PROJE UYGULAMA EĞİTİMLERİ
PROJE UYGULAMA EĞİTİMLERİ
SÖZLEŞME YÖNETİMİ
İZLEME VE DEĞERLENDİRME BİRİMİ
Sözleşme Kurumunuz ile Ajans Arasındaki,
Tarafların Yükümlülükleri,
Raporlama, Maliyetlerin Uygunluğu, Muhasebeleştirme, Ödemeler
gibi dokümanları kapsar. Sözleşme, Ajans ile yazılı mutabakat olmadan değiştirilemez.
Sözleşme Ekleri
Sözleşme Ekleri:
Özel Koşullar
Ek I – Proje Tanımı (Başvuru Formu)
Ek II – Genel Koşullar Ek III – Proje Bütçesi
Ek IV – Satın Alma/İhale Kuralları
Ek V – Ödeme Talebi
Ek VI – Mali Kimlik Formu
Ek VII – Gerçek veya Tüzel Kişilik Belgesi
Ek IX – Ara ve Nihai Rapor Formları
Ek X – Proje Sonrası Değerlendirme Raporu Ek XI – Harcama Teyidi
Ek XII – Mali Kontrol Taahhütnamesi
Ek XIII – Teminat Belgesi
Sözleşme Değişiklikleri
Yararlanıcılar projelerini, Ajans ile imzaladıkları sözleşme hükümleri doğrultusunda ilk planlandığı gibi uygulamaları gerekir.
Ancak sözleşmenin imzalanmasından sonra;
Projenin uygulanmasını zorlaştıracak veya geciktirecek
olaylar,
Önceden öngörülemeyen ve beklenmeyen durumlar,
Mücbir sebeplerin ortaya çıkması
nedeniyle uygulamanın herhangi bir safhasında sözleşme değiştirilebilir.
Sözleşme Değişiklikleri
Sözleşme, bildirim mektubu veya zeyilname olmak üzere iki yolla
değiştirilebilir. Bu iki tür değişiklik için farklı usuller takip edilmelidir;
1- Küçük Değişiklikler: Bildirim Mektubu ile yapılır.
2- Büyük Değişiklikler: Zeyilname Talebi ile gerçekleştirilir.
Her durumda yapılacak değişiklik taleplerinde; Gerekçesi olmayan yada yetersiz bulunan, Projenin genel amacını değiştiren,
Eşit muamele ilkesine aykırı düşen,
Yetersiz ya da dayanaksız olan
Geriye dönük yapılan işlemleri kapsayan sözleşme değişiklik talepleri Xxxxx tarafından reddedilir.
Küçük Değişiklikler – Bildirim Mektubu
Hangi hallerde Bildirim Mektubu sunulabilir?
Projenin temel amacını etkilemeyen;
Faaliyetlerde bütçe ile ilgisi olmayan küçük değişikliklerde,
Bütçede aynı başlık altındaki farklı kalemler arasında mali transferlerde,
Bütçe başlıkları (örneğin 1. İnsan Kaynakları, 2.Seyahat, 3. Ekipman ve Malzeme vd.) arasındaki transferlerin, toplam proje bütçesinin yüzde 5’i veya altında olduğu (idari maliyetler hariç) değişiklikler,
Proje koordinatörü ile uzman veya eğiticilerin değişikliği,
Banka hesabı değişikliği,
Adres değişikliği ve telefon numarası değişikliği,
Belirli bir bütçe kalemine ayrılan miktarı değiştirmeyen ekipman sayısı ve birim fiyat değişiklikleri,
Ekipman modelinin yeni teknolojiler ile değiştirilmesi (aynı amaca hizmet etmek
koşuluyla),
Proje denetçisi değişikliği
Küçük Değişiklikler – Bildirim Mektubu
Örnek-1:
Bütçede “3. Ekipman ve Malzeme” başlığı altında A faaliyetinde oluşan bütçe artırımı yine aynı başlık altında bulunan B faaliyetinde meydana gelen bütçe aşımında kullanılabilmektedir.
3. Ekipman ve Malzeme | ||||
Giderler | Bütçe Tutarı (TL) | Gerçekleşen Harcama (TL) | Fark (TL) | Aktarılan Tutar (TL) |
3.2- A | 20.000 | 10.000 | + 10.000 | 8.000 |
3.3- B | 20.000 | 28.000 | - 8.000 | |
Örnek Proje Bütçe Miktarı: 200.000 TL Max aktarım oranı:200.000x%5=10.000 TL
Küçük Değişiklikler – Bildirim Mektubu
Örnek-2:
Bütçede “3.Malzeme ve Ekipman” başlığı altındaki iki kalem arasında aktarılacak tutar Proje toplam tutarının %5’inden fazla olduğu için Bildirim Mektubu ile transfer edilememektedir.
Örnek Proje Bütçe Miktarı: 200.000 TL
Max aktarım oranı:200.000x%5=10.000 TL
Giderler | Bütçe Tutarı (TL) | Gerçekleşen Harcama (TL) | Fark | Aktarılan Tutar (TL) |
3.2- A | 25.000 | 10.000 | + 15.000 | 15.000 >%5 |
3.3- B | 20.000 | 35.000 | - 15.000 | |
Küçük Değişiklikler – Bildirim Mektubu
Bildirim Mektubu Süreci
Değişiklik öncesi mutlaka izleme uzmanına danışmalıdır.
Küçük değişikliklerin uygulanmadan önce talebin Bildirim Mektubu ile Ajansa bildirilmesi gerekir.
Yararlanıcı Küçük Değişiklikleri bazı durumlarda (işin aciliyeti vb.) Ajansın ön onayı olmadan da uygulayabilir ancak değişikliklerden sonraki 10 gün içinde, bildirim mektubunu Ajansa iletmelidir.
Bildirim mektubunda yapılan değişiklik ve gerekçesi ayrıntılı bir şekilde belirtilmelidir.
Bildirim Mektubu kays üzerinden ilgili yerlerin doldurulması ve PUR EK 1’in ilgili yerlerinin doldurulup imzalı ve kaşeli olarak kays’a yüklenmesi ve sonrasında ilgili belgenin ajans uzmanına elden sunulması gerekir.
Genel Sekreter tarafından uygun bulunan Bildirim talebi yararlanıcıya bildirilir. Uygun bulunmayan değişiklikler için yararlanıcı, 15 gün içerisinde yazılı olarak bilgilendirilir.
Ajansın 15 gün içinde yararlanıcıya yazılı dönüş yapmaması, küçük sözleşme değişikliğinin kabul edildiği anlamına gelmektedir.
Küçük Değişiklikler – Bildirim Mektubu
Bildirim Mektubuna eklenmesi gereken dokümanlar aşağıdaki gibidir;
Küçük Değişiklik | Belgeler |
Onaylanan ücretlerin artması / ücret oranları | Yararlanıcı ya da ortakları tarafından yeni talep edilen ücretleri gösteren dokümanlar |
Onaylanan birim oranlarındaki veya ekipman sayısındaki artış | Yeni talep edilen, normal piyasa oranlarını aşmayacak oranları gösteren dokümanlar |
Proje denetçisi denetçi değişikliği | YMM oda kayıt belgesi veya Kamu Gözetimi Muhasebe ve Denetim Standartları Kurulu tarafından verilen yetki belgesi |
Proje koordinatörü ile uzman veya eğiticilerin değişikliği | Ajansın belirleyeceği formatta özgeçmiş ve kimlik fotokopisi |
Bildirim Mektubu taleplerinizi KAYS Bilgi Sistemi üzerinden yapmanız ve ilgili dokümanları sisteme yüklemeniz gerekmektedir.
Büyük Değişiklikler – Zeyilname
Hangi hallerde Zeyilname talebi sunulabilir?
Mali desteğin verilmesine ilişkin kararın sorgulanmasına neden olmayacak ya
da başvuru sahiplerine eşit muamele ilkesine aykırı düşmeyecek şekilde;
Faaliyetlerdeki önemli değişiklikler,
Bütçe başlıkları (örneğin 1. İnsan Kaynakları, 2.Seyahat, 3. Ekipman ve Malzeme vd.) arasındaki transferlerin, toplam proje bütçesinin yüzde 5’ini aştığı değişiklikler,
Bütçeye yeni bir kaleminin eklenmesi ya da mevcut kalemin
çıkarılması,
Yararlanıcının isim ya da hukuki statüsünün değişmesi,
Proje ortaklarının ve/veya iştirakçilerinin çekilmesi ya da eklenmesi,
Sözleşme süresinin uzatılması,(GS,1 ay;YK,6ay)
Büyük Değişiklikler – Zeyilname
Sözleşmede yapılacak temel değişiklikler Ajansın ön onayına tabidir.
Yararlanıcı sözleşmede Büyük Değişiklik yapmayı düşünüyorsa değişiklik öncesi mutlaka izleme uzmanına danışmalıdır.
Sözleşmedeki değişiklikler, zeyilnamenin Ajans ve yararlanıcı tarafından imzalanmasından önce uygulanamaz.
Gerekçesi olmayan ya da yetersiz bulunan değişiklik talepleri reddedilir.
Projede, Zeyilname gerektirecek büyüklükte değişiklikler yapılmaması önerilir. Zeyilname süreci uzun ve karmaşık olabileceğinden sadece çok gerekli olduğu durumlarda zeyilname yapılması tavsiye olunur.
Zeyilname, geriye dönük gerçekleşen faaliyetleri kapsayamaz.
Büyük Değişiklikler – Zeyilname
• Sözleşme süresinin uzatılması dışında zeyilname durumunda, değişikliğin yürürlüğe girmesini talep ettiğiniz tarihten makul bir süre önce ajansa yazılı zeyilname talebinizi iletmelisiniz.
• Sözleşme süresinin uzatılmasına ilişkin zeyilname talebini ise proje bitiş tarihinden en az 30 gün önce yapmalısınız.
• Ajans zeyilname talebini inceler ve en geç 15 gün içinde gerekçesi yetersiz olan talepleri
reddeder veya gerekçesi uygun olan zeyilname taleplerini onaylar.
• Zeyilname talebi, bildirim mektubunda olduğu gibi; gerekçeli, detaylı ve belgeli bir şekilde sunularak açıklanmalıdır.
• Projeye yeni bir faaliyet ya da bütçe kaleminin eklenmesi durumunda, bunun proje
amaçlarını gerçekleştirmek için zaruri olduğu gerekçelendirilmelidir.
Büyük Değişiklikler – Zeyilname
Zeyilname Süreci
Yararlanıcı tarafından KAYS üzerinden gönderilen Zeyilname talebi sorumlu uzman tarafından incelenir ve Birim Başkanı tarafından, Genel Sekreterin Onayına sunulur.
Genel Sekreter tarafından Büyük Değişikliğin uygun bulunması halinde uzman
tarafından Zeyilname düzenlenir.
Talebin Ajans kayıtlarına girmesinden itibaren 15 günü geçmemek üzere hazırlanan ve Genel Sekreterce onaylanan Zeyilname resmi bir yazı ekinde yararlanıcıya gönderilir.
Yararlanıcı tarafından da imzalanan Zeyilname Ajansa gönderilir ve Ajansın kayıtlarına girdiği tarihten itibaren Zeyilname geçerlilik kazanır.
Uygun bulunmayan değişiklikler için yararlanıcı, Zeyilnamenin, Ajans
kayıtlarına girdiği tarihten itibaren 15 gün içerisinde yazılı olarak bilgilendirilir.
Uygun Maliyetler
Sözleşme Bütçesi, projenin uygun maliyet tahminini yansıtmaktadır.
Ara ve nihai mali raporların değerlendirilmesi sırasında, Xxxxx tarafından, projede yapılan
harcamaların uygunluğu denetlenir.
Ajans, toplam uygun maliyetinin kayda bağlanmış mali destek oranından daha fazlasını ödemez.
Maliyetlerin uygunluğu belirlenirken şunlara dikkat edilmelidir;
Maliyetler projeyi yürütmek için gerekli olmalıdır Maliyetler proje bütçesinde dahil edilmiş olmalıdır.
Ajansa yapacağınız ödeme taleplerine konu olan
faaliyetler Başvuru Formunda tanımlanmış olmalıdır.
Tüm maliyetler, yararlanıcı ve/veya ortakları tarafından gerçekleştirilmiş harcamalar olmalıdır.
Maliyetler, yararlanıcının veya ortaklarının muhasebe hesaplarında kayıtlı olmalıdır ve
saptanabilir, doğrulanabilir ve destekleyici belgelerin asılları ile kanıtlanabilir olmalıdır.
Maliyetler, proje uygulama döneminde gerçekleşmiş olmalıdır.
Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx
Salt sözleşmeye, teminatlara ve ödemelere ilişkin her türlü vergi, resim, harç ve sair giderler, Döviz kuru zararları,
İkinci el ekipman alımı, Arsa ya da bina alımı,
Cezalar, mali cezalar ve mahkeme giderleri ile istimlâk bedelleri, Borçlar ve gelecekteki muhtemel kayıplar için karşılıklar,
Faiz borcu,
Halihazırda başka bir çerçevede/programda finanse edilen kalemler, Kamu kurumlarının genel maliyetleri/idari maliyetleri,
Proje hazırlık çalışmalarının ve diğer hazırlık faaliyetlerinin maliyetleri,
Ayni katkılar.
Kamu kurum veya kuruluşu olmayan destek yararlanıcılarının Katma Değer Vergisi (KDV) giderleri.
Sözleşme kapsamındaki uygulamalarla ilgili olarak, yararlanıcının ve proje kapsamında görev alan kişilerin kusur ve ihmalleri sebebiyle doğacak olan her türlü ceza, gecikme zammı, faiz ve sair giderlerin proje uygun maliyetlerinden sayılamaz.