DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
TEŞKİLAT YAPISI VE ÇALIŞMA ESASLARINA DAİR YÖNERGE
BİRİNCİ BÖLÜM
AMAÇ, KAPSAM, HUKUKİ DAYANAK, İLKELER ve TANIMLAR
Amaç
Madde 1- Bu yönergenin amacı; Denizli Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nün kuruluş, görev, yetki, sorumluluk ve çalışmalarını düzenlemektir.
Kapsam
Madde 2- Bu Yönerge; Destek Hizmetleri Müdürlüğü bünyesinde faaliyet gösteren birimlerin kuruluşu ile görev, yetki ve sorumluluğunda bulunan iş ve işlemlerin düzenlenmesi ve yürütülmesine ilişkin esas ve usulleri kapsar.
Hukuki dayanak
Madde 3- Bu Yönerge; Denizli Belediye Meclisi’nin 05/05/2008 gün ve 223 sayılı kararı ile kabul edilerek 01.01.2009 tarihinde yürürlüğe giren Denizli Belediye Başkanlığı Teşkilat Yönetmeliği’nin 43’üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
İlkeler
Madde 4- Belediye hizmet ve faaliyetlerinde etkinlik, eşitlik, hizmette kaliteyi artırmak, belediyenin güçlü ve zayıf yönlerini tespit ederek, fırsat ve tehditleri analiz etmek, sorunlara kalıcı ve yerinde çözüm üretmek, geleceğe dönük stratejiler belirlemek, mevcut kaynakları optimum şekilde kullanmak, çalışanların kuruma bağlılığını artırmak, yönetime kullanılabilir ve etkin bir karar almada destek sağlayıcı nitelikte bilgi sunmak, yönetici ve diğer pozisyonlarda görev yapan personelin motivasyonunu sağlamak, performansını artırmak, toplam kalite yönetimine geçmek.
Faaliyetlerini yüksek nitelikli insanların çalıştığı, çalışanları ortak değer ve amaçlar etrafında kenetlenmiş, kabul edilebilir ve sürekli iyileştirme sağlayan, teknolojik altyapıyı etkin ve verimli kullanan ve öğrenen organizasyon yapısına sahip, öncü ve örnek bir belediyecilik anlayışıyla gerçekleştirmek. Bu anlayışa uygun amaç ve hedeflere ulaşabilmek için gerekli nitelik ve yetkinliklere sahip personel yapısını oluşturmak.
Tanımlar
Madde 5- Bu Yönergede adı geçen; Belediye : Denizli Belediyesi’ni,
Başkanlık : Denizli Belediye Başkanlığı’nı,
Başkan : Denizli Belediye Başkanı’nı, Meclis : Denizli Belediye Meclisi’ni,
Encümen : Denizli Belediye Encümeni’ni, Müdürlük : Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nü,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM MÜDÜRLÜĞÜN KURULUŞU VE GÖREVLERİ
Kuruluşu
Madde 6- Müdürlüğün görevlerini etkin ve verimli bir şekilde yürütebilmesi için 2 şeflik ve bu şefliklere bağlı servislerden oluşturulur. Müdürlüğün teşkilat şeması aşağıda gösterilmiştir:
DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
İdari İşler ve Satın Alma Şefliği
İhale Şefliği
Müdürlüğün görevleri
Madde 7- Müdürlüğün görevleri aşağıda sayılmıştır:
1. Etüt Proje Müdürlüğü tarafından yapılan projelendirme ile ilgili hizmet alımı ihaleleri dışında kalan ve belediye birimlerinin ihtiyacına yönelik 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’na göre mal ve hizmet alımlarını yapmak; belediye genelini ilgilendiren mal ve hizmet alımı ihalelerini ilgili müdürlüklerle koordineli bir şekilde gerçekleştirmek,
2. 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu’na göre; gayrimenkul satış ve kiralaması dışındaki satış işlemlerini yürütmek,
3. Belediye yemekhanesinin iş ve işlemlerini yapmak veya yaptırmak,
4. Belediye ve belediyeye ait yerlerin güvenliğini sağlanması ile ilgili hizmet alımı işlemlerini yapmak ve çalışmaları denetlemek,
5. Belediye hizmet binası ve dış birimlerin bina içi temizliğini yapmak veya yaptırmak; yapılan temizlik hizmetlerini denetlemek,
6. Belediyenin santraline ilişkin iş ve işlemleri düzenlemek ve denetlemek.
Müdür
Madde 8- Denizli Belediyesi Teşkilat Yönetmeliği’nde ve bu yönergede belirtilen görevlerin yerine getirilmesinden ve koordinasyonundan öncelikle Belediye Başkanına veya bağlı olduğu Başkan Yardımcısına karşı birinci derecede sorumludur.
Şefliklerin görevleri
Madde 9- Madde 6’da Müdürlük Teşkilat Şeması’nda gösterilen şeflikler ve bu şefliklere bağlı servislerin görevleri:
İdari İşler ve Satın Alma Şefliği
Şeflik iki servisten oluşur:
İdari İşler ve Satın Alma Servisi
• Her türlü yazışma işlemlerini yürütmek,
• Yükleniciler veya belediye ekiplerince yapılan işlerin müdürlükçe koordineli bir şekilde yapılmasını sağlamak,
• Müdürlük personelinin izin formlarını düzenlemek ve izinlerini takip etmek,
• Müdürlüğün kırtasiye, fotokopi, ozalit, dosyalama vb. taleplerini ve ihtiyaçlarını yerine getirmek,
• Gelen, giden evrakların kaydını tutmak,
• Dosyalama işlemlerini yerine getirmek,
• Faks ve telefon kullanımı ve arayanların notunu tutmak,
• Müdürlük personeline ait hasta sevk kâğıtlarını düzenlemek,
• Belediye hizmet binası ve dış birimlerin bina içi temizliğini yapmak veya yaptırmak; yapılan temizlik hizmetlerini denetlemek,
• Belediye çalışanlarına verilen yemeğin hazırlanmasını, düzenli ve sağlıklı olarak verilebilmesini sağlamak ve denetimini yapmak,
• Belediye ve belediyeye ait yerlerin güvenliğinin sağlanması ile ilgili hizmet alımı işlemlerini yapmak ve çalışmaları denetlemek,
• Belediyenin haberleşme sistemini sağlayan santrali sevk ve idare etmek,
• Birime ait işlerin kesin teminatlarını iade etmek.
Taşınabilir Kayıt ve Kontrol Servisi
• Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek,
• Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek,
• Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek,
• Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek,
• Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak,
• Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek,
• Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek,
• Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak,
• Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak,
• Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak.
İhale Şefliği
Şeflik iki servisten oluşur.
İhale Servisi
• Etüt Proje Müdürlüğü tarafından yapılan projelendirme ile ilgili hizmet alımı ihaleleri dışında kalan ve idarenin tamamını ilgilendiren mal ve hizmet alımları ile belediye birimlerinin ihtiyacına yönelik 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’na göre gerçekleştirilecek mal ve hizmet alımlarını yapmak,
• Birimlerden gelen ihtiyaç taleplerini cins, miktar, vasıf ve kapasite yönünden kontrole tabi tutmak,
• Satın alınacak tüm mal/hizmetler için gerekli idari ve teknik şartnameyi kullanan veya talep eden birimlere hazırlatmak veya temin etmek,
• Alımı yapılacak hizmet/malın konusu ile ilgili firmalardan ayrıntılı fiyat araştırması ve sonucunda yaklaşık maliyet tespiti yapmak,
• Yapılacak ihale usulünü tespit etmek ve ihale dokümanlarını hazırlamak (idari-teknik şartname, sözleşme tasarısı, standart formlar vb.),
• İhale onay belgesini hazırlamak ve ihale edilecek işe ait ihale yetkilisince onaylanmasını sağlamak,
• İhale usulüne göre ihale ilanını veya davetini yapmak,
• İhale komisyonunu oluşturmak, ihale işlem dosyasının bir örneğini ihale komisyon üyelerine tebliğ etmek,
• İhale tarihini belirlemek,
• İhaleye ilişkin teklifleri almak, değerlendirmek ve ihaleyi karara bağlamak,
• İhale sonucunu bildirmek ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşme Kanunu’na göre yüklenici firma yetkilisi ve Belediye Başkanı adına talepçi birim müdürü tarafından sözleşme imzalanmasını sağlamak,
• İhaleye katılan isteklilerinin geçici teminatlarını iade etmek,
• İhale işlemi tamamlanan ihale dosyasının gereken işlemlerinin yapılması için ilgili birime göndermek,
• Atıl durumda bulunan hurdaların ve faal halde olup, kullanım alanı olmayan malların satışı için birimlerden gelen talep üzerine 2886 sayılı Kanun’a göre mal satış işlemlerini yürütmek.
Doğrudan Temin Servisi
• Belediye birimlerinin ihtiyacına yönelik 4734 sayılı Kanuna göre mal/hizmet alımlarını yapmak,
• Satın alınacak mal/hizmetler için teknik şartnamenin dairesine hazırlatmak,
• Alımı yapılacak mal/hizmetlerin konusu ile ilgili firmalardan fiyat araştırması yapmak ve sonucunda da yaklaşık maliyeti oluşturmak,
• İhale onay belgesini hazırlamak ve alımın gerçekleşmesi için belgenin yetkilisince onaylanmasını sağlamak,
• Mal/hizmetin temini için buna uygun fiyatı veren firmaya sipariş geçmek,
• Mal/hizmetin alımında idarenin uygun bulduğu durumlarda 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşme Kanunu’na göre Belediye Başkanı adına daire müdürü ve firma yetkilisi tarafından sözleşmenin imzalanmasını sağlamak,
• Mal/hizmetin alımı ve diğer işlemlerin yapılması için ilgili dairesine göndermek.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM ORTAK HÜKÜMLER
Müdürlük bütçesi
Madde 10- Destek Hizmetleri Müdürlüğü, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği hükümleri uyarınca Belediye Başkanının bütçe çağrısına istinaden yıllık gider bütçe tasarılarını hazırlayarak yasal süresi içerisinde Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne teslim etmek zorundadır.
Müdürlüğün taşınır mal işlemleri ve ihtiyaçların temini
Madde 11- Etüt Proje Müdürlüğünce gerçekleştirilecek proje alımları dışındaki, idarenin tamamını ilgilendiren mal ve hizmet alımları, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’na göre yapılacak alımlar ile hurdaya çıkan malzemelerin satışı Destek Hizmetleri Müdürlüğünce, yapım ihaleleri ise ilgili müdürlükler tarafından gerçekleştirilir. Ayrıca doğrudan temin sınırları içerisinde kalan tamir, bakım, onarımlar ile yedek parça alımları müdürlükçe gerçekleştirilir. Destek Hizmetleri Müdürlüğünce gerçekleştirilecek ihaleler müdürlüklerle koordineli olarak gerçekleştirilir. Müdürlük birimine ait mal ve malzemelerin giriş-çıkış ve muhafaza işlemlerini yapmak, hurdaya çıkan malzemeleri yok etmek veya satmak, bunlara ilişkin kayıtları tutmakla görevli ve yükümlüdür.
İnceleme ve araştırma
Madde 12- Destek Hizmetleri Müdürü, kendi müdürlüğünün faaliyet alanları ile sınırlı olmak üzere; yurtiçi ve yurtdışında bulunan resmi ve özel kuruluşlarda inceleme-araştırma yapmak üzere personel görevlendirebilir. Bu tür görevlendirmelerde Başkanlık Makamından onay alınması gerekir. Ancak yurtdışı görevlendirmeler İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’nün koordinesinde gerçekleştirilir.
Yazışmalar
Madde 13- Müdürlük; Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak yazışma yapar. Belediyenin diğer birimleri ile yazışması olduğu taktirde, aralarındaki yazışmaları öncelikle ele almak ve sonuçlandırmak zorundadır.
Ortak görevler
Madde 14- Birden fazla belediye birimini ilgilendiren iş veya görev söz konusu olduğunda koordinatör müdürlük Başkanlık Makamı tarafından belirlenir.
Prosedürler
Madde 15- Yukarıda sayılan görev alanları ile ilgili işler, tanımlanan prosedürlere göre yürütülecektir. Söz konusu prosedürler bu yönergenin yürürlüğe girmesi ile birlikte 2 ay içerisinde müdürlük tarafından hazırlanır ve Başkanlık Makamının onayı ile yürürlüğe konur.
Değişiklik
Madde 16- Bu yönergede yapılacak her türlü değişiklikler Başkan onayı ile yapılır, değişiklik teklifinin Başkan onayına sunulması işlemi İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’nün koordinesinde gerçekleştirilir.
Yürürlükten Kaldırılan Yönerge
Madde 17- Bu Yönergeden önce yürürlükte olan Destek Hizmetleri Müdürlüğü Teşkilat Yapısı ve Çalışma Esaslarına Dair Yönerge ve değişiklikleri yürürlükten kaldırılmıştır.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM SON HÜKÜMLER
Yürürlük
Madde 18- Bu yönerge hükümleri Başkan onayıyla yürürlüğe girer.
Yürütme
Madde 19- Bu yönerge hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.
(Bu Yönerge, Başkanlık Makamı’nın 20/03/2012 gün ve 1236 sayılı Onay’ı ile 20/03/2012 tarihinde yürürlüğe konulmuştur.)