KONVANSİYONEL VE DİJİTAL MEDYA PLANLAMASI, SATIN ALMASI VE RAPORLANMASI HİZMETİNE İLİŞKİN TEKNİK ŞARTNAME
T.C İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ
KONVANSİYONEL VE DİJİTAL MEDYA PLANLAMASI,
SATIN ALMASI VE RAPORLANMASI HİZMETİNE İLİŞKİN
TEKNİK ŞARTNAME
Madde 1 – İşin Tanımı
Hizmetin Tanımı: İşbu şartnamenin konusu, sözleşme tarihinden başlamak kaydı ile 1 yıllık dönemde İKU’nun daha etkin ve geniş kitlelere ulaşmasını sağlamak amacıyla, tüm Konvansiyonel Medya, Dijital Medya ve İnteraktif iletişim faaliyetlerinin planlanması, uygulanması, yürütülmesi, yayınlanması, ekip yönetimi, strateji sunumlarının yapılması, analiz raporlarının yapılması ve sunulması işi ile ilgili gerekli tüm hizmetlerin Ajans tarafından sağlanmasıdır.
İşbu Şartnamede;
İstanbul Kültür Üniversitesi – İKU
Satın alınması yapılacak İşi HİZMET
HİZMET le ilgili teklif veren kuruluş, (AJANS)
olarak anılacaktır.
Madde 2 – Xxx Xxxxx:
Bu kapsamda AJANS tarafından sağlanacak işler aşağıda sunulmaktadır.
Tüm yıllık,dönemsel veya kampanyasal iletişim stratejisinin oluşturulması ve aylık strateji sunumu
Belirlenen iletişim mecralarında yıllık,dönemsel,kampanyasal satın alma
Gerçekleştirilecek iletişimlerin planlamalarının hazırlanması
Gerçekleşen kampanyaların analizleri ve iletişim sonuçlarına katkılarının sizlerle paylaşılması
Yıllık,dönemsel veya kampanyasal detaylı rakip analizlerinin hazırlanması
Marka farkındalığını arttıracak iletişim projelerinin tasarlanması,uygulanması ve raporlanması
Aylık Strateji Sunumu
Kriz Yönetimi ve Raporlama
Rekabet/sektör analizi
Gündem tarama raporları
Medya Performans Takibi
Medya Reklamlarının Oluşturulması
Medya Bütçeleri Raporlaması
Yukardaki kalemlerle birlikte; İstanbul Kültür Üniversitesi’nin veri akışını takip edebileceği yönetim paneli, Panel üzerinden grafik ve tablo destekli dashboard kullanımı ve rapor export alabilme, Raporların karşılıklı anlaşılan periyodlar dahilinde teslimi, Düzenli olarak medyada markanın algısına dair analizlerin sunulması, hizmetlerini içermektedir.
İKU Kurumsal İletişim Birimi 'ne aylık planlanan işler kapsamında aylık planlanan bütçe hakkında sürekli olarak rapor verilmesi.
Başta sosyal medya reklamları olmak üzere konvansiyonel ve dijital mecralar özelindeki medya planlama, reklam yönetimi ve ücretli paylaşımların İKU’nin onayına bağlı kalınarak en doğru şekilde oluşturulması ve yönetilmesi. Haftalık olarak detaylı analiz raporu.
Konvansiyonel ve Dijital PR ve global içerik ortaklıkları başta olmak üzere tüm konvansiyonel ve dijital iletişim projelerinin kurgulanması, İKU’nin onayı ile birlikte uygulanması ve raporlanması hizmetlerinin verilmesi.
Madde 3 – İşin Kapsamı
Ajans yükümlülükleri, İKU’nun uygunluk vermesi çerçevesinde aşağıdaki hususları kapsamaktadır.
3.1 İKU, ürünlerinin tüm konvansiyonel ve dijital mecralardaki medya planlama ve satın almasını yapmak, yayın rezervasyonlarını hazırlamak ve İKU’nin onayına sunmak
3.2 İKU tarafından yazılı olarak onaylananan medya planlarını mecralarda yayınlatmak, yayın süresi ve sonrasında mecralarla olan görüşmeleri ve mutabakatları sağlamak,
3.3 Yayınların gerçekleştiğine dair İKU’nin onayladığı bağımsız araştırma şirketlerinin raporlarına dayanarak yayınların gerçekleşip gerçekleşmediğini kontrol etmek, tüm dijital mecralarda gerçekleşen yayınların mutabakatını gerçekleştirmek,
3.4 Türkiye medya sektörü, mecraların yayınları ve yayınların performansları ile ilgili, İKU’nin onayladığı araştırma şirketlerinin ürettiği dataları ve raporları baz alarak İKU’nin talep ettiği araştırmaları ve analizleri gerçekleştirmek ve raporlamak,
3.5 İKU’nin medya pazarlıkları için gerekli ön analiz, araştırma ve raporlamalarını gerçekleştirmek.
3.6 İKU ürünlerinin ve rakip ürünlerinin yayın öncesi ve sonrası reklam raporlarını hazırlamak, ayrıca toplam mecra yayınlarına ait raporlamaları gerçekleştirmek ve sunmak,
3.7 İKU ürünlerine ait stratejik medya ve iletişim planlarını hazırlamak ve sunmak.
3.8. İKU yetkililerinden aldığı genel ve duruma özel bilgiler doğrultusunda, İKU markalarının kurumsal ve marka iletişim stratejilerine paralel ve destekleyici yapıda, hizmetin tanımına uygun şekilde hayata geçirilmesi için iletişim projeleri geliştirilmesi.
3.9. İKU yetkilileri tarafından onaylanmış/onaylanacak iletişim stratejilerine uygun, İKU markasının gelişimine, ticari ve ekonomik büyümeye destek olabilecek nitelikteki farklı mecralarda (sosyal ve geleneksel medya), geleneksel medya araçlarında (radyo, televizyon, gazete, dergi vb.), web sitelerinde, sosyal medya kanallarında, dijital reklam mecralarında, interaktif deneyim projelerinde ve mobil uygulamalarda ve buna benzer her türlü iletişim araçlarında uygulanabilir, kullanılabilir, yaratıcı işlerin ve çözümlerin geliştirilmesi/oluşturulması.
3.10. İKU’nin hizmet aldığı ajanslar, diğer geleneksel medya ve sosyal medya hesap yönetimi, dijital- konvansiyonel medya planlama ajansları, dijital ve konvansiyonel proje ajansları, etkinlik ajansları, çizgi altı ajansları ve diğer tüm çözüm ortakları da dahil olmak üzere; İKU’nın hizmet aldığı ve alacağı tüm ajanslara, geliştirilen ve hizmet dönemi içerisinde uygulanacak reklam, “konvansiyonel, dijital ve interaktif iletişimi” kampanyaları ile ilgili yön verilmesi, gerekli durumlarda İKU yetkililerinin de yönlendirmesi ile İKU’ye hizmet veren farklı tüm reklam ajanslar ile beraber, koordineli ve uyum içerisinde çalışılması.
3.11. Ajans’ın sorumluluk alanının gereği olarak gerekli ve ilgili tüm durumlarda İKU’nin sözleşmeli ve/veya sözleşmesiz olarak çalıştığı diğer tüm ajanslarla ve medya planlama şirketleriyle koordineli olunması ve işbirliği yapılması. Bu çerçevede medya ajanslarından gelecek brief, özet, açıklama ve içerik formatlarına, zaman planlamalarına uyulması ve takibi.
3.12. İKU’nin ve çalıştığı diğer ajansların düzenleyeceği toplantılara katılmak için İKU tahsis ettiği/edeceği ilgili personel ile beraber katılım sağlanması.
3.13. İKU’nun ilgili iletişim alanında yeni iş fikirleri geliştirmesine zemin hazırlamak amacı ile aylık olarak konvansiyonel iletişim, dijital iletişim ve pazarlama dünyasına yönelik trend raporlarının İKU ekibi ile paylaşılması.
3.14. Ajans’ın hizmet sırasında gerçekleştireceği tüm çalışmalar ile ilgili olarak başta reklam denetim otoriteleri olmak üzere tüm resmi ve idari kurumlar tarafından konulan kurallara uygun konvansiyonel ve dijital iletişim stratejisini, ilgili mecra standartlarınca geliştirecektir. Ajans bu şartname kapsamında hazırladığı ve geliştirdiği herhangi bir çalışmaya ilişkin mevcut olanlara ilaveten gerekli resmi yetkilendirmeleri, izinleri, lisansları, ruhsatları almaktan ve sunmaktan sorumlu olacaktır. Ajans bu tür önizinlerin alınmasında, gereken durumlarda kendi üzerine düşen sorumluluğu İKU’nun de onayı ve bilgisi dahilinde İKU’ye hizmet veren diğer ajanslar ile birlikte ve/veya koordineli bir şekilde yürütebilir.
3.15. Ajans, İKU için Türkçe’nin yanısıra ihtiyaç halinde İngilizce dilinde iletişim çalışması yapacaktır.
3.16. Ajans, İKU’nin istediği diğer dillerdeki proje ve içerikler için gerekli ana dil yetkinliğinde yabancı dil desteğini sağlamaya hazır olması gerekmektedir. İKU gerektiğinde belirtilen dillerde değişiklik yapma, arttırma ve eksiltme yapma hakkına sahiptir.
Yeni eklenecek her dil ayrıca faturalandırılacaktır.
3.17. Ajans, İKU’nin ve ülke markasının itibarını zedeleyici ve ticari ahlaka aykırı bir fiilde bulunamaz.
3.18. Ajans, bu şartnamede belirtilen hizmetleri İKU’ye, İKU’nun vereceği sözlü ve/veya yazılı talimatlara uygun olarak ve İKU’nun talebi doğrultusunda sunacaktır.