SERGİ SÖZLEŞMESİ

SERGİ SÖZLEŞMESİ

1. SERGİ ADI: 10. Uluslararası Delme Patlatma Sempozyumu ve 9. Uluslararası Kırmataş Sempozyumu Ortak Sergisi

2. TARAFLAR: Sergi TMMOB Maden Mühendisleri Odası İstanbul Şubesi tarafından düzenlenecektir. Tüm organizasyondan Sempozyum Yürütme Kurulu (bundan sonra KURUL olarak anılacaktır) sorumlu olacaktır. İş bu sözleşme Sergiye katılan şirketler (bundan sonra FİRMA olarak anılacaktır) ile KURUL arasında imzalanarak yürülüğe alınır.

3. YER ve SÜRE: Granada Luxury Hotel ve Kongre Merkezi, 25-26 Kasım 2021 Antalya

4. SERGİLEME DÜZENİ

4.1 Sergi alanının plânlaması; KURUL tarafından yapılacak ve FİRMA kendilerine tahsis edilmiş alanlarda bu sözleşme şartlarına uygun olarak ürün ve hizmetlerini sergileyeceklerdir. KURUL, gerek gördüğü durumlarda sergi alanları için çizilmiş bulunan genel yerleşim plânlarını değiştirme hakkına sahiptir. Sergilenen ürünlerin tanıtımı ile ilgili teknik ve ticari bilgiler, her FİRMA’nın standında bulunduracağı görevlileri tarafından verilecektir.

4.2 Komşu stantları kiralayan FİRMA zaman içinde değişebilir. Bu değişiklikler nedeni ile diğer FİRMA KURUL’u sorumlu tutamaz ve hak talep edemez.

4.3 Standart Stant: KURUL tarafından suntalam panel ve alüminyum profillerden yaptırılarak standın sınırlarını belirleyen, projede belirlenen cephe sayısına ve sergi süresince FİRMA’ya kiralanan, sistemdir. Her stant için iki adet sandalye, bir masa, bir çöp kovası ve bir adet priz (220 V) sisteme dâhildir. Stant plânları Sempozyum WEB sayfalarında sunulmuştur.

4.4 Standart stant dışında özel stant tasarımı yaptırmak isteyen FİRMA; XXXXX tarafından belirlenecek ve stant hazırlığını yapan firma ile iletişime geçerek yaptırabilecektir. Standart dışındaki stant kurulum maliyeti FİRMAYA aittir.

5. SERGİ KOŞULLARI

5.1 Sergi 25 Kasım 2021 Perşembe günü saat 10:00’da açılacak ve 26 Kasım 2021 Cuma günü saat 17:00’de kapanacaktır.

5.2 FİRMA 24 Kasım 2021 Çarşamba günü saat 17:00’dan sonra sergi malzemelerini stant alanına getirebilecektir. Stant hazırlığını 25 Kasım 2021 Perşembe günü saat 08:00’dan önce tamamlamak zorundadır. FİRMA sempozyum süresince sergilerini açık tutmalı ve sergilenen malzemeler en geç 26 Kasım 20211 Cuma günü saat 18:00’da sergi alanından kaldırılmalıdır.

5.3 FİRMA; KURUL tarafından belirlenen sergi açılış ve kapanış saatlerine uymakla yükümlüdür. Stand görevlilerinin Sergi alanlarında gecelemesi yasaktır.

5.4 Sergilenen ürünler sergi saatleri içinde sergi alanından dışarı çıkartılamaz ve içeri sokulamazlar.

5.5 Sergi alanlarındaki yükleme/boşaltma ve taşıma işleri sırasında maksimum güvenliğe dikkat edilmelidir.

5.6 Madde 5.14’de sayılan riskler de dahil olmak üzere sergilenen malzemelerin güvenliği ve sigortalanması FİRMA’ya aittir.

5.7 Tüm stant malzemesi sempozyum sonunda teslim alındığı haliyle iade edilmelidir. Stant ve demirbaş malzemelere verilen her türlü zarardan FİRMA sorumludur.

5.8 FİRMA sergi alanın zemini veya mevcut duvarları delemez, çivi çakamaz ve zımbalayamaz. Sabitleme ve tutturma işlemlerinde Otel fiziki yapısına ve çevreye zarar vermeyecek yapıştırıcılar ve tutturucular kullanılmalıdır.

5.9 Standartlarda kullanılacak video, teyp, CD çalar vb. cihazlar diğer stantları rahatsız etmeyecek biçimde kullanılacaktır. Rahatsız edici bir durumda KURUL sözlü bir uyarının ardından gürültünün kaynağını kesme hakkına sahiptir.

5.10 Patlayıcı, petrol, gaz gibi yanıcı maddelerin sergi alanında sergilenmesi kesinlikle yasaktır. Katılımcıların sağlığını ihlal edebilecek olan veya hukuki olarak topluma uygun olmayan malzemeler sergiye getirilmeyecektir. Bu gibi durumlarda oluşabilecek olan zarardan FİRMA sorumludur.

5.11 FİRMA personeli sergi alanının acil çıkışlarının nerede olduğunu bilmek zorundadırlar.

5.12 FİRMA kendisine ayrılan stant alanı haricinde koridorlara herhangi bir şey yerleştiremez. Tanıtım materyallerinin ancak sponsorluk kapsamında kullanılmasına izin verilir. Sergi alanında tavandan aşağıya doğru hiçbir materyal asılamaz, tabana hiçbir şey sabitlenemez.

5.13 Sergi süresince sergi alanları dışındaki koridorların temizliğinden OTEL sorumludur. Sergi alanı açılmadan önce ve sergi sırasında stant içi temizliğinden FİRMA sorumludur.

5.14 Sergi hazırlık aşamasından başlamak üzere, sergi süresince ve sergi sökümü aşamasında meydana gelebilecek her türlü, yangın, doğa ve toplum olayları, hırsızlık vb. gibi nedenlerle ortaya çıkabilecek zarar ziyan ve can kaybından KURUL sorumlu değildir ve FİRMA gerekli önlemleri almakla yükümlüdür. FİRMA kendi standının, teşhir ürünlerinin ve ekipmanının güvenliğini sağlamakla ve kıymetli eşyalarını geceleri emniyetli bir bölmeye koymakla yükümlüdür.

5.15 Stant kurulumu esnasından başlayarak, sökümü tamamlanıncaya kadar; FİRMA yetkilileri mevzuatın öngördüğü gerekli iş sağlığı ve güvenliği önlemlerini alarak işin ehil kişilerce yürütülmesini sağlayacaktır. Meydana gelebilecek kazalardan dolayı hukuki ve cezai sorumluluklar FİRMA’ya aittir.

6. STANT KİRASI

6.1 Standart Sergi alanı ücretleri:

STAND TİPİ	FİYATI
15 m2 stant (A tipi)	45.000 TL
12 m2 stant (B tipi)	40.000 TL
9 m2 stant (C tipi)	35.000 TL

6.2 Sergi stant alanı seçiminde başvuru önceliğine göre rezervasyon yaptırılacaktır.

6.3 Sergiye katılan tüm FİRMA’lar; 9 m2 stant için 1 kişi, 12 m2 stant için 2 kişi, 15 m2 stant için 3 kişilik tam delege hakkı elde edeceklerdir. Ayrıca Sempozyum Bildiri Kitaplarında Firma’nın 1 tam sayfa reklamına yer verilecektir.

6.4 Sergi Kayıt ve Ödeme Formunu doldurup, imzalayan katılımcılar (firma, kurum veya kuruluşlar) sergi koşullarını kabul eder ve yükümlülüklerini yerine getirirler.

6.5 KURUL, sergiye katılmak isteyen FİRMA’yı kabul edip etmeme yetkisine sahiptir. Başvurusu kabul edilmeyen FİRMA tarafından yapılan ödemeler tam olarak geri ödenir.

6.6 Sergi için yapılacak rezervasyonlar en geç 01 Haziran 2021 tarihine kadar tutulacaktır. Bu tarihe kadar Sözleşmeye bağlanmamış olan rezervasyonlar geçerli olmayacak ve bu alanlar talep eden başka bir firmaya verilecektir.

6.7 Fiyatlara %18 KDV dahildir. Sergi Alanı bedelinin %50’ sinin, bu formun onaylanmasından itibaren 15 gün içerisinde, %25’i 1 Temmuz 2021 ve kalan %25’i de 1 Eylül 2021 tarihine kadar ödenmesi gerekmektedir.

6.8 Sergiye katılımın iptal edilmesi gerektiğinde, sergi ücretinden %20 düşülerek kalan miktar geri ödenir. Bunun için iptal başvurusunun 01 Temmuz 2021 tarihine kadar yazılı olarak KURUL sekreterliğine yapılması gerekir. Bu tarihten sonra yapılacak iptal başvurularında hiçbir geri ödeme yapılmaz.

6.9 FİRMA sergiye katılım haklarını üçüncü kişilere devredemez veya bir kısmını bir başkasına kiralayamaz ve/veya kısmen de olsa kullandıramaz.

6.10 Bu anlaşmanın şartları, sergi katılım ücretinin ödenmesi, Sergi Kayıt ve Ödeme Formunun doldurulması ve KURUL sekreterliğine gönderilmesi durumunda geçerli olur.

6.11 KURUL belirtilen şartları değiştirme, madde ekleme veya çıkartma haklarını saklı tutmaktadır, KURUL’UN kararı son karar niteliğindedir.

6.12 6 ana maddeden oluşan İş bu sözleşme; içeriğindeki tüm koşullar kabul edilmiş olarak, KURUL ve FİRMA arasında imzalanarak yürürlüğe alınmıştır.

İletişim

Maden Mühendisleri Odası İstanbul Şubesi
Tel	x00 000 000 0000
e-posta	xxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx , xxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx

FİRMA(Xx Xxxxx, Kaşe, Tarih, İmza)