KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI
R.B. KARESİ İTHALAT İHRACAT TEKSTİL SANAYİ VE TİCARET A.Ş.
KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI
İçindekiler
3. SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI 5
5. SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR 6
5.1. Saklamaya İlişkin Açıklamalar 6
5.2. Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler 6
5.3. Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları 7
5.4. İmhayı Gerektiren Sebepler 8
6. TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER 8
7. KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ 9
7.1. Kişisel Verilerin Silinme Yöntemleri 9
7.2. Kişisel Verilerin Yok Edilme Yöntemleri 10
7.3. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilme Yöntemleri 10
8. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ 10
10. POLİTİKANIN YAYIMLANMASI 11
11. SAKLAMA ve İMHA SÜRELERİ 11
KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI
1. GİRİŞ
1.1. Amaç
Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), R.B. KARESİ İTHALAT İHRACAT TEKSTİL SANAYİ VE TİCARET A.Ş. (“Şirket”) gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.
Şirket; Stratejik planda belirlenen misyon, vizyon ve temel ilkeler doğrultusunda; Şirket çalışanları, çalışan adayları, stajyerler, ziyaretçiler, tedarikçi yetkilileri, tedarikçi çalışanları, şirket yönetim kurulu, hissedarları, müşteri yetkilileri, müşteri çalışanları ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını öncelik olarak belirlemiştir.
Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, Şirket tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Politikaya uygun olarak gerçekleştirilir.
1.2. Kapsam
Şirket çalışanları, çalışan adayları, stajyerler, ziyaretçiler, tedarikçi yetkilileri, tedarikçi çalışanları, şirket yönetim kurulu, hissedarları, müşteri yetkilileri, müşteri çalışanları ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup Şirketin sahip olduğu ya da Şirketçe yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır.
Ayrıca, işbu Politika’da aksi belirtilmedikçe, Politika ile atıf yapılan dokümanlar hem basılı hem de elektronik kopyaları kapsamaktadır.
2. TANIMLAR VE KISALTMALAR
Xxxx Xxxx | Xxxxxxx bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza, |
Alıcı Grubu | Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi |
Anayasa | Türkiye Cumhuriyeti Anayasası |
Anonim Hale Getirme | Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi. |
Elektronik Ortam | Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar |
Elektronik Olmayan Ortam | Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar |
Hizmet Sağlayıcı | Şirket ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi |
İlgili Kişi | Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. |
İlgili Kullanıcı | Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler, |
İmha | Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi, |
Kanun | 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu. |
Kayıt Ortamı | Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam, |
Kişisel Veri | Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi (örn. ad-soyad, TCKN, e-posta, adresi, doğum tarihi, kredi kartı numarası, banka hesap numarası - Dolayısıyla tüzel kişilere ilişkin bilgilerin işlenmesi Kanun kapsamında değildir) |
Kişisel Veri İşleme Envanteri | Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter |
Kişisel Verilerin İşlenmesi | Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem |
Kurul | Kişisel Verileri Koruma Kurulu |
Özel Nitelikli Kişisel Veri | Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler |
Periyodik İmha | Kanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda işbu Politika’da belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi |
Politika | Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası |
Veri İşleyen | Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi |
Veri Kayıt Sistemi | Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi |
Veri Sorumlusu | Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten kişi |
VERBİS | Veri Sorumluları Sicili |
Yönetmelik | 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik |
3. SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI
Şirketin tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir. Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılımı ve imha süreçleri aşağıdaki gibidir;
UNVAN | BİRİM | GÖREV | |
Yönetim Kurulu Üyesi | YK | Politika’nın uygulanmasında İhtiyaç duyulan teknik çözümlerin sunulmasından sorumludur. Politika’nın hazırlanması, geliştirilmesi, yürütülmesi, ilgili ortamlarda yayınlanması ve güncellenmesi ile Çalışanların Politika’ya uygun hareket etmesinden sorumludur. | |
İnsan Kaynakları Müdürü | İnsan Kaynakları | Politika’nın hazırlanması, geliştirilmesi, yürütülmesi, ilgili ortamlarda yayınlanması ve güncellenmesi ile Çalışanların Politika’ya uygun hareket etmesinden sorumludur. | |
Hukuk Müşaviri | Hukuk | Politika’nın hazırlanması, geliştirilmesi, yürütülmesi, ilgili ortamlarda yayınlanması ve güncellenmesi ile Çalışanların Politika’ya uygun hareket etmesinden sorumludur. | |
Bilgi İşlem Sorumlusu | Bilgi İşlem | Görevlerine uygun olarak yürütülmesinden sorumludur. | Politikanın |
İdari İşler Sorumluları | İdari İşler | Görevlerine uygun olarak yürütülmesinden sorumludur. | Politikanın |
İş Sağlığı ve Güvenliği Uzmanı | İş Sağlığı ve Güvenliği | Görevlerine uygun olarak yürütülmesinden sorumludur. | Politikanın |
Kalite Sorumlusu | Kalite | Görevlerine uygun olarak yürütülmesinden sorumludur. | Politikanın |
Mali İşler Sorumluları | Mali İşler | Görevlerine uygun olarak yürütülmesinden sorumludur. | Politikanın |
Sekreterya | Sekreterya | Görevlerine uygun olarak yürütülmesinden sorumludur. | Politikanın |
Dış Ticaret Uzmanları | Dış Ticaret | Görevlerine uygun olarak yürütülmesinden sorumludur. | Politikanın |
Pazarlama Uzmanları | Pazarlama | Görevlerine uygun olarak Politikanın yürütülmesinden sorumludur. |
Satın Alma Uzmanları | Satın Alma | Görevlerine uygun olarak Politikanın yürütülmesinden sorumludur. |
Üretim Sorumlusu | Üretim | Görevlerine uygun olarak Politikanın yürütülmesinden sorumludur. |
4. KAYIT ORTAMLARI
Elektronik Ortamlar | Fiziksel Ortamlar |
Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, | Kağıt |
veritabanı, web, dosya paylaşım, vb.) | Yazılı, basılı, görsel ortamlar |
Yazılımlar (ERP, ofis yazılımları, portal, EBYS, | |
VERBİS.) | |
Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı | |
tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, | |
antivirüs vb. ) | |
Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü) | |
Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.) | |
Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi | |
Kamera kayıt sunucusu |
5. SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR
Şirket tarafından; çalışanlar, çalışan adayları, stajyerler, ziyaretçiler, tedarikçi yetkilileri, tedarikçi çalışanları, şirket yönetim kurulu, hissedarları, müşteri yetkilileri, müşteri çalışanları olarak ilişkide bulunulan üçüncü kişilerin, kurumların veya kuruluşların çalışanlarına ait kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir.
Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.
5.1. Saklamaya İlişkin Açıklamalar
Kanunun 3 üncü maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4 üncü maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6 ncı maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır.
Buna göre, Şirketimiz faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.
5.2. Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler
Şirketimizde, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;
▪ 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
▪ 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
▪ 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
▪ 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,
▪ 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
▪ 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu,
▪ 4857 sayılı İş Kanunu,
▪ 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu
▪ İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik
Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.
5.3. Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları
Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’nın ilgili maddelerinde yer alan kişisel veri işleme amaçlarıyla ve aşağıda belirtilen Kanun’un 5’inci ve 6’ncı maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarına istinaden kişisel verileri saklamakta ve kullanmakta olup, söz konusu şartların tamamının ortadan kalkması halinde, kişisel verileri re’sen veya ilgili kişinin talebi üzerine imha etmektedir.
▪ Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
▪ Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
▪ Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi
▪ Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
▪ Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
▪ Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
▪ Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
▪ Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi
▪ Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
▪ Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
▪ Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini
▪ Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
▪ İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi
▪ İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
▪ İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
▪ İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
▪ Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
▪ Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
▪ Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
▪ Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
▪ Organizasyon Ve Etkinlik Yönetimi
▪ Pazarlama analiz çalışmalarının yürütülmesi
▪ Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
▪ Reklam, kampanya, promosyon süreçlerinin yürütülmesi
▪ Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
▪ Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
▪ Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
▪ Talep ve Şikayetlerin Takibi
▪ Taşınır Mal Ve Kaynakların Güvenliğinin Temini
▪ Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi
▪ Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
▪ Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
▪ Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
▪ Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması Ve Takibi
5.4. İmhayı Gerektiren Sebepler
Kişisel veriler;
▪ İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
▪ İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
▪ Kişisel verileri işlemenin sadece xxxx xxxx şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
▪ Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Kurum tarafından kabul edilmesi,
▪ Şirketin, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
▪ Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,
durumlarında, Şirket tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
6. TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER
Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kanunun 12 nci maddesiyle Kanunun 6 ncı maddesi dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde Şirket tarafından teknik ve idari tedbirler alınır. “Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politakamız” da detaylı bilgiyi bulabilirsiniz.
6.1. Teknik Tedbirler
▪ Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
▪ Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında "kapalı sistem ağ" kullanılmaktadır.
▪ Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
▪ Bulutta kişisel veri saklanmamaktadır.
▪ Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
▪ Erişim, bilgi güvenliği, kullanım politikaları hazırlanmıştır.
▪ Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
▪ Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
▪ Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
▪ Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
▪ Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
▪ Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
▪ Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
▪ Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve KEP veya kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmektedir.
▪ Sızma testi uygulanmaktadır.
▪ Şifreleme yapılmaktadır.
▪ Taşınabilir bellek, CD, DVD ortamına özel nitelikli kişiler veriler aktarılmamaktadır.
▪ Veri kaybı önleme yazılımları kullanılmaktadır.
6.2. İdari Tedbirler
▪ Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
▪ Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
▪ Saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
▪ Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
▪ İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
▪ Kağıt yoluyla aktarılan kişisel veriler için ekstra güvenlik tedbirleri alınmakta ve ilgili evrak gizlilik dereceli belge formatında gönderilmektedir.
▪ Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
▪ Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
▪ Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
▪ Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
▪ Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
▪ Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
▪ Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetimi sağlanmaktadır.
▪ Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.
7. KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ
İmha kapsamında gerçekleştirilen tüm işlemler Şirketimiz tarafından kayıt altına alınmakta ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanmaktadır. Şirketimiz, Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça, kişisel verileri re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanını teknolojik imkanlar ve uygulama maliyetine göre seçmekte olup, ilgili kişinin talebi halinde uygun yöntemin gerekçesini açıklamaktadır.
7.1. Kişisel Verilerin Silinme Yöntemleri
Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Şirketimiz, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için teknolojik imkanlar ve uygulama maliyetine göre gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
Bu kapsamda Şirketimiz, kişisel verileri silme işlemi için aşağıdaki yöntemleri uygulamaktadır:
Veri Kayıt Ortamı | Açıklama |
Sunucularda Yer Xxxx Xxxxsel | Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını |
Veriler | gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından |
ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi | |
yapılır. |
Elektronik Ortamda Yer Xxxx Xxxxsel Veriler | Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. |
Fiziksel Ortamda Yer Xxxx Xxxxsel Veriler | Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/ boyanarak/ silinerek karartma işlemi de uygulanır. |
7.2. Kişisel Verilerin Yok Edilme Yöntemleri
Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Şirketimiz, kişisel verilerin yok edilmesiyle ilgili teknolojik imkanlar ve uygulama maliyetine göre gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
Bu kapsamda Şirketimiz, kişisel verileri yok etme işlemi için aşağıdaki yöntemleri uygulamaktadır:
Veri Kayıt Ortamı | Açıklama |
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler | Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir |
7.3. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilme Yöntemleri
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, Şirketimiz, alıcı veya alıcı grupları tarafından geri döndürme ve verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekmektedir. Şirketimiz, kişisel verilerin anonim hale getirilmesiyle ilgili teknolojik imkanlar ve uygulama maliyetine göre gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
Bu kapsamda Şirketimiz, kişisel verileri elektronik ortamda anonim hale getirme işlemi uygulanmamaktadır. Fiziksel olarak karartma yöntemi kullanılmaktadır.
8. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
Şirketimiz, kişisel verileri ancak ilgili uymakla yükümlü olduğu mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza ve imha etmektedir. Bu kapsamda Şirketimiz, kişisel verileri aşağıdaki EK-1 Saklama ve İmha Süreleri Tablosu’nda belirtilen azami süreler boyunca saklamakta ve imha etmektedir:
▪ İlgili kişinin, Şirketimize başvurarak kendisine ait kişisel verilerin imha edilmesini talep etmesi halinde Şirketimiz:
▪ Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa:
▪ İlgili kişinin talebini en geç otuz gün içinde sonuçlandırır ve ilgili kişiye bilgi verir, ve
▪ Talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa, bu durumu üçüncü kişiye bildirir; üçüncü kişi nezdinde gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder.
▪ Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, ilgili kişinin talebini Kanun’un 13’üncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesini açıklayarak reddedilebilir ve ret cevabını ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirir.
9. PERİYODİK İMHA SÜRELERİ
Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince Şirket, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, Şirketimizde her yıl Mart ve Eylül aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.
10. POLİTİKANIN YAYIMLANMASI
İşbu Politika yayınlandığı tarihinde yürürlüğe girmiştir. Politika 01.01.2022 tarihinde yayımlanmış olup, VERBİS sisteminde kayıtlıdır.
Politika değişen şartlara ve mevzuata uyum sağlamak amacıyla zaman zaman güncellenebilecektir. Güncel Politika yayımlandığı tarihte yürürlüğe girecektir.
11. SAKLAMA ve İMHA SÜRELERİ
Süreç | Saklama Süresi | İmha Süresi |
E-posta içerikleri | 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Kullanıcı hesaplarının açılması işlem güvenliği verileri | Hukuki ilişki+1 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Yedekleme periyodu | 1 ay | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Çerezler | Kişi siteden ayrılana kadar | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Log kayıtları | 2 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Kamera kayıtları | 156 gün | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
İnternet sitesinde edinilen iletişim verileri | 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Zimmet belgeleri | Hukuki ilişki +10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Sözleşmeler | Hukuki ilişki +10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Kalite süreçlerinde işlenen veriler | Hukuki ilişki +10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Ziyaretçi kayıtları | 1 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
İş sağlığı ve güvenliği faaliyetleri kapsamında işlenen veriler muayene ve sağlık iş kazası verileri | Hukuki ilişki+15 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
İnsan Kaynakları birimi faaliyetleri kapsamında yapılan işlemler ve özlük dosyaları | Hukuki ilişki+10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
İş başvuruları | 1 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Puantaj kayıtları | Hukuki ilişki+10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Muhasebe finans faaliyetleri kapsamında işlenen veriler | Hukuki ilişki+10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Genel Kurul Yönetim Kurulu süreçleri sorasında işlenen veriler | Hukuki ilişki+10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Vize ve seyahat işlemlerinin yapılması sırasında işlenen veriler | 1 ay | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Teşvik süreçlerinde toplanan veriler | Hukuki ilişki+10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Dış ticaret-İthalat-İhracat süreçlerinde işlenen veriler | Hukuki ilişki+10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Pazarlama | Hukuki ilişki+10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Satın Alma | Hukuki ilişki+10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Üretim | Hukuki ilişki+10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Hukuki işlemlerin takibi sırasında işlenen veriler | Hukuki ilişki+15 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
KVKK ilgili kişi başvuruları | 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |