Contract

1. AMAÇ VE KAPSAM

Bu prosedür, T.C. Burdur Xxxxxx Xxxx Ersoy Üniversitesi Tarım ve Hayvancılıkta Standardizasyon ve Belgelendirme Uygulama ve Araştırma Merkezinde kurulmuş olan Yönetim Sistemi kapsamında, müşterilerine sunduğu belgelendirme hizmeti için gelen taleplerin alınması, sözleşmenin oluşturulması ve gözden geçirilmesi için uygulamaların tanımlanması amacıyla oluşturulmuştur.

2. TANIMLAR VE KISALTMALAR

Müşteri: Yetkilendirilmiş Belgelendirme Kuruluşu hizmetini almak isteyen tüzel kişilik.

Yetkilendirme: Belgelendirme kuruluşunun tarafımıza belgelendirme faaliyetleri için başvuru yapmasını müteakip onaylanması.

Sözleşme: Yetkilendirme hizmetinin kapsamının anlatıldığı yazılı anlaşma.

3. UYGULAMA

3.1. Müşteri Taleplerinin Alınması

3.1.1. Merkezimiz tarafından verilen yetkilendirme hizmeti ile ilgili bilgi internet sitemizde yer almaktadır. Yetkilendirme için talepte bulunacak müşterilerimize telefon, e-posta ve yazılı olarak bilgi verilir. Müşteri yetkilendirme talep etmesi doğrultusunda Belgelendirme Başvuru Formu (FRM.006)’nu ve Kontrol Formu (FRM.020)’nu doldurması ve formda istenilen tüm belgelerin merkezimize ulaştırılması sağlanır. Kuruluş Sözleşmesi (FRM.007)’ni de imzalayarak göndermesi bildirilir. Başvuru Formunda gerekli bilgilerin ve dokümanların eksiksiz doldurulduğu dosya sorumlusu tarafından kontrol edilir. Bilgilerde veya dokümanlarda eksik bulunması durumunda müşteri ile iletişime geçilerek tamamlanması sağlanır.

3.1.2. Başvuru formu dosya sorumlusu ve merkez müdürü tarafından incelenir ve talep uygun ise merkez müdürü tarafından talep onaylanır ve talepte bulunan kişi ile iletişime geçirilir. Firmaya dosya numarası verilir. Dosya numarası/müşteri numarası kuruluşa özgüdür ve onay süreci devam ettiği sürece değişmez. Dosya numarası ile Burdur Xxxxxx Xxxx Xxxxx Üniversitesinin kısaltması ile başlar ve numara verilir (Ör: MAKÜ-0001-PG.001). Hangi programdan başvuru yapıyorsa sonunda program kodu bulunmaktadır.

3.1.3. Onaylanmış Kuruluş Sözleşmesini imzalamış olan müşterimiz sözleşmede iletilen bütün şartları kabul ettiğini beyan etmiş olur.

3.1.4. Tek tüzel kişiliğe sahip olan farklı adreslerde bulunan firmalarla tek Başvuru Formu imzalanır ve şube adresleri başvuru formunda beyanda bulunulur. Farklı adresler için Kuruluş Sözleşmesi adrese bağlı olarak ayrı ayrı imzalanır. Onay yazısı iki adres için ayrı ayrı düzenlenir ve şube olarak tanımlanır.

3.1.5. Firma ile karşılıklı sözleşme imzalayıp tarafımızdan onaylanan firma Türk Akreditasyon Kurumu (TURKAK)’na başvuruda bulunmalıdır. Akreditasyon belgesi alana kadar sertifika düzenleyemez.

3.1.6. Karşılıklı imzalanan sözleşmenin bir (1) yıl geçerlilik süresi bulunmaktadır. Geçerlilik süresi sonunda başvuru işlemleri ve tarafımızdan kuruluşun değerlendirilmesi tekrar yeni başvuru gibi ele alınır.

3.2. Başvurunun Gözden Geçirilmesi

3.2.1. Merkezimizde büyükbaş süt sığırcılığı çiftlik belgelendirme programı kapsamımız mevcuttur. Merkezimiz tarafından hazırlanmış olan süt sığırcılığı standardizasyonuna bağlı olarak tarafımızdan yetkilendirilmiş olan kuruluş süt sığırcılığı çiftliklerini bronz, gümüş ve altın derecelendirerek sertifikalandırabilmektedir.

3.2.2. Müşteriler tarafından başvuruda bulunulması esnasında başvuru formunda hangi tür hayvan çiftliği olduğu belirtilir. Kapsamımız doğrultusunda başvuru formu merkez müdürü tarafından gözden geçirilir. Tarafımıza farklı tür hayvan çiftliği belgelendirmesi yetkilendirilmesi yapmak için talepte bulunulması durumunda talep öneri olarak değerlendirilir ve Şikâyet ve İtiraz Prosedürü (PRS.09)’ne göre kayıt altına alınarak yönetimi gözden geçirme toplantısında görüşülür. Müşteriye belgelendirme kapsamımız hakkın da bilgi verilir ve başvuru talebi ret edilir. Talebin tarafımızca kapsama alınması durumunda bilgi verileceği iletilir.

3.2.3. Kapsama dâhil etmemiz aşamasında yeterli bilirkişi kadromuzun olması ve iletilen öneriye olan arz-talep yoğunluğu göz önüne alınır. Süt sığırcılığı kapsamı dışında tarafımızdan diğer kapsamlarda (iyi sürü, keçi vb.) programın genişletilmesi durumunda müşterilere bilgi e-posta veya yazılı olarak iletilir. Yetkilendirilmiş kuruluş tarafından değişiklik başvurusu olması durumunda yeni bir başvuru süreci olarak değerlendirilir. Başvuru değerlendirme sonrasında yeni kapsamda belge düzenlenerek yeni kapsamda belgelendirme sürecine başlaya bilinir.

3.3. Sözleşme İptali

3.3.1. Kuruluş tarafından sözleşme iptali talep edilmesi durumunda karşılıklı fesih gerçekleşebilir. Kuruluş ile yapılan sözleşmenin iptalinin olması durumunda kuruluşun sertifika vermiş olduğu firmaların sertifika geçerlik süresince sertifikasının geçerliliği devam eder fakat tekrar sertifika geçerlilik süresi uzatılamaz ve yeni bir firma ile program kapsamında yeni sözleşme yapılamaz.

3.3.2. Başvuruda bulunan firmanın sözleşmede belirtilen şartlara aykırı davranması, marka ve logoyu kötüye kullanması veya izin verildiği şekilde kullanmaması, üniversitemiz adına veya itibarına herhangi bir şekilde zarar vermesi durumunda sözleşme yazılı bildirimde bulunarak tarafımızdan fesih edile bilinir.

3.3.3. Sözleşmenin iptal olması durumunda firmanın tüm hakları feshedilir, süt sığırcılığı programı kapsamında belgelendirme faaliyetlerinde bulunamaz, marka ve logo kullanamaz. Sertifika vermiş olduğu firmaların sertifika geçerlik süresince sertifikasının geçerliliği devam eder fakat tekrar sertifika geçerlilik süresi uzatılamaz. Tarafımızca tespit edilmiş olan uygun olmayan durum ile ilgili belgelendirme firması düzeltici faaliyetlerini tamamlayıp başvuru sürecini Yetkinin Askıya Alınması ve Geri Çekilmesi Prosedürü (PRS.10)’nde belirtildiği şartlarda tekrar başlatabilir.

3.4. Müşteri ile karşılıklı imzalanan sözleşme belgesi ve diğer kayıtlar Kayıtların Kontrolü Prosedürü (PRS.02)’ne göre muhafaza edilir. Sözleşmede meydana gelen değişiklikler revizyon numarası verilerek iptal edilen eski revizyonu ile birlikte müşteriye ait dosyada muhafaza edilir. Revizyon nedenleri belgenin üzerinde belirtilir ve müşterinin imzasının alınması dosya sorumlusu tarafından sağlanır.

4. İLGİLİ DOKÜMANLAR/REFERANSLAR

Belgelendirme Başvuru Formu (FRM.006) Kuruluş Sözleşmesi (FRM.007)

Şikâyet ve İtiraz Prosedürü (PRS.09) Kayıtların Kontrolü Prosedürü (PRS.02) Kontrol Formu (FRM.020)

Yetkinin Askıya Alınması ve Geri Çekilmesi Prosedürü (PRS.10)

5. REVİZYON TARİHÇESİ

Revizyon No	Revizyon Tarihi	Revizyon Mahiyeti
01	18.03.2021	Dokümanda belgelendirme faaliyetleri ile ilgili tanımlamalar kaldırılmış ve program sahibi olarak başvuruda bulunan belgelendirme faaliyetleri ile ilgili sözleşme süreci tanımlanmıştır.