CEMRE PETROL ÜRÜNLERİ GIDA NAKLİYE SANAYİ VE TİCARET A.Ş.’NE
05.05.2020
CEMRE PETROL ÜRÜNLERİ GIDA NAKLİYE SANAYİ VE TİCARET A.Ş.’NE
Merhabalar Xxxx Xxx; Merhabalar Xxxxxx Xxx; Merhabalar Xxxxx Xxx;
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Bundan böyle KVKK olarak anılacaktır) kapsamında imzalamış olduğumuz danışmanlık sözleşmesi hükümleri doğrultusunda hazırlamış olduğumuz belgeleri işbu mailimize ekli olarak sizlerle paylaşıyoruz. Teknik altyapıya ilişkin olarak henüz tarafınızdan bir geri dönüş olmamıştır. Evraksal anlamda KVKK kapsamında hazırlıklarınızı tamamlamış olmakla birlikte KVKK’nın en önemli ayaklarından biri olan teknik altyapının sağlam hale getirilmesi de önem arz etmektedir. Malumunuz olduğu üzere sizlerle daha önce gerçekleştirmiş olduğumuz toplantılarda da defaatle dile getirmiş olduğumuz gibi teknik boyutu ile biran önce harekete geçerek gerekli yatırımları yapmanız gerekmektedir. Zira yine daha önceki toplantılarımızda da defaatle göstermiş olduğumuz üzere sizlerin kablosuz internet bağlantısı şifresini bilen herhangi biri çok az teknik bilgiye de sahipse sisteminize girerek her türlü bilgi ve belgenize erişebilmekte hatta dilerse tüm dosyalarınızı kendi bilgisayar veya vb. ortama kopyalayarak sizin bilgisayarlardaki dosyaları silebilmektedir. Teknik boyutu ile konu hakkında biran önce harekete geçilmesi gerekmektedir.
Teknik altyapıya ilişkin olarak sizden geri dönüş beklediğimizi belirtmek isteriz.
Aşağıda size göndermiş olduğumuz belgelerin ne şekilde kullanılması gerektiğine ilişkin kısa açıklamaları yapılacaktır. Öncelikle şirket internet sitesinde KVKK adlı bir bölüm açılması gerekmektedir. Tarafınıza göndermiş olduğumuz formları (İş sözleşmeleri ve diğer matbu evraklarınız hariç) başlıklarına da dikkat ederek internet sitenizin bu bölümünde yayınlamanız gerekmektedir.
Xxxxxxxx Xxx. Xxxxxxx Xxx. XXX Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xx:0 Xxxxxxxx/Xxxxxxxx Tel: 0 000 000 00 00 GSM : 0 000 000 00 00 Faks : 0 212 326 91 01
1. İş Sözleşmesi:
Daha önce kullanmakta olduğunuz iş sözleşmesine KVKK’ya ilişkin hükümler eklenmiştir. Eğer mümkün ise tüm çalışanlarınıza imzalatılması eğer mümkün değilse yeni işe başlayanlarda işbu sözleşmenin kullanılması uygun olacaktır. (Eğer eski çalışanlarınıza bu şekilde yeniden sözleşme imzalatmak istemiyorsanız ilerleyen aşamalarda bahsedeceğim taahhütnameleri imzalatabilmeniz de mümkündür)
2. Cemre Petrol Kişisel Veri Envanteri :
Xxxxx Xxxxxx tarafından tutulmakta olan kişisel verilerin
kategorize edilmesine,
hukuksal sebeplerinin izah edilmesine,
yurtdışına aktarım yapılıp yapılmadığının belirlenmesine,
verilerin aktarıldığı kişi gruplarının gösterilmesine
alınan idari ve teknik tedbirlerin gösterilmesine
yönelik bir excell tablosudur. Söz konusu tablonun çıktısının alınarak saklanması gerekmektedir.
Her ne kadar söz konusu belge hazırlanırken alınan teknik tedbirler bölümü doldurulmuş olsa da Şirketiniz bünyesinde daha öncede ifade etmiş olduğumuz üzere herhangi bir teknik tedbir alınmamış olup bu konuda bir an önce harekete geçilmesi, tarafınıza daha önce sunmuş olduğumuz teklif hakkında karar verilmesi gerekmektedir. Zira teknik tedbirler alınmadığı takdirde hakkınızda yapılacak basit bir şikayette dahi şirketinizin 25.000 TL- 1.000.000 TL arasında değişecek oranlarda ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından belirlenecek miktarda idari para cezasına düçar olması ve bu cezaya karşı yapılacak herhangi bir yargı müracaatının ise olumsuz sonuçlanması sözkonusu olacaktır. Kaldı ki kişisel veri ihlalinin büyüklüğüne göre şirket yetkilileri hakkında kurul tarafından Savcılığa suç duyurusunda dahi bulunulabilecektir.
Konuya biran önce eğilmeniz ve gerekli yatırımı yapmanız herhangi bir idari para cezası veya hürriyeti bağlayıcı ceza ile karşılaşmanızın önüne geçecektir.
3. Kişisel Verileri Saklama Ve İmha Politikası
Söz konusu evrakın internet sitenizde yayınlanması gerekmektedir. Genellikle şirketler internet sitelerinde KVKK başlığı ile bir bölüm açmakta ve bu tarz evrakların tamamını bu bölüm altında yayınlamaktadır.
Ayrıca işbu evrakın tüm çalışanlarınıza teslim edildiğine ilişkin imza almanız gerekmektedir. Bu yapılırken genellikle evrakın bizzat teslim edilmesi yerine sadece çalışanların listesini yapıp karşılarına evrakı teslim aldıklarına ilişkin imzalarının alınması uygulaması yapılmaktadır.
4. Kişisel Verilerin İşlenmesi Ve Korunması Politikası
Söz konusu evrakın internet sitenizde yayınlanması gerekmektedir. Genellikle şirketler internet sitelerinde KVKK başlığı ile bir bölüm açmakta ve bu tarz evrakların tamamını bu bölüm altında yayınlamaktadır.
Ayrıca işbu evrakın tüm çalışanlarınıza teslim edildiğine ilişkin imza almanız gerekmektedir. Bu yapılırken genellikle evrakın bizzat teslim edilmesi yerine sadece çalışanların listesini yapıp karşılarına evrakı teslim aldıklarına ilişkin imzalarının alınması uygulaması yapılmaktadır.
5. Kişisel Verilerin Korunması Ve İşlenmesi Aydınlatma Metinleri
Söz konusu evrakların
İnternet sitenizde yayınlanması
Poster şeklinde baskılarının alınarak güvenlik kulübesine, okul girişinde bu hususa ilişkin ayrılacak bir bölüme, okulun çeşitli bölgelerine asılması
Aydınlatma metninin eğer mümkünse tüm çalışanlara imzalatılması mümkün değilse diğer evraklarda olduğu gibi evrakın bizzat teslim edilmesi yerine sadece
çalışanların listesini yapıp karşılarına evrakı teslim aldıklarına ilişkin imzalarının alınması uygulaması yapılması
gerekmektedir.
Ayrıca Xxxxx Xxxxxx tarafından genel katılımlı herhangi bir etkinlik düzenlenmesi durumunda etkinlik katılımcılarına ilişkin aydınlatma metnin poster vb. şekillerde basılarak etkinlik alanı girişine ve etkinlik alanının çeşitli bölgelerine asılması gerekmektedir.
6. Xxxx Xxxx Xxxxxxxx
Tarafınıza göndermiş olduğumuz xxxx xxxx formlarının ilgili olduğu kişi grubuna mutlaka imzalatılması gerekmektedir. Zira gerek KVKK uygulamasında ilgili kişilerden xxxx xxxx onayının alınması mutlak şart olarak aranmaktadır.
7. Tüm Çalışanlara İmzalatılacak KVKK Taahhütnamesi
Söz konusu evrakın tüm çalışanlarınıza imzalatılması imzalama işlemi yapılırken eğer mümkünse işçinin TC kimlik numarası ile ad ve soyadının el ile yazdırılarak evrakın altına “okudum ve bir örneğini teslim aldım” yazdırarak yine evrakın tarihini, ad- soyadını el ile yazdırarak imzalatılması ve bir dosyada saklanması gerekmektedir.
8. Kişisel Veri Sahibi Başvuru Formu Ön Bilgilendirme
Söz konusu evrakın internet sitenizde bir sonraki sıra yer alan evrak ile birlikte yayınlanması gerekmektedir.
9. Kişisel Veri Sahibi Başvuru Formu
İnternet sitenizde bir önceki evrak ile birlikte yayınlanması gerekmektedir.
10. Şirket Telefon Karşılama Anonsuna Eklenecek Konuşma Metni
Yukarıda belirtmiş olduğumuz evraklar şirket internet sitesine eklendikten sonra Şirket telefon karşılama anonsuna söz konusu evrakta yer alan konuşma metninin eklenmesi gerekmektedir.
11. Şirket Yönetim Kurulu Karar Örneği
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında şirket içinde veri sorumlusu irtibat kişisinin belirlenmesi gerekmektedir. Bu kişi Kişisel Verileri Koruma Kurulu ile şirket arasında irtibatın sağlanmasında önem arzedecek olup başkaca bir fonksiyonu bulunmamaktadır. Amacı
a. Kurum’un yazışma yapacağı,
b. bildirimde bulunacağı
c. bu bildirimlere cevap verecek kişinin
d. olası bir hak ihlalinde durumu kurula bildirecek kişinin belli olmasıdır.
Ayrıca Şirket bünyesinde yukarıda belirtmiş olduğumuz
a. Kişisel Verilerin İşlenmesi Ve Korunması Politikasında
b. Kişisel Verilerin Saklanma Ve İmha Politikasında
öngörülen huşuların işlerliğinin sağlanması, olası bir hak ihlali durumunda veya kişisel veri sahibinden gelecek bir talebin değerlendirilerek karara bağlanması, olası tedbirlerin alınması noktasında karar verecek “Kişisel Veri Koruma Komitesi”nin üyelerinin belirlenmesi gerekmektedir.
Sizlere bir örneğini göndermiş olduğumuz yönetim kurulu kararı gerek irtibat sorumlusunun gerekse “Kişisel Veri Koruma Komitesi” üyelerinin belirlenmesine ilişkin olup bu kararın mutlaka alınarak Kurul’a veri sorumlusu irtibat kişisinin bildirilmesi gerekmektedir.
12. Kamera Kayıtlarına İlişkin Aydınlatma Metni
Söz konusu evrakın
İnternet sitenizde yayınlanması
Poster şeklinde baskılarının alınarak güvenlik kulübesine, okul girişine, çalışma alanlarının çeşitli bölgelerine asılması
Toplantı odalarına asılması
Xxxxxlatma metninin eğer mümkünse tüm çalışanlara imzalatılması mümkün değilse diğer evraklarda olduğu gibi evrakın bizzat teslim edilmesi yerine sadece çalışanların listesini yapıp karşılarına evrakı teslim aldıklarına ilişkin imzalarının alınması uygulaması yapılması
gerekmektedir.
13. Kamera Kayıtlarına Erişim Hakkına Sahip Olan Çalışanlardan KVKK Kapsamında Alınacak Taahhütname
Söz konusu evrakın kamera kayıtlarına erişim hakkına sahip tüm çalışanlarınıza imzalatılması imzalama işlemi yapılırken eğer mümkünse işçinin TC kimlik numarası ile ad ve soyadının el ile yazdırılarak evrakın altına “okudum ve bir örneğini teslim aldım” yazdırarak yine evrakın tarihini, ad-soyadını el ile yazdırarak imzalatılması ve bir dosyada saklanması gerekmektedir.
14. Kişisel Verilere Erişim Hakkına Sahip Olan Çalışanlardan KVKK Kapsamında Alınacak Taahhütname
Söz konusu evrakın kişisel verilere erişim hakkına sahip tüm çalışanlarınıza imzalatılması imzalama işlemi yapılırken eğer mümkünse işçinin TC kimlik numarası ile ad ve soyadının el ile yazdırılarak evrakın altına “okudum ve bir örneğini teslim aldım” yazdırarak yine evrakın tarihini, ad-soyadını el ile yazdırarak imzalatılması ve bir dosyada saklanması gerekmektedir.
15. Kişisel Verilerin Korunmasına İlişkin Ticari İlişkin İçinde Bulunulan Şahıs Ve Şirketlere İmzalatılacak Taahhütname
Söz konusu evrakın ticari ilişki içerisinde olduğunuz tüm şirket ve/veya şahsılara imzalatılarak KVKK için tutmakta olduğumuz ayrı bir klasörde saklanması gerekmektedir.
16. Şirkette Sesli Ve Görüntülü Kamera Kaydı Yapıldığına İlişkin Bildirim
Söz konusu evrakın poster şeklinde baskılarının alınarak altının şirket yetkilisi tarafından şirket kaşesi üzerine imza atılmak sureti ile imzalanması
güvenlik kulübesine,
firma girişine,
çalışma alanlarının çeşitli bölgelerine
Toplantı odalarına
Kamera kaydının yapıldığı diğer odalara asılması gerekmektedir.
17. İşyeri Hekiminden KVKK Kapsamında Alınacak Taahhütname
Şirket doktoru görevi itibari ile pek çok özel nitelikli kişisel veriye sahip olmaktadır. Bu nedenle söz konusu evrakın imzalatılarak saklanması gerekmektedir. Söz konusu evrakta mevcut boşlukları doktorun kendi el yazısı ile doldurmasını sağlayarak altına “Okudum Ve Bir Örneğini Teslim Aldım” yazdırarak adı ve soyadını ve tarihi yazıp imzalaması sağlanmalıdır.
18. Özel Nitelikli Kişisel Verilere Erişim Hakkına Sahip Olan Çalışanlardan KVKK Anlamında Alınacak Taahhütname
İnsan Kaynakları departmanı çalışanları gibi şahısların özel nitelikli kişisel verilerine erişim hakkına sahip olan çalışanlara bu taahhütnamenin özel olarak imzalatılması gerekmektedir.
Söz konusu evrakta mevcut boşlukları çalışanın kendi el yazısı ile doldurmasını sağlayarak altına “Okudum Ve Bir Örneğini Teslim Aldım” yazdırarak adı ve soyadını ve tarihi yazıp imzalaması sağlanmalıdır.
19. Çalışan Adaylarına İlişkin Kişisel Verileri Koruma Aydınlatma Metni
Şirkete iş müracaatında bulunan kişilerinde kişisel verileri şirketin eline geçmektedir. Dolayısı ile çalışan adaylarına da söz konusu evrakın imzalatılması gerekmektedir.
Söz konusu evrakın internet sitenizde KVKK bölümüne eklenmesi, müracaatta bulunanlara imzalatılması, poster olarak bastırılarak güvenlik kulübesine asılması gerekmektedir.
20. Personel Adayı Taahhütname
Şirketinize iş müracaatında bulunan kişiler gerek özgeçmişlerinde gerekse müracaat formlarında referans olarak gerçek ve/veya tüzel kişilere ait kişisel verileri kullanmaktadır. Tarafınıza göndermiş olduğumuz işbu taahhütname imzalatılmak sureti ile personel adayının söz konusu referansların kişisel verilerini kullanırken KVKK anlamında üzerine düşen yükümlülükleri yerine getirerek gerekli izinleri aldığını Şirket’e taahhüt etmekte ve tüm sorumluluğu üzerine almaktadır.
Şirketinize iş müracaatında bulunan bütün kişilere bu taahhütnamenin imzalatılması, eğer sizlere internet siteniz üzerinden CV gönderilmesi mümkün ise internet sitenizin bu bölümüne de gerek bu taahhütnameyi gerekse 19 numarada yer alan belgenin eklenerek “okudum anladım” butonu eklendikten sonra CV göndermelerinin sağlanması gerekmektedir.
21. KVKK Kapsamında Yurtdışına Veri Sorumlusundan Veri İşleyene Veri Aktarımı Sözleşmesi/Taahhütnamesi
Şirket bünyesindeki herhangi bir kişisel verinin yurtdışındaki herhangi bir veri işleyicisine aktarılması durumunda işbu sözleşmenin de imzalatılması gerekmektedir.
22. KVKK Kapsamında Yurtdışına Veri Sorumlusundan Veri Sorumlusuna Veri Aktarımı Sözleşmesi/Taahhütnamesi
Şirket bünyesindeki herhangi bir kişisel verinin yurtdışındaki herhangi bir veri sorumlusuna aktarılması durumunda işbu sözleşmenin de imzalatılması gerekmektedir.