ORMA ORMAN MAHSULLERİ İNTEGRE SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİNE İLİŞKİN MÜŞTERİ AYDINLATMA METNİ
XXXX XXXXX MAHSULLERİ İNTEGRE SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİNE İLİŞKİN MÜŞTERİ AYDINLATMA METNİ
1. Amaç
Xxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx İntegre Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi (“Orma” veya “Şirket”), gerçek kişi müşterilerine ait kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”) ve sair mevzuat hükümlerine uygun şekilde işlenmesini amaçlamaktadır.
Şirketimizin gerçek kişi müşterisi olmanız sebebiyle Şirketimize bildirdiğiniz/bildireceğiniz ve/veya Şirketimizce haricen herhangi bir yoldan temin edilen kişisel verileriniz Şirketimiz tarafından “Veri Sorumlusu” sıfatıyla,
• Kişisel verilerinizi işlenmelerini gerektiren amaç çerçevesinde ve bu amaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde,
• Şirketimize bildirdiğiniz veya bildirildiği şekliyle kişisel verilerin doğruluğunu ve en güncel halini koruyarak,
• Kaydedileceğini, depolanacağını, muhafaza edileceğini, yeniden düzenleneceğini, kanunen bu kişisel verileri talep etmeye yetkili olan kurumlar ile paylaşılacağını ve KVK Kanunu’nun öngördüğü şartlarda, yurtiçi veya yurtdışı üçüncü kişilere aktarılacağını, devredileceğini, sınıflandırılabileceğini ve KVK Kanunu’nda sayılan sair şekillerde işlenebileceğini ve KVK Kanunu’nda sayılan diğer işlemlere tabi tutulabileceğini bildiririz.
Aydınlatma Metni ile Orma tarafından yürütülen faaliyetlerin KVK Kanunu’nda yer alan ilkelerle uyumlu olarak sürdürülmesi ve geliştirilmesi benimsenmiştir.
2. Gerçek Kişi Müşterilerin Kişisel Verilerinin Toplanması ve Usulü
Şirketimiz, kişisel verilerinizi işbu Aydınlatma Metni’nde belirtilen amaçlar doğrultusunda işleyecektir. Kişisel verilerinizin işlenme amacında herhangi bir değişiklik olması halinde tarafınızdan ayrıca izin alınacaktır.
Şirketimiz tarafından toplanan ve kullanılan kişisel veriler özellikle şunlardır:
Kişisel Verinin İçeriği | |
Kimlik Verisi | Ad-soyad, firma adı, X.X. xxxxxx numarası, vergi kimlik numarası, plaka, cinsiyet gibi bilgeleri içeren ehliyet, nüfus cüzdanı sureti gibi belgeler ile imza/paraf bilgisi. |
İletişim Verisi | Telefon numarası, faks, adres bilgisi, posta kodu, e-posta adresi (dâhili numarası ve kurumsal e-posta adresi dâhil). |
Finansal Veri | Tahsilat bilgileri, banka bilgileri ve IBAN numarası, çek bilgileri, indirim tutarı, ödeme koşulu, kredi kartı bilgisi, tapu, ruhsat ve fatura verileri gibi bilgiler. |
Müşteri İşlem Verisi | Müşterilerin Şirketimiz nezdinde yaptığı işlemlere ilişkin sipariş numarası, e posta gönderme tarihi ve konusu gibi bilgiler. |
Kişisel verileriniz, gerek sözleşme ilişkisinin kurulmasından önce gerekse sözleşme ilişkisinin kurulmasından sonra ve devamı boyunca Şirketimize ibraz etmiş olduğunuz ve üçüncü
kişilerden, kanunlarda öngörülen nedenlerle kamu kurum ve kuruluşlarından elde edilen her türlü bilgi belge ve doküman aracılığı ile toplanmaktadır.
3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları ve Hukuki Sebepler
Kişisel Verileriniz, Şirketimiz tarafından aşağıda belirtilen amaçlar doğrultusunda ancak bunlarla sınırlı olmamak kaydıyla işlenebilir.
Kişisel Verileriniz, Vergi Usul Kanunu, Gelir Vergisi Kanunu, Kurumlar Vergisi Kanunu ve bunlarla sınırlı olmamak kaydıyla yasal yükümlülüklerin ve sözleşme gerekliliklerinin yerine getirilmesi amacıyla işlenmektedir.
Vergi Usul Kanunu, Gelir Vergisi Kanunu, Kurumlar Vergisi Kanunu ve yürürlükteki ilgili mevzuatlar, kanunlar, yönetmelikler ve tebliğler uyarınca yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla, özellikle;
• Vergi beyannamelerinin verilmesi.
Sözleşmenin kurulması ve ifası amacıyla, özellikle;
• Numune ürünlerin teslimi,
• Depolama ve nakliye süreçlerinin yürütülmesi,
• Sms ve mms gönderimi yapılması, sosyal medya paylaşımları ve iletişim süreçlerinin yürütülmesi,
• Satış süreçlerinin yürütülmesi,
• Fatura süreçlerinin yürütülmesi,
• İş süreçlerinin iyileştirilmesine yönelik önerilerin alınması,
• İç denetim, sorgulama ve istihbarat faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Müşterilerin sisteme tanımlanması,
• Mal / hizmet üretim ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi,
• Satış yapılması,
• Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi,
• İş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin yürütülmesi
• Kantar işlemlerinin yapılması.
Bir hakkın tesis edilmesi, kullandırılması ve korunması amacıyla, özellikle;
• Müşteri memnuniyetine yönelik aktivitelerin yürütülmesi.
Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta belirtilen veya işleme amacının ortadan kalmasına kadar geçecek olan makul süre ve herhalde kanuni zamanaşımı süreleri kadar muhafaza edilecektir.
4. Kişisel Verilerin 3. Kişilere Aktarılması
4.1. Kişisel Verilerin Yurt İçindeki Üçüncü Kişilere Aktarılması;
Vergi Usul Kanunu, Gelir Vergisi Kanunu, Kurumlar Vergisi Kanunu ve bununla sınırlı olmamak kaydıyla yasal yükümlülüklerin ve sözleşme gerekliliklerinin yerine getirilmesi amacıyla; iletişim hizmeti firmalarına, Gelir İdaresi Başkanlığı’na ve Şirketimizin ilgili tedarikçileri ve iş ortaklarına aktarılabilmektedir.
Vergi Usul Kanunu, Gelir Vergisi Kanunu, Kurumlar Vergisi Kanunu ve yürürlükteki ilgili mevzuatlar, kanunlar, yönetmelikler ve tebliğler uyarınca yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla, özellikle;
• Vergi beyannamelerinin verilmesi amacıyla Gelir İdaresi Başkanlığı’na aktarılabilmektedir.
Sözleşmenin ifası amacıyla, özellikle;
• Sms ve mms gönderilmesi ve sosyal medya paylaşım yapılması amacıyla iletişim hizmeti firmalarına aktarılabilmektedir.
5. Kişisel Verilerin Güvenliğinin ve Gizliliğinin Sağlanması
Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve kişisel verilere hukuka aykırı erişilmesini önlemek, kişisel verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
5.1. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak ve Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişimi Engellemek İçin Alınan Teknik Tedbirler
Kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için, teknik uzman personel istihdam edilmekte, virüs koruma ve yedekleme sistemleri mevcut olup, İSO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi kapsamında düzenli aralıklarla gerekli denetimler
yapılmaktadır.
Orma kişisel verilerinizi korumak amacıyla her türlü teknik, teknolojik güvenlik önlemlerini almış olup olası risklere karşı kişisel verilerinizi koruma altına almıştır.
5.2. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak ve Kişisel
Verilere Hukuka Aykırı Erişimi Engellemek İçin Alınan İdari Tedbirler
• KVK Kanunu’na ilişkin şirket çalışanlarının eğitilmesi ve bilinçlendirilmesi,
• Kişisel veri aktarımının söz konusu olduğu durumlarda, kişisel verilerin aktarıldığı kişiler ile akdedilmiş sözleşmelere kişisel verilerin aktarıldığı tarafın veri güvenliğini yerine getireceğine ilişkin kayıt eklenmesinin sağlanması,
• KVK Kanunu’na uyum için yerine getirilmesi gerekenlerin tespit edilmesi ve uygulamaları için iç politikaların hazırlanması,
5.3. Kişisel Verilerin Kanuni Olmayan Yollarla İfşası Durumunda Alınacak Tedbirler
İşlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde, Şirketimiz bu durumu en kısa sürede ilgili veri sahibine ve Kurul’a bildirecektir.
6. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Xxxxxx Xxxx Getirilmesi
KVK Kanunu’nun 7. maddesi uyarınca, kişisel verilerin ilgili mevzuata uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler re’sen veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine Şirketimiz tarafından silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
Bu hususa ilişkin usul ve esaslar KVK Kanunu ve bu Kanun dayanak alınarak oluşturacak ikincil mevzuata göre yerine getirilecektir.
6.1. Kişisel Verilerin Silinmesi ve Yok Edilmesi Teknikleri
Kişisel veriler, KVK Kanunu ve bu Kanun dayanak alınarak oluşturulan Şirketimiz “Veri Saklama ve İmha Prosedürü”ne göre fiziksel olarak yok edilmekte ve elektronik
ortamlardan güvenli olarak silinmektedir.
6.2. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi Teknikleri
Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek bir hale getirilmesini ifade eder.
Kişisel veriler, KVK Kanunu ve bu Kanun dayanak alınarak oluşturulan Şirketimiz “Veri Saklama ve İmha Prosedürü”ne göre verilerin maskeleme/yıldızlama, toplulaştırma/kümülatif data oluşturma, veri türetme ve veri karması metotları ile anonim hale getirilmektedir.
7. Müşteri’nin Sahip Olduğu Haklar
KVK Kanunu’nun 11. maddesi uyarınca, Şirketimize başvurarak kişisel verileriniz hakkında aşağıdaki konulara ilişkin taleplerde bulunabilirsiniz:
a. Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
b. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
c. Kişisel verilerinin işlenme amacı ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
d. Kişisel verilerinin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,
e. Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
f. Kişisel verilerinin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde bunların silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
g. İşlenen kişisel verilerinin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle veri sahibinin aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
h. Kişisel verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme.
Şirketimiz, KVK Kanunu’ndan doğan taleplerinizi “Kişisel Veri Sahibi Başvuru Formu” aracılığıyla gerçekleştirecektir. Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak, başvuru taleplerinizi, talebin niteliğine göre ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Xxxxxxx reddedilmesi halinde, ret nedeni/nedenleri tarafınıza yazılı olarak veya elektronik ortamda gerekçeleriyle bildirilir.
İşbu Aydınlatma Metni, gerekli görüldüğü hallerde Şirketimiz tarafından revize edilebilir. Revizyonun söz konusu olduğu hallerde ise, bu hususa ilişkin olarak tarafınıza bilgilendirme yapılacaktır. Aydınlatma Xxxxx’xxx en güncel haline internetten, xxx.xxxx.xxx.xx linkinden, ulaşabilirsiniz.