İZMİR BAKIRÇAY ÜNİVERSİTESİ
İZMİR BAKIRÇAY ÜNİVERSİTESİ
6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDA ÇALIŞAN (SÖZLEŞMELİ PERSONEL) AYDINLATMA METNİ
İzmir Bakırçay Üniversitesi veri sorumlusu olarak, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması
Kanunu ("Kanun") uyarınca, işbu aydınlatma metni ile kişisel verilerin toplanma yöntemi, işleme amaçları, üçüncü kişilere aktarılma halleri ve ilgili kişinin hakları konusunda bilgilendirme yapmaktadır.
İzmir Bakırçay Üniversitesi, 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu, 6098 sayılı Borçlar Kanunu, 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu ve tabi olunan sair mevzuat kapsamındaki yükümlülüklerini yerine getirmek maksadıyla kişisel verileri işlemektedir.
İzmir Bakırçay Üniversitesi, kişisel verileri özellikle yazılı sözleşme, UBYS (Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi), e-posta, fiziken evrak teslimi, kamera sistemleri, web sitesi, idari ve adli makamlardan gelen tebligatlar ve nadiren sair iletişim kanalları vasıtasıyla işitsel, elektronik veya fiziki yazılı olarak, Kanunda belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak ve işbu İzmir Bakırçay Üniversitesi Aydınlatma Metni’nde belirtilen hukuki sebepler doğrultusunda toplamaktadır.
İşlenen Kişisel Veri | Hukuki Sebep | İşleme Amaçları |
Kimlik Ad Soyad, Xxxx-Xxxx Adı, Cinsiyet Bilgisi, Doğum Tarihi, Doğum Yeri, Fotoğraf, Xxxxxx Xxxx, Nüfus Cüzdanı Fotokopisi, T.C. Kimlik Kartı, T.C. Kimlik No, Pasaport Bilgisi | • Kanunlarda açıkça öngörülmesi. • Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması. | • Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi • Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi • Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi • Çalışanlar İçin Yan Haklar ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi • Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi • Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi • Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi • Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi • Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi • Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi • İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi • İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi • Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi • Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi • Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi • İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
• İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi • Ücret Politikasının Yürütülmesi • İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi • Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini | ||
İletişim İkametgâh Adresi, Telefon No, E-Posta Adresi | • Kanunlarda açıkça öngörülmesi. • Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması. | • Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi • Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi • Çalışanlar İçin Yan Haklar ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi • İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi • Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi • Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi • Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi |
Görsel ve İşitsel Kayıtlar Görsel ve İşitsel Kayıtlar | • Kanunlarda açıkça öngörülmesi. • İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması. | • Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi • Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi • Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi • Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini |
Özlük Askerlik Durumu Belgesi, Atama İzni ve Görevlendirme Tutanağı, Çalışan İzin Formları, Disiplin Soruşturması, En Son Çalıştığı Yerden Kümülatif Gelir Vergisi Matrahı Yazısı veya Onaylı Son Ücret Bordrosu İle Çalışma Belgesi, Görev Tanımı, Görev ve Unvan Değişikliğini Gösteren Belge, İş Göremezlik Raporu, İşe Giriş-Çıkış Belgesi Kayıtları, Kademe/Kıdem Xxxxx Xxxxxxxxx, Kıdem Hizmet Süresi, Mal Bildirimi | • Kanunlarda açıkça öngörülmesi. • Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması | • Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi • Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi • Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi • İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi • Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi • Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi • İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi • İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi • İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
Bilgileri, Sağlık Sigortası Durum Bilgileri, Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi, Zimmet Formu | ||
Mesleki Deneyim Diploma Bilgileri, Emeklilik Bilgisi ve Sicil Numarası, Meslek Bilgisi, Onaylı Diploma Fotokopisi, Önceki Çalıştığı Yer, Sınav ve Mülakat Sonuçları, Yabancı Dil Bilgileri | • Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması. | • Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi • Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi • Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi • İnsan Kaynakları Süreçlerinin Yürütülmesi • İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi |
Hukuki İşlem Adli Makamlarla Yazışmalardaki Bilgiler, Dava Dosyasındaki Bilgiler | • Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması. | • Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi • Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi • Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi • Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi • Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi • İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi • Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini |
Fiziksel Mekân Güvenliği Araç Plaka Bilgisi, Kamera Kayıtları, | • İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması. | • Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi • Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi • Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi • Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi • Fiziksel Mekân Güvenliğinin Temini • Taşınır Mal ve Kaynakların Güvenliğinin Temini • Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini |
Finans IBAN Numarası, Malvarlığı Bilgileri | • Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması. • Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması. | • Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi • Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi • Ücret Politikasının Yürütülmesi • Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi • Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi |
İşlem Güvenliği IP Adresi Bilgileri, İnternet Sitesi Giriş Çıkış Bilgileri, Sunucu Logları, Şifre ve Parola Bilgileri | • Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması. • İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması. | • Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi • Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi • Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi • Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi • Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi • İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi • Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi • Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi |
Sendika Üyeliği (Sendika Üyesi Sözleşmeli Personeller) Sendika İsmi, Sendika Üyeliği Bilgileri | • Kanunlarda açıkça öngörülmesi. | • Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi • Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi • Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi • Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi |
Ceza Mahkumiyeti ve Güvenlik Tedbirleri Adli Sicil Kaydı, Ceza Mahkumiyetine İlişkin Bilgiler, Güvenlik Tedbirlerine İlişkin Bilgiler | • Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması. | • Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi • Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi • Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi • Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi • Fiziksel Mekân Güvenliğinin Temini • İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi • Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini |
Sağlık Bilgileri Engellilik Durumuna Ait Bilgiler, İstirahat belgesi (Gerekçe ve Tarih Bilgisini İçerir), Kan Grubu Bilgisi, Sağlık Raporu, Tedavi Yardım Beyannamesi | • İlgili kişinin açık rızası ile | • Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi • Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi • İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi • Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi • Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi |
Diğer Bilgiler Emekli/Dul/Yetim Aylığı Alıp Almadığı Bilgisi, Bakmakla Yükümlü Oldukları Kişilere | • Kanunlarda açıkça öngörülmesi. • Veri sorumlusunun hukuki | • Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi • Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi • Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi |
İlişkin Bilgiler, SGK Hizmet Dökümü, Ek Ödeme Matrahı, Gelir Vergisi Matrahı | yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması. | • Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi • Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi |
1. Kişisel Verilerin Aktarılması
A. Yurtiçine Aktarım
İzmir Bakırçay Üniversitesi, işbu Aydınlatma Metninde belirtilen amaçlar doğrultusunda Kanunun 8. maddesine uygun olarak, gerekli bütün önlemleri almak kaydıyla kişisel verileri aşağıdaki alıcı gruplarıyla paylaşabilir;
• Faaliyetler gereği anlaşmalı olunan tüzel ve gerçek kişiler,
• Düzenleyici ve denetleyici kurumlar ile mahkeme ve icra müdürlükleri gibi ilgili kişinin kişisel verilerini talep etmeye yetkili kurum veya kuruluşlar ve bunların belirlediği kişiler.
B. Yurtdışına Aktarım
İzmir Bakırçay Üniversitesi, 6698 sayılı KVK Kanunu’na uygun olarak işlediği Çalışan (Sözleşmeli Personel) kişisel verilerini yurt dışına aktarmamaktadır.
2. İlgili Kişinin Hakları
İzmir Bakırçay Üniversitesi tarafından kişisel verileri işlenen İlgili Kişi, KVK Kanunu’nun
11. Maddesinde sayılan aşağıdaki haklarını kullanabilir:
a. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
b. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
c. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
d. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
e. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
f. KVK Kanunu 7. maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
g. (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
h. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
i. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
İlgili Kişi ‘Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’ uyarınca taleplerini, yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da İzmir Bakırçay Üniversitesi sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresi kullanılmak suretiyle iletebilecektir. Bunun için, Ad-Soyad, Xxxx, T.C. Kimlik Numarası, yerleşim yeri veya işyeri adresi, varsa elektronik posta adresi, telefon veya faks numarası ile birlikte, kullanılmak istenen hakka yönelik açıklamaları içeren dilekçe ile Xxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx, Kaynaklar Caddesi Seyrek, Menemen, İzmir adresine başvuru yapılabilir. Ayrıca xxxx@xxxxxxxx.xxx.xx e-posta adresi veya 0 000 000 00 00 telefon numarası üzerinden bilgi alınabilir.
İlgili kişinin başvurusuna müteakip İzmir Bakırçay Üniversitesi 30 günlük yasal süre içinde ilgili kişinin başvurusunu ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. İlgili kişinin taleplerinin yerine getirilmesi için ayrıca maliyet hesaplanmasını gerektiren hallerde İzmir Bakırçay Üniversitesi; 10 sayfanın üzerindeki yazılı cevaplarda her sayfa için 1 Türk Lirası, CD, flash bellek, gibi kayıt ortamlarında cevap verilmesi halinde söz konusu kayıt ortamının maliyeti tutarında ücret ilgili kişiden talep etme hakkı saklıdır. İzmir Bakırçay Üniversitesi; Kanunda meydana gelebilecek değişiklikler ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenebilecek yeni yöntem veya yönetmelikler sebebiyle, bu aydınlatma bildiriminde değişiklik yapma hakkına sahiptir.
3. SONUÇ
İzmir Bakırçay Üniversitesi tarafından işlenen kişisel veriler, işbu Aydınlatma Metni ile belirtilen amaçlar ve kapsam dışında kullanılmamak kaydıyla gerekli tüm bilgi güvenliği tedbirleri de alınarak işlenebilecek; yasal saklama süresince veya işleme amacının gerekli kıldığı süre boyunca saklanacak ve işleme amacının gerekli kıldığı sürenin sonunda anonimleştirilerek İzmir Bakırçay Üniversitesi tarafından kullanılmaya devam edilecek yahut Kanun ve ilgili mevzuata uygun olarak ilgili prosedür gereği imha edilecektir.
İzmir Bakırçay Üniversitesi, Kanun gereğince ilgili kişinin kişisel verilerini hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak doğru ve gerektiğinde güncel olarak, belirli, açık ve meşru amaçlar doğrultusunda, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar işlenmesine özellikle dikkat etmekte ve bu amaçla gerekli tedbirleri almaktadır.
İZMİR BAKIRÇAY ÜNİVERSİTESİ
6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDA ÇALIŞAN (SÖZLEŞMELİ PERSONEL) XXXX XXXX METNİ
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) uyarınca kişisel veriler, veri sorumlusu İzmir Bakırçay Üniversitesi tarafından, aydınlatma metinlerinde beyan edildiği gibi güvence altına alınmıştır. Kanun ışığında yapılan değerlendirmede, bazı kişisel verilerin niteliği ve kanunda belirtilen şartların bulunmaması nedeniyle, verilerin işlenmesi (elde edilmesi, kaydedilmesi, değiştirilmesi, aktarılması, elde edilebilir hâle getirilmesi ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem) ile ilgili xxxx xxxx beyanına ihtiyaç duyulmuştur.
Xxxx xxxxxxxx istinaden işlenecek kişisel veriler: Sağlık Bilgileri (Engellilik Durumuna Ait Bilgiler, İstirahat belgesi (gerekçe ve tarih bilgisini içerir), Kan Grubu Bilgisi, Sağlık Raporu, Tedavi Yardım Beyannamesi) olup, aşağıdaki amaçlarla işlenecektir:
1. Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
2. Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
3. Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
4. Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
5. Çalışanlar İçin Yan Haklar ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi
6. İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
7. Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
Bu kapsamda işlenen kişisel veriler hiçbir suretle yurtiçi ve yurtdışında bulunan üçüncü kişilere aktarılmayacaktır. İlgili kişinin, İzmir Bakırçay Üniversitesi Aydınlatma Metni’nde belirtilen kanun kapsamındaki hakları saklıdır. Verilen rıza beyanı her zaman geri alınabilir.
İşbu metinde yer alan hususlarla ilgili İzmir Bakırçay Üniversitesi Aydınlatma Metni ile bilgilendirildiğimi, kişisel verilerime yönelik yukarıda açık rızamı gerektiren işlem türüne Kanun kapsamında rıza gösterdiğimi beyan ederim.
Çalışan (Sözleşmeli Personel) Ad Soyad | |
Tarih | …/…/20… |
İmza |