BİRİNCİ BÖLÜM
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1- (1) -Bu yönergenin amacı, İzmir Tınaztepe Üniversitesi ön lisans, lisans ve lisansüstü programlara kayıtlı öğrencilerin ders dışı zamanlarını değerlendirmek ve onların sosyal gereksinimlerini karşılamak üzere oluşturacakları eğitim, sağlık, spor, sosyal, sanatsal, bilimsel ve kültürel amaçlı öğrenci topluluklarının kuruluş ve işleyişine ilişkin usul ve esasları belirlemektir.
Kapsam
MADDE 2- (1)- Bu yönergede belirtilen hükümler, İzmir Tınaztepe Üniversitesine kayıtlı ön lisans, lisans ve lisansüstü öğrencilerin kuracakları veya üye olacakları bütün öğrenci topluluklarını kapsar.
Tanımlar
MADDE 3- (1) Bu yönergede yer alan:
a) Üniversite: İzmir Tınaztepe Üniversitesini,
b) Rektör: İzmir Tınaztepe Üniversitesi Rektörünü,
c) Senato: İzmir Tınaztepe Üniversitesi Senatosunu,
ç) Mütevelli Heyet: İzmir Tınaztepe Üniversitesi Mütevelli Heyetini, d) (Mülga: SK-12/10/2021-15/02)
e) (Değişik: SK-12/10/2021-15/02) Sağlık, Kültür ve Spor Birimi: Toplulukların
çalışmalarında rehberlik yapmak, üst yönetimle ilişkilerinin koordinasyonunda yardımcı olmak ve etkinliklerinin devamlılığını sağlayan birimi,
f) Topluluklar: İzmir Tınaztepe Üniversitesi öğrencilerinin madde 1'de belirtilen amaca uygun olarak kurduğu öğrenci topluluklarını,
g) Akademik Danışman: Toplulukların etkinlikleri gerçekleştirilmesi esnasında bilgi, ilgi ve deneyimleriyle kulübe katkıda bulunarak gönüllü çalışan Akademik personeli,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Topluluklar Kuruluş, Etkinlikler Topluluklar eşgüdüm kurulu
MADDE 4-(1) (Mülga: SK-12/10/2021-15/02)
Kuruluş
MADDE 5-(1) (Değişik: SK-12/10/2021-15/02) Bir öğrenci topluluğunun kurulabilmesi için en az 20 öğrencinin kurucu üye olarak Rektörlüğe resmi dilekçe ile başvurmaları gerekir. Topluluk kurmak isteyen öğrenciler yönetim ve çalışma esasları ile o yıla ilişkin etkinlik plânını hazırlayarak sunarlar. Bu başvurular Sağlık, Kültür ve Spor Birimi tarafından onaylanır. Kuruluşun onaylanması ve belirlenen evrakların tamamlanması halinde, kulüp faaliyetlerine başlanır.
(2) Her öğrenci topluluğuna, İzmir Tınaztepe Üniversitesi akademik personelinden birinin danışman olması önerilir. Danışmanların Rektörlüğe kuruluş başvurusu sırasında bildirilmesi gerekir.
(3) Benzer uğraş alanları ve amaçları olan kulüpler kurulamaz.
(4) (Değişik: SK-12/10/2021-15/02) Topluluk kurulumu başvurularında, benzer uğraş alanlarında faaliyet gösteren ve benzer amaçları olan toplulukların açılması durumu, Sağlık, Kültür ve Spor Birimi tarafından değerlendirilir.
(5) Topluluk başvuruları her akademik yılın başlangıç tarihinden itibaren sekiz hafta içerisinde tamamlanır. Bu tarihten sonra yapılan başvurular bir sonraki akademik yıl için değerlendirilir.
(6) (Değişik: SK-12/10/2021-15/02) Herhangi bir sebeple kapatılan/faaliyetleri durdurulan kulüp, 2 Akademik Yıl süresince tekrar kurulamaz.
(7) Faaliyeti durdurulan yönetici tekrar herhangi bir topluluk yönetiminde görev alamaz.
(8) Bir akademik yıl süresince aşağıdaki şartları yerine getirmiş olan topluluklar takip eden Akademik yılda varlıklarını devam ettirirler;
a) Kuruluş amaç ve hedeflerine uygun en az 2 etkinlik düzenlemiş olmak.
b) En az 3 Yönetim Kurulu toplantısı yapmış olmak.
c) Üye sayısı en az 20 olmak.
(9) Özel amaçlı topluluklar (spor vb.) ilgili uzman ve birimlerden görüş ve onay alındıktan sonra kurulurlar.
Topluluk etkinlikleri
MADDE 6- (1) Topluluklar amaç ve faaliyetlerini saptarken aşağıdaki ölçütleri göz önünde bulundurmak zorundadır.
a) Topluluklar öğrencilerin ders dışı sosyal, kültürel, entelektüel ve spor faaliyetlerine katılarak ilgi, bilgi ve yeteneklerinin geliştirilmesini ve bu yolla akademik ortama katkıyı amaçlar.
b) Topluluklar üniversitenin ilkelerine, ortamına ve disiplinine uygun olmayan faaliyetlerde bulunamazlar.
c) Topluluklar özelliklerine göre üyelerinde belli bir yeteneği öngörebilirler ancak yeteneği olmasa da konuya ilgi duyan öğrencilerin katılabilecekleri etkinlikler de düzenleyerek bu üyeleri de çalışma programlarına dahil ederler.
ç) Toplulukların kendi çalışma kapsamına giren faaliyetlerde bulunması esastır. Bunun dışında topluluklar arasında anlaşma sağlanarak ortak faaliyetler yürütülebilir. Ancak, Sosyal Sorumluluk Projeleri niteliğindeki faaliyetleri tüm topluluklar gerçekleştirebilir.
d) Topluluklar üniversite içinde ya da dışında gerçekleştirmek istedikleri her türlü faaliyeti yer, zaman ve ihtiyaç taleplerini de belirterek, yazılı olarak Rektörlük makamına bildirmek ve onay almak zorundadırlar. Faaliyetleri gereği üyelerinin katılacağı yarışma, konferans, kongre, vs. gibi toplantıları Topluluk Yönetim Kurulu gün, yer ve katılması istenen üye listesiyle birlikte en az 10 gün önce Sağlık, Kültür ve Spor Birimine sunulur.
Üyelik ve üyelikten ayrılma
MADDE 7-(1) Topluluklar üyelikle ilgili maddeleri saptarken aşağıdaki ilkelere uymak zorundadırlar;
a) İzmir Tınaztepe Üniversitesi'nin tüm öğrencileri topluluk üyesi olabilirler. Her toplulukta her sınıftan üye alınması önerilir.
b) Topluluklar yönetim kurulunun kararı ve Rektörlük makamının onayı ile üyelerinden etkinlik ve ihtiyaçların karşılanmasında kullanılmak üzere aidat talep edebilirler. Xxxxxxxx, öğrencilerden makbuz karşılığında alınarak Mali İşler Birimi kasasına yatırılmak şartı ile toplanır. Kulüpler bu aidatları daha sonra etkinlikleri ve ihtiyaçları doğrultusunda kullanabilirler.
c) Her yarıyıl başında Yönetim Kurullarının teklif ettiği üyelik başvuruları Genel Kurul'un 2/3 çoğunluğunun onayıyla gerçekleşir.
ç) Topluluk Yönetim Kurulları üye seçimi kriterlerinde değişiklik yapmak isterlerse değişiklik önerilerini her yarıyıl başında Genel Kurullarının onayına sunar ve tüm üyelerin 2/3 çoğunluğunun kararıyla bu kriterleri saptamış olurlar.
d) İzmir Tınaztepe Üniversitesi öğretim elemanları, mezunları ve personeli, Genel Kurul'un salt çoğunluğunun onayıyla kulübe fahri üye olabilir ve çalışmalara katılabilirler. Ancak seçme ve seçilme hakları yoktur.
e) İzmir Tınaztepe Üniversitesi camiası dışında kalan kişiler topluluklara üye olamazlar. Ancak Üniversite dışından gelen çalıştırıcı, eğitmen gibi görevli kişiler Rektörlük makamının onayıyla çalışmalara katılabilirler.
f) Yükseköğretim Kurulu Öğrenci Disiplin Yönetmeliği uyarınca “Uzaklaştırma” cezası almış olan öğrenciler Topluluklarda o akademik yıl aktif görev alamazlar.
g) Üyelikten çıkarma Topluluk Yönetim Kurulunun teklifi ve Genel Kurulun 2/3 çoğunluğunun onayı ile olur.
ğ) Kulüp üyeliği, üyenin yazılı isteğini Yönetim Kurulu’na iletmesi ile son bulur.
h) Toplulukların amaçlarına aykırı davrananlar, kişisel çıkarlarına göre kullanmak ve yönetmek isteyen üyeler ile öğrencilik sıfatının gerektirdiği itibar ve güven duygusunu sarsacak nitelikte davranışlarda bulunanlar Topluluk Genel Kurulu kararı ile üyelikten çıkarılır.
Organlar ve seçim
MADDE 8- (1) (Değişik: SK-12/10/2021-15/02) Topluluklar organlarını kendileri belirler. Her toplulukta kurulların oluşturulması ve bu kurulların görevlerini yerine getirmeleri esastır.
(2) Genel Kurul:
a) Topluluk Genel Kurulu o topluluğun üyelerinden oluşur.
b) Yönetim ve Xxxxxxx Xxxxxxxxx yedekleriyle birlikte her akademik yıl başlangıcında, o akademik xxxxx Xxxxx Kurulunca seçilir.
c) Her Topluluk Genel Kurul üyelerinin 2/3 çoğunluğuyla "Çalışma Esasları"ndan değişiklik yapmaya karar verebilir. Bu değişiklikler topluluğun önerisi ve Rektörlüğün onayıyla gerçekleşir.
ç) Genel Kurul İzmir Tınaztepe Üniversitesi'nde tam zamanlı olarak görev yapan bir öğretim elemanını danışman olarak önerir ve Rektörlüğün onayı ile danışman göreve başlar.
d) Genel Kurul, Yönetim Kurulu'nun belirlediği tarihlerde, her öğretim yılında, en az bir kez Topluluk danışmanının da katılımıyla toplanır. Toplantıda alınan kararlar, Topluluk karar defterine yazılarak yönetim kurulunca imzalanır.
e) Genel Kurul'un karar alabilmesi için üyelerinin salt çoğunluğunun toplantıda hazır bulunması gerekmektedir.
f) Her Topluluk, Genel Kurulu'nun diğer görev ve karar yöntemlerini, hazırlayacağı "Çalışma Esasları"nı belirtir ve Rektörlük makamının onayına sunar.
(3) Yönetim Kurulu:
a) Yönetim Kurulları her akademik yıl başlangıcında, Genel Kurul tarafından seçilen bir başkan ve yardımcısı, 1 Genel Sekreter, bir yazman, bir sayman ve 2 üye ile birlikte toplam 7 kişiden oluşur. Yönetim Kurulu üye sayısı, genel kurul kararı ile artırılabilir.
b) Yönetim Kurulları, çalışmalarının en iyi şekilde yürütülmesinden, "Çalışma Esasları"nın uygulanmasından, toplulukların mali gelir ve giderlerinin hesabından, demirbaş eşyalarının korunmasından, Topluluk üyelerine ve Rektörlük makamına karşı sorumludurlar.
c) Yönetim Kurulları toplulukların faaliyetleri için gerekli çalışma gruplarını oluşturur. ç) Yönetim Kurulları, toplulukların Üniversite içinde ve dışındaki faaliyetlerini, dış
haberleşmelerini Rektörlük makamına bildirmek ve onayını almak zorundadırlar.
d) Yönetim Kurulları 7. maddede açıklanan Topluluk evraklarını, çalışma esaslarını ve faaliyet raporlarını, faaliyet programı gibi evraklarını, Rektörlük makamının belirlediği
tarihlerde ve gerekli durumlarda, Malî İşler Xxxxxx’xxx görevlendireceği bir elemanın denetimine sunmakla yükümlüdür.
e) Topluluk danışmanı, Yönetim Kurulu'nun tabii üyesidir, ancak oy kullanamaz.
f) Yönetim Kurulu; Genel Kurul üyelerinin 2/3 çoğunluğunun oylarıyla görevden alınabilir.
g) Yönetim Kurulu'nun diğer görevlerini ve karar yöntemlerini her Topluluk hazırlayacağı "Çalışma Esasları"nda belirtir ve Rektörlük makamının onayına sunar.
ğ) Yönetim Kurulu’nda ya da başka bir kulüpte görev alan bir üye diğer öğrenci toplulukları yönetiminde görev alabilir.
(4) Denetim Kurulu:
a) Denetim Kurulu; Yönetim Kurulu üyesi olmayan Genel Kurul tarafından seçilmiş iki asil, bir yedek üyeden oluşur.
b) Denetim Kurulu'nun görevi, Topluluk evraklarını, muhasebe defterlerini ve demirbaş eşya durumunu incelemektir. Masrafların Yönetim Kurulu'nun kararına dayanıp dayanmadığını ve satın alınan demirbaş eşyanın Rektörlük makamına bildirerek kayda geçirilip geçilmediğini kontrol eder. Gerektiğinde Yönetim Kurulu'nu uyarır ve Rektörlük makamına rapor verir.
Evraklar
MADDE 9- (1) Aşağıdaki evrakların her Topluluk bünyesinde bulunması ve gerektiğinde Rektörlük makamı ile Mali İşler Birimi'ne gösterilmesi zorunludur.
(2) Her Akademik yıl içerisinde, belirlenen bir tarih aralığında, Rektörlük makamı ve Malî İşler Xxxxxx tarafından Topluluk defter ve belgelerine yönelik denetleme yapılmaktadır. Denetleme sonrasında 1 ay içerisinde defter ve belgelerini teslim etmeyen ve güncellemeyen toplulukların faaliyetleri durdurulur.
a) Güncel Topluluk Yönetim ve Denetim Kurulu Listeleri; her akademik yıl başlangıcında güncel Topluluk başkanı ve yönetim kurulu listelerinin ilk 2 ay içerisinde Rektörlük makamına teslim edilmesi gerekmektedir. Yıl içerisinde yönetim kurulunda görev değişiklikleri olur ise listeler güncellenerek tekrar sunulmalıdır.
b) Üye Kayıt Defteri veya listesi: Bu defterde veya listede üyelerin isimleri, sınıf ve bölümleri, iletişim bilgileri varsa fotoğraflarını içeren bilgiler bulunur. Öğrenci tahsilâtları, Mali İşler Birimi tarafından kaşelenmiş, numaralandırılmış tahsilât makbuzları ile kayda geçer. Bu bilgiler güncel halde tutulur ve yapılacak denetimlerde görevlilere sunulur.
c) Karar Defterleri; Genel Kurul ve Yönetim Kurulu'nda alınan kararlar bu defterlerde kayda geçirilir ve yönetim kurulunca imzalanır.
ç) Muhasebe-İşletme Defteri: Gelir gider durumunu gösteren muhasebe kayıtları Topluluk Yönetim Kurulu sorumluluğundaki Muhasebe-İşletme Defterinde bulunur.
d) Tahsilat ve Ödeme Belgeleri: Muhasebe defterinde kaydı tutulan tüm tahsilat ve ödemelerin belgelenmiş olması zorunludur. Mali İşler Birimi kaşelenmiş tahsilat makbuzlarının ve başka faturalarla makbuzların, yılda bir kez olmak üzere Rektörlük makamının görevlendireceği birer eleman tarafından yapılacak denetimlerde eksiksiz olarak sunulması gerekmektedir.
e) (Değişik: SK-12/10/2021-15/02) Üniversite tarafından Topluluğun kullanımına sunulmuş demirbaş eşyanın listesi ve defteri: Bu listeyi Rektörlük hazırlar ve zimmet mukabilinde Kulübe teslim eder. Yönetim Kurulu bu eşyalardan Rektörlük makamına karşı sorumludur. Yeni satın alınan demirbaş eşyalar en geç 15 gün içinde Sağlık, Kültür ve Spor Birimine bildirilir ve ardından demirbaş listesine ve defterine eklenir.
Mali esaslar
MADDE 10- (1) Topluluklar, gelecek akademik yıl için bütçe tekliflerini ve faaliyet raporlarını Sağlık, Kültür ve Spor Biriminin belirlediği tarihe kadar Rektörlük makamına sunarlar.
MADDE 11- (1) Toplulukların gelirleri, Üniversite tarafından kendilerine tahsis edilen bütçe, kendi girişimleriyle temin ettikleri sponsorluklar ve düzenledikleri etkinlikler için etkinliklerine katılanlardan sağladıkları katılım ücretleri veya aidatlardan oluşur.
(2) (Değişik: SK-12/10/2021-15/02) Gelir ve giderlerle ilgili her türlü işlem, Topluluk tarafından ibraz edilen belgeleri incelemesinden sonra Sağlık, Kültür ve Spor Biriminin onayını takiben Mali İşler Xxxxxx’xxx verdiği talimat ile yapılır. Topluluklar bu belgeleri muhafaza etmek zorundadırlar.
(3) Sponsorluk Gelirleri: Bir Topluluk ile bir kurum veya kuruluş arasında imzalanan sponsorluk sözleşmesinde belirtilen tutar Katma Değer Vergisini de içerir ve ilgili kurum veya kuruluş tarafından, Topluluk Sponsorluk Ortak hesabına yatırılır. Sponsorluk gelirlerinin, söz konusu etkinlik dışında veya amacına uygun olmayacak şekilde kullanılamaz.
MADDE 12- (1) Bir Topluluk tarafından elde edilen tüm gelirler Öğrenci Topluluklarının işletme defterine makbuzlarıyla işlenerek kayıt altına alınır. Toplulukların yaptığı faaliyetlerle ilgili ödemeler, gelir ve giderler makbuzlarıyla birlikte işletme defterinde bulunmak zorundadır.
Disiplin hükümleri ve yaptırımlar
MADDE 13- (1) Aşağıdaki disiplin hükümleri ve yaptırımlar, belirtilen durumlarda tüm kulüpler için geçerli olacaktır.
a) Topluluk kullanımına sunulmuş demirbaş eşyaların her öğretim yılı sonunda Üniversiteye tesliminde herhangi bir hasar ya da eksik tespit edilmesi halinde, hasarlı ya da eksik demirbaş eşyalar, Topluluk Yönetim Kurulu üyeleri tarafından tazmin edilir.
b) (Değişik: SK-12/10/2021-15/02) Her Akademik Yıl içerisinde 1 kez olmak üzere, Sağlık, Kültür ve Spor Birimi ile Üniversite Mali İşler Xxxxxx’xxx görevlendireceği birer eleman tarafından yapılacak denetimler sonucunda, Topluluk muhasebe defterinde karşılıkları belgelenmediği anlaşılan tüm ödemeler, Topluluk Yönetim Kurulu üyeleri tarafından tazmin edilir ve Topluluk faaliyetleri durdurulur.
c) (Değişik: SK-12/10/2021-15/02) Yazılı olarak Sağlık, Kültür ve Spor Birimine bildirilmemiş ve onay alınmadan Üniversite içinde ya da dışında gerçekleştirilmiş Topluluk faaliyetlerinin, onaylatılmadan bastırılmış görsellerin (broşür, kitapçık, afiş vs..) tespit edilmesi halinde, izinsiz faaliyette bulunan Topluluk faaliyeti durdurulabilir, bütçelerinde kesinti yapılabilir ya da Topluluk kapatılabilir.
Topluluk eğitmenleri
Madde 14-(1) Yapılacak faaliyetlerinde eğitmene ihtiyaç duyan Topluluklar için Rektörlük makamının onayı ile eğitmen görevlendirilir. Eğitmenlik/Antrenörlük belgesi şartı aranır.
(2) Rektörlük makamının izni olmaksızın kulüp çalışmalarına 2 ay üst üste katılım göstermeyen Topluluk eğitmenine üniversite bünyesinde tekrar görev verilmez. Eğitmenin görevi Topluluk üyelerinin 2/3’sinin kararı ile sonlandırılabilir.