KONVANSİYONEL VE DİJİTAL MEDYA PLANLAMASI, TAKİP VE RAPORLANMASI HİZMETİ
KONVANSİYONEL VE DİJİTAL MEDYA PLANLAMASI, TAKİP VE RAPORLANMASI HİZMETİ
TEKNİK ŞARTNAMESİ
Referans No: 2022/ 10070847
Madde 1 – İşin Tanımı
İşbu Şartnamede;
• İstanbul Kültür Üniversitesi: İDARE
• Satın alınması yapılacak İş: HİZMET
• HİZMET le ilgili teklif veren kuruluş: YÜKLENİCİ Olarak anılacaktır.
Hizmetin Tanımı: İşbu şartnamenin konusu, sözleşme tarihinden başlamak kaydı ile 1 yıllık dönemde İdare’nin daha etkin ve geniş kitlelere ulaşmasını sağlamak amacıyla, tüm Konvansiyonel Medya, Dijital Medya ve İnteraktif iletişim faaliyetlerinin planlanması, uygulanması, yürütülmesi, yayınlanması, ekip yönetimi, strateji sunumlarının yapılması, analiz raporlarının yapılması ve sunulması işi ile ilgili gerekli tüm hizmetlerin Yüklenici tarafından sağlanmasıdır.
Madde 2 – Xxx Xxxxx:
Bu kapsamda Yüklenici tarafından sağlanacak işler aşağıda sunulmaktadır.
• Tüm yıllık, dönemsel veya kampanyaya uygun iletişim stratejisinin oluşturulması ve aylık strateji sunumu
• Belirlenen iletişim mecralarında yıllık, dönemsel, kampanyaya uygun satın alma
• Gerçekleştirilecek iletişimlerin planlamalarının hazırlanması
• Gerçekleşen kampanyaların analizleri ve iletişim sonuçlarına katkılarının sizlerle paylaşılması
• Yıllık, dönemsel veya kampanyaya uygun detaylı rakip analizlerinin hazırlanması
• Marka farkındalığını arttıracak iletişim projelerinin tasarlanması, uygulanması ve
raporlanması
• Aylık Strateji Sunumu (Hedefler doğrultusunda planlama hazırlanması)
• 5 adet rakip analizi (reklam harcama raporları erişilebilen)
• Talep edilen sitelerin tarafsız kuruluşlar tarafından performans rapor talebi
(xxxxxxxxxx.xxx, xxxxxxx.xxx, xxxxx.xxx)
• Kriz Yönetimi ve Raporlama
• Rekabet/sektör analizi
• Gündem tarama raporları
• Medya Performans Takibi
• Medya Reklamlarının Oluşturulması
• Medya Bütçeleri Raporlaması
• Google reklam metinlerinin yazılması
Yukardaki kalemlerle birlikte; İstanbul Kültür Üniversitesi’nin veri akışını takip edebileceği yönetim paneli, Panel üzerinden grafik ve tablo destekli dashboard kullanımı ve rapor export alabilme, Raporların karşılıklı anlaşılan periyodlar dahilinde teslimi, Düzenli olarak medyada markanın algısına dair analizlerin sunulması, hizmetlerini içermektedir.
A. İdare Kurumsal İletişim Birimi 'ne aylık planlanan işler kapsamında aylık planlanan bütçe hakkında sürekli olarak rapor verilmesi.
B. Başta sosyal medya reklamları olmak üzere konvansiyonel ve dijital mecralar özelindeki medya planlama, reklam yönetimi ve ücretli paylaşımların İdare’nin onayına bağlı kalınarak en doğru şekilde oluşturulması ve yönetilmesi. Haftalık olarak detaylı analiz raporu.
C. Konvansiyonel ve Dijital PR ve global içerik ortaklıkları başta olmak üzere tüm konvansiyonel ve dijital iletişim projelerinin kurgulanması, İdare’nin onayı ile birlikte uygulanması ve raporlanması hizmetlerinin verilmesi.
Madde 3 – İşin Kapsamı
Yüklenici yükümlülükleri, İdare’nin uygunluk vermesi çerçevesinde aşağıdaki hususları kapsamaktadır.
3.1 İdare, ürünlerinin tüm konvansiyonel ve dijital mecralardaki medya planlama ve satın almasını yapmak, yayın rezervasyonlarını hazırlamak ve İdare’nin onayına sunmak
3.2 İdare tarafından yazılı olarak onaylananan medya planlarını mecralarda yayınlatmak, yayın süresi ve sonrasında mecralarla olan görüşmeleri ve mutabakatları sağlamak,
3.3 Yayınların gerçekleştiğine dair İdare’nin onayladığı bağımsız araştırma şirketlerinin raporlarına dayanarak yayınların gerçekleşip gerçekleşmediğini kontrol etmek, tüm dijital mecralarda gerçekleşen yayınların mutabakatını gerçekleştirmek,
3.4 Türkiye medya sektörü, mecraların yayınları ve yayınların performansları ile ilgili, İdare’nin onayladığı araştırma şirketlerinin ürettiği dataları ve raporları baz alarak İdare’nin talep ettiği araştırmaları ve analizleri gerçekleştirmek ve raporlamak,
3.5 İdare’nin medya pazarlıkları için gerekli ön analiz, araştırma ve raporlamalarını gerçekleştirmek.
3.6 İdare ürünlerinin ve rakip ürünlerinin yayın öncesi ve sonrası reklam raporlarını hazırlamak, ayrıca toplam mecra yayınlarına ait raporlamaları gerçekleştirmek ve sunmak,
3.7 İdare ürünlerine ait stratejik medya ve iletişim planlarını hazırlamak ve
sunmak.
3.8. İdare yetkililerinden aldığı genel ve duruma özel bilgiler doğrultusunda, İdare markalarının kurumsal ve marka iletişim stratejilerine paralel ve destekleyici yapıda, hizmetin tanımına uygun şekilde hayata geçirilmesi için iletişim projeleri geliştirilmesi.
3.9. İdare yetkilileri tarafından onaylanmış/onaylanacak iletişim stratejilerine uygun, İdare markasının gelişimine, ticari ve ekonomik büyümeye destek olabilecek nitelikteki farklı mecralarda (sosyal ve geleneksel medya), geleneksel medya araçlarında (radyo, televizyon, gazete, dergi vb.), web sitelerinde, sosyal medya kanallarında, dijital reklam mecralarında, interaktif deneyim projelerinde ve mobil uygulamalarda ve buna benzer her türlü iletişim araçlarında uygulanabilir, kullanılabilir, yaratıcı işlerin ve çözümlerin geliştirilmesi/oluşturulması.
3.10. İdare’nin hizmet aldığı ajanslar, diğer geleneksel medya ve sosyal medya hesap yönetimi, dijital- konvansiyonel medya planlama ajansları, dijital ve konvansiyonel proje ajansları, etkinlik ajansları, çizgi altı ajansları ve diğer tüm çözüm ortakları da dahil olmak üzere; İdare’nin hizmet aldığı ve alacağı tüm ajanslara, geliştirilen ve hizmet dönemi içerisinde uygulanacak reklam, “konvansiyonel, dijital ve interaktif iletişimi” kampanyaları ile ilgili yön verilmesi, gerekli durumlarda İdare yetkililerinin de yönlendirmesi ile İdare’ye hizmet veren farklı tüm reklam ajanslar ile beraber, koordineli ve uyum içerisinde çalışılması.
3.11. Yüklenici’nin sorumluluk alanının gereği olarak gerekli ve ilgili tüm durumlarda İdare’nin sözleşmeli ve/veya sözleşmesiz olarak çalıştığı diğer tüm ajanslarla ve medya planlama şirketleriyle koordineli olunması ve işbirliği yapılması. Bu çerçevede medya ajanslarından gelecek brief, özet, açıklama ve içerik formatlarına, zaman planlamalarına uyulması ve takibi.
3.12. İdare’nin ve çalıştığı diğer ajansların düzenleyeceği toplantılara katılmak için İdare tahsis ettiği/edeceği ilgili personel ile beraber katılım sağlanması.
3.13. İdare’nin ilgili iletişim alanında yeni iş fikirleri geliştirmesine zemin hazırlamak amacı ile aylık olarak konvansiyonel iletişim, dijital iletişim ve pazarlama dünyasına yönelik trend raporlarının İdare ekibi ile paylaşılması.
3.14. Yüklenici’nin hizmet sırasında gerçekleştireceği tüm çalışmalar ile ilgili olarak başta reklam denetim otoriteleri olmak üzere tüm resmi ve idari kurumlar tarafından konulan kurallara uygun konvansiyonel ve dijital iletişim stratejisini, ilgili mecra standartlarınca geliştirecektir. Yüklenici bu şartname kapsamında hazırladığı ve geliştirdiği herhangi bir çalışmaya ilişkin mevcut olanlara ilaveten gerekli resmi yetkilendirmeleri, izinleri, lisansları, ruhsatları almaktan ve sunmaktan sorumlu olacaktır. Yüklenici bu tür ön izinlerin alınmasında, gereken durumlarda kendi üzerine düşen sorumluluğu İdare’nin de onayı ve bilgisi dâhilinde İdare’ye hizmet veren diğer ajanslar ile birlikte ve/veya koordineli bir şekilde yürütebilir.
3.15. Yüklenici, İdare için Türkçe’nin yanı sıra ihtiyaç halinde İngilizce dilinde
iletişim çalışması yapacaktır.
3.16. Yüklenici, İdare’nin istediği diğer dillerdeki proje ve içerikler için gerekli ana dil yetkinliğinde yabancı dil desteğini sağlamaya hazır olması gerekmektedir. İdare gerektiğinde belirtilen dillerde değişiklik yapma, arttırma ve eksiltme yapma hakkına sahiptir.
Yeni eklenecek her dil ayrıca faturalandırılacaktır.
3.17. Yüklenici, İdare’nin ve ülke markasının itibarını zedeleyici ve ticari ahlaka aykırı bir fiilde bulunamaz.
3.18. Yüklenici, bu şartnamede belirtilen hizmetleri İdare’ye, İdare’nin vereceği sözlü ve/veya yazılı talimatlara uygun olarak ve İdare’nin talebi doğrultusunda sunacaktır.
İDARE YÜKLENİCİ