İSTANBUL KİMYEVİ MADDELER VE MAMULLERİ İHRACATÇILARI BİRLİĞİ REKLAM AJANSI HİZMETİ SATIN ALINMASINA İLİŞKİN
EK -1
İSTANBUL KİMYEVİ MADDELER VE MAMULLERİ İHRACATÇILARI BİRLİĞİ REKLAM AJANSI HİZMETİ SATIN ALINMASINA İLİŞKİN
ŞARTNAME
1 - TARAFLAR
İşbu şartname, Xxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx X-Xxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx- Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxxx adresinde mukim İstanbul Kimyevi Maddeler ve Mamullleri İhracatçıları Birliği (bundan sonra İKMİB olarak anılacaktır) ile İKMİB’nin faliyet alanında bulunan ürün grupları ve sektörlere yönelik olarak gerekçeleştirilecek her türlü tanıtım aktivitelerinin gerektirdiği bütün çalışma ve uygulamaları yürütecek olan Reklam Ajansı (bundan sonra Ajans olarak anılacaktır) arasında söz konusu faaliyetlerin teknik ve hukuki detaylarını kapsamaktadır.
2 - ŞARTNAMENİN KONUSU
İş bu Şartnamenin konusu, İKMİB ’in faaliyet alanında bulunan ürün grupları ve sektörlere yönelik olarak gerçekleştirilecek her türlü tanıtım aktivitesinin gerektirdiği bütün çalışma ve uygulamaların tam ve eksiksiz yerine getirilmesi karşılığında Ajans tarafından İKMİB’ den talep edilen ücretin belirlenmesinden ibarettir.
3- AJANSIN YÜKÜMLÜLÜKLERİ
3.1 İKMİB ve medikal, ilaç, boya ile kauçuk sektörlerinin pazarlama stratejisi ve İKMİB’ in talep ve talimatlarına uygun olarak bütünsel iletişim stratejisini, iletişim tonunu, dilini belirlemek ve bunları değişen koşullara ve zamana göre revize etmek ve İKMİB’ in onayına sunarak uygulanmasını sağlamak, İKMİB’ in ve medikal, ilaç, boya ile kauçuk sektörlerinin tanıtım ve reklam faaliyetlerinin tamamı (Sektör kimlik çalışması, yazılı, görsel materyaller vb.) ve bunlar ile ilgili faaliyetlere (ticaret heyeti, alım heyeti, fuar katılımları, URGE projeleri vb) ilişkin her türlü tanıtım çalışmalarını ve aktivitelerini, belirlenen strateji ve talimatlar doğrultusunda 2016 yılı sonuna kadar gerçekleştirmek
3.2 İKMİB’ in pazarlama ve pazarlama iletişimi stratejileri, talep ve talimatları doğrultusunda İKMİB’ in yukarıda bahsedilen sektör grupları ve bunlar ile ilgili faaliyetlere yönelik yaratıcı iletişim konseptleri geliştirmek, bu konseptler doğrultusunda her türlü mecra ve iletişim aracı için (TV, Basın, Radyo, Açıkhava, POP malzemeleri, Kurumsal Kimlik çalışmaları, Basılı Malzemeler, vb.) tasarımlar hazırlamak, gerekirse 3. Kurum veya şahıslardan görsel veya yazılı materyalleri temin etmek, geliştirilen ve hazırlanan tasarımları İKMİB’ in onayına sunmak, onay verilmesi halinde uygulamak ve uyarlamaları yapmak.
3.3 İKMİB’ in talebi doğrultusunda, yaratıcı çalışmasını gerçekleştirdiği her türlü çalışma için uygun medyayı planlayarak İKMİB’ in onayına sunmak. Plan ve bütçe olarak onaylanan projeyi 3. kişilere aktarmak ve her türlü mecrayı, (Yazılı, görsel, işitsel, açık hava medyası) maksimum İKMİB yararı
gözetilerek, onaylanan bütçe kapsamında satın almak/kiralamak. Ancak, İKMİB tarafından yapılan medya barter anlaşmaları, bu kapsamın dışındadır.
3.4 3.1, 3.2 ve 3.3 maddelerinde adı geçen tüm çalışmalar için İKMİB’ in onayladığı gerekli prodüksiyonu gerçekleştirmek, İKMİB’ in onayı ile 3. şahıslara plase etmek, satın almaları gerçekleştirmek, firmalardan içerik toplamak ve her türlü yapım sorumluluğu ve takibini üstlenmek.
4 - İDARİ HUSUSLAR
İKMİB ile tekliflerin değerlendirilmesinin ardından çalışmaya karar verilen Ajans arasında bir sözleşme tanzim edilecektir. Söz konusu sözleşme ile aşağıdaki şartların karşılanması beklenecektir.
4.1.Gerek Ajans tarafından tasarlanan / üretilen / uygulanan ve gerekse Ajans tarafından III. kişilere yaptırılan ve İKMİB’in kullanımına verilmiş bulunan FSEK ve ilgili mevzuat kapsamında “eser” niteliğinde bulunan her türlü materyalin basımı, yayımı, çoğaltımı, görsel ve yazılı basında gösterimi ile ilgili tüm hakların İKMİB’e ait olduğu kabul edilmiş bulunmaktadır. Ajans dışarıya yaptırdığı işlerde, bu tür mali hakları, İKMİB’in kullanımına sunmak üzere işi yapandan tümüyle ve koşulsuz olarak devralmakla yükümlüdür.
4.2.Söz konusu “eser” üzerinde III. şahıslar tarafından fikri ve sınai haklar yönünden yapılacak her türlü taleple ilgili olarak Ajans muhatap kılınmıştır. Bu tür talepler nedeni ile, İKMİB’in tüm zararlarının Ajans tarafından karşılanacağı taahhüt edilmiştir
4.3.Ajans’ın müşterileri, personelleri vasıtasıyla veya herhangi bir şekilde , İKMİB ile ilgili olarak elde ettikleri teknik, stratejik, ticari veya başka özelliklere sahip bütün bilgiler ve teknik çizimler ticari sır ve gizli bilgidir (“Gizli Bilgi”) ( Yapılacak olan sözleşme öncesinde hukuka uygun olarak sahip olunan bilgiler ve kamuya açıklanmış bilgiler hariç) Ajans, Gizli Bilgi’leri koruyacağını, kopyalamayacağını ve başkalarının kullanımına vermeyeceğini, çalışanlarına işin doğru bir şekilde yürümesi için gerekli olduğu kadarı ile açıklayacağını ve şartname konusu iş ve faaliyetleri dışında kullanmayacağını, kullandırtmayacağını her türlü sorumluluğu kendilerine ait olmak üzere peşinen beyan, kabul ve taahhüt eder. Ancak kanuni zorunluluk gereği mevzuat ile yetkili kılınan kişi veya kuruluşlar bundan müstesnadır. Ajans, bütün bu yükümlülüklere, kendi personelleri veya her ne sıfatla olursa olsun kendilerine bağlı işletme, şirket ve kişilerin de tam olarak uyması için gerekli her türlü tedbiri alır ve işlemi yapar. Gizliliğe dair yükümlülükler, sözleşme sona ermesinden sonra da süresiz olarak devam eder. Gizlilik yükümüne uyulmaması halinde Ajans, İKMİB’in bu sebeple uğrayacağı tüm zarar ve ziyanını tazmin etmeyi beyan, kabul ve taahhüt eder
5 - TEKLİF VERME ŞEKLİ
5.1 Anlaşma halinde ajans ile yapılan hizmet mukavelesi 2016 yılı sonuna kadar geçerli olacaktır. Teklifin;
• Ek-2’de sıralanmış projelerin tamamına ilişkin aylık ücret bazında ve toplam süreyi kapsayacak şekilde ( sektör / hizmet kalemi / etkinlik bazlı değil)
Verilmesi talep edilmektedir.
İKMİB gelecek teklifler sonunda İKMİB genel tanıtımı ile medikal, ilaç, boya ve kauçuk sektörlerine ilişkin tüm işleri bir veya birden fazla ajansa vermeye yetkilidir. Teklif konusu tüm işlerin bir ajansa verilmesinin tercih edilmesinde ajans tarafından teklifle birlikte sunulacak projede görevlendirilecek ekip öngörüsü dikkate alınacaktır. Gerekiyorsa satın almalar için talep edilen komisyon detayları teklifte belirtilmelidir.
5.2 Teklifler e-mail ile gönderilecektir. Gönderi adresi : xxxxx.xxxxx@xxxxx.xxx.xx
5.3 Teklif İçeriği:
1. Fiyat Teklifi
2. İş Örnekleri ve Referans Listesi,
3. Projede görevlendirilmesi düşünülen ekibe ilişkin bilgi