KARACADAĞ KALKINMA AJANSI
KARACADAĞ KALKINMA AJANSI
Proje Uygulama Rehberi
Sözleşme yönetimi
Sözleşme yükümlülükleri
Satın alma kuralları
Projelerin
izleme çerçevesi
KARACADAĞ KALKINMA AJANSI
Sözleşmelerin Yönetimi
Sözleşme;
Tarafların yükümlülükleri
Raporlama
Maliyetlerin uygunluğu
Muhasebeleştirme
ödemeler gibi konuları tanımlayan ana dokümandır.
KARACADAĞ KALKINMA AJANSI
Sözleşme Koşulları
Sözleşmelerin Koşulları
Genel Koşullar
Özel Koşullar
Sözleşme kapsamındaki genel yükümlülükler ve mali koşulları belirler.
Proje süresi, toplam proje maliyetini, mali destek ödeme ve raporlama takvimini belirler.
KARACADAĞ KALKINMA AJANSI
Sözleşme Ekleri
• Projenin tanımını içerir
Sözleşme Ek I-Proje
Tanımı
Sözleşme Ek II-Genel Koşullar
Sözleşme Ek III-Proje Bütçesi
Sözleşme Ek IV-Satın
Alma/İhale Kuralları
Sözleşme Ek V- Ödeme Talebi
• Sözleşme kapsamındaki genel yükümlülükler ve mali koşulları belirler. Raporlama, bilgi sağlama, görünürlük, hesaplar ile teknik ve mali kontroller hususunda sorumluluklarınızı belirtir .
• Proje maliyetlerinin dökümünü, beklenen finansman
kaynakları ve maliyetlerin doğrulanmasını içerir.
• Hizmet alımı, mal alımı veya yapım işi ihalesine çıkılırken izlemeniz gereken usulleri tanımlar.
• Standart form içerir.
KARACADAĞ KALKINMA AJANSI
Sözleşme Ekleri
• Standart form içerir.
Sözleşme Ek VI-Mali
Kimlik Formu
Sözleşme Ek VII-
Gerçek veya Tüzel
Kişilik Belgesi
Sözleşme Ek VIII-
Yararlanıcı Beyan
Raporu
Sözleşme Ek IX-Ara ve
Nihai Rapor Formları
Sözleşme Ek IX-Ara ve Nihai Rapor Formları
• Örnek form içerir.
• Projedeki ilerlemelere ve harcamalara ilişkin güncel
bilgileri bilgi sistemine sunmak için kullanacağınız formu içerir.
• Teknik ve mali raporlama standart formlarını içerir.
• Teknik ve mali raporlama standart formlarını içerir.
KARACADAĞ KALKINMA AJANSI
Sözleşme Ekleri
Sözleşme Ek X-Proje
Sonrası Değerlendirme
Raporu
• Proje bitiminde sunalacak proje sonrası değerlendirme
• raporu standart formatını içerir.
Sözleşme Ek XI- Harcama Teyidi
• Denetim raporunu içerir. Ajans tarafından sağlanan mali desteğin 200.000,00 TL’ye eşit ya da fazla olması durumunda, Yeminli Mali Müşavir (YMM) Denetim Raporunun sunulması zorunludur.
Sözleşme Ek XII
• Yararlanıcının borç sınır ve tutarlarının kontrol
edilebilmesi amacı ile verdiği yetki belgesini içerir.
Sözleşme Ek XIII-Destek Miktarının Ödenmesi İçin Teminat Belgesi
• Kâr amacı güden gerçek ve tüzel kişiler ile kamu kurumu niteliğinde meslek kuruluşları, başvuru rehberinde belirtilen oranda teminat vermek durumundadır.
KARACADAĞ KALKINMA AJANSI
Dikkat Edilmesi Gereken Kurallar
KARACADAĞ KALKINMA AJANSI
Sözleşme Değişikliği
Sözleşme Değişiklikleri
Küçük Değişiklikler
Büyük Değişiklikler
Bildirim Mektubu Zeyilname
Ajansın ön onayı alınmadan uygulanabilmektedir, ama sonradan mutlaka Ajansa bildirilmelidir.
Sözleşmeye ilişkin yapılacak resmi bir zeyilnamenin
imzalanması gerekmektedir.
KARACADAĞ KALKINMA AJANSI
Sözleşme Değişikliği İlkeleri
Değişiklik gerekçeleri detaylı olarak ve belgelendirilerek açıklanmalı
Projenin genel amacını değiştirecek ve diğer başvuruların eşitliğine zarar verecek maksat ve nitelikte olmamalı
Sözleşmeler, sadece sözleşme süresi zarfında değiştirilebilir
Mücbir haller dışında mali destek miktarı, sözleşme değişikliği ile artırılamaz
Mücbir sebeplerin varlığı halinde, sözleşme süresi 6 (altı) ayı geçmemek üzere uzatılabilir
KARACADAĞ KALKINMA AJANSI
Sözleşme Değişikliği İçin Mücbir Sebepler
Deprem, sel gibi doğal afetler
Seferberlik ilanı
Proje yararlanıcısının iş göremez hale gelmesi
Genel salgın hastalık
Genel kanuni grev
KARACADAĞ KALKINMA AJANSI
DEVELOPMENT AGENCY
Küçük Değişiklikler için Bildirim Mektubu
Projenin temel amacını etkilemeyen
Faaliyetlerde bütçe ile ilgisi olmayan küçük değişiklikler
Ana bütçe başlıkları arasındaki transferlerin, her bir bütçe başlığının başlangıçtaki (ya da zeyilname ile düzenlenen) uygun maliyetlerinin % 15’i veya altında olduğu
Proje koordinatörü ile uzman veya eğiticilerin değişikliği
Banka hesabı değişikliği
Proje denetçisi değişikliği
Adres değişikliği ve telefon numarası değişikliği gibi nedenlerle Bildirim Mektubu hazırlanır.
KARACADAĞ KALKINMA AJANSI
DEVELOPMENT AGENCY
Bildirim Mektubu
Küçük Değişiklik | Bildirim Şekli | Bildirim Tarihi |
Faaliyetlerde bütçe ile ilgisi olmayan küçük değişiklikler | Ara ya da Nihai Rapor | Bir sonraki rapor |
Bütçeye etkisi olan küçük faaliyet değişiklikleri (İdari maliyetler dışında) | Bildirim Mektubu | Değişikliğin uygulanmasından sonra en geç 10 gün içinde |
Belirli bir bütçe kalemine ayrılan miktarı değiştirmeyen ekipman sayısı ve birim fiyat değişiklikleri | ||
Banka hesabı değişikliği | ||
Adres ve telefon değişikliği | ||
Proje koordinatörü ile uzman veya eğiticilerin değişikliği | ||
Proje denetçisi değişikliği |
KARACADAĞ KALKINMA AJANSI
DEVELOPMENT AGENCY
Bildirim Mektubuna Eklenmesi Gereken Dokümanlar
Küçük Değişiklik | Belgeler |
Onaylanan ücretlerin artması/ücret oranları | Yararlanıcı ya da ortakları tarafından yeni talep edilen ücretleri gösteren dokümanlar |
Onaylanan birim oranlarındaki veya ekipman sayısındaki artış | Yeni talep edilen, normal piyasa oranlarını aşmayacak oranları gösteren dokümanlar |
Proje denetçisi denetçi değişikliği | YMM oda kayıt belgesi |
Proje koordinatörü ile uzman veya eğiticilerin değişikliği | İlgili özgeçmişler |
KARACADAĞ KALKINMA AJANSI
DEVELOPMENT AGENCY
Bildirim Mektubu Süreci
Küçük değişiklikler Ajansın ön onayı olmadan uygulanabilir
Değişikliklerden sonraki 10 gün içinde, bildirim mektubu Ajansa iletmelidir
Ajanstan 15 gün içinde bir bildirim gelmemesi; küçük sözleşme değişikliğinin kabul edildiği anlamına gelecektir
15 günlük süre söz konusu küçük değişikliğe ilişkin bildirim mektubunun Ajans
kayıtlarına girdiği tarihten itibaren başlar
KARACADAĞ KALKINMA AJANSI
DEVELOPMENT AGENCY
Sözleşme İçin Zeyilname
Faaliyetlerdeki önemli değişiklikler
Ana bütçe başlıkları arasında, her bir bütçe başlığının başlangıçtaki (ya da zeyilname ile
düzenlenen) uygun maliyetlerinin % 15’ini aşan değişiklikler
Bütçeye yeni bir kaleminin eklenmesi ya da mevcut kalemin çıkarılması
Yararlanıcının isim ya da hukuki statüsünün değişmesi
Proje ortaklarının ve/veya iştirakçilerinin çekilmesi ya da eklenmesi
Sözleşme süresinin uzatılması gibi nedenlerle Zeyilname hazırlanır.
KARACADAĞ KALKINMA AJANSI
DEVELOPMENT AGENCY
Zeyilname Süreci
Değişikliğin yürürlüğe girmesi talep edilen tarihten en az 20 gün, projenin bitim tarihinden en az 30 gün önce Ajansa yazılı talepte bulunulmalıdır
Ajans, zeyilname talebini inceler ve en geç 15 gün içinde gerekçesi yetersiz olan veya gerekçesi hiç olmayan talepleri reddeder veya gerekçesi uygun olan zeyilname taleplerini onaylar
15 günlük süre söz konusu küçük değişikliğe ilişkin bildirim mektubunun Ajans
kayıtlarına girdiği tarihten itibaren başlar
KARACADAĞ KALKINMA AJANSI
DEVELOPMENT AGENCY
Uygun Maliyetler ve Koşulları
Projeye sağlanan mali
destek, maliyet
esasına göre verilmiştir. Ajans toplam uygun maliyetin kayda bağlanmış mali destek oranından daha fazlasını ödemez.
Maliyetler proje bütçesine
dahil edilmiş olmalıdır ve projeyi
yürütmek için gerekli olmalıdır.
Ajansa yapılacak ödeme taleplerine konu olan faaliyetler, Sözleşme Ek I’de kesin
olarak
tanımlanmış olmalıdır.
Proje faaliyetleri ile açıkça ilişkili olmayan tüm harcamalar uygun olmayan maliyettir.
Tüm maliyetler, yararlanıcı ve/veya ortakları tarafından gerçekleştiril miş harcamalar olmalıdır.
Maliyetler, yararlanıcının veya ortaklarının muhasebe hesaplarında kayıtlı
olmalıdır ve proje uygulama döneminde gerçekleşmiş olmalıdır.
KARACADAĞ KALKINMA AJANSI
DEVELOPMENT AGENCY
Bütçe Başlıkları
İnsan Kaynakları
Seyahat
Ekipman ve Malzeme
Yerel Ofis/Proje
Maliyetleri
Diğer Maliyetler
İdari Maliyetler
Proje personeline ödenen maaş yararlanıcı ve ortaklarının kendi personeline ödediğinden fazla olamaz
Projede görevli personele
harcırah ödenebilir
(2010 yılı için
75 TL’yi
geçemez)
Piyasa oranları ile (% 30 marjında) uyuşmaları gerekir
Ana ofis maliyetleri için kullanılamaz.
KARACADAĞ KALKINMA AJANSI
DEVELOPMENT AGENCY
Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx
Salt sözleşmeye, teminatlara ve ödemelere ilişkin her türlü vergi, resim, harç ve sair giderler Döviz kuru zararları
Projenin uygulanmasına katılan kamu görevlilerinin maaşları İkinci el ekipman alımı
Arsa ya da bina alımı ile arazi, arsa ya da bina kirası
Cezalar, mali cezalar ve mahkeme giderleri ile istimlâk bedelleri Borçlar ve gelecekteki muhtemel kayıplar için karşılıklar
Faiz borcu
Halihazırda başka bir çerçevede/programda finanse edilen kalemler Kamu kurumlarının genel maliyetleri/idari maliyetleri
Proje hazırlık çalışmalarının ve diğer hazırlık faaliyetlerinin maliyetleri
Ayni katkılar ile proje kapsamında görev alan kişilerin kusur ve ihmalleri sebebiyle doğacak olan her türlü ceza, gecikme zammı, faiz ve sair giderler
KARACADAĞ KALKINMA AJANSI
DEVELOPMENT AGENCY
Mali Dokümantasyon
Taseronlardan
Tüm
Harcamalar
İnsan Kaynakları
Seyahat
Temin Edilen Mal, Hizmet ya da Yapım Isleri
Fatura ve makbuz gibi satın alma belgeleri
Sözleşmeler
Seyahat biletleri
İhale belgeleri
Banka hesap özeti, borç makbuzu, taseron ödemeleri gibi ödeme belgeleri
Katılım belgeleri gibi hizmetlerin
gerçeklestigine dair
belgeler
Yararlanıcının muhasebe kayıtları
Ücret beyanları
Proje personelinin aylık zaman çizelgeleri
Personel ve bordro kayıtları
Acente faturası ve kat edilen mesafenin özet listesi
Benzin masrafları için, kat edilen mesafenin özet listesi
Taahhüt belgeleri
Mal alımlarına ait belgeler
Yapım işlerinin tamamlandığına dair belgeler
KARACADAĞ KALKINMA AJANSI
DEVELOPMENT AGENCY
Raporlama Yükümlülükleri
Gerekirse bağımsız denetim raporu
Ara dönem teknik ve mali rapor
Yararlanıcı Raporları
Nihai dönem teknik ve mali rapor
İki aylık beyan raporları
KARACADAĞ KALKINMA AJANSI
DEVELOPMENT AGENCY
Ara ve Nihai Raporlar
Ara Rapor Nihai Rapor
Teknik ve mali bölümlerden oluşmaktadır
Teknik ve mali bölümlerden oluşmaktadır
Ara rapor (EK 4.1), sözleşmede belirtilen raporlama döneminin bitimini müteakip 7 gün içinde Ajansa sunulmalıdır
Nihai rapor (EK 4.2), proje uygulama süresinin bitimini
müteakip en geç 30 gün içinde Ajansa sunulmalıdır
Xxxxx, ara rapora ilişkin incelemelerini 10 gün içinde tamamlar.
Ajans nihai rapora ilişkin incelemelerini 30 gün içerisinde tamamlar.
Ajans açıklama, bilgi talep ederse talep tarihten itibaren 7 gün
içinde Ajansa iletilmelidir
Ajans açıklama, bilgi talep ederse talep tarihten itibaren 7 gün
içinde Ajansa iletilmelidir
KARACADAĞ KALKINMA AJANSI
DEVELOPMENT AGENCY
İki Aylık Yararlanıcı Beyan ve Proje Sonrası
Değerlendirme Raporları
İki Aylık Yararlanıcı Beyan Raporu
Proje Sonrası Değerlendirme Raporu
Bu raporlar her iki ayda bir aynı kesim tarihine sahip olacaktır.
Projenin tamamlanmasından üç
(3) ay sonra Xxxxxx xxxxxxx
Yararlanıcılar tarafından bilgi sistemine internet yoluyla girilmelidir
1-Temel sözleşme bilgileri 2-Bütçe gerçekleştirmeleri 3-Gerçekleşen faaliyetler 4-Satın alma faaliyetleri
5-Yararlanıcının ihtiyaçları
bölümlerinden oluşur
KARACADAĞ KALKINMA AJANSI
DEVELOPMENT AGENCY
Ödeme Prosedürleri
Ön Ödeme
Ara Ödemeler
Nihai Ödeme
• % 20≤ Ön Ödeme≤% 60
• Genellikle %
40 olarak gerçekleşir
• Sözleşme imzalandıktan sonra 45 gün içinde ödenir
• Hakediş
esasına göre gerçekleşir
• Ara raporların Xxxxx tarafından onaylanmasını takiben yapılır.
• Destek tutarının en az
% 10’u nihai raporun
sunulmasından
sonra ödenir.
KARACADAĞ KALKINMA AJANSI
DEVELOPMENT AGENCY
İzleme ve Destek Faaliyetleri
Usullerde İlerlemelerde
İhale kurallarına uygunluk Mali ve teknik ilerleme
Maliyetlerin uygunluğu
İlerlemelerde Görünürlük ve tanıtım kurallarına uygunluk
Performans göstergeleri
Yararlanıcıların sorunları ve ihtiyaçları
Dokümantasyon ve arşivleme
Defter tutma ve muhasebe
Raporlama yükümlülükleri
Sözleşme değişiklikleri
Uygunsuzluk ve usulsüzlükler
KARACADAĞ KALKINMA AJANSI
DEVELOPMENT AGENCY
İzleme Araçları
İzleme ziyaretleri
Ara ve nihai raporlar
Yararlanıcıların beyan raporları
KARACADAĞ KALKINMA AJANSI
DEVELOPMENT AGENCY
Yararlanıcının İzleme Kapsamındaki Yükümlülükleri
İlk İzleme Ziyareti Düzenli İzleme Ziyaretleri
Proje kilit personelinin hazır bulunması
Gerçek ve güncel bilgiler sunmak
İzleme ekibi ile birlikte düzenli izleme ziyareti takvimine karar vermek
Performans göstergelerini gözden geçirmek
proje uygulamasındaki ihtiyaçlarını belirlemek
Satın alma faaliyetlerindeki önemli tarihleri belirlemek
Ziyaret tarihinde yararlanıcının uygun olmaması
durumunda izleme görevlisini bilgilendirmek
Ziyaret tarihinde yararlanıcının uygun olmaması
durumunda izleme görevlisini bilgilendirmek
Proje kilit personelini ve gerekli dokümanları ziyaret esnasında hazır bulundurmak
Projenin ihtiyaçları ve problemleri hakkında
izleme ekibini bilgilendirmek
İzleme ziyareti raporunu inceleyerek, itirazları
ile (eğer varsa) beraber imzalamak
KARACADAĞ KALKINMA AJANSI
DEVELOPMENT AGENCY
Yararlanıcının İzleme Kapsamındaki Yükümlülükleri
İki Aylık Yararlanıcı Beyan Raporları
Projelerindeki ilerlemeleri iki aylık dönemlerde,
Xxxx, Mart, Mayıs, Temmuz, Eylül ve Kasım aylarının ilk haftasında standart formu (EK 4.3) kullanarak internet üzerinden kendi kullanıcı adı
ve şifresi ile giriş yaparak sunmak
Standart formu bütçe, faaliyetler, satın almalar ve göstergelerle ilgili en güncel bilgilerle doldurmak
Raporu internet üzerinden sunma imkânlarının
bulunmadığı durumlarda raporu basılı olarak Ajansa göndermek ve bu konuda Ajansı bilgilendirmek
Ara ve Nihai Raporlar
Ara ve nihai raporları standart formlara göre hazırlamak (EK 4.1 ve EK 4.2)
Raporları nihai olarak göndermeden önce taslak
xxxxxxxxx Ajansa göndererek görüşlerini almak
Raporları Ajansın görüşleri doğrultusunda revize ederek Ajansa sunmak
Ara raporları sözleşmede belirlenen dönemlere göre ödeme talepleri ile birlikte sunmak
Nihai raporu destekleyici belgelerle beraber proje bitiminden sonra 30 gün içinde sunmak
Raporların sunulmasının gecikmesi durumunda Ajansa yazılı bir açıklama sunmak
KARACADAĞ KALKINMA AJANSI
DEVELOPMENT AGENCY
Yararlanıcının İzleme Kapsamındaki Yükümlülükleri
Bildirimler (Gerekli ise)
Zeyilname (Gerekli ise)
Dokümantasyon ve Arşivleme
Bildirimin gerekliliği hakkında Ajansa danışmak
Taslak bildirim mektubunu Standart Formu (EK 1) kullanarak hazırlamak
Taslak mektubu Ajansın görüşüne sunmak
Mektubu Ajansın görüşleri doğrultusunda revize ederek Ajansa göndermek
Zeyilnamenin gerekliliği
hakkında Ajansa danışmak
Taslak zeyilname talebini Standart Formu (EK 2) kullanarak hazırlamak
Taslak talebi Ajansın görüşüne
sunmak
Zeyilname talebini talep edilen tarihten en az 20 gün, projenin bitim tarihinden en az 30 gün önce Ajansa göndermek
Talep edilen değişikliği
uygulamak için Ajansın cevabını beklemek
Ajans tarafından talep
edildiğinde bütün dokümanları hazır bulundurmak
Sözleşme hesaplarını uygun bir muhasebe sistemi kullanarak ayrı tutmak ve çift taraflı defter tutma sistemi kullanmak
Denetçilerce kontrol edilmek üzere bütün dokümanları proje bitiminden sonra 5 yıl boyunca arşivlemek
KARACADAĞ KALKINMA AJANSI
DEVELOPMENT AGENCY
Risk Değerlendirmesi
Ön Ödeme Risk Puanı
Başlangıç Risk Puanı
İlerleme Risk Puanı
Nitel Risk Puanı
Genel Risk Puanı
Projenin uygulama
süresinin ilk kırk
beş günü
içerisinde Xxxxx tarafından belirlenecektir
İlk ziyaret raporu verileri kullanılarak belirlenir
Bütçe, faaliyetler, satın
alma
gerçekleşmeleri
gibi kriterler dikkate alınarak
hesaplanır
Projenin zamanında bitirilme riski (Zaman riski) ve projenin bütçesi
dahilinde bitirilme riski (Bütçe riski) dikkate alınır
Başlangıç, ilerleme ve nitel risk puanlarını kullanılarak
genel risk puanı hesaplanır
Ekipman ve personel, proje ekibi, proje ofisi, yararlanıcının proje amaçları, faaliyetleri ve eş finansman
miktarı hakkındaki bilgisi ölçütleri kullanılır
KARACADAĞ KALKINMA AJANSI
DEVELOPMENT AGENCY
KARACADAĞ KALKINMA AJANSI
DEVELOPMENT AGENCY
Proje kapsamında Xxxxx tarafından Yararlanıcıya aktarılan ön ödeme bakiyesi,Destek Sözleşmesi Madde 15.1’de
belirtildiği gibi, gecelik repo hesabında değerlendirilmelidir.
Yararlanıcı proje hesabının açıldığı banka ile görüşerek ön
ödemenin repo hesabında değerlendirildiğini kontrol etmelidir.
Proje hesabına ait vadesiz ve vadeli(repo) hesaplarının IBAN bilgilerini sorumlu izleme uzmanına iletmelidir.
Aksi durumda geriye dönük hesaplanacak repo bakiyesi nihai
ödemenizden tenkis edilecektir.
KARACADAĞ KALKINMA AJANSI
DEVELOPMENT AGENCY
35