TOPRAK MAHSULLERİ OFİSİ
İş Sözleşmelerine Ek Protokol (İşçi)
TOPRAK MAHSULLERİ OFİSİ
GİZLİLİK VE KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI İLE İŞLENMESİNE YÖNELİK İŞ SÖZLEŞMESİ EK PROTOKOLÜ
İşbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması ile İşlenmesine Yönelik İş Sözleşmesi Ek Protokolü (bundan sonra Protokol olarak anılacaktır);
a) ……………………………………………………………………………..………
adresinde faaliyet gösteren Toprak Mahsulleri Ofisi (bundan sonra İşveren olarak anılacaktır) ile
b) ……………………………………………………………………………………
adresinde ikamet eden (bundan sonra Çalışan/Stajyer olarak anılacaktır) arasında
……….…………. tarihinde imzalanan İş Sözleşmesi‟ne (bundan sonra Sözleşme olarak anılacaktır) ek olarak tarafların mutabakatı sağlanarak aşağıda belirlenen hüküm ve şartlar çerçevesinde imzalanmıştır.
İşveren ve Çalışan/Xxxxxxx, birlikte Taraflar olarak anılacaktır.
1. Ek Protokolün Konusu
İşbu Protokol; Taraflar arasında imza altına alınan İş Sözleşmesi‟ne „‟Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması ile İşlenmesi” başlıklı ek hüküm getirilmesi ve tarafların buna ilişkin hak ve yükümlülüklerinin düzenlenmesini konu edinmektedir.
2. Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması ile İşlenmesi
EK MADDE 1: GİZLİ BİLGİ VE KİŞİSEL VERİNİN TANIMI
1.1. İşveren ve İşverenin müşterilerine veya hizmet verdiği kişilere ait her türlü yazılı, sözlü, dijital bilgi ve belge, fikir, buluş, rapor, metot, resim, şema, grafik, çizim, grafikler, formül, süreç, dizayn, plan, proje, iş, ilerleme, ilerlemeye yönelik sair proje, patent, telif hakkı, marka, ticari sır, yasal korumaya konu olan veya olmayan her türlü yenilik, çalışma, iş ve hizmet ilişkisi içerisinde öğrenilebilecek yazılı veya sözlü tüm ticari, mali, teknik bilgiler ve konuşma bilgileri, bilgisayar programı, tasarım, analiz, şifre, sistem, teknik bilgiler, deneysel çalışmalar, know-how, müşteri bilgileri gizli bilgi olarak kabul edilir.
1.2. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (bundan sonra KVKK olarak anılacaktır) uyarınca “kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi” ve “özel nitelikli kişisel veriler (kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri)” kişisel veri olarak kabul edilir.
EK MADDE 2: GİZLİ OLMAYAN BİLGİ
Aşağıda belirtilen durumlar gizli bilgi kapsamına dahil değildir:
a) Açıklandığı esnada kamuya mal olan bilgiler,
b) Gizli tutma yükümlülüğü bulunmaksızın daha önceden bilindiği ispat edilebilen bilgiler,
c) Yürürlükte olan kanun, ilgili mevzuat, sair yasal düzenlemeler gereğince ve/veya yargı organları ve/veya yetkili mercilerce yasal usullere uyularak istenmesi halinde sadece istenildiği kadarı ile ifşa edilmesi kaydı ile ve önceden haber verilerek açıklanan, açıklanması gereken bilgiler.
EK MADDE 3: GİZLİ BİLGİNİN KORUNMASI
3.1. Çalışan/Stajyer, İşveren ile olan ilişkileri esnasında edindiği gizli bilgileri/gizli bilgilerin;
a) Hiçbir şekilde İşverenin yazılı izni olmaksızın üçüncü kişi/kurumlara çalışma amaçları veya yasal yükümlülükler dışında açıklayamaz.
b) Emniyetini sağlar, muhafazası için gerekli tedbirleri alır, objektif bir şekilde kendi gizli bilgilerini korumakta göstereceği hassasiyetin aynısını gösterir.
3.2. Çalışan/Xxxxxxx, ancak zorunlu hallerde ve işi gereği bu bilgiyi öğrenmesi gereken kişilere verebileceği gibi, bu bilginin gizliliği hususunda da ilgili kişileri uyarır.
3.3. Çalışan/Xxxxxxx, İşverenin gizli bilgisi hakkında yetkisiz bir ifşanın varlığına yol açtığından haberdar olursa İşveren yetkililerini derhal yazılı ve sözlü olarak söz konusu yetkisiz ifşa hakkında bilgilendirir ve bu sebeple İşverenin maruz kalacağı zararları azaltmak için elinden gelen tüm gayreti gösterir.
EK MADDE 4: KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI
4.1. Çalışan/Stajyer, “kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerinin” özel nitelikli kişisel veri olduğunu bildiğini beyan eder.
4.2. Çalışan/Stajyer, İşveren ile olan ilişkileri esnasında iş yerinde işiyle ilgili olarak gerek İşveren ve/veya onun temsilcileri tarafından gerek diğer çalışanlar veya üçüncü kişiler tarafından kendisine iletilen, açıklanan, tevdi edilen ve kendisinin işlediği, gördüğü, muhafaza ettiği, öğrendiği ve temas ettiği her türlü kişisel veriyi KVKK‟ya, ilgili mevzuata ve İşverenin bu konuda kabul etmiş olduğu politika-prosedür-iş talimatlarına uygun şekilde kullanır.
4.3. Çalışan/Stajyer, iş ilişkisinden edindiği her türlü kişisel veriyi ve bu veriler ile ilgili belgeleri, araç-gereçleri ve sair tüm unsurları veri işleme amacı dışında başka bir sözleşme ilişkisinde veya sair herhangi bir işte kullanamaz, işleyemez, dağıtamaz, yurt içinde veya yurt dışında kurulu üçüncü kişilere ya da kurumlara aktaramaz.
4.4. Çalışan/Stajyer, kişisel verinin işleme amacı ortadan kalktığında yasal süresi içerisinde veya herhangi bir yasal süre öngörülmemiş ise makul süre içerisinde silme, yok etme veya anonim hale getirme süreçlerinin işletilmesi için bağlı bulunduğu birim müdürüne yazılı talepte bulunur.
4.5. Çalışan/Stajyer, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, muhafazasını sağlamak ve bu kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek amacıyla Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen yeterli önlemler dahil olmak üzere uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbiri alır.
4.6. Çalışan/Stajyer, kişisel verilerin KVKK ve ilgili mevzuata aykırı olarak işlendiğini tespit etmesi halinde, bu durumu derhal bağlı bulunduğu birim müdürüne yazılı olarak bildirir.
4.7. Çalışan/Stajyer, ilgili kişiler tarafından KVKK kapsamında kendisine yapılan başvuruları derhal bağlı bulunduğu birim müdürüne bildirir.
EK MADDE 5: ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI
Özel nitelikli kişisel verilerin korunması ile ilgili olarak aşağıdaki hükümler, Çalışan/Stajyer
tarafından İşverenin sağladığı koşullara göre uygulanır:
Özel nitelikli kişisel verilerin bulunduğu ortam elektronik ortam ise;
a) Verileri kriptografik yöntemler kullanılarak muhafaza edilir.
b) Kriptografik anahtarlar güvenli ve farklı ortamlarda tutulur.
c) Veriler üzerinde gerçekleştirilen tüm hareketler ve işlem kayıtları tutulur.
d) Verilerin bulunduğu ortamlara ait güvenlik güncellemeleri takip edilir.
Özel nitelikli kişisel verilerin bulunduğu ortam fiziksel ortam ise;
a) Yeterli güvenlik önlemleri (elektrik kaçağı, yangın, su baskını, hırsızlık vb. durumlara karşı) alınır.
b) Bu ortamların fiziksel güvenliği sağlanarak yetkisiz giriş çıkışlar engellenir.
Özel nitelikli kişisel veriler aktarılacak ise;
a) Verilerin e-posta yoluyla aktarılması gerekiyorsa şifreli olarak kurumsal e-posta adresiyle veya Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hesabı kullanılarak aktarılır.
b) Taşınabilir Bellek, CD, DVD gibi ortamlar yoluyla aktarılması gerekiyorsa kriptografik yöntemlerle şifrelenir ve kriptografik anahtarı farklı ortamda tutulur.
c) Verilerin kağıt ortamı yoluyla aktarımı gerekiyorsa evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemler alınır ve evrakı “gizlilik dereceli belgeler” formatında gönderilir.
EK MADDE 6: KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ
6.1. Çalışan/Stajyer, iş akdinin uygulanması amacıyla İşveren ile paylaştığı kendisine ait kişisel verilerin iş akdinin gerektirdiği amaçlarla sınırlı ve orantılı olmak şartıyla İşverenin iş ortaklarına, tedarikçilerine aktarılmasını ve diğer çalışanlar ile paylaşılmasını kabul eder.
6.2. Yasal düzenlemeler, acil durum yönetimi, bir hak tesisi başta olmak üzere sair nedenlerle referans, aile yakını vb. Çalışan/Stajyer ile bağı olan üçüncü kişilere ait kişisel verilerin işlenmesi söz konusu olduğunda Çalışan/Stajyer; üçüncü kişileri kişisel verilerinin işlenme süreçleri ile ilgili olarak aydınlattığını ve gerekmesi halinde açık rızalarını aldığını beyan ve taahhüt eder.
6.3. Çalışan/Stajyer kişisel verilerinin işlenmesi ile ilgili olarak detaylı aydınlatma metnini dilediği zaman İnsan Kaynakları biriminden temin edebileceği konusunda bilgilendirilmiştir.
EK MADDE 7: SÜRE
Bu Protokol ve içerdiği yükümlülükler herhangi bir süreye bağlı değildir. Gizli bilgi ve kişisel verilerin korunmasına yönelik yükümlülükler iş veya hizmet ilişkisinin sona ermesinden sonra da süresiz olarak devam eder.
EK MADDE 8: PROTOKOLE ve MEVZUATA AYKIRILIK
8.1. İşveren, bu Protokolün Çalışan/Stajyer tarafından ihlali veya Çalışan/Stajyerin bilerek veya bilmeyerek sebep olduğu zararlar nedeniyle herhangi bir şekilde mağdur olduğunda veya zarara uğradığında, söz konusu ihlalin veya zararın öğrenilmesinden itibaren tüm kanuni yollara başvurabileceği gibi maruz kaldığı her türlü menfi ve müspet zarar ve ziyanın tazminini Çalışan/Stajyerden talep edebilir.
8.2. Çalışanın/Stajyerin bu Protokole aykırı hareket etmesi halinde, İşverenin iş akdinde veya disiplin yönetmeliğinde düzenlenen yaptırımları uygulama hakkı saklıdır.
EK MADDE 9: İŞVERENİN YÜKÜMLÜLÜKLERİ
9.1. İşveren, iş yerinde ve çalışma alanlarında KVKK ve ilgili mevzuata uygun düzenleme yapmakla yükümlüdür.
9.2. İşveren, KVKK ve ilgili mevzuatının etkin, sağlıklı ve koordineli bir şekilde uygulanması ile ilgili olarak Komite (veya Kurul, Komisyon) oluşturur ve irtibat kişisi atar. TMO bünyesinde KVKK ve ilgili mevzuat kapsamında yapılacak çalışmalar, Komite ve irtibat kişisi tarafından veya gözetiminde yapılır.
9.3. İşveren, çalışma alanlarında kişisel veri güvenliğinin sağlanması ile ilgili olarak gerekli teknik ve idari tedbiri alacak ve gerekli yetkilendirmeleri yapacaktır.
9.4. İşveren, iş akdinin sona ermesinden itibaren işleyecek zamanaşımı süresi ile birlikte mevzuatın öngördüğü saklama sürelerinin ve makul sürelerin bitiminde Çalışan/Stajyere ait kişisel verileri imha edecektir.
9.5. İşveren, Çalışan/Xxxxxxx tarafından talep edildiği takdirde Çalışanın/Stajyerin kişisel verilerinin işlenmesine yönelik aydınlatma metnini en kısa sürede Çalışanın/Stajyerin bilgisine sunacaktır.
EK MADDE 10: DİĞER HÜKÜMLER
10.1. Çalışan/Stajyer, iş sürekliliğinin ve takibinin sağlanması amacıyla kendisine tahsis edilmiş ve/veya kullanımına sunulmuş olan elektronik cihazların içeriğinde yer alan kullanım bilgisi, ziyaret edilen internet siteleri, yazışmalar ve bu cihazların kullanımına ait her türlü verinin İşveren tarafından kontrol edilebileceğini ve kayıt altına alınabileceğini kabul eder. Bu nedenle Çalışanın/Stajyerin, görevi veya işi ile ilgili olmayan şahsi bilgilerini veya aynı mahiyette üçüncü kişilere ait bilgileri, tarafına tahsis edilmiş ve/veya kullanımına sunulmuş olan elektronik cihazlarda barındırmaması gerekmektedir.
10.2. Çalışan/Stajyer, iş sürekliliğinin ve takibinin sağlanması amacıyla kendisine tahsis edilmiş olan aracın (taşıtın) kilometre bilgisi, yakıt kullanım bilgisi, lokasyon bilgisi ve diğer kullanım bilgilerinin kontrol edilebileceğini ve kayıt altına alınabileceğini kabul eder. Bu nedenle Çalışanın/Stajyerin, kendisine tahsis edilen aracı iş ile ilgili süreç dışında ve/veya şahsi sebepler ile kullanmaması gerekmektedir.
10.3. Çalışan/Xxxxxxx, kendisine iş sebebiyle tanımlanmış e-posta hesabındaki hareketlerinin ve/veya yazışmalarının kontrol edilebileceğini ve kayıt altına alınabileceğini kabul eder. Bu nedenle Çalışanın/Stajyerin, kendisine iş sebebiyle tanımlanmış olan e-posta hesabında, görevi veya işi ile ilgili olmayan şahsi bilgilerini veya aynı mahiyette üçüncü kişilere ait bilgileri tarafına iş sebebiyle tanımlanmış e-posta hesabında barındırmaması gerekmektedir.
10.4. Çalışan/Stajyer; yukarıda (10.1., 10.2., 10.3. maddelerinde) belirtilen hususlara uyulmaması durumda oluşan her türlü zarar ve ziyandan İşverenin sorumlu olmayacağını ve tüm sorumluluğun kendisinde olacağını kabul ve beyan eder.
10.5. Tarafların Protokol ile hüküm altına alınmamış olan her türlü hak ve yükümlülükleri Sözleşme ile hükme bağlandığı şekilde geçerliliğini korumakta olup Taraflar bu hususta anlaşmışlardır.
10.6. İşbu Protokol hükümlerinden bir veya birkaçının uygulama imkânı olmaması veya geçersiz olması, diğer hükümlerin uygulanabilirliğini etkilemez.
İşbu Ek Protokol, Taraflarca 2 (iki) nüsha olarak ………………… tarihinde imzalanarak yürürlüğe girmiştir.