BELGELENDIRME SÖZLEŞME EKI - BILGI ILETIŞIM TEKOLOJILERI (ICT)
BELGELENDIRME SÖZLEŞME EKI - BILGI ILETIŞIM TEKOLOJILERI (ICT)
Doküman #: F101-8 Yayın Tarihi: 09 HAZİRAN 2020 Sayfa 1/2
Bu Belgelendirme Sözleşmesi Eki “Sözleşme eki” ; hizmet Anlaşmasında “Intertek” olarak belirtilen Sertifika Kuruluşu ile; bilgi iletişim teknolojisini (ICT) kullanarak tesislerinin uzaktan denetlenmesini veya IATF 16949 gözlemini kabul eden müşteriler arasında yapılır.
MADDE I - Denetim Süreci:
1.1 Müşteri Bilgileri: Müşteri, Intertek’in denetiminde ICT'yi uzaktan kullanarak Intertek'e, sistem (ler) / program (lar) ile ilgili eksiksiz, doğru ve en güncel bilgi ve belgeleri sunmasını gerektireceğini kabul eder. Müşteri, ICT 'yi kullanarak tüm geçerli belgeleri, politikaları, prosedürleri, kılavuzları ve diğer bilgileri derhal Intertek'e vermeyi kabul eder (on-line bu bilgileri paylaşmak, belgelerin ve kayıtların fotoğraflarını çekmek ve uyumluluğu desteklemek için resimleri gerektiği gibi kaydetmek de dahil). Müşteri, Intertek'ten yasal ayrıcalık (örneğin, avukat-müşteri) veya diğer mülkiyet bilgileri (örn. Ticari sır) temelinde bazı verileri, belgeleri veya diğer bilgileri saklamak istiyorsa, Intertek ve Müşteri bu sorunun nasıl ele alınacağına karar verir. Bkz. Bölüm 2.3.
1.2 ICT Yardımıyla Müşteri Denetimi:
Müşteri ayrıca denetim sürecinin, ICT kullanımı yoluyla müşteri sahasına/sahalarına erişim sağlayacak kalıcı çalışanların veya sözleşme personelinin Intertek'in yetkili denetçi personeli ("Denetçiler") tarafından video veya ekran paylaşımı ile uzaktan değerlendirilmesini gerektireceğini de kabul eder. Xxxxxxx ayrıca normal çalışma saatlerinde her bir tesis için bu tür tüm uzaktan denetlemeye izin vermeyi kabul eder. Denetimler ayrıca Intertek yönetimi ve Intertek'in Akreditasyon Görevlileri ve diğer Sektör Otoriteleri kuruluşlarının temsilcileri ve / veya gözlemcileri tarafından da izlenebilir. Her bir uzaktan ICT denetimi sırasında müşteri, denetçilere göstermek için ICT kullanarak tesis ve sistem(ler)i /programlarını açıklamak için anahtar yöntemi ve diğer personeli hazır bulundurmalıdır. Ayrıca, herhangi bir saha ziyaretinden önce veya herhangi bir ziyaretin başlangıcında, müşteri, denetçilere tesiste ICT kullanımını etkileyebilecek tüm kısıtlamalar hakkında tam olarak bilgi verecektir.
1.3 Denetim uzaktan gerçekleştirildiğinde; müşteri aşağıdaki şartları kabul ve taahhüt eder: (i) Intertek'e, uzaktan denetimi veya IATF 16949 gözlemini gerçekleştirmek için eksiksiz, doğru ve en güncel bilgi ve belgeleri sağlamak;
(ii) Inview Uygulaması kullanılıyorsa, Inview uygulamasını yalnızca uzaktan denetim veya IATF 16949 gözlemi amacıyla kullanmak için müşterinin akıllı telefonuna indirmek (video gözlemleri, röportajlar yapmak veya çevrimiçi belgeleri paylaşmak, dokuman ve kayıtların resmini almak ve uyumluluğu desteklemek için gerektiği gibi fotoğraf kaydetmek); (iii) denetçinin herhangi bir video uygulamasını (Inview, Facetime, Zoom, Skype, Microsoft Teams, vb.) kullanırken akıllı telefonun kamerasını yönlendirmesine izin vermek, denetçinin uzaktan denetimi veya IATF 16949 gözlemi yapmasını sağlamak ve (iv) müşteri uzaktan denetimi veya IATF 16949 gözlemini gerçekleştirmek için yeterli internet bağlantısını sağlamaktan tek başına sorumlu olacaktır.
1.4 Denetimi Erken Sonlandırma: Uzaktan denetim veya IATF 16949 gözlemi sırasında Baş Denetçi, ICT kullanımıyla tatmin edici bir bağlantının bulunmaması nedeniyle denetim hedeflerine ulaşılamadığını veya uzaktan ICT denetiminin tamamlanması için gerekli objektif kanıtları elde edemediğini tespit ederse, müşteri ile iletişime geçerek denetimi erkenden sonlandırabilir ve denetime yerinde ziyaret ile devam etmesini önerebilir.
BELGELENDIRME SÖZLEŞME EKI - BILGI ILETIŞIM TEKOLOJILERI (ICT)
Doküman #: F101-8 Yayın Tarihi: 09 HAZİRAN 2020 Sayfa 2/2
Müşteri daha sonra saha denetimini ve yeniden planlamayı ve uzaktan denetimi veya IATF 16949 gözlemini
durdurmayı tetikleyen herhangi bir bağlantı hatası için ücretlendirilebilir.
MADDE 2 - Bilgi İletişim Teknolojisinin Kullanımı
2.1 Kameraların kullanımı/Video. ICT kullanarak uzaktan denetim veya IATF 16949 gözlemi, canlı video yayını için kamera kullanılmasını, dokuman/kayıt paylaşılmasını, fotoğraf çekilmesini gerektirir. Bu video yayını yalnızca gerçek zamanlı olarak sağlanır ve kaydedilmez. Baş Denetçi kamera operatörünü belirli süreçlerin / işlemlerin gözlemlenmesi gereken alanlara yönlendirecektir. Röportajın masa ortamında yapılması durumunda, baş denetçi ile etkileşim kurmak için dizüstü bilgisayar / masaüstü kameraları kullanılabilir. Denetlenen kişi aynı zamanda mülakat yapılırken baş denetçiyi de ekranda görebilir.
2.2 Müşteri/Kuruluş/Tesisin Sorumluluğu. Müşteri, uzaktan ICT denetimini gerçekleştirmek için kendi video kamerasını (akıllı telefon, dizüstü bilgisayar vb.) temin edecektir.
2.3 Gizli ve Diğer Bilgileri ICT yoluyla Paylaşma: Gizlilik veya erişim sorunları nedeniyle belirli bilgilere ICT yoluyla erişilemediği durumlarda, Intertek ve müşteri, denetimden önce bu kanıtları gözden geçirmek için alternatif yöntemler konusunda anlaşacaktır.
2.4 IT ve veri koruma önlemleri: Bu anlaşma, yürürlükteki tüm yerel bilgi güvenliği ve veri koruma önlemleri ve düzenlemelerini ifade eder. Bu IT ve veri koruma önlemleri yerine getirilemez veya üzerinde anlaşmaya varılamazsa, Intertek denetim/değerlendirme için başka yöntemler kullanacaktır (örneğin: yerinde)
MADDE 3 - Genel Hükümler
3.1 Kayıtların Saklanması ve Gizlilik. F 101-6 Belgelendirme Sözleşmesi’nde tanımlandığı gibi Intertek, uzaktan ICT denetimleri sırasında sağlanan tüm geçerli belgelerin, politikaların, prosedürlerin, kılavuzların (veya bunların fotoğraflarının) ve diğer bilgilerin kopyalarını alma hakkına sahiptir. Müşterinin istediği durumlarda; Baş Denetçi, denetim sırasında denetim tamamlandığında elde edilen tüm elektronik belgeleri siler.
3.2 Sözleşme Süresi. Bu sözleşme eki, ana Belgelendirme Sözleşmesinin (F101-6) bir parçasıdır ve Intertek teklifinin imzalandığı tarihte başlayacak ve imzalı Intertek teklifi ile aynı süre boyunca yürürlükte kalacaktır.