ARAÇ BELEDİYE BAŞKANLIĞI
XXXX XXXXXXXX BAŞKANLIĞI
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
Hedef Kitle: Araç Belediye Başkanlığı tarafından kişisel verileri işlenen tüm gerçek kişiler
Hazırlayan: Hukuk Müşavirliği
Versiyon: 1.0
Onaylayan: Araç Belediye Başkanlığı tarafından onaylanmıştır.
İÇINDEKİLER
1. GİRİŞ 3
1.1. Amaç 3
1.2. Kapsam 3
1.3 . Dayanak 3
1.4 . Tanımlar 4
2. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASIKONULARI 6
2.1. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması 6
2.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması 6
2.3. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Bilincinin Geliştirilmesi 6
3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ 7
3.1. Kişisel Verilerin Mevzuata Uygun İşlenmesi 7
3.2. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları 7
3.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi 7
3.4. Kişisel Veri Sahibinin Aydınlatılması 9
3.5. Kişisel Verilerin Aktarılması 9
4. KİŞİSELVERİ ENVANTER PARAMETRELERİ 10
5. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN ÖNLEMLER 10
6. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI 10
7. KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN
KULLANILMASI 10
7.1. Kişisel Veri Sahibinin Hakları 11
7.2. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması 11
7.3. Başvurulara Cevap Verilmesi 11
7.4. Kişisel Veri Sahibinin Başvurusunun Reddedilmesi 12
7.5. Kişisel Veri Sahibinin KVK Kurulu’na Şikâyette Bulunma Hakkı 12
8. YÜRÜTME 12
9. YÜRÜRLÜK ve İLANI 13
EK 1- Veri Kategorileri ve Kişisel Veriler 14
EK 2- Kategorik Kişisel Veri İşleme Amaçlar 16
EK 3 –Kişisel Verilerin Aktarıldığı Kişiler ve Aktarılma Amaçları 17
XXXX XXXXXXXX BAŞKANLIĞI
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
1. GİRİŞ
Araç Belediye Başkanlığı (“Araç Belediyesi”) olarak xxxxx://xxx.xxxx.xxx.xx/ web sitesi üzerinden ve fiziki yürüttüğü faaliyetlerde kişisel verilerin korunmasına önem vermekte iş ve işlemlerinde öncelikleri arasında kabul etmektedir.
Araç Belediye Başkanlığı Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nca (“Kanun”) belirlenen kişisel veri işleme usul ve esaslarının Araç Belediyesi organizasyon ve iş süreçlerinin uyumuna yönelik temel düzenlemedir. Araç Belediyesi bu Politika prensipleri doğrultusunda, üst düzey sorumluluk ve bilinciyle kişisel verileri işlemekte ve korumakta, kişisel veri sahiplerini bilgilendirerek gerekli şeffaflığı sağlamaktadır.
Araç Belediyesi Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası çerçevesinde gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetlerinin yürütülmesinde benimsenen ilkeler ve veri işleme faaliyetlerimizin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (“Kanun”) yer alan düzenlemelere uyumu bakımından benimsenen temel prensipler işbu politika kapsamında açıklanmaktadır.
1.1. Amaç
Bu Politikanın amacı, Kanun ve ilgili diğer mevzuat ile öngörülen usul ve esasları, Araç Belediyesi organizasyon ve süreçlerine uyumlulaştırılarak, faaliyetlerinde etkin bir şekilde uygulanmasını sağlamaktır. Araç Belediyesi verilerin işlenmesi ve korunması için, bu Politika ile her türlü idari ve teknik önlemleri almakta, gerekli iç prosedürler oluşturmakta, farkındalığı arttırmakta, bilincin sağlanması için gerekli tüm eğitimleri yapmaktadır. Yetkililer ve çalışan tüm personel kanun süreçlerine uyumları için, gerekli tüm önlemler alınmakta, uygun ve etkin denetim mekanizmaları kurulmaktadır.
1.2. Kapsam
Politika, Araç Belediyesi iş süreçlerinde otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilen bütün kişisel verileri kapsamaktadır.
1.3 . Dayanak
Politika, Kanun ve ilgili mevzuata dayanmaktadır.
• 3194 SAYILI İMAR KANUNU,
• 4734 SAYILI KAMU İHALE KANUNU,
• 6183 SAYILI AMME ALACAKLARININ TAHSİL USULÜ HAKKINDA KANUN,
• 5490 SAYILI NÜFUS HİZMETLERİ KANUNU,
• 7201 SAYILI TEBLİGAT KANUNU,
• 1319 SAYILI EMLAK VERGİSİ KANUNU,
• 2981 SAYILI İMAR AFFI YASASI KAPSAMINDAKİ İMAR UYGULAMALARI,
• 2886 SAYILI DEVLET İHALE KANUNU,
• 3071 SAYILI DİLEKÇE HAKKININ KULLANILMASINA DAİR KANUN,
• 657 SAYILI DEVLET MEMURLARI XXXXXX,
• 0000 XXXXXX XXXXXXX İŞ KURUMU KANUNU,
• 2863 SAYILI KÜLTÜR VE TABİAT VARLIKLARIN KORUMA KANUNU,
• 213 SAYILI VERGİ USUL XXXXXX,
• 0000/0000/0000/0000/0000/0000/0000 XXXXXX İMAR KANUNU,
• 3308 SAYILI MESLEKİ EĞİTİM KANUNU,
• 4483 SAYILI MEMURLAR VE DİĞER KAMU GÖREVLİLERİN YARGILANMASI HAKKINDA KANUN,
• 4708 SAYILI YAPI DENETİM HAKKINDA KANUN,
• 9464 SAYILI ENGELLİLER HAKKINDA KANUN,
• 4857 SAYILI İŞ KANUNU,
• 4982 SAYILI BİLGİ EDİNME KANUNU,
• 5393 SAYILI BELEDİYE KANUNU,
• 5580 SAYILI ÖZEL ÖĞRETİM KURUMLAR KANUNU,
• 9207 SAYILI İŞYERİ AÇMA VE ÇALIŞMA RUHSATLARINA İLİŞKİN YÖNETMELİK
• 5651 SAYILI İNTERNET ORTAMINDA YAPILAN YAYINLARIN DÜZENLENMESİ VE BU YAYINLAR YOLUYLA İŞLENEN ŞUÇLARLA MÜCADELE EDİLMESİ HAKKINDA KANUN,
• 6306 SAYILI AFET RİSKİ ALTINDAKİ ALANLARIN DÖNÜŞTÜRÜLMESİ HAKKINDA KANUN,
• 6321 SAYILI RESMİ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK USUL VE ESASLAR HAKKINDA YÖNETMELİK,
• 6331 SAYILI İŞ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİ KANUNU,
• 5442 SAYILI İL İDARESİ KANUNU,
• 4735 SAYILI KAMU İHALE SÖZLEŞMELERİ KANUNU,
• 5199 SAYILI HAYVANLARI KORUMA KANUNU,
• 7189 SAYILI BİLGİ EDİNME HAKKI KANUNUN UYGULAMASINA İLİŞKİN ESAS VE USULLER HAKKINDA YÖNETMELİK,
• 3359 SAYILI SAĞLIK HİZMETLERİ TEMEL KANUNU,
• 1593 SAYILI UMUMİ HIFZISSIHHA KANUNU,
• 1219 SAYILI TABABET VE ŞUABATI SAN’ATLARININ TARZI İCRASINA DAİR KANUN,
• 5326 SAYILI KABAHATLER KANUNU,
• SAİR İLGİLİ MEVZUATLAR.
Mevzuattan kaynaklanan yasal yükümlülükleri yerine getirmek için işlenmektedir.
Yürürlükteki mevzuat ve Politika arasında uyumsuzluk olduğu hallerde yürürlükteki mevzuat uygulanır. İlgili mevzuat tarafından öngörülen düzenlemeler, Politika ile Araç Belediyesi uygulamalarına dönüştürülmektedir.
1.4 . Tanımlar
Xxxx Xxxx | Xxxxxxx bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı ifade eder. |
Başvuru Formu | Kişisel veri sahiplerinin haklarını kullanmak için yapacakları başvuruyu içeren, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa ve Kişisel Verileri Koruma Kurumunun çıkardığı Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe uygun olarak hazırlanmış, ilgili kişi (Kişisel Veri Sahibi) tarafından veri sorumlusuna yapılacak başvurulara ilişkin başvuru formu. |
İlgili kullanıcı | Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir. |
İmha | Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi. |
Kayıt ortamı | |
Kişisel veri | Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. |
Kişisel verilerin işlenmesi | Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem. |
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi | Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi. |
Kişisel veri sahibi | Kişisel verileri Araç Belediyesi tarafından veya adına işleme sokulan gerçek kişi. |
Kişisel verilerin silinmesi | Kişisel verilerin silinmesi; kişisel verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi. |
Kişisel verilerin yok edilmesi | Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi. |
Kurul | Kişisel Verileri Koruma Kurulu |
Kurum | Kişisel Verileri Koruma Kurumu |
ELEKTRONİK ORTAMLAR | FİZİKSEL ORTAMLAR |
⮚ Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e- posta, veri tabanı, web, dosya paylaşım, vb.) ⮚ Yazılımlar (İç İşleri Bakanlığı E- Belediye Bilgi Sistemleri, CRM, MEBSİS) ⮚ Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, anti virüs vb.) ⮚ Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü) ⮚ Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.) ⮚ Optik diskler (CD, DVD vb.) ⮚ Çıkartılabilir | ⮚ Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi ⮚ Kağıt ⮚ Manuel veri kayıt sistemleri (anket formları, ziyaretçi giriş defteri) ⮚ Yazılı, basılı, görsel ortamlar ⮚ Birim dolapları |
Özel nitelikli kişisel veri | Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri. |
Periyodik imha | Kanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi. |
Veri İşleyen | Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi. |
Veri Kayıt Sistemi | Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi. |
Veri sahibi / İlgili kişi | Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. |
Veri sorumlusu | Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi. |
Veri Temsilcisi | Kanun uyarınca Veri Sorumlusunun ilgili kanun maddeleri kapsamındaki görevlerini yerine getirmek üzere atanmış gerçek kişi. |
Yönetmelik | 28 Ekim 2017 tarihinde Resmi Gazete’ de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik |
2. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KONULARI
2.1. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması
Araç Belediyesi, kişisel verilerin hukuka aykırı açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerde oluşabilecek güvenlik sorunlarını önlemek için, kişisel verinin niteliğine göre, Kanun’un 12. maddesinde öngörülen gerekli önlemleri almaktadır. Araç Belediyesi, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından yayımlanmış olan rehberlere uygun olarak gerekli kişisel veri güvenlik seviyesini sağlamak için tedbirler almakta, denetimler gerçekleştirmektedir.
2.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması
Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi durumunda; özel nitelikte olan, kişilere ait ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti, güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerin korunmasına yönelik alınan önlemler özenle uygulanmakta ve gerekli denetimler yapılmaktadır.
2.3. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Bilincinin Geliştirilmesi
Araç Belediyesi, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini, erişilmesini, verilerin muhafazası ve hakları kullanmaya yönelik bilincin geliştirilmesi için ilgililere gerekli eğitimleri verir.
Çalışanların kişisel verileri koruma bilincini arttırmak için, Araç Belediyesi gerekli iş süreçlerini oluşturur, ihtiyaç duyulması halinde danışmanlardan destek alır. Uygulamada karşılaşılan eksiklikler ve eğitimlerin sonucu Araç Belediyesi tarafından değerlendirilir. Yapılan bu değerlendirmeler ile ilgili mevzuattaki değişikliklere bağlı ihtiyaç duyulması halinde yeni eğitimler düzenlenir.
3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ
3.1. Kişisel Verilerin Mevzuata Uygun İşlenmesi
Kişisel veriler aşağıda sayılan ilkeler doğrultusunda mevzuata uygun işlenir.
i. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme
Kişisel veriler, iş süreçlerinin gerektirdiği ölçüde, bunlarla sınırlı, kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermeden, hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak işlenir.
ii. Kişisel Verilerin Güncel ve Doğru Olmasını Sağlama
İşlenen kişisel veriler, güncel ve doğru tutmak için gerekli önlemler alınmakta, plan ve programlı çalışılmaktadır.
iii. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme
Kişisel veriler, yürütülen iş süreçlerinde belirlenen ve açıklanan meşru amaçlara bağlı işlenmektedir.
iv. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma
Kişisel veriler, iş süreçlerinin gerektirdiği nitelik ve ölçüde toplanmakta, belirlenen amaçlara bağlı, sınırlı işlenmektedir.
v. Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme
Kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen ve kişisel verileri işleme amacı için gerekli olan en az süre kadar muhafaza edilmektedir. Öncelikle, ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir sure öngörülmüş ise bu süreye, öngörülmemiş ise kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmektedir. Kişisel veriler saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak, uygun yöntemlerle (silme, yok etme veya anonimleştirme) imha edilmektedir.
3.2. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları
Kişisel veri sahibinin xxxx xxxx vermesi haricinde; kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca biri olabileceği gibi birden fazla şart da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilmektedir.
i. Kişisel Xxxx Xxxxxxxxx Açık Rızasının Bulunması,
Kişisel verilerin işlenme şartlarından biri veri sahibinin açık rızasıdır. Kişisel veri sahibinin açık rızası belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayalı olarak ve özgür iradeyle açıklanmalıdır.
ii. Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi,
Veri sahibinin kişisel verileri, kanunda açıkça öngörülmekte ise diğer bir ifade ile ilgili kanunda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde işbu veri işleme şartının varlığından söze dilebilecektir. Yukarıda Dayanak başlığı altında belirtmiş olduğumuz kanun, yönetmelik ve sair diğer kanuni dayanakların varlığı halinde, Kişisel veri sahibinin açık rızası alınmadan, 6698 sayılı kanun kapsamındaki yükümlülükler dahilinde kişisel veriler Araç Belediyesi tarafından işlenebilmektedir.
iii. Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması,
Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
iv. Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması,
Veri sahibinin taraf olduğu bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde işbu şart yerine getirilmiş sayılabilecektir.
v. Araç Belediyesi’nin Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi,
Araç Belediyesi’nin hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
vi. Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi,
Veri sahibinin, kişisel verisini alenileştirmiş olması halinde ilgili kişisel veriler alenileştirme amacıyla sınırlı olarak işlenebilecektir.
vii. Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması,
Bir hakkın tesisi kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
viii. Araç Belediyesi Meşru Menfaati için Veri İşlemenin Zorunlu Olması,
Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Araç Belediyesi’nin meşru menfaatleri için veri işlemesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
3.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi
Özel nitelikli kişisel veriler Araç Belediyesi tarafından, işbu Politika’da belirtilen ilkelere uygun olarak gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınarak ve aşağıdaki şartların varlığı halinde işlenmektedir:
i. Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda açıkça öngörülmesi diğer bir ifade ile ilgili faaliyetin tabi olduğu kanunda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde, veri sahibinin açık rızası aranmaksızın işlenebilecektir. Aksi durumda söz konusu özel nitelikli kişisel verilerin işlenebilmesi için veri sahibinin açık rızası alınacaktır.
ii. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından xxxx xxxx aranmaksızın işlenebilecektir. Aksi durumda söz konusu özel nitelikli kişisel verilerin işlenebilmesi için veri sahibinin açık rızası alınacaktır.
3.4. Kişisel Veri Sahibinin Aydınlatılması
Araç Belediyesi, kişisel veri sahiplerini, hangi amaçlarla kişisel verilerinin işlendiği, hangi amaçlarla kimlerle paylaşıldığı, hangi yöntemlerle toplandığı, hukuki sebebi ve veri sahiplerinin kişisel verilerinin işlenmesinde sahip olduğu hakları konularında, ilgili mevzuata uygun şekilde bilgilendirir. Bu bakımdan kişisel verilerinin korunmasını, Politikadaki esaslar çerçevesinde hazırlanan diğer politika belgeleri ve aydınlatma metinlerine bağlı yürütülmektedir.
3.5. Kişisel Verilerin Aktarılması
Araç Belediyesi, kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, gerekli güvenlik önlemlerini alarak, kişisel verileri ve özel nitelikli kişisel verileri üçüncü kişilere (üçüncü kişi kurumlara) hukuka uygun olarak aktarabilir. Araç Belediyesi aktarma işlemlerini, Kanun’un 8.maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun şekilde gerçekleştirir.
i. Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel verilerin aktarılması için kişisel veri sahibinin açık rızası aranmakla birlikte, aşağıda belirtilen koşulların bir ya da birkaçına dayanılarak, Kurul tarafından öngörülen yöntemler de dahil gerekli tüm güvenlik önlemleri alınarak kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılabilir.
a. Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
b. Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması,
c. Araç Belediyesi’nin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
d. Veri sahibi tarafından kişisel verileri alenileştirilmiş olması şartıyla, alenileştirme amacıyla sınırlı,
e. Araç Belediyesi’nin veya veri sahibinin veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
f. Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Araç Belediyesi’nin meşru menfaatlerinin sağlanması için zorunlu olması,
g. Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünü koruması için zorunlu olması.
ii. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılması
Özel nitelikli kişisel veriler, Politikada belirlenen ilkelere uygun olarak, Kurul’un belirleyeceği yöntemler de dahil olmak üzere, gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınarak aşağıda belirlenen koşullarla aktarılabilir:
a. Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde veri sahibinin açık rızası aranmaksızın, aksi halde veri sahibinin açık rızası alınması durumunda.
b. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından xxxx xxxx aranmaksızın, aksi halde veri sahibinin açık rızası alınması durumunda.
4. KİŞİSEL VERİ ENVANTER PARAMETRELERİ
Araç Belediyesi kişisel veri sahipliklerine ait veri kategorileri ve kişisel verileri (Ek-1), kişisel veri işleme amaçlarına (Ek-2) bağlı işlenmektedir.
Kişisel veri işleme amaçları kişisel veri kategorilerine göre, Kanun’un 10. Maddesi ve diğer mevzuat uyarınca ilgili kişileri bilgilendirmek, Kanun’un 5. ve 6. Maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından en az birine dayalı ve sınırlı olarak, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin Kanun’un 4. maddesinde belirtilen ilkeler başta olmak üzere, Kanun’da belirtilen genel ilkelere uygun gerçekleştirmek için belirlen amaçlara göre işlenmektedir.
Kişisel veriler Politika “3.5. Kişisel Verilerin Aktarılması” bölümünde belirlenen esaslarla: Gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri, hissedarlar, iş ortakları, iştirakler ve bağlı ortaklıklar, tedarikçiler, yetkili kamu kurum ve kuruluşları, özel sigorta şirketleri, denetçiler, danışmanlar, sözleşmeli hizmet aldığımız, iş birliği yaptığımız, yurt içi kuruluşlar ile belirlenen amaçlarla (Ek-3) paylaşılabilmektedir. Yabancı ülkelerle kişisel bilgi aktarımı söz konusu değildir.
5. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN ÖNLEMLER
Araç Belediyesi, Kanunda belirlenen usul ve esaslarla işlemekte olduğu kişisel verilerin korunması için gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta, bilinçlendirme ve eğitim faaliyetlerini gerçekleştirmektedir.
İşlenen kişisel verilerin teknik ve idari tüm tedbirler alınmış olmasına rağmen, kanuni olmayan yollarla üçüncü kişiler tarafından ele geçirilmesi durumunda, Araç Belediyesi bu durumu mümkün olan en kısa süre içerisinde ilgili kişi ve birimlere iletmektedir.
6. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI
Araç Belediyesi, kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili faaliyetin tabi olduğu yasal mevzuatta öngörülen minimum süre kadar muhafaza etmektedir. Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak ve belirlenen imha yöntemleri (silme ve/veya yok etme ve/veya anonimleştirme) ile imha edilmektedir.
7. KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI
7.1. Kişisel Veri Sahibinin Hakları
KVK Kanunu’nun 11. maddesi uyarınca, Araç Belediyesi’ne başvurarak aşağıda yer alan konularda talepte bulunabilirsiniz:
i. Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
ii. Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
iii. Kişisel verilerinizin işlenme amacı ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
iv. Kişisel verilerinizin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,
v. Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
vi. KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerinizin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
vii. İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
viii. Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
7.2. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması
Kişisel veri sahipleri 7.1. maddede sayılan haklara ilişkin taleplerini, Kurul’un belirlediği yöntemlerle Araç Belediyesi’ ne iletebilir. Kişisel veri sahipleri ve adlarına başvuru hakkı bulunanlar “Veri Sahibi Başvuru Formu” (Ek-4) doldurularak, belediyemize başvurabilir. İlgili başvurular belediye adresine posta yolu ile gönderilebileceği gibi, xxxx@xxxx.xxx.xx mail adresine de mail yolu ile gönderilebilir.
7.3. Başvurulara Cevap Verilmesi
Araç Belediyesi, kişisel veri sahibi tarafından yapılan başvuruları Kanun ve diğer mevzuata uygun sonuçlandırır. Usule uygun şekilde Araç Belediyesi’ ne iletilen talepler, en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde, ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kurul tarafından belirlenen tarife uyarınca ücret alınabilir.
7.4. Kişisel Veri Sahibinin Başvurusunun Reddedilmesi
Araç Belediyesi, başvuruda bulunan kişinin isteğini, aşağıda yer alan durumlarda, gerekçesini açıklayarak reddedebilir:
i. Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi,
ii. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi,
iii. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbarı faaliyetler kapsamında işlenmesi,
iv. Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi,
v. Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,
vi. Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi,
vii. Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması,
viii. Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması,
ix. Kişisel veri sahibinin talebinin diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali olması,
x. Orantısız çaba gerektiren taleplerde bulunulmuş olması,
xi. Talep edilen bilginin kamuya açık bir bilgi olması.
7.5. Kişisel Veri Sahibinin KVK Kurulu’na Şikâyette Bulunma Hakkı
Kanun’un 14. maddesi gereğince başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; Araç Belediyesi’nin cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurul’a şikâyette bulunabilir.
7.6. Başvuruda Bulunan Kişisel Veri Sahibinden Talep Edilebilecek Bilgiler
ARAÇ Belediyesi, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir. Araç Belediyesi, kişisel veri sahibinin başvurusunda yer alan hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.
8. YÜRÜTME
Politika Araç Belediyesi tarafından onaylanmış ve yürürlüğe konulmuştur. Politikanın teknik yürütümü “Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası” (Ek-5) ile sağlanmaktadır.
İş süreçlerinde, taraflar nezdinde Politikanın yürütümü “Kişisel Verileri İşleme Aydınlatma Metni” “Tedarikçi Gizlilik ve Kişisel Verileri Koruma Sözleşmesi” “Çalışan/ Kişisel Verileri İşleme Aydınlatma Metni”, “Çalışan Adayı Aydınlatma Metni”, “İnternet Sitesi Çerez Aydınlatma Metni” , “Kamera Kayıt Sistemleri Aydınlatma Metni” ile gerçekleştirilmektedir.
Kanun ve Politikanın yürütülmesinden ve gerektiğinde güncellenmesinden Araç Belediyesi, bu kapsamdaki tüm iş ve işlemlerin takibinden, koordinasyon ve denetiminden Araç Belediyesi Kişisel Verileri Koruma Komitesi sorumludur.
9. YÜRÜRLÜK ve İLANI
Politika yayımı tarihi itibariyle yürürlüğe girmiştir. Politikada meydana gelecek değişiklikler ARAÇ Belediyesi’nin internet sitesinde ( xxx.xxxx.xxx.xx ) yayımlanarak kişisel veri sahiplerinin, ilgili kişilerin erişimine sunulur. Politika değişiklikleri ilan edildiği tarihte uygulamayagirer.
EK 1- Veri Kategorileri ve Kişisel Veriler
Veri Kategorileri | Kişisel Veri |
Kimlik | Ad, Soyadı |
Xxxx- Xxxx Adı | |
Xxxx Xxxlık Soyadı | |
Doğum Tarihi | |
Doğum Yeri | |
Medeni Hali | |
Nüfus Cüzdanı Seri Sıra No | |
TC Kimlik No | |
Pasaport Numarası | |
Geçici TC Kimlik Numarası | |
Cinsiyet Bilgisi | |
TC Kimlik Kartı | |
Sürücü Belgesi | |
İletişim | Adres |
E-Posta Adresi | |
İletişim Adresi | |
Kayıtlı Elektronik Posta Adresi (KEP) | |
Telefon No | |
Lokasyon | Bulunduğu yerin konum bilgileri vb. |
Özlük | Bordro Bilgileri |
Disiplin Soruşturması | |
Xxx Xxxxx- Çıkış Belgesi Kayıtları | |
Özgeçmiş Bilgileri | |
Performans Değerlendirme Raporları | |
Hukuki İşlem | Adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava dosyasındaki bilgiler vb. |
İşlem | Fatura |
Senet | |
Çek Bilgileri | |
Giriş-Çıkış Bilgileri | |
Sipariş Bilgisi | |
Randevu Bilgisi | |
Fiziksel Mekân Güvenliği | Çalışan ve Ziyaretçilerin Giriş Çıkış Kayıt Bilgileri |
Kamera Kayıtları | |
İşlem Güvenliği | İşlem Güvenliği (IP adresi bilgileri, internet sitesi giriş çıkış bilgileri, şifre ve parola bilgileri gibi) |
IP Adres Bilgileri | |
İnternet Sitesi Giriş Çıkış Bilgileri | |
Şifre ve Parola Bilgileri | |
Risk Yönetimi | İdari risklerin yönetilmesi için işlenen bilgiler gibi |
Finans | Bilanço Bilgileri |
Finansal Performans Bilgileri | |
Kredi ve Risk Bilgileri | |
Malvarlığı Bilgileri | |
Banka Hesap Numarası |
IBAN Numarası | |
Mesleki Deneyim | Diploma Bilgileri |
Gidilen Kurslar | |
Meslek İçi Eğitim Bilgileri | |
Sertifikalar | |
Pazarlama | Alışveriş Geçmişi Bilgileri |
Anket | |
Çerez Kayıtları | |
Kampanya Çalışmasıyla Elde Edilen Bilgiler | |
Görsel Ve İşitsel Kayıtlar | Kapalı Devre Kamera Sistemi Görüntüsü, Ses Kaydı |
Kılık Ve Kıyafet | Kılık ve kıyafete ilişkin bilgiler |
Sendika Üyeliği | Sendika üyeliği bilgileri |
Sağlık Bilgileri | Engellilik Durumuna Ait Bilgiler |
Kan Grubu Bilgisi | |
Kişisel Sağlık Bilgileri | |
Kullanılan Cihaz ve Protez Bilgileri | |
Laboratuvar ve Görüntüleme Sonuçları | |
Test Sonuçları | |
Muayene Verileri | |
Reçete Bilgileri | |
Ceza Mahkûmiyeti Ve Güvenlik Tedbirleri | Ceza Mahkumiyetine İlişkin Bilgiler |
Güvenlik Tedbirine İlişkin Bilgiler | |
Aile Bilgileri | Çocuk Sayısı |
Aile Cüzdanı | |
Eş Çalışma Bilgileri | |
Çocuk Eğitim ve Yaş Bilgileri | |
Çalışma Verileri | Departmanı |
Çalışma Şekli | |
Mesleği | |
Referansları | |
Son çalışılan şirket bilgileri | |
İmza | Kişisel veri niteliği taşıyan belgeler üzerinde bulunan ıslak veya elektronik imza, parmak izleri, özel işaretler |
Web Site Kullanım Verileri | Başvuru Formu Doldurulma Tarihi |
Siteye Login Olma Sıklığı/Zamanları | |
Son Login Tarihi | |
IP Adresi | |
Talep/Şikayet Yönetimi Bilgisi | Anket Verileri |
Yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikayetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler. | |
Sigorta | Özel Sigorta Verileri |
Sosyal Güvenlik Kurumu Verileri | |
Araç Bilgileri | Araç plakası, marka, model, model yılı, motor şasi numarası, ruhsat tescil tarihi, ruhsat örneği, hasarsızlık bilgileri |
Uyum Bilgileri | Uyum kapsamında işlenen kişisel veriler |
Denetim ve Teftiş Bilgileri | İç veya dış denetim faaliyetleri sırasında işlenen kişisel veriler |
EK 2-Kategorik Kişisel Veri İşleme Amaçları;
• Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi,
• Adres Bilgilendirme Süreci,
• Bilgilendirme Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi,
• Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi,
• Çalışan kayıtların saklanması,
• Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi,
• Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• Dilekçe Başvurusu Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• Doğal Afet riski altındaki alanlar ve Riskli Binalarla ilgili faaliyetlerin yürütülmesi,
• Dosyaların muhafaza edilmesi,
• Emlak ve Xxxx Xxxxx Bilgilendirmesi,
• Emlak ve İstimlak İşlemlerinin Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• Emlak Vergisi Sicil No Sorgulama Süreçleri,
• Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi,
• Evlilik İşlemleri Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• Evrak Kayıt Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi,
• Fiziksel Mekân Güvenliğinin Xxxxxx,
• Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi,
• Güncel Xxxx Xxxxxx Bilgilendirilmesi,
• Hasta Nakil Ambulansı Hizmetlerinin Yürütülmesi,
• Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi,
• İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• İlgilinin Hak ve Menfaat Süreç Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• İmar Uygulaması ve Düzenleme Ortaklık Payı Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• İmar Uygulaması ve Düzenleme Ruhsatlandırma Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• İmar Yapı Ruhsat Süreci Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi,
• Kat Mülkiyet Süreci Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• Koruma, Uygulama ve Xxxxxxx Xxxxxx Ön İzin Süreci Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• Kurs Kayıt Aktivitelerin Yürütülmesi,
• Kütüphane Kayıt Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi,
• Ön İnceleme, İnceleme, Araştırma ve şikâyet işlemlerinin yürütülmesi,
• Planlı Alanlar İmar Süreci Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• Riskli Yapı Denetim Süreci Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• Ruhsat Başvuru Süreci Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• Ruhsat Bilgilendirme Süreçlerinin Yürütülmesi,
• Ruhsat ve Denetim Müdürlüğüne Ait Bilgilendirme Süreci Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• Sağlık Hizmetleri Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• Sosyal Yardım ve Organizasyon Faaliyetlerin Yürütülmesi,
• Tadilat Ruhsatlandırma Süreci Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• Talep / Şikâyetlerin Takibi,
• Teftiş Kurulu Süreci Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• Vergisel İşlemlerin Süreç Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• Yapı Kullanma İzin Belgesi Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• Yatırım Süreçlerinin Yürütülmesi,
• Talep Şikâyetlerinin Takibi
EK 3 –Kişisel Verilerin Aktarıldığı Kişiler ve Aktarılma Amaçları
Araç Belediyesi Kanun’un 0.xx 9. Maddelerine uygun olarak kişisel verileri aşağıda sıralanan kişi kategorilerine aktarabilir:
Veri Aktarımı Yapılabilecek Kişi | Tanımı | Veri Aktarım Amacı ve Kapsamı |
Gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri | Araç Belediyesi faaliyetleri gereği ilişkide bulunduğu, işlem gerçekleştirdiği gerçek veya tüzel kişiler | Gerçekleştirilen iş ve işlem ile sınırlı |
Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları | Sosyal Güvenlik Kurumu, Vergi Daireleri, Bakanlıklar vb. ilgili mevzuat hükümlerine göre Araç Belediyesi’ den bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları | İlgili kamu kurum ve Kuruluşlarının kanuni yetkisine bağlı talep ettiği amaçla sınırlı |
Kanunen Yetkili Özel Hukuk Kişileri | İlgili mevzuat hükümleri gereğince belirli şartlara uygun olarak kurulmuş ve bu çerçevede faaliyetlerini sürdüren kurum veya kuruluşları | Yürüttükleri faaliyet alanlarına giren konular ile ilgili sınırlı |
Özel Sigorta Şirketleri | Özel sağlık, emeklilik, BES uygulamaları | Özel sigorta kayıt ve bildirimleriyle kapsamıyla sınırlı |
Hizmet alınan, iş birliği yapılan kuruluşlar | Sözleşmeli hizmet alınan, iş birliği yapılan kuruluşlar | Sözleşme ve iş birliği protokol esasları ile sınırlı |
Avukat | İlgili mevzuat uyarınca temsil etme yetkisine sahip avukatlar | Araç Belediyesi faaliyet ve işçi işlemlerinde hukuki sonuç doğurabilecek konularla sınırlı. |
Tedarikçi | ARAÇ Belediyesi’ne veri işleme amaç ve istekleri doğrultusunda hizmet sunan taraflar | Araç Belediyesi’ne ait hizmetlerin tedarik edilmesi amacıyla sınırlı |
Danışmanlar | Uzman ve deneyiminden yararlanılanlar | Uzman ve deneyiminden yararlanılanlar |
Denetçiler | İlgili mevzuat uyarınca denetim yetkisine sahip denetçiler | Mevzuatta belirlenen yetki ve görev sınırları |