetilmesi.
10. Finansal Analiz ve Mali Kontrol Direktörlüğü ve Kurumsal İletişim Direktörlüğü ile koordineli olarak özel durum açıklamaları, yıllık ve ara raporlar gibi Kamuyu Aydınlatma Platformu (KAP) bildirimlerinin hazırlanması.
11. Şişecam Grup internet sitesinde yer alan “yatırımcı ilişkileri” bölümünün yönetilmesi.
12. Hazine ve Finansman Direktörlüğü ile koordine olarak derecelendirme kuruluşları ile ilişkilerin yönetilmesi.
13. Şişecam Grubun sermaye piyasaları ve yatırımcı ilişkileri ile ilgili eğitim ihtiyaçlarının tespit edilmesi.
14. Şişecam Grubun hisse senedi halka arz, blok satış ve doğrudan satış faaliyetlerine destek verilmesi.
15. Ara dönem ve yıllık faaliyet raporları hazırlama sürecine katkı sağlanması.
16. Yatırımcıların görüşlerinin, beklentilerinin ve Şişecam Gruba ilişkin bakış açılarının üst yönetime geri bildiriminin sağlanması.
17. Mali İşler Başkanlığı ile ilgili olarak Grup dışından gelen şikâyet ve önerilerin değerlendirilmesi ve izlenmesinin sağlanmas ı.
Özel Durumların Kamuya Açıklanmasına Kadar, Söz Konusu Bilgilerin Gizliliğinin Sağlanmasına Yönelik Olarak Alınan Tedbirler
Özel durumların kamuya açıklanmasına kadar gizliliğin sağlanmasına yönelik olarak, içsel bilgiye erişimi bulunan Şişecam çalışanları, ilgili mevzuattan kaynaklanan sorumlulukları ve hangi bilgilerin hangi şartlarda ve kimler tarafından kamuya açıklanacağı konularında kapsamlı olarak bilgilendirilir. Şişecam’a belirli hizmet sağlaması sebebiyle içsel bilgilere erişimi olabilecek kişi ve kurumlarla yapılan anlaşmalarda, gerektiğinde gizlilik maddesine yer verilir. Ayrıca, faaliyet sonuçları ile ilgili yetkisiz açıklamaları önlemek amacıyla takvim yılının belirli dönemlerinde kamuya açıklanmamış faaliyet sonuçları ve diğer konular hakkında sermaye piyasası katılımcıları ile bilgi paylaşımı yapılmaz. Bu dönem “sessiz dönem” olarak kabul edilir. Sessiz Dönem boyunca şirket yetkilileri, şirket adına kamuya açıklanmış bilgiler hariç, şirketin finansal durumu hakkında görüş bildirmez. Analist ve yatırımcılar gibi sermaye piyasası katılımcılarının finansal durumla ilgili soruları cevaplanmaz. Sessiz Dönemde şirket hakkında kamuya açıklama yapmaya yetkili kişilerin, içsel bilgilerin gizliliğine uyarak konferans, panel ve benzeri etkinliklere katılıp konuşma yapmalarında, yazılı ve görsel medyaya mülakat vermelerinde, yatırımcı ilişkiler birimi yetkililerin içsel bilgilerin gizliği kurallarına riayet etmek suretiyle yatırımcı toplantılarına katılmalarında bir kısıt yoktur. Sessiz Dönem altı aylık ara ve yıllık hesap döneminin bittiği ayı takip eden ilk günden başlar ve mali tabloların kamuya açıklandığı güne kadar devam eder.
Basın-Yayın Organlarında Yer Xxxx Xxxxx ve Söylentiler
Şişecam ve bağlı kuruluşları hakkında basın-yayın organlarında veya internet sitelerinde yer xxxx xxxxx ve söylentilerin takip ve izlenmesi, profesyonel bir medya takip ajansı aracılığıyla yapılmaktadır. Bu çerçevede, özel durumların kamuya açıklanmasına ilişkin mevzuat kapsamında açıklanma yapılması gereksinimi ortaya çıkması halinde, ilgili birimlerden gerekli bilgiler derlenmek suretiyle konuya ilişkin olarak açıklama yapılır.
Basın-yayın organlarında çıkan ancak ilgili mevzuat uyarınca özel durum açıklaması yapılması yükümlülüğü doğurmayan haber ve söylentilere ilişkin açıklama yapılırken, haberin niteliği, basın-yayın organının ulaştığı kitlenin genişliği, haberin şirketin itibarını etkileyip etkilemediği gibi hususlar dikkate alınarak açıklamanın yöntemi ve içeriği belirlenir. Bu tür haber ve söylentilerle ilgili olarak açıklama yapıldığı durumlarda, açıklama içeriğinin kamuya açıklanması gereksinimini doğuran bir unsur içermesi halinde, konuya ilişkin olarak ilgili mevzuat hükümleri doğrultusunda özel durum açıklaması da yapılır.
Şişecam, yatırımcıların yatırım kararlarını veya sermaye piyasası araçlarının değerini etkileyebilecek öneme sahip, basın-yayın organları veya kamuoyunda çıkan ve şirketi temsile yetkili kişiler kaynaklı olmayan ve daha önce özel durum açıklaması, izahname, sirküler, SPK’nca onaylanan duyuru metinleri, finansal raporlar ve diğer kamuyu aydınlatma vasıtasıyla kamuya duyurulmuş bilgilerden farklı içerikteki haber veya söylentilerin varlığı halinde, bunların doğru ve yeterli olup olmadığı konusunda açıklama yapar. Ancak, kamuya açıklanmış bilgilere dayanılarak Şirket hakkında yapılan yorum, analiz, değerlendirme ve tahminler hakkında görüş bildirmez.
İdari Sorumluluğu Bulunan Kişilerin Belirlenmesinde Kullanılan Kriterler
İdari sorumluluğu bulunan kişiler belirlenirken, kişilerin Şirket organizasyonu içerisindeki görevleri ve bu kişilerce erişilen bilginin içeriği kıstas olarak alınmaktadır.
Bu kapsamda, Şişecam’ın bütününe yönelik ve sadece mevcut durum ile ilgili değil, gelecek planları ile ilgili de detay bilgiye sahip olan, Yönetim ve Denetim Kurulu Üyeleri, Genel Müdür, Başkanlar, Kurumsal Yönetim ve Uyum Koordinatörü, Baş Hukuk Müşaviri, Başkan Yardımcılarının yanı sıra, Şişecam’ın bütününe ilişkin bilgiye erişimi bulunan ve finansal raporlar, stratejik hedefler ve benzeri unsurları makro düzeyde etkileyebilecek idari kararlar verme yetkisinde olan Şişecam mali ve finans bölüm yöneticileri, idari sorumluluğu bulunan ve içsel bilgilere düzenli erişen kişiler olarak belirlenmiştir. Buna göre, sermaye piyasası aracının değerini ve yatırımcıların yatırım kararlarını etkileyebilecek düzeyde bilgiye sahip olmayan, diğer bir ifadeyle, sadece Şirket’in bir bölümü hakkında bilgiye sahip olan ve bütününe ilişkin bilgileri kısıtlı olan yönetici ve diğer personel idari sorumluluğu bulunan ve içsel bilgilere ulaşan kişi kapsamında değerlendirilmez.
Yapılan Diğer Bildirimler
Yukarıda belirtilenler dışındaki bildirimler (izahname, sirküler vb.) Şirket imza sirkülerinde belirlenen yetkiler dahilinde imzalanarak kamuya açıklanır. Ayrıca Şirketimiz internet sitesinde de yayınlanır.
Şişecam Kurumsal İnternet Sitesi (xxx.xxxxxxx.xxx)
Şirket, pay sahipleri ile olan ilişkilerini daha etkin ve hızlı şekilde sürdürebilmek, hissedarlarla sürekli iletişim içinde olmak amacıyla, SPK Kurumsal Yönetim İlkeleri’nin öngördüğü şekilde Şirket’in Kurumsal İnternet Sitesi aktif olarak kullanmaktadır. Bu sitede yer alan bilgiler yatırımcı ilişkiler birimi sorumluluğunda sürekli olarak güncellenir. Şirket Kurumsal İnternet Sitesi’nde yer alan bilgiler, ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde yapılmış olan açıklamalar ile aynı içerikte olmakta, çelişkili veya eksik bilgi içermemektedir.
Şirket Kurumsal İnternet Sitesi’nde; mevzuat uyarınca açıklanması zorunlu bilgilerin yanı sıra; ticaret sicili bilgileri, son durum itibarıyla ortaklık ve yönetim yapısı, imtiyazlı hisse senedi bulunmadığı, değişikliklerin yayınlandığı ticaret sicili gazetelerinin tarih ve sayısı ile birlikte Şirket Esas Mukavelesinin son hali, özel durum açıklamaları, finansal raporlar, faaliyet raporları, izahnameler ve halka arz sirkülerleri, Genel Kurul toplantılarının gündemleri, katılanlar cetvelleri ve toplantı tutanakları, vekâleten oy kullanma formu, Kar Dağıtım Politikası, Bilgilendirme Politikası, Şirket Etik Kuralları ve sıkça sorulan sorulara verilen cevaplara yer verilir. Bu kapsamda, en az son 5 yıllık bilgilere Şirket Kurumsal İnternet Sitesinde yer verilmektedir. İnternet sitesinde yer alan bilgiler, uluslararası yatırımcıların da yararlanması açısından ayrıca İngilizce, Boşnakça, Bulgarca, Almanca, Macarca, İtalyanca, Romence, Rusça ve Slovakça olarak hazırlanmaktadır.