BİRİNCİ BÖLÜM

FESAN MAKİNA OTOMOTİV İNŞAAT SANAYİ VE TİCARET LTD. ŞTİ. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASI (GENEL VERİ) POLİTİKASI

BİRİNCİ BÖLÜM

1. AMAÇ, KAPSAM VE TANIMLAR

1.1. Giriş

FESAN MAKİNA OTOMOTİV İNŞAAT SANAYİ VE TİCARET LTD. ŞTİ. olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) uyarınca kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi ve korunmasına azami önem veriyor ve tüm planlama ve faaliyetlerimizde bu özenle hareket ediyoruz. Bu bilinçle, gerek Kanun’un 10. maddesi kapsamında aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek gerekse kişisel verilerin işlenmesi ve korunması kapsamında aldığımız tüm idari ve teknik tedbirleri bildirmek adına işbu Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası’nı (“Politika”) sizlerin bilgisine sunmaktayız.

1.2. Politikanın Amacı

İşbu Politika’nın temel amacı, hukuka ve Kanun’un amacına uygun olarak kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına yönelik sistemler konusunda açıklamalarda bulunmak, bu kapsamda Şirket Paydaşları, Şirket Yetkilileri, Şirket İş Ortakları, Çalışan Adayları’mız, Ziyaretçiler’imiz, Şirket ve Grup Şirket Müşterileri, Potansiyel Müşteriler ve Üçüncü Kişiler başta olmak üzere kişisel verileri Şirketimiz tarafından işlenen kişileri bilgilendirmektir. Bu şekilde Şirketimiz tarafından gerçekleştirilen kişisel verilerin işlenmesi ve korunması faaliyetlerinde mevzuata tam uyumun sağlanması ve kişisel veri sahiplerinin kişisel verilere dair mevzuattan kaynaklanan tüm haklarının korunması hedeflenmektedir.

1.3. Politikanın Kapsamı ve Kişisel Veri Sahipleri

Bu Politika; otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla, Şirket Paydaşları, Şirket Yetkilileri, Şirket İş Ortakları, Çalışan Adayları’mız, Ziyaretçiler’imiz, Şirket ve Grup Şirket Müşterileri, Potansiyel Müşteriler ve Üçüncü Kişiler başta olmak üzere kişisel verileri Şirketimiz tarafından işlenen kişiler için hazırlanmıştır ve bu belirtilen kişiler kapsamında uygulanacaktır. Bu Politika, hiçbir şekilde tüzel kişilere ve tüzel kişi verilerine uygulanmayacaktır.

Şirketimiz bu Politikayı internet sitesinde yayımlamak suretiyle bahse konu Kişisel Veri Sahipleri’ni Kanun hakkında bilgilendirmektedir. Şirketimiz çalışanları için, Çalışanlar için Kişisel Verilerin İşlenmesi Politikası uygulanacaktır. Verinin aşağıda belirtilen kapsamda “Kişisel Veri” kapsamında yer almaması veya Şirketimiz tarafından gerçekleştirilen Kişisel Veri işleme faaliyetinin yukarıda belirtilen yollarla olmaması halinde de işbu Politika uygulanmayacaktır.

Bu kapsamda işbu Politika kapsamındaki kişisel veri sahipleri aşağıdaki gibidir:

Şirket Paydaşı: Şirket’in Paydaşı gerçek kişilerdir.

Şirket Gerçek Kişi İş Ortağı: Şirket’in her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu gerçek kişilerdir.

Şirket İş Ortaklarının Paydaşı, Yetkilisi, Çalışanı: Şirket’in her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu gerçek ve tüzel kişilerin (iş ortağı, tedarikçi gibi) çalışanları, Paydaşları ve yetkilileri dâhil olmak üzere, tüm gerçek kişilerdir.

Şirket Yetkilisi: Şirket’in yönetim kurulu üyesi ve diğer yetkili gerçek kişilerdir.

Çalışan Adayı: Şirket’e herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini Şirket’in incelemesine açmış olan gerçek kişilerdir.

Şirket Müşterisi: Şirket ile herhangi bir sözleşmesel ilişkisi olup olmadığına bakılmaksızın Şirket’in sunmuş olduğu ürün ve hizmetleri kullanan veya kullanmış olan gerçek kişilerdir.

Grup Şirket Müşterisi: Şirket’in Grup Şirketleri ile herhangi bir sözleşmesel ilişkisi olup olmadığına bakılmaksızın Şirket Grup Şirketleri’nin sunmuş olduğu ürün ve hizmetleri kullanan veya kullanmış olan gerçek kişilerdir.

Potansiyel Müşteri: Şirket’in ürün ve hizmetlerini kullanma talebinde veya ilgisinde bulunmuş veya bu ilgiye sahip olabileceği ticari teamül ve dürüstlük kurallarına uygun olarak değerlendirilmiş gerçek kişilerdir.

Ziyaretçi: Şirket’in sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla giren veya internet sitelerini herhangi bir amaç ile ziyaret eden tüm gerçek kişilerdir.

Üçüncü Kişi: Şirket Çalışanları için hazırlanan Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası kapsamına ve bu Politikada herhangi bir kişisel veri sahibi kategorisine girmeyen diğer gerçek kişilerdir.

1.4.Tanımlar

İşbu Politika’da yer verilen kavramlar aşağıda belirtilen anlamları ifade eder:

Şirket/ Şirketimiz: FESAN MAKİNA OTOMOTİV İNŞAAT SANAYİ VE TİCARET LTD. ŞTİ.’dir.

Kişisel Veri/Veriler: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir.

Özel Nitelikli Kişisel Veri/Veriler: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel Verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemdir.

Kişisel Veri Sahibi/İlgili Kişi: Şirket Paydaşlarını ve Çalışanlarını, Şirket İş Ortaklarını, Şirket Yetkililerini, Çalışan Adaylarını, Ziyaretçileri, Şirket ve Grup Şirket Müşterilerini, Potansiyel Müşterileri, Üçüncü Kişileri ve kişisel verisi şirket tarafından işlenen kişileri ifade eder.

Grup Şirket: Şirket’in bağlı olduğu gruba bağlı şirket/şirketleri ifade eder.

Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt istemini ifade eder.

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve yöntemlerini belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir.

Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişidir.

Xxxx Xxxx: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızadır.

Anonim Hale Getirme: Daha öncesinde bir kişiyle ilişkilendirilmiş olan verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.

Kanun: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu ifade eder.

KVK Kurulu: Kişisel Verileri Koruma Kurulu’dur.

1.5. Politikanın Yürürlüğü

Şirket tarafından düzenlenerek yayınlandığı tarihinte yürürlüğe giren işbu Politika, Şirket’in internet sitesinde

(xxx.Xxxxxxxxxxx.xxx) yayımlanır ve Kişisel Veri Sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur.

İKİNCİ BÖLÜM

§ 2. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE AKTARILMASI

2.1. Kişisel Verilerin İşlenmesinde Genel İlkeler

Şirket tarafından Kişisel Veriler, Kanunda ve bu Politikada öngörülen usul ve esaslara uygun olarak işlenir. Şirket, Kişisel Verileri işlerken aşağıdaki ilkelerle hareket eder:

Kişisel Veriler, ilgili hukuk kurallarına ve dürüstlük kuralının gereklerine uygun olarak işlenir.

Kişisel Verilerin doğru ve güncel olması sağlanır. Bu kapsamda verilerin elde edildiği kaynakların belirli olması, doğruluğunun teyit edilmesi, güncellenmesi gerekip gerekmediğinin değerlendirilmesi gibi hususlar özenle dikkate alınır.

Kişisel Veriler; belirli, açık ve meşru amaçlarla işlenir. Amacın meşru olması, Şirketin işlediği Kişisel Verilerin, yapmış olduğu iş veya sunmuş olduğu hizmetle bağlantılı ve bunlar için gerekli olması anlamına gelir.

Kişisel Veriler, Şirket tarafından belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesi için amaçla bağlantılı olup, amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan Kişisel Verilerin işlenmesinden kaçınılır. İşlenen veriyi, sadece amacın gerçekleştirilmesi için gerekli olanla sınırlı tutar. Bu kapsamda işlenen Kişisel Veriler, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülüdür.

İlgili mevzuatta verilerin saklanması için öngörülen bir süre bulunması halinde bu sürelere uyum gösterir; aksi durumda Kişisel Veriler’i, ancak işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza eder. Kişisel Veri’nin daha fazla muhafaza edilmesi için geçerli bir sebep kalmaması durumunda, söz konusu veri silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

2.2. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları

Şirket Kişisel Veriler’i veri sahibinin açık rızası olmaksızın işlemez. Aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde, veri sahibinin açık rızası aranmaksızın Kişisel Veriler işlenebilecektir.

İşlenme Şartları

Kapsamı

Örnek

Kanun Hükmü

Vergi Mevzuatı, İş Mevzuatı,Ticaret Mevzuatı vb.

Çalışana ait özlük

bilgilerinin mevzuat gereği tutulması gerekir.

Sözleşmenin İfası

İş Akdi, Satış Sözleşmesi, Taşıma Sözleşmesi, Eser Sözleşmesi vb.

Teslimat yapılması için şirketin

adres bilgilerinin

kaydedilmesi.

Fiili İmkânsızlık

Fiili imkânsızlık nedeniyle rıza veremeyecek olan ya da ayırt etme

gücü olmayan kişi.

Bilinci kapalı kişinin iletişim veya adres bilgisi. Kaçırılan

bir kişinin konum bilgisi.

Veri Sorumlusunun Hukuki

Sorumluluğu

Mali Denetimler, Güvenlik Mevzuatı, Sektör Odaklı Regülâsyonlarla Uyum.

Bankacılık, Enerji, Sermaye Piyasaları gibi alanlara özel denetimlerde bilgi

paylaşımı yapılması.

Aleniyet Kazandırma

İlgili kişinin kendisine ait bilgileri umumun bilgisine sunması.

Kişinin, acil durumlarda ulaşılması için iletişim

bilgisini ilan etmesi.

Hakkın Tesisi, Korunması, Kullanılması

Dava açılması, tescil işlemleri, her türlü tapu işlemi vb. işlerde kullanılması zorunlu veriler.

İşten ayrılan bir çalışana ait gerekli bilgilerin dava

zaman aşımı boyunca

saklanması.

Meşru Menfaat

Veri sahibinin temel haklarına zarar gelmemek kaydıyla, veri

sorumlusunun meşru menfaati için zorunlu olması halinde veri

işlenebilir.

Çalışan bağlılığını artıran ödül ve primler uygulanması amacıyla veri işlenmesi.

Özetle Şirket, Kişisel Veri Sahipleri’nin Kişisel Veriler’ini xxxx xxxx olmasa dahi kanunlarda açıkça öngörülen hallerde işleyebilir. Örneğin; Vergi Usul Kanunu’nun 230. Maddesi uyarınca fatura üzerinde ilgili kişinin adına yer verilmesi için ilgili kişinin açık rızası aranmayacaktır.

Fiili imkânsızlık nedeni ile rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişilerin kendisinin ya da başka bir kişinin hayat veya beden bütünlüğünün korunması için Kişisel Veriler xxxx xxxx olmadan işlenebilir. Örneğin kişinin şuurunun yerinde olmadığı veya akıl hastası olması sebebiyle rızasının geçerli olmadığı bir durumda, hayat veya beden bütünlüğünün korunması amacıyla, tıbbi müdahale yapılması sırasında, Kişisel Veri Sahibi’nin Kişisel Veriler’i işlenebilecektir. Bu bağlamda kan grubu, geçirilen hastalıklar ve ameliyatlar, kullanılan ilaçlar gibi veriler, ilgili sağlık sistemi üzerinden işlenebilir.

Şirket tarafından bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait Kişisel Veriler işlenebilecektir. Örneğin, yapılan bir sözleşme gereği paranın ödenmesi için alacaklı tarafın hesap numarası bilgisi alınabilecektir.

Şirket, veri sorumlusu olarak hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmek için zorunlu ise, Kişisel Veri Sahipleri’nin Kişisel Veriler’ini işleyebilir.

Şirket tarafından Kişisel Veri Sahipleri’nin kendisi tarafından alenileştirilen bir başka ifadeyle herhangi bir şekilde kamuoyuna açıklanmış olan Kişisel Veriler’i, korunması gereken hukuki yarar ortadan kalktığından işlenebilir.

Şirket, hukuken meşru bir hakkın kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olduğu hallerde Kişisel Veri Sahipleri’nin Kişisel Veriler’ini xxxx xxxx aramaksızın işleyebilir.

Şirket, Kişisel Veri Sahipleri’nin Kanun ve Politika kapsamında korunan temel hak ve özgürlerine zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatlerinin temini için Kişisel Veriler’in işlenmesinin zorunlu olduğu durumlarda Kişisel Veri Sahipleri’nin Kişisel Veriler’ini işleyebilir. Şirket, Kişisel Veriler’in korunmasına ilişkin temel ilkelere uyulması ve Kişisel Veri Sahipleri’nin menfaat dengesinin gözetilmesi konusunda gerekli hassasiyeti göstermektedir.

2.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenme Şartları

Şirket, Özel Nitelikli Kişisel Veriler’i, ilgilinin açık rızası olmaksızın işlemez. Ancak sağlık ve cinsel hayat dışındaki Kişisel Veriler, kanunlarda öngörülen hallerde ilgili kişinin xxxx xxxx aranmaksızın işlenebilecektir. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin Kişisel Veriler, Şirket tarafından ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbı teşhis ve tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunduğumuz koşullarda ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenir. Şirket Özel Nitelikteki Kişisel Veriler’in işlenmesinde Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması konusunda gerekli işlemleri yürütmektedir.

2.4. Kişisel Verilerin Aktarılma Şartları

Şirketimiz Kişisel Verileri işleme amaçları doğrultusunda gerekli gizlilik koşullarını oluşturarak ve güvenlik önlemlerini alarak Kişisel Veri Sahiplerinin Kişisel Verilerini ve Özel Nitelikli Kişisel Verileri üçüncü kişilere Kanuna uygun olarak aktarabilir. Şirketimiz Kişisel Verilerin aktarılması sırasında Kanunda öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir. Bu kapsamda Şirketimiz meşru ve hukuka uygun Kişisel Veri işleme amaçları doğrultusunda aşağıda sayılan, Kanunun 5. maddesinde belirtilen Kişisel Veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve sınırlı olarak

Kişisel Verileri üçüncü kişilere:

Kişisel Veri sahibinin açık rızası var ise;

Kanunlarda Kişisel Verinin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme var ise, Kişisel Veri sahibinin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu ise ve

Kişisel Veri sahibi fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda ise veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmıyorsa,

Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait Kişisel Verinin aktarılması gerekli ise,

Şirketimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için Kişisel Veri aktarımı zorunlu ise, Kişisel Veriler, Kişisel Veri sahibi tarafından alenileştirilmiş ise,

Kişisel Veri aktarımı bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise,

Kişisel Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Şirketimizin meşru menfaatleri için Kişisel Veri aktarımı zorunlu ise aktarabilir.

2.4.1. Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılma Şartları

Şirketimiz Kişisel Veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemleri alarak Kişisel Veri Sahiplerinin Kişisel Verilerini ve Özel Nitelikli Kişisel Verilerini yurt dışındaki üçüncü kişilere aktarabilir. Şirketimiz tarafından Kişisel Veriler; KVK Kurulu tarafından yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere veya yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve KVK Kurulu’nun izninin bulunduğu yabancı ülkelere aktarılabilir.

2.5. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılma Şartları

Şirket, gerekli özeni göstererek, gerekli güvenlik tedbirlerini alarak ve KVK Kurulu tarafından öngörülen yeterli önlemleri alarak; meşru ve hukuka uygun Kişisel Veri işleme amaçları doğrultusunda Kişisel Veri Sahibi’nin Özel Nitelikli Kişisel Veriler’ini aşağıdaki durumlarda üçüncü kişilere aktarabilmektedir.

(i) Kişisel Veri Sahibi’nin açık rızası olması halinde veya

(ii) Aşağıdaki şartların varlığı halinde Kişisel Veri Sahibi’nin açık rızası aranmaksızın;

Kişisel Veri Sahibi’nin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki Özel Nitelikli Kişisel Veriler’i (ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir), kanunlarda öngörülen hallerde,

Kişisel Veri Sahibi’nin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin Özel Nitelikli Kişisel Veriler’i ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından.

2.5.1. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılması

(i) Kişisel Veri Sahibi’nin açık rızası olması halinde veya

(ii) Aşağıdaki şartların varlığı halinde Kişisel Veri Sahibi’nin açık rızası aranmaksızın;

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

§ 3. KİŞİSEL VERİLERİN SINIFLANDIRILMASI, İŞLENME VE AKTARILMA AMAÇLARI, AKTARILACAĞI KİŞİLER

3.1. Kişisel Verilerin Sınıflandırılması

Şirket nezdinde; Şirket’in meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, Kanun’un 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve sınırlı olarak, başta kişisel verilerin işlenmesine ilişkin

4. maddede belirtilen ilkeler olmak üzere Kanun’da belirtilen genel ilkelere ve Kanun’da düzenlenen bütün yükümlülüklere uyularak ve işbu Politika kapsamındaki süjelerle sınırlı olarak aşağıda belirtilen kategorilerdeki kişisel veriler, Kanun’un 10. maddesi uyarınca ilgili kişiler bilgilendirilmek suretiyle işlenebilmektedir. Bu kategorilerde işlenen kişisel verilerin işbu Politika kapsamında düzenlenen hangi veri sahipleriyle ilişkili olabilecekleri bu bölümde belirtilmiştir.

Kişisel Veri Kategorisi Kişisel Veri Kategorisi Açıklaması

Kimlik Bilgisi : Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; kişinin kimliğine dair bilgilerin bulunduğu verilerdir; ad-

xxxxx, X.X. xxxxxx numarası, uyruk bilgisi, anne adı-baba adı, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet gibi bilgileri içeren ehliyet, nüfus cüzdanı ve pasaport gibi belgeler ile vergi numarası, SGK numarası, imza bilgisi, taşıt plakası v.b. bilgiler.

İletişim Bilgisi : Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya

tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; telefon numarası, adres, e-mail adresi, faks numarası, IP adresi gibi bilgiler.

Lokasyon Verisi : Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya

tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Kişisel Veri Sahibi’nin Şirket’in iş birimleri tarafından yürütülen operasyonlar çerçevesinde, grup şirketlerinin ürün ve hizmetlerinin kullanımı sırasında veya işbirliği içerisinde olduğu kurumların çalışanlarının Şirket araçlarını kullanırken bulunduğu yerin konumunu tespit eden bilgiler; GPS lokasyonu, seyahat verileri v.b.

İşlem Güvenliği Bilgisi : Şirket’in faaliyetlerini yürütürken, gerek Kişisel Veri Sahibi’nin gerekse de Şirket’in

teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğine ilişkin işlenen kişisel veriler.

Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi : Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya

tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Şirket iş birimleri tarafından yürütülen operasyonlar çerçevesinde, grup şirketlerinin sunduğu ürün ve hizmetlerle ilgili veya Şirket’in ve Kişisel Veri Sahibi’nin hukuki ve diğer menfaatlerini korumak amacıyla Kişisel Veri Sahibi’nin aile bireyleri (örn. Eş, anne, baba, çocuk), yakınları ve acil durumlarda ulaşılabilecek diğer kişiler hakkındaki bilgiler.

Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi : Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya

tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; fiziksel mekana girişte, fiziksel mekanın içerisinde kalış

sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler; kamera kayıtları, parmak izi kayıtları ve güvenlik noktasında alınan kayıtlar v.b.

Finansal Bilgi : Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Şirket’in Kişisel Veri Sahibi ile kurmuş olduğu hukuki

ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler ile banka hesap numarası, IBAN numarası, kredi kartı bilgisi, finansal profil, malvarlığı verisi, gelir bilgisi gibi veriler.

Görsel/İşitsel Bilgi : Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; fotoğraf ve

kamera kayıtları (Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi kapsamında giren kayıtlar hariç), ses kayıtları ile kişisel veri içeren belgelerin kopyası niteliğindeki belgelerde yer

alan veriler.

Özlük Bilgisi : Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Şirket ile çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin

özlük haklarının oluşmasına temel olacak bilgilerin elde edilmesine yönelik işlenen her türlü kişisel veri.

Hukuki İşlem Bilgisi : Şirket’in hukuki alacak ve haklarının tespiti, takibi ve borçlarının ifası ile kanuni

yükümlülükleri kapsamında işlenen veriler.

Özel Nitelikli Kişisel Veri : Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya

tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Kanun’un 6. maddesinde belirtilen veriler (örn. kan grubu da dahil sağlık verileri, biyometrik veriler, din ve üye olunan dernek bilgisi gibi).

Talep/Şikayet Yönetimi Bilgisi : Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya

tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Şirket’e yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikayetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler.

İLGİLİ KİŞİ KATEGORİZASYONU

Politika’nın 1. Bölümünün (1.3.) maddesinde belirtilen Kişisel Veri Sahiplerinin (ilgili kişilerin) hangi tip Kişisel Verilerinin işlendiği ise aşağıdaki tabloda belirtilmiştir:

Kişisel Veri Kategorisi İşlenen Kişisel Verinin İlişkili Olduğu Veri Sahipleri Kimlik Bilgisi : Şirket Paydaşları, Şirket Yetkilileri, Şirket Çalışanları, Şirket İş Ortakları, Çalışan

Adaylarımız, Ziyaretçilerimiz, Şirket ve Grup Şirket Müşterileri, Potansiyel Müşteriler ve Üçüncü Kişiler

İletişim Bilgisi : Şirket Paydaşları, Şirket Yetkilileri, Şirket Çalışanları, Şirket İş Ortakları, Çalışan Adaylarımız, Ziyaretçilerimiz, Şirket ve Grup Şirket Müşterileri, Potansiyel

Müşteriler ve Üçüncü Kişiler

Lokasyon Verisi : Şirket Paydaşları, Şirket Xxxxxxxxxxx, Şirket Çalışanları

İşlem Güvenliği Bilgisi : Şirket Paydaşları, Şirket Yetkilileri, Şirket Çalışanları, Şirket İş Ortakları, Çalışan

Adaylarımız, Ziyaretçilerimiz, Şirket ve Grup Şirket Müşterileri, Potansiyel Müşteriler ve Üçüncü Kişiler

Xxxx Xxxxxxxxx ve Yakın Bilgisi : Şirket Paydaşları, Xxxxxx Xxxxxxxxxxx, Şirket Çalışanları, Şirket İş Ortakları

Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi : Şirket Paydaşları, Şirket Yetkilileri, Şirket İş Ortakları, Çalışan Adaylarımız,

Ziyaretçilerimiz, Şirket ve Grup Şirket Müşterileri, Potansiyel Müşteriler ve Üçüncü Kişiler

Xxxxxxxx Xxxxx : Şirket Paydaşları, Şirket Yetkilileri, Şirket İş Ortakları, Çalışan Adaylarımız, Ziyaretçilerimiz, Şirket ve Grup Şirket Müşterileri, Potansiyel Müşteriler ve Üçüncü Kişiler

Görsel/Xxxxxxx Xxxxx : Şirket Paydaşları, Xxxxxx Xxxxxxxxxxx, Şirket İş Ortakları, Çalışan Adaylarımız,

Ziyaretçilerimiz, Şirket ve Grup Şirket Müşterileri, Potansiyel Müşteriler ve Üçüncü Kişiler

Özlük Bilgisi : Şirket Paydaşları, Xxxxxx Xxxxxxxxxxx, Şirket İş Ortakları

Hukuki İşlem Bilgisi : Şirket Paydaşları, Şirket Yetkilileri, Şirket İş Ortakları, Çalışan Adaylarımız,

Ziyaretçilerimiz, Şirket ve Grup Şirket Müşterileri, Potansiyel Müşteriler ve Üçüncü Kişiler

Özel Nitelikli Kişisel Veri : Şirket Paydaşları, Xxxxxx Xxxxxxxxxxx, Şirket İş Ortakları, Çalışan Adaylarımız,

Ziyaretçilerimiz, Şirket ve Grup Şirket Müşterileri, Potansiyel Müşteriler ve Üçüncü Kişiler

Talep/Şikayet Yönetimi Bilgisi : Şirket Paydaşları, Xxxxxx Xxxxxxxxxxx, Şirket İş Ortakları, Çalışan Adaylarımız,

Ziyaretçilerimiz, Şirket ve Grup Şirket Müşterileri, Potansiyel Müşteriler ve Üçüncü Kişiler

3.2. Kişisel Verilerin İşlenme ve Aktarılma Amaçları

Kişisel Veriler; hukuka ve Kanun’un amacına uygun olarak Şirket’in;

İnsan kaynakları politikalarının en iyi şekilde planlanması ve uygulanması,

Ticari ortaklıklarının ve stratejilerinin doğru olarak planlanması, yürütülmesi ve yönetilmesi, Kendisinin ve iş ortaklarının hukuki, ticari ve fiziki güvenliğinin temini,

Kurumsal işleyişinin sağlanması, yönetim ve iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası,

Ürün ve hizmetlerinden Kişisel Veri Sahiplerinin en iyi şekilde faydalandırılması ve onların talep, ihtiyaç ve isteklerine göre özel hale getirilerek önerilmesi,

Veri güvenliğinin en üst düzeyde sağlanması, Veri tabanlarının oluşturulması,

İnternet sitesinde sunulan hizmetlerin geliştirilmesi ve sitede oluşan hataların giderilmesi,

Kendisine talep ve şikâyetlerini ileten Kişisel Veri Sahipleri ile iletişime geçmesi ve talep ve şikâyet yönetiminin sağlanması, Etkinlik yönetimi,

İş ortakları veya tedarikçilerle olan ilişkilerin yönetimi, Personel temin süreçlerinin yürütülmesi,

Grup Şirketleri’nin personel temin süreçlerine ve ilgili mevzuata uyum konusunda destek olunması,

Grup Şirketleri’nin faaliyetlerinin ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesinin temini için denetim faaliyetlerinin planlanması ve icrası,

Kendisi ve Grup Şirketleri üst düzey yöneticilerine sağlanacak yan haklar ve menfaatlerin planlanması ve icrası süreçlerine destek olunması,

Grup Şirketleri’nin şirketler ve ortaklık hukuku işlemlerinin gerçekleştirilmesi konusunda destek olunması, Finansal raporlama ve risk yönetimi işlemlerinin icrası/takibi,

Şirket hukuk işlerinin icrası/takibi,

İtibarının korunmasına yönelik çalışmaların gerçekleştirilmesi, Yatırımcı ilişkilerinin yönetilmesi,

Yetkili kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi,

Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi

amaçlarıyla sınırlı olarak Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları kapsamında işlenir. Bahsi geçen amaçlarla gerçekleştirilen işleme faaliyetinin, Kanun kapsamında öngörülen şartlardan herhangi birini karşılamıyor olması halinde, ilgili işleme sürecine ilişkin olarak Şirket tarafından açık rızanız temin edilmektedir.

3.3. Kişisel Verilerin Aktarılacağı Kişiler

Kişisel Verileriniz; hukuka ve Kanun’un amacına uygun olarak Politika ile yönetilen aşağıda sıralanan kişi kategorilerine aşağıdaki amaçlarla aktarılabilir:

Veri Aktarımı Yapılabilecek Kişiler Veri Aktarım Amacı

Şirket İş Ortakları : Şirket’in ticari faaliyetlerini yürütürken bizzat veya Grup Şirketleri ile birlikte

muhtelif projeler yürütmek, hizmet almak gibi amaçlarla kurulan iş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini temin etmek amacıyla sınırlı olarak kişisel veriler aktarılabilmektedir.

Grup Şirketleri :Şirket’in, bağlı bulunduğu gruba bağlı şirketlerin katılımını gerektiren ticari faaliyetlerinin yürütülmesini temin etmekle sınırlı olarak aktarılabilmektedir.

Şirket Paydaşları : İlgili mevzuat hükümleri uyarınca Şirket’in şirketler hukuku, etkinlik yönetimi ve

kurumsal iletişim süreçleri kapsamında yürüttüğü faaliyetlerin amaçları ile sınırlı olarak aktarılabilmektedir.

Şirket Yetkilileri : İlgili mevzuat hükümleri uyarınca Şirket’in ticari faaliyetlerine ilişkin stratejilerin

tasarlanması, en üst düzeyde yönetiminin sağlanması ve denetim amaçlarıyla sınırlı olarak aktarılabilmektedir.

Hukuken Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları: İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak aktarılabilmektedir.

Hukuken Yetkili Özel Hukuk Kişileri: İlgili özel hukuk kişilerinin mevzuat hükümleri uyarınca hukuki yetkisi dahilinde

talep ettiği amaçla sınırlı olarak aktarılabilmektedir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

4. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLAMA YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ, SİLİNMESİ YOK EDİLMESİ VE ANONİM HALE GETİRİLMESİ VE SAKLANMA SÜRESİ

4.1. Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kanun’un amacını düzenleyen 1. Madde ile Kanun’un kapsamını düzenleyen 2. Madde’ye uygunluğunun denetimi amacıyla, Kişisel Veriler; her türlü sözlü, yazılı, elektronik ortamda; teknik ve sair yöntemlerle, çağrı merkezi, Şirket internet sitesi, mobil uygulama gibi muhtelif yollardan, Politika’da yer verilen amaçların gerçekleştirilmesi amacıyla mevzuat, sözleşme, talep ve isteğe dayalı hukuki sebepler çerçevesinde yasadan doğan sorumlulukların eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirilebilmesi için toplanır ve Şirket veya Şirket tarafından görevlendirilen veri işleyenler tarafından işlenir.

4.2. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hâle Getirilmesi

Kişisel Veriler’in silinmesi, yok edilmesi veya anonim hâle getirilmesine ilişkin diğer kanunlarda yer alan hükümler saklı kalmak kaydı ile Şirket, bu Kanun ve diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlemiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Kişisel Veriler’i resen veya veri sahibinin talebi üzerine siler, yok eder veya anonim hale getirir. Kişisel Veriler’in silinmesi ile bu veriler tekrar hiçbir şekilde kullanılamayacak ve geri getirilemeyecek şekilde imha edilir. Buna göre Kişisel Veriler, kayıtlı oldukları evrak, dosya, CD, disket, hard disk gibi araçlardan geri dönüştürülemeyecek şekilde silinir. Kişisel Veriler’in yok edilmesi ise, bilgilerin tekrar geri getirilemeyecek ve

kullanılamayacak şekilde, verilerin kaydedildiği evrak, dosya, CD, disket, hard disk gibi veri saklamaya elverişli materyallerin yok edilmesini ifade etmektedir. Verilerin anonim hale getirilmesiyle, Kişisel Veriler’in başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi kastedilmektedir.

4.3. Kişisel Verilerin Saklanma Süresi

Şirket, Kişisel Veriler’i mevzuatta öngörülmesi durumunda, bu mevzuatta belirtilen süre boyunca saklamaktadır. Kişisel verilerin ne kadar süre boyunca saklanması gerektiğine ilişkin mevzuatta bir süre düzenlenmemişse, Kişisel Veriler Şirket’in o veriyi işlerken yürütülen faaliyet ile bağlı olarak Şirket’in uygulamaları ve ticari yaşamının teamülleri uyarınca işlenmesini gerektiren süre kadar işlenmekte daha sonra silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş; ilgili mevzuat ve Şirket’in belirlediği saklama sürelerinin de sonuna gelinmişse; kişisel veriler yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla saklanabilmektedir. Buradaki sürelerin tesisinde bahsi geçen hakkın ileri sürülebilmesine yönelik zaman aşımı süreleri ile zaman aşımı sürelerinin geçmesine rağmen daha önce aynı konularda Şirket’e yöneltilen taleplerdeki örnekler esas alınarak saklama süreleri belirlenmektedir. Bu durumda saklanan kişisel verilere herhangi bir başka amaçla erişilmemekte ve ancak ilgili hukuki uyuşmazlıkta kullanılması gerektiği zaman ilgili kişisel verilere erişim sağlanmaktadır. Burada da bahsi geçen süre sona erdikten sonra kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

BEŞİNCİ BÖLÜM

§ 5. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI DAİR HUSUSLAR

Şirket, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu Kişisel Veriler’in hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır.

5.1. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması

5.1.1. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak için Alınan Teknik ve İdari Tedbirler

Şirket, Kişisel Veriler’in hukuka uygun işlenmesini sağlamak için, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır.

(i) Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak için Alınan Teknik Tedbirler

Şirket tarafından Kişisel Veriler’in hukuka uygun işlenmesini sağlamak için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

Kişisel verilere yetkisiz erişimin önüne geçilmesi için şifreleme prosedürü kullanılmaktadır.

Kişisel verilerin tutulduğu elektronik kayıt ortamlarındaki güvenlik açıklıklarının tespiti ve aksiyonların alınmasına ilişkin uzman denetim ve yönetim süreçlerinin periyodik ve makul aralıklarla işletilmektedir.

Kişisel verilerin tutulduğu fiziki kayıt ortamlarının güvenliği sağlanmakta ve bunların depolandığı alanlar yetkisiz kişilerin erişiminden uzak tutulmaktadır.

Zararlı yazılımların FESAN MAKİNA OTOMOTİV İNŞAAT SANAYİ VE TİCARET LTD. ŞTİ. ağına, e-postalarına ve sair kurumsal yazılım sistemlerine erişememesi için gerekli olan çözümler güncelleştirilmekte ve kullanılmaktadır

Ağ güvenlik önlemleri alınmaktadır.

Teknik konularda bilgili personel istihdam edilmektedir.

(ii) Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak için Alınan İdari Tedbirler

Şirket tarafından Kişisel Veriler’in hukuka uygun işlenmesini sağlamak için alınan başlıca idari tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

FESAN MAKİNA OTOMOTİV İNŞAAT SANAYİ VE TİCARET LTD. ŞTİ. veri envanteri tutulmakta ve bununla uyumlu (toplama, işleme, aktarma, saklama, imha ve gizliliğe ilişkin) veri politikaları oluşturulularak aleni şekilde yayımlanmaktadır. Şirket her türlü kişisel veri işleme faaliyetini, önceden yayımlanan bu politikalara göre icra etmektedir.

Şirket’in iş birimlerinin yürütmekte olduğu Kişisel Veri işleme faaliyetleri; bu faaliyetlerin Kanun’nun aradığı Kişisel Veri işleme şartlarına uygunluğun sağlanması için yerine getirilecek olan gereklilikler her bir iş birimi ve yürütmekte olduğu detay faaliyet özelinde belirlenmektedir.

Çalışanlar, Kişisel Veriler’in korunması hukuku ve Kişisel Veriler’in hukuka uygun olarak işlenmesi konusunda bilgilendirilmekte ve eğitilmektedir. Ayrıca veri yönetiminde, işlenmesinde aktif rol oynayan çalışanların erişim izinleri, yetkileri, sorumlulukları ve görevleri özel olarak belirlenerek bu konularda kendileriyle akreditasyon sağlanmaktadır.

Şirket’in yürütmekte olduğu tüm veri işleme faaliyetleri detaylı olarak tüm iş birimleri (departmanlar) özelinde analiz edilerek, bu analiz neticesinde ilgili iş birimlerinin gerçekleştirmiş olduğu faaliyetler özelinde Kişisel Veri işleme faaliyetleri envanterde belirtildiği şekliyle ortaya konulmaktadır.

İş birimi bazında belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerinin sağlanması için ilgili iş birimleri özelinde farkındalık yaratılmakta ve uygulama kuralları belirlenmekte; bu hususların denetimini ve uygulamanın sürekliliğini sağlamak için gerekli idari tedbirler şirket içi politikalar ve eğitimler yoluyla hayata geçirilmektedir.

Özellikle kişisel verilerin işlenmesi konusunda yetkili olan çalışanlara uzmanlara verilecek farkındalık eğitimlerinin alanında uzman kişiler tarafından verilmesi sağlanmakta ve/ veya uygulamanın bu yönde gerçekleşmesi hususunda çalışanlar teşvik edilmektedir.

Şirket bünyesinde gerçekleştirilen Kişisel Veri işleme faaliyetleri denetlenmektedir.

Alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği ilgilisine raporlanmaktadır.

Şirket ile çalışanlar arasındaki hukuki ilişkiyi yöneten sözleşme ve belgelere, Şirket’in talimatları ve kanunla getirilen istisnalar dışında, Kişisel Verileri işlememe, ifşa etmeme ve kullanmama yükümlülüğü getiren kayıtlar konulmakta ve bu konuda çalışanların farkındalığı yaratılmakta ve denetimler yürütülerek Kanun’dan doğan yükümlülükler yerine getirilmektedir.

5.1.2. Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek için Alınan Teknik ve İdari Tedbirler

Şirket, Kişisel Veriler’in tedbirsizlikle veya yetkisiz olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerdeki tüm hukuka aykırı erişimi önlemek için korunacak verinin niteliği, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır.

(i) Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek için Alınan Teknik Tedbirler

Şirket tarafından Kişisel Veriler’in hukuka aykırı erişimini engellemek için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

Teknolojideki gelişmelere uygun teknik önlemler alınmakta, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmekte ve yenilenmektedir.

İş birimi bazında belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak erişim ve yetkilendirme çözümleri devreye alınmaktadır.

Erişim yetkileri sınırlandırılmakta, yetkiler düzenli olarak gözden geçirilmektedir.

Alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği ilgilisine bildirilmekte, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli çözümler üretilmektedir.

Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kurulmakta ve/ veya güncellenmektedir. Teknik konularda bilgili personel istihdam edilmektedir.

Kişisel Veriler’in toplandığı uygulamalardaki güvenlik açıklarını saptamak için düzenli olarak güvenlik taramalarından geçirilmektedir. Bulunan açıkların kapatılması sağlanmaktadır.

(ii) Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek için Alınan İdari Tedbirler

Şirket tarafından Kişisel Veriler’in hukuka aykırı erişimini engellemek için alınan başlıca idari tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

Çalışanlar, Kişisel Verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınacak teknik tedbirler konusunda eğitilmektedir.

İş birimi bazında Kişisel Veri işlenmesi hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak Şirket içinde Kişisel Verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri tasarlanmakta ve uygulanmaktadır.

Çalışanlar, öğrendikleri Kişisel Verileri Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.

Şirket tarafından Kişisel Verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere; Kişisel Verilerin aktarıldığı kişilerin, Kişisel Veriler’in korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına ilişkin hükümler eklenmektedir.

5.1.3. Kişisel Verilerin Güvenli Ortamlarda Saklanması

Şirket, Kişisel Veriler’in güvenli ortamlarda saklanması ve hukuka aykırı amaçlarla yok edilmesini, kaybolmasını veya değiştirilmesini önlemek için teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

(i) Kişisel Verilerin Güvenli Ortamlarda Saklanması için Alınan Teknik Tedbirler

Şirket tarafından Kişisel Veriler’in güvenli ortamlarda saklanması için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

Kişisel Veriler’in güvenli ortamlarda saklanması için teknolojik gelişmelere uygun sistemler kullanılmaktadır. Teknik konularda uzman personel istihdam edilmektedir.

Saklanma alanlarına yönelik teknik güvenlik sistemleri kurulmakta, bilişim sistemleri üzerindeki güvenlik zafiyetlerinin tespitine yönelik güvenlik testleri ve araştırmaları yapılmakta, yapılan test ve araştırmaların sonucunda tespit edilen mevcut ya da muhtemel risk teşkil eden hususlar giderilmektedir. Alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği ilgilisine bildirilmektedir.

Kişisel Veriler’in tutulduğu ortamlara veriye erişim kısıtlanarak yalnızca yetkili kişilerin, kişisel verinin saklanma amacı ile sınırlı olarak bu verilere erişmesine izin verilmekte, Kişisel Veriler’in bulunduğu veri depolama alanlarına erişimler loglanarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri ilgililere anlık olarak iletilmektedir.

(ii) Kişisel Verilerin Güvenli Ortamlarda Saklanması için Alınan İdari Tedbirler

Şirket tarafından Kişisel Veriler’in güvenli ortamlarda saklanması için alınan başlıca idari tedbirler aşağıda sıralanmaktadır: Çalışanlar, Kişisel Veriler’in güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak konusunda eğitilmektedirler.

Bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği ve kişisel verilerin korunması alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alınmaktadır.

Şirket tarafından Kişisel Veriler’in saklanması konusunda teknik gereklilikler sebebiyle dışarıdan bir hizmet alınması durumunda, Kişisel Veriler’in hukuka uygun olarak aktarıldığı ilgili firmalar ile akdedilen sözleşmelere; Kişisel Veriler’in aktarıldığı kişilerin, Kişisel Veriler’in korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlanacağına ilişkin hükümlere yer verilmektedir.

5.1.4. Kişisel Verilerin Korunması Konusunda Alınan Tedbirlerin Denetimi

Şirket, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, kendi bünyesinde gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır. Bu denetim sonuçları Şirket’in iç işleyişi kapsamında konu ile ilgili bölüme bildirilmekte ve alınan tedbirlerin iyileştirilmesi için gerekli faaliyetler yürütülmektedir.

5.1.5. Kişisel Verilerin Yetkisiz Bir Şekilde İfşası Durumunda Alınacak Tedbirler

Şirket, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak işlenen Kişisel Veriler’in kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu en kısa sürede ilgili Kişisel Veri Sahibi’ne ve KVK Kurulu’na bildirilmesini sağlayan kuralı yürütmektedir. KVK Kurulu tarafından gerek görülmesi halinde, bu durum, KVK Kurulu’nun internet sitesinde veya başka bir yöntemle ilan edilebilecektir.

5.2. Kişisel Veri Sahiplerinin Yasal Haklarının Gözetilmesi

Şirket, Kişisel Veri Sahipleri’nin Politika ve Kanun’un uygulanması ile tüm yasal haklarını gözetir ve bu haklarının korunması için gerekli tüm önlemleri alır. Kişisel Veri Sahipleri’nin hakları ile ilgili ayrıntılı bilgiye işbu Politika’nın altıncı bölümünde yer verilmiştir.

5.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması

Kanun birtakım Kişisel Veri’lere, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine ve/veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle özel önem atfetmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir. Kanun ile “özel nitelikli” olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen özel nitelikli Kişisel Veriler’in korunmasına Şirket tarafından azami hassasiyet gösterilmektedir. Bu kapsamda, Şirket tarafından, kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, Özel Nitelikli Kişisel Veriler bakımından da azami özenle uygulanmakta ve bu konuda Şirket bünyesinde gerekli denetimler sağlanmaktadır.

ALTINCI BÖLÜM

6. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI, HAKLARIN KULLANILMASI VE DEĞERLENDİRİLMESİ

6.1. Kişisel Veri Sahibinin Aydınlatılması

Şirket, Kanun’un 10. maddesine uygun olarak, Kişisel Veriler’in elde edilmesi sırasında Kişisel Veri Sahipleri’ni aydınlatmaktadır. Bu kapsamda varsa, Şirket temsilcisinin kimliği, Kişisel Veriler’in hangi amaçla işleneceği, işlenen Kişisel Veriler’in kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, Kişisel Veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile Kişisel Veri Sahibi’nin sahip olduğu hakları konusunda aydınlatma yapmaktadır.

6.2. Kişisel Veri Sahibi’nin KVK Kanunu Uyarınca Hakları

Şirket, Kanun’un 10.maddesi uyarınca size haklarınızı bildirmekte; söz konusu hakların nasıl kullanılacağına dair yol göstermekte ve tüm bunlar için gerekli iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri gerçekleştirmektedir. Şirket, Kanun’un 11.maddesi uyarınca Kişisel Veriler’i alınan kişilere;

Kişisel Veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

Kişisel Veriler’i işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

Kişisel Veriler’in işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, Yurt içinde veya yurt dışında Kişisel Veriler’in aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

Kişisel Veriler’in eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,

Kanun’un 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde Kişisel Veriler’in silinmesini veya yok edilmesini isteme,

Kanun’un 11. Maddesinin (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

Kişisel Veriler’in kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme haklarının olduğunu açıklar.

6.3. Kişisel Veri Sahibi’nin Haklarını İleri Süremeyeceği Haller

Kanun’un 28. maddesi gereğince aşağıdaki haller Kanun kapsamı dışında tutulduğundan, Kişisel Veri Sahipleri aşağıdaki hallerde, işbu Politika’nın (6.2.) maddesinde sayılan haklarını ileri süremezler:

Kişisel Veriler’in, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi.

Kişisel Veriler’in resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.

Kişisel Veriler’in millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.

Kişisel Veriler’in millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.

Kişisel Veriler’in soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

Kanun’un 28/2 maddesi gereğince; aşağıda sıralanan hallerde Kişisel Veri Sahipleri zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, işbu Politika’nın (6.2.) maddesinde sayılan haklarını ileri süremezler:

Kişisel Veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması. Kişisel Xxxx Xxxxxx tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.

Kişisel Veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.

Kişisel Veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.

6.4. Kişisel Veri Sahibi’nin Haklarını Kullanması

Kişisel Veri Sahipleri işbu Politika’nın (6.2.) maddesinde sayılan haklarına ilişkin taleplerini kimliklerini tespit edecek bilgi ve belgelerle ve aşağıda belirtilen yöntemlerle veya KVK Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle "Başvuru Formu" bağlantısından ulaşabileceğiniz Başvuru Formu’nu doldurup imzalayarak Şirket’e ücretsiz olarak iletebileceklerdir:

(i) Başvuru formu doldurulduktan sonra ıslak imzalı bir nüshasının bizzat elden veya noter aracılığı ile XXXXXXXXXXXX XXX XXX. 00 XXXX XXXXX XX:0 XXXXXXXX/ XXXXX adresine iletilmesi,

(ii) Başvuru formu doldurulup 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki “güvenli elektronik imzanızla imzalandıktan sonra güvenli elektronik imzalı formun xxxxx@xx00.xxx.xx adresine kayıtlı elektronik posta ile gönderilmesi.

Kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.

6.5. Şirket’in Başvurulara Cevap Verme Usulü Ve Süresi

Şirket, başvuruda yer alan talepleri, talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde olmak üzere en kısa sürede ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak söz konusu işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, KVK Kurul’u tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Şirket, talebi kabul edebileceği gibi gerekçesini açıklayarak reddedebilir; cevabını yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirir. Başvuruda yer alan talebin kabul edilmesi hâlinde Şirket, talebin gereğini yerine getirir.

6.6. Kişisel Veri Sahibinin KVK Kurulu’na Şikâyette Bulunma Hakkı

Başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; veri sahibi, cevabı öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde KVK Kurulu’na şikâyette bulunma hakkına sahiptir.

YEDİNCİ BÖLÜM

7. ŞİRKET’İN KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASI POLİTİKASI UYARINCA YÖNETİM YAPISI

Yönetim Kurulu Kişisel Veri Sahipleri’nin verilerinin hukuka, işbu Politika ve bu Politika’ya bağlı ve ilişkili diğer politikalara uygun olarak saklanması ve işlenmesi için gerekli işlemleri yapmakla yetkili ve görevlidir.

SEKİZİNCİ BÖLÜM

§ 8. GÜNCELLEME, UYUM VE DEĞİŞİKLİKLER

8.1. Güncelleme ve Uyum

Şirket, Kanun’da yapılan değişiklikler nedeniyle, KVK Kurulu kararları uyarınca ya da sektördeki ya da bilişim alanındaki gelişmeler doğrultusunda işbu Politika ve bu Politika’ya bağlı ve ilişkili diğer politikalarda değişiklik yapma hakkını saklı tutar.

İşbu Politika’da yapılan değişiklikler derhal metne işlenir ve değişikliklere ilişkin açıklamalar Politika’nın sonunda açıklanır.

8.2. Değişiklikler

25.11.2021 tarihinde FESAN MAKİNA OTOMOTİV İNŞAAT SANAYİ VE TİCARET LTD. ŞTİ. Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması (Genel Veri) Politikası yayınlanmıştır.

*daha eski tarihli bir değişiklik bulunmamaktadır.*

KAŞE - İMZA

Document Metadata

Table of Contents

BİRİNCİ BÖLÜM

Document Metadata