KIWA BCS DENETİM VE BELGELENDİRME HİZ. LTD. ŞTİ.
Organik Sertifikasyon İş Akışı Bilgilendirmesi
Aşağıda tanımlanan ‘müşteri’ hem başvuru yapan hem de ‘müteşebbis’ anlamında kullanılmaktadır.
KIWA BCS DENETİM VE BELGELENDİRME HİZ. LTD. ŞTİ.
xxx@xxxx.xxx.xx; xxxx@xxx-xxxx.xxx.xx
xxx.xxx-xxxx.xxx.xx
2
4
5
7
6 Sözleşme
5 Teklif mektubu
3 Başvuru
1 Müşterinin Danışması
1 Müşterinin danışması
Müşteri organik sertifikasyon hakkında Kiwa BCSye danışır.
2 Kiwa BCS tarafından Başvuru formlarının sunulması
Talep üzerine, Kiwa BCS müşteriye sertifikasyon için başvuru formunu ve yanı sıra BCS ve hizmetleri hakkında genel bilgileri sunar.
3 Müşterinin resmi başvurusu
Müşteri başvuru formunu doldurur ve imzalar ve Kiwa BCSye geri gönderir (tarayıp e- posta ile, faksla veya basılı kopyasını posta ile)
4 Başvurunun gözden geçirilmesi – Kiwa BCS tarafından teklif hazırlanması
Başvuru Kiwa BCS tarafından kabul edilirse, başvuru formundaki bilgilere dayanarak bir
teklif hazırlanır. Ücret denetim ve sertifikasyon için gereken süreye göre hesaplanır.
5 Müşteri tarafından teklifin onaylanması – Kiwa BCS tarafından diğer bilgilerin sunulması
Müşteri teklifi kabul ederse, Kiwa BCS sertifikasyon talep edilen standartla ilgili diğer özel bilgileri ve sözleşme belgelerini gönderir.
6 Müşteri tarafından sertifikasyon sözleşmesinin geri gönderimi
Müşteri sözleşmeyi doldurur, imzalar ve Kiwa BCSye geri gönderir (faks veya basılı
İmzalanmış sözleşme
kopya olarak).
7 KiwaBCS tarafından Organik Sistem Planının (OSP) sunumu
(OSP) ekleri ile
ο Organik Sistem Planı
İmzalı sözleşmenin Kiwa BCS tarafından alınması üzerine, Kiwa BCS müşteriye Organik Sistem Planını sunulur.
ο BaSşuvnuurulanfoBrmelugeler
ο Bilgi paketi (Kiwa BCS
hakkında)
ο Xxxx BCS Hizmet
Protokolü
Teklif mektubu
ο Kiwa BCS Sertifikasyon
Sözleşmesi
ο Kiwa BCS Standart Şartlar
& Talimatlar
ο Kiwa BCS Denetim
Programları, Yaptırım Kataloğu
ο Organik standartlar
hakkında bilgi
9
10
10 Kontrolün İlanı
11
12 Gözden Geçirme
11 Yerinde Kontrol
8 Organik Sistem Planı
8 | OSP nin müşteri tarafından tamamlanması Müşteri OSPyi doldurur ve imzalar ve Kiwa BCSye ilgili eklerle birlikte gönderir (tarayıp e-posta ile faksla veya basılı kopya olarak). OSP Kiwa BCS tarafından kontrol öncesinde alınmalıdır. | |
9 | OSPnin Kiwa BCS tarafından gözden geçirilmesi Kİwa BCS OSPyi gözden geçirir, organik standartlarla uygunluğunu doğrular ve herhangi bir açık yönü varsa bunları müşteri ile açıklığa kavuşturur. | |
Kontrolün ilanı | ||
10 | Kiwa BCS tarafından yerinde kontrolün bildirimi Kiwa BCS ön ödemeyi alır almaz, kontrol tarihini ve atanmış Kiwa BCS kontrolörünün adını içeren kontrol bildirimini gönderir. Müşteri 10 gün içerisinde reddetme gerekçesini yazılı olarak bildirerek kontrolörü reddetme hakkına sahiptir. | |
11 | Yerinde Kontrol Kontrol, sertifikasyon talep edilen organik standarda uygunluğun araştırılması amacıyla müşterinin operasyonlarında yer alan her bir birimin ziyaretini kapsar. Mevcut OSPnin, gerçek koşullarla uygunluğu yerinde dikkatlice değerlendirilir. Tüm bulgular kontrol raporunda belgelenir. Müşteri veya temsilcisi ile kapanış görüşmesi sırasında uygunsuzluklar, düzeltici faaliyetler ve ilave bilgi veya belgelere ihtiyaç açıklanır. Rapor müşteri ve kontrolör tarafından imzalanır. Rapor tüm ekleri ile birlikte müşteriye sonradan gönderilir. Numune alınması durumunda, şahit bir numune müşteri de kalır. Not: Genel bir kural olarak, kontroller yılda bir kez yapılır. Bununla birlikte Kiwa BCS gerekli görülmesi durumunda ilave haberli veya habersiz kontroller yapma hakkını saklı tutar. | |
Kontrol raporu | ||
12 | Gözden geçirme ve sertifikasyon Denetim raporundaki bulgulara dayanarak Kiwa BCS, müşterinin sertifikasyon gereklilikleri ile uyumlu olup olmadığını tespit eder. Bu noktada, son ödeme için fatura gönderilir. |
13 Sertifikasyon Kararı
Olumsuz
13 Sertifikasyon
kararı
Olumu
14 Sertifikanın düzenlenmesi
Eğer müşterinin faaliyeti başvurulan organik standartların tüm gereklilikleri ile tamamıyla uyumlu
ise sertifikasyon verilir.
Sertifikasyon mektubu
Herhangi bir minör uygunsuzluk varsa bunlar ve düzeltici faaliyetlerin uygulanacağı zaman sınırları müşteriye sertifikasyon mektubunda belirtilir.
Eğer müşterinin faaliyeti ilgili organik standartlarla uygunluğu (majör uygunsuzluklar) (henüz)
sağlayamamışsa sertifikasyon reddedilir. Kiwa BCS müşteriyi sertifikasyonun reddedilmesine sebep olan uygunsuzluklarla ve faaliyetin sertifikalandırılabilmesi için uygulanması gereken düzeltici faaliyetlerle ilgili detaylı bir şekilde mektupla bilgilendirir.
Müşteri uygun düzeltici faaliyetleri uygulayınca, sertifikasyon verilebilir. Müşteri uygulanan düzeltici faaliyetler hakkında Kiwa BCSyi yazılı olarak bilgilendirmek ve ilgili tüm kanıtları Kiwa BCSye göndermek zorundadır. Gerekli görülürse BCS uygulanan düzeltici faaliyetleri doğrulamak amacıyla ilave bir kontrol yapmaya karar verebilir (tekrar 10. Adımdan başlar).
Her durumda, müşteri Kiwa BCSnin sertifikasyon kararına itiraz etme hakkına sahiptir. Her türlü itiraz yazılı ve itiraz gerekçesini detaylı şekilde açıklayarak yapılmak zorundadır. İtiraz/Şikayet formuna Kiwa BCS’den talep ederek veya Kiwa BCS nin internet adresinden ulaşabilirsiniz.
14 Sertifika ve Sertifika mektubu
Sertifikasyonu verirken Kiwa BCS sertifikayı düzenler ve bir kopyasını sertifikasyon mektubu ile müşteriye sunar. Sertifika basılmadan ödeme takvimine göre belirlenen ödemeler Kiwa BCS tarafından alınmış olmalıdır.
Sertifika
Müşteri sertifikanın kopyasını gözden geçirmeli ve 2 hafta içerisinde sertifika üzerindeki bilgilerin doğru olup olmadığı konusunda Kiwa BCSyi bilgilendirmelidir. Her türlü değişiklik talebi yazılı
olarak sunulmalıdır.
Not: sertifikanın basılmasından sonraki herhangi bir değişiklik veya düzeltme talebi ücrete tabidir.
15 Gözetim ve Yıllık sertifikasyon yenileme, Kapsam Değişiklikleri, Sertifikaların askıya alınması
ve iptali
15
Kiwa BCS, kontrol ve sertifikasyon sürecini her sene yeniden gerçekleştirir. Bu nedenle müşteriye verilen sertifika her sene yeniden basılarak düzenlenir.
Sertifikasyon kapsamı değişiklikleri (sertifika kapsamının genişletilmesi/daraltılması), sertifikanın askıya alınması, geri çekilmesi (iptali) ile ilgili kurallar Kiwa BCS’nin P-TR_16 nolu prosedüründe ve ilgili talimatlarında tanımlanmıştır. Detaylı bilgi için Kiwa BCS Ofisi ile iletişime geçebilirsiniz.
Müşteri sertifikalandırıldığı sürece, aşağıdaki gereklilikler sertifikasyonun devamlılığı için uygulanır:
⇒ Organik sistem planındaki herhangi bir değişiklik hakkında Kiwa BCSnin zamanında
bilgilendirilmesi
⇒ Yıllık yerinde kontrol
⇒ Yıllık sertifikasyon ücretlerinin ödenmesi
⇒ Güncellenmiş OSPnin kontrol öncesi Kiwa BCSye iletilmesi veya OSP de herhangi bir değişiklik
olmadığının yazılı olarak bildirilmesi gerekmektedir.
8. adımdan devam eder.
ο Organik sertifika
ο Sertifikasyon