SATIN ALMA-SATMA VE İHALE PROSEDÜRÜ
SATIN ALMA-SATMA VE İHALE PROSEDÜRÜ
I-Amaç ve Kapsam
1) Bu Prosedür; Boğaziçi Elektrik Dağıtım A.Ş. dağıtım faaliyeti kapsamında gerçekleştireceği yapım, mal ve hizmet alımı ile varlık ve hizmet satışı işlerine esas yapılacak satın alma, satma ile ihale süreç ve işlemlerini kapsar.
2) Bu Prosedür; Boğaziçi Elektrik dağıtım şirketinin dağıtım faaliyeti kapsamında veya dağıtım faaliyeti ile birlikte yürüttüğü;
a) Gayrimenkul satın alma ve kiralama ile elektrik, su, doğal gaz, telefon, toplantı organizasyonu, eğitim, konaklama, ulaşım, sağlık giderleri, reklam, bağımsız denetim hizmetleri, mali müşavirlik, tesis varlıklarının güvence altına alınması kapsamındaki sigorta poliçesi alımları haricindeki sigorta alımları,
b) Ar-Ge projeleri kapsamında yapacağı alımlar,
c) İktisadî ve teknik bütünlük dikkate alınarak 100.000 TL’nin altında maliyeti olan yapım, mal ve hizmet alımı işleri,
ç) 2942 sayılı Kamulaştırma Kanunundaki yükümlülükleri yerine getirmek üzere 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunun II sayılı cetvelinde yer alan üniversitelerden hizmet alımı,
için uygulanmaz.
II-Tanımlar
1) Bu Prosedürde geçen;
a) AÇIK İHALE: Bütün isteklilerin teklif verebildiği ihale metodunu,
b) ADAY: Kısa liste yeterliliği için başvuran gerçek veya tüzel kişileri,
c) ÇERÇEVE ANLAŞMA: İhale dokümanında belirtmek ve mal alımı veya yapım işleri için en fazla iki yıl, hizmet alımları için en fazla üç yıl olmak kaydı ile Boğaziçi Elektrik Dağıtım Şirketi ile en az üç istekli arasında, belirli bir zaman aralığında gerçekleştirilecek alımların özellikle fiyat ve mümkün olan hallerde öngörülen miktarlarının tespitine ilişkin şartları belirleyen anlaşmayı,
ç) DAVETİYE USULÜ İHALE: Kısa listede bulunan, ihale edilen iş için belirlenen yeterlik şartlarını haiz tüm adayların davet edilmesi ile yapılan ihale metodunu,
d) DOĞRUDAN TEMİN: Bu prosedürde belirtilen kriterler çerçevesinde ilan ve yeterlilik koşullarını arama zorunluluğu olmaksızın fiyat araştırması yapılarak ve teknik şartların ve fiyatın görüşülerek doğrudan alımın yapıldığı usulü,
e) EKONOMİK AÇIDAN EN AVANTAJLI TEKLİF: Fiyat esasına göre veya fiyat ile birlikte işletme ve bakım maliyeti, maliyet etkinliği, verimlilik, işin bütünlüğü, kalite ve teknik değer gibi fiyat dışındaki unsurlar da dikkate alınarak belirlenen teklifi,
f) HİZMET: Dağıtım faaliyeti kapsamında, arıza giderme, endeks okuma, kesme- bağlama, sayaç sökme-takma, ihbarname dağıtma, kaçak tarama, proje, hukuk, bakım ve onarım, taşıma, haberleşme, sigorta, araştırma ve geliştirme, muhasebe, piyasa araştırması ve anket, danışmanlık, mimarlık ve mühendislik, tanıtım, basım ve yayım, temizlik, yemek hazırlama ve dağıtım, toplantı, organizasyon, sergileme, koruma ve güvenlik, meslekî eğitim, fotoğraf, film, fikri ve güzel sanat, bilgisayar sistemlerine yönelik
hizmetler ile yazılım hizmetlerini, taşınır ve taşınmaz mal ve hakların kiralanmasını ve benzeri diğer hizmetleri,
g) İHALE: İhale yoluyla satın alma/satma kararı ile başlayıp bu Prosedürde yazılı esaslara uygun olarak mal veya hizmet alma-satmalar ile yapım işlerinin istekliler arasından seçilecek gerçek veya tüzel kişilerin üzerine bırakıldığını gösteren ve ihale yetkilisinin onayını müteakip sözleşmenin imzalanmasıyla tamamlanan iş ve işlemleri,
ğ) İHALE DOKÜMANI: İstekliye verilecek olan ihale konusu mal veya hizmet alma- satmaları ile yapım işlerinde isteklilere talimatları da içeren idari şartnameler ile varsa yaptırılacak işin projesini de kapsayan özel teknik şartnameler, sözleşme taslağı ve benzeri yapılacak işi tevsik edici tüm bilgi ve belgeleri,
h) İHALE DOSYASI: İhtiyacın karşılanmasına yönelik talebin oluşturulmasından sözleşmenin imzalanmasına kadar geçen süre zarfındaki proje (varsa), yaklaşık maliyete ilişkin hesap cetveli, ihale ilanı, ihale dokümanı, davetiyeler, zeyilnameler, adaylar tarafından sunulan başvurular veya teklifler ve diğer belgeler, teknik şartnameler, idari şartnameler, özel teknik şartnameler, ihale değerlendirme evrakları, ihale kararları, sözleşme gibi yapılan iş ve işlemlerle, süreci tevsik edici tüm bilgi ve belgeleri/elektronik belgeleri ihtiva eden dosyayı,
ı) İNTERNET ANA SAYFASI: Boğaziçi Elektrik Dağıtım A.Ş.’nin resmi internet sitesinin ana sayfasını,
i) İSTEKLİ: Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesine teklif veren tedarikçi, hizmet yüklenicisi veya yapım yüklenicisini,
j) KISA LİSTE: Boğaziçi Elektrik Dağıtım A.Ş.’nin belirlemiş ve yayımlamış olduğu yeterlik kriterleri çerçevesinde yapım, mal, hizmet alımları için oluşturdukları, yüklenici/istekli listelerinden her birini,
k) MAL: Satın alınan her türlü ihtiyaç maddeleri ile taşınır ve taşınmaz mal ve hakları,
l) SÖZLEŞME: Mal veya hizmet alımları, varlık satışı ile yapım işlerinde Boğaziçi Elektrik Dağıtım A.Ş. ile yüklenici ve/veya tedarikçi arasında yapılan yazılı anlaşmayı,
m) TAŞERON: İşin bir kısmının veya tamamının gerçekleşmesinde yüklenici veya tedarikçinin Boğaziçi Elektrik Dağıtım A.Ş ile imzaladığı anlaşmadaki yükümlülüklerini üstlenen gerçek veya tüzel kişiyi,
n) TEKLİF: Bu Prosedüre göre yapılacak ihalelerde isteklinin Boğaziçi Elektrik Dağıtım A.Ş.’ye sunduğu fiyat teklifi ile değerlendirmeye esas belgeleri,
o) TÜFE: Türkiye İstatistik Kurumu tarafından belirlenen Tüketici Fiyat Endeksini,
ö) VARLIK SATIŞI: Dağıtım Sistemi Gelirinin Düzenlenmesi Hakkında Tebliğin 13’üncü maddesi kapsamındaki varlık satış işlemini,
p) YAPIM: Elektrik piyasası mevzuatında tanımlı şebeke yatırımları kapsamında yapılacak elektrik tesisleri ile diğer yapım işlerini,
r) ÇERÇEVE ANLAŞMA ALIM SÖZLEŞMESİ: Çerçeve anlaşmaların imzalanmasını müteakip, Çerçeve anlaşmalar kapsamında yapılacak her bir alım öncesi çerçeve anlaşma imzalanan istekliler arasında toplanan teklifler sonucu alım yapılmasına karar verilen istekli ile yapılan alım sözleşmesini,
s) YAKLAŞIK MALİYET: Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesi yapılmadan önce Boğaziçi Elektrik Dağıtım A.Ş. tarafından, fiyat araştırması ve/veya hesaplamalar yapılarak ihale edilen işin maliyetinin belirlenmesine yönelik hesaplar ve hesaplamalar sonucu ortaya çıkan bedeli,
ş) YÜKLENİCİ: İş üzerine kalan ve sözleşme imzalanan istekliyi,ifade eder.
2) Bu Prosedürde geçen diğer kavram ve kısaltmalar, ilgili mevzuattaki anlam ve kapsama sahiptir.
II-Xxxxx Xxxxxxx
1) Boğaziçi Elektrik Dağıtım A.Ş.’nin Satın Alma ve İhale Prosedürü çerçevesindeki yapım, mal ve hizmet alımı ile varlık satışı kapsamında yapılacak olan işler açık ihale, davetiye usulü ihale, doğrudan temin ve kapsam dışı alım olmak üzere dört metotla yapılır.
Çerçeve anlaşmalar kapsamında yapılan sözleşmeler hariç, tek bir sözleşmeye bağlanacak olan işlerin üst limit tutarı, Boğaziçi Elektrik Dağıtım A.Ş.’nin uygulama dönemine ait ilk onaylı yatırım planında yer alan yıllık yatırım tavanının %10’unu aşamaz. Bu oran kapsamında hesaplanan tutarın 20.000.000 TL’nin altında olması halinde üst limit tutarı
20.000.000 TL olarak kabul edilir. Çerçeve anlaşma süresi bir yıldan fazla olduğu durumda, çerçeve anlaşmalar için bu limitler iki kat olarak uygulanır. Yabancı para birimi ile imzalanan sözleşmeler için, sözleşmenin imzalandığı tarihte geçerli olan Türkiye Cumhuriyeti Merkez Bankası’nca ilan edilen döviz satış kuru baz alınır. Şebeke İşletim Sistemi Yatırımları karakteristiğindeki işler için bu fıkrada belirtilen parasal üst limitler uygulanmaz. Bu kapsamda;
a) Açık ihale, bütün isteklilerin teklif verebildiği, ihaleden en az yedi iş günü öncesinden ilan edilen usuldür. Tüm işlerde bu metot kullanılabilir. Tesis varlıklarının güvence altına alınması kapsamındaki sigorta poliçesi alımları, çerçeve anlaşma yapılmasına yönelik ihaleler ve varlık satışları açık ihale usulü ile yapılır.
b) Davetiye usulü ihale, kısa listede bulunan ihale edilen iş için belirlenen yeterlik şartlarını haiz tüm isteklilere ihaleden en az yedi iş günü öncesinden davet edilerek yapılan usuldür. Sözleşme bedeli 1.000.000 TL’ye kadar olan işler bu kapsamda ihale edilebilir. Kısa listede yer alan, yapılacak ihale için yeterlik şartlarını haiz isteklilerin sayısının üçten az olması halinde davetiye usulü ihale yöntemi kullanılamaz.
c) Aşağıda belirtilen hallerde ihtiyaçların ilan yapılmaksızın tekliflerin hazırlanması için yeterli süre tanınmak suretiyle davet edilecek istekli ile dağıtım şirketinin ihtiyaçlarını en uygun şekilde karşılamak amacıyla teknik şartlar ve fiyat üzerinde görüşme yapılarak;
i) İhtiyacın sadece gerçek veya tüzel, tek kişi tarafından karşılanabileceğinin tespit edilmesi,
ii) Tek bir gerçek veya tüzel kişinin ihtiyaç ile ilgili özel bir hakka sahip olması,
iii) Mevcut mal, ekipman, teknoloji veya hizmetlerle uyumun ve standardizasyonunun sağlanması için ihtiyaç duyulan yedek parça, malzeme veya hizmetin ilk alım yapılanın dışında başka gerçek veya tüzel kişiden temin edilememesi,
iv) Doğal afetler, salgın hastalıklar, can ve mal kaybı tehlikesi gibi ani ve beklenmeyen veya Boğaziçi Elektrik Dağıtım A.Ş. tarafından önceden öngörülemeyen olayların ortaya çıkması üzerine alımın yapılmasının zorunlu olması;
Halinde doğrudan temini usulü ile ihale süreci beklenmeden görevlendirilecek kişiler tarafından piyasada fiyat araştırması yapılarak ihtiyaçlar temin edilebilir. Bu hususa ilişkin gerekçeleri ispatlayıcı tüm bilgi veya belgeler muhafaza edilir.
d) Çerçeve anlaşma, ihale dokümanında belirtmek ve mal alımı veya yapım işleri için en fazla iki yıl, hizmet alımları için en fazla üç yıl olmak kaydı ile veya daha kısa süreli belirli bir zaman aralığında gerçekleştirilecek alımların özellikle fiyat ve mümkün olan hallerde öngörülen miktarlarının tespitine ilişkin şartları belirleyen açık ihale sonucunda oluşan bir
anlaşmadır. Bu kapsamda;
i) Çerçeve anlaşma, işin süresi veya miktarının tamamlanması durumunda sona erer.
ii) Çerçeve anlaşma ihalelerinde, ihale komisyonu tarafından yapılan değerlendirme sonucunda yeterli bulunan istekliler üçten az olmamak üzere belirlenir ve ekonomik açıdan en avantajlı tekliften başlanmak suretiyle sıralanarak listeye alınır. Kesinleşen ihale kararı tüm isteklilere Prosedürde belirtilen süre ve esaslar dâhilinde bildirilir. Çerçeve anlaşma ihalelerinde, anlaşmaya taraf olan istekli sayısının üçün altına inmesi halinde, çerçeve anlaşma sona erer ve bu durum taraflara bildirilir.
iii) İstekliler yeterliklerinin devam ettiğini çerçeve anlaşmanın imzalandığı tarihten itibaren oniki ayda bir belgelendirir. Yeterliği devam etmeyen isteklilerin çerçeve anlaşmaları feshedilir.
iv) Satın alma öncesi çerçeve anlaşma imzalanan tüm isteklilerden alınan teklifler arasında en düşük teklif sahibi ile çerçeve anlaşma alım sözleşmesi imzalanır. Çerçeve anlaşma alım sözleşmeleri, çerçeve anlaşma bitiş tarihi ile sınırlıdır. Alınan tekliflerin ikiden az olması halinde, çerçeve anlaşma alım sözleşmesi imzalanamaz.
v) Çerçeve anlaşma alım sözleşmesine esas teklif fiyatları, isteklinin çerçeve anlaşmasına esas teklif fiyatlarını geçemez. Güncelleme yöntemi ihale dokümanı ve çerçeve anlaşmasında belirtilmek kaydıyla, çerçeve anlaşmasına esas fiyatlar güncellenebilir.
e) İhaleye teklif veren isteklilerin üzerine sözleşme bırakılmaması halinde veya kısa listeye başvuran adayların yeterli görülmemesi halinde sözleşme bırakılmama veya yeterli görülmeme gerekçeleri istekli veya adaya bu Prosedürde belirtilen süreler içerisinde bildirilir. Kısa listeden çıkartılanlara da kısa listeden çıkarılma gerekçeleri bildirilir. Aynı şekilde ihalenin sonucu da tüm isteklilere bildirilecektir. Yapılan tüm bildirimlerin yazılı olarak yapılması esastır.
f) Yapım işleri ile SCADA, OSOS, CBS, kamulaştırmaya esas harita-plan ve dosyalarının hazırlanması işleri hariç diğer işlerde yüklenici veya tedarikçi, taşeron çalıştıramaz. Yapım işleri kapsamında teklif veren istekli işin bir kısmını veya tamamını taşerona verecek ise, bu durumu teklifinde belirtmeli ve teklif ekinde sunması gereken belgeleri işi vereceği taşeron için de teklifin ekinde sunmalıdır.
g) Yapılan tüm işler için olası ilave iş artışı veya eksilişi, ihale dokümanı ve sözleşmede belirtilmek kaydı ile sözleşme bedelinin %25’ini aşamaz.
h) İhale dokümanında; itiraz süresi, bildirimlerin yapılması gereken süre, sözleşmeye davet süresi ve benzeri tüm asgari sürelerin toplamı 15 iş gününden az olmayacaktır.
ı) Aday, istekliler ve ihale dokümanı alanlara yapılacak her türlü bildirim ve tebligatlarda aşağıdaki yöntemlerden birisi kullanılacaktır:
i) İmza karşılığı elden,
ii) İadeli taahhütlü mektupla,
iii) Kayıtlı elektronik posta.
i) Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin, ihalesi yapılmadan önce fiyat araştırması ve/veya hesaplamalar yapılarak yaklaşık maliyet belirlenir. Yaklaşık maliyet talep sahibi birim tarafından hazırlanır.
j) İhale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin teknik kriterlerine ihale dokümanının bir parçası olan teknik şartnamelerde yer verilir. Teknik şartnamelerde belirlenecek teknik kriterler rekabeti engelleyici hususlar içeremez. Teknik şartnameler talep sahibi xxxxx tarafından hazırlanır.
k) Her bir ihale için, ayrı bir ihale dosyası düzenlenir.
l) İhale sonucu imzalanan sözleşmeler ve çerçeve anlaşmaların süresi, yapım ve mal alımı işleri için iki yılı, hizmet alımı işleri için üç yılı aşamaz. Çerçeve anlaşmalar hariç bu fıkrada belirtilen sözleşme süreleri, gerekçeleri ve sözleşmesinde belirtilmek kaydıyla en fazla bir yıl uzatılabilir.
m) 10.000.-TL üzerindeki kapsam dışı alımlar liste halinde kayıt edilir ve söz konusu alımlarla ilgili evraklar ile birlikte dosyalanır.
n) Anlaşma ve sözleşmeler devredilemez.
o) Kısa Listede olan İsteklilerden Kısa Liste Prosedürüne göre sunmuş olduğu yeterlik belgeleri Davetiye usulü ihalelerde ayrıca istenmez.
IV-İlanlar
1) Boğaziçi Elektrik Dağıtım A.Ş.’nin ihale ve satın alma-satma işleri için gerekli olan ilanlar için yedi iş günü, ilan niteliğinde olan zeyilname gibi hazırlık gerektiren bilgi ve belgeleri, işin tekniğine uygun olarak istekli veya adayların gerekli hazırlıkları yapabilmeleri için en az iki iş günü önce Basın İlan Kurumu’nun ilan portalında ve ihale tarihine kadar kalmak üzere Boğaziçi Elektrik Dağıtım A.Ş.’nin internet ana sayfasında kolayca erişilebilecek görünür bir alanda yayımlar. Boğaziçi Elektrik Dağıtım A.Ş.’nin internet ana sayfasında yayımlanan ilanlar, Basın İlan Kurumu’nun ilan portalında yer alan ilanlar ile birlikte ihale dosyasında muhafaza edilir.
2) İlanlar açık ve net olmalıdır. İstekli veya aday olmak isteyenlerin ihaleye veya kısa liste başvurularına ilişkin bilgilere erişimi engellenmemelidir.
V-Dokümanlar
1) İşin yapılması talebinin oluşturulmasından ihalenin tamamlanmasına kadar geçen süre zarfındaki proje, yaklaşık maliyet, ihale ilanı, davetiyeler, zeyilnameler, teknik şartnameler, idari şartnameler, özel teknik şartnameler, ihale değerlendirme evrakları, ihale kararları, sözleşme taslağı ve sözleşme ile benzeri tüm bilgi ve belgeler ihale dosyasında muhafaza edilir.
2) İhale dokümanları; istekliye ihale konusu işle ilgili tüm bilgileri içerecek şekilde hazırlanır ve isteklilere sunulur.
3) Teklifi etkileyecek her türlü husus ihale dokümanında belirtilir. İhale ilanı veya dokümanlarında bulunmayan herhangi bir husus ihale veya ihaleye konu işin bir parçası olamaz. Bu husus ek sözleşmeye de konu edilemez.
VI-Kısa liste adaylarının değerlendirilmesi
1) Kısa listeye başvuran adaylardan, ekonomik ve malî yeterlik ile meslekî ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin, işin tekniğine uygun olarak bilgi ve belge istenir. Boğaziçi Elektrik Dağıtım A.Ş.’nin tecrübelerinden faydalanılarak, adayların referansları, teknik ve malî yeterlikleri de dikkate alınarak tedarikçiler, hizmet yüklenicileri veya yapım
yüklenicileri arasından Boğaziçi Elektrik Dağıtım A.Ş.’nin internet ana sayfasında yayınlanan Kısa Liste Prosedüründe de açıkça belirtilmiş olan objektif kriterlere göre tercih yapılarak ana ve alt kategorilerdeki kısa listeler oluşturulur.
2) Kısa listeye dahil olmak üzere gelen başvuruların değerlendirilmesi ve kısa listelerin güncellenmesi amaçları ile kısa listeler yılda en az iki kez (Mayıs ve Aralık ayları) değerlendirilir. Kısa listede yer alan isteklilerden, yeterliklerinin devam ettiğini oniki ayda bir belgelendirmeleri istenir. Yeterliği devam etmeyen veya yenilemeyen istekliler kısa listelerden çıkartılır.
3) Şirketimiz Kısa Liste Prosedürü web sitemizde yayınlanmış olup, başvuru kriteleri belirlenmiştir.
4) İhaleye davet aşamasında yapılacak işe uygun kategoride yer alan isteklilere davetiye gönderilir.
5) Boğaziçi Elektrik Dağıtım A.Ş., kısa listelerin oluşturulması kapsamında hazırlanan her bir liste için ayrı bir kısa liste dosyası düzenler.
VII-Tekliflerin alınması ve değerlendirilmesi
1) Açık ihale ve davetiye usulü ihalelerde teklifler, kapalı zarf yöntemi ile alınır. E-posta ile ihale teklifi alınamaz. Açık ihalelerde, isteklilerin sunması gereken bilgi ve belgeleri içeren yeterlik belgeleri ile fiyat teklifi kapalı zarfın içerisinde sunulur. Kapalı zarf üstünde isteklinin adı ve/veya unvanı, imzası, iletişim adresleri (posta ve kayıtlı e-posta adresleri), telefonu, hangi ihale için teklif verildiği yer alır. Zarf üzerinde isteklinin teklif tutarına ilişkin herhangi bir bilgiye yer verilemez.
2) İhalelerimize kamu kurum ve kuruluşları tarafından yasaklı olarak belirlenen firmalar katılamazlar.
3) Teklifler ihale ilanında belirtilen yer ve son teklif verme tarih ve saatinde, isteyen isteklilerin de katılabileceği oturumda tutanakla açılır. Teklifler, ihale ilanında belirtilen zamana kadar açılmayacaktır.
4) Alım ihalelerinde yapılan tekliflerin açılmasından sonra açık eksiltme, satım ihalelerinde yapılan tekliflerin açılmasından sonra ise açık arttırma yapılır. Bu hususa ihale dokümanında yer verilir.
5) İhaleye katılacak isteklilerden; ekonomik ve malî yeterlik ile meslekî ve teknik yeterliklere ilişkin kriterler ihale dokümanında belirtilerek işin tekniğine uygun olarak bilgi ve belge istenir. İhale ilanında ekonomik ve malî yeterlik ile meslekî ve teknik yeterliklere ilişkin kriterler belirtilir. Bu kapsamda;
a) Ekonomik ve mali yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliğin saptanması amacıyla öngörülecek değerlendirme kriterleri ve istenecek belgeler, idari şartnamede belirlenerek, alım konusu iş veya benzer işler tarif edilir.
b) Şirketimiz tarafından ihale konusu iş ile ilgili istenecek iş deneyim tutarları, isteklinin toplam teklif bedeli tutarının %150’sinden fazla %90’ından az olmayacak şekilde idari şartnamede belirtilir.
6) Değerlendirmelerde fiyat dışı unsurların da geçerli olacağı ihalelerde, ihale konusu işin tekniğine göre altıncı fıkrada belirtilen bilgi veya belgelerden hangilerinin değerlendirmede kullanılacağı ve etkisi, ihale dokümanında belirtilir.
7) Bu Prosedür kapsamında yapılacak ihalelerin değerlendirilmesi en az üç kişiden oluşan Ticari Kurul marifetiyle yapılır. Ticari Kurulca alınan kararlar, gerekçeler ve düzenlenen tutanaklar, Ticari Kurul üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır.
8) Ekonomik açıdan en avantajlı teklif, teklif fiyatına veya teklif fiyatının yanı sıra, işletme ve bakım maliyeti, verimlilik, kalite ve teknik üstünlükler gibi fiyat dışı unsurlar da dikkate alınarak belirlenebilir. Fiyat dışındaki unsurların parasal değerleri veya nispi ağırlıkları, hesaplama yöntemi ve bu unsurlara ilişkin değerlendirmenin yapılabilmesi için teklif sahibi tarafından sunulacak belge veya numune, talep sahibi birim tarafından belirlenerek talep ile birlikte, ihale dokümanlarında açıkça ifade edilmesi için Satınalma Birimine gönderecektir. Bu durumda uygulanacak kriterlerin rekabeti engellememesi ve bir şirketi veya bir ürünü tanımlamaması gerekmektedir. Fiyatla birlikte fiyat dışı unsurlar da dikkate alınarak en uygun teklifin belirlendiği ihalelerde Ticari Kurulca; fiyat dışı unsurlara, bu unsurların parasal değerlerine veya nispi ağırlıklarına ve hesaplamaya ilişkin işlemlerin gerekçelerinin yer aldığı açıklama belgesi düzenlenir.
9) Yapılacak olan ihalelerde, gelen tekliflerin üçten az olması durumunda ihale iptal edilebilir. İhalenin iptal edilmesi halinde bu durum ihale komisyonunca hazırlanan bir tutanakla tespit altına alınır ve yenilenen ihale, İlanlar ana başlıklı madde hükümlerine uygun olarak ilan edilir. Tekrar edilen ihalede bu maddede belirtilen teklif sayısı şartı aranmaz. Bu hususlara ihale dokümanında yer verilir.
10) Teklif zarfları, ilanda belirtilen tarih ve saate kadar, (posta ile gönderilecek tekliflerin ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar) yazılı ve imzalı olarak sunulur. İhale dokümanında belirtilen saatten sonra verilen teklifler kabul edilmez ve açılmaksızın iade edilir.
11) Ticari Kurulca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, oturumda hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. Öncelikle ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen bütün yeterlik belgeleri incelenir. İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif zarfı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir, bu isteklilerin fiyat teklif mektupları açılmaz. Bu aşamada teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Belgeleri eksik veya teklif zarfı usulüne uygun olmayan istekliler oturumdan çıkartılarak birinci oturum kapatılır, ara verilmeden ikinci oturuma geçilir. İkinci oturumda fiyat teklif mektupları açılır ve okunur, nihai teklifler alınana kadar alım ihalelerinde açık eksiltme ve pazarlık, satım ihalelerinde açık arttırma ve pazarlık işlemleri gerçekleştirilerek oturum sonlandırılır. Ticari Kurul; ihale kararına yönelik olarak, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi tespit etmek için yeterlilikler ile teklif fiyatının yanı sıra işletme ve bakım maliyeti, verimlilik, kalite ve teknik üstünlükler gibi
fiyat dışı unsurları da değerlendirmek üzere Ticari Kurulca belirlenen yer ve zamanda ayrıca toplanır.
12) İhaleyi alan yüklenicinin teklif bedelini de içeren ihale sonucu, ihaleye teklif veren tüm isteklilerin kayıtlı e-posta adreslerine en geç ihale kararının onay tarihinden sonraki iki iş günü içerisinde gönderilir.
12) Bu prosedürde EPDK tarafından yayımlanan “ELEKTRİK DAĞITIM ŞİRKETLERİNİN
SATIN ALMA-SATMA VE İHALE PROSEDÜRLERİNİN HAZIRLANMASI VE
UYGULANMASI YÖNETMELİĞİ”ne (“Yönetmelik”) aykırı veya açıkça ifade edilmeyen hükmün bulunması halinde Yönetmelik ve ilgili EPDK mevzuatı hükümleri geçerlidir.
VIII-Yayınlar
1) Şirketimiz tarafından hazırlanan satın alma ve ihale prosedürü internet ana sayfasında süresiz olarak yayınlanır.
2) Kapsam dışı alımlar hariç, yapılacak tüm satın alma-satma ve ihale işleri, metodu ile birlikte, İlanlar ana başlıklı madde hükümlerine uygun olarak yayımlanır.
3) Şirketimizce yapılacak işlerin tekniğine uygun olarak oluşturulan kısa listelere müracaat için gerekli bilgi ve belgeler ile kısa listelere ilişkin kriterleri içeren Kısa Liste Prosedürü internet ana sayfamızda süresiz ve güncel olarak yayımlanır.
4) Kapsam dışı alımlar hariç tüm alım ve satımlarda, ihaleyi kazanan istekli isimleri ve sözleşme bedeli bilgileri erişim sınırı olmaksızın internet ana sayfamızda süresiz yayımlanır.
IX-Parasal limitler
1) Parasal limitler 2016 yılının Haziran ayı fiyatlarına göredir ve her bir yıl için ilgili yılın Haziran ayı TÜFE endeksine göre aşağıdaki formül uyarınca güncellenir:
MLt = MLt-1,*TÜFEt-1,6/TÜFEt-2,6